LCC-CO2 Tool Benutzerhandbuch. Illustriertes Benutzerhandbuch für das Lebenszykluskosten-und CO2-Berechnungstool (LCC-CO2 Tool)

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1 LCC-CO2 Tool Benutzerhandbuch Illustriertes Benutzerhandbuch für das Lebenszykluskosten-und CO2-Berechnungstool (LCC-CO2 Tool)

2 Eine Initiative von: Mit Unterstützung von: Die deutsche Übersetzung wurde unterstützt von: Bundesministerium für Wirtschaft, Jugend und Familie, Bundesministerium für Land- und Forstwirtschaft, Umwelt und Wasserwirtschaft und dem Österreichischen Städtebund Eine SMART SPP Projektpublikation ( Herausgeber: Autoren: Urheberrecht: Haftungsausschluss: Das SMART SPP Konsortium, c/o ICLEI - Local Governments for Sustainability, 2009 Aure Adell und Alecs Gauder (Ecoinstitut Barcelona) & Dominik Seebach (Öko-Institut) Das SMART SPP Konsortium, c/o ICLEI Local Governments for Sustainability, Alle Rechte vorbehalten. Diese Publikation darf ohne die schriftliche Zustimmung der ICLEI - Local Governments for Sustainability, weder vollständig noch teilweise, in irgendeiner Form vervielfältigt oder kopiert werden. Fotos: Für den Inhalt dieser Publikation sind ausschließlich die Autoren verantwortlich. Er spiegelt nicht notwendigerweise die Meinung der Europäischen Gemeinschaften wider. Die Europäische Kommission übernimmt keine Verantwortung für die Verwendung der darin enthaltenen Informationen.

3 LCC-CO2 Tool Benutzerhandbuch Illustriertes Benutzerhandbuch für das Lebenszykluskosten-und CO2-Berechnungstool (LCC-CO2 Tool)

4 4 LCC-CO2 Tool Benutzerhandbuch Illustriertes Benutzerhandbuch für das Lebenszykluskostenund CO2-Berechnungstool (LCC-CO2 Tool) Inhaltsverzeichnis Teil I - Einleitung I.1 Ziel dieses Handbuchs... 5 I.2 Welche Informationen liefert dieses Tool?... 5 I.3 Wann sollte dieses Tool verwendet werden?... 6 I.4 Wer sollte dieses Tool nutzen?... 6 Teil II Allgemeine Funktionen des Tools... 8 Teil III - Schrittweise Anleitung III.1 Ausfüllen des Tools III.2 Praktisches Beispiel Schritt 1 Eingabe von allgemeinen Informationen Schritt 2 Produktinformationen der Unternehmen Schritt 2.1 Allgemeine Informationen Schritt 2.2 Anschaffungskosten Schritt 2.3 Betriebskosten Schritt 2.4 Wartungskosten Schritt 2.5 Jährliche Steuern/Gebühren und andere jährliche Ausgaben Schritt 2.6 Restwert bzw. Entsorgungs- oder Verwertungskosten Schritt 2.7 CO2-spezifische Informationen Schritt 3 Ergebnisse Schritt 4 Angebotsbewertung und Zuschlag... 22

5 Teil I Einleitung 5 Teil I - Einleitung I.1 Ziel dieses Handbuchs Dieses Benutzerhandbuch liegt dem SMART SPP LCC-CO2-Berechnungstool bei. Dieses Tool soll Sie bei der Berechnung der Lebenszykluskosten (LCC) und der CO2 Emissionen verschiedener Produkte und Dienstleistungen (in diesem Dokument allgemein als Produkte bezeichnet) und bei Beschaffungsentscheidungen unterstützen. Es zielt speziell auf die Bewertung von innovativen Produkten ab, die sich noch in der Entwicklungs- und Markteinführungsphase befinden. Dieses Handbuch ist ein praktischer Leitfaden zur Beantwortung der folgenden Fragen: Welche Informationen kann das Tool liefern Wie wird das Tool in einem Ausschreibungsverfahren eingesetzt Wie und von wem sollte das Tool ausgefüllt werden Das LCC-CO2 Tool wurde begleitend zu einem Beschaffungsleitfaden zur Förderung der Energieeffizienz und Innovation durch nachhaltige Beschaffung entwickelt, der speziell auf die Auseinandersetzung mit dem Markt vor Beginn der Ausschreibung abzielt. Den Beschaffungsleitfaden und das Tool können Sie auf der folgenden Website herunterladen: I.2 Welche Informationen liefert dieses Tool? Dieses Tool kann zur Bewertung von zwei verschiedenen Dingen verwendet werden, die - insbesondere in Bezug auf innovative energieeffiziente Technologien - sehr eng miteinander verknüpft sind: die Lebenszykluskosten und die CO2 Emissionen verschiedener Produktoptionen. Bis zu 15 verschiedene Produkte können mit diesem Tool verglichen werden. Sie können das Tool auch dazu nutzen, Ihre aktuelle Situation zu bewerten und dadurch die potenziellen finanziellen Auswirkungen sowie die Auswirkungen der CO2 Emissionen von innovativen alternativen Lösungen ermitteln. Lebenszykluskosten (LCC) Die Lebenszykluskosten (LCC) (auch als Lebenskosten oder whole life costs (WLC) bezeichnet), sind die Kosten, die ein Produkt dem Auftraggeber im Verlauf seiner Nutzungsdauer verursacht 1. Neben den Anschaffungskosten berücksichtigen die LCC auch die Betriebskosten (insbesondere den Energie- und Wasserverbrauch), die Wartungskosten, Steuern und Entsorgungskosten bzw. den Wiederverkaufswert. CO 2 Emissionen Dieses Tool kann außerdem dazu verwendet werden, die CO2 Emissionen von Produkten zu berechnen, wobei sowohl Emissionen aus dem Betrieb des Produktes (Betriebsemissionen - größtenteils durch den Energieverbrauch verursacht) als auch graue Emissionen (d.h. während der Produktion verursachte Emissionen, einschließlich der durch den Aubbau von Rohstoffen verursachten Emissionen, Transport, Installation und Entsorgung) berücksichtigt werden. Dieses Tool unterscheidet darüber hinaus zwischen Emissionen aus der direkten Verbrennung von Brennstoffen und Emissionen aus der Erzeugung von Strom, der für den Betrieb des Produktes genutzt wird. Angebotsbewertung Das Tool enthält auch eine Funktion zur direkten Bewertung von verschiedenen Angeboten zur Bestbieterermittlung. 1 Weitere Informationen finden Sie im SMART SPP Bericht über bestehende Ansätze zur Förderung von Innovation durch Beschaffung S. 36 ff.

