TeamR oom Anwenderhandbuch

Transkript

1 TeamR oom Anwenderhandbuch

2 Inhaltsverzeichnis Zugang zu TeamR oom anfordern... 1 Zugriff auf eine S eite in TeamR oom anfordern... 2 R ollen und R echte... 3 Mitglieder... 4 Achtung: Benutzer mit der Rolle eines TeamRoom Mitgliedes... 4 Navigation auf der Startseite... 5 Gruppen mit Zugang zur Seite ansehen... 6 Personen mit Zugang zur Seite ansehen... 7 Bilder zu Ihrem Profil hinzufügen... 8 Benachrichtigungen festlegen... 9 Arbeiten mit Dokumenten und Archiven Neues Dokument hochladen...10 Neuen Ordner anlegen...11 Bilderarchiv anlegen...13 Dokument löschen...15 Zurückspeichern einer früheren Version...16 Bilder in ein Archiv hochladen...18 Ordner löschen...19 Dokument sperren...20 Dokument freigeben...21 Arbeiten mit Listen Kalenderereignis anlegen...22 Neuen Link anlegen...24 Neue Aufgabe anlegen...25 Bekanntmachung erstellen...26 Kalenderereignis bearbeiten...28 Link bearbeiten...29 Aufgabe bearbeiten...30 Bekanntmachung bearbeiten...31 Anzeigedauer einer Bekanntmachung begrenzen...32 Link entfernen...33 Arbeiten mit Wikis Wiki ansehen...34 Neue Wiki-Seiten anlegen...35 Bestehendes Wiki bearbeiten...37 Links zu anderen Wiki-Seiten herstellen...38 Bilder zu einem Wiki hinzufügen...39 Wiki-Seite freigeben/sperren...40 Frühere Version Ihres Wiki zurückspeichern...41 Ansehen von eingehenden Links...42 Letzte Änderungen an Ihrem Wiki ansehen...43 Frühere Versionen Ihres Wiki ansehen...44 Blogs Blog anzeigen...45 Einträge in einem Blog anzeigen...46 Eintrag zu einem Blog hinzufügen...47 Ihren Blog-Eintrag bearbeiten...48 Arbeiten mit Diskussionen Diskussion/Antwort anzeigen...49 Diskussion/Antwort beantworten...50 Diskussionsforum anlegen...51 Diskussion zu einem Diskussionsforum hinzufügen...53 Diskussion bearbeiten...55 ii

3 Inhaltsverzeichnis Diskussion löschen...56 S eiteneigentümer Achtung: Benutzer mit der Rolle Seiteneigentümer / Administrator Seitenverwaltung Übersicht Benachrichtigungen verwalten Bildschirm Alle Seiteninhalte ansehen Seiteneigentümerbericht anzeigen Seite erstellen und verwalten Kommunikation, Tracking und individuelle Listen hinzufügen...63 Web Part hinzufügen...64 Benachrichtigung für einen anderen Benutzer aufheben...65 Seite umbenennen...66 Seite erstellen...68 Seite löschen...69 Zugangsanforderungen verwalten...71 Anforderungen zum Zugang zu Ihrer Seite verwalten...72 Web Part ändern...73 Spalten in einer Ansicht ändern...75 Archive erstellen und verwalten Definition der Archivtypen...76 Mit Archiven arbeiten...77 Archiv erstellen...79 Archiv löschen...80 Elemente dauerhaft aus dem System löschen...82 Aus dem Papierkorb zurück speichern...83 Wikis erstellen und verwalten Team Wiki erstellen...84 Erstellen einer Wiki Homepage für Ihr Team (als Archiv)...85 Erstellen einer Wiki Homepage für Ihr Team (als Wiki-Seite)...87 Team Wiki aus dem Schnellstart-Menü löschen...88 Wiki löschen...89 Wiki im Schnellstart-Menü verschieben...90 Personen und Gruppen verwalten Alle Benutzer und Gruppen ansehen und verwalten...93 Benutzer / Gruppen zu einer Gruppe oder Seite hinzufügen...94 Neue Gruppen anlegen...96 Benutzer aus einer Gruppe löschen an Benutzer oder Gruppen versenden Bestehende Gruppen festlegen, die auf Ihre Seite zugreifen können Verwalten von Rechten Rechte auf Seitenebene konfigurieren Übernehmen der Seitenrechte von der übergeordneten Seite Rechte auf Dokumentarchivebene konfigurieren Verwalten von Rechten an einem Dokument Verwalten von Gruppenrechten Schnellstartmenü verwalten Neue Kategorie zum Schnellstart-Menü hinzufügen Neuen Link zu einer Kategorie im Schnellstart-Menü hinzufügen Element aus dem Schnellstart-Menü löschen Element im Schnellstart-Menü verschieben Umfragen Umfrage erstellen Grafische Übersicht einer Umfrage anzeigen Sämtliche Antworten einer Umfrage anzeigen Konfigurieren der erweiterten Einstellungen für Umfragen Anhang A: Web Part ändern iii

4 TeamRoom Anwenderhandbuch Glossar iv

5 ZUGANG ZU T EAMR OOM ANFORDERN 1. Melden Sie sich in Ihrem Portal an. 2. Klicken Sie auf den Link Adminis tration Tools. Wo befindet sich der Link Administration Tools? Wenn Sie an der Hauptseite des Portals angemeldet sind, blättern Sie in der linken Spalte nach unten, bis Sie die Option Administration Tools finden. (Dieser Link befindet sich auf dem Portal und nicht innerhalb von TeamRoom): 3. Fordern Sie innerhalb des Administration Tools das TeamRoom Service Package an. 4. Ihr Administrator muss Ihre Anforderung genehmigen. Sie erhalten per eine entsprechende Benachrichtigung. 5. Der TeamRoom Link erscheint dann in der Liste der Anwendungen in Ihrem Portal. Durch Anklicken des Links können Sie die TeamRoom Anwendung aufrufen. HINWEIS: Ihr Administrator muss nicht nur Ihre Zugangsanforderung zu TeamRoom genehmigen, sondern auch Ihre Profilinformation in der TeamRoom Anwendung hinterlegen. Falls Sie den TeamRoom Link in Ihrer Anwendungsliste klicken und Ihr Administrator hat Ihr Profil noch nicht eingetragen, so erhalten Sie eine Fehlermeldung. Sie haben erfolgreich Zugang zu TeamRoom angefordert. 1

6 ZUGRIFF AUF EINE S E ITE IN T EAMR OOM ANFORDERN Diese Option ist nur dann verfügbar, wenn der Seiteneigentümer festgelegt hat, dass der Seitentitel auf der Seite angezeigt wird. 1. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Willkommen <Ihr Name>. Wo befindet sich das Dropdown-Menü Welcome <Your Name>? Es befindet sich bei jedem Bildschirm in der rechten oberen Ecke: 2. Klicken Sie auf Request Access (Zugriff anfordern). Es wird ein Formular angezeigt. 3. Genen Sie die geforderten Daten bezüglich der Seite, auf die Sie Zugriff anfordern möchten. 4. Klicken Sie auf OK. Die Anforderung wird per an den Administrator der Seite geschickt. Sie haben erfolgreich Zugriff auf eine Seite angefordert. 2

7 R OLLE N UND R E CHTE Innerhalb von TeamRoom werden Benutzern und Gruppen bestimmte Rollen und Rechte zugewiesen. Diese sind standardmäßig wie folgt eingeteilt: Rolle Rechte Definition Besucher Nur lesen Kann Elemente ansehen Mitglied Seiten- Eigentümer Lesen und schreiben Alle Rechte Kann Elemente ansehen, hinzufügen, aktualisieren und löschen Hat vollständige Kontrolle über die Seite, einschl. Verwaltung von: Benutzer- / Gruppenzugang und -rechten alle Archive dieser Seite Seitenlayout und -einrichtung Ihr firmeneigener Administrator hat möglicherweise diese Rechte und Rollen verändert. Daher soll die vorstehende Tabelle lediglich einen allgemeinen Überblick bieten. 3

8 MITGLIEDER Achtung: Benutzer mit der Rolle eines TeamRoom Mitgliedes Die Möglichkeit zur Nutzung bestimmter Funktionen von TeamRoom ist abhängig von Ihrer Rolle. Diese Benutzerrollen, einschließlich der eines TeamRoom Mitgliedes, können auf unterschiedlichen Wegen konfiguriert werden. Dieses Hilfesystem entstand auf Basis der am häufigsten verwendeten Konfiguration der Mitglied-Rolle. Da jedoch TeamRoom eine Menge von Anpassungsmöglichkeiten bietet, kann es vorkommen, dass die Ihnen möglichen Funktionen in diesem Hilfesystem nicht beschrieben sind. Bitte wenden Sie sich in diesem Fall an den Eigentümer/Administrator der TeamRoom Seite. 4

9 Mitglieder Navigation auf der Startseite 1. Navigationsmenü - beinhaltet Dokumente, Listen, Diskussionen und Papierkorb. 2. Aktueller Pfad gibt an, wo Sie sich innerhalb der Seite gerade befinden, sowie das Navigationsmenü. Klicken Sie auf die Elemente in diesem Pfad, um sich vorwärts/rückwärts zu bewegen. 3. Bekanntmachungen und Kalender für Ihr Team hier können Sie Mitteilungen bezüglich der Benutzer dieser Seite lesen oder hinzufügen und einen Kalender mit Ereignissen für die Benutzer dieser Seite ansehen. Der Kalender und die Aufgabenliste in dieser TeamRoom Anwendung werden nicht mit anderen Kalender- oder Aufgabenlisten auf Ihrem Rechner synchronisiert. 4. Links hier können Sie Links zu anderen Benutzern dieser Seite ansehen oder hinzufügen. 5

10 TeamRoom Anwenderhandbuch Gruppen mit Zugang zur Seite ansehen 1. Klicken Sie im Quick Launch Menü Gruppen). auf People and Groups (Personen und Wo befindet sich das Schnellstart-Menü? Das Schnellstart-Menü befindet sich meist auf der linken Seite des Bildschirms, wie nachstehend gezeigt: 2. Klicken Sie auf Groups (Gruppen). Es wird eine Liste mit allen Gruppen von Personen angezeigt, die Zugang zu dieser Seite besitzen. Sie haben erfolgreich Gruppen mit Zugang zu Ihrer Seite angesehen. 6

11 Mitglieder Personen mit Zugang zur Seite ansehen 1. Klicken Sie im Quick Launch Menü Gruppen). auf People and Groups (Personen und Wo befindet sich das Schnellstart-Menü? Das Schnellstart-Menü befindet sich meist auf der linken Seite des Bildschirms, wie nachstehend gezeigt: 2. Klicken Sie auf All People (Alle Personen). Es wird eine Liste mit allen Personen angezeigt, die Zugang zu dieser Seite besitzen. Sie haben erfolgreich Personen mit Zugang zu Ihrer Seite angesehen. 7

12 TeamRoom Anwenderhandbuch Bilder zu Ihrem Profil hinzufügen 1. Navigieren Sie zu dem in Ihrer Picture Library (Bildarchiv) gespeicherten Bild. 2. Klicken Sie auf das Bild. Das Bild wird in einem neuen Fenster angezeigt. 3. Kopieren Sie die gesamte URL des neuen Fensters, in dem das Bild angezeigt wird. 4. Klicken Sie im Quick Launch Menü auf All People (Alle Profile). Wo befindet sich das Schnellstart-Menü? Das Schnellstart-Menü befindet sich meist auf der linken Seite des Bildschirms, wie nachstehend gezeigt: 5. Navigieren Sie zu Ihrem Profil und klicken Sie auf Ihren Namen. 6. Klicken Sie auf Edit Item (Element bearbeiten). 7. Fügen Sie die kopierte URL in das Addressfeld des Bildes ein. 8. Klicken Sie auf OK. Bilder in Profilen sind auf eine Größe von 62x62 Pixel begrenzt. Entspricht Ihr Bild nicht dieser Größe, so kann es ggf. verzerrt dargestellt werden. Sie haben erfolgreich ein Bild zu Ihrem Profil hinzugefügt. 8

13 Mitglieder Benachrichtigungen festlegen Sie können Benachrichtigungen entweder auf der obersten Ebene festlegen, z.b. "alle Dokumente", oder auf Elementebene. Wenn Sie z.b. jedesmal eine Benachrichtigung erhalten möchten, wenn ein bestimmtes Dokument geändert wird, so können Sie dies über die Funktion Benachrichtigungen festlegen. Alternativ ist es auch möglich sich stets dann benachrichtigen zu lassen, wenn bei irgendeinem Element im gesamten Dokumentenarchiv irgendeine Handlung ausgeführt wird. 1. Navigieren Sie zu dem Element, für das Sie eine Benachrichtigung einstellen möchten. (Wenn Sie z.b. bei Listen benachrichtigt werden möchten, so klicken Sie auf Listen). 2. Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil rechts neben dem Namen des Link. Wo befindet sich der Dropdown-Pfeil? Der Pfeil erscheint rechts neben dem Namen des Elementes, wenn Sie den Mauszeiger über das Element ziehen. 3. Klicken Sie im angezeigten Menü auf Alert Me (Benachrichtigen). 4. Wählen Sie die gewünschte Schaltfläche für den Typ und die Häufigkeit der Benachrichtigung. 5. Klicken Sie auf OK. Sie haben erfolgreich Benachrichtigungen festgelegt. 9

14 TeamRoom Anwenderhandbuch Arbeiten mit Dokumenten und Archiven Neues Dokument hochladen 1. Klicken Sie im Quick Launch Menü auf eine Document Library. Wo befindet sich das Schnellstart-Menü? Das Schnellstart-Menü befindet sich meist auf der linken Seite des Bildschirms, wie nachstehend gezeigt: 2. Navigieren Sie zu dem Ordner, in den Sie das Dokument hochladen möchten. 3. Klicken Sie im Upload Menü auf Upload Document (Dokument hochladen). Wo befindet sich das Menü Upload? Das Menü Upload befindet sich in der Symbolleiste der Seite, auf die Sie entsprechenden Zugriff besitzen: 4. Klicken Sie auf Browse (Suchen) und wählen Sie die hochzuladende Datei. 5. Alternativ können Sie bei Bedarf Kommentare einfügen. 6. Klicken Sie auf OK. 7. Klicken Sie auf Check In (Freigeben). Sie haben erfolgreich ein neues Dokument hochgeladen. 10

15 Mitglieder Neuen Ordner anlegen 1. Klicken Sie im Quick Launch Menü auf eine Document Library. Wo befindet sich das Schnellstart-Menü? Das Schnellstart-Menü befindet sich meist auf der linken Seite des Bildschirms, wie nachstehend gezeigt: 2. Klicken Sie in der Menüoption New (Neu) New Folder (Neuer Ordner). Wo befindet sich das Menü Neu? Das Menu Menü befindet sich oben links in der Symbolleiste: 3. Geben Sie den Namen des neuen Ordners ein. Alle Benutzer Ihrer Seite können den neuen Ordner jetzt sehen. 4. Klicken Sie auf OK. Sie haben erfolgreich einen neuen Ordner angelegt. 11

