SharePoint Foundation für Anwender. Dr. Benjamin S. Bergfort. 1. Ausgabe, November 2013

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1 SharePoint Foundation 2013 Dr. Benjamin S. Bergfort 1. Ausgabe, November 2013 für Anwender SHPAN2013

2 3 SharePoint Foundation 2013 für Anwender 3 SharePoint 2013 anwenden In diesem Kapitel erfahren Sie wie Sie Listen erstellen, bearbeiten und löschen wie Sie den Kalender verwenden wie Sie eine Kontaktliste erstellen und eine vcard exportieren wie Sie Aufgaben erstellen, bearbeiten, zuweisen und drucken wie Sie Umfragen und Diskussionsrunden erstellen wie Sie eine Wiki-Seite einrichten und einen Wiki-Artikel erstellen wie Sie Benachrichtigungen einrichten Voraussetzungen Mit der Navigation in SharePoint Foundation 2013 vertraut sein Mit dem Betriebssystem Windows 7 vertraut sein 3.1 Listen Listen in SharePoint Die Listen in SharePoint Foundation 2013 dienen zur strukturierten Darstellung aller benötigten Informationen in bestmöglicher Form. Die Informationen werden in Tabellenform gespeichert. Welche Listentypen gibt es? 16 HERDT-Verlag

3 SharePoint 2013 anwenden 3 Die Listen im Überblick Links Ankündigungen Kontakte Kalender Diskussionsrunde Höhergestufte Links Aufgaben Problemverfolgung Benutzerdefinierte Listen Benutzerdefinierte Liste in Datenblattansicht Umfrage Kalkulationstabelle importieren In dieser Liste können Sie wichtige und hilfreiche Webseiten verlinken. Über die Ankündigungen werden Kurzmitteilungen bereitgestellt. Bei den Kurzmitteilungen können Sie ein Ablaufdatum definieren, das dafür sorgt, dass die Kurzmitteilung nach dem Ablaufdatum automatisch ausgeblendet wird. In der Kontaktliste können Mitglieder-, Kunden- und Lieferantenkontakte gepflegt werden. Diese Liste können Sie mit Ihrem Outlook verknüpfen. Im Kalender werden Besprechungstermine und wichtige Ereignisse geplant. Sie haben auch hier wieder die Möglichkeit, den Kalender mit Ihrem Outlook zu verknüpfen. Die Diskussionsrunde können Sie mit einem Internetforum vergleichen. Hier werden Gruppen von Links in einem kachelartigen Layout angezeigt. Es können eigene Aufgaben oder Aufgaben des Teams erstellt werden. Diese Aufgaben können Sie mit Ihren Aufgaben in Outlook verknüpfen. Mit dieser Liste haben Sie die Möglichkeit, einen Vorgang zu analysieren. Durch die Bearbeitung und Kommentierung durch die Mitarbeiter kann ein Lösungsweg für ein Problem gefunden werden. Bei den benutzerdefinierten Listen handelt es sich um Listen, die Sie individuell gestalten können. Sie können z. B. eigene Eingabefelder und Spalten festlegen. Hier wird die benutzerdefinierte Liste in Form einer Kalkulationstabelle angezeigt. In Umfragen können Sie eine Befragung durchführen und die Ergebnisse anschließend grafisch darstellen. Kalkulationstabellen aus Excel können mithilfe dieser Liste in SharePoint angezeigt werden. Eine neue Liste erstellen Wollen Sie beispielsweise alle Informationen Ihres Lagerbestands strukturiert darstellen, können Sie eine neue Liste vom Typ Benutzerdefinierte Liste erstellen. Klicken Sie im Menüband rechts oben auf das Zahnrad. Wählen Sie den Menüpunkt App hinzufügen. Klicken Sie auf das Symbol Benutzerdefinierte Liste. Geben Sie im folgenden Dialogfenster einen Namen für Ihre Liste in das Feld Name ein. Klicken Sie auf Erstellen. Die Liste wird standardmäßig unter der Überschrift Zuletzt verwendete in der Schnellstartleiste angezeigt. HERDT-Verlag 17

4 3 SharePoint Foundation 2013 für Anwender Spalten hinzufügen und ändern Die erstellte Liste enthält standardmäßig nur eine Spalte (Titel). Im nächsten Schritt werden die Spalten oder auch Metadaten (vgl. Abschnitt 5.3) für die Liste definiert. Wählen Sie die Liste in der Schnellstartleiste aus. Öffnen Sie im Menüband das Register LISTE. Klicken Sie in der Funktionsgruppe Ansichten verwalten den Menüpunkt Spalte erstellen an. oder Klicken Sie auf Listeneinstellungen in der Funktionsgruppe Einstellungen. Auf der Website werden Ihnen alle Spalteninformationen angezeigt. Klicken Sie im mittleren Bereich der Website auf den Link Spalte erstellen, um eine neue Spalte hinzuzufügen. Geben Sie einen Spaltennamen an. Wählen Sie einen Spaltendatentyp aus. Weitere Informationen zu den Spaltentypen entnehmen Sie der nachfolgenden Tabelle. Um das Feld als Pflichtfeld zu deklarieren, können Sie das Optionsfeld Ja im Bereich Diese Spalte muss Informationen enthalten aktivieren. 18 HERDT-Verlag

