Änderungen der Bestimmungen über die Revision im Gesellschaftsrecht

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1 TREVISTA TREUHAND- UND REVISIONSGESELLSCHAFT AG Bürkihof 4, 8965 Berikon Telefon Telefax Internet: Änderungen der Bestimmungen über die Revision im Gesellschaftsrecht (mit besonderer Berücksichtigung der "ordentlichen" Revision) Überblick über die wichtigsten Gesetzes-Änderungen Berikon, im November 2007 Mitglied der TREUHAND Geschäftsleitung: André Abt, dipl. Wirtschaftsprüfer KAMMER/Schweizerische Kammer der Wirtschaftsprüfer, Steuerexperten und Treuhandexperten

2 - 2 - Inhaltsübersicht Einleitung a) Entstehung des neuen Revisionsrechtes b) Grundlegende Gesetzesänderungen c) Geltungsbereich d) Gesetzesnovelle : Anhang (Jahresrechnung) mit Angabe zur Risikobeurteilung Ordentliche Revision ( full audit ) 1. Revisionspflicht 2. Anforderungen an die Revisionsstelle 3. Aufgaben der Revisionsstelle 4. Internes Kontrollsystem (IKS) 5. Angaben über die Durchführung einer Risikobeurteilung 6. Inkraftsetzung Schlussbemerkungen Anhänge Anhang I: IKS-Internes Kontrollsystem Anhang II: Anhang zur Jahresrechnung (Art. 663b revor) Anhang III: Gegenüberstellung ordentliche und eingeschränkte Revision Quellennachweis

3 - 3 - Einleitung a) Entstehung des neuen Revisionsrechtes Unter dem Druck der öffentlichen und politischen Diskussionen um Bilanzskandale und Unternehmenszusammenbrüche hat sich auch in der Schweiz das Tempo und der Rhythmus der Gesetzgebungsverfahren in Sachen Revision und Rechnungslegung deutlich verschärft. Ein Thema, das in den letzten Jahren auch für die KMU immer wichtiger wurde, ist die Corporate Governance, also die Art und Weise, wie eine Firma geführt werden sollte. Die Eidgenössischen Räte haben im Dezember 2005 die Änderung des Obligationen-, des Vereinsund des Stiftungsrechts sowie das Bundesgesetz über die Zulassung und Beaufsichtigung der Revisorinnen und Revisoren verabschiedet. Die Gesetzesbestimmungen, welche das neue GmbH Recht betreffen, wurden bereits Mitte 2005 verabschiedet. Am 17. Oktober 2007 hat nun der Bundesrat die umfassende Revision des Gesellschaftsrechts auf den 1. Januar 2008 in Kraft gesetzt. Er hat ferner die total revidierte Handelsregister-Verordnung mit den erforderlichen Ausführungsbestimmungen verabschiedet, die auf den gleichen Zeitpunkt in Kraft tritt. b) Grundlegende Gesetzesänderungen Das neue Revisionsrecht regelt die Revision einheitlich ohne Rücksicht auf die Rechtsform. Es ist die Grösse und die wirtschaftliche Bedeutung des Unternehmens die bestimmen, ob und in welcher Form eine juristische Person über eine Revisionsstelle verfügen muss. Einer allfälligen Revisionspflicht unterstellt sind Aktiengesellschaften, GmbH, Genossenschaften, Kommandit- Aktiengesellschaften, Vereine und Stiftungen. Es wird zwischen der "ordentlichen" Revision, die der bisher gesetzlich geregelten Revision mit einigen zusätzlichen Anforderungen entspricht, und der sogenannten "eingeschränkten" Revision unterschieden. Bei der "eingeschränkten" Revision führt die Revisionsstelle nur bestimmte, im Gesetz aufgezählte Arten von Prüfungshandlungen durch. Das Aktienrecht teilt die Gesellschaften neu in drei Kategorien ein (vgl. Art. 727 revor), nämlich in! Publikumsgesellschaften! nicht kotierte wirtschaftlich bedeutende Unternehmen sowie! in kleine und mittlere Unternehmen ("KMU")

