VERBUCHUNG VON BESTANDSVERÄNDERUNGEN IM HANDEL SO MACHEN SIE AUS IHRER BWA EIN AUSSAGEFÄHIGES CONTROLLING-INSTRUMENT.

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1 VERBUCHUNG VON BESTANDSVERÄNDERUNGEN IM HANDEL SO MACHEN SIE AUS IHRER BWA EIN AUSSAGEFÄHIGES CONTROLLING-INSTRUMENT

2 [2] INHALTSVERZEICHNIS Einleitung... 3 KAPITEL 1 - Die schlechte Methode Verbuchung ohne Bestandsveränderungen Wie wurde hier gebucht? Welche Buchung wurde unterlassen?... 5 KAPITEL 2 - Die gute Methode Es werden permanent Bestandsveränderungen gebucht und vom Umsatz wird der tatsächliche Wareneinsatz abgezogen Wie wurde hier gebucht? Was wird mit dieser Art der Verbuchung erreicht?... 7 KAPITEL 3 - Praktische Tipps für Fahrzeug- und Maschinenhändler Stufe 1: Verbuchung der Objekte Stufe 2: Verbuchung von in Objekten eingebauten Teilen Stufe 3: Verbuchung von internen Leistungen (Verrechnete Löhne und Kleinteile), die einzelne Objekte betreffen Stufe 4: Verbuchung Teileverkäufe (Theke und Shop): Schlusswort Autorenprofil Impressum... 13

3 [3] Einleitung Wenn Sie Waren einkaufen, erhöht sich Ihr Warenbestand entsprechend. Wenn Sie Waren verkaufen, reduziert sich Ihr Warenbestand und gleichzeitig erzielen Sie mit dem Verkauf einen Rohertrag. Aber können Sie das in Ihrer BWA auch sehen? In der Buchhaltung haben sich zwei unterschiedliche Methoden durchgesetzt, wie Einkäufe und Verkäufe verbucht werden. Beide führen am Jahresende zum gleichen Ergebnis, aber nur eine Methode erlaubt es dem Unternehmer, auch unterjährig den Überblick zu behalten: Wie hoch sind Ihre Warenbestände, wie entwickeln sich die Roherträge aus den Verkäufen? KAPITEL 1 - Die schlechte Methode Verbuchung ohne Bestandsveränderungen Wir zeigen zunächst auf, wie Sie nicht buchen sollten: Viele mittelständische Handelsunternehmen verbuchen den Wareneinkauf als Aufwand in der GuV. Die eingekaufte Ware fließt voll ergebnismindernd in den Aufwand des Unternehmens, die Verkäufe werden als Umsatz ergebniserhöhend gebucht und das aktive Bestandskonto Warenbestand bleibt bis zur nächsten Inventur unverändert. Wird in einer Periode mehr verkauft als eingekauft, ist die Differenz zwischen Umsatz und Wareneinkauf positiv. Aber hat das Unternehmen wirklich Geld verdient? Und wieviel? Zum Bilanzstichtag werden die Buchungen korrigiert, indem die Bestandsveränderung über die Inventur ermittelt wird. Es erfolgt eine Korrekturbuchung, mit der der Saldo des Bestandskontos Warenbestand an den Inventurwert angepasst wird. Die Gegenbuchung erfolgt auf dem Aufwandskonto Wareneinsatz. Die Nachteile liegen klar auf der Hand: Der Unternehmer hat unterjährig keinen Überblick über die tatsächliche Ertragslage seines Unternehmens Er hat unterjährig keinen buchhalterischen Überblick über die Entwicklung seiner Bestände Er kann die Roherträge aus den verkauften Handelswaren anhand seiner Buchhaltung nicht ableiten