5 SharePoint 2013 anwenden 3 Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Zur Standardansicht hinzufügen, um die Spalte in der Standardansicht beim Aufruf der Liste zu sehen. Klicken Sie, nachdem Sie alle Angaben gemacht haben, auf OK. Spaltenübersicht Eine Textzeile Mehrere Textzeilen Auswahl (Menü) Zahl (1/1,0/100) Währung ($,, ) Datum und Uhrzeit Nachschlagen (in Informationen, die sich bereits auf dieser Website befinden) Ja/Nein (Kontrollkästchen) Person und Gruppe Hyperlink oder Bild Berechnet Externe Daten Texteingabe mit einer Länge von max. 255 Zeichen Erweiterte Texteingabe, es sind bis zu 1000 Zeilen möglich. Zeigt ein Auswahlfeld: Drop-down-Menü, Optionsfeld (Option) oder Kontrollkästchen. Bei den Kontrollkästchen ist die Auswahl von mehreren Elementen möglich. Nur numerische Zeichen und Zahlenformatierungen sind erlaubt. Es können verschiedene Formatierungseinstellungen vorgenommen werden, z. B. automatisches Runden von Zahlen. Dieses Feld ähnelt dem Feld Zahl (1/1,0/100), nur mit dem Unterschied, dass die Formatierung angepasst ist und das Währungssymbol verwendet wird. Es können ein Datum und eine Uhrzeit angegeben werden. Ermöglicht eine Verknüpfung auf ein anderes Feld in einer anderen Liste auf derselben Webseite. Wird die Quellliste geändert, wird das Feld in der Nachschlagespalte automatisch angepasst. boolesches Eingabefeld, das nur Ja und Nein zulässt Eine Person oder eine Gruppe kann angegeben werden. Die Daten werden aus dem Active Directory bezogen. Eine URL kann als Hyperlink oder als Bild hinzugefügt werden. Es kann eine Formel hinterlegt werden, die z. B. aus Ertrag und Kosten den Gewinn berechnet und in dieser Spalte ausgibt. Ein Inhaltstyp/eine Spalte eines Metadatenspeichers (Business Data Connectivity) kann angegeben werden. Vordefinierte Spalten hinzufügen Wählen Sie die Liste in der Schnellstartleiste aus. Öffnen Sie im Menüband die Registerkarte LISTE. Klicken Sie auf Listeneinstellungen in der Funktionsgruppe Einstellungen. Klicken Sie auf den Link Aus vorhanden Websitespalten hinzufügen unter der Spaltenübersicht. Öffnen Sie das Drop-down-Menü und wählen Sie Kerndokumentspalten aus, damit im Auswahlfenster nicht mehr alle angezeigt werden. HERDT-Verlag 19

6 3 SharePoint Foundation 2013 für Anwender Wählen Sie im Auswahlfenster Kategorie aus und klicken Sie auf Hinzufügen. Ist die Option Zur Standardansicht hinzufügen aktiviert, wird die Spalte automatisch in der Standardansicht angezeigt. Klicken Sie auf OK, um die Spalte hinzuzufügen. Spalten nachträglich bearbeiten oder löschen Durch Anklicken der Spalten in der Listeneinstellungsübersicht können Sie diese nachträglich bearbeiten oder löschen. Die Spalten Titel, Erstellt von und Geändert von können nicht gelöscht werden. Diese Spalten können nur umbenannt werden. Wählen Sie die Liste in der Schnellstartleiste aus. Öffnen Sie im Menüband das Register LISTE. Klicken Sie auf Listeneinstellungen in der Funktionsgruppe Einstellungen. Klicken Sie auf den Titel in der Übersicht. Geben Sie einen neuen Namen ein und klicken Sie auf die Schaltfläche OK. Spalte "Titel" umbenennen Durch das Löschen einer Spalte werden alle enthaltenen Daten ebenfalls gelöscht. 20 HERDT-Verlag

7 SharePoint 2013 anwenden 3 Titel, Beschreibung und Navigation der Liste nachträglich ändern Öffnen Sie die Listeneinstellungen der Liste. Klicken Sie auf den Link Listenname, -beschreibung und -navigation im Bereich Allgemeine Einstellungen. Sie können zusätzlich eine Beschreibung hinzufügen. Die Anzeige der Liste in der Schnellstartleiste kann hier aktiviert und deaktiviert werden. Weitere Optionen Die Beschreibung wird Ihnen über die Informations- Schaltfläche neben dem Namen der Liste angezeigt. Die Beschreibung und die Navigationseinstellungen der Liste können Sie auch bereits beim Erstellen der Liste über den Link Erweiterte Optionen konfigurieren. Eine Liste löschen Wird eine Liste nicht mehr benötigt, kann diese mit ihrem gesamten Inhalt gelöscht werden. Öffnen Sie die Listeneinstellungen der Liste, die Sie löschen möchten. Klicken Sie auf den Link Liste löschen in der Gruppe Berechtigungen und Verwaltung. Bestätigen Sie die folgende Meldung mit OK, um die Liste in den Papierkorb zu bewegen. HERDT-Verlag 21