4 - 4 - Zu den wirtschaftlich bedeutenden Unternehmen zählen gemäss Art. 727 Abs. 2 Ziff. 2 revor Gesellschaften, die zwei der nachstehenden Grössen in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren überschreiten: a) Bilanzsumme von Fr. 10'000'000 b) Umsatzerlös von Fr. 20'000'000 c) 50 Vollzeitstellen im Jahresdurchschnitt Als KMU gelten alle Gesellschaften, die diese Grössenordnungen nicht erreichen. c) Geltungsbereich Die Bestimmungen über die Revisionsstelle sind im Aktienrecht in den Artikeln revor geregelt. Bei den übrigen Rechtsformen (GmbH, Genossenschaft, Verein, Stiftung) findet sich eine Verweisung auf die Bestimmung des Aktienrechts sowie bestimmte Einzelregelungen vor allem im Zusammenhang mit den Optionen bei der Revisionspflicht. d) Gesetzesnovelle : Anhang (Jahresrechnung) mit Angabe zur Risikobeurteilung Die Botschaft des Bundesrates zur Änderung des Obligationenrechtes (OR) enthält eine wesentliche Neuerung hinsichtlich der Beurteilung der Unternehmensrisiken zu Aktiengesellschaften, GmbH, Genossenschaften, Stiftungen und Vereine. Mit der Einführung von Art. 663b Ziff. 12 OR müssen Angaben zur Risikobeurteilung im Anhang der Jahresrechnung enthalten sein. Damit besteht bei sämtlichen Unternehmen, die entweder der "ordentlichen" oder der "eingeschränkten" Revisionspflicht unterstehen, eine Prüfungspflicht der Risikobeurteilung durch die externe Revisionsstelle. Die Verantwortung für den Inhalt dieser Anhangsangaben liegt allerdings beim Verwaltungsrat (vgl. weitere Ausführungen unter Ziff. 5).

5 - 5 - Ordentliche Revision ("full audit") 1. Revisionspflicht Gemäss Art. 727 revor müssen folgende Gesellschaften ihre Jahresrechnung und gegebenenfalls ihre Konzernrechnung durch eine Revisionsstelle prüfen lassen: 1. Publikumsgesellschaften; als solche gelten Gesellschaften, die: a) Beteiligungspapiere an einer Börse kotiert haben, b) Anleihensobligationen ausstehend haben, c) mindestens 20 Prozent der Aktiven oder des Umsatzes zur Konzernrechnung einer Gesellschaft nach Buchstabe a oder b beitragen; 2. Gesellschaften, die zwei der nachstehenden Grössen in zwei aufeinander folgenden Geschäftsjahren überschreiten: a) Bilanzsumme von 10 Millionen Franken, b) Umsatzerlös von 20 Millionen Franken, c) 50 Vollzeitstellen im Jahresdurchschnitt; 3. Gesellschaften, die zur Erstellung einer Konzernrechnung verpflichtet sind. Eine ordentliche Revision muss auch dann vorgenommen werden, wenn Aktionäre, die zusammen mindestens 10 Prozent des Aktienkapitals vertreten, dies verlangen. Verlangt das Gesetz keine ordentliche Revision der Jahresrechnung, so können die Statuten vorsehen oder kann die Generalversammlung beschliessen, dass die Jahresrechnung ordentlich geprüft wird. 2. Anforderungen an die Revisionsstelle Publikumsgesellschaften müssen als Revisionsstelle ein staatlich beaufsichtigtes Revisionsunternehmen nach den Vorschriften des Revisionsaufsichtsgesetzes vom 16. Dezember 2005 bezeichnen. Die übrigen Gesellschaften, die zur ordentlichen Revision verpflichtet sind, müssen als Revisionsstelle einen zugelassenen Revisionsexperten nach den Vorschriften des Revisionsaufsichtsgesetzes vom 16. Dezember 2005 bezeichnen (vgl. Art. 727b revor).

