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1 Ratgeber Schnelleinstieg in Excel 2002 Immer auf der sicheren Seite: Bevor wir Ihnen eine Datei zum Download anbieten, haben wir diese auf Viren untersucht. Dateien, die Sie direkt von uns erhalten, sind somit garantiert virenfrei. empowered by Haufe Mediengruppe.

2 Excel 2002 Special Autorenverzeichnis/Impressum Vorbemerkungen Dieses Special ist für Excel-Anwenderinnen und -Anwender gedacht, die erst mit der Version Excel 2002 in die Tabellenverarbeitung einsteigen bzw. noch sehr wenig oder gar keine Erfahrung damit haben. Wenn Sie schon mit einer früheren Excel-Version gearbeitet haben, dann können Sie gleich zum Kapitel 5 dieses Sonderdrucks weiterblättern, wo Ihnen die wesentlichen Neuerungen von Excel 2002 kurz und prägnant vorgestellt werden. Anders als bisher finden Sie in diesem Schnellkurs in Kapitel 4 übrigens auch eine Einführung in das Programmieren mit Visual Basic für Applikationen (VBA). VBA und die Entwicklungsumgebung von Excel sind inzwischen sehr komfortabel geworden und somit auch für Programmierneulinge mit ein wenig Übung leicht zu handhaben. 1 Die Autoren Bernd Held, Stuttgart, ist MVP (Most Valuable Professionell) für Excel. Er war mehrere Jahre im Controlling eines namhaften deutschen Systemhauses tätig. Inzwischen arbeitet er als freier Autor besonders zum Thema Excel und VBA für mehrere deutsche Fachverlage. Sie können ihn fast täglich in den deutschsprachigen Newsgroups für Excel und Microsoft Office finden. Zudem unterhält er eine eigene Excel Homepage mit Tipps & Links, VBA-Beispielcodes sowie einer internationalen Excel-Link-Sammlung. Ignatz Schels, Wolznach, ist studierter Technik- Informatiker. Er war mehrere Jahre bei einem bekannten Verlag als Software-Spezialist und Produkt-Manager tätig. Heute arbeitet er als Dozent und leitet Mitarbeiter- und Kundenseminare für fortgeschrittene Anwender, Workshops und Programmierkurse mit dem Schwerpunkt Windows-Applikationen. Als Buchautor hat er mehrere erfolgreiche Titel zu Windows-Software und Makroprogrammierung veröffentlicht. 2 Wiedergabe von VBA-Code VBA-Anweisungen können mitunter sehr lang sein. Auf dem PC ist das kein Problem der Zeilenumbruch erfolgt automatisch. Bei der Darstellung in diesem Sonderdruck war es jedoch erforderlich, Zeilenumbrüche willkürlich vorzunehmen. Zusammenhängende Zeilen sind durch einen Unterstrich ( _ ) gekennzeichnet. Diesen Unterstrich können Sie beim Abtippen des Quellcodes einfach mit eingeben; Sie können ihn aber auch weglassen ganz wie es für Sie am bequemsten ist. Beispiel: Ob Sie den folgenden Code so: MsgBox vbquestion oder so eingeben: MsgBox _ VbQuestion kommt letztlich auf dasselbe heraus. Sonderdruck zum Update-Magazin, Heft Nr. 7/2001 WRS Verlag Wirtschaft, Recht und Steuern, Planegg/München Ein Unternehmen der Haufe Mediengruppe Satz und Redaktion: Rudolf Haufe Verlag, Hindenburgstr. 64, Freiburg Druck: Bosch Druck, Postfach 1153, Landshut Alle Rechte, auch die des auszugsweisen Nachdrucks, der fotomechanischen Wiedergabe (einschließlich Mikrokopie) sowie der Auswertung durch Datenbanken oder ähnliche Einrichtungen, sind vorbehalten. Wir weisen darauf hin, dass die verwendeten Bezeichnungen und Markennamen der jeweiligen Firmen im Allgemeinen warenzeichen-, marken- oder patentrechtlichem Schutz unterliegen.

3 Inhaltsverzeichnis Excel 2002 Special Inhaltsverzeichnis 1 Die absoluten Basics in Excel Excel starten und beenden Die Menüleiste Die Symbolleisten Die Kontextmenüs Die integrierte Hilfe Arbeitsmappen anlegen und speichern Arbeitsmappen schließen und öffnen Tabellen anlegen und umbenennen Tabellen löschen oder aus- bzw. einblenden Zeilen und Spalten einfügen bzw. löschen Arbeiten mit Bezügen Formeln und Funktionen en detail Formeln eingeben Funktionen einfügen Die wichtigsten Excel-Funktionen Zahlen formatieren Weitere Zellenformatierungen Die bedingte Formatierung Diagramme auf Knopfdruck Die Gültigkeitsprüfung Die Internetfunktionen von Excel Die Symbolleiste Web Hyperlinks einsetzen Tabellen als Webseiten speichern Webabfragen durchführen Direktversand über Pivot-Tabellen im Internet VBA: Excel programmieren Entwicklungsumgebung aufrufen Einstellungen für Tabellen Einstellungen für Arbeitsmappen Makrorekorder einsetzen VBA als Sprache Ereignisse programmieren Typische Sprachelemente Datumsangaben auswerten If-Anweisungen verschachteln Schleifen aufsetzen Top-Makros für den Excel-Alltag

4 Excel 2002 Special Inhaltsverzeichnis 5 Überblick für Umsteiger Hohe Systemanforderungen Erforderlich: Ein neues Windows Hardware: Ausgereizt Nicht unumstritten: Die Zwangsregistrierung Dateiformat: Wenig Änderungen Verbesserte Symbole und Menüs Ein Fragefenster für alle Fälle Brandneu: Der Aufgabenbereich SmartTags Farbige Register Endlich: Grafiken und kompletter Pfad in Kopf- und Fußzeile Rahmen frei zeichnen Neues für Tabellierer Kleine, aber feine Verbesserungen Neu und wesentlich besser: Arbeiten mit Excel-Funktionen Fehlermeldungen beim Druck unterdrücken Excel 2002 ist online Internet per Drag & Drop Verbesserte Webabfragen Datenquellen und Datenverbindungs-Assistent Dokumenten-Management MSN das Online-Postfach Office Document Imaging: Texterkennung mit OCR Bilder komprimieren Diagramme und Organigramme Hochsicherheitstrakt Excel Reparieren und Wiederherstellen Passwörter und Signaturen Verbesserter Schutz VBA-Makros ausschalten Fazit: Lohnt das Update? Shortcuts schneller arbeiten mit Tastaturkürzeln Die Funktionstasten Gängige Befehle Schnelles Navigieren und Markieren Flottes Formatieren Coole Kürzel für Aktionen und Sonderzeichen

