Büro-Kommunikation Antworten zu Übungen Nr. 1 32

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1 Tel. Fax Brief Büro-Kommunikation Antworten zu Übungen Nr Kapitel 1 Büro-Kommunikation Übung (1) Kommunikationsbeziehungen (Seite 2) Schreiben Sie zu jeder Kommunikationsbeziehung ein eigenes Beispiel aus Ihrem Alltag auf. Mensch/Mensch Gespräch/Diskussion Brief / MSN SMS / MMS Maschine/Mensch Tonsignal bei neuem Mail Wecker Pausenglocke Telefon (Klingelton) Fernseher Fax Kopierer (Fehlermeldung) Mensch/Maschine SBB (Billett lösen) PC Tanksäule Maschine/Maschine Outlook Abwesenheitsmeldung Übung (2) digital (d) oder analog (a) (Seite 4) Entscheiden Sie selber: Menschen a Noten d Alphabet d Handschrift a Sprache a Wörter a Stimme a Dezimalsystem d Übung (3) Auswahl von Kommunikationsmitteln (Seite 5) Kreuzen Sie die geeigneten Kommunikationsmittel an: Kriterien für die Wahl des geeigneten Kommunikationsmittels a b c d e f g h i j k Information soll schnell beim Empfänger sein keine Unklarheiten aufkommen lasen schnelle Antwort erhalten genaue Auskunft erhalten Informationen weiterverarbeiten können Skizzen senden und besprechen Beweisbarkeit der Mitteilung Kurze Information/Nachfrage Arbeitszeugnis senden Informationen nachverfolgen/überprüfen Daten übernehmen - 1 -

2 Begründen Sie Ihre Wahl kurz. a) Telefon, Mail, Fax funktionieren in Sekunden. b) Schriftliche Kommunikation kann immer nachgelesen werden, Beweismittel. c) Beim Telefon hat man die Antwort sofort. d) Ist grundsätzlich bei allen Möglichkeiten nicht 100%ig gewährleistet. e) Ist einfacher, wenn man das Dokument schwarz auf weiss vor sich hat. f) Beide Parteien brauchen diese Unterlagen. g) Muss schriftlich sein wegen Beweisbarkeit. Mündliche Aussagen kann man schlecht beweisen. h) Anruf oder Mail ist am einfachsten, schnellsten. i) Arbeitszeugnis muss schriftlich sein. j) Damit Info jederzeit nachlesbar muss ein schriftliches Kommunikationsmittel gewählt werden. k) Per Mail empfehlenswert, Brief mit Datenträger ist möglich, jedoch umständlich. Welche Kommunikationsformen/-mittel benutzen Sie wozu? Begründen Sie Ihre Wahl. Übung (4)Telefonnotizen (Seite 7) Wie sehen die Telefonnotizen (Vorlagen) in Ihrem Lehrbetrieb aus? Bringen Sie ein Exemplar mit und legen Sie es zu diesen Unterlagen. Vergleichen Sie die Formulare mit einer Partnerin/einem Partner. überall Kreieren Sie eine optimierte Telefonnotiz-Vorlage, die Sie online am PC ausfüllen und per Mail versenden können. Telefonnotiz-Vorlage: - 2 -

3 Übung (5) (Seite 10) Welche Weisungen und Anordnungen bezüglich privater Telefonie, Internet-Surfen und privater s bestehen in Ihrem Lehrbetrieb? individuelle Antwort Kapitel 2 Telematik Übung (6) Festnetz (Seite 13) siehe auch oder Broschüre Telefon-Zusatzdienste der Swisscom (Tarifänderungen vorbehalten) Suchen Sie Informationen zur Anrufumleitung. Wie funktioniert das? 1. Hörer abheben 2. * drücken 3. Kennzahl 21 eingeben 4. # drücken 5. Einschaltbestätigung 6. auflegen Wie werden Nummern gesperrt? Abgehende Verbindungen können online gesperrt werden. Wie schaltet man den Dienst "Ruhe vor dem Telefon" ein/aus? ein 1. Hörer abheben 2. * drücken 3. Kennzahl 26 eingeben 4. # drücken 5. Einschaltbestätigung abwarten aus 1. Hörer abheben 2. # drücken 3. Kennzahl 26 eingeben 4. # drücken 5. Ausschaltbestätigung abwarten - 3 -