6 Aufgaben der Revisionsstelle In Art. 728a revor sind Gegenstand und Umfang der Prüfung wie folgt umschrieben: Die Revisionsstelle prüft, ob: 1. die Jahresrechnung und gegebenenfalls die Konzernrechnung den gesetzlichen Vorschriften, den Statuten und dem gewählten Regelwerk entsprechen; 2. der Antrag des Verwaltungsrates an die Generalversammlung über die Verwendung des Bilanzgewinnes den gesetzlichen Vorschriften und den Statuten entspricht; 3. ein internes Kontrollsystem existiert. Die Revisionsstelle berücksichtigt bei der Durchführung und bei der Festlegung des Umfangs der Prüfung das interne Kontrollsystem. Die Geschäftsführung des Verwaltungsrats ist nicht Gegenstand der Prüfung durch die Revisionsstelle. 4. Internes Kontrollsystem (IKS) Der Gesetzgeber hat in Art. 728a revor erstmalig die Pflicht zur Prüfung der Existenz des IKS explizit erwähnt und fordert zudem vom Prüfer ein Urteil dazu. Damit die Revisionsstelle die Existenz des IKS prüfen bzw. bestätigen kann, muss sie die notwendigen Prüfungshandlungen durchführen und dokumentieren. Um die Existenz des IKS durch die Revisionsstelle prüfen und testieren zu können, reicht es nicht aus, dass das IKS lediglich formell vorhanden ist. Das IKS muss in einer prüfbaren Form existieren, was die Einhaltung gewisser Mindestanforderungen sowie die Standardisierung der Dokumentation bedingt. Zudem wird verlangt, dass das dokumentierte IKS gelebt wird, d.h. materiell existiert. In diesem Zusammenhang ist es wichtig, dass je nach Rechtsform das jeweils zuständige Organ bezüglich Aufbau, Umfang und Dokumentation des IKS die primäre Verantwortung wahrnehmen muss. Bei der Aktiengesellschaft beispielsweise ist dies die Geschäftsleitung. Der Verwaltungsrat ist für die Schaffung und Aufrechterhaltung eines geeigneten IKS verantwortlich. Wesentliche Aspekte zum Thema IKS sind im Anhang I dargestellt.

7 Angaben über die Durchführung einer Risikobeurteilung In der obligationenrechtlichen Bestimmung zum Anhang als Teil der Jahresrechnung ist unter Ziffer 12 des Art. 663b OR eine neue Vorschrift aufgenommen worden, nämlich: "Angaben über die Durchführung einer Risikobeurteilung". Die Verantwortung für die Durchführung der Risikobeurteilung und deren inhaltliche Ausprägung obliegt dem Verwaltungsrat. Der Revisionsstelle kommt lediglich die Aufgabe zu, die Angaben im Anhang über die Durchführung einer Risikobeurteilung zu prüfen. Aus den parlamentarischen Beratungen lässt sich entnehmen, dass über den Gesetzeswortlaut hinaus folgende Erwartungen geäussert wurden: Die Durchführung der Risikobeurteilung muss so umschrieben werden, dass dies formell von der Revisionsstelle nachvollzogen werden kann, d.h. es muss auch entsprechend nachweisbar und dokumentiert sein. Die Risikobeurteilung muss die Erläuterung derjenigen Risiken erfassen, welche einen wesentlichen Einfluss auf die Beurteilung der aktuellen Jahresrechnung haben könnten. Im Anhang muss ersichtlich sein, dass eine Auseinandersetzung mit den Risiken vorgenommen worden ist und der Verwaltungsrat diese Risiken beurteilt hat. Weitere Aspekte zum Thema Risikobeurteilung sind im Anhang II dargestellt. 6. Inkraftsetzung Das neue Revisionsrecht wird, wie bereits erwähnt, am 1. Januar 2008 in Kraft gesetzt. Gesellschaften mit dem Kalenderjahr als Geschäftsjahr unterstehen dem neuen Recht schon für das erste Geschäftsjahr, das mit dem Inkrafttreten beginnt. So wird für das Geschäftsjahr 2008 das neue Recht anwendbar. Der erste Revisionsbericht nach dem neuen Recht (Art. 728b und 729b revor) wird von der Revisionsstelle in der ersten Hälfte des Jahres 2009 erstattet. Gesellschaften, deren Geschäftsjahr am Tage des Inkrafttretens ( ) noch läuft, unterstehen für dieses Geschäftsjahr und dessen Revision noch dem alten Recht. Die Abschlussprüfung für das Geschäftsjahr 2008/09, abgeschlossen per 30. Juni, erfolgt in der 2. Hälfte des Jahres 2009 nach neuem Recht.

