Von der Literaturverwaltung zur Dokumentenverwaltung

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1 Von der Literaturverwaltung zur Dokumentenverwaltung Literaturverwaltung erfasst Metadaten über ein Dokument Dokumentenverwaltung kümmert sich um die Dokumenten-Technologien Umsetzung meist in einem Dokumentmanagementsystem (DMS)

2 Dokument physischen h Träger von Informationen (Buchanan) Informationsträger mit festgelegter Information (Henzler) eine in sich abgeschlossenen Informationseinheit, deren Inhalt digital codiert und auf einem elektronischen Datenträger gespeichert ist, so dass er mittels eines Rechners genutzt werden kann (Endres und Fellner) eine aus mehreren Seiten* bestehende Information (Gulbins et al.) Beispiele: textuelle Dokumente (Word, OO, Webseiten) Bilder, Video, Audio

3 Aufgaben eines DMS Erfassung von Dokumenten (Rechner-extern vorliegend) Ablage, Speicherung in geeigneten Formaten Suchmöglichkeiten Darstellung auf Bildschirm, Ausdruck, Fax oder Verteilung von Dokumenten Workflowmanagement Administration der Ablagestrukturen und Benutzerrechte

4 Aufgaben eines DMS Bürokommunikation Groupware - Computer Supported Cooperative Work Datenbankunterstützung elektronische Archivierung Sicherung von Dokumentenbeständen

5 Dokumententechnologien Erzeugung: z. B. Textverarbeitung, , Textbausteinsysteme t t Erfassung: z. B. Scannen, Dateiimport, COLD Erschließung: z. B. Indizierung, Kategorisierung, Klassifikation, Registratur Verwaltung: z. B. Dokumentenmanagement, Enterprise-Content- Management, Datenbank, Dateisystem Aufbereitung: z. B. Konverter, OCR, PDF, Single Source Publishing Bereitstellung: z. B. Intranet, Portale, Webseiten, Druck, Elektronische Publikation, Output Management, Cross Media Publishing, Computer Output on Laserdisk Verteilung: z. B. Workflow, , Groupware, Business Process Management Sicherung: z. B. elektronische Signatur, Datensicherung Bewahrung: z. B. elektronische Archivierung, Information Lifecycle Management, Langzeitarchivierung

6 Anwendungen OpenSource DMS Alfresco KnowledgeTree jlibrary agorum core Kommerziell: Microsoft SharePoint

7 Vom Dokumentmanagementsystem zum Contentmanagementsystem

8 vom Dokumentenmanagement zum Contentmanagement DMS: Verwaltung von Dokumenten Contentmanagementsytem(CMS): Verwaltung von Inhalten meist webbasiert Erzeugungs- und Bearbeitungsmöglichkeiten (auch ohne HTML-Kenntnisse) meist serverseitig Z füh DMS d CMS E t i Zusammenführung von DMS und CMS zu Enterprise Content Management

9 CMS Warum? Historisch: eine Website wurde per Hand erstellt und aus einzelnen Webseiten zusammengesetzt. Webseite erstellen bedeutet: Kenntnisse vom Zusammenspiel von Softwarekomponenten HTML-Kenntnisse CSS-Kenntnisse u.u. Programmierkenntnisse Oft wird eine Website von verschiedenen Personen an verschiedenen Orten gepflegt

10 Grundlagen Motivation Vorteile eines Content-Management-Systems Verwaltung des Inhalts (Content) t) von Dokumenten (Webseiten) Gemeinschaftliche Erstellung von Inhalten Autoren müssen keine HTML/CSS-Kenntnisse haben Medienneutrale Datenhaltung Datenhaltung und -ausgabe unabhängig vom Ausgabegerät Zielgruppengerechte Darstellung von Inhalten Aggregation von Inhalten aus verschiedenen Quellen Vordefinierte Teile (Templates) einfach verwendbar Foren, Chats, Wikis Logbuch über Veränderungen, Zugriffe, Statistiken Modularer Aufbau und Erweiterbarkeit Benutzerabhängige Sicht auf Inhalte

11 Grundlagen: CMS allgemeiner Aufbau 1. Datenspeicher (Datenbank, Festplatten) Speicherung von Inhalt, Benutzerdaten, Logbuch, 2. CMS Software Übernimmt die dynamische Erzeugung von Webseiten 3. Webserver Koordiniert i die Anfragen an das CMS übernimmt die Übermittlung der generierten Webseiten Oft verwendeter Aufbau, CMS können abweichen Bspw. Aufbau ohne Datenbank

12 CMS Software Übersetzt Anfragen Af von Benutzern in Anfragen Af an die Datenquellen (Datenbank, Festplatte, Dokumente im Web, etc.) Erzeugt Webseiten dynamisch Zusammensetzung von Inhalt je nach Ausgabemedium Entsprechend Informationssuche u.u. aus verschiedenen Quellen Mit unterschiedlichen Inhalten Meist im Einsatz: PHP, Java, Python, Perl, Javascript

13 Client-Server Architektur

14 Datenbank System zur Verwaltung von Daten, eigentlich Datenbanksystem Besteht aus: Datenbankmangementsystem Datenbank Aufgaben: großer Datenmengen, effizient zu verwalten dauerhaft zu speichern Redundanz- und Wiederspruchsfreiheit zu gewähren Software läuft meist als Dienst Beispiele: Oracle, PostgreSQL, MySQL

15 Aufgaben eines CMS (gemeinsame) Erzeugung und Bearbeitung von Inhalten Publikation von Inhalten (im Web) Erzeugung eines kompletten Webauftritts Vorschaufunktion Bereitstellung von Templates und Themes Anpassung der Darstellung von Inhalten an die Zielgruppe Rechteverwaltung für BenutzerInnen (modulare) Erweiterbarkeit

16 Literatur Astrid Teichert / Thomas Stöber UB Augsburg: Webbasierte Literaturverwaltung neue Kooperationsformen und Anwendungsszenarien https://eldorado.tu- dortmund.de/bitstream/2003/25202/2/stoebert eichertliteraturverwaltung.pdf

17 Zusammenfassung Literaturverwaltung erfasst Metadaten Dokumentenverwaltung erfasst Dokumente Wissensmanagement Erschließung von Wissen

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