6 6 LCC-CO2 Tool Benutzerhandbuch Illustriertes Benutzerhandbuch für das Lebenszykluskostenund CO2-Berechnungstool (LCC-CO2 Tool) I.3 Wann sollte dieses Tool verwendet werden? Sie können das Tool in verschiedenen Phasen des Beschaffungsprozesses einsetzen: In der Vorbereitungsphase: Um die Lebenszykluskosten und/oder CO2 Emissionen Ihrer aktuellen Lösung zu beurteilen. Dadurch erhalten Sie: eine Basis, von der aus Sie vergleichen können; die Möglichkeit, verschiedene Kostenelemente im Zusammenhang mit dem Produkt zu identifizieren; die Möglichkeit, die Vorteile von neuen Technologien besser kommunizieren zu können; Unterstützung bei der Bestimmung von gewissen allgemeinen Leistungsanforderungen für die neuen Lösungen. Vor der Ausschreibung: Zur groben Bewertung verschiedener Vorschläge bei der Durchführung von Marktsondierungsaktivitäten im Vorfeld der Ausschreibung oder zur Eingrenzung der verschiedenen zu berücksichtigenden technologischen Lösungen. Während der Ausschreibung: Um die Lebenszykluskosten und die erwarteten CO2 Emissionen der verschiedenen Angebote zu vergleichen. Wird das Tool in dieser Phase verwendet, muss der Auftraggeber sicherstellen, dass die von den Unternehmen gelieferten Informationen präzise und vergleichbar sind: durch Festlegung der Ausschreibungsstandards und Testnormen mit ExpertInnen und/oder während der Marktsondierung, und indem die Anbieter gebeten werden, zusätzlich zu den gelieferten Informationen Nachweise zu erbringen, vorzugsweise von Dritten geprüft. Nach der Ausschreibung (sofern das Tool nicht bereits eingesetzt wurde): Um die Verbesserungen der Lebenszykluskosten und der CO2 Emissionen des gekauften Produkts im Vergleich zur aktuellen Situation und/oder anderen Produkten zu bewerten und die Ergebnisse zu besprechen. I.4 Wer sollte dieses Tool nutzen? Wer innerhalb der Organisation des öffentlichen Auftraggebers sollte involviert sein? Neben vergaberechtlichen Know-how sind Kenntnisse über LCC und/oder Energieverbrauch und CO2 Emissionen erforderlich, um die richtigen Ergebnisse zu erhalten (z.b. Beschaffungsabteilung, Energiereferent, Umweltamt etc). Beziehen Sie bei der Beurteilung Ihrer aktuellen Situation alle Abteilungen mit ein, die über entsprechende budgetäre Kompetenzen verfügen (z.b. neben denen die für die Anschaffungskosten verantwortlich sind, auch jene die die Energiekosten, Entsorgungskosten etc. zu tragen haben). Welche Abschnitte sollten vom Bieter und welche vom öffentlichen Auftraggeber ausgefüllt werden? å Hier sind verschiedene Modelle möglich: Gewisse Basisdaten müssen immer vom Auftraggeber eingetragen werden (siehe Teil III). Der Auftraggeber kann die für ihn relevanten Kostenpositionen festlegen, für die die Bieter Informationen liefern müssen. Alternativ kann den Bietern freigegeben werden, wie sie ihre Kosten darstellen. Die Lieferanten müssen aufgefordert werden, Nachweise sowohl für die von ihnen gelieferten Kalkulationen als auch zu den Informationen über die CO2 Emissionen vorzulegen.

7 Teil I Einleitung 7 In dieser Tabelle finden Sie zwei spezifische Optionen: Option A: Die Bieter antworten auf vorgegebene Fragen Option B: Die Bieter füllen das Tool selbst aus Die Bieter erhalten ein Dokument mit Angaben zu den anzugebenen Daten (siehe Teil III), einschließlich der Nachweise für die Richtigkeit der gelieferten Informationen. Der Beschaffer trägt die von den einzelnen Bietern erhaltenen Daten anschließend in im Tool ein. Die Bieter werden gebeten, die Daten direkt im Tool in Spalte A bzw. Falls das Angebote mehrere Lose enthält, in die ersten Spalten einzutragen. Ein entsprechender Nachweis für die Daten ist beizulegen. Der Beschaffer muss anschließend die Informationen der einzelnen Anbieter in die entsprechenden Spalten einer einzigen Stammdatei kopieren. Achtung! Falls das Angebot beispielsweise aus mehreren Losen bestehen sollte, müssen Sie die Ergebnisse für jedes Losen manuell addieren (Zeilen 63 und 94 auf der HAUPTSEITE) und diese in die entsprechenden Zeilen des Tools eingeben. Das ist erforderlich, um die gesamten LCC und CO2 Emissionen der verschiedenen vorgeschlagenen Lösung zu ermitteln und diese vergleichen zu können.

