Shared Services für die Kärntner Gemeinden. Dipl.-Ing. Manfred Wundara

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1 Shared Services für die Kärntner Gemeinden Dipl.-Ing. Manfred Wundara

2 GIZ-K Mit moderner IT an die Spitze österreichischer Verwaltungen! Geschäftsführer Generalversammlung Aufsichtsrat Lenkungsausschuss Externer Beirat Gemeindeinformatikzentrum Kärnten GIZ-K GmbH Standards Beratung Begleitung Gesellschafter Land Kärnten Kärntner Gemeindebund Stadt Villach Stadt Klagenfurt

3 Gemeindegrößen in Kärnten bis zu Einwohner von bis Einwohner von bis Einwohner von bis Einwohner von bis Einwohner von bis Einwohner darüber 8 Gemeinden 70 Gemeinden 35 Gemeinden 11 Gemeinden 5 Gemeinden 1 Gemeinde 2 Statutarstädte

4 Die durchschnittliche Kärntner Gemeinde hat 10 PC-Arbeitsplätze im Netzwerk... betreibt 1 Server... hat 0,15 IT-Betreuer/innen... betreibt 5,5 Mobiltelefone... hat 1 Telekommunikationsanlage... kauft Ihre IT aus einer Hand (Kommunalsoftwareanbieter)... setzt ein Standardkommunalsoftwarepakte ein und hat dafür einen Softwarewartungsvertrag... gibt zwischen 0,5 % und 1 % ihres Gesamthaushaltes für Informationstechnologie aus... hat keine bis wenige E-Government Anwendungen im Einsatz und sieht Probleme bei der Einführung und Umsetzung von E-Government

5 GIZ-K - Shared Service Center Standardisierung und Beratung Angebotsoptimierung und Preisvergleiche (Hardware, Software, Mobiltelefonie) Anforderungsanalysen und Projektmanagement (z.b. Hardware- und/oder Softwareumstellungen) Einführung von E-Government-Standardkomponenten (z.b. Homepage, Formulare, Vorgangsbearbeitung, Zustellung) IT-Sicherheit in den Gemeinden Betreuung und Koordination von Interessensplattformen (z.b. alle Gemeindekunden eines Lieferanten vernetzen) Informationsveranstaltungen

6 GIZ-K Vorgehensweise Analyse Qualitätssicherung Strategie- & Zieldefinition Kooperationsprojekte & Projektbegleitung Standards, Konzepte & Empfehlungen Information & Veranstaltungen

7 GIZ-K Leistungskorb

8 Gemeindehomepage Anfang 2008 nur 14 Gemeindehomepages barrierefrei Stand Juni 2010: In Summe ca. 100 Gemeinden mit modernem Webauftritt (72 davon gefördert durch Verein Aktive Gemeinde) 34 Gemeinden nutzen zentrales CMS (RedDot) für die Gemeindehomepage Amtliche Informationen auf dem Verwaltungsportal der Kärntner Gemeinden ( bis dato 39 Gemeinden umgestellt Neues Pflichtenheft (Version 2010) für Gemeinden verfügbar Zentrale Services für Homepages: Content Syndizierung, Formulareinbindung, Wetterservice, RSS-Feeds, Veranstaltungskalender, Vereinsverzeichnis, Projekt ausgezeichnet mit dem E-BIZ Award 2008 (Kärnten) in der Kategorie Barrierefreiheit

9 Online-Formulare 70 Formulare online kontinuierliche Qualitätssicherung gemeinsam mit Kärntner Gemeindevertretern Erarbeitung neuer Formulare in verwaltungsinterner Arbeitsgruppe 1 Antragspostfach bzw. Schnittstelle für alle Formulare GIZ-K Formularservice mit E-Government Gütesiegel ausgezeichnet Nächstes Ziel: Formular-Nutzungsquote erhöhen, Marketing- Offensive gemeinsam mit Gemeinden

10 Reichweite der E-Formulare 97 Gemeinden haben sich bereits verbindlich angemeldet! Reichweite: 3 von 4 Kärntner/innen (inkl. Villach und Klagenfurt)

11 Durchgängige Prozesse Copyright: DI Peter Reichstädter, 2008

12 Amtssignatur Big Picture des E-Governments Homepage Elektronischer Akt Information (help Content Syndizierung) Online- Formulare help.gv.at amtsweg.gv.at Dokumenten digitalisierung Digitales Posteingangsbuch Protokollieren Bearbeiten Abfertigen Versand Zustelldienst mündlich, schriftlich, , Online- Formulare Kommunalsoftware

13 Integration Fachanwendungen Referenzregion Kärnten Teilnehmer der Städtebund- Leitinitiative E-Government-Referenzstädte Ziel: vollständig durchgängige elektronische Prozesse Digitales Eingangspostmanagement Pilotprojekt mit Ruden, Griffen, Glanegg (Acta Nova/PSC) Pilotprojekt mit Rosegg, Wernberg (Comm-Unity) Integration Online-Formulare Pilotprojekt Radenthein (Comm-Unity - Fallbeispiel Reservierung Nockhalle ) Pilotprojekt Wolfsberg (Integration Formulare in ÖKOM Rathausmanager)

14 CNC-Gemeinden 2010 (Kärntner Behördennetz) Alle Kärntner Gemeinden angeschlossen (mind. 4 MBit) Zentrale Security (Firewall, Proxy mit Content-Filter) Voice-Over-IP Lösungen im Betrieb Hosted Exchange für 1200 Postfächer In Umsetzung: Zentrale Virenschutzverteilung und Patchmanagement Backupservices Zentrale Benutzer- und Rechteverwaltung (Meta Active Directory) ASP-Lösung für den Betrieb kommunaler Software und des Fileservices

15 Amtssignatur und Duale Zustellung Amtssignatur für alle Erledigungen, die unter das AVG fallen und elektronisch erstellt wurden, ab unter bestimmten Bedingungen notwendig Duale Zustellung verbindet konventionelle Zustellung mit elektronischer Zustellung Intention: so viel wie möglich elektronisch zustellen Wenn elektronische Zustellung nicht möglich, Überführung in konventionelle Zustellung (Druck, Kuvertierung, Versand)

16 Amtssignatur und Duale Zustellung Kostenersparnis (Beispiele lt. Erhebung 2009) Annahmen für nicht-nachweisliche Sendungen (einfache Post) 20% Duale Zustellung (20% Druckstraße, 80% Registered Mail) 70% Duale Zustellung (95% Druckstraße, 5% elek. Zustellung) 10% herkömmlich Abwicklung (wie bisher) Einsparungspotenzial: Feistritz/Gail (2490 Sendungen): 1.879,- Hohenthurn (2650 Sendungen): 2.015,- Sittersdorf (12507 Sendungen): 8.353,- Pörtschach (13975 Sendungen): ,- Radenthein (18230 Sendungen): ,- Feldkirchen ( Sendungen): ,-

17 Amtssignatur und Duale Zustellung Shared Service Angebot Nutzung bestehender Infrastruktur als Shared Service Abschluss eines Rahmenvertrages für alle Kärntner Gemeinden (im Rahmen der Leitinitiative E-Government Referenzstädte des Österreichischen Städtebundes) Unterstützung der Gemeinden bei der Erstellung, dem Bezug und der Einführung der Amtssignatur Individuelle Beratung der Gemeinden bei der Einführung der dualen Zustellung Standardisierte Entwicklung von Schnittstellen aus den kommunalen Fachanwendungen

18 Zeit- und Betriebsdatenerfassung als Shared Service im CNC Gemeinden Zeit- und Leistungsbuchungen ausschließlich in elektronischer Form (stationär und mobil) Eindeutige Zuordnung der Projekte, Aufträge und Tätigkeiten Standardisierte Schnittstellen zu den Lohnverrechnungssystemen Reporting: Auf Knopfdruck alle wesentlichen Informationen über alle Mitarbeiter/innen, laufende Projekte und Tätigkeiten Verortung von Objekten (bei mobiler Lösung) Routenaufzeichnung für Fahrzeuge

