Kompetenzen und Kapazitäten zusammenbringen. überzeugt. bewegt!

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1 Kompetenzen und Kapazitäten zusammenbringen. überzeugt. bewegt!

2 1. Termin- und Ortswahl 2. Zeitmanagement stärken entfalten. 3. Finanzmanagement 4. Organisation des wissenschaftlichen Programms 5. Erstellung von Werbemitteln und Drucksachen 6. Marketing und PR 7. Betreuung von Vortragenden und Ehrengästen 8. Online-Registrierung und Hotelbuchung 9. Kongressbegleitende Veranstaltungen und Rahmenprogramme Leistungsübersicht Auf den nachfolgenden Seiten stellen wir Ihnen unser Leistungsangebot vor, das modular aufgebaut ist. Kombinieren Sie die Leistungsmodule beliebig, ganz wie es Ihr Bedarf erfordert. Gern erstellen wir Ihnen ein individuelles Angebot Einkauf und Koordination weiterer Leistungen 1 1. Befragungen und statistische Auswertungen 1 2. Akquisition von Marketingpartnern 1 3. Akquisition von ausstellenden Unternehmen

3 wirtschaftlichkeit und wert schöpfung optimal koordinieren. Beratung bei der Auswahl des idealen Kongresstermins Überprüfung auf Termin- und Zielgruppenüberschneidungen Eignungsprüfung und Angebotsvergleich von mehreren Lokalitäten Vertragsprüfung und -verhandlungen mit dem Kongresshaus Raumbedarfsplanung Modul 1 Termin und Ortswahl

4 wir machen aus zeit geld. Ausarbeiten eines detaillierten Zeit- und Ablaufplans (Aktionsplan) Festlegen der Verantwortungsbereiche Regelmäßiges Reporting und Zeitmanagement Vorbereiten, Betreuen und Protokollieren von Sitzungen Durchführen von Abschlussbesprechungen Erstellen eines Abschlussprotokolls Modul 2 Zeitmanagement

5 für mehr effizienz pro euro. Modul 3 Finanzmanagement ERFAHRUNG + LEISTUNG + LÄCHELN = ERFOLG Ausarbeitung des Kongressbudgets Beratung bei der Kongressfinanzierung Zinslose Vorfinanzierung des Kongresses Unterstützung bei der Einwerbung öffentlicher Zuschüsse Controlling Einrichtung des Kongresskontos bei einer deutschen Bank Abwicklung aller Einnahmen und Ausgaben über das Kongresskonto Sachliche Prüfung der Eingangsrechnungen durch die Projektleitung Zahlung der Rechnungen nach Freigabe durch den Veranstalter Regelmäßige Abrechnung der Sach- und Fremdkosten Buchung der Ein- und Ausgangsrechnungen ( Mandantenbuchhaltung) Erstellung eines Vor- und Umsatzsteuernachweises zur Vorlage beim Finanzamt Vorläufige Abrechnung acht Wochen nach Beendigung des Kongresses Gesamtabrechnung nach Eingang aller Rechnungen Übergabe der Originalbelege an den Veranstalter

6 kompetenzen von welt, kompetent präsentiert. Modul 4 Organisation des wissenschaftlichen Programms Erstellung eines Online-Abstract-Formulars (Vorträge, Poster, Videos) Medientechnische Beratung bezüglich der Online-Abstract-Verwaltung Archivierung der Abstract-Einsendungen Versand des -Zwischenbescheids an die Abstract-Einreichenden Organisatorische Vorbereitung der Online-Bewertung Versendung der Zu- und Absagen per Raumplanung Zusammenstellung der Abstracts für den Abstract-Band Organisation der Poster-Präsentation Organisation der Medien-Annahme Organisatorische Unterstützung bei Mitgliederversammlungen

7 alle instrumente zum kommunikations-konzert. Modul 5 Erstellung von Werbemitteln und Drucksachen Erstellung von Motiv- und Gestaltungsvorschlägen Beratung bezüglich Format, Aufbau und Umfang Gliederung und Aufbereitung der Inhalte Anzeigenakquisition Definition der Auflage Koordination der Korrekturläufe Überwachung der Drucklegung und Auslieferung