5 Schnellkurs - Kapitel 1: Die absoluten Basics in Excel 2002 Excel 2002 Special 1 Die absoluten Basics in Excel 2002 Bernd Held, Stuttgart Dieser Schnellkurs ist für all jene gedacht, die bislang noch nicht mit Excel gearbeitet haben und nun ganz frisch in die Version 2002 einsteigen wollen. Diese Einführung enthält alle Themen, die Sie brauchen, um Ihre ersten Aufgaben in Excel mit Bravour zu bewältigen. Der Excel-Einstieg beginnt direkt nach der Installation der Tabellenkalkulation mit Excel und endet mit einer Einführung in die Programmierung von Excel. Der Einstieg ist so geschrieben, dass auch Anwender, die nicht im Besitz von Excel 2002 sind, einen Nutzen daraus ziehen können. Sie müssen dazu auch nicht unbedingt am PC sitzen, um die Beispiele nachzuvollziehen. Nehmen Sie sich einfach den Einstieg zur Hand, wenn Sie Zeit und Lust haben egal wann, egal wo auch immer Sie sich gerade befinden. 1.1 Excel starten und beenden Um Ihre Tabellenkalkulation zu starten, klicken Sie auf Ihrem Windows-Desktop auf die Schaltfläche Start und wählen aus dem nun aufklappenden Menü den Befehl Programme Microsoft Excel. Excel präsentiert sich Ihnen mit dem folgenden Fenster (s. Abb. 1). schneller und natürlich auch übersichtlicher arbeiten. Auch im Falle eines Datenverlustes sind Sie später einmal froh, wenn Sie Ihre Daten ein wenig verteilt haben. Lernen Sie zunächst aber Ihr Handwerkszeug kennen. Excel bietet Ihnen eine Menüleiste sowie mehrere Symbolleisten und Kontextmenüs an, mit Hilfe derer Sie Ihre Arbeit in Excel erfolgreich durchführen können. 1.2 Die Menüleiste Abb. 1: Der Startbildschirm von Excel 2002 Um Excel wieder zu beenden, wählen Sie aus dem Menü Datei den Befehl Beenden. Schneller geht es allerdings, wenn Sie die Tastenkombination Alt + F4 drücken. Microsoft Excel bietet Ihnen zur Eingabe von Daten genau Zeilen und 256 Spalten an. Eine ungeheure Menge an Informationen, die Sie in einer einzigen Tabelle somit speichern können. Darüber hinaus können Sie ein paar hundert Tabellen in einer einzigen Arbeitsmappe ablegen und verwalten. Trotz dieser gewaltigen Kapazitätszahlen empfehlen sich derart große Arbeitsmappen natürlich nicht. Legen Sie lieber mehrere kleinere Arbeitsmappen an. Damit können Sie Menüleisten gibt es in nahezu allen Windows- Programmen. Der Vorteil liegt auf der Hand. Die Menüleisten sind zum einen platzsparend, zum anderen können sie leicht mit der Maus bedient werden. Eine Menüleiste besteht aus mehreren Menüs (Datei, Bearbeiten, Ansicht, usw.). Ein Menü zeigt per Mausklick eine Liste mit Befehlen an. Neben einigen Befehlen werden kleine Symbole angezeigt, so dass Sie den Befehl schnell mit dem Symbol assoziieren können. Bei den Menüs Datei und Bearbeiten sehen Sie bei einigen Befehlen sogar noch die Tastaturkombination, durch die Sie die Befehle auslösen können. Die Menüleiste in Excel 2002 heißt übrigens Arbeitsplatz-Menüleiste und befindet sich an der oberen Bildschirmkante. Wenn Sie sich die einzelnen Menüs einmal genau ansehen, dann stellen Sie fest, dass jeweils ein Buchstabe des Menüs unterstrichen ist. Der un- 3

6 Excel 2002 Special Schnellkurs - Kapitel 1: Die absoluten Basics in Excel 2002 terstrichene Buchstabe im jeweiligen Menü signalisiert, dass Sie das Menü auch mit Hilfe der Tastenkombination Alt + dem entsprechenden Buchstaben bedienen können. So bewirkt beispielsweise die Tastenkombination Alt + B, dass das Menü Bearbeiten aufgeklappt wird. Mit den Pfeiltasten können Sie anschließend einzelne Menübefehle auswählen (s. Abb. 2). 1.3 Die Symbolleisten Die Symbolleisten befinden sich gleich unterhalb der Menüleiste. Diese Symbolleisten enthalten Symbole, die mit der Maustaste angeklickt werden können, um in Excel schnell bestimmte Aktionen auszuführen. Standardmäßig sind in Excel die wichtigsten Symbolleisten Standard und Format nebeneinander, direkt unterhalb der Arbeitsblatt-Menüleiste, eingeblendet. Hinweis Wenn Sie den Mauszeiger auf den einzelnen Symbolen kurz ruhen lassen, zeigt Excel in einer kleinen Quickinfo den Namen des Symbols an. n Abb. 2: Menüs werden standardmäßig nicht komplett angezeigt. In Excel 2002 gibt es die so genannten lernenden Menüleisten, d.h. Excel personalisiert automatisch Ihre Menüs auf der Grundlage der Häufigkeit, mit der Sie die einzelnen Befehle verwenden. Beim ersten Start von Excel werden die gebräuchlichsten Befehle angezeigt. Wenn Sie mit Excel arbeiten, werden die Menüs nach und nach personalisiert, das bedeutet, dass Excel in den Menüs nur die Befehle anzeigt, die Sie am häufigsten verwenden. Die weniger oft gebrauchten Befehle sind aber nicht verschwunden, erscheinen jedoch erst, wenn Sie mit der Maustaste länger auf dem jeweiligen Menü verweilen bzw. den Doppelpfeil im Menü anklicken. Praxis-Tipp Möchten Sie diese Standardeinstellung der Menüanzeige ändern und immer die kompletten Menüs anzeigen, dann wählen Sie aus dem Menü Ansicht den Menübefehl Symbolleisten Anpassen. Wechseln Sie im Dialog Anpassen auf die Registerkarte Optionen und aktivieren Sie das Kontrollkästchen Menüs immer vollständig anzeigen. Bestätigen Sie diese Einstellung mit einem Klick auf die Schaltfläche Schließen. n Selbstverständlich gibt es für Ihre Arbeit mit Excel noch weitere Symbolleisten, die Sie wie folgt ein- bzw. ausblenden können. step by step 1 Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine schon eingeblendete Symbolleiste. Aus dem herunterklappenden Kontextmenü wählen Sie den Befehl Anpassen. 2 Im Listenfeld Symbolleisten können Sie die gewünschten Symbolleisten elegant mit einem Klick auf das entsprechende Kontrollkästchen einblenden bzw. ausblenden. 3 Bestätigen Sie Ihre Aktion mit einem Klick auf die Schaltfläche OK. Hinweis Wenn Sie allerdings nur eine einzige Symbolleiste hinzufügen bzw. ausblenden möchten, geht es schneller, wenn Sie mit der rechten Maustaste auf eine bereits eingeblendete Symbolleiste klicken und aus dem Kontextmenü die gewünschte Symbolleiste aktivieren bzw. deaktivieren. n 1.4 Die Kontextmenüs Alle Kontextmenüs werden in Excel durch die rechte Maustaste ausgelöst. Je nachdem, wo Sie 4

