Supplier Code of Conduct

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1 Supplier Code of Conduct Der Penguin Random House Verhaltenskodex für Geschäftspartner Contents 1 Präambel Einleitung Geltung des Supplier Code of Conduct Integrität Einhaltung geltenden Rechts Einhaltung von Außenwirtschaftsrecht Schutz vor Korruption und Bestechung Schutz des Vermögens und Eigentums Fairer Wettbewerb Schutz geistigen Eigentums Datenschutz Finanzielle Integrität Interessenkonflikte Vertraulichkeit und Geschäftsinformationen Insiderhandel Informationssicherheit Mitarbeiter Menschenrechte Verbot von Zwangs und Kinderarbeit Faire Arbeitsbedingungen Antidiskriminierung und Belästigung Gesundheit und Sicherheit Umwelt Verantwortungsvoller Umgang mit natürlichen Ressourcen Umsetzung Einhaltung Supply chain compliance Verstöße gegen den Penguin Random House Supplier Code of Conduct Meldung von Verstößen Ansprechpartner /2017

2 1 PRÄAMBEL 1.1 Einleitung Wirtschaftlicher Erfolg und gesellschaftliche Verantwortung lassen sich nicht voneinander trennen. Verantwortungsvolles und ethisches Verhalten gegenüber Mitarbeitern, Geschäftspartnern, der Gesellschaft und der Umwelt sind feste Bestandteile des Wertesystems von Penguin Random House, einschließlich der mit Penguin Random House verbundenen Unternehmen. Die Einhaltung von Recht und Gesetz in unserem unternehmerischen Handeln ist für uns selbstverständlich. Der Penguin Random House Supplier Code of Conduct basiert auf den Prinzipien international anerkannter Standards zur verantwortlichen Unternehmensführung. Zu diesen zählen z. B. der Global Compact der Vereinten Nationen (UN), die Leitsätze für multinationale Unternehmen der Organisation für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung (OECD) sowie die Arbeits- und Sozialstandards der Internationalen Arbeitsorganisation (ILO). Dieses Engagement muss auch in den Beziehungen Ausdruck finden, die wir mit Geschäftspartnern unterhalten. Für unsere Geschäftspartner legt der Penguin Random House Supplier Code of Conduct deshalb verbindliche Mindestanforderungen in der Geschäftsbeziehung mit Penguin Random House fest. Die Kontinuität und Weiterentwicklung erfolgreicher Geschäftsbeziehungen hängen maßgeblich vom gemeinsamen Bekenntnis zu Integrität und verantwortungsvollem Unternehmertum ab. Wir erwarten daher von unseren Geschäftspartnern, dass sie die Standards des Penguin Random House Supplier Code of Conduct beachten und umsetzen. Wir danken allen Geschäftspartnern, die sich gemeinsam mit uns für verantwortungsvolles und ethisches Verhalten in der Wirtschaft einsetzen. 1.2 Geltung des Supplier Code of Conduct Geschäftspartner im Sinne dieses Supplier Code of Conduct, von denen wir die Beachtung unserer hierin niedergelegten Standards erwarten, sind alle Dritten, die für, im Namen von oder gemeinsam mit Penguin Random House tätig werden. Hierzu zählen u. a. Lieferanten, Vertriebspartner, Berater, Makler, Subunternehmer, Handelsvertreter und freie Mitarbeiter. 2 INTEGRITÄT 2.1 Einhaltung geltenden Rechts Unsere Geschäftspartner halten sich an geltendes Recht auf lokaler, nationaler und internationaler Ebene. > Die Einhaltung aller geltenden Gesetze und Vorschriften ist für uns selbstverständlich. Wir erwarten das auch von unseren Geschäftspartnern. Nur so kann eine vertrauensvolle und langfristige Geschäftsbeziehung gesichert werden. > Alle Geschäftspartner kennen die grundlegenden Gesetze, Vorschriften und Richtlinien, die für ihre jeweilige Tätigkeit für, gemeinsam mit oder im Namen von Penguin Random House relevant sind. Penguin Random House Supplier Code of Conduct 2

3 > In einzelnen Ländern, Geschäftsfeldern oder Märkten können strengere Vorschriften bestehen als jene, die in diesem Supplier Code of Conduct beschrieben sind. In solchen Fällen sind die strikteren Vorschriften anzuwenden. 2.2 Einhaltung von Außenwirtschaftsrecht Unsere Geschäftspartner halten sich an außenwirtschaftsrechtliche Vorgaben. > Nationale und internationale Gesetze reglementieren den Import, Export oder inländischen Handel von Waren, Technologien oder Dienstleistungen, den Umgang mit bestimmten Produkten sowie den Kapital- und Zahlungsverkehr. Durch angemessene Maßnahmen muss sichergestellt werden, dass durch Transaktionen mit Dritten nicht gegen geltende Wirtschaftsembargos oder Vorschriften der Handels-, Import- und Exportkontrolle oder zur Bekämpfung der Terrorismusfinanzierung verstoßen wird. 2.3 Schutz vor Korruption und Bestechung Unsere Geschäftspartner verurteilen jede Form von Korruption und Bestechung. > Bei unseren Geschäftspartnern ist jede Form von Bestechung und Bestechlichkeit verboten, sei es von Amtsträgern oder im geschäftlichen Umgang. > Unsere Geschäftspartner tätigen Zuwendungen, etwa im Rahmen von Einladungen oder im Zusammenhang mit Werbemaßnahmen, Spenden und Sponsoring, nur im rechtlich zulässigen Rahmen. 2.4 Schutz des Vermögens und Eigentums Unsere Geschäftspartner verurteilen jede Form von Betrug und anderem vermögensschädigendem Verhalten gegenüber Penguin Random House und Dritten. > Jede Form des Betrugs oder vermögensschädigender Delikte (z. B. Betrug, Untreue, Diebstahl, Unterschlagung, Steuerhinterziehung oder Geldwäsche) ist verboten, unabhängig davon, ob dadurch Penguin Random House Firmenvermögen oder das Vermögen Dritter geschädigt wird. 2.5 Fairer Wettbewerb Unsere Geschäftspartner halten sich an geltendes Kartell- und Wettbewerbsrecht. > Unsere Geschäftspartner bekennen sich zum fairen und unbeeinträchtigten Wettbewerb als dem Grundprinzip einer freien Wirtschaft. Sie unterlassen wettbewerbsbeschränken- de Absprachen mit Wettbewerbern, Lieferanten, Vertriebs- unternehmen, Händlern und Kunden sowie wettbewerbsbeschränkende Praktiken. > Dazu zählen z. B. Preisabsprachen mit Wettbewerbern, die Aufteilung von Kunden oder Verkaufsgebieten zwischen Wettbewerbern, wettbewerbswidrige Boykotte und der rechtswidrige Austausch wettbewerblich sensibler Informationen mit Wettbewerbern. 2.6 Schutz geistigen Eigentums Unsere Geschäftspartner respektieren und schützen geistiges Eigentum jeglicher Art. > Als geistiges Eigentum werden, unabhängig von ihrem kommerziellen Wert, alle Produkte geistiger Arbeit bezeichnet. Dazu gehören u. a. literarische Werke, Musik, Filme, Fernsehprogramme, Penguin Random House Supplier Code of Conduct 3

4 grafische Arbeiten und Software. Geistiges Eigentum ist durch Gesetze (z. B. durch das Urheberrecht, durch Marken-, oder Design- oder Patentrechte) als Geschäftsgeheimnis oder Know How geschützt. > Als Verletzung geschützten geistigen Eigentums gelten z. B. die Aufführung, Verbreitung oder Ausstellung von urheber- rechtlich geschützten Werken ohne entsprechende Erlaubnis und die unerlaubte Vervielfältigung bzw. Verbreitung von Kopien geistigen Eigentums, gleich ob dies in physischer oder digitaler Form geschieht. > Der Schutz geistigen Eigentums ist für Penguin Random House als Verlagsunternehmen von wesentlicher geschäftspolitischer Bedeutung und wird daher ebenso von unseren Geschäftspartnern erwartet. 2.7 Datenschutz Unsere Geschäftspartner beachten die geltenden Gesetze und Regeln, wenn personenbezogene Daten und Informationen erhoben, gespeichert, verarbeitet oder übertragen werden. > Bei der Erhebung, Speicherung, Verarbeitung oder Übertragung personenbezogener Daten (z. B. Name, Adresse, Telefonnummer, Geburtsdatum, Informationen über den Gesundheitszustand) von Mitarbeitern, Kunden oder anderen Dritten achten unsere Geschäftspartner auf größte Sorgfalt und strenge Vertraulichkeit sowie die Einhaltung geltender Gesetze und Regeln. 2.8 Finanzielle Integrität Unsere Geschäftspartner führen ihre Geschäfte, die Aufbewahrung von Unterlagen sowie die Finanzberichterstattung ordnungsgemäß aus. > Geschäftsvorgänge, Vermögenswerte und Verbindlichkeiten werden in Übereinstimmung mit den gesetzlichen Anforderungen aufgezeichnet und dokumentiert. > Für die Finanzbuchhaltung relevante Dokumente dürfen nicht bewusst mit falschen oder irreführenden Einträgen versehen werden. Jede Form der Bilanzmanipulation ist untersagt. 2.9 Interessenkonflikte Unsere Geschäftspartner legen mögliche oder tatsächliche Interessenkonflikte offen und lösen diese schnellstmöglich. > Geschäftspartner, die bei ihrer Tätigkeit in Bezug auf Penguin Random House von einem möglichen oder tatsächlichen Interessenkonflikt betroffen sind, sind verpflichtet, diesen umgehend offen zu legen und zu lösen Vertraulichkeit und Geschäftsinformationen Unsere Geschäftspartner schützen vertrauliche Informationen vor unbefugter Weitergabe und Missbrauch, ebenso wie die Reputation Penguin Random Houses in öffentlichen Stellungnahmen. > Unsere Geschäftspartner stellen sicher, dass vertrauliche Informationen und Daten sorgfältig verwahrt, nicht an Unbefugte weitergeleitet oder diesen zugänglich gemacht und ausschließlich zu den vereinbarten Geschäftszwecken genutzt werden. > Das Besprechen vertraulicher Informationen in der Öffentlichkeit und sozialen Medien oder die unbefugte Weitergabe von Informationen über das Unternehmen oder dessen Kunden an Dritte, wie Penguin Random House Supplier Code of Conduct 4

5 z. B. Medien oder Wettbewerber, stellen eine Verletzung der Vertraulichkeit dar und können u. a. Kartellrechtsverstöße begründen Insiderhandel Unsere Geschäftspartner halten sich an die Gesetze zum Insiderhandel. > Es ist gesetzlich verboten, Insiderinformationen beim Han- del mit Wertpapieren oder anderen handelbaren Finanzinstrumenten zu verwenden sowie Insiderinformationen an Dritte für ebensolche Zwecke mitzuteilen. > Insiderinformationen sind konkrete Informationen über öffentlich nicht bekannte Umstände, die im Falle ihres öffentlichen Bekanntwerdens den Preis von Wertpapieren oder ähnlichen Finanzinstrumenten erheblich beeinflussen können. Beispiele für derartige Umstände können u. a. Gewinnsteigerungen und -einbrüche, Großaufträge, Pläne zur Fusion oder Übernahme eines Unternehmens, bedeutende neue Produkte oder Personalveränderungen in der Unternehmensführung sein. > Werden unseren Geschäftspartnern solche Informationen bekannt, so gehen sie damit im Einklang mit den Vorschriften zum Insiderhandel um Informationssicherheit Unsere Geschäftspartner nutzen Informationen, die ihnen von Penguin Random House zur Verfügung gestellt werden, ausschließlich zur Erfüllung ihrer Aufgaben im Rahmen der Leistungen für Penguin Random House und schützen sie vor internem und externem Missbrauch. > Im Geschäftsalltag werden regelmäßig schützenswerte Informationen genutzt und mit IT-Systemen verarbeitet. Hierbei sind geeignete Sicherheitsvorkehrungen (Prozesse, zugelassene Technologien und lizenzierte Software) erforderlich, die den Schutz geistigen Eigentums und persönlicher Daten gewährleisten. Die Missachtung notwendiger Sicherheitsmaßnahmen kann schwerwiegende Folgen haben, wie Datenverlust, Diebstahl personenbezogener Daten oder Verletzung des Urheberrechts. > Unsere Geschäftspartner verpflichten sich, die von Penguin Random House bereitgestellten Informationen nur zur Erfüllung der mit Penguin Random House bestehenden Vereinbarungen zu nutzen und nicht für eigene oder persönliche Zwecke, die unangemessen oder unzulässig sind, oder für unethische oder illegale Aktivitäten. > Es ist Aufgabe unserer Geschäftspartner sicherzustellen, dass alle erforderlichen Maßnahmen getroffen werden, um den Schutz sensibler Informationen vor internem und externem Missbrauch und Bedrohungen zu gewährleisten. 3 MITARBEITER 3.1 Menschenrechte Unsere Geschäftspartner respektieren und unterstützen den Schutz der universell anerkannten Menschen- rechte und stellen sicher, dass sie sich nicht an Menschenrechtsverletzungen mitschuldig machen. > Unsere Geschäftspartner bekennen sich zu den Grundsätzen der Allgemeinen Erklärung der Menschenrechte, des UN Global Compact, der UN-Leitprinzipien für Wirtschaft und Menschenrechte und den Kernarbeitsnormen der ILO. Penguin Random House Supplier Code of Conduct 5

6 3.2 Verbot von Zwangs und Kinderarbeit Jede Form der Zwangs- und Kinderarbeit ist bei unseren Geschäftspartnern verboten. > Unsere Geschäftspartner dulden keine Kinderarbeit im Sinne der Konventionen 138 und 182 der ILO und der nationalen Gesetze. Das Mindestalter eines Kindes oder Heranwachsen- den zur Beschäftigung oder Arbeit darf nicht unter dem Alter liegen, in dem die Schulpflicht des Landes endet, in dem der Geschäftspartner unternehmerisch tätig ist. > Auch Zwangsarbeit, d.h. jede Arbeit, die von einer Person gegen ihren Willen und unter Androhung einer Strafe verlangt wird, moderne Formen der Sklaverei und des Menschenhandels werden von unseren Geschäftspartnern nicht toleriert. 3.3 Faire Arbeitsbedingungen Unsere Geschäftspartner halten sich an die gesetzlichen Regelungen für faire Arbeitsbedingungen und ermöglichen es ihren Mitarbeitern, Themen offen und ohne Sorge vor Repressalien anzusprechen. > Die gesetzlichen Regelungen zur Sicherung fairer Arbeitsbedingungen, einschließlich solcher zur Entlohnung, zu Arbeitszeiten und zum Schutz der Privatsphäre werden von unseren Geschäftspartnern eingehalten. > Weiterhin achten unsere Geschäftspartner die Rechte auf Vereinigungsfreiheit und Kollektivverhandlungen in Übereinstimmung mit geltenden Rechten und Bestimmungen. > Einschüchterungsversuche und Repressalien gegenüber Mitarbeitern, die in gutem Glauben ein tatsächliches oder vermutetes Fehlverhalten melden, werden von unseren Geschäftspartnern nicht geduldet. Unsere Geschäftspartner geben ihren Mitarbeitern auch die Möglichkeit, vertraulich auf potentielle Compliance-Verstöße hinzuweisen. 3.4 Antidiskriminierung und Belästigung Unsere Geschäftspartner sorgen für ein Arbeitsumfeld, das frei ist von Diskriminierung. > Unsere Geschäftspartner dulden keinerlei diskriminieren- des Verhalten gegenüber Mitarbeitern oder Bewerbern aus Gründen der ethnischen Herkunft, der Nationalität, des Geschlechts, der Schwangerschaft oder Elternschaft, des Familienstands, des Alters, einer Behinderung, der Religion oder Weltanschauung, der sexuellen Orientierung oder aus anderen unter ein Diskriminierungsverbot fallenden Gründen. > Unsere Geschäftspartner pflegen einen respektvollen und würdevollen Umgang mit ihren Mitarbeitern, frei von Belästigung, Mobbing oder Einschüchterungen. 3.5 Gesundheit und Sicherheit Unsere Geschäftspartner sorgen für Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz. > Unsere Geschäftspartner sorgen für ein gesundes und gefahrenfreies Arbeitsumfeld ihrer Mitarbeiter, indem sie die Gesetze und Regeln zur Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz einhalten. Penguin Random House Supplier Code of Conduct 6