16 TeamRoom Anwenderhandbuch 12

17 Mitglieder B ilderarchiv anlegen 1. Klicken Sie im Dropdown-Menü S ite Actions auf Create (Anlegen). Wo befindet sich das Dropdown-Menü Site Actions? In der rechten oberen Ecke des Bildschirms befindet sich das Menü Site Actions unterhalb Ihres Benutzernamens. 2. Klicken Sie in der Spalte Libraries auf Picture Library (Bilderarchiv). 3. Geben Sie den Namen und eine Beschreibung des Bilderarchivs ein. 4. Aktivieren Sie Schaltfläche yes/no um festzulegen, ob dieses Archiv im Quick Launch menu aufgeführt werden soll. Wo befindet sich das Schnellstart-Menü? Das Schnellstart-Menü befindet sich meist auf der linken Seite des Bildschirms, wie nachstehend gezeigt: 5. Aktivieren Sie Schaltfläche yes/no um festzulegen, ob für dieses Archiv Versionen vergeben werden sollen. 6. Klicken Sie auf Create (Anlegen). 13

18 TeamRoom Anwenderhandbuch Sie haben erfolgreich ein Bilderarchiv angelegt. Falls Sie jetzt Bilder in Ihr Archiv einfügen möchten, gehen Sie gemäß Beschreibung im Abschnitt Bilder in ein Archiv laden vor. 14

19 Mitglieder Dokument lös chen 1. Klicken Sie im Quick Launch Menü auf eine Document Library. Wo befindet sich das Schnellstart-Menü? Das Schnellstart-Menü befindet sich meist auf der linken Seite des Bildschirms, wie nachstehend gezeigt: 2. Navigieren Sie zu dem Dokument, das Sie löschen möchten. 3. Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil rechts neben dem Element. Wo befindet sich der Dropdown-Pfeil? Der Pfeil erscheint rechts neben dem Namen des Elementes, wenn Sie den Mauszeiger über das Element ziehen. 4. Klicken Sie auf Delete (Löschen). 5. Alternativ können Sie Kommentare eingeben. 6. Bestätigen Sie den Löschvorgang mit OK. Sie haben erfolgreich ein Dokument gelöscht. 15

20 TeamRoom Anwenderhandbuch Zurücks peichern einer früheren Vers ion 1. Klicken Sie im Quick Launch Menü auf eine Document Library. Wo befindet sich das Schnellstart-Menü? Das Schnellstart-Menü befindet sich meist auf der linken Seite des Bildschirms, wie nachstehend gezeigt: 2. Navigieren Sie zu dem Dokument, das Sie zurückspeichern möchten und klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil rechts neben dem Dateinamen. Wo befindet sich der Dropdown-Pfeil? Der Pfeil erscheint rechts neben dem Namen des Elementes, wenn Sie den Mauszeiger über das Element ziehen. 3. Klicken Sie auf Version History (Versionsgeschichte). 4. Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil rechts neben der Version, die Sie zurückspeichern möchten. Wo befindet sich der Dropdown-Pfeil? Der Pfeil erscheint rechts neben dem Namen des Elementes, wenn Sie den Mauszeiger über das Element ziehen. 5. Klicken Sie im geöffneten Dropdown-Menü auf Restore. 16

21 Mitglieder 6. Klicken Sie auf OK. Sie haben erfolgreich eine frühere Version zurück gespeichert. 17

22 TeamRoom Anwenderhandbuch B ilder in ein Archiv hochladen 1. Klicken Sie im Quick Launch Menü auf Ihre Picture Library. (Falls noch kein Bilderarchiv existiert, lesen Sie weiter im Abschnitt Bilderarchiv anlegen dieses Hilfesystems.). Wo befindet sich das Schnellstart-Menü? Das Schnellstart-Menü befindet sich meist auf der linken Seite des Bildschirms, wie nachstehend gezeigt: 2. Navigieren Sie zu dem Ordner (sofern zutreffend), in den Sie ein Bild hochladen möchten. 3. Klicken Sie auf Upload (Hochladen). 4. Wählen Sie das Bild, das Sie hochladen möchten. 5. Klicken Sie auf OK. Ein Fenster mit den Eigenschaften wird angezeigt. 6. Geben Sie bei Bedarf alternativ Einzelheiten der Eigenschaften ein. 7. Klicken Sie auf OK. Sie haben erfolgreich Bilder in ein Archiv hochgeladen. 18

23 Mitglieder Ordner lös chen 1. Klicken Sie im Quick Launch Menü auf das Archiv, in dem sich der betreffende Ordner befindet. Wo befindet sich das Schnellstart-Menü? Das Schnellstart-Menü befindet sich meist auf der linken Seite des Bildschirms, wie nachstehend gezeigt: 2. Navigieren Sie zu dem zu löschenden Ordner. 3. Klicken vom Dropdown-Pfeil rechts neben dem Ordner aus auf Delete (Löschen). Wo befindet sich der Dropdown-Pfeil? Der Pfeil erscheint rechts neben dem Namen des Elementes, wenn Sie den Mauszeiger über das Element ziehen. HINWEIS: Der Ordner und alle Dokumente in diesem Ordner werden gelöscht. 4. Klicken Sie in dem Bestätigungsfenster auf OK. Sie haben erfolgreich einen Ordner gelöscht. 19

24 TeamRoom Anwenderhandbuch Dokument sperren 1. Klicken Sie im Quick Launch Menü auf eine Document Library. Wo befindet sich das Schnellstart-Menü? Das Schnellstart-Menü befindet sich meist auf der linken Seite des Bildschirms, wie nachstehend gezeigt: 2. Navigieren Sie zu dem Dokument, das Sie sperren möchten. 3. Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil rechts neben dem Element (wie in Beispiel 4 gezeigt). Wo befindet sich der Dropdown-Pfeil? Der Pfeil erscheint rechts neben dem Namen des Elementes, wenn Sie den Mauszeiger über das Element ziehen. 4. Klicken Sie auf Check Out (Sperren). Dadurch wird die Datei gesperrt. 5. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Dateinamen und speichern Sie die Datei in Ihrem Arbeitsplatz. 6. Ändern Sie die Datei wie gewünscht und speichern Sie die Datei. Durch dieses Sperren der Datei wird verhindert, dass andere Benutzer neue Versionen dieser Datei hochladen. Sie haben erfolgreich ein Dokument gesperrt. 20

25 Mitglieder Dokument freigeben 1. Klicken Sie im Quick Launch Menü auf eine Document Library. Wo befindet sich das Schnellstart-Menü? Das Schnellstart-Menü befindet sich meist auf der linken Seite des Bildschirms, wie nachstehend gezeigt: 2. Navigieren Sie zu dem Dokument, das Sie freigeben möchten. 3. Klicken Sie bei dem betreffenden Dokument auf Upload Document (Dokument hochladen). 4. Klicken Sie auf Browse (Suchen) und wählen Sie die hochzuladende Datei. 5. Alternativ können Sie Kommentare hinzufügen. 6. Klicken Sie auf OK. 7. Klicken Sie auf Check In (Freigeben). Sie haben erfolgreich ein Dokument freigegeben. 21

26 TeamRoom Anwenderhandbuch Arbeiten mit Listen K alenderereignis anlegen 1. Klicken Sie im Quick Launch Menü auf Lists (Listen). Wo befindet sich das Schnellstart-Menü? Das Schnellstart-Menü befindet sich meist auf der linken Seite des Bildschirms, wie nachstehend gezeigt: 2. Klicken Sie auf Calendar (Kalender). 3. Klicken Sie im Dropdown-Menü New (Neu) auf New Item (Neues Ereignis). Wo befindet sich das Menü Neu? Das Menü Neu befindet sich in der Symbolleiste der Seite, auf die Sie entsprechenden Zugriff besitzen: 4. Geben Sie die erforderlichen Daten für das Ereignis ein. 5. Alternativ können Sie nach Anklicken von Attach File (Datei anhängen) eine Datei zum Ereignis anfügen. 6. Klicken Sie auf OK. 22

27 Mitglieder Die in TeamRoom aufgeführten Kalenderereignisse für Ihr Team dienen nur zur Information. Diese Ereignisse werden nicht mit anderen Kalenderanwendungen Ihres Systems synchronisiert (z.b. Outlook, Lotus Notes, etc.). Sie haben erfolgreich ein Kalenderereignis angelegt, das alle Benutzer Ihrer Seite einsehen können. 23

28 TeamRoom Anwenderhandbuch Neuen Link anlegen 1. Klicken Sie im Quick Launch Menü auf Lists (Listen). Wo befindet sich das Schnellstart-Menü? Das Schnellstart-Menü befindet sich meist auf der linken Seite des Bildschirms, wie nachstehend gezeigt: 2. Klicken Sie auf Links. 3. Klicken Sie auf New (Neu). 4. Geben Sie die URL für den Link ein. 5. Alternativ können Sie eine Beschreibung der Seite eingeben. 6. Alternativ können Sie Hinweise für Ihr Team bezüglich dieses Links eingeben. 7. Klicken Sie auf OK. Sie haben erfolgreich einen neuen Link angelegt. 24

29 Mitglieder Neue Aufgabe anlegen 1. Klicken Sie im Quick Launch Menü auf Lists (Listen). Wo befindet sich das Schnellstart-Menü? Das Schnellstart-Menü befindet sich meist auf der linken Seite des Bildschirms, wie nachstehend gezeigt: 2. Klicken Sie auf Tasks (Aufgaben). 3. Klicken Sie auf New (Neu). 4. Geben Sie den Titel der neuen Aufgabe und ggf. weitere Informationen ein. 5. Falls Sie diese Aufgabe einem Benutzer zuweisen möchten, so klicken Sie auf das Symbol im Feld Assigned To (Zugewiesen an), und suchen Sie den gewünschten Benutzer über seinen Vor- oder Nachnamen. 6. Klicken Sie auf OK. Die im TeamRoom aufgeführten Aufgaben für Ihr Team dienen nur zur Information. Diese Ereignisse werden nicht mit anderen Kalenderanwendungen Ihres Systems synchronisiert (z.b. Outlook, Project, etc.) Sie haben erfolgreich eine neue Aufgabe angelegt. 25

30 TeamRoom Anwenderhandbuch Bekanntmachung ers tellen 1. Klicken Sie im Quick Launch Menü auf Lists (Listen). Wo befindet sich das Schnellstart-Menü? Das Schnellstart-Menü befindet sich meist auf der linken Seite des Bildschirms, wie nachstehend gezeigt: 2. Klicken Sie auf Announcements (Bekanntmachungen). 3. Klicken Sie im Dropdown-Menü New (Neu) auf New Item (Neues Element). Wo befindet sich das Menü Neu? Das Menü Neu befindet sich in der Symbolleiste der Seite, auf die Sie entsprechenden Zugriff besitzen: 4. Geben Sie den Titel der Bekanntmachung ein. 5. Alternativ können Sie den Text (Körper) der Bekanntmachung eingeben. 6. Alternativ können Sie über das Kalender-Symbol ein Ablaufdatum für diese Bekanntmachung eingeben. An diesem Datum wird die Bekanntmachung später von der Seite entfernt. 26

31 Mitglieder 7. Klicken Sie alternativ auf Attach File (Datei anhängen) und wählen Sie die Datei, die Sie als Anhang zu der Bekanntmachung hinzufügen möchten. 8. Klicken Sie auf OK. Sie haben erfolgreich eine Bekanntmachung erstellt. 27

32 TeamRoom Anwenderhandbuch K alenderereignis bearbeiten 1. Klicken Sie im Quick Launch Menü auf Lists (Listen). Wo befindet sich das Schnellstart-Menü? Das Schnellstart-Menü befindet sich meist auf der linken Seite des Bildschirms, wie nachstehend gezeigt: 2. Klicken Sie auf Calendar (Kalender). 3. Suchen und klicken Sie auf das Kalenderereignis, das Sie bearbeiten möchten. 4. Klicken Sie auf Edit Item (Element bearbeiten). 5. Bearbeiten Sie nach Bedarf das Element. 6. Klicken Sie auf OK. Sie haben erfolgreich ein Kalenderereignis bearbeitet. 28

33 Mitglieder Link bearbeiten 1. Klicken Sie im Quick Launch Menü auf Lists (Listen). Wo befindet sich das Schnellstart-Menü? Das Schnellstart-Menü befindet sich meist auf der linken Seite des Bildschirms, wie nachstehend gezeigt: 2. Klicken Sie auf Links. 3. Klicken Sie in der Spalte Edit (Bearbeiten) des zu bearbeitenden Links auf das Symbol. 4. Bearbeiten Sie den Link nach Bedarf. 5. Klicken Sie auf OK Sie haben erfolgreich einen Link bearbeitet. 29

34 TeamRoom Anwenderhandbuch Aufgabe bearbeiten 1. Klicken Sie im Quick Launch Menü auf Lists (Listen). Wo befindet sich das Schnellstart-Menü? Das Schnellstart-Menü befindet sich meist auf der linken Seite des Bildschirms, wie nachstehend gezeigt: 2. Klicken Sie auf Tasks. 3. Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil rechts neben dem Namen des Links. Wo befindet sich der Dropdown-Pfeil? Der Pfeil erscheint rechts neben dem Namen des Elementes, wenn Sie den Mauszeiger über das Element ziehen. 4. Klicken Sie auf Edit Item (Element bearbeiten). 5. Bearbeiten Sie die Aufgabe nach Bedarf. 6. Klicken Sie auf OK. ERGEBNIS Sie haben erfolgreich eine Aufgabe bearbeitet. 30

35 Mitglieder B ekanntmachung bearbeiten 1. Klicken Sie im Quick Launch Menü auf Lists (Listen). Wo befindet sich das Schnellstart-Menü? Das Schnellstart-Menü befindet sich meist auf der linken Seite des Bildschirms, wie nachstehend gezeigt: 2. Klicken Sie auf Announcements (Bekanntmachungen). 3. Navigieren Sie zu der zu bearbeitenden Bekanntmachung. 4. Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil rechts neben dem Namen der Bekanntmachung. Wo befindet sich der Dropdown-Pfeil? Der Pfeil erscheint rechts neben dem Namen des Elementes, wenn Sie den Mauszeiger über das Element ziehen. 5. Klicken Sie auf Edit Item (Element bearbeiten). 6. Bearbeiten Sie die Aufgabe nach Bedarf. 7. Klicken Sie auf OK. Sie haben erfolgreich eine Bekanntmachung bearbeitet. 31

36 TeamRoom Anwenderhandbuch Anzeigedauer einer B ekanntmachung begrenzen 1. Klicken Sie im Quick Launch Menü auf Lists (Listen). Wo befindet sich das Schnellstart-Menü? Das Schnellstart-Menü befindet sich meist auf der linken Seite des Bildschirms, wie nachstehend gezeigt: 2. Klicken Sie auf Announcements (Bekanntmachungen). 3. Navigieren Sie zu der betreffenden Bekanntmachung. 4. Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil rechts neben der Version, deren Anzeigedauer Sie begrenzen möchten. Wo befindet sich der Dropdown-Pfeil? Der Pfeil erscheint rechts neben dem Namen des Elementes, wenn Sie den Mauszeiger über das Element ziehen. 5. Klicken Sie auf Edit Item (Element bearbeiten). 6. Legen Sie über das Kalendersymbol das Ende der Anzeigedauer fest. 7. Klicken Sie auf OK. Sie haben erfolgreich das Ende der Anzeigedauer einer Bekanntmachung festgelegt. 32

