Herzlich willkommen: #ITTage16 Geschäftsprozesse klar und effizient darstellen. Ihr Trainer: Dr. Serge Schiltz

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1 1 Herzlich willkommen: #ITTage16 Geschäftsprozesse klar und effizient darstellen Ihr Trainer: Dr. Serge Schiltz

2 2 Rahmen des Kurses Ziele: Sie verstehen den Begriff «GRC-Kontext» und erkennen die Bedeutung in verschiedenen Branchen. Sie sind in der Lage, einen Geschäftsprozess zu modellieren, in dem die Anforderungen für eine wirksame Unternehmensführung, das Risikomanagement und die Compliance berücksichtigt werden. Sie modellieren einen einfachen Geschäftsprozess aus dem Banken-Umfeld.

3 3 Bedeutung von «GRC-Kontext» GRC steht für Governance, Risk und Compliance Governance (Deutsch: Unternehmensführung) Festlegung und Umsetzung von Unternehmensrichtlinien, Prozesse für eine ordentliche Geschäftsführung etc. Risk Identifikation von Risiken sowie Festlegung von Massnahmen zur Eindämmung der Risiken Compliance Einhaltung von Normen, Gesetzen, Vorschriften etc.

4 4 Praxisbeispiel: Fremdwährungskauf Ein simpler Geschäftsfall einer Retailbank: Ein Kunde möchte am Schalter einen Geldbetrag in einer Fremdwährung kaufen und hierfür bar mit Franken zahlen. Aufgabe: Modellieren Sie diesen Geschäftsfall als Flussdiagramm in der Sprache BPMN 2.0. Verwenden Sie hierbei korrekt die Nachrichten-Kommunikation zwischen Kunde und Bank, die als zwei unabhängige, miteinander kommunizierende Prozesse in getrennten Pools dargestellt werden.

5 Lösungsvorschlag (einfacher Prozess) 5

6 6 Governance Die Bank muss nachvollziehen können, welche Transaktionen getätigt wurden. Stichwort: Buchhaltung. Der Schalter-MA kann nicht einfach mit dem Taschenrechner den FW-Betrag in CHF umrechnen, CHF in die Kasse legen und FW herausnehmen. Die Transaktion muss ordentlich verbucht werden. Zumindest bei Kunden, die über ein Konto bei der Bank verfügen, will die Bank die Transaktion einer Person zuordnen können, um das Profil ihrer Kunden zu pflegen. Daher sollte die Transaktion in diesem Fall über das Kundenkonto abgewickelt werden. Ausserdem muss für die Buchhaltung ein Kundenbeleg erstellt werden, mit dem der Kunde den Empfang der Fremdwährung bestätigt. Mit dieser Anforderung steigt die Komplexität unseres Geschäftsprozesses einerseits um die Verbuchung und andererseits um die Unterscheidung zwischen Bankkunden und Laufkundschaft.

7 Lösungsvorschlag (Governance) 7

8 8 Identifikation von Risiken In Zusammenhang mit den Geldbeträgen gibt es in diesem Geschäftsprozess diverse Risiken: Risiko 1: Der Schalter-MA verwendet einen falschen Wechselkurs, verrechnet sich oder manipuliert die Umrechnung. Risiko 2: Vom Kunden gegebener CHF-Betrag stimmt nicht und der Schalter-MA merkt es nicht bzw. der Schalter- MA verzählt sich beim FW-Betrag. Risiko 3: Der Kunde gibt CHF-Falschgeld, möglicherweise in betrügerischer Absprache mit dem Schalter-MA. Risiko 4: Der Schalter-MA betrügt die Bank bei den Tresor-Einlagen bzw. -Entnahmen.

9 Risiken im Geschäftsprozess 9

10 10 Risiken mitigieren (Internes Kontrollsystem) Den genannten Risiken kann unterschiedlich begegnet werden, je nachdem über welche Technologie die Bank verfügt. Folgende Massnahmen (Kontrollen) sind erforderlich: Kontrolle 1 (zu Risiko 1): Die Umrechnung der Beträge von CHF in FW müssen vom Banksystem mit der Verbuchung vorgenommen werden. Kontrolle 2 (zu Risiken 2 und 3): CHF und FW müssen gezählt und auf Falschgeld geprüft werden. Um Betrug vorzubeugen, sollte eine Zweitperson oder eine Zählmaschine Geldbeträge und Echtheit des Geldes prüfen. Kontrolle 3 (zu Risiko 4): Manipulationen zwischen der Zweitzählung und der Tresor-Einlage bzw. -Entnahme müssen verunmöglicht werden. Wiederum entweder durch einen zweiten MA oder eine geschützte, direkte Verbindung der Zählmaschine mit dem Tresor.