8 8 LCC-CO2 Tool Benutzerhandbuch Illustriertes Benutzerhandbuch für das Lebenszykluskostenund CO2-Berechnungstool (LCC-CO2 Tool) Teil II Allgemeine Funktionen des Tools Das Tool besteht aus mehreren Arbeitsblättern, dessen Reiter mit einem Farbcode gekennzeichnet sind: Alle Reiter in hellgrün können von Ihnen direkt verwendet werden, um Daten einzugeben oder die Ergebnisse auszuwerten. Alle Reiter in dunkelgrün enthalten informativen Text. Alle Reiter in dunkelgrau sind Formulare mit Hintergrundinformationen für Berechnungen und enthalten spezifische Informationen. Sie sollten diese Formulare nur über die Hyperlinkschaltflächen auf den einzelnen Arbeitsblättern öffnen. Das Tool enthält die folgenden Arbeitsblätter: Einleitung Liefert grundlegende Informationen über das Tool. Hauptseite Das ist die Hauptseite für die Dateneingabe. Sie ist in drei Abschnitte unterteilt: LCC Diagramme Allgemeine Informationen LCC Dateneingabe & Ergebnisse CO2 Dateneingabe & Ergebnisse Für gewisse Lebenszyklusphasen können Sie auf dieser Seite entweder eine Gesamtzahl für Kosten/CO2 Emissionen eingeben, oder die Option zur Eingabe von detaillierten Informationen auswählen. Wählen Sie die zweite Option, gelangen Sie direkt zu Arbeitsblättern, in die Sie eine detaillierte Aufstellung der Kosten/des Energieverbrauchs/ der CO2 Emissionen eingeben können. Hier werden die numerischen Ergebnisse der LCC-CO2 Berechnungen angezeigt. Dieses Arbeitsblatt liefert eine grafische Darstellung der LCC Ergebnisse für die verschiedenen Produkte/ Dienstleistungen, für die Sie Daten eingegeben haben. CO2 Diagramme Dieses Arbeitsblatt liefert eine grafische Darstellung der CO2 Emissions-Ergebnisse für die verschiedenen Produkte/Dienstleistungen, für die Sie Daten eingegeben haben. Dieses optionale Blatt kann zur Bewertung der verschiedenen Angebote verwendet werden, um das technisch und wirtschaftlich günstigste Angebot zu identifizieren. Sie müssen dazu Ihre Vergabekriterien und Ihr Gewichtungssystem eingeben. Wenn Sie Berechnungen durchführen möchten, um verschiedene Einheiten zu vergleichen (z.b. MJ und kwh), finden Sie auf diesem Blatt die entsprechenden Umrechnungsfaktoren. Glossar Ein Glossar mit den im Tool verwendeten Begriffen. Angebotsbewertung Umrechnungsfaktoren Emissionsfaktoren Jährliche Investitionen Dieses Blatt enthält die Emissionsfaktoren für verschiedene Kraftstoffarten. Sie können entweder eine der vorhandenen Listen mit vorgegebenen Emissionsfaktoren oder Ihre eigene benutzerdefinierte Liste verwenden. Dieses Blatt kann ausgefüllt werden, wenn Leasing- oder Mietverträge vorhanden sind oder wenn im Verlauf des Nutzungszeitraumes Neuinvestitionen erforderlich sind.

9 Teil II Allgemeine Funktionen des Tools 9 Betrieb Wartung Hier können Sie eine detaillierte Berechnung der Betriebskosten und der Emissionen der einzelnen Angebote durchführen. Sie können die verwendeten Kraftstoffarten, verschiedene Betriebsmodi und Betriebszeiten berücksichtigen. Hier können Sie die Wartungskosten der einzelnen Angebote detailliert angeben. Sie können Lohnkosten, Ersatzteile, etc. berücksichtigen. CO2 Hier können Sie die Wartungskosten der einzelnen Angebote genau angeben. Sie können Lohnkosten, Ersatzteile, etc. berücksichtigen. Die verschiedenen Eingabe- und Informationsfelder sind mit einem Farbcode gekennzeichnet, um ihre Nutzung zu vereinfachen. Grüne Felder enthalten Kommentare (fahren Sie mit dem Mauszeiger darüber, um sie anzuzeigen). In die weißen Felder müssen Sie Daten eingeben Klicken Sie auf die +/- Schaltfläche, um zusätzliche Zeilen und Spalten zu öffnen und zu schließen. Graue Zellen enthalten Text oder Berechnungsergebnisse. Diese Dateien sind geschützt und können nicht bearbeitet werden! Und Fehlermeldungen werden als roter Text angezeigt. In den orangen Feldern können Sie eine Option aus dem Dropdown- Menü auswählen. Klicken Sie auf die hellorangen Felder diese Links führen Sie zu anderen Formularen, wo Sie weitere Daten eingeben können (und wieder zurück).

10 10 LCC-CO2 Tool Benutzerhandbuch Illustriertes Benutzerhandbuch für das Lebenszykluskostenund CO2-Berechnungstool (LCC-CO2 Tool) Teil III - Schrittweise Anleitung III.1 Ausfüllen des Tools Als Referenz: ÖAG. A. ( LCC ) = Diese Daten sind vom öffentlichen Auftraggeber bereitzustellen = Diese Daten sind vom Bieter zu liefern = Nur für die Berechnung der Lebenszykluskosten erforderliche Daten ( CO 2) = Nur für die Berechnung von CO2 Emissionen erforderliche Daten Hinweis: Für die meisten Lebenszyklusphasen können die Informationen über Kosten/CO2 Emissionen entweder als einzelne Gesamtzahl angegeben oder auf separaten Arbeitsblättern des Tools näher ausgeführt werden. Sie müssen sich entscheiden: Ob Sie vom Bieter gelieferte einzelne Gesamtzahlen akzeptieren (zum Beispiel, wenn das Tool für grobe Berechnungen in der Vorvergabephase genutzt wird), oder ob eine detailliertere Aufstellung der Kosten/Emissionen erforderlich ist. Ob Sie die Einzelpositionen der Kosten/Emissionen je Kategorie vorgeben möchten. Innerhalb des Tools kann es dem Bieter überlassen werden, diese zu definieren oder sie werden bereits im Vorhinein vom Auftraggeber definiert. å Lassen Sie uns beginnen!