37 Mitglieder Link entfernen 1. Klicken Sie im Quick Launch Menü auf Lists (Listen). Wo befindet sich das Schnellstart-Menü? Das Schnellstart-Menü befindet sich meist auf der linken Seite des Bildschirms, wie nachstehend gezeigt: 2. Klicken Sie auf Links. 3. Klicken Sie in der Spalte Edit (Bearbeiten) des zu entfernenden Links auf das Symbol. 4. Klicken Sie auf Delete Item (Element löschen). 5. Klicken Sie auf OK. Sie haben erfolgreich einen Link entfernt. 33

38 TeamRoom Anwenderhandbuch Arbeiten mit Wikis Wiki ans ehen Wikis stehen den Benutzern zum Ansehen zur Verfügung. Sofern Sie über entsprechende Rechte verfügen, kann auch eine Bearbeitung des Wiki möglich sein. Wenn Sie ein Wiki ansehen möchten, so klicken Sie einfach auf das entsprechende Wiki im Quick Launch Menü auf der linken Seite des Bildschirms. Im Beispiel oben ist dies Training and Support Wiki. Mitglieder können keine neuen Wikis anlegen. Allerdings können Mitglieder neue Seiten in einem bestehenden Wiki hinzufügen. Falls Sie ein neues Wiki benötigen, das dann im Quick Launch Menü aufgelistet ist, dann wenden Sie sich an den Eigentümer der Seite. 34

39 Mitglieder Neue Wiki-S eiten anlegen Folgende Details sind in der Abbildung unten beschrieben: 1. Link Edit (Bearbeiten) - dient zum Bearbeiten bestehender Seiten sowie zum Anlegen neuer Seiten. 2. Ein durchgehend unterstrichenes Wort/Wortgruppe bezeichnet einen Hyperlink zu einer bestehenden Seite. Abhängig von dem in Ihrem Unternehmen verwendeten Style Sheet kann das Wort/die Wortgruppe unterstrichen sein oder auch nicht. 3. Ein gestrichelt unterstrichenes Wort/Wortgruppe bezeichnet einen Hyperlink zu einer noch nicht angelegten Seite. Nach Doppelklick auf diesen Link können Sie diese Wiki-Seite anlegen. Unabhängig vom verwendeten Style Sheet werden noch nicht angelegte Hyperlinks grundsätzlich immer mit einer gestrichelten Linie unterstrichen. 1. Navigieren Sie zu dem Wiki. 2. Klicken Sie in der rechten oberen Ecke der Wiki-Seite auf E dit (Bearbeiten) (siehe Detail 1 oben). Wo befindet sich Edit (Bearbeiten) auf einer Wiki-Seite? Edit (Bearbeiten) auf einer Wiki-Seite befindet sich in der rechten oberen Ecke der Symbolleiste: 35

40 TeamRoom Anwenderhandbuch 3. Setzen Sie den Namen der Seite in doppelte Klammern. Geben Sie z.b. [[My Page]] ein, um eine Seite mit dem Namen My Page anzulegen. 4. Klicken Sie auf OK. Der neue Link wird auf der Wiki-Seite gestrichelt unterstrichen angezeigt. (Gestrichelt = Seite noch nicht angelegt. Siehe Detail 3 oben). 5. Klicken Sie auf den neu angelegten Link, der gestrichelt unterstrichen gekennzeichnet ist, wie in Detail 3 oben gezeigt). 6. Fügen Sie den gewünschten Inhalt in die neue Seite ein. 7. Klicken Sie auf OK. Der Bildschirm wird neu aufgebaut und die neue Seite ist angelegt. Zur Überprüfung kehren Sie zur Ausgangsseite zurück um sicherzustellen, dass die gestrichelte Linie nicht mehr angezeigt wird. Es hat sich als sinnvoll erwiesen, für jede neu angelegte Seite einen Link zurück zur Hauptseite "Home" des Team-Wiki anzulegen. Sie haben erfolgreich eine neue Wiki-Seite angelegt. 36

41 Mitglieder B estehendes Wiki bearbeiten 1. Navigieren Sie zu dem Wiki, das Sie bearbeiten möchten. 2. Klicken Sie in der rechten oberen Ecke der Wiki-Seite auf E dit (Bearbeiten) Der Inhalt der Wiki-Seite wird angezeigt. (In bestimmten Fällen kann es notwendig sein, die Wiki- Seite vor dem Bearbeiten zu sperren. Wo befindet sich Edit (Bearbeiten) auf einer Wiki-Seite? Edit (Bearbeiten) auf einer Wiki-Seite befindet sich in der rechten oberen Ecke der Symbolleiste: 3. Bearbeiten Sie das Wiki durch Hinzufügen, Ändern oder Löschen von Inhalten, Links, Bildern, etc. 4. Klicken Sie auf OK. Es hat sich als sinnvoll erwiesen, für jede neu angelegte/bearbeitete Seite einen Link zurück zur Hauptseite "Home" des Team-Wiki anzulegen.. Sie haben erfolgreich ein Wiki bearbeitet. 37

42 TeamRoom Anwenderhandbuch Links zu anderen Wiki-S eiten herstellen 1. Navigieren Sie zu dem Wiki, bei dem Sie Links herstellen möchten. 2. Klicken Sie in der rechten oberen Ecke der Wiki-Seite auf E dit (Bearbeiten) Der Inhalt der Wiki-Seite wird angezeigt. Wo befindet sich Edit (Bearbeiten) auf einer Wiki-Seite? Edit (Bearbeiten) auf einer Wiki-Seite befindet sich in der rechten oberen Ecke der Symbolleiste: 3. Geben Sie den Namen der Seite ein, zu der Sie von dieser Seite einen Link erstellen möchten. 4. Setzen Sie den Namen der Seite in doppelte Klammern. Geben Sie z.b. [[My Page]] ein, um eine Seite mit dem Namen My Page anzulegen. 5. Klicken Sie auf OK. Sie haben erfolgreich Links zu anderen bestehenden Wiki-Seite(n) hergestellt. 38

43 Mitglieder B ilder zu einem Wiki hinzufügen 1. Navigieren Sie zu dem im Bilderarchiv gespeicherten Bild, das Sie hinzufügen möchten. 2. Klicken Sie auf das betreffende Bild, so das es in einem neuen Fenster angezeigt wird. (Ggf. müssen Sie das Bild mehrfach anklicken). 3. Kopieren Sie die vollständige URL des neuen Fensters, in dem das Bild angezeigt wird. 4. Navigieren Sie zu der Stelle im Wiki HTML Code, an der das Bild angezeigt werden soll. 5. Fügen Sie die URL des Bildes ein. 6. Klicken Sie auf OK. Sie haben erfolgreich Bilder zu einem Wiki hinzugefügt. 39

44 TeamRoom Anwenderhandbuch Wiki-S eite freigeben/sperren Der Administrator eines Wiki kann festlegen, dass die Wiki-Seite vor einer Bearbeitung gesperrt werden muss. In diesem Fall können Sie eine Wiki-Seite auf die gleiche Weise sperren/freigeben, wie man ein Dokument sperrt/freigibt. Nähere Einzelheiten finden Sie im Abschnitt Dokument sperren dieses Hilfesystems. 40

45 Mitglieder Frühere Version Ihres Wiki zurückspeichern 1. Navigieren Sie zu dem betreffenden Wiki. 2. Klicken Sie in der rechten oberen Ecke der Wiki-Seite auf History Wo befindet sich History auf einer Wiki-Seite? (Geschichte). History auf einer Wiki-Seite befindet sich in der rechten oberen Ecke der Symbolleiste: 3. Klicken Sie auf Version History (Versionsverlauf). Alle früheren Versionen der Seite werden angezeigt. 4. Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil rechts neben der Version, die Sie zurückspeichern möchten. Wo befindet sich der Dropdown-Pfeil? Der Pfeil erscheint rechts neben dem Namen des Elementes, wenn Sie den Mauszeiger über das Element ziehen. 5. Klicken Sie im aufgeklappten Menü auf Restore (Zurückspeichern). Sie haben erfolgreich eine Version zurückgespeichert, die jetzt als neue Version angezeigt wird. 41

46 TeamRoom Anwenderhandbuch Ans ehen von eingehenden Links Durch Anklicken von Incoming Links (Eingehende Links) in der rechten oberen Ecke von WikiView können Sie ansehen, welche Seiten Links zu der aktuellen Seite haben. Wo befindet sich Eingehende Links auf einer Wiki-Seite? Eingehende Links auf einer Wiki-Seite befindet sich in der rechten oberen Ecke der Symbolleiste: Dies ist besonders wichtig, wenn Sie eine Seite aus dem Wiki entfernen möchten, denn dann sollten Sie auch alle Links entfernen, die von anderen Seiten auf die zu löschende Seite verweisen. 42

47 Mitglieder Letzte Änderungen an Ihrem Wiki ans ehen 1. Navigieren Sie zu der betreffenden Wiki-Seite. 2. Klicken Sie in der rechten oberen Ecke der Wiki-Seite auf History (Geschichte). Die letzten Änderungen am Inhalt werden hervorgehoben, ebenso der Name des Bearbeiters. Wo befindet sich History auf einer Wiki-Seite? History auf einer Wiki-Seite befindet sich in der rechten oberen Ecke der Symbolleiste: 3. Klicken Sie auf OK. Sie haben erfolgreich die letzten Änderungen an Ihrem Wiki angesehen. 43

48 TeamRoom Anwenderhandbuch Frühere Versionen Ihres Wiki ans ehen 1. Navigieren Sie zu dem betreffenden Wiki. 2. Klicken Sie in der rechten oberen Ecke der Wiki-Seite auf History Wo befindet sich History auf einer Wiki-Seite? (Geschichte). History auf einer Wiki-Seite befindet sich in der rechten oberen Ecke der Symbolleiste: 3. Klicken Sie auf Version History (Versionsverlauf). Alle früheren Versionen der Seite werden angezeigt. 4. Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil rechts neben der Version, die Sie ansehen möchten. Wo befindet sich der Dropdown-Pfeil? Der Pfeil erscheint rechts neben dem Namen des Elementes, wenn Sie den Mauszeiger über das Element ziehen. 5. Klicken Sie im aufgeklappten Menü auf View (Ansehen). Sie haben erfolgreich frühere Versionen Ihres Wiki angesehen. 44

49 Mitglieder Blogs B log anzeigen Mitglieder können Blogs anzeigen und dort Einträge verfassen. Weiterhin können Mitglieder den Blog-Eintrag per an andere Benutzer senden. Die anderen Benutzer müssen Zugang zur TeamRoom Anwendung besitzen, um das Blog anzeigen zu können. Benutzer, die Mitglieder sind, können zwar keine neuen Blogs anlegen, aber Einträge zu bestehenden Blogs verfassen. Sie haben erfolgreich ein Blog angezeigt. 45

50 TeamRoom Anwenderhandbuch E inträge in einem B log anzeigen 1. Navigieren Sie zu dem betreffenden Blog. 2. Klicken Sie auf den Link Comments (Kommentare) rechts unten im Blog (siehe Element 1 oben). 3. Lesen Sie das Blog und die Einträge. 4. Klicken Sie auf OK. Sie haben erfolgreich die Einträge eines Blogs angezeigt. 46

51 Mitglieder E intrag zu einem B log hinzufügen 1. Navigieren Sie zu dem Blog, in dem Sie einen Eintrag einfügen möchten. 2. Klicken Sie auf den Link Comments (Kommentare) rechts unten im Blog. 3. Blättern Sie auf der Seite nach unten. 4. Geben Sie im Titel-Feld den Titel Ihres Kommentars so ein, wie er anderen Lesern des Blog angezeigt werden soll. 5. Geben Sie im Haupt-Feld den Inhalt Ihres Kommentars so ein, wie er anderen Lesern des Blog angezeigt werden soll. 6. Klicken Sie auf Submit Comment (Kommentar senden). ERGBNIS: Sie haben erfolgreich einen Kommentar zu einem Blog hinzugefügt. 47

52 TeamRoom Anwenderhandbuch Ihren B log-e intrag bearbeiten 1. Navigieren Sie zu dem Blog, in dem Sie Ihren Eintrag bearbeiten möchten. 2. Klicken Sie auf den Link Comments (Kommentare) rechts unten im Blog. 3. Blättern Sie zu dem von Ihnen geposteten Eintrag, den Sie jetzt bearbeiten möchten. 4. Klicken Sie auf den Link Edit (Bearbeiten) in der rechten oberen Ecke des Eintrags. 5. Bearbeiten Sie den Eintrag wie gewünscht. 6. Klicken Sie auf OK. Sie haben erfolgreich Ihren Blog-Eintrag bearbeitet. 48

53 Mitglieder Arbeiten mit Diskussionen Dis kus s ion/antwort anzeigen Im oben gezeigten Beispiel gibt es drei Antworten zu der Diskussion. 1. Klicken Sie auf den Namen der Diskussion gemäß Auflistung in der Betreff-Spalte. 2. Lesen Sie die Diskussion und die Antworten (sofern vorhanden). Sie haben erfolgreich eine Diskussion/Antwort angezeigt. 49

54 TeamRoom Anwenderhandbuch Dis kus s ion/antwort beantworten 1. Klicken Sie im Quick Launch Menü auf den Namen des Diskussionsforums. Wo befindet sich das Schnellstart-Menü? Das Schnellstart-Menü befindet sich meist auf der linken Seite des Bildschirms, wie nachstehend gezeigt: 2. Klicken Sie auf den Namen der Diskussion (in der Betreff Spalte des Bildschirms). 3. Lesen Sie die Diskussion und, sofern vorhanden, die eingetragenen Antworten. 4. Klicken Sie auf Reply (Antwort) rechts neben der Diskussion oder der Antwort, zu der Sie eine Antwort geben möchten. 5. Schreiben Sie die gewünschte Antwort. 6. Klicken Sie auf OK. Sie haben erfolgreich eine Antwort zu einer Diskussion/Antwort gegeben. 50

55 Mitglieder Diskussionsforum anlegen 1. Klicken Sie im Quick Launch Menü auf Diskussion. Wo befindet sich das Schnellstart-Menü? Das Schnellstart-Menü befindet sich meist auf der linken Seite des Bildschirms, wie nachstehend gezeigt: 2. Klicken Sie auf C reate (Anlegen). Wo befindet sich Create (Anlegen)? Create befindet sich im Diskussionsforum in der linken oberen Ecke der Symbolleiste: 51

56 TeamRoom Anwenderhandbuch 3. Füllen Sie die erforderlichen Felder aus. 4. Alternativ können Sie Attach File (Datei anhängen) klicken, um eine bestimmte Datei zu suchen und sie an die Diskussion anzuhängen. 5. Klicken Sie auf OK. Sie haben erfolgreich ein neues Diskussionsforum für Ihre Team Site angelegt. 52