7 Schnellkurs - Kapitel 1: Die absoluten Basics in Excel 2002 Excel 2002 Special mit der rechten Maustaste klicken, bietet Ihnen Excel unterschiedliche Kontextmenüs an. Das wohl am meisten eingesetzte Kontextmenü ist das Zellen-Kontextmenü (s. Abb. 3). Klicken Sie dazu einmal spielerisch mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Zelle. Alle dort angebotenen Befehle beziehen sich direkt auf oft gebrauchte Funktionen für genau diese Objekte. 1.5 Die integrierte Hilfe Ganz wichtig für den Einsteiger in ein neues Computer-Programm ist auch eine Hilfe, wenn es einmal nicht so klappt bzw. wenn es Probleme gibt. Dazu gibt es eine integrierte Hilfe in Excel, die Sie über die Taste F1 aufrufen können. Abb. 3: Das Zellen-Kontextmenü enthält die wichtigsten Befehle für Ihre Arbeit. Der Office-Assistent hilft Ihnen weiter Nach dem Drücken der Taste F1 meldet sich der Office-Assistent, der übrigens Karl Klammer heißt, zu Wort (s. Abb. 4). Das Zellen-Kontextmenü enthält die wichtigsten Befehle für Ihre Arbeit Praxis-Tipp Das Kontextmenü für die Zellenbearbeitung können Sie nicht nur mit der Maus aufrufen, sondern auch über die Tastenkombination Umschalt + F10. Diese Tastenkombination aktiviert ebenso das Kontextmenü für die Zellenbearbeitung. Auf neueren Tastaturen existiert sogar eine eigene Taste zum Ausklappen des Kontextmenüs. Sie finden diese Taste in der untersten Reihe Ihrer Tastatur und können es durch ein symbolisch abgebildetes Kontextmenü mit darauf zeigenden Pfeilsymbol erkennen. n Neben dem Kontextmenü für die Zelle gibt es weitere Kontextmenüs, wenn Sie mit der rechten Maustaste auf folgende Objekte in Excel klicken: Abb. 4: Der Office-Assistent hilft Ihnen weiter. Geben Sie nun Ihre Frage ein und klicken Sie auf die Schaltfläche Suchen. Beginnen Sie am besten jede Frage mit dem Wort Wie. Möchten Sie z. B. wissen, wie Sie in Excel Ihre Daten zu Papier bringen, dann geben Sie die Frage ein: Wie drucke ich in Excel? (s. Abb. 5). Die Spaltennummerierung am linken Bildschirmrand (1, 2, 3). Die Zeilenköpfe im oberen Teil des Bildschirms (A, B, C). Die Registerkarten am unteren Bildschirmrand (Tabelle1, Tabelle 2, Tabelle 3). Die Menüleiste (Datei, Bearbeiten, Ansicht). Abb. 5: Den Office-Assistenten befragen. 5

8 Excel 2002 Special Schnellkurs - Kapitel 1: Die absoluten Basics in Excel 2002 Der Office-Assistent bietet Ihnen nun alle Themen zur gestellten Frage an. Klicken Sie auf das gewünschte Thema, um weitere Informationen darüber zu erhalten. Praxis-Tipp Sollte Sie der Office-Assistent mit der Zeit nervös machen, können Sie diesen auch abschalten. Dazu klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Assistenten und wählen aus dem Kontextmenü den Befehl Optionen. Deaktivieren Sie auf der Registerkarte Optionen das Kontrollkästchen Den Office-Assistenten verwenden und bestätigen mit OK. Jetzt können Sie mit einem Klick auf die Taste F1 direkt in die Excel-Hilfe gelangen (s. Abb. 6.). n Standardmäßig wird Ihnen beim Starten von Excel bereits eine leere Arbeitsmappe zur Verfügung gestellt, die genau 3 Tabellen enthält. Diese können Sie direkt speichern, indem Sie aus dem Menü Datei den Befehl Speichern wählen bzw. auf das Symbol Speichern in der Symbolleiste Standard klicken. In beiden Fällen wird Ihnen der Dialog Speichern unter zur Verfügung gestellt (s. Abb. 7). Abb. 7: Der Dialog Speichern unter von Excel Auf der linken Seite des Dialoges finden Sie eine ganze Reihe vordefinierter Speicherplätze für Ihre Datei. Standardmäßig wird dabei das Verzeichnis Eigene Dateien ausgewählt. Abb. 6: Die gut strukturierte Online-Hilfe. In der Online-Hilfe können Sie systematisch nach Informationen suchen, indem Sie entweder das Stichwortregister oder das Inhaltsverzeichnis nützen. So können Sie beispielsweise im Inhaltsverzeichnis auf dem Register Inhalt mit einem Klick auf das jeweilige Pluszeichen weitere Themen anfordern. Lernen Sie auf den nächsten Seiten, wie Sie eine Arbeitsmappe anlegen, öffnen, schließen und speichern können. Ebenso werden Sie Tabellen einfügen, umbenennen und löschen. Innerhalb einer Tabelle werden Sie Zeilen bzw. Spalten einfügen und löschen lernen. 1.6 Arbeitsmappen anlegen und speichern Beim Dialog Speichern unter haben Sie die Möglichkeit, schnell von einem Verzeichnis zum anderen zu wechseln und die Arbeitsmappe zu speichern. Um in ein anderes Verzeichnis zu gelangen, klicken Sie auf das Symbol Eine Ebene nach oben. Sie können sogar direkt über diesen Dialog neue Verzeichnisse anlegen dazu klicken Sie auf das Symbol Neuen Ordner erstellen, geben einen neuen Ordnernamen an und bestätigen mit OK. Damit wurde ein neuer Ordner angelegt. Wenn Sie die Ansicht auf Ihre Dateien im Dialog Speichern unter ändern möchten, klicken Sie auf den Pfeil des Symbols Ansichten und wählen eine Ansicht aus. Es empfiehlt sich die Ansicht Details zu wählen (s. Abb. 8). Der Vorteil liegt auf der Hand: Sie können in dieser Ansicht erkennen, wann Sie eine Datei zuletzt gespeichert haben. Eine weitere wichtige Information aus dieser Ansicht ist die Angabe über die Dateigröße. Diese Information ist unter anderem wichtig, um zu ermitteln, ob die Datei beispielsweise noch auf eine Diskette (1,44 MByte) passt. 6

