Modulbeschreibung Batix BI-Reporting-Tool

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1 Modulbeschreibung Batix BI-Reporting-Tool zur Erstellung komplexer Auswertungen und automatisierten Abfragen DC M-BRT01/2013 ausgearbeitet für Nutzer der VeSA-Webanwendung Stand: März 2013 DEDICATED An den Eichen Wernburg Telefon: +49 (0) Fax: +49 (0) Projektmanager Christian Weidhase Tel. +49 (0)

2 Modul Batix BI-Reporting-Tool Allgemeine Beschreibung Die hohe Datenvielfalt in VeSA ermöglicht umfangreiche Datenvergleiche, Auswertungen und Prognosen. Mit der Batix BI-Lösung lassen sich schnell und übersichtlich individuelle Listen sowie umfangreiche Excel- Reports erstellen. Der zeitgesteuerte Versand von PDF- oder Excel-Listen ermöglicht den automatisierten Datenaustausch mit einem ausgewählten Personenkreis. Die Anwendung unterteilt sich in drei Bereiche: Listengenerator mit Vorlagenverwaltung Zeitgesteuerter Versand von Vorlagen an beliebige Personen (inkl. Passwortvergabe) Verwaltung von mehrseitigen individuellen Reports im Excelformat (Beauftragung erfolgt separat) Listengenerator Für die täglichen Auswertungen ist es wichtig, Teilnehmerlisten in einfacher und übersichtlicher Form zu generieren, die Auskunft über aktuelle Stände aus der Datenbank wiedergeben. Hierfür wurden Oberflächen und Funktionen geschaffen, die mit wenigen Klicks gefilterte Ansichten im PDF- oder Excel-Format erzeugen. Filtermöglichkeiten Für Auswertungszwecke können Teilnehmerdaten über eine Filtermaske eingeschränkt und als Liste mit beliebigen Informationen ausgegeben werden. Folgende Kriterien können dabei zur Eingrenzung der Teilnehmer genutzt werden: Aktueller Projekttyp Aktuelle Zweigstelle / Grundsicherungsstelle Anrede Alter (älter 50, 55, 60) Aktueller Status Sachbearbeiter-Zuordnung Anzahl Aktivierungsstunden im aktuellen Projekt Letzter Aktivierungsschritt älter als (1 Monat, 3 Monate, 6 Monate, 12 Monate) Zeiträume Zusätzlich können bis zu drei Zeiträume ausgewählt werden, die eine weitere Eingrenzung ermöglichen. Für die jeweiligen Zeiträume ist die folgende Kriterienauswahl möglich: War im Zeitraum im Projekt Wurde im Zeitraum aufgenommen Ist im Zeitraum ausgeschieden Wurde im Zeitraum aktiviert Wurde im Zeitraum integriert Stammdaten wurden im Zeitraum bearbeitet Seite 2 von 5