4 Was sind Mehrwertdienste? Mehrwertdienst = wichtige Nummern Mehrwertdienste sind Rufnummer, über welche neben der normalen Verbindungsdienstleistung noch andere Dienstleistungen angeboten werden. Hiezu gehören beispielsweise Faxabruf, Televoting, Informationsdienste wie Börsen-, Wetter- und Fahrplanauskünfte, Beratungsdienste und Erotiknummern. Einteilung von Mehrwertdiensten: 0800 Gratisdienst 0848 Lokaltarif 0900 Geschäftsdienst 0901 Spiele, Lotterien, Horoskope, Diskussionsforen, Umfragen usw Erotik Nennen Sie weitere 3 4 interessante Kurznummern. Auskunft 1811 (früher 111) Auskunftsdienst der Swisscom Es gibt noch weitere Nummern für Auskünfte z. B Servicenummern 175 Störungsdienst 162 Wetterprognosen 163 Verkehrsinformationen Notrufnummern für Rettungs-Pannen- und Sicherheitsdienste 117 Polizei 118 Feuerwehr 144 Sanität 1414 Rega-Alarm 1415 Air-Glacier-Alarm 140 Strassenhilfe 143 Die dargebotene Hand 145 Vergiftung 147 Hilfe für Kinder und Jugendliche Kontaktnummern Hotline (Schweiz) Hotline (Ausland) Fax Preisauskunft Wechsel zu Swisscom Fixnet 175 Störungsdienst - 4 -

5 Wie wird der Gratis-Combox-Dienst für das Festnetz-Telefon zu Hause eingeschaltet. 1. Hörer abheben (auf dessen Rufnummer Sie Ihre Combox registriert haben) 2. * drücken 3. Kennzahl 61 und 086 und Ihre Telefonnummer eingeben 4. # drücken 5. Einschaltbestätigung abwarten 6. auflegen Was ist WLL (Wireless Local Loop). Was soll damit wegfallen? WLL bezeichnet den drahtlosen Teilnehmeranschluss per Funkverbindung. Die Internetdaten werden nicht über gewöhnliche Erdkabel sondern über Funkwellen übertragen. Es fallen damit lange Kabelverbindungen weg. Übung (7) Mobiltelefonie (Seite 15) Was muss man über SMS wissen? Was kostet dieser Dienst? SMS = Short Message System = Kurznachrichten in Textform Die Tarife sind unterschiedlich je nach Anbieter (Spezialangebote für Jugendliche, Gratis-SMS, usw.) Grundsätzlich kostet ein SMS Fr..20. Was muss man über MMS wissen? Was kostet dieser Dienst? MMS = Multimedia Messaging Service = Kurznachrichten in Textform, zusätzlich können Bilder/Fotos gesendet werden. Die Tarife sind unterschiedlich je nach Anbieter Grundsätzlich kostet ein MMS Fr..50 bis Fr. 1. je nach Bytes. Nennen Sie Nummer und Code für einige interessante Info-Services. Info-Service der Swisscom: z. B. 139 Was ist mit WAP gemeint. Worum geht es dabei? Suchen Sie im Internet nach einfachen Erklärungen und Beispielen. WAP = Internetnutzung über Handy