4 [4] Ein kurzes Beispiel verdeutlicht dies: Es wird unterstellt, dass zum Beginn des neuen Wirtschaftsjahres am keine alten Bestände mehr vorhanden waren. Beim Verkauf von Ware wird durchgängig ein Rohertrag von 10 % erzielt. Um das Beispiel nicht zu überfrachten, werden nur die Netto-Buchungen ohne MwSt. gezeigt. Januar Februar März Warenverkauf Wareneinkauf Monatlicher Rohertrag Kumulierter Rohertrag Das Unternehmen hat für 150 TEUR Handelsware eingekauft und für 100 TEUR mit einer Marge von 10 % verkauft. Da der Wareneinkauf voll in die GuV gebucht wurde, zeigt die Firma zum Monatsende einen Rohertrag von -50 TEUR. Der Unternehmer sieht nicht: - wie hoch seine Bestände sind - wie hoch seine tatsächliche Marge im Verkauf ist Im Februar hat er von seinen Einkäufen im Januar für weitere 30 TEUR Ware mit einer Marge von 10 % verkauft. Da er in diesem Monat keine weitere Ware eingekauft hat, beträgt sein Wareneinkauf 0 TEUR. Der Rohertrag im laufenden Monat geht - ohne dass er etwas anders gemacht hat als im Vor- Monat scheinbar auf 30 TEUR nach oben. Im März erzielt er einen Umsatz von 11 TEUR. Da er auch in diesem Monat keine Ware einkauft, scheint der Rohertrag wie im Vormonat bei 100% zu liegen. Tatsächlich hat er nur 10 % Rohertrag erwirtschaftet, was aber bei dieser Art der Verbuchung nicht erkennbar ist. Auch der kumulierte Rohertrag für den Zeitraum Januar bis März von -9 TEUR stimmt nicht. Bei dieser Art der Verbuchung kann der Unternehmer anhand der Buchhaltung weder die Höhe des aktuellen Warenbestandes, noch den mit dem Verkauf erzielten Rohertrag ableiten. Zum Abschluss der Periode ist daher eine Korrekturbuchung erforderlich. Hierzu wird der Warenbestand über die Inventur ermittelt. Die Inventur wird Ende März einen Warenbestand von 23 TEUR zeigen. Der Anfangsbestand zum war 0. Somit ist eine Bestandsmehrung von 23 TEUR zu verzeichnen, um die der kumulierte Rohertrag von -9 TEUR (Ende März) erhöht wird. Nach dieser Korrektur liegt der kumulierte Rohertrag bei plus 14 TEUR. Bezogen auf den Warenverkauf entspricht das einem echten Rohertrag von 10%.

5 [5] 1.1 Wie wurde hier gebucht? 1. Das Unternehmen hat für 150 TEUR Ware gegen Rechnung eingekauft. Buchungssatz: Wareneinkauf an Kreditoren 150 TEUR Das Wareneingangs-Konto ist ein Aufwandskonto und reduziert deshalb (fälschlicher Weise) das Ergebnis um die Einkäufe der Ware. Tatsächlich liegt die Ware aber noch im Lager und stellt daher keine Ergebnisminderung dar. 2. Das Unternehmen verkauft Ware zum Verkaufspreis von TEUR 100 gegen Barzahlung. Buchungssatz: Kasse an Erlöse (Warenverkauf) 100 TEUR Das Konto Erlöse (Warenverkauf) ist ein Ertragskonto. 1.2 Welche Buchung wurde unterlassen? Es fehlen die Bestandsveränderungen. Wie das Wort schon sagt, stellen sie die Veränderungen im Bestand dar. Einkäufe erhöhen den Bestand, Verkäufe mindern den Bestand. Sie ergeben sich erst aus der körperlichen Bestandsaufnahme. Konkret wird der über die Inventur ermittelte Warenbestand mit dem Anfangsbestand des aktiven Bestandskontos Waren verglichen und durch eine Korrekturbuchung an den Inventurwert angepasst. Da die Inventur aber in der Regel erst zum Ende des Geschäftsjahres erfolgt, tappt der Unternehmer bis dahin im Dunkeln, wie hoch seine Bestände und der tatsächliche Rohertrag sind.