11 Teil III Schrittweise Anleitung 11 III.2 Praktisches Beispiel Nachstehend finden Sie ein praktisches Beispiel mit informativen Screenshots, das Sie schrittweise durch das Tool führt. Dieses Beispiel behandelt ein neues Straßenbeleuchtungssystem. Alle Informationen in Zusammenhang mit diesem und anderen Beispielen sind dunkelgrün gekennzeichnet. 1. SCHRITT: EINGABE VON ALLGEMEINEN INFORMATIONEN Beginnen Sie mit der Dateneingabe im Abschnitt Allgemeine Informationen am Anfang der HAUPTSEITE. Ausschreibungs-ID: Kennzeichnen Sie die Ausschreibung mit einer kurzen Beschreibung ÖAG. oder einer Referenz-ID. Sie können auch einige zusätzliche Kommentare oder Erklärungen im Feld für zusätzliche Kommentare oben rechts einfügen. ÖAG. Standort LCC : Wählen Sie das Land aus, in dem die Aktivitäten stattfinden werden, um die Währung automatisch auszuwählen. Planungshorizont: Wählen Sie einen Planungshorizont (zwischen 1 und 25 Jahren). Diese ÖAG. Dauer bezieht sich auf den Zeitraum, in dem Sie die verschiedenen Angebote vergleichen möchten, d.h. der Zeitraum, für den die LCC and CO2 Berechnungen durchgeführt werden. Da verschiedene Produkte und Lösungen unterschiedlich oft erneuert werden müssen, ist die Auswahl des richtigen Bewertungszeitraums ein wesentlicher Faktor. Beispiel: Produkt X muss alle 6 Jahre ausgetauscht werden und Produkt Y alle 15 Jahre. Wenn Sie die Kosten für einen Zeitraum (oder Planungshorizont) von 5 Jahren berücksichtigen möchten, scheinen die Kauf- und Installationskosten nur einmal in diesem Zeitraum auf (und zwar zu Beginn). Falls Sie jedoch die Kosten für einen Zeitraum von 10 Jahren berücksichtigen möchten, scheinen die Kauf- und Installationskosten für Produkt X zweimal auf, hingegen nur einmal für Produkt Y. In unserem Beispiel wurde ein Planungshorizont von 23 Jahren festgelegt. Je länger der Planungshorizont ist, desto wichtiger ist die Lebensdauer des Produktes. Deshalb muss dieser Punkt sorgfältig überlegt sein. Sie können die Vertragslaufzeit als Planungshorizont auswählen. Das birgt jedoch das Risiko, dass die potenziellen Vorteile von nachhaltigen Produkten - die in der Regel eine längere Lebenserwartung haben - weniger zum Tragen kommen. Das Tool zeigt automatisch auch Ergebnisse mit einem Planungshorizont von 25 Jahren an. ÖAG. Diskontsatz (nominal) LCC : Der Einfachheit halber können Sie den Zinssatz Ihres Landes verwenden (unter Berücksichtigung der Inflation). Eine entsprechende Definition finden Sie im Glossar des Tools. ÖAG. Inflationsrate LCC : Sie müssen diesen Wert in die Berechnung eingeben, um den tatsächlichen Diskontsatz zu erhalten 2. Eine entsprechende Definition finden Sie im Glossar des Tools. 2 Weitere Informationen finden Sie im SMART SPP Bericht über bestehende Ansätze zur Förderung von Innovation durch Beschaffung. S. 38 ff.

12 12 LCC-CO2 Tool Benutzerhandbuch Illustriertes Benutzerhandbuch für das Lebenszykluskostenund CO2-Berechnungstool (LCC-CO2 Tool) ÖAG. Emissionsfaktoren CO2: Klicken Sie auf die hellorange Schaltfläche. So gelangen Sie zum Formular Emissionsfaktoren, wo Sie die zu verwendende Liste der Emissionsfaktoren angeben können. Damit definieren Sie die Menge des durch die Verwendung von verschiedenen Kraftstoffarten (Öl, Gas, Elektrizität, etc.) ausgestoßenen CO2 je Einheit Dieser Wert wird vom Tool zur Berechnung der bei Betrieb des Produktes verursachten Emissionen genutzt. Im Formular Emissionsfaktoren können Sie bereits eine der im Lieferumfang des Tools enthaltenen fertigen Listen (GEMIS oder Defra) über das orange markierte Feld auswählen, oder Ihre eigene Liste eintragen. Für weitere Informationen zu den verfügbaren Kraftstoffen, klicken Sie auf die Schaltfläche + am Seitenanfang, um weitere Zeilen zu öffnen. Hinweis: Die CO2 Emissionsfaktoren der verschiedenen Kraftstoffe dienen nur als Anhaltspunkt und können von Land zu Land und abhängig von ihrer Verwendung erheblich schwanken. Die angebotenen GEMIS und Defra Listen spiegeln (jeweils) Bedingungen für Deutschland und das UK wider. Möglicherweise sind für Ihr Land besser geeignete Listen verfügbar. Die GEMIS-Liste enthält jedoch auch Stromdaten für alle EU-Länder, so auch Österreich auf Grundlage des jeweiligen nationalen Energie-Mixes. Wollen Sie jedoch die Daten Ihres konkreten Energieversorgers anwenden, können Sie diese über die Funktion BENUTZERDEFINIERTE DATEN eintragen und auswählen. Kopieren und fügen Sie zu diesem Zweck die entsprechende Option in eine der BENUTZERDEFINIERTE DATEN Listen ein und wählen Sie die Liste über das orange markierte Feld aus.