8 - 8 - Schlussbemerkungen Bei der "ordentlichen" Revision scheint der Gesetzgeber auf den ersten Blick nicht allzu viel geändert zu haben. Bei näherer Betrachtung führen allerdings zahlreiche Änderungen und Ergänzungen in ihrer Gesamtheit zu recht weit reichenden Konsequenzen. Betroffen sind nicht nur die Publikumsgesellschaften, sondern auch und vor allem die nicht kotierten wirtschaftlich bedeutenden Unternehmen (AG, GmbH, Genossenschaften, Vereine und Stiftungen). Die neu geregelte "ordentliche" Revision stellt für den Prüfer hohe Anforderungen bezüglich der gesetzlichen Auflagen wie: Prüfung des internen Kontrollsystems Prüfung der Risikobeurteilung umfassende Berichterstattung an den Verwaltungsrat Anzeigepflichten Es gilt allerdings festzuhalten, dass die primäre Verantwortung für die Rechnungslegung im Allgemeinen sowie für die Installierung des internen Kontrollsystems und die Führung des Risiko-Managements im Speziellen beim Verwaltungsrat bzw. bei den geschäftsführenden Organen liegt. Anhänge! Anhang I IKS-Internes Kontrollsystem! Anhang II Anhang zur Jahresrechnung (Art. 663b revor)! Anhang III Gegenüberstellung ordentliche und eingeschränkte Revision Quellennachweis - Gesetzestexte 2007 zum Gesellschaftsrecht und zur Revisionsaufsicht, Veröffentlichung von PricewaterhouseCoopers - Revisionsstelle und Abschlussprüfung nach neuem Recht, von Prof. Peter Böckli, Zürich, Basel, Genf Spezialnummer Neues Revisionsrecht, Der Schweizer Treuhänder 5/ diverse Unterlagen aus Seminarien der Treuhand-Kammer und der Schweizerischen Treuhänder Schule

9 IKS Internes Kontrollsystem (Art. 728a revor) At. 728Aanhan g Anhang IA Definition Internes Kontrollsystem Bei der internen Kontrolle handelt es sich um die Gesamtheit aller vom Verwaltungsrat und der Geschäftsleitung angeordneten Vorgänge, Methoden und Massnahmen (Kontrollmassnahmen), die dazu dienen, einen ordnungsgemässen Ablauf des betrieblichen Geschehens sicherzustellen. Die organisatorischen Massnahmen der internen Kontrolle sind in die Betriebsabläufe integriert, das heisst, sie erfolgen arbeitsbegleitend oder sind dem Arbeitsvollzug unmittelbar vor- oder nachgelagert. Anwendung im Unternehmen Jedes Unternehmen verfügt über mehr oder weniger funktionierende interne Kontrollmechanismen. In den meisten Fällen sind die wichtigsten Risiken bekannt und werden entsprechend begleitet und überwacht. Im Zusammenhang mit dem neuen gesetzlichen Erfordernis des Internen Kontrollsystems (IKS) stellen sich allerdings eine Reihe von ergänzenden Fragen: Sind beispielsweise alle Unternehmensbereiche erfasst? Sind die Kontrollen wirksam in die Prozesse integriert, oder wird erst im nachhinein «nachgebessert»? Sind eindeutige Kontroll- und Handlungsmechanismen definiert? Erst ein umfassendes Internes Kontrollsystem, das netzartig das ganze Unternehmen umspannt und alle organisatorischen und technischen Abläufe umfasst, ermöglicht ein wirksames Risikomanagement. Zentrale Charakteristika eines funktionierenden «Basis-Systems» sind dabei in erster Linie die Standardisierung und die Nachvollziehbarkeit der Kontrolltätigkeiten. Weiterentwickelte Kontrollsysteme zeichnen sich durch eine laufende und rasche Anpassung an sich verändernde Rahmenbedingungen, ein detailliertes Reporting und eine weitgehende Automatisierung der Kontrollmechanismen aus. Quellenangabe: PricewaterhouseCoopers, Internes Kontrollsystem Führungsinstrument im Wandel

