HPR-Aktuell. Veröffentlichung der ver.di-gruppe im Hauptpersonalrat der Bundesagentur für Arbeit. Ausgabe 05/ Mai 2017

Transkript

1 HPR-Aktuell Veröffentlichung der ver.di-gruppe im Hauptpersonalrat der Bundesagentur für Arbeit Ausgabe 05/ Mai 2017 Liebe Kolleginnen und Kollegen, ihr erhaltet heute die neueste Ausgabe von ver.di-hpr-aktuell mit den Informationen aus der letzten Sitzung des Hauptpersonalrats. Erste Änderung der fachlichen Weisung HAQ Handbuch Ausbildung und Qualifizierung in der BA Teil I Ausbildung und Teil II Studium Die Fachliche Weisung Handbuch Ausbildung und Qualifizierung in der BA (HAQ)" wird mit der ersten Änderungsversion an die aktuelle Weisungslage angepasst, in einigen Punkten präzisiert und durch weitere Regelungen ergänzt. Damit wird eine schnelle Übersicht über die Weisungslage und eine professionelle Aufgabenwahrnehmung bezüglich Ausbildung und Studium erreicht. Weisung Verlaufsbezogene Kundenbetrachtungen Zielführendes Handeln im Integrationsprozess Der Hauptpersonalrat wird für die obige Vorlage für den Bereich des SGB III aufgrund des Beteiligungsrechts nach 78 Abs. 5 BPersVG ( Vor grundlegenden Änderungen von Arbeitsverfahren und Arbeitsabläufen ist der Personalrat anzuhören. ) eine negative Stellungnahme abgegeben. Die Beteiligung für den Rechtskreis SGB II erfolgte gem. 76 Abs. 2 Nr. 5 (2. Alternative) und 7 BPersVG ( Der Personalrat hat, soweit eine gesetzliche oder tarifliche Regelung nicht besteht mitzubestimmen über Maßnahmen zur Erleichterung des Arbeitsablaufs; die Einführung grundlegend neuer Arbeitsmethoden ). Hierzu hat der Hauptpersonalrat seine Zustimmung verweigert. Weitere Informationen hierzu werden im Laufe der nächsten Woche auf den Intranet- Seiten des Hauptpersonalrats verfügbar sein. Zielvereinbarungstemplates und Glossare 2017 Template und Glossaränderungen bereits beteiligter Zielvereinbarungstemplates geänderter Glossarauszug aus Glossar Interner Service In dem bereits mitbestimmten Glossar sind bei der Messgröße Kundenzufriedenheit IS Personal Änderungen erforderlich geworden. 1

2 BISS (Business-Intelligence Self-Service) Datenraum DQM Datenqualitätsmanagement (Personen- und Bewerberangebote) In der Vorlage wird der neu konzipierte Datenraum DQM (Personen und Bewerberangebote) mit seinen Datensatzobjekten beschrieben. Die Darstellungen sollen den Anwendern/- innen von BISS zur Nachvollziehbarkeit der Datenräume dienen und bilden die Grundlage einer datenschutzrechtlichen Freigabe des einzelnen Datenraums. Eine mitarbeiterbezogene Auswertung aus dem Fachverfahren ist technisch nicht möglich. Weitere Auswertungen für die Anwendung Quasar Qualitäts-Analyseservice Den Bereichen Finanzen und Personal werden im Mitarbeiterportal Abfrage- und Auswertungsmöglichkeiten sowie zentral erstellte Auswertungen auf dem Datenbestand von ERP zur Verfügung gestellt. Mit den vorliegenden Informationen wird dargestellt, welche Auswertungen im Mai und Juni 2017 umgesetzt werden. Aktualisierung der Arbeitshilfe Benutzerkennungen von Nachwuchskräften Die Beantragung von Benutzerkennungen und Berechtigungen zur Nutzung von IT- Verfahren erfolgt über den IM-Webshop. Bei den Nachwuchskräften kam es immer wieder zu verzögerten Bereitstellungen der Benutzerkennungen und Berechtigungen, da im Rahmen der Ausbildung ein häufiger Wechsel der Teamzugehörigkeit teilweise über Agenturgrenzen hinweg vorgenommen werden muss. Dies führte in der Vergangenheit dazu, dass die Nachwuchskräfte teilweise über mehrere Tage keine Zugriffsrechte besaßen. Der Hauptpersonalrat und die Hauptjugend- und Auszubildendenvertretung haben diesen Umstand regelmäßig bei Gesprächen mit den Vertretern der Zentrale thematisiert und auf eine Verbesserung bei der Rechtevergabe gedrängt. Das beharrliche Nachfragen ist nun endlich erfolgreich gewesen. Das IT-Verfahren IM-Webshop wurde inzwischen optimiert. Hier besteht nun die Möglichkeit, die Rechtevergabe ab der Programmversion PRV_17.01 frühzeitig noch vor dem eigentlichen Wechsel eines Ausbildungs- oder Praktikumsabschnitts vorzunehmen. Die Besonderheiten zur Verwaltung der Benutzerkennungen bei Nachwuchskräften, Trainee und Praktikanten sowie dem Ausbildungspersonal der BA werden in der Aktualisierung der Arbeitshilfe beschrieben und im Intranet veröffentlicht. 2

