Mitgliederverwaltung mit Webling

Transkript

1 Mitgliederverwaltung mit Webling Adressmutationen Öffentliches Personal Schweiz Inhalt 1 Einleitung 2 Login, Abmelden, Passwort ändern 3 Übersicht Bedienelemente 4 Mitglied erfassen 5 Mitglied bearbeiten 6 Mitglied löschen 7 Passwort erstellen / neu setzen 8 Serienbrief 9 s versenden

2 1 Einleitung Diese Anleitung gibt einen Einblick in die wichtigsten Arbeitsprozesse. Es ist ein Naschlagewerk für die Verwalter der Mitgliederverbände von Öffentliches Personal Schweiz (ZV) sein. Die detailliertere Dokumentation ist im Internet unter folgender Adresse zu finden: Bei Fragen zur Anwendung ist der Webling Support für Sie erreichbar unter: Alle Fragen bezüglich dem Verband oder Zugriffsrechten müssen an das Sekretariat von Öffentliches Personal Schweiz (ZV) (im Folgenden: ZV-Sekretariat) gerichtet werden: Stéphanie Omlin, Tel Sandra Wittich, Tel Für die Anleitung dient der Personalverband der Stadt St.Gallen als Beispiel. 2 Login, Abmelden, Passwort ändern Die Mitgliederverwaltung kann mit jedem internetfähigen Computer mit aktuellem Browser verwendet werden. Es ist keine Installation notwendig. Öffnen Sie folgende Internetadresse: Falls Sie noch keine Zugangsdaten erhalten haben, kontaktieren Sie bitte das ZV-Sekretariat. Ansonsten Sie sich mit Ihrer Adresse und Ihrem Passwort einloggen. Um ein neues Passwort zu setzen, klicken Sie in der Anmeldemaske auf den Link vergessen. Wenn Sie bereits eingeloggt sind und das Passwort ändern möchten, gehen Sie bitte wie folgt vor: 1. Klicken Sie oben rechts im blauen Balken auf: 2. Klicken Sie auf Passwort ändern und nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor. Wenn Sie an keinem privaten Rechner arbeiten, melden Sie sich nach getaner Arbeit über das gleiche Menü ab. Falls Sie einem öffentlich zugänglichen Gerät arbeiten, ist dieser Arbeitsschritt aus Datenschutzgründen zwingend notwendig.

3 3 Übersicht Bedienelemente Nach dem Einloggen landen Sie auf der Startseite, wo Sie diverse Informationen vorfinden. Mit einem Klick auf Mitglieder im Hauptmenü, gelangen Sie zur Adressverwaltung. Sobald Sie im Seitenmenü auf einen Bereich klicken, erscheint der entsprechende Inhalt im Arbeitsbereich. Das Seitenmenü beinhaltet folgende Bereiche: 1 Organigramm o Das Organigramm zeigt eine hierarchische Darstellung aller Gruppen und Untergruppen. Bei den meisten Sektionen ist dieser Hierarchie aber sehr flach bzw. bedeutungslos. 2 Suchen o Über diese Suche können Sie Mitglieder nach einzelnen Kriterien und Spalten durchsuchen und auflisten. Falls Sie eine Schnellsuche über alle Datenfelder machen möchten, können Sie das auch über die Multisuche rechts oben im Hauptmenü. 3 Intelligente Gruppen o Intelligente Gruppen sind das Resultat einer gespeicherten Suche. Jedes Mal, wenn Sie eine intelligente Gruppe öffnen, wird im Hintergrund eine Suche nach bestimmten Kriterien ausgeführt und das Ergebnis als Liste angezeigt. Sie können jederzeit eigene intelligente Gruppen erstellen. Falls Sie einen Versand nach bestimmten Kriterien regelmässig machen, ist diese Funktion empfehlenswert, um jederzeit auf aktuelle Daten zuzugreifen und die Suche nicht jedes Mal neu definieren zu müssen. Weitere Informationen dazu finden Sie unter:

