Zentrales Anwendungsorientiertes Modulares Informations- und Kommunikationssystem

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1 Zentrales Anwendungsorientiertes Modulares Informations- und Kommunikationssystem Archivierung Digitaler Tachograph Stand: Copyright 1998 / 2005 by sz&p Alle Rechte vorbehalten Ernst-Leitz-Straße Heusenstamm Deutschland Tel.: +49(0) Fax: +49(0) mailto : info@zamik.de Internet: D:\spool\DOKU_NEU!\05_KI-ARC.doc Softwarebüro Zauner & Partner

2 Kapitel V ZA-ARC A Überblick / Allgemeines 3 10 Wichtige Informationen zur aktuellen Gesetzeslage Allgemeines zum Programm Auszug aus dem Verarbeitungs- und Leistungsumfang Schnittstellen Hardwareschnittstellen Softwareschnittstellen Einige Vorzüge unserer Windows Lösung im Überblick Allgemeiner Ablauf der Bearbeitung ZA-ARC... 7 B Archivierung / Verarbeitung 8 10 Einlesen / Archivieren Auswerten Übersicht und Detailinformationen Auswertungslisten - Auszug / Beispiele Auswertungen Fahrer Auswertung Fahrzeugeinheit Auswertung Termine Sonstiges Versenden Datensicherung Sicherung Rücksichern Reorganisieren Softwarebüro Zauner & Partner Seite: 2

3 A Überblick / Allgemeines 10 Wichtige Informationen zur aktuellen Gesetzeslage Der digitale Tachograph wird zum Gesetz. Nach dem Willen der EU-Kommission werden ab dem ausschließlich digitale Tachographen in alle neu zugelassenen Fahrzeuge mit mehr als 3,5 t Gesamtgewicht verbaut. Schon seit dem kann dies auf freiwilliger Basis geschehen. Viele Fahrzeughersteller haben sich indes bereits umgestellt und bauen nur noch die neuen Tachographen ein. Gesetzliche Anforderung Die Einführung des digitalen Tachographen wird für Speditionen, Entsorger, Busunternehmen, kurz, bei allen Unternehmen mit Fuhrpark zu einschneidenden Änderungen in der Verwaltung aufgrund der gesetzlich vorgeschriebenen Archivierung von Fahrtenschreiber-Daten führen. Gesetzliche Grundlage Gemäß Verordnung (EWG) 3820/85 und 3821/85 sind ab dem alle neu zugelassenen Fahrzeuge über 3,5 t Gesamtgewicht mit einem sogenannten digitalen Tachographen auszurüsten. Die vom digitalen Tachographen (auch Fahrzeugeinheit oder Vehicle Unit genannt) aufgezeichneten Daten müssen vom Gesetz her - vergleichbar mit der Aufbewahrungspflicht der bisherigen Schaublätter - archiviert werden. Die IHK Mittelfranken schreibt dazu: "Auch die Unternehmer müssen sich umstellen. Bisher genügte es, wenn sie die Tachoscheiben sammelten. Das reicht künftig nicht mehr, warnt die Verkehrs-Rundschau. Der Unternehmer muss die Daten der Fahrerkarte und des internen Massenspeichers in regelmäßigen Abständen archivieren und auswerten. Dafür braucht der Unternehmer nicht nur die entsprechende Hardund Software, sondern natürlich auch die Unternehmenskarte, die unternehmensspezifische Daten gegen unberechtigten Zugriff schützt". (Wirtschaft in Mittelfranken, Ausgabe 06/2005, Rubrik Special, Seite 9). Softwarebüro Zauner & Partner Seite: 3