10 2 Verantwortung Der Verwaltungsrat ist verantwortlich für die Durchführung und Überwachung des Risikomanagements mittels einem dem Unternehmen angepassten IKS. Die Umsetzung des IKS, das Management der Risiken und die Compliance (Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften) sind Aufgabenbereiche der Geschäftsleitung. Dabei geht es nicht nur um die finanziellen, sondern auch um die operativen Risiken. Externe Kontrolle Die Revisionsstelle prüft bei der ordentlichen Revision, ob ein IKS existiert und berichtet darüber summarisch an die Generalversammlung. Darüber hinaus erstattet sie dem Verwaltungsrat einen umfassenden Bericht mit Feststellungen zum IKS und zeigt allfällige Schwachstellen auf. Ausgestaltung des IKS Umfang und Ausgestaltung des IKS sind auf die individuellen Gegebenheiten jeder Unternehmung anzupassen und von folgenden Punkten abhängig:! Grösse! Branche! Komplexität der Geschäftstätigkeit! Risikoprofil! Art der Finanzierung Wichtig für die Existenz des Unternehmens ist, dass! ein IKS vorhanden und überprüfbar (dokumentiert) ist! das IKS den Geschäftsrisiken und dem Umfang der Geschäftstätigkeit angepasst ist! das IKS den Mitarbeitern bekannt ist! das definierte IKS angewendet und umgesetzt wird! das Kontrollbewusstsein im Unternehmen vorhanden ist Ausgangspunkt für die Ausgestaltung jedes internen Kontrollsystems ist die Risikobeurteilung.

11 3 Dokumentation auf Unternehmensebene: Klare Zuweisung von Aufgaben, Kompetenz und Verantwortung:! Organigramm! Funktionendiagramm / Stellenbeschreibungen! Geschäftsreglemente / Handbücher! Unterschriften- / Visumsregelungen! Budgets / Pläne! Personal: Rekrutierungs- und Entschädigungspraxis Dokumentation auf Prozessebene: Beschreibung der Prozesse mit wesentlichem Einfluss auf die finanzielle Berichterstattung (Leistungserbringung, Beschaffung/Vorräte, Investitionen, Geldflüsse/Finanzierung, Personalwesen, Reporting):! Detaillierte Ist-Aufnahme (Basis können Qualitäts-Handbücher und Arbeitsplatzbeschreibungen sein)! Flow-Chart (Darstellungen eines komplexen Prozesses mittels Flussdiagramm. Beispiel Verkauf: Der Verkaufsprozess umfasst alle Schritte von der Erstellung der Offerte oder dem Bestellungseingang über die Auslieferung bis zum Zahlungseingang)! Kontenplan, Kontierungsrichtlinien und Kontendefinition! Sichtbarmachung der Risiken (Basis z.bsp. Risikomatrix)! Kontrollmechanismen (Protokolle von Sitzungen, Überprüfung der Einhaltung von Weisungen, Sanktionsmassnahmen) Praktische Durchsetzung:! Miteinbezug des Personals bei der Ausgestaltung der Dokumentation! Personalschulung! Ständiges Nachführen der Dokumentation auf den aktuellen Stand

12 4 Kontrollen (interne): Schriftliche Dokumentation der durchgeführten Kontrollen, Verbesserungsvorschläge und der eingeleiteten Massnahmen:! Präventive Kontrollen: Funktionentrennung (Vier-Augen-Prinzip), Kompetenzstufen, Passwörter, physische Schutzvorkehrungen! Detektive Kontrollen bei zu grosser Fehlerhäufigkeit! Programmierte Kontrollen: Plausibilitätstests, Kontrollsummen! Wahrnehmung der Führungs- und Überwachungsaufgaben der Geschäftsleitung! Beurteilung von Budgetabweichungen Wirkung des IKS Das IKS wirkt unterstützend bei:! der Erreichung der geschäftspolitischen Ziele! der Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften (compliance)! dem Schutz des Geschäftsvermögens! der Verhinderung, Verminderung und Aufdeckung von Fehlern und Unregelmässigkeiten bei der Erstellung der Jahresrechnung! der Sicherstellung der Zuverlässigkeit und Vollständigkeit der Buchführung! einer zeitgerechten und verlässlichen finanziellen Berichterstattung! Beschaffung von verlässlichen, führungsrelevanten Informationen! einer gezielten, wirksamen und effizienten Geschäftsführung! der Prüfung der Kreditwürdigkeit durch die Banken.

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