INFOLOGIS AG EXZELLENT IN DER UMSETZUNG VON UNTERNEHMENSSTRATEGIEN. Aufbau einer Project Wiki

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1 INFOLOGIS AG EXZELLENT IN DER UMSETZUNG VON UNTERNEHMENSSTRATEGIEN. Aufbau einer Project Wiki

2 Allgemein Project WIKI Das optimale Know-How-Tool für Ihr Projekt. Wissen, Templates und Dokumente auf Knopfdruck. Ein Produkt der INFOLOGIS AG - 2 -

3 Allgemein Die vorliegende Anleitung beschreibt die Einrichtung einer auf Metadaten basierenden Dateiverwaltung auf Grundlage eines Online Sharepoint Servers (aus dem Office365-Paket). Die Dateiverwaltung ermöglicht einen einfachen Austausch von Dateien und Know-How. Durch die Verwendung von Metadaten können Dateien einem oder mehreren Sachgebieten zugeordnet werden. Hierdurch lässt sich zum einen die Dateiverwaltung automatisieren, indem der Speicherort einer Datei durch die vergebenen Metadaten bestimmt wird. Zum anderen verbessert es die Qualität der Dateisuche, wodurch die Anzahl potenzieller Suchergebnisse verringert wird. Auf den nächsten Folien befinden sich häufig verwendete Sharepoint Einstellungswebseiten. Die verwendeten Funktionen sind nummeriert und werden in den Anleitungen als Referenz eingesetzt um eine eindeutige Zuordnung zu ermöglichen

4 Definition - Hauptseite 7 1 6a Link Startseite Navigationsfeld und Unternehmensstichwörter Upload-Bereich Ablagebibliothek von hochgeladenen Dokumenten Ansicht der neuesten Dokumente Suchbereich nach Suchbegriffeingabe erfolgt Anzeige der entsprechenden Dokumente 7 Einstelllungen Menü 8 Websiteinhalte bearbeiten (siehe nächste Folien) 9 Websiteeinstellungen bearbeiten (siehe nächste Folien) - 4 -

5 Definition - Websiteinhalte 8a Link 8a Neue Webseite erstellen - 5 -

6 Definition - Websiteeinstellungen 9a 9b 9c Link 9a 9b 9c Websitefeatures verwalten / aktivieren Terminologiespeicherverwaltung Ergebnisquellen - 6 -

7 Schritt 1 Websitefeatures aktivieren Für die Durchführung der weiteren Anleitungsschritte muss sichergestellt werden das die benötigten Websitefeatures aktiviert sind. Um die benötigten Websitefeatures zu aktivieren muss vom Startbildschirm ausgehend über 7 der Punkt 9 angewählt werden. Dies führt zur Anzeige der Websiteeinstellungen in den der Punkt 9a Websitefeatures verwalten ausgewählt wird. Es wird eine Liste von zur Verfügung stehenden Features angezeigt

8 Schritt 1 Websitefeatures aktivieren Aus der angezeigten Liste müssen nun die folgenden Features aktiviert werden, insofern sie noch nicht aktiv sind. Alle weiteren Features sollten zunächst deaktiviert sein, um die Kompatibilität der Anleitungen sicherzustellen. Aktivierte Features: - Access-App - Ansicht für mobile Browser - Erste Schritte - Features von SharePoint Server-Standardwebsites - Features von Websites in SharePoint Server Enterprise - Folgeinhalt - Homepage der Wiki-Seite - Inhaltsorganisation - Inhaltstyp für Workflowaufgabe - Metadatennavigation und Filtern - Minimale Downloadstrategie - Teamzusammenarbeitslisten - Websitefeed - Website-Notizbuch Zurück zu Definition

9 Schritt 2 Metadaten anlegen Durch die Verwendung von Metadaten können einer Datei weitere Informationen über deren Inhalt oder Verwendungszweck hinzugefügt werden. Dies ermöglicht eine differenzierte Zuordnung einer Datei zu einem oder mehreren Sachgebieten. Diese Zuordnung verbessert die Übersicht über die Dateien und die Qualität der Dateisuche