13 Teil III Schrittweise Anleitung 13 Um Ihre eigene Kraftstoffliste zu erstellen, können Sie die Daten in eine der Rubriken BENUTZERDEFINIERTE DATEN (ab Spalte W) eintragen. Um Daten einzugeben, müssen Sie die Spalten mit der Schaltfläche + am Seitenanfang öffnen, um alle Eingabefelder anzuzeigen. Verwenden Sie für Kraftstoffnamen keine Leerstellen oder Sonderzeichnen mit Ausnahme von _ und -. Nachdem Sie die gewünschte Emissionsfaktoren-Liste ausgewählt haben, gehen Sie zurück zur HAUPTSEITE, indem Sie auf die Schaltfläche klicken. 2. SCHRITT: PRODUKTINFORMATIONEN DER UNTERNEHMEN Schritt 2.1 Allgemeine Informationen Sobald die obengenannten Informationen eingegeben wurde, benötigen Sie hauptsächlich Informationen von den Unternehmen. Sie können die Unternehmen entweder bitten, die Daten selbst in das Tool einzutragen, oder diesen ein Dokument mit Angaben zu den benötigten Informationen zusenden. Zu Beginn sind die folgenden allgemeinen Informationen anzugeben: In unserem Beispiel in der ersten Spalte (Produkt A) wurden die Daten das aktuell verwendete Produkt eingegeben. Die zweite Spalte (Produkt B) enthält eine Alternative dazu.

14 14 LCC-CO2 Tool Benutzerhandbuch Illustriertes Benutzerhandbuch für das Lebenszykluskostenund CO2-Berechnungstool (LCC-CO2 Tool) Persönliche Angebots-ID: Tragen Sie einen kurzen Namen (max. 12 Buchstaben) für die Angebote A. der einzelnen Unternehmen ein. Diese werden automatisch auf den Diagramm-Seiten angezeigt, um das Vergleichen der Angebote zu erleichtern (z.b. Lamp_Inst.A und Lamp_Inst.B). Falls ein Angebot mehrere Produkte umfasst, sollten die Unternehmen die Informationen in den angrenzenden Spalten eingeben. Hinweis: Wenn ein Angebot aus verschiedenen Produkten besteht, müssen Sie die LCC und/oder CO2 Ergebnisse manuell zusammenrechnen, um die Gesamtsumme zu erhalten - das Tool übernimmt das leider nicht für Sie. Anzahl der zu kaufenden Einheiten: Geben Sie die Anzahl der Produkteinheiten ein, die benötigt A. werden, um alle Ausschreibungsanforderungen zu erfüllen. Zum Beispiel 20 Laternenmasten und Leuchten für die Installation der Straßenbeleuchtung, oder 12 für den Kauf von 12 Hybridbussen. A. LebensdauerLCC : Geben Sie die geschätzte Zeit in Jahren ein, welche das Produkt genutzt werden kann (Hinweis: 14 Monate entsprechen 1.2 Jahren). Das hängt möglicherweise auch davon ab, wie häufig das Produkt verwendet wird. Um diese Informationen bereitstellen zu können, sollte der ÖAG. in der Ausschreibung festlegen, wie viele Betriebstunden das Produkt in Betrieb sein wird. Auf dieser Grundlage kann der A. die Lebensdauer seines Produktes berechnen. In unserem Beispiel bezieht sich die Lebensdauer der Beleuchtungsanlage auf die Laternenmasten und Leuchten und wird für beide Produkte auf 20 Jahre veranschlagt. Häufig auszuwechselnde Komponenten wie beispielsweise Lampen sind im Wartungsabschnitt berücksichtigt. Schritt 2.2 Anschaffungskosten Die Anschaffungskosten umfassen die folgenden Positionen: A. KaufpreisLCC : Pro Einheit, gegebenenfalls einschließlich der anfallenden Steuern. Wenn unsere Straßenbeleuchtungsanlage aus 20 Masten und Leuchten besteht, ist der Gesamtpreis durch 20 zu teilen, um die Kosten pro Einheit zu ermitteln. A. Jährliche InvestitionskostenLCC : Wenn Sie wissen, dass Investitionen während des Planungshorizont es erforderlich sein werden und dies deshalb dem Kaufpreis nicht zugerecht werden kann oder es sich beispielsweise um Leasingraten handelt, ist das Arbeitsblatt jährlichen Investitionskosten auszufüllen. Wenn Sie diese Option auswählen, wird das Tool die Restwert- bzw. Entsorgungs- oder Verwertungskosten nicht automatisch berechnen. Deshalb müssen Sie diese - falls gewünscht - selbst zu den jährlichen Investitionskosten addieren (jeweils als negativer oder positiver Wert). Wir empfehlen Ihnen außerdem, hier auch die Installationskosten und andere Anschaffungskosten zu berücksichtigen. A. InstallationskostenLCC : Diese beziehen sich auf die gesamte Installation und hängen nicht von der Anzahl der zu installierenden Einheiten ab. A. Einmalige KostenLCC : Diese beziehen sich auf einmalige, sich nicht wiederholende Anschaffungskosten (für Schulungen, Kommunikation, etc.). Davon ausgenommen sind die oben einzutragenden Kaufund Installationskosten. Diese Kosten sind üblicherweise unabhängig von der Anzahl der Einheiten und der Lebensdauer des Produktes. Der ÖAG sollte in der Ausschreibung festlegen, ob die Angabe dieser Kosten erforderlich ist, oder ob diese Entscheidung die Bieter zu treffen haben.

