Wie kommt das Wissen in Ihr Unternehmen?

Transkript

1 Wie kommt das Wissen in Ihr Unternehmen? Thomas Tuttenuj evocom Informationssysteme GmbH Waiblingen SharePoint Server Beratung und Lösungen Unternehmensweite Wissensbereitstellung Folie 1 von 60

2 WIE kommt das Wissen in Ihr Unternehmen? Agenda Teil 1: Etwas Theorie: Daten, Information und Wissen,... KM 1.0 und KM 2.0 und warum Social so wichtig ist Teil 2: Wissensmanagement mit SharePoint: Tagging, Wikis, Blogs, My Site,... Qalität in die Daten bringen mit Inhaltstypen, Taxonomien und Verschlagwortung (Tagging), Warum Social? Teil 3: Wie kommt das Wissen INS Unternehmen? Beispiele Problemlösung im Team, Interviews, anonyme Diskussion,... Diskussion, weitere Ideen?? Folie 2 von 60

3 WIE kommt das Wissen in Ihr Unternehmen? Teil 1 Etwas Theorie Folie 3 von 60

4 Theorie: Was will Wissensmanagement?...ein komplexes Thema mit teilweise sehr theoretischen Diskussionen. UNS interessiert hier zunächst die Praxis: Folie 4 von 60

5 Theorie: Wissensmanagement - FAZIT Fazit: Frage: Was will Wissensmanagement? Antwort: Das ist hier und heute egal! Die Frage für uns: Was wollen WIR mit "Wissen" tun? Folie 5 von 60

6 Theorie: Wissensmanagement - FAZIT Was wollen WIR mit "Wissen" tun? das Teilen und Bereitstellen von Wissen fördern. wenn Mitarbeiter gerade nicht oder nicht mehr zur Verfügung stehen. nicht immer nur Fluktuation ist ein Problem auch z.b. Urlaub, Auswärtstermine,...! Wollen wir verhindern, dass Wissen abwandert, den FALSCHEN bereitgestellt wird ( Wissens-Firewall... )? Mehrarbeit und Doppelarbeit vermeiden. Finden statt Suchen Unterstützung bei zunehmend dezentralen Teams Standortübergreifende Collaboration unterstützen die Kompetenzen & das Know-How der Mitarbeiter erkennen. Erfahrung in die Informationen bekommen ("social")... Folie 6 von 60

7 Folie 7 von 60 Quelle:

8 Die sieben Prinzipien der Wissensbereitstellung nach Dave Snowden 1. Wissen ist immer freiwillig und kann nicht erzwungen werden. 2. Wir wissen nur was wir wissen wenn wir es gerade wissen müssen. 3. Wenn wirklich notwendig, werden nur wenige Leute ihr Wissen verweigern. 4. Alles ist fragmentiert. 5. Aus Fehlern lernt man besser als durch Erfolg. 6. Wie wir etwas wissen ist nicht identisch mit der Art und Weise, wie wir Wissen bereit stellen. 7. Wir wissen mehr als wir sagen können, wir können mehr sagen, als wir aufschreiben können, Folie 8 von 60

9 Theorie: Wissensmanagement - FAZIT FAZIT: "Wissensmanagement 1.0 ist tod." Neue Hoffnung: "Wissensmanagement 2.0" Warum? Warum also nun "social"? Quelle: Folie 9 von 60

10 Wissensmanagement 2.0 Internet bisher: Unmenge an sehr guten Informationen, Artikel, Quellen auch sehr viel Quatsch. Und JETZT kommen noch Twitter, Xing, Blogs, Facebook & Co dazu... Also NOCH MEHR Informationen? Vorschlag zu einer alternativen Sicht: TWITTER, FACEBOOK & Co als FILTER betrachten! Wenn man den "RICHTIGEN" Leuten folgt, steht einem ein vorgefiltertes Wissen zur Verfügung, auf das man sonst kaum Zugriff hätte! Es ist sicher eine Kunst, den richtigen Leuten zu folgen: aber das ist auch ein bisschen wie im realen Leben: Manche Freunde hat man fürs Leben - manche verschwinden irgendwann wieder. Folie 10 von 60