9 Schnellkurs - Kapitel 1: Die absoluten Basics in Excel 2002 Excel 2002 Special Abb. 9: Tabellenanzahl in neuen Arbeitsmappen festlegen. Abb. 8: Detaillierte Ansicht auf Ihre Dateien. Im Feld Dateiname können Sie den vorgeschlagenen Namen akzeptieren oder ersetzen und anschließend auf die Schaltfläche Speichern klicken. Damit ist die Arbeitsmappe gesichert. Nachdem Sie eine Arbeitsmappe einmal gespeichert haben, wird dieser Dialog nicht mehr aufgerufen, wenn Sie Ihre Arbeitsmappe erneut speichern. Stattdessen wird die Mappe direkt gespeichert. Gerade wenn Sie sehr oft speichern möchten, um bestimmte Arbeitsschritte im Falle eines Systemabsturzes nicht zu verlieren, hat sich die Tastenkombination Strg + s als sehr nützlich erwiesen. Damit speichern Sie blitzschnell Ihre Arbeitsmappe. Wie Sie eine Arbeitsmappe speichern, wissen Sie jetzt. Möchten Sie eine weitere neue Arbeitsmappe anlegen, dann wählen Sie aus dem Menü Datei den Befehl Neu. Alternativ dazu können Sie aber auch die Tastenkombination Strg + n einsetzen, um eine neue Arbeitsmappe anzulegen. Eine neue Arbeitsmappe mit 3 Tabellen wird daraufhin eingefügt. 1.7 Arbeitsmappen schließen und öffnen Bis jetzt haben Sie gelernt, wie Sie Excel mit Hilfe der Tastenkombination Alt + F4 beenden können. Sicher, damit können Sie auch geöffnete Arbeitsmappen schließen. Möchten Sie jedoch nur eine bestimmte Arbeitsmappe schließen, dann drücken Sie die Tastenkombination Strg + F4 oder wählen aus dem Menü Datei den Befehl Schließen. Praxis-Tipp Haben Sie mehrere Arbeitsmappen geöffnet und möchten Sie alle Arbeitsmappen auf einmal schließen, dann halten Sie die Taste Umschalt gedrückt und wählen aus dem Menü Datei den Befehl Alle Schließen. n Das Öffnen von Arbeitsmappen ist einfach. Sie können dazu entweder die Vorlageliste nutzen, wenn es sich um eine der zuletzt gespeicherten Arbeitsmappen handelt. Diese werden im Menü Datei ganz unten angezeigt (s. Abb. 10). Praxis-Tipp Möchten Sie standardmäßig mehr als 3 Tabellenblätter pro Arbeitsmappe zur Verfügung haben, wählen Sie aus dem Menü Extras den Befehl Optionen. Wechseln Sie auf das Registerblatt Allgemein und stellen im Dropdown-Menü Blätter in neuer Arbeitsmappe die gewünschte Anzahl Tabellenblätter ein (s. Abb. 9). Bestätigen Sie Ihre Einstellung mit OK. n Abb. 10: Die Wiedervorlageliste enthält die zuletzt geöffneten Arbeitsmappen. 7

10 Excel 2002 Special Schnellkurs - Kapitel 1: Die absoluten Basics in Excel 2002 Die Anzahl der dort angezeigten Dateien können Sie übrigens variieren; die Bandbreite liegt zwischen 0 also keine Anzeige- und max. 9 Dateien. Wählen Sie dazu den Befehl Extras Optionen Allgemein und stellen Sie dort im Drehfeld der Option Liste der angezeigten Dateien die gewünschte Zahl ein. Liegt die letzte Bearbeitung einer Arbeitsmappe schon etwas länger zurück, dann finden Sie diese nicht mehr in der Vorlageliste. In diesem Fall müssen Sie den Dialog Öffnen aufrufen. Wählen Sie dazu aus dem Menü Datei den Befehl Öffnen. Haben Sie mehrere Arbeitsmappen geöffnet, so können Sie diese über das Menü Fenster auswählen. Schneller geht s natürlich wieder über eine Tastenkombination. Mit Strg + F6 wechseln Sie blitzschnell auf eine andere bereits geöffnete Arbeitsmappe. Wenn Sie diese Tastenkombination mehrfach drücken, können Sie so eine nach der anderen Arbeitsmappen aktivieren. 1.8 Tabellen anlegen und umbenennen Neue Tabellen können Sie in Ihre Arbeitsmappe einfügen, indem Sie aus dem Menü Einfügen den Befehl Tabellenblatt auswählen. Damit fügen Sie eine neue Tabelle ein, die standardmäßig den Namen TabelleX heißt. Der Buchstabe X steht dabei für eine fortlaufende Nummer, die sich aus der Anzahl der Tabellen der Arbeitsmappe ableitet, die bereits in der Arbeitsmappe sind. Bei neuen Tabellen wird dieser Index einfach um den Wert 1 erhöht. Befinden sich schon drei Tabellenblätter in der Arbeitsmappe, dann heißt das neue Tabellenblatt Tabelle4 (s. Abb. 12). Abb. 11: Der Dialog Öffnen zum Bereitstellen von Arbeitsmappen. Wenn Sie den Dialog Öffnen betrachten, dann werden Sie feststellen, dass dieser Dialog fast ganz identisch ist mit dem Dialog Speichern unter. Hier sehen Sie wiederum den standardmäßig eingestellten Ordner Eigene Dateien, in dem Ihre Arbeitsmappen abgelegt werden. Befindet sich eine zu öffnende Arbeitsmappe in einem anderen Ordner, dann klicken Sie auf das Dropdown-Feld Suchen in, stellen das gewünschte Laufwerk bzw. das Verzeichnis ein, markieren die Arbeitsmappe, die Sie öffnen möchten und klicken abschließend auf die Schaltfläche Öffnen. Praxis-Tipp Wenn Sie im Dialog Öffnen die gewünschte Datei mit der rechten Maustaste anklicken, bietet das Kontextmenü zusätzliche Befehle an. n Abb. 12: Neue Tabelle einfügen Das Einfügen neuer Tabellen in Ihre Arbeitsmappe sollte immer einhergehen mit einer Benennung dieser Tabellen. Der Standardname TabelleX sagt nun einmal sehr wenig über den Inhalt der Tabelle aus. Um eine Tabelle umzubenennen, führen Sie mit der linken Maustaste einen Doppelklick auf die Registerlasche der Tabelle durch. Damit wird der alte Namen (TabelleX) markiert. Jetzt können Sie mit der Tastatur direkt einen neuen Namen erfassen und mit der Taste Enter abschließen. Hinweis Bei der Benennung einer Tabelle müssen Sie beachten, dass Sie nicht alle Zeichen dafür verwenden können. Tabu sind Zeichen wie :, \, /,?, *, 8