10 Schritt 2 Metadaten anlegen Um die Metadaten zu definieren muss zunächst die Terminologiespeicherverwaltung 9b über die Websiteeinstellungen 9 aufgerufen werden. Je nach installierten Sprachpaketen kann die die Sprache unter 9b1 umgestellt werden. Die default Einstellung ist englisch. Um die Anleitung sprachlich einheitlich zu halten wird insofern möglich immer die deutsche Sprache verwendet. 9b1 9b3 9b2 Unter 9b2 Schlüsselwörter können die Tags angelegt werden, welche im Anschluss unter anderem für die Zuordnung von Dateien genutzt werden können. Dabei muss unter Punkt 9b3 sichergestellt werden das der Ausdruck für das Tagging verfügbar ist

11 Schritt 2 Metadaten anlegen Die Abgabebibliothek dient zum automatisierten einordnen neuer Dokumente in die Dokumentenstruktur. Der Vorteil der Abgabebibliothek liegt in einer Zeitersparnis für den Anwender, da dieser sich nicht mit der korrekten Einordnung der Dokumente beschäftigen muss. Das beschriebene Verfahren basiert auf der Verwendung von Metadaten, prinzipiell kann jedoch eine beliebige Dokumenteneigenschaft zur Sortierung genutzt werden. Bei der Verwendung von Metadaten ist es sinnvoll die Ordnerstruktur in welche die Dateien einsortiert werden sollen an den Metadaten zu orientieren. Die Zuordnung zu den Ordnern werden durch Regeln definiert, welche je nach vergebenen Metadaten angewandt werden

12 Schritt 3 - Abgabebibliothek einrichten Um eine neue Regel zu definieren muss der Punkt 9b in den Websiteeinstellungen ausgewählt werden. Es erscheint eine Übersicht über die aktuellen Regeln. Mit Punkt 9b1 kann eine neue Regeln hinzugefügt werden. 9b Zurück zu Definition

13 Schritt 3 - Abgabebibliothek einrichten Nachdem Punkt 9b1 ausgewählt wurde erscheint ein Formular F1 welches die Regeldefinition ermöglicht. -Das Feld F1a ordnet der Regel einen Namen zu um eine einfache Identifikation der Regel zu ermöglichen. Meist ist eine Benennung nach der verwendeten Dokumenteneigenschaften oder dem bestimmenden Speicherpfad sinnvoll. -Durch die Vergabe von Prioritäten unter F1b lässt sich für den Fall das mehrere Regeln zutreffen sind bestimmen welche der Regeln angewendet werden soll. F1b F1a - Unter F1c lässt sich die Regel auf einen Inhaltstyp (z.b. Bild, Dokument) beschränken F1c - Mit F1d kann die Regel auf weitere Eigenschaften (z.b. Titel, Datum der Erstellung) eingegrenzt werden. F1d -Unter F1e wird der Zielspeicherort der Dateien ausgewählt die der Regel entsprechen. F1e Zurück zu Definition

14 Schritt 4 - Suche anlegen und anpassen Um benötigte Dateien schnell aufzufinden wird in vielen Fällen eine Suchfunktion genutzt. Mit zunehmender Anzahl von Dokumenten steigt auch die Anzahl potenzieller Suchresultate. Um die Anzahl der Resultate möglichst gering zu halten ist eine individuelle Suchmaske erforderlich