15 Teil III Schrittweise Anleitung 15 Schritt 2.3 Betriebskosten Die Betriebskosten können als aggregierter Wert auf der HAUPTSEITE angegeben oder alternativ im entsprechenden Arbeitsblatt (BETRIEB) eingetragen werden, das über die hellorange Schaltfläche geöffnet werden kann. Hinweis: Wenn Sie auch die CO2 Emissionen berechnen möchten, müssen Sie im entsprechenden Arbeitsblatt (BETRIEB) detaillierte Informationen eingeben. Wenn das Produkt auf unterschiedliche Weise mit unterschiedlichem Energieverbrauch eingesetzt werden kann (z.b. unterschiedliche Betriebsmodi), sollte dies in der vom ÖAG erstellten Ausschreibung/Leistungsbeschreibung klar und deutlich definiert sein. Sollte der Bieter das Tool erhalten, um die Formulare zu vervollständigen, können zuvor kurze Bezeichnungen für die unterschiedlichen Betriebsmodi im Arbeitsblatt (BETRIEB) des Tools eingetragen werden. Zum Beispiel bei unserer Straßenbeleuchtung: Volle und verringerte Leistung unter Angabe der jährlichen Betriebsstunden für die jeweiligen Betriebsmodi. Für Fahrzeuge: Jährliche Kilometerzahl innerhalb der Stadt und für Langstreckenfahrten. Das Tool ermöglicht die Angabe von verschiedenen Kraftstoffen für jeden Betriebsmodus, eine nützliche Funktion für z.b. Mehrstofffahrzeuge, Heizungen oder Kühlungen. Alternativ kann die Definition der verschiedenen Betriebsmodi der angebotenen Lösungen auch den Bietern überlassen werden, genauso wie die Angabe des wahrscheinlichen Nutzungsmusters. In diesem Fall sollten sie, die Grundlagen für ihre Berechnungen vorlegen und im Rahmen des Möglichen entsprechende Nachweise erbringen. Der Bieter (oder der öffentliche Auftraggeber, nach Festlegung) kann im entsprechenden Arbeitsblatt (BETRIEB) Informationen zu bis zu fünf verschiedenen Kraftstoffen oder Betriebsmodi für das Produkt angeben. Für Energiequelle/Betriebsmodus 2 bis 5, öffnen Sie die jeweiligen Zeilen, indem Sie die Schaltfläche + an der linken Seite des Arbeitsblattes anklicken. Hinweis: Der Wortlaut dieser Elemente ist sehr abstrakt gehalten, da jede Lösung mit verschiedenen Energiequellen wie Liter Benzin, kwh für Strom, etc. und mit unterschiedlichen Referenzeinheiten wie km, Stunden, etc. funktionieren kann.

16 16 LCC-CO2 Tool Benutzerhandbuch Illustriertes Benutzerhandbuch für das Lebenszykluskostenund CO2-Berechnungstool (LCC-CO2 Tool) Für jede Energiequelle und jeden Betriebsmodus müssen Sie Folgendes angeben: Energiequelle/Betriebsmodus 1: Wählen Sie die entsprechende Energiequelle für diesen A. Betriebsmodus aus der Drop-down-Liste in den orange markierten Feldern. Angabe des Betriebsmodus: Geben Sie einen bezeichnenden Namen ein, z.b. volle Leistung, full power, etc. A. ÖAG. Kosten der Energiequelle LCC : Die Kosten pro Energieeinheit (z.b. Euro/kWh). Überprüfen Sie, ob diese Angaben mit der Energieeinheit übereinstimmen, die automatisch nach Auswahl der Energiequelle angegeben wird. ÖAG. Energieart-spezifische Inflationsrate LCC : Die Berücksichtigung der Inflationsrate ist besonders bei Produkten mit einem höheren Energie-/Wasserbedarf und/oder im Fall eines langen Planungshorizontes wichtig; Sie sollten die jeweiligen Preiserhöhungen für Elektrizität und andere Kraftstoffe bzw. Wasser eingeben (entsprechend den nationalen Statistiken). Für alle anderen Betriebsmaterialien gilt die allgemeine Inflationsrate. Die für die Energieart spezifische Inflationsrate sollte als Durchschnittswert eingegeben werden (d.h. der Durchschnittswert der letzten fünf oder zehn Jahre), um zyklische wirtschaftliche Schwankungen zu reduzieren. Referenzeinheit für den Verbrauch: d.h. pro Stunde, km, etc. A. Anzahl der Einheiten des Energieverbrauchs pro Referenz-Verbrauchseinheit: Geben Sie an, A. wie viel Energie das Produkt in Bezug auf die oben angegebene Referenzeinheit verbraucht (z.b. Energieverbrauch von kwh/stunde). Bitte beachten Sie, dass der Energieverbrauch in der automatisch für die Energiequelle ausgewählten Energieeinheit gemessen werden muss. Durchschnittliche Anzahl von Referenzeinheiten pro Jahr: Hier wird angegeben, wie viele A. Betriebsstunden, km, etc. oder andere definierte Referenzeinheiten das Produkt in diesem Betriebsmodus und/oder mit der angegebenen Energiequelle innerhalb eines Jahres arbeitet. Verbraucht das Produkt auch Wasser oder verursacht andere jährliche Betriebskosten, kann der A. diese Informationen auch auf diesem Arbeitsblatt angeben. In unserem Beispiel wurden auch Daten für den Energiemodus "full power" eingegeben. Nachdem alle Informationen eingegeben wurden, klicken Sie auf die hellorange Schaltfläche, um wieder zur HAUPTSEITE zurückzukehren.

17 Teil III Schrittweise Anleitung 17 Schritt 2.4 Wartungskosten In diesem Abschnitt können Daten entweder als pauschale Zahl (auf der HAUPTSEITE) eingetragen oder über den Link in der hellorangen Schaltfläche näher ausgeführt werden. Wenn Wartungskosten im Arbeitsblatt (WARTUNG) angegeben werden, müssen die Anbieter die folgenden Daten bereit stellen: Jährlicher Festbetrag für die Wartung: In unserem Beispiel 100 EUR pro Straßenlaterne und Jahr. A. Dieser Parameter kann unter Umständen auch die Kosten für Ersatzteile beinhalten, der ÖAG muss diesen Punkt deshalb unbedingt in der Ausschreibung spezifizieren. Ersatzteil 1 (bis zu 5): Falls die Kosten für Ersatzteile nicht im jährlichen Festbetrag enthalten sind, A. müssen die Haltbarkeit des Ersatzteils und sein Preis angeben werden, um berechnen zu können, wie viele Ersatzteile voraussichtlich im gewünschten Planungshorizont benötigt werden. In unserem Beispiel hängt die Lebensdauer der Lampen unter anderem von der Dauer und Intensität ihres Betriebs ab. Um diese Informationen zu erhalten, sollte der ÖAG angeben, wie viele Betriebsstunden die Anlage insgesamt in Betrieb sein wird (das ist auch für die Betriebskosten notwendig), anschließend sind die A. in der Lage, die Lebensdauer ihrer Produkte in Jahren zu kalkulieren. Wenn eine Lampe eine Lebensdauer von Stunden hat und die Anlage Stunden/Jahr in Betrieb ist, beträgt die Lebensdauer 2.3 Jahre. Wenn die Leuchte 3 identische Lampen enthält, müssen Sie den "Preis für neue Ersatzteile" mit 3 multiplizieren. Sonstige Wartungskosten pro Einheit für das gesamte Produkt: Wenn für das gesamte Produkt A. (nicht Ersatzteile) zusätzlich zum jährlichen Festbetrag noch weitere Wartungskosten anfallen.