4 20 Allgemeines zum Programm Mit ZA-ARC erfüllen Sie nicht nur die vorgeschriebenen Bestimmungen zur Archivierung digitaler Arbeitszeitdaten, sondern nutzen die archivierten Datenbestände zusätzlich für detaillierte Auswertungen und Analysen, mit denen Sie Ihren Fuhrpark professionell steuern und in Teilbereichen auch abrechnen können. Die Anforderungen der "Verordnung (EG) Nr. 1360/2002 der Kommission vom 13. Juni 2002 zur siebten Anpassung der Verordnung (EWG) Nr. 3821/85 des Rates über das Kontrollgerät im Straßenverkehr an den technischen Fortschritt" sind im ZA-ARC voll umgesetzt. ZA-ARC steht als Einzelplatzlösung und als Netzwerkinstallation zur Verfügung. Die Erhebung der Daten auf dezentralen Einzelplatzlösungen und der Versand per an eine Zentrale und die Weiterverarbeitung dort wird ebenfalls vom Programm unterstützt. Der digitale Tachograph als Chance Nutzen Sie die Chancen und Möglichkeiten des digitalen Tachographen! In Zukunft werden Ihnen durch den digitalen Tachographen umfangreiche Daten über Fahrer- und Fahrzeugaktivitäten in digitaler Form zur Verfügung gestellt. Lassen Sie dieses Potential nicht ungenutzt. Wir haben uns mit diesem Thema intensiv auseinandergesetzt. Das Ziel war,eine kostengünstige, effiziente und einfach zu bedienende Lösung zu entwickeln, die einerseits die gesetzlichen Vorgaben vollständig berücksichtigt und zum anderen dem Anwender einen erheblichen Mehrwert einbringt. Das Ergebnis unserer Entwicklung - ZA-ARC - übernimmt für Sie dabei die Archivierung der Daten vom digitalen Tachographen gemäß der gesetzlichen Vorgaben. Weiter werden die Daten von ZA-ARC auf Vollständigkeit und Integrität geprüft. Eine Überwachungsfunktion erinnert Sie rechtzeitig daran, welche Karten ihr Gültigkeitsdatum erreicht haben und hält Sie auf dem Laufenden hinsichtlich der Abrufintervalle. Offen für die Zukunft ZA-ARC kann aber noch mehr. Die Daten werden in einer Datenbank gespeichert und können beliebig exportiert, analysiert und weiterverarbeitet werden. Aufgrund der Standard Export Funktion verwenden Sie die Daten für Ihre Spesen- und Lohnabrechnung oder nutzen sie als Dispositionshilfe. Das Programm kann flexibel mit anderen ZAMIK - Programmmodulen kombiniert werden und bietet Ihnen einen kostengünstigen und investitionssicheren Einstig in das professionelle Fuhrparkmanagement. Ihr kompetenter Partner Das Softwarebüro zauner&partner ist bereits seit 25 Jahren erfolgreich im Bereich des Fuhrparkmanagements, mit weltweit über 3000 installierten ZAMIK Arbeitsplätzen, tätig und verfügt über ein unvergleichliches Konzept der Gesamtlösung für den Fuhrpark. Fragen Sie uns! Wir stehen Ihnen gerne in allen Fragen rund um den digitalen Tachographen oder im Zusammenhang mit Lösungen für Ihren Fuhrpark zur Verfügung. Softwarebüro Zauner & Partner Seite: 4

5 30 Auszug aus dem Verarbeitungs- und Leistungsumfang ZA-ARC sichert Ihnen einen geschützten Programm- und Datenzugang, eine einfache Verwaltung des Unternehmens, aller Fahrerkarten und der gesamten Fahrzeugflotte. Die Stammdatenverwaltung wird mit ZA-ARC durch eine automatische Stammdatenanlage von Fahrer- und Fahrzeugdaten während der Datenübernahme unterstützt. Ein zusätzlicher Aufwand hierfür entfällt fast vollständig. Die Übernahme der Daten kann mit ZA-ARC von der Fahrerkarte und der Fahrzeugeinheit direkt oder über Dateien erfolgen. Der Abgleich der Daten aus der Fahrerkarte mit den signierten Daten aus der Fahrzeugeinheit, die Fehleranalyse und entsprechenden Auswertungen sind obligatorisch. Eine übersichtliche graphische Benutzeroberfläche ermöglicht auch dem nichtversierten PC-Benutzer einen einfachen Einstieg in kürzester Zeit. Spezielle PC- bzw. Systemkenntnisse sind für ZA-ARC nicht notwendig. Informationen, wie z.b. zu Verfallsdaten der Karten, fehlender Archivierungen und Downloadterminen werden im ZA-ARC automatisch verwaltet und in einer übersichtlichen Grafik oder in Listenform dargestellt. Mit den Funktionen von ZA-ARC haben Sie jederzeit die Möglichkeit, die aktuellen Informationen der Fahrerkarte auch ohne Archivierung zu lesen und zur Unterstützung der Fahrerdisposition, z.b. Einsatz- und Tourenplanung, zu nutzen. ZA-ARC übernimmt die Überwachung der Aufbewahrungsfristen mit automatischer Datenreorganisation und die Aufbereitung von archivierten Datenpaketen für die Weitergabe an Kontrollbehörden oder die Unternehmenszentrale. Mit einem universellen Export der Daten in allen gängigen Formaten schafft ZA-ARC Möglichkeiten für die Weiterverarbeitung der einmalig erfaßten Daten. Zum Beispiel in der Spesen- und Lohnabrechnung sowie zum Nachweis der Fahrer-Arbeitszeiten in anderen DV Systemen Ihres Unternehmens. 40 Schnittstellen 40.1 Hardwareschnittstellen Für das Programm ZA-ARC kommt ausschließlich handelsübliche Hardware zum Einsatz. Somit haben Sie Ihre Investitionskosten voll im Griff. Für die Übernahme der Daten in das Archiv stehen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung. Daten von der Fahrerkarte : über Kartenleser mittels Datenaustausch über definierte Dateistrukturen entsprechend der gesetzlichen Grundlagen über Direktverbindung mit dem digitalen Tachographen mittels Downloadkey Daten der Fahrzeugeinheit (digitaler Tachograph) : mittels Datenaustausch über definierte Dateistrukturen entsprechend der gesetzlichen Grundlagen über Direktverbindung mit den digitalen Tachographen mittels Downloadkey Neuentwicklungen von hardwareseitigen Daten - Importmöglichkeiten werden von uns schnellst möglich in der Software umgesetzt. Hierfür arbeiten wir mit namhaften Herstellern EU-weit zusammen. Softwarebüro Zauner & Partner Seite: 5