8 3 SharePoint Foundation 2013 für Anwender Eine Liste löschen, die nicht über die Schnellstartleiste angezeigt wird Um eine Liste zu löschen, die nicht in der Schnellstartleiste angezeigt wird, öffnen Sie im Menüband das Zahnrad. Wählen Sie den Menüeintrag Websiteeinstellungen. Wählen Sie im folgenden Dialogfenster in der Gruppe Websiteverwaltung den Link Websitebibliotheken und -listen. Wählen Sie die Liste aus, die Sie löschen möchten. Klicken Sie anschließend auf den Link Liste löschen in der Gruppe Berechtigungen und Verwaltung. Gelöschte Liste wiederherstellen Die gelöschten Listen können über die Papierkorb-Funktion wiederhergestellt werden. Der gesamte Inhalt der Liste wird ebenfalls wiederhergestellt. Klicken Sie auf den Link Websiteinhalte in der Schnellstartleiste. Klicken Sie auf den Link PAPIERKORB. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen der Liste, die Sie wiederherstellen möchten. Klicken Sie auf den Link Auswahl wiederherstellen Bestätigen Sie folgende Meldung mit OK. Standardmäßig wird eine wiederhergestellte Liste nicht mehr in der Schnellstartleiste angezeigt. Um die Liste wieder zur Schnellstartleiste hinzuzufügen, müssen Sie über die Listeneinstellungen die Navigation explizit aktivieren. Klicken Sie auf das Zahnrad im Menüband. Wählen Sie den Menüpunkt Websiteeinstellungen. Wählen Sie in der Gruppe Websiteverwaltung den Link Websitebibliotheken und -listen. Wählen Sie die Liste, deren Einstellungen Sie bearbeiten möchten. Klicken Sie auf den Link Listenname, -beschreibung und -navigation in der Gruppe Allgemeine Einstellungen. Aktivieren Sie unter 'Liste' in der Schnellstartleiste anzeigen? die Option Ja. Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern, um den Vorgang abzuschließen. Wie Sie der Liste Daten hinzufügen Klicken Sie im Menüband auf die Registerkarte ELEMENTE, um das Menü zu wechseln. Klicken Sie auf Neues Element in der Funktionsgruppe Neu, um die Eingabemaske zu öffnen. oder Klicken Sie auf Neues Element in der Listenansicht. 22 HERDT-Verlag

9 SharePoint 2013 anwenden 3 Geben Sie in der Eingabemaske die Daten ein und betätigen Sie anschließend Speichern. Pflichtfelder sind mit einem blauen Stern gekennzeichnet. 3.2 Kontakte Eine Kontaktliste erstellen Klicken Sie auf das Zahnrad im Menüband. Wählen Sie den Menüpunkt App hinzufügen aus. Suchen Sie die App Kontakte und klicken Sie auf das Symbol. Geben Sie einen Namen für die Liste ein. Klicken Sie auf Erstellen. Standardmäßig werden die Spalten wie in der nachfolgenden Abbildung gezeigt erstellt. Über die Listeneinstellungen können Sie diese bearbeiten. HERDT-Verlag 23

10 SharePoint 2013 anwenden 3 Es muss eine -Adresse in Ihrem Benutzerprofil hinterlegt sein. In SharePoint Foundation 2013 können Sie sich auch über Änderungen eines einzelnen Listenelements benachrichtigen lassen. Diese konfigurieren Sie im Menü des ausgewählten Elements. 3.9 Schnellübersicht Sie möchten eine Liste hinzufügen eine Spalte hinzufügen eine Liste löschen eine Wiki-Seite erstellen Benachrichtigungen aktivieren Link Listen, Link Erstellen, Liste auswählen Register Listentools - Liste, Schaltfläche Listeneinstellungen, Link Spalte hinzufügen Register Listentools - Liste, Schaltfläche Listeneinstellungen, Link Liste löschen Link Bibliotheken in der Schnellstartleiste, Link Erstellen, Eintrag Wiki- Seitenbibliothek Menüband, Anmeldemenü, Link Meine Einstellungen, Link Meine Benachrichtigungen 3.10 Übung Level Zeit ca. 20 min Übungsinhalte Mit Listen arbeiten Erstellen Sie eine beliebige Liste. Fügen Sie eine neue Spalte hinzu, die in der Standardansicht angezeigt werden soll. Aktivieren Sie ein zusätzliches Pflichtfeld. Schalten Sie die Benachrichtigung ein, sodass Sie über Änderungen der Liste benachrichtigt werden. Geben Sie mehrere Daten in die Liste ein. Erstellen Sie eine weitere Liste Ihrer Wahl. Fügen Sie der Liste Daten hinzu. Löschen Sie diese Liste und stellen Sie sie im Anschluss wieder her. HERDT-Verlag 37

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