11 Schnellkurs - Kapitel 1: Die absoluten Basics in Excel 2002 Excel 2002 Special [ oder ]. Außerdem dürfen Sie insgesamt nicht mehr als 31 Zeichen eingeben.n 1.9 Tabellen löschen oder aus- bzw. einblenden Um eine Tabelle aus Ihrer Arbeitsmappe zu entfernen, wechseln Sie mit einem Klick auf die Registerlasche der betreffenden Tabelle. Danach wählen Sie aus dem Menü Bearbeiten den Befehl Blatt löschen. Alternativ zu dieser Vorgehensweise können Sie auch mit der rechten Maustaste direkt auf die Registerlasche der Tabelle klicken und aus dem Kontextmenü den Befehl Löschen wählen. In beiden Fällen müssen Sie den Löschvorgang bestätigen, indem Sie im Dialog auf die Schaltfläche Löschen klicken (s. Abb. 13). Blatt Ausblenden. Selbstverständlich können Sie auch mehrere Tabellen in einem Arbeitsgang ausblenden. Markieren Sie dazu die einzelnen Tabellen, indem Sie die Taste Strg gedrückt halten und danach die einzelnen Registerlaschen der Tabellen anklicken, die Sie ausblenden möchten. Ausgeblendete Tabellen können Sie mit den folgenden Schritte wieder einblenden: step by step 1 Wählen Sie aus dem Menü Format den Befehl Blatt Einblenden (s. Abb. 14). Abb. 13: Löschvorgang bestätigen Befinden sich noch keine Eingaben auf der Tabelle, wird die Tabelle direkt gelöscht, ohne dass Sie den Löschvorgang bestätigen müssen. Praxis-Tipp Wenn Sie eine Tabelle nicht gleich löschen, sondern nur vorübergehend verstecken möchten, dann wechseln Sie zunächst auf die gewünschte Tabelle. Das Aktivieren der Tabelle können Sie übrigens ganz elegant mit der Tastenkombination Strg + Bild nach unten (eine Tabelle weiter links), bzw. Strg + Bild nach oben (eine Tabelle weiter rechts) durchführen. Enthält die Arbeitsmappe sehr viele Tabellen, dann können Sie mit der rechten Maustaste unten links direkt auf die Steuerungssymbole klicken, um sich eine Auswahl der Tabellen anzeigen zu lassen, die sich in der Arbeitsmappe befinden. n Haben Sie die gewünschte Tabelle aktiviert, dann wählen Sie aus dem Menü Format den Befehl Abb. 14: Verborgene Tabellen wieder einblenden. 2 Wählen Sie im Listenfeld Blatt einblenden die Tabellen aus, die wieder angezeigt werden sollen. 3 Bestätigen Sie Ihre Aktion mit einem Klick auf OK. Hinweis Leider ist es hierbei nicht möglich, gleich mehrere ausgeblendete Tabellen in einem Arbeitsgang wieder einzublenden. Sie müssen also Tabelle für Tabelle, wie gerade beschrieben, wieder einblenden. n 1.10 Zeilen und Spalten einfügen bzw. löschen Stellen Sie sich vor, Sie haben eine fertige Tabelle vorliegen, in die Sie eine zusätzliche Zeile einfügen möchten. Die Ausgangstabelle sieht dabei wie folgt aus (s. Abb. 15). 9

12 Excel 2002 Special Schnellkurs - Kapitel 1: Die absoluten Basics in Excel 2002 step by step 1 Markieren Sie die Spalte H, indem Sie mit der linken Maustaste auf die Spaltenbeschriftung H klicken. Abb. 15: Zeile einfügen Ihre Aufgabe besteht nun darin, eine zusätzliche Zeile Südwest in die Tabelle einzufügen. Um diese Aufgabe zu lösen, verfahren Sie wie folgt: step by step 1 Markieren Sie die Zeile 4, indem Sie mit der linken Maustaste auf die Zeilenbeschriftung 4 klicken. 2 Wählen Sie aus dem Menü Einfügen den Befehl Zeilen. Um mehrere Zeilen einzufügen, markieren Sie mehr Zeilen, indem Sie mit der linken Maustaste auf die Zeilenbeschriftung klicken und bei gedrückter Maustaste die Markierung nach unten bzw. oben ziehen. Wiederholen Sie danach die gerade beschriebene Vorgehensweise oder drücken Sie die Tastenkombination Strg + *, um Zeilen einzufügen. Es werden daraufhin genau so viele Zeilen unterhalb bzw. oberhalb der Markierung eingefügt, wie Sie vorher markiert haben. 2 Wählen Sie aus dem Menü Einfügen den Befehl Spalten. Um mehrere Spalten einzufügen, markieren Sie mehrere Spalten, indem Sie mit der linken Maustaste auf die Spaltenbeschriftung klicken und bei gedrückter Maustaste die Markierung nach links bzw. rechts ziehen. Wiederholen Sie danach die gerade beschriebene Vorgehensweise oder drücken Sie die Tastenkombination Strg + *, um die Spalten einzufügen. Es werden genauso viele Spalten links bzw. rechts eingefügt, wie Sie vorher markiert haben Arbeiten mit Bezügen Jede Zelle in Excel wird durch eindeutige Spalten-Zeilen-Koordinaten beschrieben. Denken Sie einmal an das Spiel Schiffe versenken. Auch da wird eine mögliche Schiffs -Position durch den Schnittpunkt von Spalte und Zeile angegeben. Schauen Sie sich einmal die Abb. 17 an. 3 Im nächsten Schritt soll ein zusätzlicher Monat eingefügt werden. Schauen Sie sich dazu einmal die Ausgangsituation in Abb. 16 an. Abb. 17: Der Bezug stimmt hier nicht mehr. Das Problem, welches sich hierbei ergibt, besteht darin, dass der neu eingefügte Monat nicht in der Gesamtsumme in Spalte I berücksichtigt wird. Sie müssen in diesem Fall die Funktion anpassen. Dabei gehen Sie wie folgt vor: Abb. 16: Spalte einfügen In der Tabelle Umsätze soll jetzt ein zusätzlicher Monat eingefügt werden. Gehen Sie dazu Schritt für Schritt vor: step by step 1 Setzen Sie den Mauszeiger auf die Zelle I2. 2 Drücken Sie die Taste F2. Der summierte Bereich wird nun direkt in der Tabelle angezeigt und mit einem blauen Rahmen versehen. 10

13 Schnellkurs - Kapitel 1: Die absoluten Basics in Excel 2002 Excel 2002 Special 3 Klicken Sie mit der linken Maustaste auf das rechts unten liegende Kästchen in Zelle G2 und ziehen Sie dieses bei gedrückter Maustaste nach rechts bis in Zelle H2. 4 Bestätigen Sie diese Aktion mit Enter. 5 Um diesen Vorgang nicht für alle Zeilen wiederholen zu müssen, führen Sie einen Doppelklick auf das Ausfüllkästchen der Zelle I2 am unteren rechten Zellenrand durch. Damit wird die gerade geänderte Funktion für alle darunter liegenden Zellen angewendet (s. Abb. 18). Dazu wurde in Zelle B2 die Formel =A2*F1 (Preis A * Preiserhöhung) eingegeben und über das Ausfüllkästchen bis in Zelle B6 herunterkopiert. Die Preiserhöhung wurde aber nur in Zelle B2 korrekt durchgeführt. Warum das? Da der Aufschlagsfaktor nur in Zelle F1 steht und beim Kopieren der Formel dieser Aufschlagsfaktor verloren geht, kann Excel die Preiserhöhung in den darunterliegenden nicht durchführen. Wie Excel dieses Ausfüllen der Formel nach unten umsetzt, sehen Sie in Zelle C2:C6. Die richtige Lösung dieser Aufgabenstellung sehen Sie im zweiten Block. Hier verbleibt zwar der Bezug zu den alten Preisen relativ, jedoch wird die Zelle F1 mit der Preiserhöhung absolut gesetzt. Den absoluten Bezug erkennen Sie immer an den Dollarzeichen ($). Generell gilt folgende Syntax: Abb. 18: Eine Funktion nach unten ausfüllen. In Excel unterscheidet man zwischen absoluten und relativen Zellenbezügen. Im nächsten Beispiel wird der Unterschied zwischen einem relativen und einem absoluten Bezug anhand eines Praxisbeispiels erklärt. Absoluter oder relativer Zellbezug Nehmen Sie einmal an, Sie müssten in einer Preisliste alle Preise um 25 % erhöhen. Dazu geben Sie den Faktor 1,25 in die Zelle F1 ein. In der folgenden Abb. 19 sehen Sie zwei unterschiedliche Ergebnisse desselben Vorgangs. Abb. 19: Der erste Versuch ging daneben. Bezug Beschreibung $A1 Spalte A ist absolut, Zeile 1 ist relativ. A$1 Spalte A ist relativ, Zeile 1 ist absolut. $A$1 Spalte A ist absolut, Zeile 1 ist absolut. Tab. 1: Die verschiedenen Bezüge Bezüge können Sie entweder manuell erstellen, indem Sie ein Gleichheitszeichen eingeben, dann z. B. B9 eingeben und mit Enter bestätigen. Eleganter geht das jedoch mit der Maus. Zellbezüge mit der Maus ändern Klicken Sie dazu in der Bearbeitungsleiste auf das Symbol Gleichheitszeichen und klicken Sie anschließend auf Zelle B9. Excel hat jetzt einen relativen Bezug erstellt. Wenn Sie daraus einen absoluten Bezug machen möchten, klicken Sie direkt in die Formel auf der Bearbeitungsleiste und drücken Sie die Taste F4. Drücken Sie mehrmals hintereinander diese Taste, so werden Sie feststellen, dass sich der Bezug dynamisch verändert und schließlich ganz verschwindet. 11

