Panathlon - Administratoren Handbuch Mitgliederverwaltung

Transkript

1 Mitgliederverwaltung Mitgliederverwaltung Seite 1 / 13

2 Inhaltsverzeichnis Mitgliederverwaltung...3 Allgemeines... 3 Voraussetzung... 3 Auswahllisten... 3 Übersicht... 4 Mitglieder <Organisation>... 5 en... 5 Neumitglied erfassen... 6 en... 6 Zwingende Daten... 6 Gesetzte Defaultwerte... 6 Mitglied... 7 en... 7 Mitgliederdaten bearbeiten... 8 en... 8 Block 1: Daten zur Mitgliedschaft... 9 Block 2: Adressdaten Block 3: Interne Daten Block 4: Persönliche Zugangsdaten Block 5: Chargen-History Mitglieder-History definieren en Mitglieder-History Daten Mitgliederverwaltung Seite 2 / 13

3 Mitgliederverwaltung Allgemeines Voraussetzung Sie müssen auf der Distrikt/Club Webseite angemeldet sein und Admin-Rechte besitzen. Die Mitgliederverwaltung befindet sich integriert auf der Webseite unter: Distrikt Club - Über uns o Panathlon Clubs Organisation <Club> Mitglieder <Club> - Über uns o Mitglieder Auswahllisten Einige Daten sind nur durch Auswahllisten selektierbar. Damit wird erreicht, dass: - Gleiches auch gleich Benannt wird - Das Vorgaben von PI einheitlich abgebildet werden. Die Auswahllisten sind nicht statisch und können auf Wunsch durch den Distrikt-Administrator erweitert werden. Mitgliederverwaltung Seite 3 / 13

4 Übersicht Mitgliederverwaltung Seite 4 / 13

5 Mitglieder <Organisation> Auf dieser Seite werden alle Mitglieder gelistet, Aktive und Ehemalige. : : : : en Mitglieder zeile Adressdaten Alle Daten History Neumitglied erfassen zurück Öffnet die Seite des betreffenden Mitglieds. Erstellt ein Excel mit den Adressdaten aller aktiver Mitglieder. Erstellt ein Excel mit allen Daten zu allen Mitgliedern. Erstellt ein Excel mit der Mitglieder History Matrix. Öffnet eine leere Seite "Mitglied" für die Datenerfassung. Schliesst die Seite und öffnet die aufrufende Seite wieder. Mitgliederverwaltung Seite 5 / 13

6 Neumitglied erfassen Die Daten des Mitglieds kann in folgende Blöcke unterteilt werden: Daten zur Mitgliedschaft (öffentlich) Adressdaten (öffentlich oder intern) Interne Daten Persönliche Zugangsdaten Chargen-History (öffentlich) Weitere Details werden unter "Mitgliederdaten bearbeiten" beschrieben. en Die en sind unter "Mitgliederdaten bearbeiten" beschrieben. Zwingende Daten Um ein Neumitglied erfassen zu können, müssen folgende Daten zwingend durch den Administrator erfasst werden: Feld Nachname Familienname Vorname Nur einen Vornamen eintragen Username Der Username muss eindeutig sein. Besteht bereits ein Benutzer mit dem eingegebenen Username, wird das Eingabefeld rot dargestellt. Passwort Wählen Sie das Passwort nicht zu einfach. Benutzen Sie Gross und Kleinbuchstaben, so wie Zahlen und Sonderzeichen. Wird eine dieser Daten nicht eingegeben, ist ein speichern nicht möglich. Als Hilfestellung werden die betroffenen Eingabefelder rot dargestellt, wenn sie nicht abgefüllt wurden. Gesetzte Defaultwerte Die Daten mit Auswahllisten sind mit folgenden Defaultwerten belegt: Feld / Auswahlliste Anrede Sprache Mitglied von Sportkategorie Art der Mitgliedschaft Sichtbar für Newsletter Admin-Stufe / Default Herr Deutsch Panathlon Club des entsprechenden Clubs 01 Flugwesen (die erste Sportkategorie) Kandidat Geschäft und Privat: beide Distrikt Adresse Privat leer Die weiteren Felder werden unter "Mitgliederdaten bearbeiten" beschrieben. Mitgliederverwaltung Seite 6 / 13