57 Mitglieder Dis kus s ion zu einem Diskus s ions forum hinzufügen 1. Klicken Sie im Quick Launch Menü auf den Namen des Diskussionsforums. Wo befindet sich das Schnellstart-Menü? Das Schnellstart-Menü befindet sich meist auf der linken Seite des Bildschirms, wie nachstehend gezeigt: 2. Klicken Sie im Dropdown-Menü New (Neu) auf Diskussion. Wo befindet sich das Menü Neu? Das Menü Neu befindet sich in der Symbolleiste der Seite, auf die Sie entsprechenden Zugriff besitzen: 3. Füllen Sie die erforderlichen Felder aus. 4. Alternativ können Sie Attach File (Datei anhängen) klicken, um eine bestimmte Datei zu suchen und sie an die Diskussion anzuhängen. 5. Klicken Sie auf OK. Sie haben erfolgreich eine neue Diskussion für Ihre Team Site angelegt. 53

58 TeamRoom Anwenderhandbuch 54

59 Mitglieder Dis kus s ion bearbeiten 1. Klicken Sie im Quick Launch Menü auf Diskussion. Wo befindet sich das Schnellstart-Menü? Das Schnellstart-Menü befindet sich meist auf der linken Seite des Bildschirms, wie nachstehend gezeigt: 2. Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil rechts neben dem Namen der Diskussion. Wo befindet sich der Dropdown-Pfeil? Der Pfeil erscheint rechts neben dem Namen des Elementes, wenn Sie den Mauszeiger über das Element ziehen. 3. Klicken Sie auf Edit Item (Element bearbeiten). 4. Führen Sie die gewünschten Bearbeitungen durch. 5. Klicken Sie auf OK. Sie haben erfolgreich eine Diskussion bearbeitet. 55

60 TeamRoom Anwenderhandbuch Diskussion löschen 1. Klicken Sie im Quick Launch Menü auf den Namen des Diskussionsforums. Wo befindet sich das Schnellstart-Menü? Das Schnellstart-Menü befindet sich meist auf der linken Seite des Bildschirms, wie nachstehend gezeigt: 2. Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil rechts neben dem Namen der Diskussion. Wo befindet sich der Dropdown-Pfeil? Der Pfeil erscheint rechts neben dem Namen des Elementes, wenn Sie den Mauszeiger über das Element ziehen. 3. Klicken Sie auf Delete Item (Element löschen). 4. Klicken Sie auf OK. Sie haben erfolgreich eine Diskussion gelöscht. 56

61 S EITENEIGENTÜMER Achtung: Benutzer mit der Rolle Seiteneigentümer / Administrator Die Möglichkeit zum Ausführen bestimmter TeamRoom Funktionen ist an Rollen der Benutzer gebunden. Diese Benutzerrollen, einschließlich der Rolle eines TeamRoom Seiteneigentümers / Administrators, lassen sich auf verschiedene Arten konfigurieren. Dieses Hilfesystem beschreibt die am häufigsten verwendete Konfiguration dieser Rolle. Da jedoch TeamRoom weitgehend kundenspezifisch konfigurierbar ist, kann es vorkommen, dass bestimmte, Ihnen zur Verfügung stehende Funktionen ggf. nicht beschrieben sind. Sollte dies der Fall sein, so wenden Sie sich bitte an Ihren TeamRoom Portal Administrator. 57

62 TeamRoom Anwenderhandbuch Seitenverwaltung Übersicht Die Seitenverwaltung kann von verschiedenen Stellen aus aufgerufen werden. Die beiden wichtigsten Stellen sind: 1. View All Site Content (Alle Seiteninhalte ansehen) 2. Dropdown-Menü Site Actions 1. View All Site Content bietet folgende Übersichtsdarstellung 58

63 Seiteneigentümer 2. Site Settings view provides menu options by category 59

64 TeamRoom Anwenderhandbuch Benachrichtigungen verwalten 1. Klicken Sie im Dropdown-Menü S ite Actions auf Site Settings (Einstellungen Seite). Wo befindet sich das Dropdown-Menü Site Actions? In der rechten oberen Ecke des Bildschirms befindet sich das Menü Site Actions unterhalb Ihres Benutzernamens. 2. Klicken Sie auf People and Groups (Personen und Gruppen). 3. Klicken Sie auf Ihren Namen. 4. Klicken Sie auf My Alerts (Meine Benachrichtigungen). 5. Klicken Sie auf Add Alerts (Benachrichtigungen hinzufügen). 6. Aktivieren Sie die Schaltfläche des Archivs, über das Sie eine Benachrichtigung einstellen. 7. Klicken Sie auf Next (Weiter). 8. Legen Sie die Häufigkeit fest. 9. Klicken Sie auf OK. 10. Wiederholen Sie ggf. Schritt 5-10 für jedes weitere Archiv. Sie haben erfolgreich Benachrichtigungen verwaltet. 60

65 Seiteneigentümer Bildschirm Alle Seiteninhalte ansehen Aus dieser Ansicht heraus können Sie die Anzahl der Elemente in jeder Seitenkategorie erkennen sowie das Datum der letzten Änderung. 61

66 TeamRoom Anwenderhandbuch Seiteneigentümerbericht anzeigen 1. Klicken Sie auf der Home-Page Ihrer Seite im Menü S ite Actions (Einstellungen Seite). auf Site Settings Wo befindet sich das Dropdown-Menü Site Actions? In der rechten oberen Ecke des Bildschirms befindet sich das Menü Site Actions unterhalb Ihres Benutzernamens. 2. Klicken Sie in der Spalte Site Administration auf site usage report (Bericht Seitennutzung). 3. Wählen Sie die Art der Berichtsdaten, die Sie in den Dropdown-Menüs sehen möchten: a. Benutzer oder Seite b. Tages- oder Monatssummen 4. Klicken Sie auf Go (Start). Hinweis: Ignorieren Sie die beiden folgenden Seiten; Default.apx und owssvr.dll. Dies sind von System erzeugte Werte, die für Sie bzw. für Ihre Seite keine Bedeutung haben. Sie haben erfolgreich den Seiteneigentümerbericht angezeigt. 62

67 Seiteneigentümer Seite erstellen und verwalten K ommunikation, Tracking und individuelle Lis ten hinzufügen 1. Klicken Sie im Bildschirm All S ite C ontent auf Create (Erstellen). Wo befindet sich der Bildschirm All Site Content Screen (Alle Seiteninhalte anzeigen)? Nach Anklicken von View All Site Content (Alle Seiteninhalte anzeigen) erscheint in der Symbolleiste des Menü Create (Erstellen): 2. Klicken Sie auf Communication Type (Bekanntmachungen, Kontakte, Diskussionsforum). 3. Geben Sie den Namen und eine Beschreibung der Kommunikation ein. 4. Aktivieren Sie die gewünschte Schaltfläche Ja/Nein um anzugeben, ob dies im Quick Launch erscheinen soll oder nicht. 5. Klicken Sie auf Create (Erstellen). Falls Sie eine Umfrage erstellen möchten, gehen Sie gemäß der Hinweise im Abschnitt Umfrage erstellen vor. Sie haben erfolgreich Kommunikation, Tracking und individuelle Listen hinzugefügt. 63

68 TeamRoom Anwenderhandbuch Web Part hinzufügen 1. Navigieren Sie zu der Seite, zu der Sie Web-Bestandteile hinzufügen möchten. 2. Klicken Sie im Menü S ite Actions auf Edit Page (Seite bearbeiten). Wo befindet sich das Dropdown-Menü Site Actions? In der rechten oberen Ecke des Bildschirms befindet sich das Menü Site Actions unterhalb Ihres Benutzernamens. 3. Klicken Sie entweder im linken oder im rechten Teil des Bildschirms auf Add a web part (Web-Bestandteile hinzufügen). 4. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen bei jedem Web-Bestandteil, das Sie zur Seite hinzufügen möchten. 5. Klicken Sie auf Add (Hinzufügen). 6. Alternativ können Sie ein Web-Bestandteil im Fenster nach oben oder nach unten bzw. in das andere Fenster (rechts oder links) verschieben. Klicken Sie dazu auf den Titel des Web-Bestandteils und ziehen Sie es an die neue Position. 7. Wenn Sie mit Inhalt und Layout zufrieden sind, klicken Sie auf Exit Edit Mode (Bearbeitungsmodus beenden). Sie haben erfolgreich ein Web-Bestandteil hinzugefügt. 64

69 Seiteneigentümer B enachrichtigung für einen anderen B enutzer aufheben 1. Klicken Sie im Dropdown-Menü S ite Actions auf Site Settings (Einstellungen Seite). Wo befindet sich das Dropdown-Menü Site Actions? In der rechten oberen Ecke des Bildschirms befindet sich das Menü Site Actions unterhalb Ihres Benutzernamens. 2. Klicken Sie im Menü Seiten-Administration auf User alerts (Benutzer Benachrichtigungen). 3. Wählen Sie in der Liste neben Display alerts for (Benachrichtigungen anzeigen für) den Benutzer, dessen Benachrichtigungen Sie aufheben möchten. 4. Klicken Sie auf Update (Aktualisieren). 5. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben der/den Benachrichtigung(en), die Sie aufheben möchten. 6. Klicken Sie auf Delete Selected Alerts (Gewählte Benachrichtigungen löschen). 7. Anschließend müssen Sie bestätigen, ob Sie den Löschvorgang tatsächlich durchführen möchten - klicken Sie ggf. auf OK, wenn Sie sicher sind, dass Sie die gewählten Benachrichtigungen aufheben möchten. Sie haben erfolgreich eine Benachrichtigung für einen anderen Benutzer aufgehoben. 65

70 TeamRoom Anwenderhandbuch S eite umbenennen 1. Navigieren Sie zu der Seite, die Sie umbenennen möchten. 2. Klicken Sie im Dropdown-Menü S ite Actions auf Site Settings (Einstellungen Seite). Die Seiteneinstellungen werden angezeigt. Wo befindet sich das Dropdown-Menü Site Actions? In der rechten oberen Ecke des Bildschirms befindet sich das Menü Site Actions unterhalb Ihres Benutzernamens. 3. Klicken Sie in der Spalte Look and Feel auf den Link Title, Description, and Icon (Titel, Beschreibung und Symbol). 4. Führen Sie einen oder mehrere der folgenden Schritte durch: Wenn Sie... Titel und Beschreibung der Seite ändern möchten Dann... a. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen der Gruppe, zu der Sie hinzufügen möchten. b. Klicken Sie im Dropdown-Menü New (Neu) auf Add Users (Benutzer hinzufügen). Nähere Einzelheiten finden Sie im Abschnitt Benutzer zu einer Gruppe oder Seite hinzufügen. Rechte eines Benutzers/einer Gruppe an diesem Dokument zurückziehen möchten Rechte eines Benutzers/einer Gruppe an diesem Dokument bearbeiten möchten a. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen des Benutzers / der Gruppe, bei der Sie Rechte zurückziehen möchten. b. Klicken Sie im Dropdown-Menü Actions auf Remove User Permissions (Benutzerrechte entfernen). c. Bestätigen Sie mit OK. a. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen des Benutzers / der Gruppe, bei der Sie Rechte bearbeiten möchten. b. Klicken Sie im Dropdown-Menü Actions auf Edit User Permissions (Benutzerrechte bearbeiten). c. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen des Rechtes, das 66

71 Seiteneigentümer Sie zuweisen möchten. d. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen des Rechtes, das Sie entfernen möchten. e. Bestätigen Sie mit OK. f. Wiederholen Sie Schritt a - e für jede(n) weitere(n) Benutzer oder Gruppe. zulassen möchten, dass das Dokument Rechte von der Ursprungseite übernimmt (jegliche individuelle Einstellung geht verloren) a. Klicken Sie im Dropdown-Menü Actions auf Inherit Permissions (Rechte erben). b. Bestätigen Sie mit OK. Sie haben erfolgreich eine Seite umbenannt. 67

72 TeamRoom Anwenderhandbuch S eite erstellen 1. Klicken Sie auf View All S ite Content. Wo befindet sich der Bildschirm All Site Content Screen (Alle Seiteninhalte anzeigen)? Nach Anklicken von View All Site Content (Alle Seiteninhalte anzeigen) erscheint in der Symbolleiste des Menü Create (Erstellen): 2. Klicken Sie auf Create (Erstellen). 3. Klicken Sie in der Spalte Web Pages auf Sites and Workspaces. 4. Geben Sie den Titel und eine Beschreibung der Seite ein. 5. Geben Sie die URL der neuen Seite ein. (Der größte Teil der URL wird für Sie auf Basis der übergeordneten Seite vorgegeben). 6. Klicken Sie auf die Registerkarte Collaboration. 7. Wählen Sie eine Vorlage für die Seite. (Häufig wird Blank Site/Leerseite verwendet) 8. Durch Aktivieren der Schaltfläche können Sie die User Permissions (Benutzerrechte) auf Use same permissions as parent site (Gleiche Rechte wie übergeordnete Seite verwenden festlegen. *Wählen Sie nicht Unique Permissions (Besondere Rechte). 9. Konfigurieren Sie die Navigation settings (Navigationseinstellungen). 10. Falls Sie für die neue Seite eine Registerkarte in der oberen Navigationsleiste erstellen möchten, klicken Sie auf JA im Bereich der übernommenen Navigation im unteren Teil des Bildschirms. Andernfalls können Sie auf NEIN klicken. 11. Klicken Sie auf Create (Erstellen). Sie haben erfolgreich eine Seite erstellt. Anschließend können Sie die Rechte für Ihre Seite definieren und Archive, Wikis, Benutzer, etc., hinzufügen. 68

73 Seiteneigentümer S eite lös chen 1. Klicken Sie im Quick Launch Menü auf den Name der Seite die Sie löschen möchten. Wo befindet sich das Schnellstart-Menü? Das Schnellstart-Menü befindet sich meist auf der linken Seite des Bildschirms, wie nachstehend gezeigt: 2. Klicken Sie im Dropdown-Menü S ite Actions auf Site Settings (Einstellungen Seite). Wo befindet sich das Dropdown-Menü Site Actions? In der rechten oberen Ecke des Bildschirms befindet sich das Menü Site Actions unterhalb Ihres Benutzernamens. 3. Klicken Sie in der Spalte Seitenverwaltung auf Delete this site (Diese Seite löschen). Durch das Löschen der Seite werden sämtliche Inhalte und Benutzerinformationen dauerhaft gelöscht Dokumente und Dokumentarchive Listen und Listendaten, einschl. Umfragen, Diskussionen, Bekanntmachungen und Kalenderelemente 69

74 TeamRoom Anwenderhandbuch Webseiteneinstellungen und -konfigurationen Rechtestufen und Sicherheitsinformationen bezüglich der Seite in dieser Seite erstellte Gruppen 4. Prüfen Sie mit Hilfe des am Bildschirm angezeigten Links, ob Sie wirklich die beabsichtigte Seite löschen. Im Beispiel unten soll die Seite "Overnight Questions Site" gelöscht werden, wie an drei Stellen am Bildschirm aufgeführt. Sobald Sie die Seite gelöscht haben, sind sämtliche ihrer Inhalte dauerhaft zerstört. 5. Klicken Sie auf Delete (Löschen). 6. Betätigen Sie den Löschvorgang mit OK. 7. Klicken Sie in Ihrem Webbrowser mehrfach die Taste "Zurück", um im Navigationspfad zurück zu der obigen Seite zu gelangen. Sie haben erfolgreich eine Seite gelöscht. Falls noch nicht erfolgt, klicken Sie in Ihrem Webbrowser mehrfach die Taste "Zurück", um im Navigationspfad zurück zu der obigen Seite zu gelangen. 70