14 Excel 2002 Special Schnellkurs - Kapitel 2: Formeln und Funktionen en detail 2 Formeln und Funktionen en detail Bernd Held, Stuttgart In Excel arbeiten Sie oft mit Formeln und Funktionen, was Ihre tägliche Arbeit erheblich erleichtert. Formeln beginnen immer mit einem Gleichheitszeichen, dahinter folgen die so genannten Parameter: Das sind Angaben zu den auszuführenden Rechenoperationen. Wie sich diese Parameter im Einzelnen zusammensetzen und welche Operanden und Operatoren verwendet werden, erfahren Sie in diesem Kapitel. Excel führt die Rechenoperationen der Reihe nach von links nach rechts durch; immer beginnend mit dem Gleichheitszeichen. Sie können die Reihenfolge der Rechenschritte jedoch beeinflussen, indem Sie diese mit Klammern festlegen. Wir erklären Ihnen Schritt für Schritt wie s funktioniert. 2.1 Formeln eingeben Excel verwendet als Operatoren genau die Zeichen, die Sie vom Taschenrechner her kennen und bestimmt schon tausende Male eingegeben haben. Entnehmen Sie der folgenden Tab. 1 die möglichen Operatoren. Operator Bedeutung + Addition von Werten - Subtraktion von Werten / Division von Werten * Multiplikation von Werten ^ Potenzierung von Werten % Prozentumrechung von Werten Tab. 1: Die arithmetischen Operatoren von Excel Excel kann jedoch mehr als rechnen. Mit Excel können Sie ebenso Zahlen oder Texte miteinander vergleichen. Hierfür gibt es Vergleichsoperatoren, die Sie Tab. 2 entnehmen. Vergleichsoperator Bedeutung = Gleich > Größer als < Kleiner als >= Größer oder gleich <= Kleiner oder gleich <> Ungleich Tab. 2: Die Vergleichsoperatoren in Excel Bei Rechenformeln geben Sie zuerst das Gleichheitszeichen ein, dann die Operatoren (s. Abb. 1). Abb. 1: Typische Rechenoperationen aus der Praxis Im vorherigen Bild wurden Formeln verwendet, die sich auf konstante Werte bezogen haben. Eine Formel sollte sich möglichst auf andere Zellen beziehen, d. h. mit Zellbezügen rechnen. Falls nämlich eine Zelle einen variablen Wert enthält, so ändert sich über den Zellbezug automatisch auch das Formelergebnis. 2.2 Funktionen einfügen Excel beinhaltet rund 300 Tabellenfunktionen, die Sie einsetzen können. Sehr wahrscheinlich werden Sie aus diesem Riesenangebot für Ihre Arbeit nur einen Bruchteil benötigen. Um eine Funktion in Ihre Tabelle einzufügen, können Sie mit dem Funktions-Assistenten arbeiten. Der Funktions-Assistent in Excel bietet Ihnen nicht nur einen schnellen Zugriff auf die integrierten Funktionen. Er gibt auch Auskunft über die Art und Weise der Verwendung der einzelnen Funktionen. 12

15 Schnellkurs - Kapitel 2: Formeln und Funktionen en detail Excel 2002 Special Um eine Funktion in die Tabelle zu integrieren, wählen Sie aus dem Menü Einfügen den Befehl Funktion einfügen (s. Abb. 2). 2 Klicken Sie danach auf die Schaltfläche Start. 3 Im Listenfeld Funktion auswählen können Sie jetzt die vorgeschlagenen Funktionen von Excel betrachten. 4 Markieren Sie die vorgeschlagenen Funktionen nacheinander und lesen Sie sich die Kurzbeschreibung durch, die unterhalb des Listenfelds angezeigt wird. 5 Haben Sie die richtige Funktion gefunden, klicken Sie auf die Schaltfläche OK. Abb. 2: Funktionen über den Funktions-Assistenten einfügen 6 Geben Sie die Argumente an (s Abb. 4). Hinweis Neu in dieser Version ist, dass Sie gezielt nach einer Funktion suchen können, wenn Sie den Namen der Funktion nicht kennen. n Die geeignete Funktion ermitteln In der folgenden Aufgabe soll im Zellenbereich A1:A10 der größte Wert gefunden werden. Um die dafür passende Funktion gezielt zu suchen, gehen Sie wie folgt vor: step by step 1 Geben Sie dazu im Feld Funktion suchen einfach einen beschreibenden Text für Ihre Aufgabenstellung ein. So können Sie z. B. den Text Maximalwert bilden eingeben (s. Abb. 3). Abb. 4: Funktionsargumente angeben 7 Der abgebildete Dialog sieht je nach gewählter Funktion anders aus. Diesen Dialog füllen Sie nun mit den angeforderten Informationen aus. 8 Klicken Sie auf die Schaltfläche OK, um die Funktion in Ihre Tabelle einzufügen. Hinweis Haben Sie mit der Funktion ein Problem, weil Sie nicht wissen, wie Sie die angeforderten Parameter eintragen sollen, dann klicken Sie auf den Hyperlink Hilfe für diese Funktion. Daraufhin wird die Online-Hilfe aufgerufen, die Ihnen die Funktion ausführlich erklärt. n Abb. 3: Funktionen gezielt suchen Wenn Sie ein bisschen Übung haben, werden Sie nach einiger Zeit den Funktions-Assistenten 13

