UBS (IRL) ETF PUBLIC LIMITED COMPANY (die «Gesellschaft») RUNDSCHREIBEN AN DIE AKTIONÄRE MIT EINLADUNG ZUR GENERALVERSAMMLUNG
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- Helga Winter
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1 UBS (IRL) ETF PUBLIC LIMITED COMPANY (die «Gesellschaft») RUNDSCHREIBEN AN DIE AKTIONÄRE MIT EINLADUNG ZUR GENERALVERSAMMLUNG DIESES DOKUMENT IST WICHTIG UND ERFORDERT IHRE SOFORTIGE AUFMERKSAMKEIT. Anbei erhalten Sie die Einladung zur Generalversammlung («GV») der Gesellschaft am 25. August 2017 um 12:00 Uhr. Beigefügt ist ferner ein Stimmrechtsformular für die Abgabe Ihrer Stimmen bei den auf der GV durchgeführten Abstimmungen. Der Verwaltungsrat ist der Auffassung, dass die Beschlüsse, die auf der GV zur Abstimmung stehen, im besten Interesse der Gesellschaft und ihrer Aktionäre insgesamt liegen, und empfiehlt, zu Gunsten der nachstehend aufgeführten Beschlussanträge zu stimmen. 1. Entgegennahme und Erörterung des Berichts des Verwaltungsrats und des Jahresabschlusses für das Geschäftsjahr zum 31. Dezember 2016 sowie des zugehörigen Berichts der Abschlussprüfer und des Lageberichts; 2. Genehmigung der Wiederernennung von PricewaterhouseCoopers als Abschlussprüfer der Gesellschaft; 3. Ermächtigung des Verwaltungsrats, die Vergütung für die Abschlussprüfer festzusetzen; und 4. Genehmigung der Vergütungszahlungen an die Verwaltungsratsmitglieder. Falls Sie nicht beabsichtigen, an der Generalversammlung teilzunehmen, aber über die Beschlussanträge abstimmen möchten, füllen Sie bitte das beiliegende Stimmrechtsformular aus und reichen Sie es spätestens 48 Stunden vor Beginn der Versammlung beim Gesellschaftssekretär unter folgender Adresse ein: Company Secretary, c/o Ms. Ciara Long, State Street Fund Services (Ireland) Limited, 78 Sir John Rogerson s Quay, Dublin 2, Irland (Faxnummer ). Falls Sie Fragen bezüglich der erforderlichen Vorgehensweise haben, empfehlen wir Ihnen, sich diesbezüglich von Ihrem Börsenmakler, Bankberater oder sonstigen Finanzberater beraten lassen. Falls Sie Ihren gesamten Bestand an Aktien des Fonds verkauft oder übertragen haben, leiten Sie dieses Dokument und das beiliegende Vollmachtsformular bitte an den Käufer oder Übertragungsempfänger bzw. an den Börsenmakler, Bankberater oder anderen Vertreter weiter, durch den der Verkauf oder die Übertragung ausgeführt wurde. VORAUSSICHTLICHER ZEITPLAN WESENTLICHER EREIGNISSE* Datum dieses Rundschreibens 3. August 2017 Stichtag für die Stimmabgabe auf der GV 23. August 2017 Letzter Zeitpunkt für den Erhalt der Stimmrechtsformulare Generalversammlung 23. August 2017, 12:00 Uhr 25. August 2017, 12:00 Uhr * Zeitangaben in diesem Rundschreiben beziehen sich auf Dubliner Zeit, sofern nicht anders angegeben.
2 UBS (IRL) ETF PUBLIC LIMITED COMPANY (die «Gesellschaft») HIERMIT WIRD BEKANNT GEGEBEN, dass die Generalversammlung der o.g. Gesellschaft am 25. August 2017 um 12:00 Uhr bei State Street Fund Services (Ireland) Limited, 78 Sir John Rogerson s Quay, Dublin 2, Irland mit folgenden Tagesordnungspunkten stattfindet:- 1. Entgegennahme und Erörterung des Berichts des Verwaltungsrats und des Jahresabschlusses für das Geschäftsjahr zum 31. Dezember 2016 sowie des zugehörigen Berichts von PricewaterhouseCoopers (die Abschlussprüfer ) und des Lageberichts; 2. Genehmigung der Wiederernennung von PricewaterhouseCoopers als Abschlussprüfer der Gesellschaft; 3. Ermächtigung des Verwaltungsrats, die Vergütung für die Abschlussprüfer festzusetzen; und 4. Genehmigung der Vergütungszahlungen an die Verwaltungsratsmitglieder. Aktionäre können den Prospekt, die wesentlichen Anlegerinformationen («KIIDs»), den letzten Jahres- und Halbjahresbericht sowie Kopien des Gesellschaftsvertrags und der Satzung auf der Website herunterladen oder kostenlos vom Geschäftssitz der UBS AG (die «Verwaltungsgesellschaft») oder bei den lokalen Vertretern in den Ländern, in denen die Gesellschaft registriert ist, beziehen. Im Auftrag des Verwaltungsrates Für und im Namen von State Street Fund Services (Ireland) Limited Gesellschaftssekretär Geschäftssitz: 78 Sir John Rogerson s Quay Dublin 2 Datum: 3. August 2017 Anmerkung: Jedes Mitglied, das zur Teilnahme an und der Abstimmung auf der oben genannten Versammlung berechtigt ist, kann einen Bevollmächtigten bestimmen, der in seinem Namen teilnimmt und abstimmt. Ein bevollmächtigter Vertreter muss nicht Mitglied der Gesellschaft sein. Das Formular zur Ernennung eines Bevollmächtigten kann beim Gesellschaftssekretär unter folgender Adresse bezogen werden und muss spätestens 48 Sunden vor Beginn der Versammlung bei diesem hinterlegt werden: Company Secretary, c/o Ms Ciara Long, State Street Fund Services (Ireland) Limited, 78 Sir John Rogerson s Quay, Dublin 2, Irland (Faxnummer ).
3 Der Verkaufsprospekt, die Key Investor Information (KII), die Statuten sowie der Jahres- und Halbjahresbericht der Gesellschaft können kostenlos bei der Zahlstelle in der Schweiz, UBS Switzerland AG, Bahnhofstrasse 45, 8001 Zürich und ihren Geschäftsstellen in der Schweiz, bei der Vertreterin in der Schweiz sowie bei der UBS Infoline ( ) bezogen oder bestellt werden. Vertreterin in der Schweiz: UBS Fund Management (Switzerland) AG Aeschenplatz 6 CH-4052 Basel / X
4 UBS (IRL) ETF PUBLIC LIMITED COMPANY VOLLMACHTSFORMULAR Bitte füllen Sie dieses Vollmachtsformular aus und senden Sie es per Post an State Street Fund Services (Ireland) Limited, 78 Sir John Rogerson s Quay, Dublin 2, Irland, c/o Ms Ciara Long wo es bis spätestens 23. August :00 Uhr (Dubliner Zeit) eingegangen sein muss. Ich/wir, (Name), wohnhaft in (Adresse, siehe Erläuterung 1), bin/sind Inhaber des Aktionärskontos Nr. (Kontonummer). Die Aktionäre, die zum Stichtag Aktionäre der Gesellschaft sind, ernennen hiermit (bitte Zutreffendes ankreuzen) (Name des Bevollmächtigten), oder bei dessen/deren Nichterscheinen Ciara Long von State Street Fund Services (Ireland) Limited Ken Barry von State Street Fund Services (Ireland) Limited Jacqui Horgan von State Street Fund Services (Ireland) Limited Ciara Timon von State Street Fund Services (Ireland) Limited Julieann Byrne von State Street Fund Services (Ireland) Limited zu meinem/unserem Bevollmächtigten, um