Chancen und Risiken bei der Einführung von Informationsmanagement-Plattformen

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1 Chancen und Risiken bei der Einführung von Informationsmanagement-Plattformen Dos und Don ts bei der Einführung von Enterprise 2.0 & bei der Projektorganisation

2 Inhalt 1. Ausgangslage 2. Aufgaben und Vorgehen bei der Einführung 3. Erfolgs- und Risikofaktoren 4. Resümee 03. November 2010 Enterprise 2.0 Projekte - Dos & Don'ts Seite 2

3 1. Einführung von Enterprise 2.0 Vorgehensmodell 1 Zielsetzung 4 2 Voraussetzungen Kommunikation 3 Architektur, Konzeption und Umsetzung 03. November 2010 Enterprise 2.0 Projekte - Dos & Don'ts Seite 3

4 1. Ausgangslage bei Enterprise 2.0 Projekten Neue Technologien Einführung neuer Werkzeuge mit hoher Verzahnung Neue Informationsströme Wikis, Blogs, RSS-Feeds etc. Neue Arbeitsweisen User Generated Content, Dokumenten-Management etc. Neue Unternehmenskultur Z.B. direkter Austausch über Abteilungsgrenzen, Funktionen und Hierarchien hinweg; Informationen können zeitnah und breit verteilt werden; ggf. Abbau von klassischen Kontrollinstanzen Heterogene Zielgruppe Digital Natives vs. Digital Immigrants 03. November 2010 Enterprise 2.0 Projekte - Dos & Don'ts Seite 4

5 Inhalt 1. Ausgangslage 2. Aufgaben und Vorgehen bei der Einführung 3. Erfolgs- und Risikofaktoren 4. Resümee 03. November 2010 Enterprise 2.0 Projekte - Dos & Don'ts Seite 5

6 2. Bausteine / Aufgabenblöcke Kommunikation Community Management Marketing Informationsarchitektur Layout/Design Navigation Schulung Taxonomie/ Folksonomie Life-Cycle- Management Datenschutz Betriebsrat Rechte/Rollen Dokumentation Testing Schnittstellen Entwicklung Deployment Betrieb 03. November 2010 Enterprise 2.0 Projekte - Dos & Don'ts Seite 6

7 2. Schrittweise Einführung von Enterprise Vision, Grobkonzept, erste Annahmen 2 Pilot 3 Aufbau Technische Informationsarchitektur 4 Use-Cases Feinkonzeption und Umsetzung 5 Einführung und Community-Management 03. November 2010 Enterprise 2.0 Projekte - Dos & Don'ts Seite 7

8 2. Pilot Pro und Contra Contra - Zeitbedarf - Zeitbedarf - Zeitbedarf - Datenmigration - Inkompatibilitäten zur späteren Produktivumgebung (Prozesse, Technologien, Versionen) Pro - Projekt-Team kann - Technologie selbst kennenlernen - Konzepte/Design erproben, Prototyping durchführen - Usability-Tests durchführen - Komplexität/Performanz besser einschätzen - Frühe Einbindung von Benutzern - VIP-Effekt/Mund-zu-Mund- Propaganda - Grundlage für technische IA 03. November 2010 Enterprise 2.0 Projekte - Dos & Don'ts Seite 8

9 2. Agile Entwicklung am Beispiel Scrum 24h Product Backlog Sprint Backlog Tage Sprint Software Lauffähig Inkrementell verbessert Product Owner Entwickler-Team Scrum Master Agile Entwicklung Feste Regeln Geordnetes Vorgehen Definierte Rollen Klare Verantwortlichkeiten 03. November 2010 Enterprise 2.0 Projekte - Dos & Don'ts Seite 9

10 Inhalt 1. Ausgangslage 2. Aufgaben und Vorgehen bei der Einführung 3. Erfolgs- und Risikofaktoren 4. Resümee 03. November 2010 Enterprise 2.0 Projekte - Dos & Don'ts Seite 10

11 3. Erfolgsfaktoren User-Generated Benutzer müssen Mehrwert erkennen Projekt-Team aus Fachabteilung und IT Aktive Unterstützung durch Führungskräfte Ausreichende Ressourcen für Konzeption und Aufbau Einführung und Training Einführung startet mit eingeschränktem Benutzerkreis, aber Querschnitt über Abteilungs- und Funktionsgrenzen Einführung von Werkzeugen bei Bedarf: Use-Cases identifizieren Kritische Masse: Einführung erfordert Zeit und aktives Community-Management Zeitgerechte Einbindung von Betriebsrat, Datenschutzbeauftragten etc. 03. November 2010 Enterprise 2.0 Projekte - Dos & Don'ts Seite 11

12 3. Risikofaktoren Benutzer werden nicht richtig abgeholt Ziele nicht klar definiert und kommuniziert Bestandsprozesse/-werkzeuge werden nicht berücksichtigt Community Management, Support und Administration wird unterschätzt Governance-Vorgaben fehlen Feature-itis: Benutzer wird vom Angebot überfordert Zu viel zu schnell: Infrastruktur und Team wird überfordert Die Geister, die ich rief (a.k.a Success-Accident) 03. November 2010 Enterprise 2.0 Projekte - Dos & Don'ts Seite 12

13 3. Untiefen von SharePoint MySite Layout/Design Rechte/Rollen AD-Integration Mögliche Funktionseinbußen bei externem Hosting Alles geht, aber nicht alles ist erlaubt Lösungen sollten reversibel sein 03. November 2010 Enterprise 2.0 Projekte - Dos & Don'ts Seite 13

14 Inhalt 1. Ausgangslage 2. Aufgaben und Vorgehen bei der Einführung 3. Erfolgs- und Risikofaktoren 4. Resümee 03. November 2010 Enterprise 2.0 Projekte - Dos & Don'ts Seite 14

15 4. Resümee Was sollte man beachten? Frühzeitige Einbindung der (einiger) Benutzer Unterstützung durch Führungskräfte Flexibles/agiles Vorgehensmodell Realistische Einschätzung des Zeit- und Personalbedarfs Heterogenes Projekt-Team (fachliche und technische Skills) Andere interne Aktivitäten (Bestandssysteme, Initiativen etc.) Kontinuierlicher Abgleich von Konzepten und technischer Plattform Harte Vorgaben: Betriebsrat, Datenschutz, Rechtsprechung 03. November 2010 Enterprise 2.0 Projekte - Dos & Don'ts Seite 15

16 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit. direkt gruppe Hauptsitz Geschäftsstelle West Griegstraße 75 Am Holzmarkt Hamburg Köln Fon: Fax: Mail: November 2010 Enterprise 2.0 Projekte - Dos & Don'ts Seite 16

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