Der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit

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1 Nutzung von MySite im Rahmen des FHHportals Vorbemerkung: Der Arbeitgeber FHH stellt dem Arbeitnehmer Mittel zur Erledigung seiner Arbeit zur Verfügung. In diesem Rahmen kann er bestimmen, auf welche Art und Weise beispielsweise kommuniziert werden kann und soll, unabhängig davon, ob intern mit Kollegen oder extern mit Kunden/Antragstellern etc. Dies kann das Telefon, ein Faxgerät oder ein -Account sein. Ein weiteres Angebot der FHH zur Kommunikation stellt das FHHportal dar. Das FHHportal ist eine Anwendung für alle Mitarbeiter der FHH, auf der Informationen veröffentlicht und gefunden und vielfältige Möglichkeiten zur Zusammenarbeit genutzt werden können. Die FHH setzt für das Verfahren FHHportal Sharepoint Technologie mit Feature MySite ein. Die Finanzbehörde hat über verschiedene Informationskanäle über das Verfahren informiert. Exemplarisch können hier die Erläuterungen im FHHportal (http://fhhportal.stadt.hamburg.de/websites/0007/ueberblick/seiten/was-ist-das-fhhportal.aspx) und die angebotenen Schulungsveranstaltungen genannt werden. Wie funktioniert MySite? Für jeden Nutzer des FHHportals wird automatisiert eine eigene FHHportal-Seite - Meine Webseite bzw. MySite - angelegt. Darin sind immer Angaben zu Nutzer, die aus dem Verfahren HaSI (FHHAdressbuch) stammen. Dies sind insbesondere Name, Dienstanschrift, E- Mail-Adresse und Zuordnung zur Organisationseinheit. Auf diese Angaben, die auch in Outlook unter Adressbuch den Nutzern zur Verfügung stehen, haben alle Nutzer des FHHportals lesenden Zugriff. Diese Berechtigungen können auch nicht vom Besitzer der MySite verändert werden. Die Mitarbeiter können selbst entscheiden, ob sie die MySite darüber hinaus nutzen, die Nutzung ist also kein Zwang, sondern beruht auf Freiwilligkeit. Kein anderer Nutzer kann über das Profil eines anderen Mitarbeiters bestimmen. Die MySite ist ausschließlich aus dem internen FHH-Netz zu erreichen. Sofern die MySite nicht aktiv gepflegt wurde, enthält sie dieselben Informationen, wie das Outlook-Adressbuch. Wer sein eigenes Profil pflegt, kann entscheiden, ob es für andere Personen freigegeben wird. Der Nutzer kann Kollegen hinzufügen und auch darüber bestimmen, welche Personen oder Personengruppen sein Profil, seine Informationen sehen darf. Für diese Daten kann er differenziert festlegen, wer auf diese Informationen Zugriff haben soll. Allerdings kann kein Nutzer verhindern, dass ein anderer Nutzer ihn als Kollegen hinzufügt. Wenn ein Kollege hinzugefügt wird, bekommt dieser eine Mail mit dem Betreff xxx hat Sie als Kollegen hinzugefügt. Der hinzugefügte Kollege muss nicht reagieren. Wenn das Profil nicht gepflegt wurde, können auch keine Informationen an andere Nutzer zur Kenntnis gegeben werden.