für mich/uns in meinem/unserem Namen an der Generalversammlung der Gesellschaft, die am 25. August 2017 um 12:00 Uhr (Dubliner Zeit) in den Geschäftsräumen des Gesellschaftssekretärs, State Street Fund Services (Ireland) Limited, in 78 Sir John Rogerson s Quay, Dublin 2, Irland abgehalten wird, und jeder Vertagung davon abzustimmen. Bitte kreuzen Sie im entsprechenden Feld unten an, wie Sie Ihre Stimme zu den in der Einberufung zur GV aufgeführten Beschlussanträgen abgeben möchten. Sofern keine konkreten Weisungen zur Abstimmung erteilt werden, erfolgt die Abstimmung oder Enthaltung des Bevollmächtigten nach dessen eigenem Ermessen. Ordentlicher Beschluss Dafür Enthaltung Dagegen Entgegennahme und Erörterung des Berichts des Verwaltungsrats und des Jahresabschlusses der Gesellschaft für das Geschäftsjahr zum 31. Dezember 2016 sowie des zugehörigen Berichts der Abschlussprüfer und des Lageberichts. Wiederernennung von PricewaterhouseCoopers als Abschlussprüfer der Gesellschaft für eine Amtszeit bis zur nächsten Generalversammlung der Gesellschaft, auf der der Gesellschaft der Jahresabschluss vorgelegt wird. Ermächtigung des Verwaltungsrats, die Vergütung für die Abschlussprüfer festzusetzen. Ermächtigung des Verwaltungsrats, die Vergütung für die Verwaltungsratsmitglieder festzusetzen. Datum Name und Adresse des Aktionärs Unterschrift: Unterschriftsberechtigter/Treuhänder Für und im Namen von (Name des Anlageplans oder Fonds)
5 ERLÄUTERUNGEN 1. Ein Aktionär muss seinen vollständigen Namen und seine registrierte Adresse in Druck- oder Blockschrift eintragen. Im Falle von gemeinsamen Inhabern müssen die Namen aller Inhaber angegeben werden. 2. Soll eine andere Person als Bevollmächtigter bestimmt werden, ist der Name des Bevollmächtigten an der dafür vorgesehenen Stelle einzufügen. 3. In Bezug auf das Vollmachtsformular ist Folgendes zu beachten: (a) (b) (c) wenn der Aktionär ein Fonds oder Anlageplan ist, muss das Formular von einem Unterschriftsberechtigten oder Treuhänder des Fonds bzw. Anlageplans unterschrieben werden; wenn der Aktionär eine juristische Person ist, muss das Formular mit dem Gesellschaftssiegel versehen oder durch einen gesetzlichen Vertreter oder ein ordnungsgemäss bevollmächtigtes Mitglied der Geschäftsleitung der juristischen Person unterschrieben werden; und im Falle von gemeinsamen Inhabern wird die vom erstrangigen Inhaber persönlich oder durch einen Bevollmächtigten abgegebene Stimme unter Ausschluss der Stimmen der übrigen gemeinsamen Inhaber angenommen, wobei in diesem Sinne die Rangfolge anhand der Reihenfolge, in der die Namen der gemeinsamen Inhaber im Mitgliederregister eingetragen sind, bestimmt wird. 4. Dieses Stimmrechtsformular und eine ggf. erteilte Vollmacht, unter der sie unterschrieben wurde, müssen spätestens 48 Stunden vor dem für die Versammlung festgelegten Zeitpunkt beim Gesellschaftssekretär an folgender Adresse eingehen: State Street Fund Services (Ireland) Limited, 78 Sir John Rogerson s Quay, Dublin 2, Irland, c/o Ms Ciara Long. Stimmrechtsformulare können zunächst per Fax an die Fax-Nummer gesendet werden. Das Original des unterschriebenen Stimmrechtsformulars muss jedoch anschliessend auf dem Postweg an die oben angegebene Adresse gesandt werden. 5. Ein Bevollmächtigter muss nicht Aktionär der Gesellschaft sein, aber er muss persönlich an der Versammlung teilnehmen, um Sie zu vertreten.
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