18 18 LCC-CO2 Tool Benutzerhandbuch Illustriertes Benutzerhandbuch für das Lebenszykluskostenund CO2-Berechnungstool (LCC-CO2 Tool) Schritt 2.5 Jährliche Steuern/Gebühren und andere jährliche Kosten Umfasst Ausgaben für jährliche Steuern und andere jährlich anfallende Gebühren oder ÖAG. Zuschüsse /Förderungen an den ÖAG. Einmalige Steuerzahlungen wie Zulassungsgebühren für Fahrzeuge sollten stattdessen im Anschaffungspreis berücksichtigt werden. Sämtliche Kosten (Steuern und Gebühren) werden als positive Werte eingegeben. Zuschüsse/Förderungen welche die Gesamtkosten des Produktes verringern, werden hingegen von den Gesamtkosten abgezogen und daher als negativer Wert eingegeben. Schritt 2.6 Restwert bzw. Entsorgungs- oder Verwertungskosten Nach Ablauf des Planungshorizonts kann das Produkt entweder: außer Betrieb gesetzt und ordnungsgemäß entsorgt werden, oder noch verwendbar sein und einen Restwert besitzen. Im ersten Fall verursacht das Produkt möglicherweise zusätzliche Kosten, die in die LCC Berechnungen einbezogen werden sollten. Im zweiten Fall können Sie sich für einen Verkauf des Produktes entschließen, in diesem Fall erhalten Sie Geld dafür (den Restwert), der vom Ergebnis der LCC Berechnung abgezogen werden sollte. ÖAG. Restwert oder Entsorgungs-/Verwertungskosten LCC : Schätzen Sie den Restwert oder die Entsorgungskosten für das Produkt und geben Sie diese(n) entsprechend als negativen oder positiven Wert ein. Ist der Planungshorizont doppelt so lange wie die Lebensdauer des Produktes, oder noch länger, werden Restwert/Entsorgungskosten so oft in der LCC Berechnung berücksichtigt, wie das Produkt erneuert wird. Wenn für das Produkt keine Kosten bzw. kein Gewinn zu erwarten ist, lassen Sie diese Felder leer.

19 Teil III Schrittweise Anleitung 19 Schritt 2.7 CO2-spezifische Informationen A. Emissionen in der Nutzungsphase CO2: In diesem Tool können Sie die CO2 Emissionen in der Nutzungsphase direkt auf der HAUPTSEITE eingeben. Das ist möglicherweise sinnvoll, wenn Sie sich in einem frühen Planungsstadium befinden und nur Zielwerte für einen Vergleich verwenden oder wenn Sie bereits verfügbare vorkalkulierte Werte vergleichen möchten (gilt auch für Kostenaspekte). Meistens ist eine differenziertere Angabe auf Grundlage der aktuellen Informationen über den Energieverbrauch vorteilhafter. Folgen Sie zu diesem Zweck dem Link im hellorangen Feld, der Sie direkt zum Arbeitsblatt (BETRIEB) führt. A. Graue Emissionen CO2: Zusätzlich zu den nutzungsbedingten CO2 Emissionen enthalten Produkte auch sogenannte graue Emissionen. Die meisten CO2 Überwachungssysteme und -ziele von öffentlichen Auftraggebern und anderen Institutionen beziehen sich nur auf die Emissionen, die durch den Energieverbrauch in der Nutzungsphase entstehen. Die grauen Emissionen können jedoch insbesondere bei Produkten, die keine Energie in der Nutzungsphase verbrauchen, relevant sein. Diese Emissionen können auch im Tool eingegeben werden (vorausgesetzt, die Informationen sind zuverlässig) und werden automatisch zum globalen Emissionswert addiert: Hinweis: Wenn Sie Informationen über graue Emissionen von Produkten miteinbeziehen möchten, muss sichergestellt sein, dass die von den Anbietern gelieferten Daten auf einer ordnungsgemäßen Ökobilanz basieren (LCA - life-cycle assessment). Besonders wichtig bei Ausschreibungen sind klare Angaben dazu, ob solche Informationen angegeben werden sollen, und - falls dies der Fall sein sollte - ein klarer Hinweis auf die methodischen Voraussetzungen und den Umfang (Systemgrenzen) der zu berücksichtigenden Upstream- und Downstream-Effekte. Es ist ratsam, das nur mit Unterstützung von LCA-ExpertInnen zu tun. Die Komplexität einer vollständigen LCA kann nicht mit dem bereitgestellten LCC-CO2 Tool abgebildet werden. Dieses Tool ermöglicht nur die Eintragung von bereits berechneten und gesammelten Daten über graue Emissionen. Weitere Informationen zur Ökobilanz finden Sie hier:

20 20 LCC-CO2 Tool Benutzerhandbuch Illustriertes Benutzerhandbuch für das Lebenszykluskostenund CO2-Berechnungstool (LCC-CO2 Tool) 3. SCHRITT: ERGEBNISSE Sobald alle Daten der verschiedenen Lösungen (und falls möglich auch von der aktuellen Situation) zusammengestellt wurden, müssen diese in das Tool eingegeben werden. Kennzeichnen Sie jedes Angebot mit einem kurzen Namen und tragen Sie es in eine separate Spalte ein (Produkt A, Produkt B, Produkt C,...). Anschließend tragen Sie die von den Unternehmen in den entsprechenden weißen Feldern angegebenen Informationen in die entsprechenden Felder ein. Achten Sie darauf, dass Sie die Spalten durchgehend von links nach rechts ausfüllen und keine Spalte frei lassen. Sobald alle Lösungen eingegeben wurden, erhalten Sie die Endergebnisse und können die Angebote miteinander vergleichen. Die wichtigsten LCC Ergebnisse Gesamtkosten pro Planungshorizont und Jahr - werden in den Zeilen 63 und 64 der HAUPTSEITE angezeigt. Sie können detaillierte und spezifische Ergebnisse (Gesamtkosten für 25 Jahre und pro Einheit) anzeigen, indem Sie das Erweiterungssymbol am linken Seitenrand anklicken. Um die LCC-Ergebnisse in grafischer Form anzuzeigen, klicken Sie auf die hellorange Schaltfläche, über die Sie zum Arbeitsblatt LCC_DIAGRAMME gelangen. Bitte beachten Sie, dass Sie - um die Unterschiede richtig zu erkennen - immer nur 5 Produkte gleichzeitig vergleichen können. Wählen Sie diese über die orange markierten Felder aus.