75 Seiteneigentümer Zugangs anforderungen verwalten 1. Navigieren Sie zu der betreffenden Seite. 2. Klicken Sie im Dropdown-Menü S ite Actions Wo befindet sich das Dropdown-Menü Site Actions? auf Site Settings (Einstellungen Seite). In der rechten oberen Ecke des Bildschirms befindet sich das Menü Site Actions unterhalb Ihres Benutzernamens. 3. Klicken Sie in der Spalte Users and Permissions (Benutzer und Rechte) auf Advanced Permissions (Erweiterte Rechte). 4. Klicken Sie im Dropdown-Menü Settings (Einstellungen) auf Access Requests (Zugangsrechte). 5. Führen Sie einen der folgenden Schritte durch: a. Benutzern ermöglichen, Zugang zu dieser Seite zu beantragen: i. Aktiveren Sie das Kontrollkästchen "Allow Request for Access" (Zugangsanforderung ermöglichen). Sämtliche Zugangsanforderungen werden an die im folgenden Feld eingegebenen Nummer geschickt. ii. Geben Sie die -Adresse des Seiteneigentümers ein, an den die Anforderungen gesendet werden sollen. Der Eigentümer dieser - Adresse sollte über alle Rechte verfügen. b. Benutzern verwehren, Zugang zu dieser Seite zu beantragen: i. Deaktiveren Sie das Kontrollkästchen "Allow Request for Access" (Zugangsanforderung ermöglichen) 6. Klicken Sie auf OK. Sie haben erfolgreich Zugangsanforderungen verwaltet. 71

76 TeamRoom Anwenderhandbuch Anforderungen zum Zugang zu Ihrer S eite verwalten Zugangsanforderungen werden Ihnen per zugestellt. Innerhalb der gibt es Links, die direkt auf die Seite Benutzer zur Seite hinzufügen verweisen. Alternativ können Sie wie nachfolgend beschrieben vorgehen. 1. Navigieren Sie zu der Seite, für die Sie einem Benutzer den Zugang ermöglichen möchten. 2. Klicken Sie im Dropdown-Menü S ite Actions auf Site Settings (Einstellungen Seite). Wo befindet sich das Dropdown-Menü Site Actions? In der rechten oberen Ecke des Bildschirms befindet sich das Menü Site Actions unterhalb Ihres Benutzernamens. 3. Klicken Sie auf Advanced Permissions (Erweiterte Rechte). 4. Klicken Sie im Dropdown-Menü "Neu" auf Add Users (Benutzer hinzufügen). (Weitere Einzelheiten finden Sie im Abschnitt Benutzer zu einer Gruppe oder Seite hinzufügen). Sie haben erfolgreich Anforderungen zum Zugang zu Ihrer Seite verwaltet. 72

77 Seiteneigentümer Web P art ändern 1. Navigieren Sie zu der Seite, bei der Sie Web Parts ändern möchten. 2. Klicken Sie im Menü S ite Actions auf edit page (Seite bearbeiten). Wo befindet sich das Dropdown-Menü Site Actions? In der rechten oberen Ecke des Bildschirms befindet sich das Menü Site Actions unterhalb Ihres Benutzernamens. 3. Klicken Sie das Dropdown-Menü Edit (Bearbeiten) neben dem Titel des Web Part(in diesem Beispiel Downloadable Support Material). 4. Wählen Sie im Dropdown-Menü Modify Shared Web Part. Rechts öffnet sich ein Bearbeitungsfenster. 5. Führen Sie die gewünschten Änderungen durch. 6. Blättern Sie nach unten und klicken Sie auf Apply (Übernehmen). Hinweis: Sie können steuern, ob die Benutzer ein Web Part in ihrer persönlichen Ansicht minimieren und/oder löschen können. Klicken Sie dazu auf den Link +Advanced (Erweitert) und 73

78 TeamRoom Anwenderhandbuch aktivieren/deaktivieren Se die entsprechenden Kontrollkästchen. Sie haben erfolgreich ein Web Part geändert. Weitere Einzelheiten hierzu finden Sie auch im Anhang A. 74

79 Seiteneigentümer S palten in einer Ans icht ändern 1. Navigieren Sie zu dem Element, bei dem Sie eine Spalte hinzufügen möchten. 2. Klicken Sie im Dropdown-Menü View (Ansicht) auf modify this view (diese Ansicht bearbeiten). 3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen bei jeder Spalte, die Sie zur Ansicht hinzufügen möchten. 4. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen bei jeder Spalte, die Sie aus der Ansicht entfernen möchten. 5. Alternativ können Sie die Reihenfolge (Position in der nummerierten Reihenfolge) jeder Spalte (von links nach rechts) so ändern, wie sie über das Dropdown-Menü am Bildschirm angezeigt werden soll. 6. Alternativ können Sie die Sortierung der Seite konfigurieren, ob nach Spalte und dann nach Reihenfolge (z.b. sortieren nach Datum geändert in aufsteigender Reihenfolge). 7. Klicken Sie auf OK. Sie haben erfolgreich Spalten in einer Ansicht geändert. 75

80 TeamRoom Anwenderhandbuch Archive erstellen und verwalten Definition der Archivtypen Der Archivtyp hängt von der Art von Dateien ab, die Sie im Archiv zur Verfügung stellen: Dokumentarchiv Für viele Arten von Dateien, einschließlich Dokumente und Tabellen, können Sie ein Dokumentarchiv verwenden. Auch andere Arten von Dateien können dort gespeichert werden, obwohl bestimmte Dateitypen aus Sicherheitsgründen gesperrt sein können. Bildarchiv Verwenden Sie ein Bildarchiv, um eine Sammlung digitaler Bilder und Grafiken bereit zu stellen. Zwar können Bilder auch in anderen Archivtypen gespeichert werden, doch Bildarchive weisen bestimmte Vorteile auf. So können Sie zum Beispiel in einem Bildarchiv die Bilder in Form einer Diashow betrachten, Bilder auf Ihren PC herunterladen und Bilder mit einem zu SharePoint kompatiblen Grafikprogramm bearbeiten. Ein Bildarchiv kann auch dann sinnvoll sein, wenn Ihr Team viel Grafiken wie z.b. Logos und Unternehmensbilder verwendet oder wenn Sie Bilder eines Teamereignisses oder einer Produkt-Markteinführung verwenden möchten. Wikiseiten-Archiv Nutzen Sie ein Wiki-Seiten Archiv, um eine Sammlung von verbundenen Wiki-Seiten anzulegen. Mit Hilfe eines Wiki sind viele Menschen in der Lage, in einem leicht erstellbaren und leicht änderbaren Format zu sammeln. Zu Ihrem Archiv können Sie Wiki-Seiten mit Bildern, Tabellen, Hyperlinks und internen Links hinzufügen. Wenn Ihr Team z.b. eine Wiki-Seite für ein Projekt erstellt, so können dort Tips und Tricks in einer Reihe von miteinander verbundenen Seiten gespeichert werden. Formular-Archiv Ein Formular-Archiv sollten Sie verwenden, wenn Sie eine Ansammlung von XML-basierenden Formularen anlegen wollen. So könnte Ihr Unternehmen z.b. ein Formular-Archiv für Reisekostenberichte einrichten. Zum Einrichten eines Formular-Archivs benötigen Sie einen XML Editor oder ein mit SharePoint kompatibles XML Grafikprogramm. 76

81 Seiteneigentümer Mit Archiven arbeiten Es gibt viele Möglichkeiten, mit Archiven zu arbeiten. Als Eigentümer einer Seite können Sie: Ans ichten erstellen und verwalten (Mit Hilfe einer Ansicht können Sie die Elemente eines Archivs anzeigen, die für Sie besonders wichtig sind oder die einen bestimmten Zweck erfüllen. Die Inhalte des tatsächlichen Archivs ändern sich hierdurch nicht, doch die Dateien werden so organisiert oder gefiltert, dass Sie bestimmte Elemente leichter finden oder einfacher gezielt suchen können.) Dokumentfreigabe beantragen (Sie können festlegen, dass für ein Dokument eine Freigabe benötigt wird. Dokumente bleiben solange im schwebenden Status, bis sie von einer dazu berechtigten Person freigegeben oder abgelehnt worden sind. Sie können festlegen, welche ein Dokument bereits vor der Freigabe anzeigen dürfen.) Versionen verfolgen (Falls Sie frühere Dateiversionen aufheben müssen, so können Ihnen Archive bei der Verwaltung dieser Dateien helfen. Sie können wählen, ob alle Versionen auf die gleiche Weise verfolgt werden oder Sie können bestimmte Versionen als wichtig kennzeichnen (z.b. das Hinzufügen neuer Kapitel zu einem Handbuch) und andere Versionen als weniger wichtig (z.b. das Korrigieren von Rechtschreibfehlern. Zur leichteren Verwaltung des Speicherplatzes können Sie optional die Nummer jedes Versionstyps wählen, den Sie speichern möchten. Zum Beispiel könnte ein Reisebüro ein Dokumentarchiv zur Verwaltung seiner Dateien verwenden. Während die Teammitglieder ein neues Angebot erarbeiten, suchen sie nach weniger wichtigen Versionen der Datei. Falls Sie in einer Version einen Fehler machen, können sie eine frühere Version zurückspeichern. Sobald das Angebot fertig erstellt ist, können sie eine Hauptversion erstellen und diese dann zur Freigabe an die Rechtsabteilung und ihren Vorgesetzten weiterleiten. Wenn die Datei freigegeben ist, können andere Angestellte des Unternehmens die Datei anzeigen.) S perren von Dateien beantragen Über Änderungen informiert bleiben (Erstellen Sie -Benachrichtigungen, damit Sie benachrichtigt werden, wenn Dateien geändert werden.) Dateien offline bearbeiten ((Falls Sie Dateien lieber auf Ihrer Festplatte bearbeiten möchten, können Sie die Dateien sperren und offline arbeiten.) Dokumente einfach auf eine andere Position kopieren (Eine Datei einfach an einen anderen Ort auf der Seite senden. Wenn Sie das Originaldokument aktualisieren, können Sie festlegen, ob das System Sie darauf fragen soll, ob die Datei an einem anderen Ort ebenfalls aktualisiert werden soll.) Individuelle R echte vergeben (Sie können für ein Archiv, oder sogar für eine Datei in einem Archiv, individuelle Rechte vergeben.) Workflow ers tellen (Für ein Dokumentarchiv oder einen Inhaltetyp kann ein Workflow benutzt werden, dass Ihr Unternehmen für bestimmte Geschäftsprozesse festgelegt hat, z.b. für den Ablauf der Dokumentfreigabe oder der Überprüfung.) 77

82 TeamRoom Anwenderhandbuch 78

83 Seiteneigentümer Archiv erstellen 1. Klicken Sie im Bildschirm View All S ite Content (Alle Inhalte der Seite ansehen) auf Create (Erstellen). Wo befindet sich der Bildschirm All Site Content Screen (Alle Seiteninhalte anzeigen)? Nach Anklicken von View All Site Content (Alle Seiteninhalte anzeigen) erscheint in der Symbolleiste des Menü Create (Erstellen): 2. Klicken Sie auf Library type (Archivtyp) (Dokument, Wiki, Formular oder Bild). 3. Geben Sie den Namen und die Beschreibung des Archivs ein. 4. Aktivieren Sie die Schaltfläche ja/nein um festzulegen, ob das Archiv beim Quick Launch (Schnellstart) erscheinen soll oder nicht. (Falls Sie ein Wiki-Archiv anlegen, überspringen Sie Schritt 5 6). 5. Aktivieren Sie die Schaltfläche JA um so festzulegen, dass bei jedem Bearbeiten der Datei neue Versionen angelegt werden. 6. Wählen Sie im Dropdown-Menü Dokumentvorlage NONE (OHNE). 7. Klicken Sie auf Create (Erstellen). Falls Sie ein Wiki als SEITE und nicht als Archiv hinzufügen möchten, dann fahren Sie mit dem Abschnitt Seite erstellen fort. Sie haben erfolgreich ein Archiv angelegt. 79

84 TeamRoom Anwenderhandbuch Archiv lös chen 1. Klicken Sie das Dropdown-Menü S ite Actions. Wo befindet sich das Dropdown-Menü Site Actions? In der rechten oberen Ecke des Bildschirms befindet sich das Menü Site Actions unterhalb Ihres Benutzernamens. 2. Klicken Sie Site Settings (Einstellungen Seite). 3. Klicken Sie in der Spalte "Seitenverwaltung" auf Site Libraries and Lists (Archive und Listen). Es wird eine Liste aller Archive innerhalb dieser Seite angezeigt. 4. Klicken Sie auf den Name des Archivs das Sie löschen möchten. (In diesem Beispiel wird das Archiv "Directed Communications" gelöscht). 5. Klicken Sie in der Spalte Permissions and Management (Rechte und Verwaltung) auf Delete this Document L ibrary (Dieses Dokument-Archiv löschen). Wo befindet sich der Link Delete this Document Library (Dieses Dokumentarchiv löschen)? Der Link befindet sich in der Spalte Permissions and Management (Rechte und Verwaltung). 80

85 Seiteneigentümer 6. Bestätigen Sie den Löschvorgang mit OK. Der Bildschirm wird neu aufgebaut und das Archiv wird gelöscht, bleibt jedoch noch im Papierkorb gespeichert. Sie haben erfolgreich ein Archiv gelöscht. 81

86 TeamRoom Anwenderhandbuch E lemente dauerhaft aus dem S ystem löschen 1. Klicken Sie auf Recycle Bin (Papierkorb). 2. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen bei jedem Element, das Sie dauerhaft aus dem System löschen möchten. (Elemente die älter als 30 Tage sind, werden automatisch aus dem System gelöscht). 3. Klicken Sie auf Delete Selection (Auswahl löschen). 4. Klicken Sie auf OK. Sie haben erfolgreich Elemente dauerhaft gelöscht. 82

87 Seiteneigentümer Aus dem Papierkorb zurück speichern 1. Klicken Sie auf Recycle Bin (Papierkorb). 2. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen bei jedem Element, das Sie zurück speichern möchten. 3. Klicken Sie auf Restore Selection (Auswahl zurück speichern). 4. Klicken Sie auf OK. Alle Versionen des Elementes werden zurück gespeichert. Sie haben erfolgreich ein Element zurück gespeichert. 83

88 TeamRoom Anwenderhandbuch Wikis erstellen und verwalten Team Wiki erstellen Eigentümer eine Seite können für ihre Teams Wikis anlegen. Der Seiteneigentümer erstellt die Hauptseite, bevor dann die Mitglieder Seiten hinzufügen können. Gehen Sie dabei in folgender Reihenfolge vor. Erstellen Sie zunächst ein Wiki gemäß der Beschreibung für ein Archiv oder eine Wiki Seite Anschließend können Sie Inhalte zur neuen Wiki HOME Seite hinzufügen Alternativ können Sie von Ihrer neuen Wiki Seite Links zu anderen Wiki Seiten anlegen Alternativ können Sie eine neue Kategorie im Quick Launch Menü anlegen, in der die neue Wiki Seite auftauchen soll 84

