Experiences with a web-based electronic patient record within an integrated care project

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1 Experiences with a web-based electronic patient record within an integrated care project Angelika Haendel University of Erlangen-Nuremberg Dept. Ophthalmology German IFHRO director Member of the IFHRO Executive Committee

2 2 Erlangen/ Nuremberg

3 German Health Care System Solidarity principle ~250 insurance companies Strict division between ambulatory care, hospital care and rehabilitation Many health care reforms disease management programs integrated care ambulatory healthcare centre (MVZ) 3

4 German Health Care System Outpatient Care Inpatient Care Reha General practicioner Hospitals: private civic clerical Reha Specialist Reha Surgeon Universitiy hospitals: national Reha 4

5 University Hospital of Erlangen-Nuremberg Structural Data: - beds: departments: 25 - medical doctors: nurses: Patient Care: - outpatients: inpatients:

6 University of Erlangen-Nuremberg: Electronic Patient Record Current situation Archive Patient s admission } SAP } OP: Meierhofer Patient record: - medical history - clinical findings - surgical details physician: findings surgery: Diagnosis / ICD-10 surgical Procedure (OPS) 6 DRG-Coding

7 Reform-Project: Integrated Care Purpose: Close division between different care units Provide all relevant patient data in-time and at the right place Offer care that is patient-centred Avoid redundand(double) examinations Increase efficiency through better coordination of care 7

8 Integrated Care: Practical Application Requirements: Verifiable high quality standards: quality certification (e.g.iso 9001) clinical pathways standard operating procedures (SOP) guide lines Great number of patients Surgeons with a lot of experience Management system (reimbursement) Electronic patient record!! 8

9 Integrated Care Contract for Cataract Surgery University of Erlangen-Nuremberg Insurance company Insurance Company 9

10 Process Cataract Surgery within the Integrated Care Project Ophthalmologist in Practice Follow-up Diagnostic/ Examination University Eye Hospital Cataract Surgery 10 Ophthalmologist in Practice

11 outcomes Integrated Care Project of the University of Erlangen-Nurmberg Dept. Ophthalmoly physician diagnosis preoperative findings Integrated Care archiving hospital (surgery) special examinations surgergey Electronic Patient Record data-analysis Physician postoperative controls 11 patient Questionnaire patients satisfaction