6 40.2 Softwareschnittstellen ZA-ARC bietet flexible Exportmöglichkeiten unterschiedlicher Daten- und Dateiformate, die eine vielfältige Weiterverarbeitung der Daten in Ihrem Unternehmen sichert. Für alle Auswertungen steht neben der Listenausgabe jeweils auch ein Export der selektierten Daten zur Verfügung. Die einzelnen Formate entnehmen Sie bitte der Grafik. Mit diesem Angebot an möglichen Formaten sind Sie hinsichtlich des Datenaustausches mit anderen Systemen autark. Die damit möglichen Microsoft Office Programme bieten bei Spezialfällen weitere Konvertierungsmöglichkeiten für die Daten zum Import an andere Datenbanken. Die Weiterleitung der archivierten Daten im gesetzlich vorgeschriebenen Format an Unternehmenszentralen oder Kontrollbehörden ist per , unter Nutzung in ZA-ARC verwalteter Adressdaten oder als Datenträger möglich. 40 Einige Vorzüge unserer Windows Lösung im Überblick Einfache und benutzerfreundliche Bedienung (Windows - Standard - Oberfläche) Der Einsatz ist als Einzelplatzlösung, als zentrale Archivierung oder in Kombination mit dem notwendigen Datenaustausch zwischen den einzelnen Unternehmensbereichen möglich. Die Software ist sofort einsetzbar, intuitiv und leicht zu bedienen. Kein Schulungsaufwand notwendig, Grundkenntnisse ausreichend Eine umfangreiche Dokumentation und Online Hilfe steht zur Verfügung. Die Verwaltung aller relevanten Daten ist in einem leistungsstarken und doch kostengünstigem Datenbanksystem organisiert. Eine einfache Stammdatenverwaltung ist hinsichtlich Umfang auf das unbedingt notwendige Maß beschränkt. Die Daten werden beim Import sofort und automatisch gespeichert. Zum Einsatz kommt ausschließlich handelsübliche, von uns getestete und frei gegebene Hardware namhafter Hersteller. Sie haben eine hohe Rechtssicherheit durch 25 Jahre Erfahrung in unserem Hause und enger Zusammenarbeit mit der Arbeitsschutzaufsicht in verschiedenen Bundesländern. Das Programm bietet umfangreiche Exportmöglichkeiten zur Weiterverarbeitung der Daten in anderen Systemen. Das Programm ist mandantenfähig. Es können die Daten einzelner Teilbereiche des Fuhrparks bzw. des Unternehmens getrennt archiviert und gespeichert werden. Softwarebüro Zauner & Partner Seite: 6