8 menschen erreichen, nicht nur adressen. Modul 6 Marketing und PR Definition der Zielgruppen Adressselektion aus eigener Datenbank Beschaffung fremden Adressmaterials Einarbeitung in die Datenbank nach Vorgabe des Veranstalters Koordination von Mailing-Aktionen Pflege der Adressen bis nach Abschluss des Kongresses Übergabe der Adresslisten an den Veranstalter Planung der Präsentation auf fachverwandten Kongressen Bekanntmachung in Veranstaltungsrubriken von Fachzeitschriften und Online-Kongresskalendern Planung des Internetauftritts

9 gastkultur auf händen tragen. Modul 7 Betreuung von Vortragenden und Ehrengästen Korrespondenz mit Vortragenden und Ehrengästen bezüglich Reise, Hotel und Rahmenprogramm Abstimmung der technischen Anforderungen sowie der Vortrags modalitäten Definition des Ehrengast-Status Registrierung und Hotelbuchung für Vortragende und Ehrengäste Erstellung von Buchungs- und Techniklisten Erstellung des Verzeichnisses der Vortragenden Koordination des Fahrdienstes Einrichtung und Besetzung eines Counters für Vortragende und Ehrengäste vor Ort mit mit qualifiziertem Personal Einrichtung einer Lounge für Vortragende und Ehrengäste

10 engagement in echtzeit. Modul 8 Online-Registrierung und Hotelbuchung Auswahl von zentral gelegenen Hotels verschiedener Kategorien Vertragsverhandlungen und Reservierung der Abrufkontingente Überwachung der Rückgabefristen Gestaltung des Anmeldeformulars Erfassung der Anmeldedaten Rechnungsstellung und Bestätigung an die Teilnehmenden Erstellung von Teilnahme- und Buchungslisten Inkasso der Gebühren Bearbeitung von Umbuchungen und Stornierungen Mahnwesen Konfektionierung der persönlichen Kongressunterlagen und Namensschilder Koordination der Zusammenstellung von Kongresstaschen Gestaltung und Druck des Vor-Ort-Anmeldeformulars Einrichtung und Besetzung des Registrierungscounters mit qualifiziertem Personal Betreuung des Kongresses vor Ort durch die Projektleitung über die gesamte Veranstaltungsdauer

11 alles was dazu gehört im rahmen aller möglichkeiten. Modul 9 Kongressbegleitende Veranstaltungen und Rahmenprogramme Erarbeitung von Vorschlägen und Beratung Ortsauswahl und Vertragsverhandlungen Organisation des Caterings Organisation des künstlerischen Programms Bestellung von Dekoration, Beschilderung, Veranstaltungstechnik Gestaltung der Drucksachen (z.b.: Eintrittskarten, Menükarten, Programme) Organisation von Transfers Entrichtung der anfallenden Gebühren (GEMA, Künstlersozialversicherung) Einrichtung und Besetzung eines Counters zur Buchung des Rahmenprogramms vor Ort mit qualifiziertem Personal Koordination aller Leistungsträger und Betreuung der Veranstaltungen vor Ort

12 die dynamik von teamgeist im einsatz. Modul 10 Einkauf und Koordination weiterer Leistungen Veranstaltungstechnik Fremdpersonal Übersetzungsdienst Kongressfotografie Dekoration Beschilderung Gastronomische Versorgung Kongressversicherung Presseagentur Reisebüro Official Carrier Sanitätsdienst

13 der faktor mensch als multiplikator. Statistische Auswertung der Anmeldedaten (Teilnehmende und Industrie) Definition des Befragungsziels und der Zielgruppen Gestaltung der Fragebögen Koordination der Befragungsdurchführung Statistische Auswertung der Umfrageergebnisse Modul 11 Befragung und statistische Auswertungen

14 partner, interessen und synergien verbinden. Modul 12 Akquisition von Marketingpartnern Erstellung eines Konzepts über Werbe- und Präsentationsmöglichkeiten für Industriepartner Akquisition von Industriepartnern Akquisition von Firmen-Workshops Beratung der Unternehmen bezüglich zielgerichteter Werbe- und Präsentationsmöglichkeiten Berechnung und Inkasso der Leistungen Betreuung der Unternehmen bei der Umsetzung Betreuung der Unternehmen vor Ort durch die Projektleitung über die gesamte Kongressdauer