6 WAP bezeichnet eine Sammlung von Technologien und Protokollen, deren Zielsetzung es ist, Internetinhalte für langsamere Übertragungsraten im Mobilfunk verfügbar zu machen. Es bewerkstelligt, dass auf dem Handydisplay die Anzeigen erscheinen. In Zeitschriften wird oft von den SAR-Strahlungswerten bei Handy gesprochen. Worum handelt es sich dabei und worauf sollte man beim Kauf eines neuen Handys achten? Suchen Sie im Internet nach einschlägigen Informationen. Der SAR-Wert eines Handys wird im Labor unter höchstmöglicher Sendeleistung und schlechtesten Bedingungen ermittelt. Er ist also von der Konstruktion eines Handys und von der Art des Gebrauches abhängig. Für die Exposition bei tagtäglichem Gebrauch kann der SAR-Wert allerdings nur als Richtwert dienen, weil Handys und Basisstationen über eine dynamische Leistungsregelung verfügen. Die SAR-Werte (Watt pro Kilogramm) entsprechen den Herstellerangaben. Internationale SAR- Grenzwertempfehlung: 2.0W/kg. (Watt pro Kilogramm Körpergewicht) Informationen aus dem Internet: Eine Kollegin/ein Kollege bittet Sie um Rat beim Kauf eines Handys. Worauf sollte sie/er beim Kauf achten? Nennen Sie mindestens 4 6 relevante Überlegungen. Preisvergleich der verschiedenen Anbieter Prepaidkarte oder Abo Angebote für Jugendliche? Kauf Telefon ohne Verpflichtung oder Telefon für Fr. 1. mit Abo Akku Strahlungsbelastung Qualität Preis Kamera Design Bluetooth ist eine ziemlich neue Technik für die Datenübertragung per Funk. Informieren Sie sich im Internet darüber und beschreiben Sie die Technik kurz (inkl. wichtige Leistungsgrössen und Merkmale). Bluetooth ist ein in den 1990er Jahren ursprünglich von Ericsson entwickelter Industriestandard für die drahtlose (Funk-)Vernetzung von Geräten über kurze Distanz. Bluetooth bietet eine drahtlose Schnittstelle, über die sowohl mobile Kleingeräte wie Mobiltelefone und PDAs als auch Computer und Peripheriegeräte miteinander kommunizieren können. Ein solches Netzwerk wird auch als Wireless Personal Area Network (WPAN) bezeichnet. Hauptzweck von Bluetooth ist das Ersetzen von Kabelverbindungen zwischen Geräten

7 lesen Sie unter Übung (8) Fax (Seite 19) Klären Sie in Ihrem Lehrbetrieb ab, welche Vorschriften bezüglich Faxnachrichten bestehen. Welche Unterlagen dürfen Sie faxen, welche müssen Sie per Post verschicken. individuelle Antwort Begründen Sie die Vorschriften kurz. individuelle Antwort Kapitel 3 Planen Organisieren Übung (9) Checklisten (Seite 23) Wo arbeiten Sie mit Checklisten? im Büro: neuer Mitarbeiter, 1. Arbeitstag, Arbeitsabläufe, Benutzung von Geräten, Pendenzenliste privat: Ferien-Packliste, Zügelliste, Pendenzenliste Suchen Sie im Internet Checklisten. Beurteilen Sie ihre Benutzerfreundlichkeit und Eignung für die beschriebenen Abläufe. Erstellen Sie eine Checkliste für... Übung (10) Projekt-Schritte (Seite 26) Wie gehen Sie eine grössere Arbeit an wie z. B. eine Ausbildungseinheit, eine Prozesseinheit etc.? Arbeiten Sie nach einem Projekt-Modell? Beschreiben Sie es kurz. detaillierte Checkliste mit Terminen erstellen Aufgaben zuteilen Termine kontrollieren Erarbeitetes zusammenfügen überarbeiten testen z. B. Powerpoint-Präsentation Wie gehen Sie vor, wenn Sie sich auf die LAP vorbereiten wollen? Beschreiben Sie das Vorgehen. Ratschläge/Infos der Lehrkräfte beachten Agenda/Zeitplaner können als Vorbereitung für die LAP beim Kaufm. Verband bestellt werden. Erstellen Sie eine Checkliste mit einem Zeitplan. Übung (11) Posteingang (Seite 28) Wie sieht Ihr Poststempel im Lehrbetrieb aus? individuell - 7 -

