Schnellübersichten. ECDL Datenbanken mit Windows 10 und Access 2016

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1 Schnellübersichten ECDL Datenbanken mit Windows 10 und Access Access kennenlernen 2 2 Access verwenden 3 3 Tabellen 4 4 Informationen abfragen 5 5 Formulare 6 6 Outputs 7

2 1 Access kennenlernen Datenbank Daten Tabelle Datensatz Felddatentyp Primärschlüssel Index Beziehungen Referenzielle Integrität Datenbankanwender Datenbankentwickler Datenbankadministratoren Umfasst eine Sammlung strukturierter Informationen bzw. Daten Einzelne beliebige Informationen Dient zum Sammeln und zur Eingabe der Daten; stellt den Speicherort für alle Daten einer Datenbank dar Jede Zeile einer Tabelle entspricht einem Datensatz Legt für jedes Feld fest, welche Daten dort eingegeben werden können Feld, das für jeden Datensatz eine eindeutige Identifizierung gewährleistet, beispielsweise eine Spalte mit eindeutigen Nummern Zusätzliche Datenstruktur, die den Zugriff auf bestimmte Daten beschleunigen soll Verknüpfungen zwischen Tabellen Bei jeder Datenänderung der Schlüsselfelder (Primärschlüsselfeld und Fremdschlüsselfeld) wird geprüft, ob die in Beziehung stehenden Tabellen von dieser Änderung betroffen sind und wie damit umgegangen werden soll. Greifen auf eine bestehende Datenbank zu Erstellt neue Datenbanken Erteilen Zugriffsrechte, sind zuständig für die Wiederherstellung beschädigter Datenbanken 2 HERDT-Verlag

3 2 Access verwenden Access starten eine Datenbank öffnen zuletzt verwendete Datenbank öffnen Hilfe erhalten Lösung In das Windows-Suchfeld die ersten Buchstaben acc eingeben und auf Access 2016 klicken Im Startbildschirm auf Durchsuchen klicken, Laufwerk und Ordner wählen, Datenbankname anklicken Register Datei, Öffnen, auf Zuletzt verwendet klicken Im Menüband in das Eingabefeld Was möchten Sie tun? die Frage eingeben die Hilfefunktion aufrufen oder! einen Hilfetext suchen Frage in das Suchfeld des Hilfefensters eingeben, Ü einen Hilfetext drucken eine Datenbank schließen Register Datei, Schließen Access beenden den Navigationsbereich erweitern/reduzieren ein Datenbankobjekt öffnen zwischen geöffneten Datenbankobjekt wechseln ein Datenbankobjekt schließen ein Datenbankobjekt die Ansicht für ein Datenbankobjekt wechseln zwischen den Datensätzen wechseln zu einem bestimmten Datensatz wechseln Datensätze auf- bzw. absteigend sortieren eine bestehende Sortierung entfernen bzw. oder? Objekt mit rechts anklicken, Öffnen oder Doppelklick auf das Objekt Gewünschte Dokumentregisterkarte anklicken Dokumentregisterkarte mit rechts anklicken, Schließen oder Objekt mit rechts anklicken, Löschen oder _ Register Start, Gruppe Ansichten, Ansicht oder Schaltfläche in der Ansichtssteuerung anklicken Gewünschte Navigationsschaltfläche anklicken oder Register Start, Gruppe Suchen, Gehe zu Im Bereich der Navigationsschaltflächen in das Feld mit der aktuellen Datensatznummer klicken, vorhandenen Eintrag markieren, Nummer des Datensatzes eingeben, Ü Register Start, Gruppe Sortieren und Filtern, bzw. oder im Spaltenkopf auf klicken und Sortierreihenfolge wählen Register Start, Gruppe Sortieren und Filtern, HERDT-Verlag 3