16 Excel 2002 Special Schnellkurs - Kapitel 2: Formeln und Funktionen en detail nicht mehr benötigen und die Funktionen ohne dessen Hilfe in die Zellen eintippen. Den Mittelwert bilden Im folgenden Beispiel soll der Mittelwert aus den Zahlen der Zellen A1:A10 errechnet werden. Dabei gehen Sie wie folgt vor: Alle Zellen, die von der Funktion betroffen sind, werden mit einem blauen Rahmen umrandet (s. Abb. 6). Diesen Bereich können Sie jetzt leicht anpassen, indem Sie das Ausfüllkästchen in der rechten unteren Ecke der Zelle A10 nach oben bzw. nach unten ziehen. Bestätigen Sie Ihre Aktion durch Drücken der Taste Enter. step by step 1 Setzen Sie den Mauszeiger in die Zelle (im Beispiel A11), in die Sie die Funktion einfügen möchten. 2 Geben Sie als erstes Zeichen ein Gleichheitszeichen (=) ein. 3 Schreiben Sie danach die gewünschte Funktion. Im folgenden Beispiel wird die Tabellenfunktion MITTELWERT erfasst (s. Abb. 5). Abb. 6: Den Gültigkeitsbereich der Funktion anzeigen. Praxis-Tipp Um alle Zellen in Ihrer Tabelle zu markieren, die Formeln bzw. Funktionen enthalten, können Sie so vorgehen: Drücken Sie die Taste F5, klicken auf die Schaltfläche Inhalte auswählen, aktivieren das Optionsfeld Formeln und bestätigen Sie mit OK (s. Abb. 7). Mit der Taste Tab können Sie von Formel-Feld zu Formel-Feld springen.n Abb. 5: Eine Funktion direkt eingeben Wenn Sie die Funktion bis zur ersten Klammer eintragen, blendet Excel Ihnen automatisch die Syntax der Funktion ein. Ergänzen Sie den Rest der Funktion und drücken Sie danach die Taste Enter. Praxis-Tipp Möchten Sie noch einmal überprüfen, auf welche Werte in der Tabelle Ihre eingefügte Funktion zugreift, dann setzen Sie den Mauszeiger in die Zelle und drücken Sie danach die Taste F2. n Abb. 7: So können Sie alle Formeln in einer Tabelle blitzschnell markieren. 14

17 Schnellkurs - Kapitel 2: Formeln und Funktionen en detail Excel 2002 Special 2.3 Die wichtigsten Excel-Funktionen Excel steckt voller nützlicher Funktionen. Wie Sie bereits gelernt haben, können Sie Funktionen über den Funktions-Assistenten oder auch manuell eingeben. Auf den folgenden Seiten lernen Sie die wichtigsten Funktionen in Excel kennen, wobei jeweils kleine Beispielaufgaben gestellt werden. Teilweise werden Sie diese Beispielaufgaben Schritt für Schritt selbst nachvollziehen, bzw. werden Ihnen die fertigen Lösungen in einer Abbildung demonstriert. So müssen Sie also nicht unbedingt vor dem PC sitzen, um diese Beispielaufgaben nachvollziehen zu können. Hinweis Wenn sich Excel einmal irrt und Ihnen einen falschen Bereich vorschlägt, können Sie das Programm eines Besseren belehren. Um die vorgeschlagene Formel zu ändern, markieren Sie mit der Maus statt der von Excel ausgewählten Zellen den Bereich, den Sie addieren möchten und drücken dann die Taste Enter. n Die Funktion SUMME: Die wohl am häufigsten gebrauchte Funktion in Excel ist die Funktion SUMME. Aus diesem Grund ist ihr auch ein eigenes Symbol in der Symbolleiste Standard gewidmet. Die Syntax dieser Funktion lautet: =SUMME(Zahl1;Zahl2;...) oder z.b. =SUMME(A1:A100) Die Argumente Zahl1; Zahl2;... sind 1 bis 30 Argumente, deren Summe Sie berechnen möchten. Die Argumente können entweder Werte oder Bezüge sein. Praxisbeispiel zur Funktion SUMME Wenden Sie diese Funktion in einem Beispiel an und gehen dazu wie folgt vor: step by step 1 Geben Sie beginnend von Zelle A1 bis zu Zelle A9 einige Beträge ein. 2 Setzen Sie Ihren Mauszeiger auf Zelle A10. 3 Klicken Sie auf das Symbol AutoSumme in der Symbolleiste Standard (s. Abb. 8). 4 Excel erkennt automatisch den zu summierenden Bereich und markiert diesen. 5 Bestätigen Sie mit Enter. Abb. 8: Die Funktion Summe markiert automatisch den Bereich. Praxis-Tipp Die Funktion SUMME können Sie übrigens auch ganz flexibel einsetzen. Wenn Sie beispielsweise mehrere Bereiche summieren möchten, dann gehen Sie anfangs wie gerade beschrieben vor. Halten Sie danach die Taste Strg gedrückt und markieren weitere Bereiche in der Tabelle. Haben Sie alle zu summierenden Bereiche markiert, dann drücken Sie die Taste Enter. n Die Funktion WENN: Mit der Funktion WENN können Sie Werte und Formeln prüfen. Die Syntax der Funktion WENN lautet: =WENN(Prüfung;Dann_Wert;Sonst Wert) Das Argument Prüfung ist ein beliebiger Wert oder Ausdruck, der entweder zutrifft (WAHR) oder nicht (FALSCH). Im Falle einer 15

18 Excel 2002 Special Schnellkurs - Kapitel 2: Formeln und Funktionen en detail zutreffenden Prüfung wird die Aktion Dann_Wert durchgeführt. Im anderen Falle wird die Aktion SonstWert ausgeführt. Praxisbeispiel zur Funktion WENN Als kleine Übungsaufgabe sollen im nächsten Beispiel zwei Spalten miteinander verglichen werden. Schauen Sie sich dazu die Abb. 9 an. Im nächsten Beispiel werden Sie diese beiden Funktionen SUMME und WENN kombinieren. Als Vorbereitung schauen Sie sich einmal die folgende Abb. 11 an. Abb. 11: Welche Summe soll angegeben werden? Abb. 9: Die Ausgangssituation Ermitteln Sie jetzt in Spalte C die jeweils größere Zahl. Setzen Sie dazu die Funktion WENN ein. Dabei verfahren Sie wie folgt: step by step 1 Setzen Sie den Mauszeiger auf Zelle C2 und erfassen Sie die Funktion =WENN(A2>=B2;"Zahl1 ist größer!";"zahl2 ist größer!") In Zelle A13 geben Sie die Zahl 1 ein, wenn Sie die Summe von A2:A9 in Zelle B13 ausgeben möchten. Im anderen Fall soll die Summe aus dem Bereich B2:B9 in Zelle B13 ausgegeben werden. Um diese Aufgabe zu bewältigen, verfahren Sie wie folgt: step by step 1 Setzen Sie den Mauszeiger in Zelle B13. 2 Erfassen Sie diese Funktionen (s. Abb. 12). =WENN(A13=1;SUMME(A2:A9);SUMME(B2:B9)) 2 Bestätigen Sie mit Enter. 3 Ziehen Sie das Ausfüllkästchen bis zur Zelle C10 und drücken dann die Taste Enter. Damit kopieren Sie die Funktion nach unten. Abb. 12: Kombination mehrerer Funktionen Abb. 10: Das Ergebnis in Spalte C Hinweis Wenn Sie einen Textwert in einer Zelle abfragen, muss der Textwert in doppelten Anführungszeichen stehen. Zahlenwerte dagegen können Sie 16

