Lessons Learned in der Schaeffler Gruppe

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1 Lessons Learned in der Schaeffler Gruppe Einführung eines wissensbasierten Ansatzes zur systematischen Erfassung und Nutzung von Erfahrungswissen in der Schaeffler Gruppe Kurt-J. Willi Christiane Tietz

2 Agenda Kurzvorstellung Schaeffler Gruppe LL-Regelkreise und Rollen LL-Methoden und Durchführung LL-Ergebnisse und Umsetzungen Eigene Erfahrungen und Ausblick Folie 2

3 Agenda Kurzvorstellung Schaeffler Gruppe LL-Learned Regelkreise und Rollen LL-Methoden und Durchführung LL-Ergebnisse und Umsetzungen Eigene Erfahrungen und Ausblick Folie 3

4 Kurzvorstellung Schaeffler Gruppe Mitarbeiter, Umsatz, Produktionsstandorte Mitarbeiter Umsatz (Geschäftsjahr 2010) 180 Standorte weltweit: rund weltweit: rund 9,5 Mrd. Euro in mehr als 50 Ländern LuK INA FAG Werke Vertrieb Folie 4

5 Kurzvorstellung Schaeffler Gruppe Umsatzverteilung Gruppenumsatz 2010: rund 9,5 Mrd. Euro 60 % Automotive 40 % Industrie, Luft- und Raumfahrt zum Beispiel Kunden aus über 60 Branchen, z. B. Hersteller von: Großgetrieben Radsatzlager Werkzeug-, Textil- und Druckmaschinen etc. Stahl, Papier, Kraftwerke Elektrowerkzeuge Zweitaktmotoren Handelspartner Boeing Airbus SNECMA Pratt & Whitney RollsRoyce General Electric NASA/EADS Folie 5

6 Kurzvorstellung Schaeffler Gruppe Wissensmanagement in der Organisation Geschäftsführung Technische Produktentwicklung Mechatronik Schaeffler Gruppe Zentrale Entwicklung Gewerblicher Rechschutz Zentrales Projektmanagement Entwicklungswerkzeuge Zentrale Technik Wertanalyse Entwicklungsprozesse MOVE Innovations- und Wissensmanagement Folie 6

7 Kurzvorstellung Schaeffler Gruppe Wissensmanagement-Portfolio Seminare Intranet Networks of Competence Wissensforum Portfolio Lessons Learned Schaeffler Wiki Terminologiemanagement Expert Debriefing Folie 7

8 Agenda Kurzvorstellung Schaeffler Gruppe LL-Regelkreise und Rollen LL-Methoden und Durchführung LL-Ergebnisse und Umsetzungen Eigene Erfahrungen und Ausblick Folie 8

9 Warum wir lernen sollten. Folie 9

10 LL-Regelkreise und Rollen Lernschleifen Teamebene Projekte/Arbeitsabläufe Projekte/Arbeitsabläufe Phase 1 Phase 2 Phase 1 Phase 2 Lessons Learned Organisationsebene Strukturen Geschäftsbereiche Schaeffler gruppenweit Prozesse Standards Methoden Technische Richtlinien Glossare. Project Management Office (PMO) Netzwerke Schaeffler LL-Pool/ Netzwerk Rollen und Verantwortlichkeiten Folie 10

11 LL-Regelkreise und Rollen Funktionen und Aufgaben LL- Methodenowner Verantwortung und Steuerung des LL-Organisation in der Schaeffler Gruppe Wissensmanagement LL- Initiator LL- Coordinator Verantwortung für Lessons Learned-Arbeit im Geschäftsbereich (GB) oder Zentralbereich (ZB) Steuerung der operativen LL-Arbeit im GB oder ZB und Schnittstelle zum Methodenowner GB/ZB-Leiter PMO-Leiter LL - Moderator Durchführung Lessons Learned (Interview, Workshop, Dokumentation) Wissensmanagement LL- Keyworker Teambezogene Organisation der LL-Durchführungen Projektleiter, Arbeitsgruppen-Leiter LL- Worker Aktive Teilnahme an LL-Durchführungen Team-Mitglied LL - User Nutzung des Erfahrungswissens über LL-Pool / Netzwerk Schaeffler Mitarbeiter LL - Stakeholder Integration der gewonnenen Erkenntnisse in Organisationstrukturen, Prozessen, Standards etc. Prozess- und Methodenowner Folie 11

12 Agenda Kurzvorstellung Schaeffler Gruppe LL- Regelkreise und Rollen LL-Methoden und Durchführung LL-Ergebnisse und Umsetzungen Eigene Erfahrungen und Ausblick Folie 12

13 LL-Methoden und Durchführung Übersicht Erfahrungswissen erfassen dokumentieren nutzen Interview mit Projektleiter Workshop Ergebnisse zusammenfassen und verdichten LL-Dokument Freigabe Projektbezogenene Maßnahmen Transfer / Netzwerk Abschlussgespräch mit LL- Auftraggeber und Projektleiter Begleitung, Coaching, Workshops, Dokumentation, Ableitung/Abstraktion (Wissensmanagement) Unterstützung durch IT-Lösung (Wissensmanagement) Folie 13