11 Wissensmanagement 2.0 Warum ist das Web 2.0 Mitmach-Web so erfolgreich? Menschen teilen sich grundsätzlich gerne mit Menschen teilen gerne Wissen. Freiwillig! Es ist ein Publikum da, wenn auch häufig nur ein "abstraktes" Publikum......vor dem man sich als Experte etablieren möchte. <1% ABER: Die Erfahrungen vom Web 2.0 lassen sich nicht 1:1 ins Enterprise 2.0 übertragen: nur 1% bei Wikipedia schreiben auch selbst an Artikeln mit 1% der Mitarbeiter im Unternehmen sind zu wenig! in Unternehmen haben sich "formale Meetings" etabliert, formale Strukturen das Verhältnis von formalen und informellen Netzwerken ist 1:1000 das bedeutet womöglich, dass ein NICHT-Raucher heute vielleicht schon ein Karriereprobleme zu befürchten hat :-) Folie 11 von 60

12 Wissensmanagement 2.0 Durch die neuen "social" Technologien auch im SharePoint-Server bieten sich nun aber Möglichkeiten, die es bisher in UNTERNEHMEN nicht gab nämlich das das informelle jetzt mit dem System unterstützen: Man hat die Chance, ein grösseres Publikum zu erreichen mehr informelle Meetings mehr informeller Informationsaustausch man kann nun menschliche Erfahrung" in die Information bringen (Bewertung, Empfehlungen, Verlinkung,... ) man hat die Chance, etwas mehr über die Kollegen und ihre Interessen zu erfahren, um so zu entscheiden, ob man einen Kollege als "Experte" akzeptieren würde, um dessen / deren Empfehlung etwas mehr Aufmerksamkeit zu schenken. Aufbau (Selbstvermarktung) als Experte. Folie 12 von 60

13 Aufbau einer Wissenskultur im Untnehmen ABER: "social software" und Enterprise 2.0 allein sind nicht die Lösung! Vorallem in Unternehmen ist das Bereitstellen von Wissen bisher teilweise sogar regelrecht "verpöhnt", eher das "zurückhalten von Informationen wird häufig noch als "Vorteil" erlebt. Problem: "Der Fisch stinkt vom Kopf an abwärts." Muss der Chef vorangehen? Ein Buch, und dessen deutscher und engl Orignaltitel!! Es muss eine "Wissenskultur" entwickelt werden. LOSLASSEN statt VORGEBEN. VORLEBEN statt FORDERN. (Das nur zur "Sensibilisierung" für diejenigen die glauben - und hoffen, durch Tools wie den SharePoint-Server allein wird es bereits besser!) Folie 13 von 60

14 Ziel: Aufbau einer Wissenskultur Wo sehen Sie Ihr Unternehmen heute? Und Morgen? Organisationen mit geringer Wissensorientierung Wissensorientierte Unternehmenskultur Begrenzte Informationsverteilung Viele Managementebenen Ungleiche Verantwortung Regelbasiert Formelle Strukturen Risikoscheu Gelegentliche Trainingsprogramme Starker finanzieller Fokus Politisch Zurückhaltung von Wissen Niedrige emotionale Intelligenz und Kulturbewusstsein Breitgestreute Informationsverteilung Wenige Managementebenen Geteilte Verantwortung Prinzipienbasiert Informelle Strukturen Risikofreudig Fortlaufende Lernprogramme Multifunktioneller Fokus Offen Wissenteilung und anwendung Ist offen für externe Einflüsse auf die Unternehmenskultur Quelle: Europäischer Leitfaden zur erfolgreichen Praxis im Wissensmanagement, Folie 14 von 60

15 WIE kommt das Wissen in Ihr Unternehmen? Teil 2 Wissensbereitstellung mit dem Microsoft SharePoint Server Folie 15 von 60

16 Wer kennt und nutzt diesen Dialog? Behauptung: überwiegend wird der SharePoint Server zur Dokumenten-Ablage benutzt. Folie 16 von 60

17 8 Vorschläge (Tools) für das Wissensmanagement im Unternehmen Wiki Blog Micro-blogging Soziale Netzwerke Rich MediaContent: Collaborative Tagging, Taxonomien, Folksonomien, social bookmarking RSS + RSS-Reader Mash-Ups Strukturierte Dokumentationen im Team erstellen: Dokumentationen und Handbücher, Projektkommunikation Meinungen und Erfahrungen bereitstellen, Erfahrungsaustausch fortlaufend Infos bereitstellen, Statusinformationen, Ideen, auch Diskussionen XING, Facebook, Mysite: freiwillig Informationen über sich selbst bereitstellen. Selbst-Vermarktung. Podcast, Videocast, PDFs bereit stellen, Erfahrungsaustausch mit Bilder,... Eigene für wertvoll erachtete Links und Quellen auch Anderen bereitstellen. Artikel bewerten. von extrem verteilter Holdschuld zu zentralisierte Übersicht, wo neue Artikel veröffentlicht wurden. Content Query, Role-Up, eigene Nachrichtenseite mit Inhalten aus verschiedenen Quellen zusammensetzen. MySite / Meine Links Folie 17 von 60