7 Mitglied en Bearbeiten zurück Öffnet die Seite des betreffenden Mitglieds zur Bearbeitung. Schliesst die Seite und öffnet die aufrufende Seite wieder. Mitgliederverwaltung Seite 7 / 13

8 Mitgliederdaten bearbeiten Die Daten des Mitglieds kann in folgende Blöcke unterteilt werden: 1. Daten zur Mitgliedschaft (öffentlich) 2. Adressdaten (öffentlich oder intern) 3. Interne Daten 4. Persönliche Zugangsdaten 5. Chargen-History (öffentlich) en Durchsuchen (Photo) Speichern Zurück History neu Ermöglicht das Hochladen einer Bilddatei. Speichert die aktuellen Daten der Seite. Schliesst die Seite und öffnet die aufrufende Seite wieder. Charge bearbeiten Charge löschen Neuen History Eintrag erstellen. Mitgliederverwaltung Seite 8 / 13

9 Block 1: Daten zur Mitgliedschaft Im ersten Bereich sind Daten, die alle Besucher der Seite sehen können. Feld Anrede Titel Nachname Vorname Weitere Vornamen Sprache Mitglied von Eintritt Sportkategorie Art der Mitgliedschaft en in Sportorganisationen Gründungsmitglied Bilddatei Durchsuchen (Photo) Wird für die Bestimmung des Geschlechtes benötigt. Offizielle Titel eines Mitgliedes (Dr. jur. / Prof. / ) Familienname Nur einen Vornamen eintragen Weitere Vornamen, wenn vorhanden Sprache des Mitglieds Mitglied des Panathlon Club xyz Im ersten Feld soll die Jahreszahl eingetragen werden. Im zweiten Feld das Datum, wenn bekannt. Auswahlliste nach den Vorgaben des PI. Werden weitere Sportkategorien unter den Kat typische nationale Sportarten - 91 andere Sportarten benötigt, können diese durch den Internetadministrator erfasst werden. Eine Grundauswahl steht als Auswahlliste zur Verfügung. Werden weitere benötigt, können diese durch den Internetadministrator erfasst werden. Es besteht die Möglichkeit, die en in Sportorganisationen eines Mitglieds als Text zu erfassen. Ja oder Nein Es besteht die Möglichkeit ein Passbild des Mitglieds auf die Seite hoch zu laden. Das Bild wird auf der Seite des Mitglieds und wenn er im Vorstand einsitzt, auf der Seite des Vorstandes angezeigt. Ermöglicht das Hochladen einer Bilddatei. Mitgliederverwaltung Seite 9 / 13

10 Block 2: Adressdaten Es stehen Adressdaten für Privat und Geschäft zur Verfügung. Die Adressdaten sind so aufgebaut, dass diese via Excel-Export in das Officeprodukt Outlook importiert werden können: Feld Sichtbar für Geschäft und Privat, weitere Informationen siehe unten. Firma / Abteilung Nur für die Geschäftsadresse vorhanden Strasse Geschäft und Privat Postfach Geschäft und Privat PLZ / Ort Geschäft und Privat Land Geschäft und Privat Telefon / Fax / Mobile Geschäft und Privat Geschäft und Privat Aus Gründen des Datenschutzes muss jedes Mitglied selber bestimmen, wem seine Adressdaten angezeigt werden soll: Feld Sichtbar für Öffentlichkeit Die Adressdaten werden allen Besuchern der persönlichen Seite angezeigt. Distrikt Alle angemeldeten Panathlon Mitglieder sehen die Adressdaten. Dies ist die Default-Einstellung. Club Nur die angemeldeten Panathlon Mitglieder des eigenen Clubs sehen die Adressdaten. Administration Nur der Distrikt- und der Club-Administrator sehen die Adressdaten für administrative Tätigkeiten. z.b. für einen Newsletter- oder Briefversand. Mitgliederverwaltung Seite 10 / 13