8 Wie sieht der Ablauf des Posteingangs in Ihrem Lehrbetrieb aus? Erstellen Sie eine Checkliste mit den wesentlichen Arbeiten und legen Sie sie zu diesen Unterlagen., siehe Seite 27 Welche Post dürfen Sie öffnen, welche nicht? Warum? Begründen Sie die Anweisungen. Post, die ich öffnen darf: allgemeine Briefe Post, die ich nicht öffnen darf: LSI, Direktion, Personalbüro, Persönlich, Vertraulich, Express Begründung: Verschwiegenheit, Diskretion, Vertrauen muss gewährleistet sein. Wieso wird die einkommende Post gestempelt? Begründen Sie. Begründung: Kontrolle für Verkauf, Termine überwachen Haben Sie in Ihrem Lehrbetrieb eine Brieföffnungsmaschine? Erklären Sie sie kurz. Übung (12) Postausgang (Seite 30) Nach welchen Kriterien sortieren Sie die ausgehende Post? Schweiz Ausland A-Post B-Post LSI Express normal nach Gewicht Haben Sie Maschinen, die Ihnen die Arbeit im Postdienst erleichtern? Falzmaschine, die falzen, perforieren, rillen oder schneiden kann Einpackmaschinen Schliessmaschine für Umschläge Frankiermaschine Erkundigen Sie sich über die häufigsten Briefposttarife. Bei der Post nachfragen oder Informieren Sie sich bei dieser Gelegenheit auch über die korrekte Adressierung von Briefen. Bei der Post nachfragen oder Beschaffen Sie sich bei einer Poststelle ein Faltblatt, womit Sie die Grösse der Briefe bestimmen können. Bei der Post nachfragen Kapitel 4 Aufbewahrung von Daten Übung (13) Datensicherheit/-sicherung (Seite 33) Welche Sicherheitsmassnahmen werden an Ihrer Arbeitsstelle getroffen? - 8 -

9 Wie wird die Datensicherung an Ihrem Arbeitsplatz organisiert? Treffen Sie auch privat Datensicherungsmassnahmen? Welche oder warum nicht? Dies ist sehr zu empfehlen, Welche Datenschutz-Vorschriften bestehen in Ihrem Lehrbetrieb? Erklären Sie die Minimalbedingungen für ein gutes, sicheres Passwort und nennen Sie eines. Wer ein kurzes oder simples Passwort wählt und dieses möglicherweise noch für verschiedene Anwendungen benützt, geht ein grosses Sicherheitsrisiko ein. Kurze Passwörter können mit kostenlosen Programmen aus dem Internet innert Sekunden geknackt werden. Passwörter, die Geburtsdatum, Fahrzeugkennzeichen, Arbeitsort oder andere Angaben aus dem persönlichen oder Arbeitsumfeld enthalten, können leicht erraten werden. Mit solchen Passwörtern macht man Unberechtigten den Zugriff auf PC, Mobiltelefon, Internetdienste etc. sehr leicht. Ein gutes Passwort: umfasst mindestens acht Zeichen ist eine Kombination aus Gross- und Kleinbuchstaben, Zahlen und Sonderzeichen (+, *, /,? etc.) ist schwer zu erraten, aber trotzdem leicht zu merken. Vermeiden Sie: Wörter oder Wortteile, die man in Wörterbüchern findet Spitznamen, Telefonnummer, Geburtstage, Autokennzeichen und andere Begriffe aus ihrem privaten und Arbeitsumfeld benachbarte Tasten (z. B. QWERT") rückwärts geschriebene Begriffe So weit, so gut. Aber wie kreiert man ein leicht zu merkendes Passwort, welches diese Anforderungen erfüllt? Es gibt mehrere Methoden, die Ihnen dabei helfen können. Wichtig ist dabei, dass Sie ein Passwort wählen, das Sie sich gut merken können. Verwenden Sie jedoch keines der in diesem Artikel erwähnten Passwörter, sondern nur typähnliche. Ersetzen und Ergänzen: Wählen Sie ein Wort oder einen Namen und ersetzen und ergänzen Sie Buchstaben mit Zahlen und Sonderzeichen. Benützen Sie dabei Gross- und Kleinschreibung. Bsp.: Sonnenschein" wird zu S*nn3NschE1n", aus Franziska" wird fran?ziska57". Wörter verschmelzen: Aus den Silben zweier Wörter wird ein neues Wort kreiert und zur Erhöhung der Sicherheit mit Zahlen und Sonderzeichen angereichert. Bsp.: Aus Katze" und Hund" wird KatHuzend" und schliesslich Kat1Hu!zend". Satz als Vorlage: Bilden Sie aus den Anfangsbuchstaben eines Satzes das Passwort. Wählen Sie aber kein bekanntes Sprichwort und ergänzen Sie das Wort auch hier wieder mit Sonderzeichen und Zahlen. Bsp.: Aus Ich mag Eis nur im Sommer gerne essen" wird etwa ImEniSge" und am Schluss: ImEniSge?68". Nachbartasten: Tippen Sie einen Begriff, in dem Sie die jeweilige Nachbarstaste drücken. Zehn- Finger-System-Kundige verschieben die Ausgangsposition der Hände um eine Taste nach links oder rechts. Würzen Sie auch hier ihr Passwort mit Sonderzeichen und Zahlen. Bsp.: Aus Geldgier" wird Fwksfuwe" und am Ende FwkSfuwe*2". Eigene Methoden: Ihrer Fantasie sind keine Grenzen gesetzt, finden Sie Ihre eigene Methode. Bsp.: Jeden zweiten Buchstaben durch seine Position im Alphabet ersetzen. Achten Sie aber darauf, dass Ihr Passwort, den Anforderungen von Ziff. 1 entspricht. Sie haben ein neues Passwort kreiert und möchten wissen, wie sicher es ist? Oder möchten - 9 -