21 Teil III Schrittweise Anleitung 21 Die wichtigsten CO2 Ergebnisse werden in den Zeilen 93 und 94 auf der HAUPTSEITE angezeigt. Detailliertere und spezifische Ergebnisse erhalten Sie, indem Sie das Erweiterungssymbol am linken Seitenrand anklicken. Emissionen werden in allgemeine Emissionen und Emissionen, die durch Stromverbrauch entstehen, unterteilt. Das ist für den Ausschreibungsprozess NICHT relevant. Diese Unterscheidung ist jedoch wichtig für die Beobachtung und die Verwendung der Zahlen für kommunale Kohlenstoffbilanzen - viele Kohlenstoffberechnungsstandards unterscheiden zwischen Emissionen, die durch ihre Verbrennung entstehen, und Emissionen, die bei der Erzeugung der für ihre Versorgung benötigten Elektrizität verursacht werden. Zu diesem Zweck enthält das Tool bereits vorgegebene Zahlenwerte. Sie können die Diagramme mit den Ergebnissen anzeigen, indem Sie die hellorange Schaltfläche anklicken, die Sie direkt zum Arbeitsblatt CO2_DIAGRAMME weiterleitet. Wenn Sie das Erweiterungssymbol am linken Seitenrand anklicken, öffnen sich zusätzliche Grafiken. Achtung! Sollte das Angebot aus mehreren Elementen bestehen, können Sie keine aggregierte grafische Darstellung der Ergebnisse sehen, Sie müssen diese selbst zusammensetzen.

22 22 LCC-CO2 Tool Benutzerhandbuch Illustriertes Benutzerhandbuch für das Lebenszykluskostenund CO2-Berechnungstool (LCC-CO2 Tool) 4. SCHRITT: ANGEBOTSBEWERTUNG UND ZUSCHLAG Auf dem Arbeitsblatt ANGEBOTSBEWERTUNG können Sie die verschiedenen angebotenen Lösungen vergleichen und das technisch und günstigste vorteilhafteste Angebot unter Berücksichtigung der auf der HAUPTSEITE berechneten Lebenszykluskosten sowie der restlichen Zuschlagskriterien Ihrer Ausschreibung auswählen (wie die CO2 Emissionen, die auch auf der HAUPTSEITE berechnet werden). Dafür müssen Sie Folgendes spezifizieren: die technischen Mindestspezifikationen; die Zuschlagskriterien, die Höchstpunkte für jedes von ihnen und die Punkte, welche die jeweiligen Angebote für jedes Kriterium erhalten. Die LCC und CO2 Werte wurden als Zuschlagskriterien integriert. Die für diese 2 Zuschlagskriterien angewendete Formel besteht aus der arithmetischen Progression zwischen dem niedrigstem Angebot und dem Rest. CO2 Emissionen können entweder ausschließlich als Zuschlagskriterium eingesetzt (wie Kosten) oder als technische Mindestspezifikation definiert werden, die alle Angebote erfüllen müssen; Die Gewichtungsfaktoren jedes einzelnen dieser oben definierten Vergabekriterien stellen sicher, dass die Gesamtsumme 100% nicht übersteigt. Mit diesen Informationen berechnet das Tool automatisch das technisch und wirtschaftlich günstigste Angebot und zeigt es grün markiert an. Achtung! Sollte das Angebot aus mehreren Elementen bestehen, müssen Sie, um die wirtschaftlich optimale Lösung zu identifizieren, Folgendes tun: 1) die Ergebnisse der verschiedenen Elemente jedes Angebots addieren, um die gesamten LCC und CO2 Emissionen zu erhalten und 2) diese Zahlen in die Zeilen 70 und 71 auf dem Arbeitsblatt ANGEBOTSBEWERTUNG eintragen. å Wir danken Ihnen für Ihre Aufmerksamkeit und wünschen Ihnen einen erfolgreichen und innovativen Beschaffungsprozess!

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24 SMART SPP Innovation durch nachhaltige Beschaffung Das dreijährige, von September 2008 bis August 2011 laufende Projekt SMART SPP - Innovation durch nachhaltige Beschaffung fördert die Einführung von neuen, innovativen energieeffiziente Technologien und integrierten Lösungen auf dem europäischen Markt. Das geschieht durch die Förderung eines frühzeitigen Markt-Engagements zwischen Beschaffungsstellen der öffentlichen Hand sowie Anbietern und Entwicklern von neuen innovativen Produkten und Dienstlesitungen in der Vorvergabephase von öffentlichen Ausschreibungen. SMART SPP ist eine Initiative der Procura+ Kampagne, die vom Netzwerk ICLEI Local Governments for Sustainability durchgeführt wird, und die speziell entwickelt wurde, um öffentliche Auftraggeber in ganz Europa bei der Realisierung von nachhaltigen Beschaffungsmaßnahmen zu unterstützen. Weitere Informationen finden Sie unter Mit Unterstützung von: Eine Initiative von: Die deutsche Übersetzung wurde unterstützt von: Bundesministerium für Wirtschaft, Jugend und Familie, Bundesministerium für Land- und Forstwirtschaft, Umwelt und Wasserwirtschaft und dem Österreichischen Städtebund