7 50 Allgemeiner Ablauf der Bearbeitung ZA-ARC Varianten der Datenübernahme: Datenübernahme Archivierung oder Versand an Zentrale und Verarbeitung / Archivierung dort von Fahrerkarte aus Kartenleser (nicht signiert) von Fahrerkarte im digitalen Tachographen / Fahrzeugeinheit (FE) direkt vom digitalen Tachographen / Fahrzeugeinheit (FE) indirekt vom digitalen Tachographen / Fahrzeugeinheit (FE) über Downloadkey bereitgestellte Dateien mit Fahrerinformationen bereitgestellte Dateien mit allen im digitalen Tachographen / Fahrzeugeinheit (FE) gespeicherten Informationen mittels Datenaustausch, z.b. zwischen Unternehmensbereichen über Diskette ZA-ARC bietet Ihnen umfangreiche Auswertungen und Exportmöglichkeiten zu den archivierten Daten. Softwarebüro Zauner & Partner Seite: 7

8 B Archivierung / Verarbeitung 10 Einlesen / Archivieren Ob als Datei von der Festplatte, von einer Diskette oder vom Downloadkey, ob über einen Kartenleser oder direkt vom digitalen Tachographen, mit 3 Mausklicks sind die Daten archiviert und den gesetzlichen Vorgaben entsprochen. oder Schon nach dem Einlesen der Daten oder später nach dem Aufruf des gewünschten Archivs stehen Ihnen alle Informationen übersichtlich und strukturiert zur Verfügung. Beispiel: Fahrerkarte Datei auswählen - Einlesen - Archivieren Softwarebüro Zauner & Partner Seite: 8

9 20 Auswerten 20.1 Übersicht und Detailinformationen Schon nach dem Einlesen der Daten oder später nach dem Aufruf des gewünschten Archivs stehen Ihnen alle Informationen übersichtlich und strukturiert zur Verfügung. Wählen Sie z.b. aus der Archivübersicht - wie im Kalender - das Archiv eines bestimmten Tages aus. Sofort haben Sie alle Informationen im Zugriff Einlesen / Anzeigenmit Mausklick Termin wählen und Archivdaten laden Wählen Sie im linken Teil der Übersicht die gewünschte Rubrik. Im rechten Teil werden Ihnen die Details zur gewählten Rubrik angezeigt. Termin / Datei auswählen - Softwarebüro Zauner & Partner Seite: 9

10 20.2 Auswertungslisten - Auszug / Beispiele Nach Festlegung des gewünschten Umfanges unter Auswahl werden die für die Auswertung notwendigen Daten ermittelt und im Register Daten zur Kontrolle und zum Export angezeigt. Auswahl vorgeben - Selektionsergebnis Kontrollieren - Anzeigen / Drucken / Export- Softwarebüro Zauner & Partner Seite: 10

11 20.3 Auswertungen Fahrer Softwarebüro Zauner & Partner Seite: 11

12 Fuhrparkmanagement 20.4 Auswertung Fahrzeugeinheit Softwarebüro Zauner & Partner Seite: 12

13 20.5 Auswertung Termine Chronologisch übersichtlich werden die vakanten Termine zur Fälligkeit FE - Download Fälligkeit Karten - Download oder Termin Kartenablauf für den gewählten Zeitraum angezeigt. Mit einfachen Mausklicks geht es durch die Informationshierarchie. Softwarebüro Zauner & Partner Seite: 13

14 30 Sonstiges 30.1 Versenden Für die Weitergabe von Daten an eine Zentrale oder die Kontrollbehörde bietet ZA-ARC - neben dem konventionellen Datenaustausch mittels Datenträger - auch die Möglichkeit des - Versandes. Dies kann wahlweise über einen - Server oder das lokal auf der Arbeitstation vorhandene - Programm erfolgen. Treffen Sie Ihre Auswahl zu den zu versendenden Daten Die Adressinformationen werden in ZA-ARC oder im lokal installierten - Programm verwaltet. Mit wird je nach Einstellung das lokale - Programm gestartet bzw. die Daten an den vorgegebenen emai - Server geschickt. Daten auswählen - Adresse auswählen - Versenden Softwarebüro Zauner & Partner Seite: 14

15 30.2 Datensicherung Für die Sicherung und das Wiederherstellen der Daten stehen im ZA-ARC entsprechende Programmfunktionen zur Verfügung Sicherung startet die Datensicherung Rücksichern Softwarebüro Zauner & Partner Seite: 15

16 30.3 Reorganisieren Diese ZA-ARC - Funktion kontrolliert die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen und ermittelt die zu löschenden Daten. Optional können die Daten zusätzlich gepackt und gesichert werden. Datum prüfen - Löschumfang ermitteln - Reorganisation Softwarebüro Zauner & Partner Seite: 16