4 4 Alle Mitglieder o Das ist eine intelligente Gruppe, welche in der Standardkonfiguration bereits vorhanden ist. Sie listet sämtliche Mitglieder auf, auf welche der jeweilige Benutzer Zugriff hat. 5 Hauptgruppe (Mitgliederverband) o Die oberste Mitgliedergruppe ist die wichtigste Gruppe. Darin befinden sich normalerweise sämtliche Mitglieder Ihres Verbandes. Ist Ihr Verband in Untersektionen aufgeteilt, können diese hier erstellt werden. 6 Untergruppen o Falls es in einem Mitgliederverband weitere spezielle Unterteilungen gibt, welche nicht mit den vorhandenen Datenfelder abgedeckt werden können, gibt es hier weitere Untergruppen, mit welche die Mitglieder zusätzlich organisiert werden können. 7 Mitglieder Importieren o Falls neue Mitglieder als Excel Datei vorhanden sind, können diese automatisch mit ein paar wenige Klicks importiert werden. Imports werden normalerweise vom ZV gemacht. Bei Bedarf bitte mit dem Sekretariat Kontakt aufnehmen. 8 Letzte Änderungen o Unter diesem Menüpunkt werden alle Änderungen chronologisch protokolliert angezeigt.

5 4 Mitglied erfassen 1. Mitgliederverwaltung in Webling öffnen 2. Gewünschte Gruppe links im Seitenmenü auswählen 3. Oberhalb der Mitgliederliste auf Erfassen > Neues Mitglied klicken 5 Mitglied bearbeiten Es gibt in Webling zwei Möglichkeiten, Mitglieder zu bearbeiten: Variante 1 1. Mitglied öffnen über die Multisuche rechts oben: 2. Im geöffneten Mitglied am oberen Rand auf Bearbeiten. 3. Änderungen vornehmen und am unteren Rand auf Speichern. Variante 2 1. Mitgliedergruppe des Mitglieds über das Seitenmenü öffnen. 2. Doppelklick auf das Datenfeld, welches geändert werden soll. 3. Speichern mit einem Klick auf den grünen Haken oder abbrechen mit dem Kreuz:

6 6 Mitglied löschen Tragen Sie das Austrittsdatum im entsprechenden Datenfeld ein. Sobald das Datum vorüber ist, kann das Mitglied gelöscht werden.

7 7 Passwort erstellen / neu setzen Falls Sie als Benutzer bereits registriert wurden, Sie aber noch kein Passwort gesetzt haben oder Sie Ihr Passwort vergessen haben, gehen Sie bitte wie folgt vor: 1. In der Login Maske neben dem Passwortfeld auf vergessen? klicken. 2. Tragen Sie ihre Adresse ein und klicken Sie auf den Knopf Link zusenden. 3. Prüfen Sie ihre Konto auf neue s und befolgen Sie die Anweisungen im um sich ein neues Passwort zu setzen. 8 Serienbrief Die Serienbrieffunktion in Webling kann auf sämtliche Datenfelder von einem Mitglied zugreifen. Es gibt interne Webling Vorlagen, die Sie selber gestalten, speichern und verwalten können. Eigene Word-Vorlagen werden ebenfalls unterstützt und können hochgeladen werden. Bitte beachten Sie, dass die Serienbrieffunktion komplett neu entwickelt wird. Die neue Version steht voraussichtlich ab Mitte 2015 zur Verfügung. Die aktuelle Funktion ist grafisch etwas eingeschränkt, was mit dem Update behoben wird. 8.1 Serienbriefe erstellen Wählen Sie die gewünschten Mitglieder aus und klicken Sie anschliessend auf Drucken > Serienbrief drucken oberhalb der Liste. Es öffnet sich ein Assistent, welcher Sie durch die weiteren Schritte führen wird. Falls Sie eine eigene Word-Vorlage verwenden wollen, so kann diese hochgeladen und verwendet werden. Klicken Sie dazu im Dialog auf den Reiter Wordvorlage hochladen. Allerdings muss die Datei als DOCX-Datei zur Verfügung stehen. Darin müssen die Serienbrieffelder wie in unserer Vorlage mit Doppeltags (<<Serienfeld>>) eingefügt werden. Danach einfach noch die Serienbrieffelder den entsprechenden Datenfeldern zuweisen und den Serienbrief erstellen lassen.

8 9 s versenden Falls Sie bei Ihren Mitgliedern auch die Adressen erfasst haben, können Sie wie beim Serienbrief, personalisierte s versenden. Wenn Sie regelmässig an die gleichen Personen s verschicken möchten, können Sie diese Personen in intelligenten Gruppen zusammenfassen. Weitere Informationen zu intelligenten Gruppen finden Sie unter: Oberhalb jeder Adressliste in Webling, können Sie über den Knopf Versenden > senden, den folgenden Dialog öffnen: