E-Vergabe in der Bundesverwaltung

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1 E-Vergabe in der Bundesverwaltung -Wettbewerb der Schnittstellen und Plattformen- Jörg Funk Beschaffungsamt d. BMI 0

2 Verbreitete Vergabesysteme in Deutschland

3 Agenda Elektronische Vergabe des Bundes Überblick b Die Verpflichtung zur elektronischen Ausschreibung Inverse Auktionen und dynamische elektronische Verfahren XVergabe 2

4 Elektronische Beschaffung Kunde / Behörde Anbieter / Wirtschaft e-vergabe + Kaufhaus des Bundes + Vergabemanagement = Öffentlicher Eink@uf Online Beschaffungsamt 3

5 e-vergabe des Bundes Kunde / Behörde Anbieter / Wirtschaft e-vergabe VOL, VOF, VOB Veröffentlichung & Kommunikation Verschlüsselung u. elektron. Signaturen Schnittstellen f. Datenimport und export Internet Beschaffungsamt Internet 4

6 e-vergabe zwei Aufgaben: 1. Als Informationsplattform Adresse Suchen nach Ausschreibungen Anbindung an das Portal des Bundes ( 2. Als Kommunikationsplattform Elektronische Abwicklung von Vergabeverfahren Einsatz von Signaturkarten oder Softwarezertifikaten 5

7 Softwarekomponenten Informationsplattform Kommunikationsplattform Web Interface Überblick über alle Bekanntmachungen Nutzerverwaltung OBA / AnA Kommunikationsclient zum sicheren Transport von Dokumenten und Nachrichten. Acrobat mit jsign / OpenLimit Elektron. Signatur von Dokumenten 6

8 Weiterentwicklungen (Planungen) Multiplattformunterstützung (z.b. Mac o. Linux) Verbesserung bei der Fehlertoleranz Stärkere Unterstützung im Vergabeprozess: - Volllständigkeitsprüfungen it - Signaturüberwachung Verbesserte Unterstützung der anbietenden Unternehmen durch variablerer Vertretungsregelungen: - Anmeldung von Vertretern mit Nutzerkennung u. Passwort Erweiterung der Schnittstellen: - API für Anbieterclient zur Integration in andere Bietertools - XVergabe 7

9 Anzahl der Bieterneuregistrierungen 8

10 Anzahl der neuen Vergabeverfahren 9

11 Die Verpflichtung zur elektronischen Ausschreibung 10

12 Motivation und Ausgangslage Hohe Investition der öffentlichen Auftraggeber in die neuen Kommunikationsmedien (e-vergabe) Zahl der elektronischen Angebote liegt derzeit im einstelligen Prozentbereich Zu niedrige Priorität bei den anbietenden Wirtschafts- unternehmen Elektronische Angebotsabgabe wird, abhängig von der Branche, in Zukunft verbindlich! 11

13 Woraus leiten sich die Forderungen nach einer verpflichtenden elektr. Angebotsabgabe ab? Nationale Regelungen BundOnline Punkte-Programm der BReg Ressortrunde Öffentlicher Einkauf Gesetzesnovelle Vergaberecht Stufenplan dass bis 2005 sämtliche internetfähigen Dienstleistungen der Bundesverwaltung online verfügbar sein sollen....alle Bundesbehörden stellen ihre Vergabeverfahren sukzessive auf ein rechtskonformes, sicheres elektr. Vergabesystem um...bmwi legt gemeinsam mit der Wirtschaft fest, wann und in welchen Produktbereichen elektr. Auftragsvergaben stattfinden sollen....öffentliche Auftraggeber können Kommunikationsmittel wählen ( 16 Nr. 4 VOL/A)....dass die Digitalisierung des Vergabeprozesses als gemeinsame Aufgabe der BReg. und der Wirtschaft verstanden wird.

14 Woraus leiten sich die Forderungen nach einer verpflichtenden elektr. Angebotsabgabe ab? Regelungen/Empfehlungen auf europäischer Ebene Lissabonner Agenda 2000; Europäischer Rat Richtlinie 2004/18/EG E-Government- Aktionsplan (i2010- Initiative): Beschleunigte Einführung elektr. Behördendienste in Europa; Kommission 25. April Bürger, Staat und Wirtschaft durch die Förderung elektronischer Medien in den Mitgliedsstaaten zukunftsfähig zu machen....durch Anpassung der rechtlichen Rahmenbedingungen intensiv den Einsatz elektr. Medien bei der Vergabe öffentlicher Auf- träge fördern....im Jahre 2010 soll die elektronische Beschaffung die Regel sein. Alle Schritte des Vergabeprozesses (...) werden dann über das Internet vollzogen.

15 Welche Bausteine kennzeichnen den Stufenplan? Ausnahmen zur Berücksichti- gung von Angeboten in herkömmlicher Form Kein Zwang für Vergabestellen nur noch elektr. Angebote zu fordern Elektronische Vergaben des Bundes nur über die evergabe Freie Wahl des Kommunikationsmittels ( 17 VOL/A) Übergangs- prozess darf die Wirtschaft nicht überfordern Rücksichtnahme auf die Unterschiede: IT-Kenntnisse & -Fertigkeiten it der Branchen; kleinen und großen Unternehmen Stufenplan gilt nicht für Bauleistungen unterhalb EU-Schwellenwert

16 15 Wie sieht der Stufenplan aus? Keine Verpflichtung Stufe 1 Stufe 2 Stufe Jan Okt Kraftfahrzeuge KFZ-Technik 01. Sept Sonstige Produktgruppen Informationstechnik Telekommunikationstechnik