3 Handbuch Personalrecht/Gremien (HPG) 15. Ergänzung (Stand April 2017) Mit der aktuellen Ergänzung zum HPG wird zum einen die Dienstvereinbarung Telearbeit und Mobilarbeit unverändert als neuer Abschnitt 2.4 in das HPG aufgenommen. Außerdem hat sich in bereits veröffentlichten Beiträgen Änderungs- bzw. Ergänzungsbedarf ergeben. Der Anpassungsbedarf beruht insbesondere auf aktueller Rechtsprechung, auf Rundschreiben des BMI und auf Gesetzesänderungen sowie beim ATV-BA auf einer Änderung der Tarifsystematik bezogen auf den im vergangenen Jahr vereinbarten Ergänzungstarifvertrag-BA zum ATV-BA. Auf die im Rahmen der Überarbeitung der DA zu 32 TV-BA infolge der Neufassung der Sonderurlaubsverordnung (SUrlV) erfolgte Anpassung der Regelungen zu Sonderurlaub / Arbeitsbefreiung für ehrenamtliche Richter/-innen wird besonders hingewiesen. Sonderurlaub unter Fortzahlung der Bezüge zur Ausübung einer ehrenamtlichen Richtertätigkeit wird Beamten/-innen nach Abstimmung mit dem BMAS und dem BMI künftig gem. 5 Nr. 3 i.v.m. 3 SUrlV unabhängig von der bei der BA bestehenden flexiblen Arbeitszeit jeweils bis zur Dauer der individuellen täglichen Regelarbeitszeit gewährt. Auf die Lage und Verteilung der täglichen Arbeitszeit sowie die Lage der ehrenamtlichen Richtertätigkeit kommt es insoweit nicht an. Entsprechend der o.g. Abstimmung mit den Ministerien sind die Regelungen des 5 Nr. 3 SUrlV übertariflich auch für die Arbeitsbefreiung von Arbeitnehmern/-innen bei ehrenamtlicher Richtertätigkeit anzuwenden. Somit kann in diesen Fällen Arbeitsbefreiung unter Fortzahlung des Gehalts bis zur täglichen Höchstgrenze von 7 Stunden 48 Minuten (bei Vollzeitbeschäftigten) gewährt werden. Die Neuregelung tritt ab Bekanntgabe der HPG- Ergänzung in Kraft. Bundesweite Umstellung der elektronischen Ablagestruktur in den Agenturen für Arbeit auf ein neues technisches System Die einheitliche Ablagestruktur in den Agenturen für Arbeit wurde im Jahr 2010 eingeführt. Im Zuge der technischen Weiterentwicklung ist ein verbessertes elektronisches Ablagesystem verfügbar. Dieses wurde bereits im BA-Service-Haus und in der Führungsakademie der BA implementiert und soll abschließend in den Agenturen für Arbeit eingeführt werden. Hier einige der Vorteile im Überblick: Durch die Umstellung der Ordnerstruktur verkürzen sich die vordefinierten Pfadangaben. Dies ist insbesondere deshalb hilfreich, da bspw. Excel-Tabellen ab einer Pfadlänge von 219 Zeichen nicht mehr öffnen. Darüber hinaus ist es durch die Umstrukturierung nun möglich, die Ablagegrößen besser zu skalieren. Dies bedeutet, dass es jetzt separate Speicherbeschränkungen für die einzelnen Untergruppen gibt. Erreicht eine Untergruppe ihr zugewiesenes Limit hat dies den Vorteil, dass künftig alle anderen Untergruppen ohne Beeinflussung weiter arbeiten können. Des Weiteren wird es zusätzlich zur gewohnten Navigation über die Fachbereiche in die dreistelligen Aktenzeichen (mit Kurzbezeichnung) möglich sein, direkt in die Untergruppen zu navigieren und sich den Umweg über den Fachbereich zu sparen. 3