15 ihnen der erfolg uns die verantwortung. Modul 13 Akquisition von ausstellenden Unternehmen Begehung und Planung der Ausstellungsflächen Definition der Kategorien Kalkulation der Mietpreise und der Mietnebenkosten Gestaltung und Druck des Anmeldeformulars für die Industrie Akquisition der ausstell. Unternehmen gemäß Vorgaben Standvergabe in Abstimmung mit dem Veranstalter Erstellung und Aktualisierung der Ausstellungspläne Erstellung der Service-Mappe zur Vermittlung von Zusatzleistungen Einholen der erforderlichen Genehmigungen Nachfassaktionen Versand der Bestätigung/Rechnung an ausstellende Unternehmen Inkasso der Ausstellungsgebühren und Mahnwesen Erstellung des Ausstellungsverzeichnisses Vermittlung und Berechnung der Zusatzbestellungen Koordination der Standeinmessung Überwachung und Koordination des Aufbaus Einrichtung und Besetzung des Service-Counters vor Ort mit einem qualifizierten Mitarbeitenden von Intercongress Betreuung des Kongresses vor Ort durch die Projektleitung über die gesamte Kongressdauer Koordination des Abbaus Versand von Dankesschreiben

16 ausgewählte referenzen und partnerschaften Eine vollständige Liste aller Referenzen und Partner finden Sie auf AG Heimbeatmung und Respiratorentwöhnung e.v. und Deutsche Gesellschaft für Pneumologie & Beatmungsmedizin e.v. Jahrestagung der AG Heimbeatmung & Respiratorentwöhnung und Beatmungssymposium der DGP Seit 2008: 800 Teilnehmende, 40 Unternehmen Berufsverband der Augenärzte Deutschland e.v. Augenärztliche Akademie Deutschland Seit 2002: Teilnehmende Deutsche Gesellschaft für Handchirurgie und Deutsche Arbeitsgemeinschaft für Handtherapie e.v. Kongress der DGH & DAHTH Seit 2007: 650 Teilnehmende, 40 Unternehmen Deutsche Vereinigung für Schulter- und Ellenbogenchirurgie e.v. Jahrestagung der DVSE Seit 2003: 450 Teilnehmende, 35 Unternehmen Deutsch-Österreichisch-Schweizerische Gesellschaft für Orthopädisch-Traumatologische Sportmedizin Jahreskongress der GOTS Seit 2001: 500 Teilnehmende, 55 Unternehmen Deutschsprachige Arbeitsgemeinschaft für Arthroskopie Kongress der AGA Seit 1999: 900 Teilnehmende, 60 Unternehmen European Society for Developmental Psychology European Conference on Developmental Psychology 2007: 800 Teilnehmende, 20 Unternehmen European Society of Sports Traumatology, Knee Surgery & Arthroscopy ESSKA Congress Seit 1994: Teilnehmende, 50 Unternehmen German Cochrane Centre Cochrane Colloquium 2008: 900 Teilnehmende, 20 Unternehmen International Society for the Study of Behavioural Development Biennial ISSBD Meeting 2008: Teilnehmende, 20 Unternehmen Deutsche Gesellschaft für Orthopädie & Orthopädische Chirurgie e.v., Deutsche Gesellschaft für Unfallchirurgie e.v. und Berufsverband der Fachärzte für Orthopädie und Unfallchirurgie e.v. Deutscher Kongress für Orthopädie und Unfallchirurgie (DKOU) Seit 1998: Teilnehmende, 250 Unternehmen

17 für sie da Wiesbaden Intercongress GmbH Wilhelmstraße Wiesbaden fon +49 (0) Freiburg Intercongress GmbH Karlsruher Straße Freiburg fon +49 (0) Düsseldorf Intercongress GmbH Düsseldorfer Straße Düsseldorf fon +49 (0) Berlin Intercongress GmbH Mommsenstr Berlin fon +49(0) welcome@intercongress.de