17 Wie sind die Reaktionen der Bieter? Gestiegene Registrierungen an der e-vergabe-plattform Anlaufschwierigkeiten bei der erstmaligen Nutzung; nicht immer sind IT-Fachleute für die Installation verfügbar Begleitende Unterstützung durch Hotline BeschA unumgänglich Zeitaufwändig bei der erstmaligen Nutzung, da teilweise erst noch Signaturen beschafft werden mussten Nicht alle Firmenmitarbeiter sind signaturberechtigt Teilweise Software-Probleme, da nicht passende Programmversionen installiert sind (Java) Forderung nach Verfügbarkeit der technischen Hotline bis zum Forderung nach Verfügbarkeit der technischen Hotline bis zum Ende der Angebotsfrist

18 Erste Reaktionen der Vergabestellen? Durchführung von elektronischen Vergabeverfahren auch in anderen Vergabestellen des Bundes Anstieg der Vergabeverfahren mit verpflichtenden elektr. Angebotsabgaben Nutzung der Möglichkeit zur Verkürzung des Vergabeverfahrens um sieben Tage i.s.d. 18a Nr. 1 Abs. 4 VOL/A 2. Abschnitt Verstärktes Schulungsangebot Synchronisation von Angebotsschluss und Verfügbarkeit der Synchronisation von Angebotsschluss und Verfügbarkeit der technischen Hotline (14:00 Uhr)

19 Inverse Auktionen und dynamische elektronische Verfahren 18

20 19

21 Ergebnisse aus der AGI Eine Preisreduktion war durchgängig zu beobachten Die Bietphase wurde als wettbewerbsfördernd betrachtet auch für KMU Durchführung für ausführenden Vergabestellen problemlos Empfehlungen aus der AGI Internetbasierte inverse Auktionen stellen ein geeignetes und flexibles Mittel in der Vergabe dar. Eine reguläre Anwendung wird empfohlen Die Integration eines Auktionsmoduls in die e-vergabe des Bundes wird empfohlen um eine sicheres, kostengünstiges, regelkonformes und ständig verfügbares Instrument zu haben. 20

22 XVergabe 21

23 XVergabe - Ziele Ziel des Projekts XVergabe ist die Schaffung eines einheitlichen Bieterzugangs zu den Vergabeplattformen der öffentlichen Hand. Es soll ein plattformübergreifender Daten- und Austauschprozessstandard definiert werden, der zu einer höheren Bieterakzeptanz und somit zu einer höheren Beteiligung am digitalen it Vergabeprozess führt. 22

24 Abgrenzung Keine Standardisierung von Software- produkten Keine Standardisierung von zu beschaffenden Leistungen 23

25 Rahmenbedingungen Damit ein gemeinsamer XVergabe-Standard erfolgreich definiert und eingeführt werden kann, müssen die Interessen der Beteiligten zu einer Standardisierungs- strategie XVergabe zusammenzufasst werden. Die Beteiligten sind: Hersteller von Software, die im Vergabewesen genutzt wird Nutzer dieser Software auf Auftraggeberseite (öffentliche Hand) Nutzer dieser Software auf Bieterseite (Unternehmen) 24

26 Ausgangslage 300 Vergabestellen des Bundes Öffentliche Auftraggeber in Deutschland >10 elektronische Vergabeplattformen die unterschiedlichsten Softwareprodukte zur Vorbereitung von Vergaben bei den Vergabestellen verschiedenste Softwareprodukte zur Kalkulation von Angeboten bei den Beteiligten Unternehmen 25

27 Projektziele Die Erarbeitung eines plattformübergreifender Daten- und Prozessstandards XVergabe soll in den folgenden Stufen erfolgen: Weitergabe von Bekanntmachungsinformationen Verdingungsunterlagen Teilnahmeanträge / Angebote Bieterrückfragen während der Angebotsphase sichere Übermittlung der Daten 26

28 Vorgehensweise (I) Fachlich: Analyse des Vergabeprozesses für die o.a. Teilbereiche im Hinblick darauf welche Daten ausgetauscht werden Definition eines XML-Schemas pro Phase Definition von Austauschprozessen pro Phase Formal: gem. XÖV-Framework 27

29 Vorgehensweise (II) Bereits existierende Standards und Festlegungen g im Umfeld der evergabe sollten in die Erarbeitung des Standards einbezogen werden (TED-Formate, BME-Cat, eclass, GAEB, etc.). Weiterhin ist im Rahmen des Projektes zu prüfen, inwieweit bestehende bzw. in der Entwicklung befindliche XÖV-Standards Einfluss auf den XVergabe Standard haben. 28

30 Ziele 29

31 Nutzen Senkung der Kosten zur Angebotserstellung bei den Wirtschaftsunternehmen Reduzierung formal fehlerhafter Angebote Erhöhung der Akzeptanz bei der elektronischen Vergabe Schaffung durchgängig g g elektronischer Prozessketten Realisierung von Kosteneinsparungen 30

32 Projekthistorie Initiales Projekttreffen Erweiterung des Teilnehmerkreises Definition der Projektziele Erstes Treffen der Abstimminstanz (Bund, Länder, Kommunen, Verbände, Softwareanbieter) Anfang 2008 Ende 2008 Ab 2009 Beginn des inhaltlichen Arbeitens Erarbeitung einer ersten Version der Spezifikation??? Integration in die Softwareprodukte 31

33 Weitere Informationen olitik/oeffentliche-auftraege/informationstechnologie-im- im oeffentlichen-auftragswesen.html eu eu/ te a _ market/publicprocurement/e- e e t/e procurement_en.htm 32

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