18 Wiki-Einsatzgebiete Folie 18 von 60

19 Wiki Dokumentation von Wissen: Wissensdatenbank Glossare, Handbücher De-Briefing-Ergebnisse (Nachbesprechung; Schlussbesprechung, Manöverkritik). Wissenslandkarten My Sites Produkt, Prozess und Service-Dokumentation Projektsstatusberichte Projektdokumentation Besprechungsprotokolle Biographien Vorteil: keine Redaktion mehr, kein Staging, nicht mehr statisch, Achtung: Wiki Wikipedia Folie 19 von 60

20 Blogs im Unternehmen Folie 20 von 60

21 Blogs im Unternehmen Wissen bereit stellen Erfahrungsberichte - Learn from the best Problemlösungen mit Bildern und Videos dokumentieren Eigene Meinung ausdrücken Selbstvermarktung: eigene Kompetenzen darstellen, Experte Netzwerk aufbauen / Kontaktanbahnung erleichtern durch Darstellung von Interessensgebieten Kommunikation zum Team, Kollegen, Projektmitglieder Auch zum Feedback sammeln geeignet (Kommentare) Folie 21 von 60

22 Rating von Inhalten im Unternehmen Folie 22 von 60

23 Microblogs / Twitter Ersatz von -Verteilern Tipps & Tricks Interne Umfragen Statusberichte Aktivitätenberichte Diskussionen Aber Achtung: abhängig vom System teilweise nur teilweise verfügbar: z.b. Twitter-Apps dürfen nur die letzten 200 Tweets anzeigen. Lösung: viele senden dieselbe Informationen inzwischen mehrfach :-) Folie 23 von 60

24 Taxonomie, Metadaten, Content Types In der Dokumentenverwaltung: bitte KEINE ORDNER (Verzeichnisstruktur!) anlegen! Stattdessen die Dokumente verschlagworten, kategorisieren Finden statt nur Suchen Folie 24 von 60

25 Content Types - Inhaltstypen Hinweis: Inhaltstyp Dokumenttyp (.docx, pdf, jpg,...) Es werden in den verschiedenen Projekten und Arbeitsbereichen Dokumente für die verschiedenste Zwecke hochgeladen: Angebote, Ausschreibungen, Verträge, Leistungsbeschreibungen, Produktspezifikationen, Bewerbungen, Arbeitsverträge, Mietverträge, Essenslisten, Einladungen, Besprechungsprotokolle, und sehr viele weitere... Es lassen sich z.b. Workflows einrichten: wenn eine neues Dokument vom Typ Ausschreibung eingestellt wird, wird automatisch der Vertrieb informiert,... Inhaltstypen lassen sich auch Klassifizieren, also in Klassen anlegen, die dann Unterklassen kennen, etc. So könnten dann z.b. unter den Verträge die Arbeitsverträge, Mietverträge, befristete Arbeitsverträge,... etc anlegen. Und entlang dieses Baumes können die Dokumente später dann auch gefunden werden (statt gesucht...) Folie 25 von 60

26 Content Types - Inhaltstypen Folie 26 von 60

27 Taxonomie - Folksonomien Taxonomien + Metadaten (Admin) Folksonomien (Social Tagging) strukturierte, kategorisierte Klassifizierung zentral verwaltet systematisch, einheitlich. Beispiel: Diplom Ökonom, Dipl. oec., Dipl. ök.... Es können mehrere sog. Metadaten-Felder pro Liste verwendet werden. So ist eine Kategorisierung z.b. entlang von Vertriebsregionen, Produkten, Jahren möglich ( OLAP-Dimensionen) Es können auch Offene Meta-Term-Sets eingerichtet werden, damit die Benutzer eigene Begriffe zufügen können ( Gefahr der Verwilderung...) Freie Verschlagwortung durch den Benutzer auch bisher noch nicht erfasste Begriffe sind so verwendbar. Eigene Stichworte Tagcloud zeigt an welche Begriffe am häufigsten verwendet wurden. Folie 27 von 60

28 Auch social : der Gefällt mir Button Folie 28 von 60

29 Auch externe Seiten können markiert werden! Wichtig: Es können auch Externe Seiten Markiert werden! Folie 29 von 60

30 Intellisense: Metadaten zuweisen Folie 30 von 60

31 Metadaten: einmal zugewiesen, an verschiedenen Stellen verfügbar Wenn Metadaten verwendet werden, Lassen sich z.b in Listen und in den Suchergebnissen die Inhalte leichter wiederfinden Folie 31 von 60