2 Bei Auswahl der Funktion Kollege hinzufügen kommen drei Verfahrensweisen in Betracht: 1. Der Nutzer lässt sich vom System Kollegen basierend auf vorher eingegangenen Kommunikationsbeziehungen vorschlagen. Die Kollegenvorschlagsfunktion wird vom Client-Produkt Outlook zur Verfügung gestellt. Dazu muss der Nutzer zwischen der MySite und dem lokalen PC aktiv eine Verbindung bestätigen. Deshalb die Sicherheitsfrage, wenn man das erste Mal seine eigene MySite aufruft: So entsteht zwischen den auf dem PC installierten Office Produkten und der Share- Point-MySite eine Verbindung. Es wird ein Eintrag in der Registry des PCs vorgenommen und der PC führt lokal eine Liste mit Kollegen, die dann später für Vorschläge verwendet wird. Wichtig dabei ist, dass diese Vorschlagsliste rein lokal geführt wird. Outlook prüft den Ordner Gesendete Objekte auf Kontakte und Häufigkeiten, um basierend darauf Vorschläge zu generieren. Zu diesem Zeitpunkt werden keine Daten an SharePoint oder ein anderes technisches System übermittelt. Besuchen Sie Ihre Meine Website (auch MySite unter so können Sie fortan die folgenden Funktionen nutzen: o Kollegen vorschlagen o Fragen ( Frag mich nach/über ) und Interessen vorschlagen Diese Funktionen müssen aktiv vom Nutzer genutzt werden. Selbst wenn man diese Datenverbindung erlaubt hat, kann man jederzeit die Kollegenvorschlagsfunktion unterbinden. Die Bereitstellung dieser Informationen übernimmt Outlook (hier die Version 2010): Aktivieren Sie dafür unter Datei > Optionen das Auswahlfeld Lässt die Analyse gesendeter s zu, um Personen zu identifizieren ( ) : 2. Der Nutzer gibt einen Namen ein 3. Der Nutzer wählt manuell Kollegen aus. Dazu werden die Einträge des FHH- Adressbuchs genutzt. Es werden dabei keine neuen Daten erzeugt und gespeichert. MySite greift auf die bereits vorhandenen Kommunikationsdaten in Outlook (Adressbuch), Outlookdaten des Clients und HaSI (elektronisches Verwaltungs-Verzeichnis) zu.

3 Datenschutzrechtliche Aspekte: Mit der Anwendung FHHportal werden personenbezogene Daten der Beschäftigten verarbeitet, insbesondere Kommunikationsdaten. Rechtsgrundlage: 28 Abs. 1 HmbDSG Personenbezogene Beschäftigtendaten dürfen verarbeitet werden, soweit dies eine Rechtsvorschrift, ein Tarifvertrag, eine allgemeine Regelung der obersten Dienstbehörde, die mit den Spitzenorganisationen der zuständigen Gewerkschaften und Berufsverbände beziehungsweise mit den Berufsverbänden der Richterinnen und Richter verbindlich vereinbart ( 94er HmbPersVG-Vereinbarung) worden ist, oder eine Dienstvereinbarung vorsieht. Auszug aus der 94er Vereinbarung Regelungen zur Bürokommunikation und zu E- Government vom , Ziffer 4: Automatisierte allgemeine Bürofunktionen sind so zu gestalten, dass bei ihrer Nutzung so wenig personenbezogene Daten wie möglich erhoben und verarbeitet werden. Personenbezogene Daten werden nicht zur Verhaltens- und Leistungskontrolle von Beschäftigten genutzt. Die bei der Nutzung der Bürokommunikation gespeicherten Daten (Protokolldateien, Verbindungs- bzw. Nutzungsdaten) und die für die Kommunikation erforderlichen Daten der Beschäftigten und externen Teilnehmer (Bestandsdaten) dürfen nur für die nachstehenden Zwecke verarbeitet werden: Herstellen von Verbindungen für die elektronische Kommunikation Systemverwaltung, einschließlich Benutzerverwaltung und Fehlerbehandlung Überprüfung der Rechtmäßigkeit der Nutzung Absicherung der Kommunikation, z. B. durch Vertretungsregelungen, elektronische Unterschrift und Verschlüsselung Die Beschäftigten sind vor Einführung von Bürokommunikationsdiensten (z.b. Teledienste), die im automatisierten Verfahren Daten speichern, über Art und Umfang der Datenverarbeitung zu unterrichten. Daten, die aus betrieblichen Gründen insbesondere zu Zwecken der Datensicherheit gespeichert werden, dürfen zur Begründung dienst- und/oder arbeitsrechtlicher Maßnahmen grundsätzlich nicht verwendet werden. Ausnahmsweise ist die Auswertung von gespeicherten Verbindungs- bzw. Nutzungsdaten bei einem (auch zufällig entstandenem) konkreten Verdacht zur Aufklärung von Missbrauchstatbeständen (Dienstvergehen oder Verletzungen arbeitsvertraglicher Pflichten) zulässig. Der auslösende Sachverhalt ist zu dokumentieren. Der zuständige Personalrat ist möglichst vorher zu unterrichten. Der betroffene Beschäftigte ist zu unterrichten, sobald dies ohne Gefährdung des Aufklärungsziels möglich ist. Daten, die ausschließlich zum Zwecke der Aufklärung erhoben wurden, sind zu löschen, sobald der Verdacht ausgeräumt ist oder sie für Zwecke der Rechtsverfolgung nicht mehr benötigt werden.