19 Schnellkurs - Kapitel 2: Formeln und Funktionen en detail Excel 2002 Special direkt (siehe letztes Beispiel), ohne Anführungszeichen abfragen. n Die Funktionen UND: Immer wieder eingesetzt werden auch die beiden Funktionen UND bzw. ODER. Bei der Funktion UND müssen alle Bedingungen erfüllt sein; ihre Syntax lautet: =UND(Wahrheitswert1;Wahrheitsw ert2;.) Die Argumente Wahrheitswert1; Wahrheitswert2;.. werden einzeln überprüft. Sie können entweder WAHR oder FALSCH sein. Die Funktion ODER: Sie hat dieselbe Syntax wie die Funktion UND. Es muss aber nur eines der angegebenen Kriterien erfüllt sein. Praxisbeispiel zur Funktion ODER Um diese beiden Funktionen zu üben, werden Sie mit Hilfe der nächsten beiden Aufgaben diese Rechenoperationen einsetzen. In der ersten Aufgabe prüfen Sie die Eingabe in einer Zelle. Wird in die Zelle A1 entweder der Buchstabe X oder Y eingegeben, dann soll in Zelle B1 der Text Gültiger Wert eingetragen werden. Im anderen Fall soll in Zelle B1 der Text Ungültiger Wert hinein geschrieben werden. Die Lösung dieser Aufgabe liegt in der Kombination der Funktionen WENN und ODER. Die Funktion lautet wie folgt: =WENN(ODER(A1="X";A1="Y"); "Gültiger Wert";"Ungültiger Wert") Die korrekte Umsetzung können Sie Abb. 13 entnehmen. Abb. 13: Eingaben kontrollieren Praxis-Tipp Möchten Sie in einer Zelle einen Kommentar hinterlegen, um beispielsweise dem Anwender mitzuteilen, welche Eingaben in Zelle A1 erlaubt sind, dann markieren Sie zunächst die Zelle A1. Danach wählen Sie aus dem Menü Einfügen den Befehl Kommentar oder drücken die Tastenkombination Umschalt + F2. Danach stellt Excel Ihnen ein Kommentarfenster zur Verfügung, in welches Sie Ihre Notiz eingeben. Zellen, die einen Kommentar enthalten, haben in der rechten oberen Ecke der Zelle einen roten Indikator. n Praxisbeispiel zur Funktion UND Im nächsten Beispiel setzen Sie die Funktion UND ein, um die beiden Zellen A5 und A6 zu überprüfen. Dabei soll der Text Beide Eingaben richtig in Zelle B5 erscheinen, wenn in Zelle A5 der Buchstabe X und in Zelle A6 die Zahl 1 steht. Im anderen Fall soll der Text Falsche Eingabe in Zelle B5 ausgegeben werden. Die dazu notwendige Formel heißt: =WENN(UND(A5="X";A6=1);"Beide Eingaben richtig";"falsche Eingabe") Das Ergebnis sehen Sie in Abb. 14 sehen. Abb. 14: Beide Eingaben müssen stimmen Die Funktion SVERWEIS: Mit der Funktion SVERWEIS können Sie einen Wert über einen Suchbegriff aus einem Datenbereich ermitteln und ausgeben. Die genaue Funktionsweise erklärt sich am besten aus der Syntax heraus; sie lautet: =SVERWEIS(Suchkriterium;Matrix ;Spaltenindex;Bereich_Verweis) 17

20 Excel 2002 Special Schnellkurs - Kapitel 2: Formeln und Funktionen en detail Praxisbeispiel zur Funktion SVERWEIS Das Argument Suchkriterium ist der Wert, der in der ersten Matrixspalte gefunden werden soll. Suchkriterium kann ein Wert, ein Bezug oder eine Textzeichenfolge sein. Das Argument Matrix ist die Tabelle mit Informationen, in der die Daten gesucht werden. Das Argument Spaltenindex ist die Spaltennummer in Matrix, aus der der entsprechende Wert zurückgegeben werden muss. Ein Spaltenindex von 1 gibt den Wert der ersten Spalte in Matrix zurück; ein Spaltenindex von 2 gibt den Wert der zweiten Spalte von Matrix zurück. Das letzte Argument ist Bereich_Verweis. Wenn dieses Argument WAHR ist, müssen die Werte in der ersten Spalte von Matrix in aufsteigender Reihenfolge angeordnet werden. Wenn Bereich_Verweis den Wert FALSCH aufweist, muss die Tabelle nicht sortiert vorliegen. Um diese sehr wertvolle Funktion zu üben, sehen Sie sich die Abb. 15 an. Zelle B2 C2 D2 E2 Formel =SVERWEIS($A$2;$A$4:$E$13 ;2;FALSCH) =SVERWEIS($A$2;$A$4:$E$13 ;3;FALSCH) =SVERWEIS($A$2;$A$4:$E$13 ;4;FALSCH) =SVERWEIS($A$2;$A$4:$E$13 ;5;FALSCH) Tab. 3: Die Funktion SVERWEIS im Praxiseinsatz. Sehen Sie sich das Ergebnis dieser Übung in der Abb. 16 an. Abb. 16: Eine Eingabe liefert alle Informationen. Die Zelle A2 ist nun zu editieren. Geben Sie in diese Zelle eine beliebige Artikelnummer aus Ihrer Warenliste ein. Alle dazugehörigen Informationen werden in den Zellen B2:E2 automatisch eingetragen. Abb. 15: Die Ausgangssituation Stellen Sie sich vor, diese Liste hätte mehrere Seiten. Sie sind nun auf der Suche nach einem ganz bestimmten Artikel, von dem Sie lediglich die Artikelnummer haben. Diese Artikelnummer geben Sie in Zelle A2 ein. Alle anderen Informationen sollen dann in der Liste gesucht und automatisch in die Zellen B2:E2 eingetragen werden. Um diese Aufgabe zu lösen, setzen Sie die Funktion SVERWEIS ein. Tragen Sie dazu folgende Funktionen, wie sie in Tab. 3 angezeigt werden, in Ihrem Arbeitsblatt ein. Die Funktion WVERWEIS: Die Funktion WVERWEIS ähnelt der soeben beschriebenen Funktion. Auch hier erklärt sich die Funktion am besten aus der Syntax und einem nachfolgenden Praxisbeispiel. Die Syntax der Funktion WVERWEIS lautet: =WVERWEIS(Suchkriterium;Matrix ;Zeilenindex;Bereich_Verweis) Das Argument Suchkriterium ist der Wert, der in der ersten Zeile der Tabelle gefunden werden soll. Suchkriterium kann ein Wert, ein Bezug oder eine Textzeichenfolge sein. Das Argument Matrix ist eine Tabelle mit Informationen, in denen Daten nachgeschlagen 18

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