12 Patient Maximilians-Augenklinik e. V. Nürnberg Qualitätssicherungsbogen BayCat-IGV Katarakt-OP: Präoperative Untersuchung: Universitätsklinikum Erlangen Augenklinik Ambulantes OP-Zentrum Patient Direktor: Prof. Dr. F.E. Kruse Universitätsklinikum Erlangen Augenklinik Ambulantes OP-Zentrum Patient Direktor: Prof. Dr. F.E. Kruse Maximilians-Augenklinik e. V. Nürnberg OP-Auge: RA LA Untersuchungs-Datum: Qualitätssicherungsbogen BayCat- IGV Katarakt-OP: OP-Dokumentation Untersuchender Arzt: OP-Auge: Stempel RA LA Untersuchungs-Datum: Universitätsklinikum Erlangen Maximilians-Augenklinik e. V. Nürnberg Qualitätssicherungsbogen BayCat- IGV Katarakt-OP: Postoperative Untersuchung: Augenklinik Ambulantes OP-Zentrum Direktor: Prof. Dr. F.E. Kruse 1) Präoperativer Visus (cc): RA: = dpt sph dpt cyl Achse LA: = dpt sph dpt cyl Achse Augeninnendruck: RA: LA: mm Hg 2) Wenn Visus > 0,6: Blendung erhöht Berufstauglichkeit eingeschränkt Nahsehen und Lesefähigkeit eingeschränkt Kraftfahrtauglichkeit eingeschränkt Anisometropie Linsenbedingter Druckanstieg 3) Cataract- Form: Cataracta senilis Cat. traumatica Cat. complicata Cat. intumescens & hypermatura Cat. congenita andere Linsenerkrankung: 4) Augen Vor- Operationen: NEIN Z. n Glaukom-OP (nicht LTP ) Z. n. Netzhaut- OP mit Plombe/ ppvitrektomie Z. n refraktiver Chirurgie (sonst HH Affektion) Z. n. Katarakt- OP Z. n. KPL Z. n. perf. Verletzung Sonstige: 5) Visusrelevante Veränderungen: JA Hornhaut (1) Glaukom (2) N. opticus (3) Makulabedingt (4) Amblyopie (5) Sonstige: 12 6) OP- relevante Augenerkrankungen? NEIN HH- Endotheldegeneration/ - dystrophie HH-Narbe/ -Trübung 1) Assistent: kein ärztlicher Assistent PEX Facharzt Prim. Offenwinkel-Glaukom Arzt in Weiterbildung Glaukom mit engem Kammerwinkel Pflegekraft: keine OP Pflegekraft Z.n. Glaukomanfall mit Krankenpflegeexamen Pupillendurchmesser < 5 mm ohne Krankenpflegeexamen Uveitis/ hintere Synechien OP-Dauer: min Zonulafaser-Insuffizienz Z.n Bulbustrauma Augenlänge: RA: LA: mm Myopie mit Fundusveränderungen ab 8 dpt Berechnete Zielrefraktion: dpt. Sonstige: Antibiotikaprophylaxe: NEIN 7) OP relevante Allgemeinerkrankung? präoperativ topisch NEIN intraoperativ Hypertonie 2) Anästhesiologische Untersuchung: Koronare Herzerkrankung Stand-by durch Anästhesisten Herzrhythmusstörung Lokalanästhesie Diab. mell. Insulinpflichtig? ja nein Anästhesie: Broncho.-pulmonale Erkrankungen Allgemeinnarkose Neurolog./ psych. Erkrankungen Lokalnästhesie: retrobulbär peribulbär Gerinnungsstörung topisch intracameral Medikamentöse Gerinnungshemmung Tropfanästhesie Eingeschränkte Kooperationsfähigkeit Anästhesie durch: Sonstige relevante Krankheiten: Operateur Anästhesisten 3) Operation: Extrakapsuläre Extraktion der Linse ( ECCE) + HKL Intrakapsuläre Extraktion Andere Linsenex. (via Pars Plana oder luxierte Linse) Sekundäre Einführung und Wechsel einer IOL 8) ASA- Einstufung: Revision und Entfernung einer alloplastischen Linse normaler gesunder Patient OP-Art: (1) Patient mit leichter Allgemeinerkrankung Phakoemulsifikation (2) Pat. mit schwerer Allgemeinerkrankung Intrakapsuläre (3) Kat.ex. Kernexpression Sonstige: Patient mit inaktivierender Allgemeinerkrankung, ständige Lebensbedrohung Schnitt-Zugang: (4) moribunder Patient (5) korneoskleral limbal korneal pars plana Schnitt-Breite: mm Operateur: OP-Auge: RA LA Stempel 4) IOL Implantation? JA NEIN IOL-Aufkleber Untersuchender Arzt: Stempel IOL-Typ: monofokal 1) Postoperative multifokal Visite sonstige (1. Tag), Datum: IOL-Material: PMMA Visus: Silikon RA: hydrophiles Acryl LA: Refraktion: RA: dpt sph dpt cyl Achse LA: dpt sph dpt cyl Achse hydrophobes Tensio:RA: Acryl mmhg LA: mmhg IOL-Hersteller: Spaltlampe: RA: LA: PostOP regelrecht? Bezeichnung: Komplikation siehe unter Punkt 5) JA NEIN IOL Stärke: dpt. 2) Postoperative Visite (3. bis 7. Tag), Datum: Visus: RA: LA: Refraktion: RA: dpt sph dpt cyl Achse LA: dpt sph dpt cyl Achse IOL-Fixation: Kapsel Sulkus Skleranaht Tensio:RA: Kammerwinkel mmhg LA: mmhg Iris Spaltlampe: RA: LA: PostOP regelrecht? Kapselspannring: Komplikation JA siehe unter NEIN Punkt 5) JA NEIN Korneosklerale Naht : 3) JA NEIN Postoperative Visite (8. bis 30. Tag), Datum: Datum: Systemische Therapie JA NEIN Visus: RA: LA: Refraktion: RA: dpt sph dpt cyl Achse LA: dpt sph dpt cyl Achse Normaler OP-Verlauf JA NEIN Tensio:RA: mmhg LA: mmhg Einsatz von Viskoelastika Spaltlampe: NEIN RA: LA: PostOP regelrecht? Hyaluronsäure- Derivate Komplikation siehe unter Punkt 5) Methylzellulose JA NEIN Sonstige: 4) Postoperative Visite (Brillenanpassung), Datum: Visus: RA: LA: Refraktion: RA: dpt sph dpt cyl Achse LA: dpt sph dpt cyl Achse 5) Normaler OP-Verlauf? Tensio:RA: JA mmhg LA: mmhg Falls NEIN: Spaltlampe: RA: LA: PostOP regelrecht? Irissphinkteraspiration Komplikation siehe unter Punkt 5) JA NEIN Zonulolyse Iridodialyse 5) Postoperative Visite Komplikationen: Re-Operation notwendig? NEIN Wundnaht bei Schnittinsuffizienz Hintere Kapselruptur ohne 1 GK- Prolaps GK- Prolaps mit vorderer Vitrektomie 1 2 (ICD 3 H59.0) 4 Kern- oder Rindenverlust in 1 GK relevante IOL-Dezentrierung zentrale HH-Dekompensation Wunddehiszenz ausgeprägte VK-Einblutung ( > 2mm ) Falls JA: IOL-Zentrierung IOL-Austausch Vorderkammerrevision Intraokuläre Blutung Expulsive Blutung Sonstiges: ausgeprägter Vorderkammerreizzustand cystoide Makulopathie ausgeprägte hintere Kapselfibrose Wundnaht ppvitrektomie YAG-Kapsulotomie bei Kapselfibrose Hypopyon Sonstige: Endophthalmitis Sonstiges:

13 Siemens Soarian Integrated Care web-based easy to use real-time medical imaging devices Electronic Patient Record 13

14 Requirements Windows XP Pentium minimum 233-MHz (300 MHz) Min. 64 MB RAM Min. 1,5 GB hard disk keyboard and Microsoft compatible mouse Monitor Super VGA (min. 800x600) Internet access min. ISDN better DSL Microsoft Internet Explorer min. Version 6.0 Adobe Acrobat Reader Version

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16 Input mask Soarian Integrated Care 16

17 Patient dpt sph dpt cyl Achse dpt sph dpt cyl Achse Augenklinik Ambulantes OP-Zentrum Direktor: Prof. Dr. F.E. Kruse Maximilians-Augenklinik e. V. Nürnberg Stempel Structure of a common sector spanning EPR Universitätsklinikum Erlangen Qualitätssicherungsbogen BayCat-IGV Katarakt-OP: Hospital PACS PDV EPR Radiology EPA client Wards SIC EPR Präoperative Untersuchung: OP-Auge: RA LA Untersuchungs-Datum: Medical practice 1) Präoperativer Visus (cc): RA: = LA: = Augeninnendruck: RA: LA: mm Hg 2) Wenn Visus > 0,6: Blendung erhöht Berufstauglichkeit eingeschränkt Nahsehen und Lesefähigkeit eingeschränkt Kraftfahrtauglichkeit eingeschränkt Anisometropie Linsenbedingter Druckanstieg 3) Cataract- Form: Cataracta senilis Cat. traumatica Cat. complicata Cat. intumescens & hypermatura Cat. congenita andere Linsenerkrankung: 4) Augen Vor- Operationen: NEIN Z. n Glaukom-OP (nicht LTP ) Z. n. Netzhaut- OP mit Plombe/ ppvitrektomie Z. n refraktiver Chirurgie (sonst HH Affektion) Z. n. Katarakt- OP Z. n. KPL Z. n. perf. Verletzung Sonstige: 5) Visusrelevante Veränderungen: JA Hornhaut (1) Glaukom (2) N. opticus (3) Makulabedingt (4) Amblyopie (5) Sonstige: Untersuchender Arzt: 6) OP- relevante Augenerkrankungen? NEIN HH- Endotheldegeneration/ - dystrophie HH-Narbe/ -Trübung PEX Prim. Offenwinkel-Glaukom Glaukom mit engem Kammerwinkel Z.n. Glaukomanfall Pupillendurchmesser < 5 mm Uveitis/ hintere Synechien Zonulafaser-Insuffizienz Z.n Bulbustrauma Myopie mit Fundusveränderungen ab 8 dpt Sonstige: 7) OP relevante Allgemeinerkrankung? NEIN Hypertonie Koronare Herzerkrankung Herzrhythmusstörung Diab. mell. Insulinpflichtig? ja nein Broncho.-pulmonale Erkrankungen Neurolog./ psych. Erkrankungen Gerinnungsstörung Medikamentöse Gerinnungshemmung Eingeschränkte Kooperationsfähigkeit Sonstige relevante Krankheiten: EPR Client 8) ASA- Einstufung: normaler gesunder Patient (1) Patient mit leichter Allgemeinerkrankung (2) Pat. mit schwerer Allgemeinerkrankung (3) Patient mit inaktivierender Allgemeinerkrankung, ständige Lebensbedrohung (4) moribunder Patient (5) Opthalmologist Medical practice Surgery Laboratory Outpatient Deptm. EPR Client Ophthalmologist 17