4 Während der regelmäßigen Aktualisierung der Ablagestruktur war es bislang in Einzelfällen nötig, den Anwendern/-innen den Zugriff auf die Ablage zu verwehren. Dies ist nun nicht mehr erforderlich. Schließlich werden organisatorische Änderungen bzw. Umbenennungen im Aktenplan zukünftig bei weitem nicht mehr so umfassende Auswirkungen wie bisher auf die Ordnerstruktur haben. Weitere Informationen können in Kürze dem BA-Intranet entnommen werden. Arbeitshilfen operative Führungsprozesse im SGB III Zugriff auf persönliche Benutzerpostfächer in der eakte Mit der Überarbeitung der Arbeitshilfen Operative Führungsprozesse im SGB III wurde der Zugriff auf die Benutzerpostkörbe ausgeweitet. Dies führt aktuell dazu, dass Führungskräfte diese Legitimation ausnutzen, um auf die Postkörbe zuzugreifen, obwohl die betreffende Person anwesend ist. Zu dieser Problematik sind dem Hauptpersonalrat in der Zwischenzeit viele Zuschriften von Kollegen/-innen zu gegangen. Der oben beschriebene Zugriff wird vom Hauptpersonalrat als unzulässige Kontrolle durch die jeweilige Führungskraft angesehen. Deshalb wurde die Thematik jetzt vom zuständigen HPR-Ausschuss mit den Vertretern des verantwortlichen Fachbereichs der Zentrale erörtert. Dabei ist folgendes Ergebnis zustande gekommen. Mit den nachfolgend kursiv dargestellten Formulierungen wird klargestellt, dass die Einsichtnahme in die persönlichen Postkörbe der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nur unter ganz bestimmten Voraussetzungen zulässig ist und im Regelfall lediglich eine Befragung hinsichtlich der Postkorbinhalte erfolgen darf: Posteingang Sämtliche Posteingänge sind eine wichtige Quelle, um den Arbeitsanfall in einem Team einschätzen sowie Mängel in der Poststeuerung erkennen zu können. Bei der Prüfung des Posteinganges hat die Teamleitung folgende Prüfschwerpunkte: Sichtung des Teampostkorb eakte und ggf. Sonderpostkörbe des Teams, Ggf. Befragung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu den Inhalten der persönlichen Postkörbe (Hinweis: Der Zugriff der Teamleitung auf persönliche Postkörbe ist nur zulässig, um bei einem Ausfall einer Mitarbeiterin oder eines Mitarbeiters die Weiterverteilung von unbearbeiteten Aufträgen gewährleisten zu können. D.h. die Zugriffe dürfen nur erfolgen im Falle der ungeplanten Abwesenheit des Postkorbinhabers sowie bei ungeplanter Abwesenheit des Stellvertreters während geplanter Abwesenheit des Postkorbinhabers. Siehe hierzu auch eakte Arbeitshilfe Berechtigungsvergabe ), Sichtung des Klärungspostkorbes insbesondere im Hinblick auf eine sofortige Aktenzuordnung von Klärungsdokumenten (Klärungspostkorb Sofortsachen!), Sichtung Wiedervorlagen, Kundenmails im Teampostfach Outlook. 4

5 Wegen der umfassenden Überarbeitung aller Arbeitshilfen und der erforderlichen Beteiligung der zuständigen Fachbereiche ist die Veröffentlichung im BA-Intranet erst zu einem späteren Zeitpunkt möglich. Übersicht der in der HPR-Sitzung behandelten Tagesordnungspunkte (beteiligungspflichtige Maßnahmen) Verpflichtung eines betrieblichen arbeitsmedizinischen Dienstes für das Verwaltungszentrum der BA Personalhaushalt 2017 SGB II und SGB III Stellenregelungen in der Dienstleistung SGB II Stellenregelungen im Rechtskreis SGB II Stellenregelungen im Rechtskreis SGB III Zahlung einer funktionsunabhängigen Funktionsstufe 1 Personalsteuerung an 3 Aufgabenträger/-innen in der Stabstelle Presse und Marketing in der Zentrale Erste Änderung der fachlichen Weisung HAQ Handbuch Ausbildung und Qualifizierung in der BA Teil I Ausbildung und Teil II Studium Weisung Verlaufsbezogene Kundenbetrachtungen Zielführendes Handeln im Integrationsprozess Zielvereinbarungstemplates und Glossare 2017 Template und Glossaränderungen bereits beteiligter Zielvereinbarungstemplates geänderter Glossarauszug aus Glossar Interner Service BISS (Business-Intelligence Self-Service) Datenraum DQM Datenqualitätsmanagement (Personen- und Bewerberangebote) Weitere Auswertungen für die Anwendung Quasar Qualitäts-Analyseservice 5