10 überprüfen, wie sicher Ihr aktuelles Passwort ist? Mit dem Passwort-Check auf der Internetseite des Datenschutzbeauftragten des Kantons Zürich (https://passwortcheck.datenschutz.ch) können Sie die Stärke des Passwortes prüfen. Geben Sie aber nicht das richtige Passwort sondern ein ähnliches ein. Übung (14) Schädlinge aller Art (Seite 36) Suchen Sie im Internet nach aktuellen Virenwarnungen und informieren Sie sich über die Wirkungsweise einer der Schädlinge? Übung (15) Aktenwerte (Seite 38) Nennen Sie einige Beispiele zu den oben erklärten Aktenwerten. ohne Wert Augenblickwert Prüfwert Gesetzeswert Dauerwert unverlangte Sendungen, Drucksachen, Prospekte, Halbtax-Abo, Programm Zeitungen, interne Mitteilungen, Heizölpreise, Börsenkurse, Drucksachen Bewerbungen, Angebote, Offerten, Pläne, Rückfragen, Nachfassungen Bilanzen, Erfolgsrechnung, Inventare, Geschäftskorrespondenz Gründungsakten, Baupläne, Verträge, Prozessakten Übung (16) Aktenbedeutung (Seite 38) Nennen Sie eigene Beispiele zu den oben erklärten Aktenbedeutungen? lebend ruhend tot Telefonnotizen, Offerten, aktuelle Preislisten, Checklisten, Infoblätter, Steuererklärung usw. Geschäftskorrespondenz, Policen, Verträge, Baupläne usw. Gründungsakten Übung (17) Ordnungsarten (Seite 41) Wie werden Akten in Ihrem Lehrbetrieb abgelegt? Nennen Sie Vor- und Nachteile dieser Ordnungstechniken. je nach Branche, Firmengrösse usw. Übung (18) Ablagesysteme (Seite 44) Nennen Sie Beispiele von Ablagesystemen in Ihrem Lehrbetrieb und beschreiben Sie Vor- und Nachteile dieser Ablagen. Übung (19) Standort von Akten (Seite 45) Wo werden welche Akten aufbewahrt? Nennen Sie Beispiele aus Ihrem Lehrbetrieb und begründen Sie die Wahl des Standortes kurz

11 Kapitel 5 Arbeitsplatzgestaltung Übung (20) Arbeitsplatz (Seite 48) Wie sieht Ihr Arbeitsplatz aus? Skizzieren Sie ihn. Entspricht Ihr Arbeitsplatz den beschriebenen Anforderungen? Beurteilen Sie ihn. Zeichnen Sie auf der Skizze unten die korrekten Positionen/Höhen von Tisch, Stuhl, Bildschirmhöhe etc. ein. Im Internet finden Sie unter interessante Auskünfte. Sie können bei der SUVA Informationsmaterial bestellen, interaktiv Ihren eigenen Arbeitsplatz testen, Adressen von Arbeitshilfsmitteln erfahren usw. z. B. folgende Broschüre

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