32 Taxonomie-Metadaten in Excel verwalten I. Verwaltung der Metadaten z.b. in Excel. Export als CSV (nicht in Excel 2007!) Import im Taxonomy Term Store Folie 32 von 60

33 Taxonomie-Metadaten in Excel verwalten II. Verwalten der Taxonomien im Term Store Management (Terminologiespeicher-Verwaltungstool) Folie 33 von 60

34 Wer weiß was? My Site / Personensuche nach Kompetenzen Personensuche nach Kompetenzen sich ein Bild von den Kollegen machen My Site / Profile Persönliche Interessen Nach Expertisen der Leute auswählen Team-Mitglieder Funktionen im Unternehmen Veröffentlichungen Links auf Artikel der Personen Folie 34 von 60

35 My Site / Organisations-Browser Infos kommen direkt aus dem Active Directory. keine weitere Pflege im SharePoint Server erforderlich. Folie 35 von 60

36 Suche im Intranet ist etwas vollkommen anderes, als Suche im Internet!! Unternehmensweite Suche Vielfältige Dokument-Arten Vielfältige Quellen, auch externe Datenquellen! Rechtestruktur: nichts anzeigen, was der Benutzer nicht sehen darf. Präsentation der Suchergebnisse: Die Ergebnisse sind filterbar, nach Kategorien, Autor, Datum, Dokumenttyp,... Vorschau z.b. von Powerpoint-Slides Folie 36 von 60

37 WIE kommt das Wissen in Ihr Unternehmen? Teil 3 Diskussion: WIE kommt das Wissen denn Nun in das Unternehmen? Folie 37 von 60

38 WIE kommt das Wissen in Ihr Unternehmen? Wie kommt das Wissen in Ihr Unternehmen? Wie mit welchen Methoden Folie 38 von 60

39 WIE kommt das Wissen in Ihr Unternehmen? Wie kommt das Wissen in Ihr Unternehmen? welche Wege, Formen werden verwendet? Folie 39 von 60

40 WIE kommt das Wissen in Ihr Unternehmen? Wie kommt das Wissen in Ihr Unternehmen? Was genau ist Wissen z.b. im Vergleich zu Daten und Information Folie 40 von 60

41 WIE kommt das Wissen in Ihr Unternehmen? Wie kommt das Wissen in Ihr Unternehmen? wo wird das Wissen landen? Folie 41 von 60

42 WIE kommt das Wissen in Ihr Unternehmen? Wie kommt das Wissen in Ihr Unternehmen? Nur im Unternehmen oder auch bei Kunden, Lieferanten, Partnern,? ( Enterprise 2.0) Folie 42 von 60

43 Wie kommt das Wissen in Ihr Unternhmen? Tuttenuj: Mich fasziniert die Frage: Wie kommt das Wissen IN das Unternehmen wie fliesst das Wissen in die Lösungen mit ein? Antwort: Vor dem Hintergrund ist diese Frage meiner Meinung nach relativ einfach zu beantworten: Indem man die richtigen Personen ( das Wissen ) anstellt und gezielt im Umternehmen hält (so lange man sie / es braucht). Folie 43 von 60

44 Folgende Situation: WIE kommt das Wissen in Ihr Unternehmen? Der Chef, Vertrieb und einige Kollegen sitzen am Tisch, um für ein Problem eine Lösung zu finden. Nun machen aber leider nicht diejenigen als erste den Mund auf, die die beste Lösung auf ein Problem haben, sondern diejenigen, die es gewohnt sind, als erste den Mund aufzumachen, also der Chef und der Vertrieb. Ergebnis: das Wissen ist im Haus. Das Wissen steckt in den Köpfen. (Peter Drucker) das Wissen ist identifziert: die richtigen Leute sind am Tisch das Wissen ist bezahlt (so wollen wir hoffen) das Wissen wird durch Fortbildungen etc... regelmässig auf dem aktuellen Stand gehalten. ABER das Wissen fließt nicht in die Lösung mit ein. Folie 44 von 60

45 Was können wir also tun, um die Bereitstellung und das Teilen von Wissen zu fördern? Folie 45 von 60

46 Wissensbilanz, z.b. als Kurs beim Fraunhofer Institut? Folie 46 von 60

47 -offene diskussion Thomas Tuttenuj, Folie 47 von 60