4 Die Verbindungs- und Nutzungsdaten sind zu löschen, sobald sie für die oben genannten Zwecke nicht mehr benötigt werden. Teilnehmerdaten und Bestandsdaten in Verzeichnissen sind soweit technisch möglich nach Ausscheiden der Teilnehmer unverzüglich zu löschen. 28 HmbDSG in Verbindung mit der 94er Vereinbarung Bürokommunikation ist als Rechtsgrundlage aus unserer Sicht grundsätzlich tragfähig. Die 94er Vereinbarung Bürokommunikation hat jedoch einen Stand von Zum damaligen Zeitpunkt waren Funktionalitäten, wie sie das FHHportal bereitstellt, weder Stand der Technik noch im Fokus der konkreten Regelungen. Auch wenn die Vereinbarung, wie in Ziffer 1, vom Anwendungsbereich weit gefasst ist, so hat man sich in Ziffer 3 darauf verständigt, dass neue Formen in der Weise eingeführt werden müssen, dass sie von den Beschäftigten mitgetragen werden können. Insbesondere wurde vereinbart, dass die in der Anlage festgeschriebenen konkreten Regelungen aufgrund der gemachten Erfahrungen fortentwickelt und ergänzt werden sollten. Die Einführung des FHHportals incl. der MySite sollte aus Sicht des HmbBfDI zum Anlass genommen werden, die Vereinbarung und insbesondere die Anlage fortzuentwickeln und die bereitgestellten Möglichkeiten eines sozialen Netzwerks darin zu behandeln, um die gebotene Transparenz für die Beschäftigten herzustellen. Die Gespräche mit der Finanzbehörde dazu sind noch nicht abgeschlossen. Bei der Kommunikation mittels Outlook entstehen die zur Kommunikation erforderlichen Verbindungsdaten. Da das FHHportal mit dem Feature MySite nur bestehende Kommunikationsverbindungs- oder Teilnehmerdaten aus elektronischen Verzeichnissen (Outlookdaten des Clients, Outlook-Adressbuch, Verwaltungsverzeichnis HaSI) nutzt und beim Hinzufügen von Kollegen zum Zwecke der Kommunikation eine Verbindung mit dem potentiellen Empfänger aufbaut, fallen diese Daten zwar in den Anwendungsbereich der oben genannten 94er-Vereinbarung. Da aber die Veröffentlichung der Kommunikationsbeziehung im FHHportal nicht erforderlich ist, gilt es hierbei, das Recht auf informationelle Selbstbestimmung zu beachten und zu stärken. Dabei muss sowohl des Recht des MySite-Besitzers als auch der Person, die zum Kollegen gemacht wird, betrachtet werden. Das Recht des MySite- Besitzers kommt insofern zum Tragen, dass er darüber entscheiden kann, welche zusätzlichen Personen er zu Kollegen machen möchte und ob diese Information im FHHportal (ggf. unterschiedlichen Gruppen) angezeigt wird. Mit der Bekanntgabe der Information, wer Kollege ist, gibt man jedoch auch Informationen über diese Person bekannt. Zwar wird die Person, die zum Kollegen gemacht wurde, darüber informiert, es besteht jedoch keine Möglichkeit, bereits im Vorfeld gegen eine solche Bekanntgabe im Intranet zu widersprechen. Aus unserer Sicht sollte jedoch die vorherige Zustimmung dieser Person zur Voraussetzung gemacht werden. Da es nach Auskunft der Finanzbehörde bisher keine Konfigurationsmöglichkeit gibt, das Einholen der Zustimmung der Person, die zum Kollegen gemacht werden soll, technisch zu erzwingen, sollte geprüft werden, wie eine solche technische Möglichkeit des Opt-in ergänzt werden kann. Bis eine solche technische Lösung umgesetzt ist, sollte unverzüglich die organisatorische Regelung geschaffen werden, dass die Betroffenen die Möglichkeit haben, dass

5 Opt-out unkompliziert durchzusetzen, wenn sie durch die automatische Mail darüber informiert wurden, dass ein Nutzer sie zum Kollegen gemacht hat. Auch zu diesem Punkt laufen noch die Gespräche mit der Finanzbehörde. Die Daten verarbeitende Stelle kommt ihrer Verpflichtung nach 12a HmbDSG zur Aufklärung der Betroffenen über die Datenverarbeitung durch Informationen im Intranet nach. Weitere Informationen: Kontakt/ Rückfragen: Evelyn Seiffert, Tel. 040 / Dr. Sebastian Wirth, Tel. 040 /

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