EFFEKTIVE TEAM-UND PROJEKTARBEIT MIT

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1 EFFEKTIVE TEAM-UND PROJEKTARBEIT MIT CENIT EIM IT-TAG TOBIAS KNOCHE JOACHIM MARTENS

2 AGENDA 1. ÜBERBLICK ALFRESCO 2. ANWENDUNGSFÄLLE 3. LÖSUNG LIVE PRÄSENTIERT 4. AUSBLICK PROJEKTARBEITSSITE COPYRIGHT CENIT AG //

3 COPYRIGHT CENIT AG //

4 AGENDA 1. ÜBERBLICK ALFRESCO 2. ANWENDUNGSFÄLLE 3. LÖSUNG LIVE PRÄSENTIERT 4. AUSBLICK PROJEKTARBEITSSITE COPYRIGHT CENIT AG //

5 HINTERGRUNDINFOS ZU KEY FACTS größter rein privater Open Source Anbieter der Welt Hauptsitz in Maidenhead, UK 2005 gegründet / ca. 300 Mitarbeiter 4 Mio. Downloads aus der Alfresco Community 7 Mio. Anwender verwalten 3,3 Mrd. Dokumente Kunden (Unternehmen ) in 180 Ländern DEPARTMENTAL UND ENTERPRISE PRODUKTE * ALS KOMMERZIELLE SOFTWARE mit kommerziellem Support und Erweiterungen für das Unternehmensumfeld (z.b. Cluster-Fähigkeit) * KEINE LIZENZKOSTEN, SONDERN LAUFENDE GEBÜHREN FÜR PFLEGE & SUPPORT (JÄHRLICHE SUBSKRIPTION) COPYRIGHT CENIT AG //

6 ALFRESCO ALS ECM-PLATTFORM COPYRIGHT CENIT AG //

7 AGENDA 1. ÜBERBLICK ALFRESCO 2. ANWENDUNGSFÄLLE 3. LÖSUNG LIVE PRÄSENTIERT 4. AUSBLICK PROJEKTARBEITSSITE COPYRIGHT CENIT AG //

8 ERFOLGREICHE PROJEKTE Projekte werden von Menschen bearbeitet Menschen arbeiten in Projekten als Team zusammen Die Teamarbeit/Projektarbeit funktioniert umso besser je besser Kommunikation und Zusammenarbeit organisiert sind Kommunikation und Zusammenarbeit basiert zum großen Teil auf Dokumenten wie Pläne, Listen, Tabellen, Berichten, Beschreibungen, Formularen, Organisation der Kommunikation & Zusammenarbeit dort wo die Projektbeteiligten Dokumente managen: im ECM System Alfresco s Kernfunktionalitäten sind Dokumentmanagement und Collaboration die Sie für erfolgreiche Projektarbeit nutzen CENIT Quelle: GPM und PA Consulting

9 ANWENDUNGSFÄLLE(1) Organisation & Kommunikation in Unternehmen und Projekten Nutzung von Sites als Team-/ Projektraum für die Zusammenarbeit Nutzung eines Systems statt verschiedenen Servern & persönliche Ordnern für alle Daten, Dokumente & Formate Eine ( Google like ) Suche für schnelles Finden / Erweiterte Suche für gezielteres Suchen Einfaches Finden von Experten / Kompetenzen / Ideen z.b. im Innovationsmanagement Konsolidierung / Finden von Ideen und Verbesserungsvorschlägen Transparenz des Ideenfindungsprozesses Nutzung von Blogs, Kommentaren zu Dokumenten, Einsatz von Ideen -Wikis, Verwendung von Rating- und Feedback-Mechanismen CENIT

10 ANWENDUNGSFÄLLE(2) Zugriff auf Ihre Daten überall & jederzeit Nutzung der freien Apps von Alfresco für ios-und Androidgeräte für den mobilen Zugriff auf Daten Bereitstellung von Daten über die Cloud Schnell und unkomplizierte Einbindung von Externen (Mitarbeiter, Partner, Kunden, Bewerber, ) Elektronische Workflows zur Optimierung der Zusammenarbeit Nutzung der vorkonfigurierten + leicht bedienbaren Workflows in Alfresco Einfache & mobile (Projekt-) Akten Schneller Zugang zu allen Dokumenten und Aufgaben einer Akte mit Alfresco Workdesk, Office Workdesk (aus Office heraus!) & Mobile Workdesk CENIT

11 AGENDA 1. ÜBERBLICK ALFRESCO 2. ANWENDUNGSFÄLLE 3. LÖSUNG LIVE PRÄSENTIERT 4. AUSBLICK PROJEKTARBEITSSITE COPYRIGHT CENIT AG //

12 STRUKTUR MIT ALFRESCO Ordnerstruktur Metadaten Kollaboration Volltext Titel Status Typ Erstellen Bearbeiten Kommentieren Liken SITE SITE SITE SITE SITE FIBU HR UNTERNEHMEN IT MARKETING COPYRIGHT CENIT AG //

13 CENIT IT-Tag ALFRESCO SITES Datenlisten Bibliothek SITE Dashboard Forum Juni Forum Blog Juni 14 Kalender Bibliothek News 14 CENIT IT-Tag Kalender Blog COPYRIGHT CENIT AG //

14 ANWENDUNGSSZENARIO FREIGABEPROZESS Archiv Status=QS Status=Final COPYRIGHT CENIT AG //

15 AGENDA 1. ÜBERBLICK ALFRESCO 2. ANWENDUNGSFÄLLE 3. LÖSUNG LIVE PRÄSENTIERT 4. AUSBLICK PROJEKTARBEITSSITE COPYRIGHT CENIT AG //

16 AUSBLICK PROJEKTARBEITSSITE Abbildung, Kontrolle und Steuerung von Aufgaben: Import der Aufgaben, z.b. aus csv um Datenpflege auch über z.b. Excel oder anderen Tools zu ermöglichen Abbildung der Aufgaben im Projekt als Aufgabenliste Zeitmanagement: Aufgabenlisten enthalten Meilensteine Projektsteuerung: Meilensteine werden im Projektkalender angezeigt CENIT

17 AUSBLICK PROJEKTARBEITSSITE Abbildung, Kontrolle und Steuerung von Aufgaben: Projektkontrolle: Verpasste Meilensteine in einem eigenen Bereich angezeigt Aktivitätenplanung: Mit Erstellung einer Aufgabe in der Aufgabenliste ist die Zustellung der Aufgabe an Bearbeiter über Workflow möglich (Optional mit Benachrichtigung) - bzw. vice versa: Update der Aufgabenliste nach Abarbeitung eines Workflows Fortschrittsüberwachung: Erstellen von Aufgaben, Änderung des Bearbeiters ist im Aufgabenliste + Activity-Stream (Dashlet) ersichtlich CENIT

18 AUSBLICK PROJEKTARBEITSSITE Projektmailingliste, die s mit Anlagen für das komplette Projektteam zentral im DMS vorhält CENIT

19 COPYRIGHT CENIT AG //

20 WIE GEHT S WO WEITER. COPYRIGHT CENIT AG //

21 VIELEN DANK! TOBIAS KNOCHE Vertriebsleitung ECM +49 (2102) CENIT AG Industriestraße D Stuttgart JOACHIM MARTENS Account Manager Alfresco +49 (711) CENIT AG Industriestraße D Stuttgart COPYRIGHT CENIT AG //

22 PRÄS Präs: 1. Einleitung Dining Alfresco (Bild), im Anschluss gehen wir gemeinsam Dining a la Alfresco 2. Alfresco in einer/ zwei Folie vorstellen: Firma 3. Plattform / Übersicht grober Funktionsumfang (Input Mgt., Archiv, ) Cloud mit einbauen 4. Use Cases: Eine Seite 5. Lösung: Share als Webclient kostenfrei dabei, schnell für Projektarbeit, Dokverwaltung in Organisationen bis zu Intranets mit kleinen Anpassungen, Konfigurationen angepasst, somit sind schnell Erfolge zu erzielen: Struktur für Projekte und Organisation über Sites und Dokumente (über Sites und Ordnerstrukturen) 6. DEMO 7. Ausblick: Ideen für Projektsite z.b. Postkorb für Projekt s, Aufgabenverwaltung mit WFs, Akten AWD, OWD, bis Intranetfrontend COPYRIGHT CENIT AG //

23 DEMO Login Dashboard Site (Normale Site, Dashboard, public - private,..) Site für IT Tag: Team/Projektsite, Navigation zeigen wie auf Projektsite auch vorhanden, publizieren (Streams, RSS, ) Dokbibliothek: mit IT Tag Ordnerstruktur und Dokumenten (MOSS offen), Ordnerstrukturen, die neu anlegbar sind Folie: Dok erstellen + in Alfresco ablegen (Sharepoint Connector, Office Integration) Live: Ppt erstellen + in Alfresco ablegen (Sharepoint Connector, Office Integration) Folie: Anwendungsszenario Freigabeprozess Live: Suche nach Dok (Marketingdok) Workflow: Freigabe von Marketingfolien Regelwerk zeigen (ppt nach pdf und verschieben in Kundenordner, der automatisch in Cloud gesynct wird, ablegen) Wer ist interessiert, bekommt Einladung (per ) und kann auf Cloud, auch über App, zugreifen + Präs (als pdf) herunterladen COPYRIGHT CENIT AG //

EFFEKTIVE TEAM-UND PROJEKTARBEIT MIT

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