Microsoft SharePoint 2013 Funktionen

Transkript

1 Microsoft SharePoint 2013 Funktionen Was ist SharePoint? SharePoint 2013 Funktionen Portals Collaboration Content Management Search Business Intelligence Composites Einführung von SharePoint im Unternehmen

2 Was ist SharePoint? SharePoint bietet neue Möglichkeiten und Wege zur Verbesserung der Zusammenarbeit im Unternehmen. Organisieren Sie Ihre Projekte und Teams und optimieren Sie den Informationsfluss zwischen allen Personen. SharePoint unterstützt die produktive Teamarbeit und stellt dank zentraler Bereitstellung von Dokumenten und einfacher Zugriffe auf Informationen eine fundierte Entscheidungsfindung sicher. Das Koordinieren von Zeitplänen wird ebenso unterstützt wie die Bereitstellung strukturierter Informationen für alle Teammitglieder, das Organisieren von Dokumenten, Diskussionen, Blogs und Wikis sowie Inhalten in benutzerdefinierten Listen.

3 SharePoint 2013 Funktionen Microsoft SharePoint ist eine Business Plattform für eine effektive, teamübergreifende Zusammenarbeit im Unternehmen und Web. Der Funktionsumfang lässt sich in sechs Grundfunktionen aufteilen, die im Folgenden näher dargestellt werden. Portals Collaboration Content Management Search Business Intelligence Composites

4 Portals Die Portalfunktion von SharePoint wird auch als Websites bzw. Sites bezeichnet und bildet als konsolidierte Plattform die Grundlage für die Einsatzfähigkeit von SharePoint für eine effektive und sichere Zusammenarbeit innerhalb sowie außerhalb des Unternehmens. Der Austausch von Informationen, Daten und Inhalten kann dabei sowohl innerhalb als auch außerhalb der Firewall erfolgen. Anwender können jede ihrer Zielgruppen ansprechen, indem sie Portale für Intranets, Extranets und Internet errichten. Eine Website beinhaltet sogenannte Apps (auch als Inhaltscontainer bezeichnet) zur Informationsverwaltung. Je nach Informationstyp unterscheiden sich die Inhaltscontainer in ihrem Funktionsumfang. Websites können dabei auch hierarchisch angeordnete Unterwebsites enthalten. Hierbei ist auf eine intuitive, übersichtliche Struktur zu achten. SharePoint Websiteinhalte In der Praxis häufig eingesetzte Inhaltscontainer sind unter anderem Dokumentbibliotheken, Wiki-Seitenbibliotheken, Bildbibliotheken, Listen mit Outlook-Integrationsmöglichkeit sowie benutzerdefinierte Listen.

5 SharePoint Listen SharePoint Integration von Outlook Informationen aus den Inhaltscontainern können in beliebiger Weise auf sogenannten Websiteseiten abgebildet werden. Diese Sichten auf Inhaltscontainer werden als Webparts bezeichnet und stellen sicher, dass Informationen in einer für alle Anwender optimalen Form dargestellt werden. SharePoint Sites bietet außerdem ein hohes Maß an Individualität - so werden beispielsweise Benutzer-Tagging und mehrere Benutzeroberflächensprachen unterstützt. Gleichzeitig können IT-Experten das Sytem zentral verwalten und individuelle Webparts sowie Templates für weitere Lösungen schnell integrieren.

6 Collaboration Unter dem Überbegriff Collaboration sind alle Technologien zusammengefasst, die den Informationsaustausch in formellen und informellen Netzwerken ermöglichen. Den Mitarbeitern wird dank der flexiblen Plattform eine einfache Möglichkeit der Zusammenarbeit unter einer einheitlichen und gewohnten Umgebung geboten - sie haben jederzeit die Möglichkeit, sich mit Kollegen, Geschäftspartnern und Kunden in Verbindung zu setzen und Informationen auszutauschen. Damit kann jeder Mitarbeiter auf das gesamte kollektive Wissen zugreifen und damit seine Produktivität steigern. SharePoint bietet neben den Basisfunktionalitäten zur effektiven Zusammenarbeit innerhalb sowie außerhalb des Unternehmens auch die Möglichkeit, ein soziales Netzwerk aufzubauen. Hierzu gehören Wikis, Blogs, Diskussionsrunden, Newsfeeds, persönliche Arbeitsbereiche und Userprofile. SharePoint Newsfeed

7 Der persönliche Arbeitsbereich (auch Meine Website oder MySite genannt) ist eine Websitesammlung und stellt für die Anwender das Kernstück der sozialen Funktionen dar. Auf MySite können User persönliche Informationen (bspw. Kalender, Dokumente, Bilder, Medien und Aufgaben), einen Blog sowie Unterwebsites anlegen, verwalten und Zugriffsberechtigungen auf diese festlegen. SharePoint MySite - Profilinfo SharePoint MySite - Newsfeed Die persönlichen Informationen werden durch das individuelle Benutzerprofil ergänzt, welches aus dem Verzeichnisdienst (z.b. Microsoft Active Directory) Angaben wie Telefonnummer, adresse und Abteilung des Users importiert. Jeder Anwender kann darüber hinaus sein Profil durch ein Foto, Interessen, Fachkenntnissen und weiteren Angaben ergänzen und so sein soziales Netzwerk aufbzw. ausbauen. Über einen Newsfeed bleiben die Anwender über die Aktivitäten der Kollegen aus ihrem Netzwerk auf dem Laufenden und können über einen Microblog auf die Statusmeldungen reagieren.