11 Block 3: Interne Daten Daten sind nur für angemeldete Panathlon Mitglieder ersichtlich. Feld en Spitzname Name des Partners Geburtsdatum Newsletter Austritt Austrittsgrund Textfeld zur freien Verfügung des Clubs. Spitzname oder Kurzform des Vornamens Vollständiger Name des Partners Geburtsdatum des Mitglieds Hier kann das Mitglied bestimmen, an welche Adresse er den Newsletter zugestellt haben möchte. Via Post oder an die Privat- oder Geschäfts-Adresse. Im ersten Feld soll die Jahreszahl eingetragen werden. Im zweiten Feld das Datum, wenn bekannt. Die Auswahlliste basiert auf den Austrittsgründen von PI. Block 4: Persönliche Zugangsdaten Die persönlichen Zugangsdaten stehen nur dem jeweiligen Mitglied und den Administratoren zur Verfügung. Feld Username Passwort Admin-Stufe Speichern Zurück Kann nur durch das Mitglied oder den Admin verändert werden. Der Username muss Eindeutig sein. Kann nur durch das Mitglied oder den Admin verändert werden. Kann nur durch den Admin vergeben werden. Der Club-Admin kann keine Distrikt-Admin Rechte vergeben. Speichert die aktuellen Daten der Seite. Schliesst die Seite und öffnet die aufrufende Seite wieder. Mitgliederverwaltung Seite 11 / 13

12 Block 5: Chargen-History Feld / Kolonne Jahre Status (S) Organisation Charge Rolle History neu Jahr in dem die Amtszeit begann - Jahr in dem die Amtszeit endete A = aktuelle Amtszeit H = vergangene Amtszeit Organisation in dem das Mitglied das Amt innehat/hatte. Charge Rolle die das Mitglied innerhalb der Charge innehat/hatte. Charge bearbeiten Charge löschen Neuen History Eintrag erstellen. Mitgliederverwaltung Seite 12 / 13

13 Mitglieder-History definieren Zu jedem Mitglied können die en, die er während seiner Mitgliedschaft innehat/hatte abgebildet werden: en Speichern Zurück Speichert die aktuellen Daten der Seite. Schliesst die Seite und öffnet die aufrufende Seite wieder. Mitglieder-History Daten Feld Von Jahr Bis Jahr Von Datum Bis Datum Status Organisation Charge Rolle Jahr in dem die Amtszeit begann Jahr in dem die Amtszeit endete Datum der Amtsübernahme, wenn bekannt Datum an dem die Amtszeit endete, wenn bekannt Mitglieder mit aktiver Rolle im Vorstand, werden auf der Vorstandsseite aufgeführt. Weitere Mitglieder mit aktiven Chargen, werden auf der Seite Organe abgebildet. Werte Bedeutung History Amtszeit abgelaufen, wird noch für die Club History benötigt Aktiv Aktuelle Amtszeit, wird für die Vorstands/Chargen Webseite benötigt. Organisation in dem das Mitglied das Amt inne hat/hatte. Vorstand, Rechnungsrevision, Fairplay Kommission, Eine Grundauswahl steht als Auswahlliste zur Verfügung. Werden weitere benötigt, können diese durch den Internetadministrator erfasst werden. Rolle die das Mitglied innerhalb der Charge inne hat/hatte. Eine Grundauswahl steht als Auswahlliste zur Verfügung. Werden weitere benötigt, können diese durch den Internetadministrator erfasst werden. Mitgliederverwaltung Seite 13 / 13