7 4 UMWELT 4.1 Verantwortungsvoller Umgang mit natürlichen Ressourcen Umwelt- und Klimaschutz und der verantwortungsvolle Umgang mit natürlichen Ressourcen bilden einen wesentlichen Teil der Verantwortung unserer Geschäftspartner gegenüber Umwelt und Gesellschaft. > Unsere Geschäftspartner halten sich an geltende Vorschriften zum Umweltschutz, insbesondere zum betrieblichen und produktbezogenen Umweltschutz. > Penguin Random House erwartet von seinen Lieferanten eine verantwortungsvolle Nutzung und Beschaffung natürlicher Ressourcen. 5 UMSETZUNG 5.1 Einhaltung Unsere Geschäftspartner gewährleisten die Umsetzung und Einhaltung des Penguin Random House Supplier Code of Conduct im Vertragsverhältnis zu Penguin Random House. > Unsere Geschäftspartner gewährleisten, dass den Mindeststandards dieses Supplier Code of Conduct im Vertragsverhältnis zu Penguin Random House entsprochen wird. > Hierfür geben unsere Geschäftspartner die Werte und Grundsätze des Supplier Code of Conduct an ihre Mitarbeiter, die für Penguin Random House tätig werden, weiter und wirken auf deren Befolgung hin. 5.2 Supply chain compliance Unsere Geschäftspartner wirken darauf hin, dass auch ihre eigenen Geschäftspartner, die für oder im Namen von Penguin Random House eingesetzt werden, die Mindestanforderungen des Penguin Random House Supplier Code of Conduct kennen und befolgen. > Da die Mindestprinzipien des Penguin Random House Supplier Code of Conduct im gesamten Wertschöpfungsprozess eingehalten werden sollen, weisen unsere Geschäftspartner Dritte, die sie ihrerseits in der Tätigkeit für Penguin Random House einsetzen (z. B. Subunternehmer, Berater), auf den Penguin Random House Supplier Code of Conduct hin und wirken auf dessen Einhaltung im Auftragsverhältnis zu Penguin Random House hin. 5.3 Verstöße gegen den Penguin Random House Supplier Code of Conduct Verstöße gegen den Penguin Random House Supplier Code of Conduct können zu angemessenen Maßnahmen durch Penguin Random House führen. > Der Penguin Random House Supplier Code of Conduct ist Bestandteil aller vertraglichen Absprachen mit Penguin Random House Geschäftspartnern im Sinne von Abs. 1.2 dieses Codes. > Bei Verdacht des Verstoßes gegen den Penguin Random House Supplier Code of Conduct unterstützt der Lieferant Penguin Random House bei der Aufklärung des Sachverhalts. > Im Fall von Verstößen gegen den Penguin Random House Supplier Code of Conduct behält sich Penguin Random House angemessene Reaktionsmöglichkeiten vor, die von der Schwere des Verstoßes abhängig sind. Hierzu zählen insbesondere, aber nicht ausschließlich, die Aufforderung zur Penguin Random House Supplier Code of Conduct 7

8 unverzüglichen Beseitigung des Verstoßes, die Geltendmachung von Schadensersatz oder Vertragskündigung. Für den Fall schwerwiegender Verstöße gegen den Penguin Random House Supplier Code of Conduct behält sich Penguin Random House das Recht zur außerordentlichen Vertragskündigung vor. 6 MELDUNG VON VERSTÖßEN Zur Meldung von Verstößen stehen unseren Mitarbeitern und auch unseren Geschäftspartnern verschiedene Meldekanäle zur Verfügung. > Wesentliche Compliance-Verstöße, insbesondere illegale Geschäftspraktiken, können über ein Internetsystem gemeldet werden, das in mehreren Sprachen zur Verfügung steht. Es erlaubt einen vertraulichen, durch spezielle Verschlüsselung gesicherten Dialog mit dem Penguin Random House Ethics & Compliance Team. > Sie können sich auch an eine von Penguin Random House bestellte externe Ombudsperson wenden, deren Rolle es ist, als neutraler und unabhängiger Ansprechpartner bei der Klärung eines Verdachts auf wesentliche Compliance-Verstöße zu beraten und zu unterstützen. Die Ombudsperson behandelt die Kommunikation mit dem Hinweisgeber vertraulich und gibt Sachverhalte und Identität nur mit Zustimmung des Hinweisgebers an Penguin Random House weiter. ombuds@hinweisgeben.de 7 ANSPRECHPARTNER Das Penguin Random House Global Ethics & Compliance Team steht Geschäftspartnern für Fragen und Anregungen zum Penguin Random House Supplier Code of Conduct als Ansprechpartner zur Verfügung. ETHICS & COMPLIANCE AT PENGUIN RANDOM HOUSE Phone: ethics@penguinrandomhouse.com Adresse: Penguin Random House 1745 Broadway New York, NY USA Attn: Ethics & Compliance Penguin Random House Supplier Code of Conduct 8