8 Content Management Unter dem Überbegriff Content Management sind alle Tools zur Erstellung, Prüfung, Veröffentlichung und Entfernung unterschiedlichster Inhalte gebündelt. Dieser Bereich deckt nachvollziehbares Dokumentenmanagement und Web Content Management (WCM) ab. Das Dokumentenmanagement bildet seit Jahren ein zentrales Kernstück von SharePoint. Abgelegte Dokumente können mit Metadaten verschiedener Arten hinterlegt werden. Weiterhin können Dokumente in SharePoint versioniert und mit Lese- bzw. Bearbeitungsrechten (Funktion Ein- bzw. Auschecken) individuell eingerichtet oder eine automatische Inhaltsgenehmigung eingefordert werden. Um über Änderungen stets auf dem aktuellen Stand gehalten zu werden, können auch sofortige bis wöchentliche -Benachrichtigungen oder RSS-Feeds genutzt werden. Dokumentenmanagement

9 Wenn Vorlagen für Geschäftsbriefe und andere Dokumente verwendet werden sollen, können diese in einer Dokumentbibliothek angelegt und alle Funktionalitäten wie die Versionierung, das Ein- und Auschecken und die Ausführung von Workflows direkt aus den MS Office Anwendungen heraus genutzt werden. Die SharePoint Server Editionen bieten außerdem umfassende Möglichkeiten zur Datenarchivierung und Schriftgutverwaltung sowie Informationsrichtlinien. So können beispielsweise Aufbewahrungszeiträume festgelegt und Datensätze deklariert werden. MS Office WebApp - Excel MS Office WebApp - PowerPoint

10 SharePoint Search Die Suchmechanismen in SharePoint gewährleisten eine schnelle und erfolgreiche Suche von Inhalten, Personen und Daten. Zur Steigerung der Effektivität der Suche bietet SharePoint die Möglichkeit, Inhalte zu taggen und zu filtern. Bei Suchanfragen werden gleichzeitig die Kriterien Relevanz und Suchverhalten berücksichtigt. Weiterhin ist eine Ergebnisverfeinerung zum Verbessern der Suchergebnisse möglich. Grundsätzlich existieren drei Möglichkeiten der Suche in SharePoint: Klassische Suche: Die klassische Suche entspricht der von Suchmaschinen wie Google oder Bing verwendeten Volltextsuche. Dabei werden alle Informationen auf der Website mit dem Suchbegriff abgeglichen und eine Ergebnisseite mit den zu dem Suchbegriff als passend erachteten Informationen erstellt. Das Suchfeld ist auf jeder SharePoint Website rechts oben zu finden. SharePoint Suchcenter

11 Filterung: Die Filterung stellt die einfachste Suchvariante dar und kann dann verwendet werden, wenn der User weiß, wo die von ihm gesuchte Information grundsätzlich abgelegt ist. Die Suche führt er dann direkt auf der Seite durch, die die Inhalte der Liste oder Dokumentbibliothek mit der gesuchten Information enthält. Die Filterung wird mithilfe von Metadaten durchgeführt, welche bereits bei der Dokumenterstellung angegeben werden. Unternehmenssuchcenter: Die klassische Suche erreicht ihre Grenzen, wenn sich die Suche über mehrere Websitesammlungen erstrecken soll. In diesem Fall sollte ein Suchcenter im Unternehmen eingeführt werden, welches zentral von allen Anwendern genutzt werden kann. In der Regel wird dies durch einen DNS-Alias umgesetzt. Ein DNS-Alias ist eine Konfiguration im Netzwerk, die von einem Administrator umgesetzt werden kann. Diese Konfiguration ermöglicht, dass Anwender im Browser anstatt eines ganzen Links den Text Suche eingeben können und direkt zum Suchcenter in SharePoint weitergeleitet werden. Die SharePoint Suchfunktion bezieht das eingerichtete Berechtigungskonzept in die Suchergebnisse ein, sodass den verschiedenen Anwendern nur die Suchergebnisse angezeigt werden, für die sie auch autorisiert sind.