15 Schritt 4 - Suche anlegen und anpassen Um eine individuelle Suche anzulegen muss vom Startbildschirm ausgehend über 7 der Punkt 9 Websiteinhalte ausgewählt werden. Anschließend kann über Punkt 8a eine neue Webseite angelegt werden. Es öffnet sich folgendes Eingabeformular: -Unter 8a1 werden Titel und eine optionale Beschreibung vergeben. Die Angaben ermöglichen bei Einsatz mehrere Suchseiten eine eindeutige Identifikation. 8a1 - Mit 8a2 lässt sich die Webadresse bestimmen unter der die Suche erreichbar ist. 8a2 - Unter ( 8a3 muss zunächst der Reiter Enterprise und im Anschluss das Unternehmenssuchcenter ausgewählt werden 8a3 -Mit Punk 8a4 lässt sich bestimmen ob die Navigation von der übergeordneten Seite übernommen werden soll Nach dem Bestätigen des Formulars wird das Unternehmenssuchcenter automatisch angelegt und ist unter der angegeben Adresse verfügbar. 8a4-15 -

16 Schritt 4 - Suche anlegen und anpassen Um die Suche für unternehmensspezifische Suchanfragen zu optimieren, muss nach Aufruf der Webseite durch Punkt 6a der Button 6a1 Bearbeiten angeklickt werden. Im weiteren wird die Anpassung der erweiterten Suche beschrieben. Die Aussagen sind übertragbar, insofern die benannten Elemente in der normalen Suche vorhanden sind. 6a 6a1-16 -

17 Schritt 4 - Suche anlegen und anpassen Um die Eigenschaften bearbeiten zu können muss auf 6a2 Webpart bearbeiten geklickt werden. Die Eigenschaften öffnen sich auf der rechten Seite. Die Eigenschaften sind in Reiter unterteilt. In dem Reiter Suchfeld lässt sich bestimmen welche Eingabefelder angeboten werden sollen. 6a2-17 -

18 Schritt 5 Ergebnisquellen definieren Um die Anzahl der Suchergebnisse zu verringern und somit die Qualität der Suche zu verbessern kann die Ergebnisquelle angepasst werden. Die Ergebnisquelle bestimmt in wo die Suche durchgeführt werden soll. Dazu müssen zunächst über 7 die 9 Websiteeinstellungen ausgewählt und anschließend auf den Menüpunkt 9c Ergebnisquellen geklickt werden. Es erscheint folgendes Fenster in dem mit 9c1 eine neue Ergebnisquelle anlegt wird. 9c1-18 -

19 Schritt 5 Ergebnisquellen definieren Um eine Ergebnisquelle zu definieren muss als erstes unter Punkt 9c2 ein Name vergeben werden. Danach kann unter 9c3 eine Abfrage bestimmt werden. Diese kann entweder direkt durch Eingabe eines Abfrageterms oder durch nutzen des Abfragegenerators definiert werden. In vielen Fällen empfiehlt sich die Verwendung des Abfragegenerators, da dieser neben einer Abfragegenerierung auch eine Testfunktion enthält. 9c2 9c3-19 -

20 Schritt 5 - Ergebnisquellen definieren Der Abfragegenerator besteht aus 3 Reitern. Der Grundlagenreiter ermöglicht das Einschränken der Ergebnisquellen nach Eigenschaften oder Stichworten. Durch einen klick auf Stichwortfilter/Eigenschaftsfilter hinzufügen wird die getroffene Auswahl der Abfrage hinzugefügt. Anschließend kann die Abfrage getestet werden indem die gültigen Ergebnisquellen in der Suchergebnisvorschau dargestellt werden. Der Sortierungsreiter ermöglich eine festgelegte Sortierung nach gewählten Eigenschaften. Durch die Definition mehrerer Sortierebenen können auch Dokumente mit teilweise gleichen Eigenschaften eindeutig sortiert werden. Der Testreiter bietet erweiterte Testmöglichkeiten. Durch Angabe eines Scopes und eines SearchTerms lassen sich Ergebnisse konkreter Suchanfragen simulieren

21 Ergebnisquelle als Default setzten

22 INFOLOGIS AG Baldestrasse München Telefon: +49 (0) Telefax: +49 (0) Web:

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