19 E-Gästeblatt und Tourismusmonitor als Shared Service Angebot für Gemeinden, Tourismusregionen und Beherbergungsbetriebe Elektronische Übermittlung der Meldeblätter an die Gemeinde (keine Kosten für Meldebücher und Abgabewege) Übernahme dieser Meldeinformationen in die Kommunalsoftwarepakete (standardisierte Schnittstellen) Weiterleitung der relevanten Daten an die Tourismusregionen (Tourismusmonitor) Dadurch: Deutliche Kosteneinsparung durch Reduktion des Verwaltungsaufwandes in den Gemeinden und den Tourismusbüros Tagesaktuelle Auswertung und Statistik zu Nächtigungszahlen Nutzung der vorhandenen Software in den Betrieben (Schnittstelle) bzw. Beistellung einer kostenlosen Software Alle touristisch relevanten Auswertungen auf Knopfdruck verfügbar Aussagekräftige Prognoserechnungen

20 Zentraler Helpdesk Eine kompetente Ansprechstelle Lösungsverantwortung wird klar geregelt und delegiert Überwachung der SLAs mit den Partnern und Lieferanten CNC-weite Kommunikation von Problemen Entlastung der IT-Beauftragten in der Gemeinde Kontinuierliche Verbesserung der IT-Qualität in den Gemeinden

21 IT-Sicherheitsoffensive Zentrale Sicherheitsrichtlinien erlassen Kooperation mit der Wirtschaftskammer Kärnten Security Experts 16 autorisierte Dienstleister, derzeit 37 Gemeinden angemeldet, Analyse in 21 Gemeinden durchgeführt Analyse erhebt den aktuellen IT-Sicherheitsstand; gewonnene Erkenntnisse: Keine Betriebssystemupdates, keine Kennwortrichtlinien, lokale Administrationsrechte, fehlende Sicherung lokaler Daten (ASP-Gemeinden), keine IT-Dokumentation, keine Schriftlichkeit von Anweisungen, etc. Kosten gestaffelt nach Arbeitsplätze 50% Förderung durch Gemeindereferent LR Dr. Josef Martinz

22 Ziele Interessensplattformen Marktinteressen der Gemeinden bündeln (gemeinsame Interessen, Forderungen und Erwartungshaltungen) Wartungsverträge an marktkonforme Konditionen anpassen Informations- und Meinungsaustausch zwischen den Gemeinden fördern Vorgehensweise Ausgangslage sind laufende Evaluierungen (z.b. IT- Infrastrukturerhebung) Gemeinden in Workshops zusammenführen GIZ-K koordiniert, vermittelt, dokumentiert

23 Applikationen Landes-Applikationen Zeit- und Leistungszeiterfassung (3 Pilotgemeinden) Produktiv Pilotbetrieb In Umsetzung H E L P D E S K Online-Formulare Amtsweg.gv.at (97 Gemeinden) Gemeindehomepage RedDot-CMS (34 Gemeinden) Basisdienste Infrastruktur Firewall Hosted Exchange Meta Directory Proxy Digitales Eingangspostmanagement (7 Pilotgemeinden) Kommunalsoftware als SaaS-Lösung VoIP-Lösungen (lokal) Backup-Services Contentfilter Patch- Management E-Gästeblatt und Tourismusmonitor Duale Zustellung und Amtssignatur VoIP-Lösung regional Virenschutz CNC-Gemeinden (Behördennetz für 132 Gemeinden)

24 Change Management Österreich ist zweimaliger E-Government Europameister. E-Government bedeutet Veränderung. Neue Technologien führen zu neu strukturierten Verwaltungshandlungen. Unser Angebot: Begleitung und Unterstützung bei kommunalen Veränderungsprozessen Aus der Verwaltung für die Verwaltung!

25 E-Government Technik E-Government = Veränderung Aufbau- und Ablauforganisation

26 Danke für Ihr Interesse! Dipl.-Ing. Manfred Wundara