12 Business Intelligence SharePoint bietet verschiedene Business Intelligence Funktionen, mit denen Daten aus unterschiedlichen Applikationen (wie z.b. dem CRM-System) verwaltet und den jeweiligen Anwendern zur Verfügung gestellt werden können. Die Darstellungsmöglichkeiten unterstützen Führungskräfte und Entscheidungsträger bei ihrer Arbeit, gewährleisten höhere Transparenz der Unternehmensdaten und damit eine fundierte Entscheidungsgrundlage. Die Komponenten des Business Intelligence sind auch unter dem Begriff Insights weit verbreitet. Zu den in der Praxis am weitesten verbreiteten BI-Komponenten zählen unter anderen: Excel Services: Mit Hilfe von Excel Services können Tabellen, Diagramme und Arbeitsblätter einer MS Excel-Arbeitsmappe auf einer SharePoint Seite abgebildet werden. Diagramm Webpart: Dieses Webpart kann Daten aus SharePoint Listen in Form von Diagrammen darstellen. SharePoint Report-Beispiel

13 Key Performance Indikatoren (KPI): KPI visualisieren über eine Ampeldarstellung Kennzahlen und schaffen so eine schnelle Übersicht über Zustände und Risiken. Kernbestandteil der BI-Komponenten ist das Business Intelligence Center, welches als spezielle Website alle Unternehmensberichte zentral zur Verfügung stellt. Dashboards und Scorecards aggregieren unterschiedliche Datenquellen, liefern wichtige Informationen auf einen Blick und erleichtern somit die Analyse von Leistungskennzahlen.

14 Composites Die Unternehmenspraxis stellt ständig neue Anforderungen an die Mitarbeiter, denen nicht immer mit standardisierten Lösungen begegnet werden kann. SharePoint Composites ermöglicht Unternehmen mit individuellen, benutzerdefinierten Lösungen schnell auf konkrete Anforderungen zu reagieren, ohne stets auf die Hilfe der IT-Abteilung angewiesen zu sein. Composites kann damit als ein leeres Fach angesehen werden, welches bei Bedarf mit individuellen Lösungen gefüllt werden kann. Diese Lösungen reichen von einfachen Websites bis hin zu umfangreichen Anwendungen. Folgende Optionen der Individualisierung stehen zur Verfügung: Customizations: Individuelle Anpassungen können auch von Anwendern selbst mithilfe von InfoPath oder SharePoint Designer erstellt werden. SharePoint Designer ermöglicht Anpassungen ohne tiefgreifende Programmierkenntnisse mit Hilfe von Tools wie Editionen für Listen und Inhaltstypen, XSLT-Vorlagen, externen Inhaltstypen sowie wiederverwendbaren Workflows. SharePoint Designer Startseite

15 SharePoint AppStore: Die gesuchte Lösung kann bereits von einem Anbieter realisiert worden sein und ist als App zum Download verfügbar. Universelle Erweiterungen: Unternehmen können Erweiterungen entwickeln lassen, welche universell, z.b. als zusätzliche Funktion für sämtliche Dokumentbibliotheken, verwendet werden können. Individuelle SharePoint-Lösungen: Individuelle SharePoint-Lösungen SharePoint AppStore sind in der Regel individuell entwickelte komplexe SharePoint Apps, die bspw. Unternehmensprozesse technisch unterstützen sollen. SharePoint App-Beispiel

16 Einführung von SharePoint Konzentrieren Sie sich auf Ihr Kerngeschäft - wir übernehmen den Rest für Sie! Unser Anspruch ist es, unseren Kunden schnell und unkompliziert zu einer einsatzfähigen, nachhaltigen SharePoint Lösung zu verhelfen. Unser bewährtes Iterations- und Phasenmodell Workshop Implementierung Pilot Rollout Betrieb Aufnahme der Anforderungen Installation und Konfiguration Schulungen und Testen durch Pilotteam Optimierung und Produktivstart Weiterentwicklung und Support SharePoint Einführung im Detail SharePoint kennen lernen und Einführungsstrategie festlegen Workshop zur Aufnahme Ihrer Anforderungen Erstellung einer ausführlichen Spezifikation Installation und Konfiguration von MS SharePoint Anpassung des Systems an Ihre Anforderungen Ausarbeitung einer kundenspezifischen Schulung Schulung der Benutzer an dem einsatzbereiten System Schulung des fachlichen Administrators Support und Optimierung nach der Einführung... weitere Informationen erhalten Sie hier.

17 Wir stehen Ihnen bei allen Fragen rund um SharePoint gerne zur Verfügung! Unsere SharePoint Consultants beraten Sie gerne über Einsatz von SharePoint in Ihrem Unternehmen. Kontaktieren Sie uns einfach und wir stellen Ihnen einen individuellen SharePoint-Ansprechpartner zur Seite. Zur ersten Evaluierung von SharePoint empfehlen wir Ihnen, an einem unserer SharePoint Webinare teilzunehmen selbstverständlich kostenfrei und unverbindlich! Für SharePoint Anwender und Interessierte bieten wir auch offene, zielgruppenorientierte SharePoint Seminare an zahlreichen Terminen in 2014 an. Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme! Ihr Grobman & Schwarz-Team Ihr Kontakt zu uns Grobman & Schwarz GmbH Stefan-George-Ring München Tel Fax