Anforderungen an ein modernes Projektmanagement

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2 Anforderungen an ein modernes Projektmanagement In Unternehmen aller Branchen scheitern nach unabhängigen Studien ca. 30% aller Projekte. Hierbei handelt es sich sowohl um Projekte des Betriebszwecks als auch um allgemeine interne Projekte. Als Hauptursachen haben sich folgende Punkte herauskristallisiert: Probleme in der Kommunikation unter den Projektmitgliedern Fehlerhaftes Zeitmanagement Mängel in der Dokumentation und Nachvollziehbarkeit Fehler in der Planung Aus diesen Problemen resultieren die Anforderungen an ein modernes Projektmanagement-Tool: Die Kommunikation mit internen und externen Projektmitgliedern muss ohne Installationsvorgänge sichergestellt sein. Projekte müssen in logische und den Arbeitsabläufen angepasste Teilbereiche aufgegliedert werden, damit eine realistische Ressourcenplanung und Verteilung der Aktivitäten erfolgen kann. Aktivitäten müssen nachvollziehbar und dokumentierbar sein. Durchgängkeit der Kommunikation ohne Medienbruch. project2web wurde so konzipiert, dass durch die Flexibilität der Strukturen eine absolute Branchenunabhängigkeit gewährleistet ist. Gliederungen und Unterteilungen können projektspezifisch definiert werden. Aus allen Informationen kann per Link sofort in Details oder weitere Übersichten verzweigt werden. Durch die ausgeklügelte Rechtevergabe in project2web kann auch externen Projektmitgliedern problemlos Zugang in das System gewährt werden, um innerhalb eines Projektes nur bestimmte Datenbereichezugänglich zu machen. Diese Funktionen, evtl. in Verbindung mit einer Wissensdatenbank, lassen den Einsatz von project2web auch als HelpDesk-System zu. In project2web ist aufgrund der pojektübergreifenden Funktionalitäten ein Multi-Projektmanagement durchführbar. Die Mehrsprachigkeit von project2web ermöglicht eine internationale Zusammenarbeit von Projektmitgliedern. Selbstdefinierte Style-Sheets lassen die Anpassung von project2web an das Corporate Design zu.

3 Bereits auf der Startseite werden dem Benutzer seine aktuellen Termine und Aufgaben sowie ihn betreffende Änderungen seit seinem letzten Login dargestellt. Direktaufrufe der wichtigsten Programmfunktionen sowie Links innerhalb der Informationen geben dem Benutzer die Möglichkeit, sofort zu Übersichten oder den Informationsdetails zu verzweigen. Diese Informationen können sowohl mit als auch ohne Projektbezug sein. n News n Termine n Aufgaben n Aktivitäten n Merkzettel n Änderungen

4 Projekteinrichtung Die zentrale Stelle von project2web ist die Projektplanung. Durch den Projektassistenten wird der Benutzer durch sämtliche Einrichtungs- und Planungsphasen geführt. Je nach Projektumfang und -art wird auf fehlende oder optionale Funktionen hingewiesen. Dies ermöglicht selbst ungeübten Benutzern eine korrekte und zeitsparende Projekteinrichtung. Durch die Zuordnung der Projektmitglieder zu Rollen können die benutzerbezogenen Rechte und Zugriffsmöglichkeiten in unterschiedlichen Projekten individuell eingestellt werden. n Benutzer n Eigenschaften n Projektbereiche n Prozesse n Rollen/Rechte n Zeiträume

5 Team- und Personalplanung Um die Einplanung von Aktivitäten und Projektmitarbeitern zu vereinfachen, werden im Ressourcenplan die personenbezogenen Verfügbarkeiten angezeigt und verwaltet. Durch die Anzeige mit Auslastung sind hier sofort Informationen über die Ressourcen der Projektmitglieder ersichtlich. Engpässe können somit schnell erkannt und vermieden werden.

6 Taskplanung Aktivitäten resultieren aus der Projektplanung, entstehen aber auch bei der täglichen Arbeit mit project2web. In einer Aktivität können Projektbereiche, Zuständigkeiten, Meilensteine, Zeiträume, etc. vergeben werden. Status, Fertigstellungsgrad und Arbeitszeiten kann der Projektmitarbeiter schon gleich bei der Aktivität erfassen. Der Ampelstatus gibt mit seinen Informationen ein Bild über den aktuellen Zustand und Fortschritt der entsprechenden Aktivität. Die Attribute sind je nach Rolle und Berechtigung einzeln zu- oder abschaltbar. n Prozesse n Zuständigkeiten n Prioritäten n Zeiträume n Aufwände n Fertigstellungsgrad n Historie