11 Technische Hilfsmittel am Bank-Schalter 11

12 Umsetzung der Kontrollen zur Risikominderung 12

13 13 Compliance Für unseren Geschäftsprozess sind mehrere Quellen von Vorschriften und Gesetzen massgebend: Standesregeln der Schweizerischen Bankiervereinigung (VSB) Geldwäschereigesetz (GwG) Interne Weisungen der Bank FINMA-Rundschreiben 08/21 Anhang 3 Diese Liste ist bei Weitem nicht abschliessend und dient nur zur Illustration für unser Beispiel.

14 14 Beispiel einer Compliance-Regel Konkrete Vorschriften, die sich für unseren Geschäftsprozess ableiten sind: Gemäss GwG (präzisiert durch VSB) dürfen Geldbeträge über CHF 25'000. nur von identifizierten Personen entgegengenommen werden. Gemäss VSB erfordert die Identifikation einer Person das Vorweisen eines in der Schweiz gültigen Ausweises (Pass, ID, Führerausweise nur CH). Zur Dokumentation ist eine durch die Bank erstellte Ausweiskopie erforderlich. Ausserdem ist die wirtschaftliche Berechtigung am eingezahlten Geldbetrag mittels VSB-Formular «A» zu bestätigen bzw. nachzuweisen. Eine interne Weisung der Bank präzisiert die Umsetzung der Identifizierungs-Anforderung insofern, dass FW-Käufe über CHF 25'000. nur für Bankkunden mit Kontobeziehung (d.h. mit bereits erfolgter Identifizierung) angeboten werden. Diese Vorschriften führen zu einer weiteren Weichenstellung in unserem Geschäftsprozess.

15 Umsetzung Compliance-Thema 15

16 16 Anforderungen an ein Rollenmodell Ein richtiges «Fass» könnten wir aufmachen mit dem FINMA-Rundschreiben 08/21 Anhang 3. Dieses fordert unter anderem ein striktes «Need-to-Know»-Prinzip, auch die «Segregation of Duties» genannt. Jeder Bank-MA darf nur jene Kundendaten sehen, die er für den aktuellen Geschäftsfall benötigt. Wie, bzw. wie strikt diese Anforderung konkret umzusetzen ist, wird zurzeit intensiv diskutiert. Dass der Schalter-MA bei Bestandskunden keine Einsicht in die Kreditkarten-Transaktionen oder das Vorsorgekonto benötigt, dürfte relativ unbestritten sein. Was ist aber mit den letzten Bewegungen auf dem Privatkonto oder gar dem Kontostand? Oder Adresse, Zivilstand etc.? Für die vorliegende Transaktion irrelevant, für die umfassende, professionelle Beratung aber möglicherweise wichtig. Auf jeden Fall kommen wir hier in die IAM-Thematik (Identity & Access Management): Wir müssen von jedem MA präzise wissen, welche Geschäftsfälle (= Geschäftsprozesse) er bearbeiten darf und hieraus die benötigten System- und vor allem Daten-Zugriffe ableiten. Ein brandaktuelles Thema für die Wirtschaftsinformatik!

17 17 Zusammenfassung Die Modellierung eines Geschäftsprozesses bietet die Möglichkeit, den Ablauf eines Geschäftsfalls als Ganzes zu betrachten. Diese ganzheitliche Betrachtung hilft, wenn Experten verschiedener Fachgebiete ihre Anforderungen an den Geschäftsprozess einbringen sollen. Das Thema GRC ist seit vielen Jahren in der Pharma- und Medizinal-Branche aktuell. In der Finanzdienstleistung gewinnt es zunehmend an Bedeutung. Die Verbindung mit der Geschäftsprozessmodellierung hilft, Schwachpunkte besser identifizieren zu können und unterstützt die Kommunikation zwischen den verschiedenen Themenverantwortlichen wie auch mit der Revision und den Behörden.

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