3 Ausgabeformat Die Listen selbst können in unterschiedlicher Form ausgegeben werden. Es sind die Formate Excel oder PDF möglich. Die Blattgröße kann zwischen A0 und A5 im Quer- oder Hochformat eingestellt werden. Spalten Auch die benötigten Spalten lassen sich vorm Erzeugen des Reports individuell festlegen. Folgende Daten können zu gefilterten Teilnehmerdatensätzen ausgegeben werden: ID, Kundennummer, Anrede, Name, Vorname, Geburtsdatum, Sachbearbeiterverknüpfung, aktueller Projekttyp, Projekttyp vor Ausscheidung, letztes Aufnahmedatum, letztes Austrittsdatum, Arbeitslos seit, Besuchte Schule, Schulabschluss, Informationen zu Abschlüssen, Informationen zum Studium, Informationen zu Umschulungen, Führerscheine, Stapler / Bagger / Kran, Gefahrgutschein, Kranschein, Personenbeförderungsschein, Ortskundeprüfung, Stundenanzahl aus Aktivierungsmaßnahmen, Letzter Aktivierungsschritt, Datum letzter Aktivierungsschritt, Sachbearbeiter letzter Aktivierungsschritt, Letzter Dokumentationsschritt, Datum letzter Dokumentationsschritt, Letzte Teilnahme an JobCenter-Maßnahme, Datum letzte Teilnahme an JobCenter-Maßnahme, Letzte Teilnahme an einer Veranstaltung, Datum letzte Teilnahme an einer Veranstaltung, Letzte Integration, Datum letzte Integration, Letzter MiniJob, Datum letzter MiniJob, Letzter Protokollschritt, Datum letzter Protokollschritt Vorlagen Alle konfigurierten Abfragen lassen sich als Vorlagen speichern und im Bedarfsfall erneut abrufen. Zeitgesteuerter Versand Für regelmäßige Auskünfte gegenüber Dritten, ist das automatische Versenden von Reportvorlagen anhand einer Zeitsteuerung möglich. Dabei lassen sich beliebig viele Versandtermine sowie unterschiedliche Empfänger auswählen. Individuelle Konfiguration Für die sogenannten Timer werden Reportvorlage, Versandintervall, Ausgabeformat und den Beginn des ersten Reports ausgewählt. Zusätzlich müssen Passwort und Empfängerkreis festgelegt werden. Dabei ist es möglich Benutzer aus der Datenbank oder eigene -Adressen zu verwenden. Seite 3 von 5

4 Sicherheitsvorkehrungen Der Versand von Listen unterliegt gleichzeitig mehreren Sicherheitsbestimmungen 1. Versendet wird nicht die Datei, sondern ein passwortgeschützter Link zur PDF- oder Excel-Datei 2. Separater Passwortschutz ist für jeden einzelnen Report möglich 3. Der Versand erfolgt nur an ausgewählte Empfänger 4. Die Lebensdauer der Links ist stark begrenzt 5. Passwörter werden nach 3 Monaten automatisch neu generiert und an die Koordination verschickt Individuelle Excel Reports Die Batix-BI-Lösung beinhaltet ausserdem Tools zum Erstellen von mehrseitigen Excel-Reports mit komplexen Berechnungen. Hierfür werden vom Auftraggeber detaillierte Informationen zu Berechnungsdaten und gewünschten Ausgabeformaten abgefragt und ganz individuell umgesetzt. So lassen sich spezifische Paktdaten auswerten und vergleichen. Zukunftsprognosen sind ebenso möglich wie die Erstellung von aktuellen Verläufen über Aktivierungen, Integrationen oder Teilnehmerzahlen. Die Anforderungen an solch spezifische Excel-Reports sind für jeden Pakt höchst unterschiedlich. Es ist daher notwendig in einem speziell dafür vereinbarten Termin, alle Bedingungen und Details des Reports im Vorhinein zu besprechen. Es entstehen separate Kosten im Rahmen der üblichen Stundenpreise. Seite 4 von 5

5 Preise Für die Verwendung des Moduls fallen Gebühren an. Die Preise für die Einrichtung in Ihrem VeSA-System entnehmen Sie bitte unserer aktuellen Preisliste. Zusätzlich muss für die Verwendung des Batix BI-Reporting-Tools eine Batix-BI-Lizenz erworben werden. Hierin enthalten sind Veränderungen am Datenmodell und Funktionsumfang gegenüber dem normalen Batix- bzw. VeSA-Anwendung. Die einmaligen Kosten für eine Batix-BI-Lizenz liegen bei Voraussetzung ist eine aktuelle VeSA-Version. Kontakt Sie haben noch Fragen zur Verwendung dieses Moduls in Ihre VeSA-Webanwendung? Kontaktieren Sie uns. Ihr Ansprechpartner bei Batix: Paul Rosenbusch Telefon: +49 (0) Telefax: +49 (0) Seite 5 von 5