89 Seiteneigentümer E rstellen einer Wiki Homepage für Ihr Team (als Archiv) Eigentümer einer Seite haben die Möglichkeit, mit einem der beiden folgenden Verfahren Wikis für Ihr Team anzulegen, nämlich entweder ein Wiki als Dokumentarchiv oder ein Wiki als Wiki- Seite. Nachfolgend wird die erste der beiden Möglichkeiten beschrieben. Sobald der Eigentümer einer Seite eine Homepage anlegt, können anderen Mitglieder Seiten zu den Homepage hinzufügen. 1. Klicken Sie auf der Seite, in der Sie ein neues Team Wiki hinzufügen möchten im Dropdown-Menü S ite Ac tions auf Create (Erstellen). Wo befindet sich das Dropdown-Menü Site Actions? In der rechten oberen Ecke des Bildschirms befindet sich das Menü Site Actions unterhalb Ihres Benutzernamens. 2. Klicken Sie auf Wiki Page Library (Wiki-Seiten-Archiv). 3. Geben Sie den Namen des Wiki so ein, wie er im Quick Launch Menü ebenso wie andere Links auf der Seite erscheinen soll. Wo befindet sich das Schnellstart-Menü? Das Schnellstart-Menü befindet sich meist auf der linken Seite des Bildschirms, wie nachstehend gezeigt: 85

90 TeamRoom Anwenderhandbuch 4. Geben Sie eine Beschreibung des Wiki ein. 5. Entscheiden Sie, ob das Wiki im Quick Launch Menü erscheinen soll und aktivieren Sie dann die entsprechende Schaltfläche, indem Sie entweder Ja oder Nein anklicken. Wo befindet sich das Schnellstart-Menü? Das Schnellstart-Menü befindet sich meist auf der linken Seite des Bildschirms, wie nachstehend gezeigt: 6. Klicken Sie auf Create (Erstellen). Falls Sie im Quick Start Menü eine neue Kategorie für dieses Wiki anlegen möchten, so lesen Sie weiter im Abschnitt Hinzufügen einer neuen Kategorie zum Quick Launch Menü. Sie haben erfolgreich ein Wiki erstellt. Jetzt können Sie im Quick Launch Menü auf das neu angelegte Wiki klicken und es nach Bedarf bearbeiten. (Kein Problem - falls Ihr neues Wiki an der falschen Position im Quick Launch Menü steht, so können Sie es gemäß Beschreibung Wiki im Quick Launch Menü verschieben einfach verschieben. 86

91 Seiteneigentümer E rs tellen einer Wiki Homepage für Ihr Team (als Wiki-S eite) Eigentümer einer Seite haben die Möglichkeit, mit einem der beiden folgenden Verfahren Wikis für Ihr Team anzulegen, nämlich entweder ein Wiki als Dokumentarchiv oder ein Wiki als Wiki- Seite. Bei der ersten Variante bleibt das Wiki innerhalb der Seite, in der Sie arbeiten. Wird das Wiki als Wiki-Seite angelegt, so wird das Wiki zu einer eigenen Seite. Dies bedeutet, dass alle Archive in diesem Wiki leer sind. Dabei sind der Kalender der Wiki-Seite, die Aufgabenliste, die Dokumentarchive etc. alle leer. Sobald der Eigentümer einer Seite eine Homepage anlegt, können anderen Mitglieder Seiten zu den Homepage hinzufügen. Um eine Wiki-Seite zu erstellen, gehen Sie gemäß Beschreibung im Abschnitt "Seite erstellen" vor. Bei Schritt 7, "Vorlage für die Seite wählen", klicken Sie auf Wiki Seite auf der Registerkarte Collaboration dieser Seite. Klicken Sie bei Schritt 7, "Vorlage für die Seite wählen", auf Wiki Seite auf der Registerkarte Collaboration dieser Seite. Sie haben erfolgreich ein Wiki erstellt. Jetzt können Sie zu Ihrer neuen Wiki Seite die gewünschten Inhalte hinzufügen. 87

92 TeamRoom Anwenderhandbuch Team Wiki aus dem S chnellstart-menü lös chen Um ein Team Wiki aus dem Schnellstart-Menü zu löschen, gehen Sie gemäß der Beschreibung im Abschnitt "Element aus dem Schnellstart-Menü löschen" vor. Durch das Löschen eines Elementes aus dem Schnellstart-Menü wird das Element nicht selbst gelöscht, sondern nur der Eintrag (Link) im Schnellstart- Menü. 88

93 Seiteneigentümer Wiki lös chen Die zum vollständigen Löschen eines Team Wiki einschließlich aller Unterseiten notwendigen Schritte hängen davon ab, auf welche Weise das Wiki angelegt worden ist. Wikis können entweder als Archive oder als Seiten angelegt werden. Falls das zu löschende Wiki als Dokument-Archiv angelegt wurde, gehen Sie gemäß der Beschreibung im Abschnitt Archiv löschen vor. Falls das zu löschende Wiki als Wiki-Seite angelegt wurde, gehen Sie gemäß der Beschreibung im Abschnitt Seite löschen vor. 89

94 TeamRoom Anwenderhandbuch Wiki im S chnells tart-menü verschieben Im Beispiel unten wird das "Training and Support Wiki" im S chnells tart-menü in der Kategorie "Dokumente" aufgeführt, soll aber in die Kategorie "Support Team Wikis" verschoben werden. Obwohl der nachstehende Screenshot sich auf das Verschieben eines Wiki bezieht, gelten die folgenden Schritte für alle Elemente im S chnells tart-menü. Wo befindet sich das Schnellstart-Menü? Das Schnellstart-Menü befindet sich meist auf der linken Seite des Bildschirms, wie nachstehend gezeigt: Wo befindet sich das Schnellstart-Menü? Das Schnellstart-Menü befindet sich meist auf der linken Seite des Bildschirms, wie nachstehend gezeigt: 90

95 Seiteneigentümer Mit Hilfe der nachfolgenden Schritte können Sie ein Wiki im Schnellstart-Menü an eine andere Position verschieben. 1. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü S ite Actions. Wo befindet sich das Dropdown-Menü Site Actions? In der rechten oberen Ecke des Bildschirms befindet sich das Menü Site Actions unterhalb Ihres Benutzernamens. 91

96 TeamRoom Anwenderhandbuch 2. Klicken Sie auf Site Settings (Einstellungen Seite). 3. Klicken Sie auf Quick Launch (Schnellstart). 4. Klicken Sie auf das Bearbeiten-Symbol neben dem zu verschiebenden Element. Es öffnet sich ein Fenster zum Bearbeiten des Links. 5. Wählen Sie den Ort im Schnellstart-Menü, an dem das Element zukünftig auftauchen soll. (In diesem Beispiel Support Team Wikis). 6. Klicken Sie auf Ok. Sie haben erfolgreich ein Wiki im Schnellstart-Menü verschoben. 92

97 Seiteneigentümer Personen und Gruppen verwalten Alle B enutzer und Gruppen ans ehen und verwalten Sie erreichen die Benutzerverwaltung durch Anklicken der Menüoption People and Groups (Personen und Gruppen) in der linken unteren Ecke des Bildschirms. Ein neues Fenster wird geöffnet. Im oben gezeigten Beispiel werden im linken Navigationsfenster drei Gruppen aufgeführt. Dies sind: Members (Mitglieder), Owners (Eigentümer) und Visitors (Besucher). (Die Gruppe Training Members wird im Hauptfenster angezeigt). Alternativ können Sie durch Anklicken von All People alle Personen Ihres Unternehmens ansehen. In diesem Bildschirm können Sie seitenübergreifende Rechte verwalten, u.a.: neue Benutzer und Gruppen hinzufügen Rechte pro Benutzer oder Gruppe zuweisen bzw. ändern neue Rechte für Gruppen konfigurieren die Option access request (Zugang anfordern) aktivieren bzw. deaktivieren. Über diese Option kann ein Benutzer den Zugang zu einer Seite anfordern. Ist diese Option aktiviert, so kann ein Benutzer den Namen einer Seite sehen, jedoch nicht den Inhalt. Ist diese Option deaktiviert, so kann der Benutzer die Seite überhaupt nicht sehen. Beachten Sie vor dem Anklicken von People and Groups, welche Seite Sie bearbeiten. Die hier aufgeführten Ergebnisse beziehen sich auf die bestimmte Seite, in der Sie aktuell arbeiten. Wenn z.b. zu der Seite, die Sie aktuell bearbeiten, Unterseiten gehören, dann werden ggf. die für diese übergeordnete Seite aufgeführten Personen und Gruppen nicht die Personen und Gruppen der Unterseite beinhalten, falls diese Personen und Gruppen keinen Zugriff auf übergeordnete Seiten besitzen. 93

98 TeamRoom Anwenderhandbuch B enutzer / Gruppen zu einer Gruppe oder S eite hinzufügen 1. Klicken Sie im Dropdown-Menü S ite Actions auf Site Settings (Einstellungen Seite). Wo befindet sich das Dropdown-Menü Site Actions? In der rechten oberen Ecke des Bildschirms befindet sich das Menü Site Actions unterhalb Ihres Benutzernamens. 2. Klicken Sie auf People and Groups (Personen und Gruppen). 3. Klicken Sie im Dropdown-Menü New (Neu) auf Add Users (Benutzer hinzufügen). Wo befindet sich das Menü Neu? Das Menü Neu befindet sich in der Symbolleiste der Seite, auf die Sie entsprechenden Zugriff besitzen: 4. Wählen durch Anklicken des Adressbuch-Symbols neue Benutzer / Gruppen. 5. Geben Sie den Namen/Teil des Namens des Benutzers oder der Gruppe ein, die hinzugefügt werden soll, und klicken Sie dann auf das Lupen-Symbol, um die Suche zu beginnen. 6. Klicken Sie in den Suchergebnissen auf den Namen des Benutzer oder der Gruppe, die Sie zur Seite hinzufügen möchten. 94

99 Seiteneigentümer 7. Klicken Sie auf Add (Hinzufügen). 8. Klicken Sie auf OK. 9. Vergeben Sie mit einem der nachfolgenden Schritte Rechte an den Benutzer/die Gruppe: a. Benutzer zu einer bestehenden Gruppe hinzufügen: i. aktivieren Sie die Schaltfläche Add users to a SharePoint group (Benutzer zu einer SharePoint Gruppe hinzufügen). ii. wählen Sie im Dropdown-Menü die Gruppe b. Benutzer als Einzelperson zur Seite hinzufügen: i. aktivieren Sie die Schaltfläche Give users permission directly (Benutzern Recht direkt vergeben). ii. aktivieren Sie das Kontrollkästchen einer der folgenden Wahlmöglichkeiten: RECHT: Vollständig Bearbeiten Lesen DEFINITION: Vollständige Rechte an der Seite. Kann lesen, hinzufügen, aktualisieren und löschen. Kann nur lesen. 10. Klicken Sie alternativ das Kontrollkästchen send to user/group ( an Benutzer/Gruppe senden) und geben Sie den Nachrichtentext sein, den Sie per versenden möchten. 11. Klicken Sie auf OK. Sie haben erfolgreich eine Person oder eine Gruppe zu einer Seite hinzugefügt. 95

100 TeamRoom Anwenderhandbuch Neue Gruppen anlegen 1. Navigieren Sie im S chnells tart-menü zu der betreffenden Seite. Wo befindet sich das Schnellstart-Menü? Das Schnellstart-Menü befindet sich meist auf der linken Seite des Bildschirms, wie nachstehend gezeigt: 2. Klicken Sie auf People and Groups (Personen und Gruppen). 3. Klicken Sie im Dropdown-Menü New (Neu) auf New Group (Neue Gruppe). Wo befindet sich das Menü Neu? Das Menü Neu befindet sich in der Menüleiste der Seite, zu der Sie entsprechenden Zugang haben: 4. Geben Sie den Namen und eine Beschreibung der neuen Gruppe ein. 5. Alternativ können Sie den Eigentümer der Gruppe von Ihnen zu einer anderen Person oder Gruppe ändern. (Nur ein Benutzer oder eine Gruppe kann Eigentümer sein). 6. Entscheiden Sie durch Anklicken der entsprechenden Schaltfläche, wer die Mitglieder der Gruppe sehen können soll: a. Gruppenmitglieder b. Alle Benutzer 96

101 Seiteneigentümer 7. Entscheiden Sie durch Anklicken der entsprechenden Schaltfläche, wer die Mitglieder der Gruppe bearbeiten können soll: a. Gruppenmitglieder b. Alle Benutzer 8. Entscheiden Sie durch Anklicken der Schaltfläche Ja/Nein, ob Benutzer die Mitgliedschaft in dieser Gruppe beantragen können. 9. Entscheiden Sie durch Anklicken der Schaltfläche Ja/Nein, ob Benutzer das Beenden der Mitgliedschaft beantragen können sollen(diese Option ist nicht verfügbar, falls Sie in Schritt 8 Nein gewählt haben). a. falls ja, geben Sie die Adresse ein, an die alle Anforderungen gesendet werden sollen. Falls eine automatische Akzeptierung aktiviert ist, so werden Benutzer automatisch hinzugefügt bzw. gelöscht, sobald eine Anforderung gestellt wird. Vorsicht: Falls Sie ein automatisches Akzeptieren der Anfragen ermöglichen, so wird jeder anfragende Benutzer automatisch als Mitglied zur Gruppe hinzugefügt und erhält die für die Gruppe vorgesehenen Rechte. 10. Legen Sie durch Aktivieren der entsprechenden Schaltfläche fest, welche Rechte die Mitglieder dieser Gruppe für diese Seite bekommen sollen. (Falls Sie den Gruppenmitgliedern keine Rechte an dieser Seite geben möchten, darf keiner der Schaltflächen aktiviert sein). 11. Klicken Sie auf Create (Erstellen). Sie haben erfolgreich eine neue Gruppe angelegt. Alternativ können Sie jetzt Benutzer zur Gruppe hinzufügen. 97

102 TeamRoom Anwenderhandbuch B enutzer aus einer Gruppe löschen 1. Klicken Sie im Dropdown-Menü S ite Actions auf Site Settings (Einstellungen Seite). Wo befindet sich das Dropdown-Menü Site Actions? In der rechten oberen Ecke des Bildschirms befindet sich das Menü Site Actions unterhalb Ihres Benutzernamens. 2. Klicken Sie auf People and Groups (Personen und Gruppen). 3. Klicken Sie auf den Namen der Gruppe aus der Sie Benutzer löschen möchten. 4. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen bei jedem Benutzer, den Sie entfernen möchten. 5. Klicken Sie im Dropdown-Menü Actions auf Remove Users from Group (Benutzer aus Gruppe entfernen). Wo befindet sich das Menü Actions? Das Menü Actions befindet sich in der Symbolleiste der Seite, auf die Sie entsprechenden Zugriff besitzen: 6. Bestätigen Sie den Löschvorgang mit OK. 98