6 Übersicht der in der HPR-Sitzung behandelten Kenntnisnahmen (Informationen der Zentrale zu nicht beteiligungspflichtigen Maßnahmen) Weiterentwicklung der Ergebnisabbildung der Arbeit im (gem.) Arbeitgeber-Service Qualität und Wirkung der Arbeitsmarkt- und Qualifizierungsberatung Fachliche Weisungen Reha/SB SGB XI und SGB III Projekt LBB Qualifizierung Beratung vor dem Erwerbsleben im Bereich Sek II / Beratung im Erwerbsleben Schwerpunkt Hochschularbeit Projekt LBB: Überarbeitung des vorhandenen Qualifizierungsmoduls Beratung abbruchgefährdeter Jugendlicher und junger Erwachsener Rechtsfolgebelehrungen bei arbeitsuchenden Aufstockern Information der Regionaldirektionen und Besonderen Dienststellen über die Fallzahlen des Betrieblichen Eingliederungsmanagements Aktualisierung der Arbeitshilfe Benutzerkennungen von Nachwuchskräften Geplante Erweiterung des Verantwortungsbereiches des IT-Fachbetreuer COLIBRI ZERBERUS um das IT-Verfahren DelFi (Datenübertragung elektronisch an die Finanzverwaltung) Betriebliches Gesundheitsmanagement Aktualisierung des Flyers Gender-Aspekte im BGM Weisung und Information Übernahme von Amtshilfekräften Weisung zum Delegationskonzept Übertragung der Befugnis zum Abschluss von Vergleichen auf die ge gem. 58 der Bundeshaushaltsordnung (BHO) Handbuch Personalwirtschaft Modellprojekt Inhalte von Eingliederungsvereinbarung im SGB II (InES) Modellprojekt zur Verzahnung von Arbeits- und Gesundheitsförderung in ausgewählten Agenturen für Arbeit und Jobcentern Beobachtungskonzept Pilotierung Lebensbegleitende Berufsberatung Umsetzungskonzept zum Fachkonzept zur Neuorganisation des Regionalen Infrastruktur-Service (RIS) vom Handbuch Personalrecht/Gremien (HPG) 15. Ergänzung (Stand April 2017) Prävention von Lehrabbrüchen PraeLab Zustimmung des Vorstands Bundesweite Umstellung der elektronischen Ablagestruktur in den Agenturen für Arbeit auf ein neues technisches System Entlastung operativer Führungskräfte von administrativen Aufgaben Beteiligung bei der Einstellung neuer Mitarbeiter/-innen Zwischenbericht zum aktuellen Stand der Erprobungen auf der Open Innovation Plattform Ideenwerkstatt 6

7 Die Mitglieder der ver.di-gruppe im Hauptpersonalrat Vorsitzender Eberhard Einsiedler Iris Hundertmark Michael Nitsch Gertrud Eckert Robert Buhse Sprecher/-innen der Ausschüsse: Ausschuss 1: Arbeitnehmer- und Beamtenangelegenheiten, Personalhaushalt, Personalwirtschaft, Koordination ERP-Personal Ausschuss 2: Personalentwicklung- und -qualifizierung (Aus- und Fortbildung) Ausschuss 3: Markt und Integration Ausschuss 4: Operativer Service und Kundenportal Ausschuss 5: Controlling und Steuerung, Koordination ERP-Finanzen Ausschuss 6: Allgemeine IT-Angelegenheiten und Infrastruktur Ausschuss 8: Bundespersonalvertretungsgesetz (BPersVG) Ausschuss 9: Vorstandsausschuss Anton Jopp Thomas Berle Rolf-Peter Bruch Henrik Möckel Gertrud Eckert Franz Mevenkamp Petra Jungton Gerd Wolf Lisette Hörig Griseldis Lamping Petra Wagner Uwe Spieckermann Brigitte Weyers Andreas Kiehl Herausgegeben von: ver.di-gruppe im Hauptpersonalrat der Bundesagentur für Arbeit (BA) Regensburger Str. 104, Nürnberg, Telefon (0911) , Fax (0911) Presserechtlich verantwortlich: Eberhard Einsiedler (Vorsitzender) Redaktion: Michael Nitsch s zu ver.di-hpr-aktuell bitte an: ver.di-gruppe im Hauptpersonalrat der BA im Internet erreichbar unter: 7