6 [6] KAPITEL 2 - Die gute Methode Es werden permanent Bestandsveränderungen gebucht und vom Umsatz wird der tatsächliche Wareneinsatz abgezogen Hier werden noch einmal die gleichen Geschäftsvorfälle nach der guten Buchungsmethode gezeigt. Dabei werden die Veränderungen der Bestände fortlaufend in der BWA gebucht und nicht erst am Jahresende. In der Buchhaltung verändert sich somit der Warenbestand permanent durch Ein- und Verkäufe. Die BWA zeigt immer den aktuellen Warenbestand an. Die Umsätze werden um den entsprechenden Wareneinsatz gekürzt, so dass mit Verbuchung eines jeden Umsatzes auch die tatsächliche Entwicklung des Rohertrages erkennbar ist. Warenbestand Monatsanfang Januar Januar Februar Februar März März Bilanz G+V Bilanz G+V Bilanz G+V Wareneinkauf Warenverkauf zu Einkaufspreisen Warenbestand Monatsende Umsatz Wareneinsatz Rohertrag Kumulierter Rohertrag Wie wurde hier gebucht? 1. Das Unternehmen hat für 150 TEUR Ware gegen Rechnung eingekauft. Warenbestand an Kreditoren: 150 TEUR Das Konto Warenbestand ist ein aktives Bestandskonto und zeigt wie alle anderen Konten auch immer den aktuellen Wert. Diese Buchung hat keine Ergebnisauswirkung. 2. Das Unternehmen verkauft Ware zum Verkaufspreis von TEUR 100 gegen Barzahlung.

7 [7] 2.1. Buchung des Umsatzes: Kasse an Umsatzerlöse: 100 TEUR 2.2 Buchung der Bestandsveränderung: Wareneinsatz an Warenbestand 90 TEUR Jeder Verkauf löst also 2 Buchungssätze aus: Buchung des Verkaufserlöses über das Ertragskonto Erlöse (Warenverkauf) Buchung der Bestandsveränderung zu Einkaufspreisen über das Aufwandskonto Wareneinsatz und das aktive Bestandskonto Warenbestand 2.2 Was wird mit dieser Art der Verbuchung erreicht? Sie sehen jederzeit den tatsächlichen Rohertrag Nach Abzug der Kosten zeigt Ihre BWA immer das tatsächliche Ergebnis an. Es wird ständig der echte Warenbestand gezeigt! Sie erhalten eine BWA, die nicht nur rechtlichen Erfordernissen folgt, sondern darüber hinaus monatlich eine korrekte Übersicht über die Entwicklung von Rohertrag und (nach Abzug der Kosten) den Erfolg Ihres Unternehmens zeigt.

8 [8] KAPITEL 3 - Praktische Tipps für Fahrzeug- und Maschinenhändler Sie handeln mit Fahrzeugen oder Maschinen (kurz: Objekten) und wollen künftig an Ihrer BWA ablesen, wie sich Umsatz und Rohertrag entwickeln? Dann haben wir hier einen konkreten Optimierungsvorschlag für Sie. Nachfolgend finden Sie eine allgemeine kaufmännische Beschreibung der neuen Buchungsvorgänge. Die dazugehörigen Buchungsparameter ergeben sich aus der von Ihnen verwendeten Buchhaltungssoftware und sind betriebsindividuell aufzusetzen. Wir empfehlen Ihnen, mit Ihrer internen Buchhaltung oder Ihrem Steuerberater zu prüfen, wie Sie eine Umsetzung hinbekommen. Gerne unterstützen wir Sie in dieser Phase. Vermutlich können Sie ohne großen administratorischen Aufwand für Ihre Objekte die Buchungsmethode optimieren. Eine wertvolle Verbesserung Ihres Controllings tritt jedoch erst ein, wenn Sie die Stufen 1 3 (Verbuchung von Objekten, von Einbauten in Objekte und von Werkstattleistungen an Objekten) umgesetzt haben. 3.1 Stufe 1: Verbuchung der Objekte Eingangsrechnungen für Objekte werden über das allgemeine Wareneingangskonto gebucht. Wegen der Vorsteuer wird zusätzlich das Konto Wareneingang 19 % Vorsteuer angesprochen. Daraus erfolgt in der DATEV und bei vielen anderen FIBU-Systemen der automatisierte Vorsteuerabzug. Direkt nach der Verbuchung auf dem Wareneingangskonto werden die Objekte auf Bestandskonten umgebucht. Wir empfehlen, mindestens folgende Bestandskonten in der FIBU anzulegen: Neue Objekte, Gebrauchte Objekte, Mietobjekte, Teile, Shop. Bei Verkauf eines Objektes werden 2 Buchungen ausgelöst: 1. Der Rechnungsbetrag wird umsatzwirksam über das Erlöskonto (Nettobetrag) und über Umsatzsteuer 19 % (Mehrwertsteuer-Betrag) gebucht. Durch diese Buchung wird also die Mehrwertsteuer separiert und kann bei Fälligkeit automatisiert abgeführt werden. 2. Es erfolgt nun die Buchung der Bestandsveränderung zu Einkaufspreisen. Diese Buchung ist erforderlich, um den Warenbestand entsprechend zu reduzieren (Buchung erfolgt auf dem Bestandskonto im Haben) und dem vorher gebuchten Umsatz die entsprechenden Wareneinsatzkosten zuzuordnen (Buchung erfolgt auf dem Konto Wareneinsatz im Soll).

9 [9] Sofern Sie mit unserem Controlling-System UP-Methode arbeiten, aber auch beim Aufbau einer individuellen Rohertrags-BWA in Ihrem Haus mappen Sie das entsprechende Umsatz-, Wareneinsatz- und Bestandsveränderungskonto in einer Klasse, so dass Sie aus der Saldierung den Gewinn pro Umsatzsparte in Euro und Prozent ermitteln können. Mit dieser Vorgehensweise sind die großen Beträge aus den Objektverkäufen abgebildet. In der nächsten Stufe wird zusätzlich die Verbuchung von Anbauteilen geregelt. 3.2 Stufe 2: Verbuchung von in Objekten eingebauten Teilen Eingangsrechnungen für Teile werden ebenfalls über das allgemeine Wareneingangskonto und Wareneingang 19 % Vorsteuer gebucht. Daraus erfolgt der automatisierte Vorsteuerabzug. Direkt nach der Verbuchung auf dem Wareneinkaufskonto werden die Teile auf das Bestandskonto umgebucht. Sobald ein Fahrzeug mit eingebauten Teilen verkauft wird, müssen diese Teile entweder auf der Objekt-Rechnung erscheinen oder in einer separaten Teile-Rechnung fakturiert werden. In beiden Fällen sind die Teile von dem Bestandskonto herunterzubuchen. Sollten die verkauften Teile nicht auf der Rechnung ausgewiesen werden, sondern in der Gesamtsumme zu dem verkauften Objekt enthalten sein, dann muss der Vertrieb die Information anderweitig zuliefern. Mit dieser Vorgehensweise werden auch die großen Anbauteile zu verkauften Objekten erfasst. Der Rohertrag für das verkaufte Fahrzeug ergibt sich aus der Differenz zwischen Verkaufspreis und Einkaufspreis des Objektes, der um den internen Verrechnungssatz der eingebauten Teile erhöht wurde. In der nächsten Stufe wird zusätzlich die Verbuchung von internen Werkstattlöhnen sowie Kleinteilen dargestellt. 3.3 Stufe 3: Verbuchung von internen Leistungen (Verrechnete Löhne und Kleinteile), die einzelne Objekte betreffen Das Fertigmachen der Objekte sowie der Anbau der Teile erfolgt in der Regel in der eigenen Werkstatt. Wenn diese Leistungen buchhalterisch erfasst werden sollen, muss hierfür grundsätzlich ein entsprechender Betriebsablauf Interne Rechnung aufgebaut werden. Die nachfolgende Vorgehensweise unterstellt, dass diese Vorgehensweise im Unternehmen eingerichtet ist. Sobald ein Fahrzeug verkauft wird, hat die Werkstatt für die erbrachten Leistungen zu diesem Fahrzeug eine interne Rechnung geschrieben. Auf Basis der durch die Werkstatt

10 [10] erbrachten internen Leistungen hat zuvor der Vertrieb seinen Verkaufspreis kalkuliert. Insofern sind die internen Leistungen eingepreist in der Ausgangsrechnung. Die interne Werkstattrechnung reduziert dann wieder die Marge des verkauften Objektes, in dem sie als Werterhöhung auf das Fahrzeug im Bestand gebucht wird. Dies muss geschehen, bevor das Objekt aus dem Bestand herausgebucht wird. Insofern ist hier der kritische Engpass, dass die Werkstatt die interne Rechnung parallel zur externen Verkaufsrechnung vorlegen muss. Dazu ist der entsprechende Betriebsablauf aufzubauen. Für alle vorgenannten Schritte gilt gleichermaßen: sofern das Unternehmen ein marktgängiges Warenwirtschaftssystem einsetzt und hieraus automatisch die Finanzbuchhaltung bedient, sollten die dargestellten Schritte in der Warenwirtschaft abgebildet werden. 3.4 Stufe 4: Verbuchung Teileverkäufe (Theke und Shop): Technisch erfolgt die Verbuchung genauso wie bei einem Fahrzeug. Nur dass es Unmengen von Teilen und Shop-Artikeln gibt, die nach diesem System zu verbuchen sind. Hier kann ein Warenwirtschaftssystem helfen, damit die Vielzahl der einzelnen Teile die Buchhaltung nicht überfordert. Falls Sie den Einsatz eines Warenwirtschaftssystems erst später planen, können Sie sich behelfen, indem Sie mit einem gleichbleibenden kalkulatorischen Wareneinsatz operieren. Dadurch erhalten Sie für diese Warengruppe einen realistischen Rohertrag, so dass Sie auch unterjährig den Überblick behalten. Hierzu folgendes Beispiel: Sie wissen, dass Sie beim Verkauf von Teilen in der Regel eine Marge zwischen 30 und 40 % erzielen. Damit Sie in Ihrer Buchhaltung auf der sicheren Seite sind und Ihre Marge nicht zu gut darstellen, kalkulieren Sie Ihren Wareneinsatz im Teile- Verkauf mit 70 %. Wenn Sie an einem Tag für 280 Euro Teile verkauft haben, wäre zum Tagesende folgende Buchung erforderlich: Wareneinsatz an Warenbestand 210 EUR Damit wird der Warenbestand um 210 EUR verkaufte Ware zu geschätzten Einkaufspreisen reduziert und den Verkaufserlösen von 280 EUR ein Wareneinsatz von 210 EUR gegenübergestellt. In Ihrer BWA wird nun aus dem Verkauf der Teile ein Rohertrag von 70 EUR ermittelt.

11 [11] Schlusswort Damit Sie Ihre BWA wirklich auch als Controlling-Instrument einsetzen können, ist es erforderlich, dass die Veränderung im Warenbestand und der Wareneinsatz zu Einkaufspreisen kontinuierlich gebucht werden. Mit diesem E-Book machen wir deutlich, wie Sie Ihre Buchhaltung entsprechend umstellen können und welchen konkreten Nutzen Sie haben. Die Anpassungen müssen jedoch die Besonderheiten des von Ihnen verwendeten Buchhaltungssystems berücksichtigen. Wenn Sie sich konkret mit diesem Thema auseinandersetzen wollen, sprechen Sie uns bitte an. cm&p unterstützt Sie gerne gemeinsam mit Ihrem Steuerberater bei den Überlegungen, wie die Veränderung der Buchhaltung in Ihrem Unternehmen umgesetzt werden kann.

12 [12] Autorenprofil Martin Warnke, geb Martin Warnke ist Bankkaufmann und blickt auf über 40 Jahre Berufserfahrung zurück. Er hat viele Jahrzehnte in einer Spezialbank für die Händlereinkaufs- und Mietparkfinanzierung gearbeitet und dort sowohl im operativen Geschäft, als auch im Backoffice Akzente gesetzt. Schwerpunkte seines Know-Hows sind das Firmenkreditgeschäft, alle Themen rund um die Bilanzanalyse, das Controlling im Handel und in der Bank sowie die Themen Organisation und Prozesse. Seit dem arbeitet er als Berater für die Unternehmensberatung cramer müller & partner.

13 [13] Impressum Trotz sorgfältiger Recherche übernimmt der Autor keine Haftung für den Inhalt dieses Buches. Insbesondere übernimmt er keine Haftung für durch den Leser getroffene Entscheidungen. Alle Angaben in diesem Buch sind persönliche Meinungsäußerungen des Autors. Sie ersetzen keine rechtliche, steuerliche, finanzielle oder auch anders geartete individuelle Beratung. Kontaktdaten des Autors: Martin Warnke Cramer & Müller Unternehmensberatung GmbH & Co. KG (cm&p) Schäfergasse Frankfurt am Main Telefon / Mail Entdecken Sie auf unserer Website, was wir sonst noch für Sie tun können:

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