14 Lessons Learned Workshop Folie 14

15 LL-Methoden und Durchführung Workshop-Storyboard Phase 1/2/3 Kategorien - zum Teil vordefiniert - Reflexion/Erinnerung Was ist gut gelaufen? Best Practise Was ist nicht gut gelaufen Was kann optimiert werden? Lesson Handlungs- bzw. Lösungsvorschläge Folie 15

16 LL-Methoden und Durchführung Workshop-Dokumentation Dokumentation und Wissenstransfer im Network of Competence (Beispiel) Folie 16

17 LL-Methoden und Durchführung Kommunikation über Netzwerke M. Mustermann M. Mustermann M. Mustermann; Tel M. Mustermann; Tel M. Mustermann; Tel M. Mustermann; Tel M. Mustermann; Tel Zielsetzung/Inhalte des NoC und Ansprechpartner (öffentlich) "Moderierte" Kommunikation relevanter Lessons Learned-Inhalte (geschützt) Zugriff auf Lessons Learned-Dokumente (geschützt und öffentlich) Folie 17

18 Agenda Kurzvorstellung Schaeffler Gruppe LL-Regelkreise und Rollen LL-Methoden und Durchführung LL-Ergebnisse und Umsetzungen Eigene Erfahrungen und Ausblick Folie 18

19 LL-Ergebnisse und Umsetzungen Aktivitäten-Roadmap Unternehmensbereiche Durchführung Anfrage Piloten Aufbau LL- Organisationsstruktur Durchführungen Kritische Masse Analyse/Verdichten Umsetzung bereichsbezogen Umsetzung unternehmensbezogen Industrie Bereich A Bereich B Bereich C Automotive Bereich D Bereich E Bereich F Zentralbereiche Bereich G Bereich H Bereich I Bereich J Bereich K Folie 19

20 LL-Ergebnisse und Umsetzungen Schwerpunkte Kategorie Stichwort Anzahl Projektmanagement (PM) Planung 23 Projektmanagement Rollen 14 Prozess Produktentstehungsprozess 13 Projektmanagement Produktentstehungsprozess 5 Projektmanagement Organisation/Struktur 5 aus ca. 100 Lessons aus 18 Lessons Learned-Durchführungen in einem Geschäftsbereich; Stand Mai 2011 Folie 20

21 LL-Ergebnisse und Umsetzungen Beispiele Kategorie Stichwort Problemfelder Was wurde gelernt Bereichsbezogene und übergreifende Maßnahmen PM Planung/ Organisation - Projektstart - Projektstruktur - Zuständigkeiten und Aufgaben - Projektumfang wird unterschätzt - Verbindliche Durchführung von Kick-off Workshops - Planungsworkshop vor Projektstart durchführen - Konflikte aufdecken und Maßnahmen einleiten (z.b. zusätzliches Projekt aufsetzen) - Checkliste erstellen - Schulung zu Projektplanung für Projektleitung anbieten und Templates bereitstellen PM Rolle - Mehrfachbelastung des Projektleiters - Informationsfluss im Team - Vollzeitprojektleiter einsetzen - Kein Projektstart ohne komplettes Projektteam mit allen Teilprojektleitern -Verständnis in allen Fachbereichen für Teil- Projektleitung schaffen Prozess FMEA - Bearbeitung und Aktualisierung der Prozess-FMEA - Ungeplante Kostenaufwände - Risikowahrscheinlichkeitsmatrix im Projektreview zeigen lassen - In Gateway-Checkliste verankern - In Schulung aufnehmen Prozess PPA - PPA-Durchlaufzeit -Teilprojektleiter Controlling einführen Schulung erstellen und im Geschäftsbereich durchführen. Folie 21

22 Eigene Erfahrungen und Ausblick Was haben wir bisher erreicht LL-Durchführung ist in einigen Geschäftsbereichen bereits verpflichtend LL-Durchführung ist Teil des Projektmanagement-Prozesses LL-Template auf mögliche Integration in Multiprojektmanagement-Tool abgestimmt Umsetzung von Maßnahmen (bereichsbezogen) Folie 22

23 Eigene Erfahrungen und Ausblick Die größten Herausforderungen Verdichten und zusammenführen von Erkenntnissen (Ebenen, Kontextbezug, Systematik) Komplexität und Vielschichtigkeit der Lernkreisläufe: Teamebene und Organisationsebene Komplette Dienstleistung aus einer Hand notwendig (Neutralität, Durchsatz, Kontinuität) Hoher Ressourceneinsatz, da kein automatisierter Vorgang (Datenbank) Anpassung an interkulturellen Kontext notwendig Folie 23

24 Vielen Dank für Ihr Interesse! Gemeinsam bewegen wir die Welt Folie 24

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