103 Seiteneigentümer Sie haben erfolgreich Benutzer aus einer Gruppe gelöscht. 99

104 TeamRoom Anwenderhandbuch E mail an B enutzer oder Gruppen versenden 1. Navigieren Sie im Schnells tart-menü auf People and Groups (Personen und Gruppen). Wo befindet sich das Schnellstart-Menü? Das Schnellstart-Menü befindet sich meist auf der linken Seite des Bildschirms, wie nachstehend gezeigt: 2. Falls Sie eine bestimmte Gruppe von Benutzern wählen möchten, wählen Sie den entsprechenden Gruppennamen. 3. Falls Sie unter allen Benutzern der Seite auswählen möchten, klicken Sie auf All People (Alle Personen). Sie erhalten die Profile sämtlicher Benutzer. 4. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen bei allen Benutzer/Gruppen, denen Sie eine senden möchten. Falls Sie alle Benutzer der Liste wählen möchten, klicken Sie das kaskadierende Kontrollkästchen auf der Überschrift über dem Kontrollkästchen des ersten in der Liste angezeigten Benutzers. 5. Wählen Sie den Link Actions im Menü der Überschrift. Wo befindet sich das Menü Actions? Das Menü Actions befindet sich in der Symbolleiste der Seite, auf die Sie entsprechenden Zugriff besitzen: 100

105 Seiteneigentümer 6. Klicken Sie auf an Benutzer. Ihr -Programm öffnet sich mit einer leeren Nachricht an alle ausgewählten Benutzer. Sie haben erfolgreich eine an Benutzer/Gruppen versendet. 101

106 TeamRoom Anwenderhandbuch B estehende Gruppen festlegen, die auf Ihre S eite zugreifen können 1. Navigieren Sie zu der betreffenden Seite. 2. Klicken Sie im S chnells tart-menü auf People and Groups (Personen und Gruppen). Wo befindet sich das Schnellstart-Menü? Das Schnellstart-Menü befindet sich meist auf der linken Seite des Bildschirms, wie nachstehend gezeigt: 3. Klicken Sie im Dropdown-Menü S ettings einrichten). (Einstellungen) auf Set Up Groups (Gruppen Wo befindet sich das Menü Settings (Einstellungen)? Das Menü Settings befindet sich in der Symbolleiste der Seite, auf die Sie entsprechenden Zugriff besitzen: 4. Aktivieren Sie die Schaltfläche Use an existing group (Bestehende Gruppe benutzen). 5. Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü die gewünschte Gruppe. 6. Klicken Sie auf OK. 102

107 Seiteneigentümer Falls eine Seite die gleichen Rechte benutzt wie die übergeordnete Seite, und die übergeordnete Seite besitzt keinen Zugriff auf diese Seite, dann erhalten die auf dieser Seite gewählten Gruppen nicht automatisch Rechte an dieser Seite. Um einer Gruppe Rechte an dieser Seite zu verleihen, müssen Sie der Gruppe Rechte an der übergeordneten Seite verleihen. Sie haben erfolgreich Zugriffsrechte für Gruppen definiert. 103

108 TeamRoom Anwenderhandbuch Verwalten von Rechten R echte auf S eitenebene konfigurieren 1. Navigieren Sie zu der Seite, die Sie konfigurieren möchten. 2. Klicken Sie im Dropdown-Menü S ite Actions auf Site Settings (Einstellungen Seite). Wo befindet sich das Dropdown-Menü Site Actions? In der rechten oberen Ecke des Bildschirms befindet sich das Menü Site Actions unterhalb Ihres Benutzernamens. 3. Ändern Sie die Rechte auf Seitenebene durch Anklicken eines der entsprechenden Links, auf die Zugriff besitzen, in einer der folgenden Kategorien: Users and Permissions (Benutzer und Rechte) Personen und Gruppen Erweiterte Rechte Look and Feel (Layout) Titel, Beschreibung und Symbol Baumdarstellung Seitenthema Obere Link-Leiste Schnellstart Zurücksetzen auf Seitendefinition Galleries (Gallerien) Master-Seiten Inhaltstypen Spalten S ite Adminis tration (Seitenverwaltung) 104

109 Seiteneigentümer Landeseinstellungen Archive und Listen Bericht zur Seitennutzung Anwenderbenachrichtigungen Suchtransparenz Seiten und Workspaces Seiteneigenschaften Seite löschen Sie haben erfolgreich Rechte auf Seitenebene konfiguriert. 105

110 TeamRoom Anwenderhandbuch Übernehmen der S eitenrechte von der übergeordneten S eite 1. Navigieren Sie zu der betreffenden Seite. 2. Klicken Sie im Dropdown-Menü S ite Actions Wo befindet sich das Dropdown-Menü Site Actions? auf Site Settings (Einstellungen Seite). In der rechten oberen Ecke des Bildschirms befindet sich das Menü Site Actions unterhalb Ihres Benutzernamens. 3. Klicken Sie auf Advanced Permissions (Erweiterte Rechte). 4. Klicken Sie im Dropdown-Menü S ettings auf Permission Levels (Rechtestufen). Wo befindet sich das Menü Settings (Einstellungen)? Das Menü Settings befindet sich in der Symbolleiste der Seite, auf die Sie entsprechenden Zugriff besitzen: 5. Klicken Sie auf Inherit Permission Levels from Parent Web Site (Rechtestufen von übergeordneter Seite übernehmen). 106

111 Seiteneigentümer 6. Bestätigen Sie mit OK. (Alle individuell zugewiesenen Rechte werden entfernt). Sie haben erfolgreich Seitenrechte von der übergeordneten Seite übernommen. 107

112 TeamRoom Anwenderhandbuch R echte auf Dokumentarchivebene konfigurieren 1. Navigieren Sie zu dem Dokumentarchiv, für das Sie Rechte konfigurieren möchten. 2. Klicken Sie im Dropdown-Menü S ettings (Einstellungen) auf Document Library Settings (Einstellungen Dokumentarchiv). Wo befindet sich das Menü Settings (Einstellungen)? Das Menü Settings befindet sich in der Symbolleiste der Seite, auf die Sie entsprechenden Zugriff besitzen: 3. Klicken Sie in der Spalte Permissions and Management auf Permissions for this document library (Rechte für dieses Dokumentarchiv). Es wird eine Liste der aktuellen Benutzer/Gruppen angezeigt, die Zugriff auf dieses Dokumentarchiv besitzen. 4. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus: Wenn Sie... Benutzer/Gruppe n zu einer bestehenden Gruppe hinzufügen möchten Dann... a. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen der Gruppe, die Sie hinzufügen möchten. b. Klicken Sie im Dropdown-Menü Actions auf Add Users (Benutzer hinzufügen). Weitere Einzelheiten können Sie dem Abschnitt Benutzer zu einer Gruppe oder Seite hinzufügen entnehmen. Wo befindet sich das Menü Actions? Das Menü Actions befindet sich in der Symbolleiste der Seite, auf die Sie entsprechenden Zugriff besitzen: 108

113 Seiteneigentümer c. Rechte von Benutzern/Grupp en an diesem Dokumentarchiv entfernen möchten a. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen bei dem Benutzer und/oder der Gruppe, für die Sie Rechte entfernen möchten. b. Klicken Sie im Dropdown-Menü Actions auf Remove User Permissions (Benutzerrechte entfernen). Wo befindet sich das Menü Actions? Das Menü Actions befindet sich in der Symbolleiste der Seite, auf die Sie entsprechenden Zugriff besitzen: Rechte von Benutzern/Grupp en an diesem Dokumentarchiv bearbeiten möchten c. Bestätigen Sie mit OK. a. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen bei dem Benutzer und/oder der Gruppe, für die Sie Rechte bearbeiten möchten. b. Klicken Sie im Dropdown-Menü Actions auf Edit User Permissions (Benutzerrechte bearbeiten). Wo befindet sich das Menü Actions? Das Menü Actions befindet sich in der Symbolleiste der Seite, auf die Sie entsprechenden Zugriff besitzen: 109

114 TeamRoom Anwenderhandbuch zulassen möchten, dass das Dokumentarchiv Rechte von der übergeordneten Seite übernimmt (individuelle Rechte gehen verloren) c. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen des Rechtes, das Sie zuweisen möchten. d. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen des Rechtes, das Sie entfernen möchten. e. Bestätigen Sie mit OK. f. Wiederholen Sie Schritt a - e für jeden weiteren Benutzer oder Gruppe. a. Klicken Sie im Dropdown-Menü Actions auf Inherit Permissions (Rechte übernehmen). Wo befindet sich das Menü Actions? Das Menü Actions befindet sich in der Symbolleiste der Seite, auf die Sie entsprechenden Zugriff besitzen: die Möglichkeit der Benutzer zum Anfordern des Zugangs zum Dokumentarchiv aktivieren/deaktivi eren möchten (falls verfügbar) b. Bestätigen Sie mit OK. a. Klicken Sie im Dropdown-Menü S ettings (Einstellungen) auf Access Request (Zugang anfordern). Wo befindet sich das Menü Settings (Einstellungen)? Das Menü Settings befindet sich in der Symbolleiste der Seite, auf die Sie entsprechenden Zugriff besitzen: 110

115 Seiteneigentümer b. Aktivieren/deaktivieren Sie das entsprechende Kontrollkästchen bei Allow requests for access (Anforderung für Zugang genehmigen). c. Bestätigen Sie mit OK. Sie haben erfolgreich Rechte auf Dokumentarchivebene konfiguriert. 111

116 TeamRoom Anwenderhandbuch Verwalten von R echten an einem Dokument 1. Navigieren Sie zu dem Dokument, dessen Rechte Sie verwalten möchten. 2. Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil rechts neben dem Dateinamen, um das Menü auszuklappen. Wo befindet sich der Dropdown-Pfeil? Der Pfeil erscheint rechts neben dem Namen des Elementes, wenn Sie den Mauszeiger über das Element ziehen. 3. Klicken Sie auf Manage Permissions (Rechte verwalten). Sofern nicht anders konfiguriert, übernimmt ein Dokument automatisch die Rechte aus seinem übergeordneten Ordner oder Archiv. Um die Rechte direkt zu verwalten, klicken Sie im Actions Menü auf Edit Permissions (Rechte verwalten) wie nachfolgend beschrieben. 4. Klicken Sie im Menü Actions auf Edit Permissions (Rechte verwalten). Es erscheint ein Dialogfenster mit dem Hinweis, dass Sie individuelle Rechte für dies einzelne Dokument erstellen und dass zukünftige Änderungen der Rechte auf übergeordneter Ebene keine Auswirkungen auf dies Dokument haben werden. Wo befindet sich das Menü Actions? Das Menü Actions befindet sich in der Symbolleiste der Seite, auf die Sie entsprechenden Zugriff besitzen: 5. Klicken Sie auf OK. 112

117 Seiteneigentümer 6. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus: Wenn Sie... Benutzer/Grupp en zu einer bestehenden Gruppe hinzufügen möchten Dann... a. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen der Gruppe, die Sie hinzufügen möchten. b. Klicken Sie im Dropdown-Menü Actions auf Add Users (Benutzer hinzufügen). Weitere Einzelheiten können Sie dem Abschnitt Benutzer zu einer Gruppe oder Seite hinzufügen entnehmen. Wo befindet sich das Menü Actions? Das Menü Actions befindet sich in der Symbolleiste der Seite, auf die Sie entsprechenden Zugriff besitzen: c. Rechte von Benutzern/Grup pen an diesem Dokument entfernen möchten a. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen bei dem Benutzer und/oder der Gruppe, für die Sie Rechte entfernen möchten. b. Klicken Sie im Dropdown-Menü Actions auf Remove User Permissions (Benutzerrechte entfernen). Wo befindet sich das Menü Actions? Das Menü Actions befindet sich in der Symbolleiste der Seite, auf die Sie entsprechenden Zugriff besitzen: c. Bestätigen Sie mit OK. 113

118 TeamRoom Anwenderhandbuch Rechte von Benutzern/Grup pen an diesem Dokument bearbeiten möchten a. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen bei dem Benutzer und/oder der Gruppe, für die Sie Rechte bearbeiten möchten. b. Klicken Sie im Dropdown-Menü Actions auf Edit User Permissions (Benutzerrechte bearbeiten). Wo befindet sich das Menü Actions? Das Menü Actions befindet sich in der Symbolleiste der Seite, auf die Sie entsprechenden Zugriff besitzen: zulassen möchten, dass das Dokument Rechte von der übergeordneten Seite übernimmt (individuelle Rechte gehen verloren) c. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen des Rechtes, das Sie zuweisen möchten. d. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen des Rechtes, das Sie entfernen möchten. e. Bestätigen Sie mit OK. f. Wiederholen Sie Schritt a - e für jeden weiteren Benutzer oder Gruppe. a. Klicken Sie im Dropdown-Menü Actions auf Inherit Permissions (Rechte übernehmen). Wo befindet sich das Menü Actions? Das Menü Actions befindet sich in der Symbolleiste der Seite, auf die Sie entsprechenden Zugriff besitzen: b. Bestätigen Sie mit OK. 114

119 Seiteneigentümer Sie haben erfolgreich die Rechte an einem Dokument verwaltet. 115

120 TeamRoom Anwenderhandbuch Verwalten von Gruppenrechten 1. Klicken Sie im S chnells tart-menü auf People and Groups (Personen und Gruppen). Wo befindet sich das Schnellstart-Menü? Das Schnellstart-Menü befindet sich meist auf der linken Seite des Bildschirms, wie nachstehend gezeigt: 2. Klicken Sie auf den Namen der Gruppe im linken Menü. 3. Klicken Sie im Dropdown-Menü S ettings (Einstellungen) auf Group Settings (Gruppeneinstellungen). Es wird ein neues Fenster geöffnet. Wo befindet sich das Menü Settings (Einstellungen)? Das Menü Settings befindet sich in der Symbolleiste der Seite, auf die Sie entsprechenden Zugriff besitzen: 4. Blättern Sie zu dem Bereich Permissions (Rechte) und aktivieren Sie das Kontrollkästchen beim dem Rechtetyp, den Sie dieser Gruppe für diese Seite zuweisen möchten: RECHTE: DEFINITION: 116

121 Seiteneigentümer Vollständige Rechte Schreibrechte Leserechte Verfügt über vollständige Kontrolle über die Seite. Kann lesen, hinzufügen, aktualisieren und löschen. Kann nur lesen. 5. Klicken Sie auf OK. Sie haben erfolgreich Gruppenrechte verwaltet. 117

122 TeamRoom Anwenderhandbuch Schnellstartmenü verwalten Neue K ategorie zum S chnellstart-menü hinzufügen 1. Wählen Sie das S ite Actions Dropdown-Menü. Wo befindet sich das Dropdown-Menü Site Actions? In der rechten oberen Ecke des Bildschirms befindet sich das Menü Site Actions unterhalb Ihres Benutzernamens. 2. Klicken Sie auf Site Settings (Einstellungen Seite). 3. Klicken Sie auf Quick Launch (Schnellstart). 4. Klicken Sie auf New Heading (Neuer Titel). 5. Geben Sie den Namen der Kategorie in das URL-Feld ein. (das System fügt den Rest des Navigationspfades automatisch zur URL hinzu). 6. Geben Sie im freien Textfeld den Titel so ein, wie er im S chnellstart-menü erscheinen soll. Wo befindet sich das Schnellstart-Menü? Das Schnellstart-Menü befindet sich meist auf der linken Seite des Bildschirms, wie nachstehend gezeigt: 118

123 Seiteneigentümer 7. Klicken Sie auf OK. Der Bildschirm wird neu aufgebaut und der neue Titel wird im S chnellstart-menü angezeigt. Wo befindet sich das Schnellstart-Menü? Das Schnellstart-Menü befindet sich meist auf der linken Seite des Bildschirms, wie nachstehend gezeigt: Sie haben erfolgreich eine neue Kategorie ischnellstart-menü eingefügt. 119

124 TeamRoom Anwenderhandbuch Neuen Link zu einer K ategorie im S chnellstart-menü hinzufügen 1. Klicken Sie auf View All Site Content (Alle Seiteninhalte ansehen). 2. Klicken Sie im Dropdown-Menü S ite Actions auf Site Settings (Einstellungen Seite). Wo befindet sich das Dropdown-Menü Site Actions? In der rechten oberen Ecke des Bildschirms befindet sich das Menü Site Actions unterhalb Ihres Benutzernamens. 3. Klicken Sie auf Quick Launch (Schnellstart). 4. Klicken Sie auf New Link (Neuer Link). 5. Geben Sie im URL-Feld den Namen des Links ein. Das System fügt den Rest des Navigationspfades automatisch ein, um die URL zu vervollständigen. 6. Geben Sie im Beschreibungsfeld den Titel des Links so ein, wie er im S chnells tart- Menü erscheinen soll. Wo befindet sich das Schnellstart-Menü? Das Schnellstart-Menü befindet sich meist auf der linken Seite des Bildschirms, wie nachstehend gezeigt: 120

125 Seiteneigentümer 7. Wählen Sie im Dropdown-Menü Heading die Kategorie im S chnellstart-menü, unter der der Link erscheinen soll. Wo befindet sich das Schnellstart-Menü? Das Schnellstart-Menü befindet sich meist auf der linken Seite des Bildschirms, wie nachstehend gezeigt: 8. Klicken Sie auf OK. Der Bildschirm wird neu aufgebaut und der Link wird im S chnellstart-menü angezeigt. Wo befindet sich das Schnellstart-Menü? Das Schnellstart-Menü befindet sich meist auf der linken Seite des Bildschirms, wie nachstehend gezeigt: Sie haben erfolgreich einen neuen Link zu einer Kategorie im Schnellstart-Menü hinzugefügt. 121

126 TeamRoom Anwenderhandbuch E lement aus dem S chnells tart-menü lös chen 1. Klicken Sie auf View All Site Content (Alle Seiteninhalte ansehen). 2. licken Sie im Dropdown-Menü S ite Actions auf Site Settings (Einstellungen Seite). Wo befindet sich das Dropdown-Menü Site Actions? In der rechten oberen Ecke des Bildschirms befindet sich das Menü Site Actions unterhalb Ihres Benutzernamens. 3. Klicken Sie auf Quick Launch (Schnellstart). 4. Klicken Sie auf das S ymbol B earbeiten neben dem Link oder der Kategorie, die Sie aus dem Menü entfernen möchten. Es wird ein neues Fenster geöffnet. Wo befindet sich das Symbol Bearbeiten? Das Symbol befindet sich links neben dem Namen des Elementes: 5. Klicken Sie auf Delete (Löschen). 6. Bestätigen Sie den Löschvorgang mit OK. 122

127 Seiteneigentümer Bei diesem Löschen aus dem Schnellstart-Menü wird nicht das Element selbst gelöscht, sondern nur der Link zu diesem Element im Schnellstart-Menü. Sie haben erfolgreich ein Element aus dem Schnellstart-Menü gelöscht. 123

128 TeamRoom Anwenderhandbuch E lement im S chnells tart-menü verschieben Im nachstehenden Beispiel wird das "Training and Support Wiki" im S chnellstart-menü in der Kategorie "Documents" aufgeführt und soll in die Kategorie "Support Team Wikis" verschoben werden. Wo befindet sich das Schnellstart-Menü? Das Schnellstart-Menü befindet sich meist auf der linken Seite des Bildschirms, wie nachstehend gezeigt: 124

129 Seiteneigentümer Mit Hilfe der folgenden Schritte können Sie ein Wiki im S chnellstart-menü an eine andere Position verschieben. Wo befindet sich das Schnellstart-Menü? Das Schnellstart-Menü befindet sich meist auf der linken Seite des Bildschirms, wie nachstehend gezeigt: 125

130 TeamRoom Anwenderhandbuch 1. Wählen Sie das Dropdown-Menü S ite Actions. Wo befindet sich das Dropdown-Menü Site Actions? In der rechten oberen Ecke des Bildschirms befindet sich das Menü Site Actions unterhalb Ihres Benutzernamens. 2. Klicken Sie auf Site Settings (Einstellungen Seite). 3. Klicken Sie auf Quick Launch (Schnellstart). 4. Klicken Sie auf das Bearbeitungs-Symbol neben dem zu verschiebenden Element. Es wird ein neues Fenster geöffnet. 5. Wählen Sie den Ort im S chnells tart-menü, an den das Element verschoben werden soll. (Im gezeigten Beispiel Support Team Wikis). Wo befindet sich das Schnellstart-Menü? Das Schnellstart-Menü befindet sich meist auf der linken Seite des Bildschirms, wie nachstehend gezeigt: 6. Klicken Sie auf Ok. Sie haben erfolgreich ein Wiki im Schnellstart-Menü verschoben. 126

131 Seiteneigentümer Umfragen Umfrage ers tellen 1. Klicken Sie im Bildschirm View All S ite Content (Alle Seiteninhalte ansehen) auf C reate (Erstellen). Wo befindet sich Create (Anlegen)? Create befindet sich im Diskussionsforum in der linken oberen Ecke der Symbolleiste: Wo befindet sich der Bildschirm All Site Content Screen (Alle Seiteninhalte anzeigen)? Nach Anklicken von View All Site Content (Alle Seiteninhalte anzeigen) erscheint in der Symbolleiste des Menü Create (Erstellen): 2. Klicken Sie auf Survey (Umfrage). 3. Geben Sie den Namen und die Beschreibung der Umfrage ein. 127

132 TeamRoom Anwenderhandbuch 4. Aktivieren Sie die Schaltfläche ja/nein um festzulegen, ob diese Umfrage im Schnellstart erscheinen soll oder nicht. 5. Aktivieren Sie die Schaltfläche ja/nein um festzulegen, ob die Benutzernamen in den Umfrageergebnissen angezeigt werden sollen oder nicht. 6. Aktivieren Sie die Schaltfläche ja/nein um festzulegen, ob die Benutzer öfter als einmal an der Umfrage teilnehmen dürfen oder nicht. 7. Klicken Sie auf Next (Weiter). 8. Geben Sie im freien Textfeld die erste Frage Ihrer Umfrage ein. 9. Aktivieren Sie die Schaltfläche um den Typ der ersten Frage festzulegen. Der Bildschirm wird neu aufgebaut und die verbleibenden Bereiche der Umfrageerstellung ändern sich abhängig vom gewählten Fragentyp dynamisch. 10. Aktivieren Sie die Schaltfläche ja/nein um festzulegen, ob eine Antwort auf die Frage notwendig ist. 11. Geben Sie bei Bedarf alle weiteren Frageeinstellungen ein. 12. Wiederholen Sie bei Bedarf Schritt 8 11 und klicken Sie dann auf Finish (Beenden). Sie haben erfolgreich eine Umfrage erstellt und die Umfrage wird auf Ihrer Seite eingestellt. Wenn Sie zu Ihrer Umfrage "erweiterte Features" hinzufügen wollen, so lesen Sie dazu den Abschnitt Konfigurieren der erweiterten Einstellungen für Umfragen. 128

133 Seiteneigentümer Grafis che Übers icht einer Umfrage anzeigen 1. Klicken Sie auf Ihrer Startseite im S chnells tart-menü auf den Namen der Umfrage. Wo befindet sich das Schnellstart-Menü? Das Schnellstart-Menü befindet sich meist auf der linken Seite des Bildschirms, wie nachstehend gezeigt: 2. Klicken Sie auf den Link Show a graphical summary of the survey (Grafische Übersicht der Umfrage anzeigen). Hier können Sie die prozentuale Verteilung der Antworten pro Frage sowie die Gesamtzahl der Antworten pro Frage sehen. In diesem Beispiel haben bei Frage Nummer 1 insgesamt zwei Personen geantwortet. Dabei wählte eine Person die Antwort 1 und eine Person die Antwort 3. Sie haben erfolgreich eine grafische Übersicht der Umfrageergebnisse angezeigt. 129

134 TeamRoom Anwenderhandbuch S ämtliche Antworten einer Umfrage anzeigen 1. Klicken Sie auf Ihrer Startseite im S chnells tart-menü auf den Namen der Umfrage. Wo befindet sich das Schnellstart-Menü? Das Schnellstart-Menü befindet sich meist auf der linken Seite des Bildschirms, wie nachstehend gezeigt: 2. Klicken Sie auf Show all responses (Alle Antworten anzeigen). Die Antworten werden pro Benutzer aufgelistet. Möchte der Benutzer anonym bleiben, so wird sein Name nicht angezeigt. An dieser Stelle können Sie Folgendes ansehen: Gesamtzahl der Antworten (2). (Durch Anklicken des Elementes in der Spalte View Response können Sie jede Antwort zu jeder Frage anzeigen) Namen jeder antwortenden Person (falls zutreffend) Datum der Änderung durch den Benutzer Vollständigkeitsstatus der Umfrage nach Benutzer (in diesem Beispiel hat Jack Doe die Umfrage nicht komplett beendet) Sie haben erfolgreich alle Antworten auf eine Umfrage angezeigt. 130

135 Seiteneigentümer K onfigurieren der erweiterten E ins tellungen für Umfragen 1. Klicken Sie auf der Startseite Ihrer Seite im S chnells tart-menü auf den Name der Umfrage. Wo befindet sich das Schnellstart-Menü? Das Schnellstart-Menü befindet sich meist auf der linken Seite des Bildschirms, wie nachstehend gezeigt: 2. Klicken Sie im Dropdown-Menü S ettings auf Survey Settings (Einstellungen Umfrage). Wo befindet sich das Menü Settings (Einstellungen)? Das Menü Settings befindet sich in der Symbolleiste der Seite, auf die Sie entsprechenden Zugriff besitzen: 3. Führen Sie einen oder mehrere der folgenden Schritte durch: 131

136 TeamRoom Anwenderhandbuch Wenn Sie den Namen, die Navigation oder die Optionen ändern möchten den Teilnehmern Leseund/oder Schreibrechte einräumen möchten die Umfrage löschen möchte die Umfrage als Vorlage speichern möchten übernommene Rechte ändern möchten eine Frage in der Umfrage ändern oder löschen möchten eine weitere Frage zur Umfrage hinzufügen möchten die Anzeigereihenfolge der Fragen innerhalb der Umfrage ändern möchten Dann a. Klicken Sie in der Spalte Allgemeine Einstellungen auf Titel, Beschreibung, Navigation. b. Führen Sie die gewünschten Änderungen durch. c. Klicken Sie auf Save (Speichern). a. Klicken Sie in der Spalte Allgemeine Einstellungen auf advanced settings (erweiterte Einstellungen). b. Aktivieren Sie die entsprechenden Schaltflächen. c. Klicken Sie auf OK. a. Klicken Sie in der Spalte Rechte und Verwaltung auf Delete this survey (Umfrage löschen). b. Bestätigen Sie den Löschvorgang mit OK. a. Klicken Sie in der Spalte Rechte und Verwaltung auf Save survey as template (Umfrage als Vorlage speichern). b. Geben Sie den neuen Dateinamen der Vorlage, den Namen der Umfrage und bei Bedarf ggf. weitere Felder ein. c. Bestätigen Sie mit OK. a. Klicken Sie in der Spalte Rechte und Verwaltung auf Permissions for this survey (Rechte an dieser Umfrage). b. Klicken Sie im Actions Dropdown-Menü auf Manage Permissions (Rechte verwalten) und klicken Sie dann auf OK. c. Ändern Sie die Rechte nach Bedarf. a. Klicken Sie den in der Umfrageübersicht am unteren Bildschirmrand angezeigten question link (Frage- Link). b. Führen Sie die gewünschte Änderung durch. c. Speichern Sie die Frage mit OK, oder entfernen Sie die Frage aus der Umfrage mit Delete (Löschen). a. Klicken Sie in der Umfrageübersicht am unteren Bildschirmrand auf Add a question (Frage hinzufügen). b. Erstellen Sie die Frage nach Ihrem Bedarf. (Weitere Einzelheiten finden Sie unter Umfrage erstellen.) c. Klicken Sie auf Finish (Beenden). a. Klicken Sie in der Umfrageübersicht am unteren Bildschirmrand auf Change the order of questions (Fragenreihenfolge ändern). b. Verwenden Sie die Dropdown-Menüs neben jeder Frage,um dort die Anzeigeposition der Frage innerhalb der Umfrage festzulegen. c. Klicken Sie auf OK. Sie haben erfolgreich die erweiterten Einstellungen einer Umfrage konfiguriert. 132

137 Seiteneigentümer 133

138 A NHANG A: W EB PAR T ÄNDE R N 1. Navigieren Sie zu der Seite, bei der Sie Web Parts ändern möchten. 2. Klicken Sie im Menü S ite Actions auf Edit Page (Seite bearbeiten). Wo befindet sich das Dropdown-Menü Site Actions? In der rechten oberen Ecke des Bildschirms befindet sich das Menü Site Actions unterhalb Ihres Benutzernamens. 3. Klicken Sie im Dropdown-Menü auf Edit (Bearbeiten) links neben dem Titel des Web Part (in diesem Beispiel "Downloadable Support Material"). 4. Klicken Sie im Dropdown-Menü auf Modify Shared Web Part (Gemeinsamen Web Part ändern). In der rechten Bildschirmhälfte wird ein neues Fenster geöffnet. 134

139 Anhang A: Web Part ändern 5. Ändern Sie bei Bedarf den Inhalt. i. Klicken Sie auf R ich T ext E ditor Der WYSIWYG Editor wird angezeigt. ii. iii. Ändern Sie den Inhalt wie gewünscht. Klicken Sie auf Save (Speichern). 135

140 TeamRoom Anwenderhandbuch 6. Alternativ können Sie das Layout ändern. i. Klicken Sie auf Appearance (Layout). Die möglichen Optionen werden angezeigt. ii. iii. iv. Geben Sie den Titel des Portlets ein. Entscheiden Sie, ob der Web Part eine festgelegte Höhe und Breite besitzen soll. Falls ja, geben Sie die Größe ein. Wählen Sie die Schaltfläche zur Konfiguration des Chrome Status. v. Wählen Sie die Schaltfläche zur Konfiguration des Chrome Typs. 7. Blättern Sie nach unten und klicken Sie auf Apply (Übernehmen). Hinweis: Sie steuern, ob Benutzer einen Web Part in ihrer Ansicht verkleinern und/oder löschen können. Klicken Sie dazu den Link +Advanced (Erweitert) und aktivieren bzw. deaktivieren Sie die entsprechenden Kontrollkästchen. Sie haben erfolgreich Web Parts geändert. 136