7 Projektpläne / Gantt Die Projektpläne zeigen die Verteilung von Arbeitspaketen und / oder Aktivitäten auf die einzelnen Mitarbeiter, Bereiche, Meilensteine und Zeiträume. Die Ermittlung der Auslastung hilft auch hier, evtl. Problemstellen schnell zu erkennen. Per Drag & Drop können Veränderungen einfach und effektiv durchgeführt werden. n verplante Aktivitäten n Planungsvorschläge n Meilensteine n Abhängigkeiten n Projekttermine n Urlaub n Krankheit n Schulung

8 Personaleinsatzplanung Eine weitere Möglichkeit der Aktivitätenverteilung ist der Personaleinsatzplan. Hier können Projekte, Aufträge oder Einsatzorte einzelnen Mitarbeitern oder auch Mitarbeitergruppen unter Berücksichtigung von Ausfallzeiten (Urlaub, Krankheit etc.) zugeteilt werden. Durch modernste Entwicklungswerkzeuge ist eine Bearbeitung direkt per Drag & Drop möglich. n Benutzer n Aufträge / Einsatzorte n Kalender n Ausfallzeiten n Zeiträume

9 Meilensteine Die einzelnen Bereiche und Phasen eines Projektes sind im Meilensteineplan übersichtlich und nachvollziehbar aufgelistet. Wie in allen Übersichten ist auch hier durch den Ampelstatus auf einen Blick der Projektstand zu erkennen. Nicht alle Aktivitäten müssen Meilensteinen zugeordnet sein. Durch einfache Symbole ist ersichtlich, ob Aktivitäten noch offen, bereits in Arbeit oder erledigt sind.

10 Zeiterfassung Die Erfassung der Arbeitszeiten kann in verschiedenen Arbeitsebenen erfolgen. Der Mitarbeiter hat die Möglichkeit, eine separate Zeiterfassung durchzuführen oder die Arbeitszeiten direkt aus den Aktivitäten heraus zu erfassen. In der Monatsübersicht werden auch Informationen zur Fakturierbarkeit, Spesenabrechnung, etc. dargestellt und können dort (z.b. vom Projektleiter) bearbeitet werden.

11 Aufgaben Die Aufgaben sind eine projektübergreifende Zusammenstellung aller noch offenen Tätigkeiten eines Benutzers. Sie ergeben sich aus Vorgängen wie Aktivitäten, Kontakte, Merkzettel und Mails. Für den Benutzer unterscheidet project2web zwischen eigenen und Aufgaben für andere, so dass ein Aufgabentracking nach diversen Selektionsmöglichkeiten jederzeit durchführbar ist. n Aktivitäten n Kontakte n Merkzettel n Mails n Terminanfragen n Urlaubsanfragen

12 Projektstatus Die Projektansicht im Ampelstatus gibt dem Projektleiter auf einen Blick Hinweise auf Problemstellen innerhalb eines Projektes. Für das gesamte Projekt, jeden Projektmitarbeiter und jeden Projektbereich wird der aktuelle Status mit Plan- und Istwerten ausgewiesen. Aus der Anzeige heraus kann sofort in Detailansichten zu Status, Plan und Einzelnachweis der jeweiligen Aktivitäten verzweigt werden. Zusätzlich zu der Statusansicht gibt es die Möglichkeit, Statusberichte zu den Projektphasen zu erfassen und zu drucken.

13 Kommunikation Die Kontakte sind eine wichtige Grundlage für die Kommunikation zwischen Projektmitgliedern. Projektbereiche, Kontaktarten, Status und Historie ergeben die Voraussetzungen für eine logische Zuordnung und Nachvollziehbarkeit. Die Verwaltung von eingehenden und ausgehenden Mails lässt eine automatische Zuordnung des Mailverkehrs zu Projekten, Kontakten sowie Aktivitäten zu. Dateianhänge können zu den Projektdokumenten abgelegt werden. n MS-Exchange Synchronisation (Aufgaben, Adressen, Termine) n Mailversand aus Aktivitäten, Protokollen etc.

14 Dokumentation Gesprächsprotokolle können einzelnen Projektbereichen zugeordnet oder aber projektübergreifend erfasst werden. Während der Protokollerfassung können sofort Aktivitäten angelegt werden. Zu sämtlichen Vorgängen können beliebige Dokumente mit entsprechender Historie verwaltet werden. n Verwaltung von Anlagen und Dokumenten n Erzeugung von Aktivitäten aus Protokollen n Mailversand an Teilnehmer / Projektteam n Dokumentenhistorie

15 Corporate Design Style-Sheets lassen die Anpassung von project2web an das Corporate Design zu.

16 NEUSTA GmbH Contrescarpe 1 Borselstr. 26 Haus I Bremen Hamburg fon: +49(0) (0) fax: +49(0) (0) mail: web: Herausgeber: NEUSTA GmbH, Contrescarpe 1, Bremen, Microsoft Exchange ist eingetragenes Warenzeichen der Microsoft Corp., USA. Irrtümer und Änderungen vorbehalten.

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