18 Patient dpt sph dpt cyl Achse dpt sph dpt cyl Achse Augenklinik Ambulantes OP-Zentrum Direktor: Prof. Dr. F.E. Kruse Maximilians-Augenklinik e. V. Nürnberg Stempel Evaluation of Data Universitätsklinikum Erlangen Qualitätssicherungsbogen BayCat-IGV Katarakt-OP: Präoperative Untersuchung: OP-Auge: RA LA Untersuchungs-Datum: Untersuchender Arzt: 1) Präoperativer Visus (cc): 6) OP- relevante Augenerkrankungen? NEIN RA: = LA: = Augeninnendruck: RA: LA: mm Hg 2) Wenn Visus > 0,6: Blendung erhöht Berufstauglichkeit eingeschränkt Nahsehen und Lesefähigkeit eingeschränkt Kraftfahrtauglichkeit eingeschränkt Anisometropie Linsenbedingter Druckanstieg 3) Cataract- Form: Cataracta senilis Cat. traumatica Cat. complicata Cat. intumescens & hypermatura Cat. congenita andere Linsenerkrankung: 4) Augen Vor- Operationen: NEIN Z. n Glaukom-OP (nicht LTP ) Z. n. Netzhaut- OP mit Plombe/ ppvitrektomie Z. n refraktiver Chirurgie (sonst HH Affektion) Z. n. Katarakt- OP Z. n. KPL Z. n. perf. Verletzung Sonstige: HH- Endotheldegeneration/ - dystrophie HH-Narbe/ -Trübung PEX Prim. Offenwinkel-Glaukom Glaukom mit engem Kammerwinkel Z.n. Glaukomanfall Pupillendurchmesser < 5 mm Uveitis/ hintere Synechien Zonulafaser-Insuffizienz Z.n Bulbustrauma Myopie mit Fundusveränderungen ab 8 dpt Sonstige: 7) OP relevante Allgemeinerkrankung? NEIN Hypertonie Koronare Herzerkrankung Herzrhythmusstörung Diab. mell. Insulinpflichtig? ja nein Broncho.-pulmonale Erkrankungen Neurolog./ psych. Erkrankungen Gerinnungsstörung Medikamentöse Gerinnungshemmung Eingeschränkte Kooperationsfähigkeit Sonstige relevante Krankheiten: SIC Data extraction XML-adjustment Partition in attribute/tagged-value Delivery in Entity-Attribute-Value (EAV) 5) Visusrelevante Veränderungen: JA Hornhaut (1) Glaukom (2) N. opticus (3) Makulabedingt (4) Amblyopie (5) Sonstige: 8) ASA- Einstufung: normaler gesunder Patient (1) Patient mit leichter Allgemeinerkrankung (2) Pat. mit schwerer Allgemeinerkrankung (3) Patient mit inaktivierender Allgemeinerkrankung, ständige Lebensbedrohung (4) moribunder Patient (5) Staging Reporting Warehouse Transformation Filtering relevant attributes Row-to-Column-Transformation Merging with master data 18

19 Current Status of the Integrated Care project > 100 participating ophthalmologists ~ inscribed patients > documentation sheets Questions: How many patients with previous surgical treatment? How many patients with relevant other diseases? Number of intra- and postoperative complications Degree of improvement of visual acuity after surgery

20 Visual acuity after cataract surgery 1 0,8 Visus 0,6 0,4 0,2 0 präop. 1. postop. 2. postop. 3. postop. 4. postop. Kontrolle Kontrolle Kontrolle Kontrolle follow-up examination 20

21 Other diseases No % none ,4 Hypertension ,1 Diabetes ,2 Coronary herat disease ,8 Reduced blood coagulation time ,9 Broncho-pulmonal diseases 65 4,7 Neurolog./psych. diseases 66 4,8 Apoplexia 30 2,2 Rheumatic Diseases 23 1,7 Ability to cooperate 19 1,4 Tumor 18 1,3 Dialysis 8 0,6 Thyroid diseases 7 0,5 Other 43 3,1 21

22 To make clinical documentation usable... Data Source Extraktion Transformation Loading Data Source Cognos Decision- Stream Staging Reporting Data Source Cognos Decision- Stream Cognos ReportNet Berichte Modelling Cognos PowerPlay/ UpFront OLAP- Cube Data Warehouse Fakten Dimensionen Pathifier Visualization 22

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24 Germany: Questions? 24 University of Erlangen-Nuremberg