4 3 Tabellen einen neuen Datensatz erzeugen Navigationsschaltfläche oder S + oder Register Start, Gruppe Datensätze, neue Daten in ein Feld eingeben Daten bearbeiten einen Feldinhalt einen kompletten Datensatz eine Tabelle in der Datenblattansicht ein neues Feld durch Eingeben von Daten ein neues Feld über die Spalte Zum Hinzufügen klicken ein neues Feld über die Schaltfläche Weitere Felder Feldeigenschaften festlegen eine Gültigkeitsregel ein Feld als Primärschlüssel oder festlegen einen Index für das aktuelle Datenfeld einrichten einen Index entfernen einen zusammengesetzten Index ein Feld in eine Tabelle einfügen Spalten verschieben die Spaltenbreite ändern das geänderte Layout der Datenblattansicht speichern In das Feld klicken, Feldinhalt über die Tastatur eingeben In das Feld klicken, Änderungen vornehmen In das Feld klicken, ", _ In der betreffenden Zeile in die Indikatorspalte klicken, _ oder Register Start, Gruppe Datensätze, auf den Pfeil der Schaltfläche Löschen klicken, Datensatz Register Erstellen, Gruppe Tabellen, Tabelle In die Spalte Zum Hinzufügen klicken klicken, Beispielwert eingeben, Ü Spaltenkopf der Spalte Zum Hinzufügen klicken anklicken, Datentyp wählen, Feldname eingeben Spalte, nach der das neue Feld eingefügt werden soll, anklicken, Register Felder, Gruppe Hinzufügen und Löschen,, Eintrag wählen Im Feldeigenschaftenbereich der Entwurfsansicht einer Tabelle die gewünschte Eigenschaft bearbeiten In den Feldern Gültigkeitsregel und Gültigkeitsmeldung der Feldeigenschaften die Kriterien eingeben Cursor in das Feld setzen, Register Entwurf, Gruppe Tools, deaktivieren bzw. aktivieren Entwurfsansicht: Feldeigenschaft Indiziert, Option Ja (Duplikate möglich) bzw. Ja (ohne Duplikate) Entwurfsansicht: Feldeigenschaft Indiziert, Option Nein Entwurfsansicht, Register Entwurf, Gruppe Einblenden/ Ausblenden, Indizes, Indexzeilen markieren, _ Mit rechts in das Feld klicken, vor dem ein neues Feld eingefügt werden soll, Feld einfügen Spaltenkopf durch Ziehen verschieben Rechte Begrenzungslinie im Spaltenkopf in die gewünschte Richtung ziehen Tabelle schließen, Rückfrage mit Ja bestätigen 4 HERDT-Verlag

5 4 Informationen abfragen Daten suchen Register Start, Gruppe Suchen, Suchen oder Suchbegriff in das Suchfeld rechts neben den Navigationsschaltflächen eingeben Daten ersetzen Register Start, Gruppe Suchen, oder S h einen allgemeinen Filter aufrufen Register Start, Gruppe Sortieren und Filtern, Filtern einen Filter deaktivieren Register Start, Gruppe Sortieren und Filtern, oder neben den Navigationsschaltflächen einen Filter aktivieren Register Start, Gruppe Sortieren und Filtern, oder neben den Navigationsschaltflächen den Filter eines Feldes alle im Datenbankobjekt vorhandenen Filter die Werteliste zum Filtern nutzen einen auswahlbasierten Filter Teil eines Feldeintrags als Filterkriterium verwenden eine Auswahlabfrage mit dem Assistenten Register Start, Gruppe Sortieren und Filtern, Schaltfläche Filtern, Filter aus "Feldname" Register Start, Gruppe Sortieren und Filtern,, Alle Filter Register Start, Gruppe Sortieren und Filtern, Schaltfläche Filtern, Kontrollfelder der Filterkriterien aus- bzw. einschalten Register Start, Gruppe Sortieren und Filtern, Betreffende Zeichenfolge markieren, Register Start, Gruppe Sortieren und Filtern, Register Erstellen, Gruppe Abfragen, Abfrage-Assistent eine Auswahlabfrage in der Entwurfsansicht ein Feld in die Abfrage aufnehmen die Reihenfolge der Felder ändern eine Abfrage bei aktivierter Entwurfsansicht ausführen Register Erstellen, Gruppe Abfragen, Abfrageentwurf Feld in der Feldliste doppelt anklicken oder im Entwurfsbereich in die Zeile Feld klicken und über ein Feld wählen Im Entwurfsbereich auf den Spaltenkopf klicken, Feld an die gewünschte Position ziehen Register Entwurf, Gruppe Ergebnisse, Ausführen eine Abfrage speichern ein Abfragekriterium definieren (Symbolleiste für den Schnellzugriff) Im Entwurfsbereich in die Spalte Kriterien klicken, gewünschtes Kriterium eingeben ein einzelnes Kriterium Im Entwurfsbereich Feldinhalt des Kriteriums markieren, _ alle Kriterien einer Zeile Im Entwurfsbereich Cursor in die entsprechende Zeile setzen, Register Entwurf, Gruppe Abfragesetup, HERDT-Verlag 5

6 5 Formulare ein Formular öffnen einen neuen Datensatz einfügen Daten in ein Feld eingeben den interaktiven Kalender zur Datumseingabe nutzen die Eingabe in ein Feld abbrechen eine Eingabe in ein Feld rückgängig machen einen Feldinhalt ändern einen Feldinhalt einen kompletten Datensatz ein Formular mit dem Assistenten die Kopf-/Fußzeile eines Formulars bearbeiten Formular im Navigationsbereich doppelt anklicken Navigationsschaltfläche oder S + oder Register Start, Gruppe Datensätze, In das Feld klicken, Feldinhalt über die Tastatur eingeben In das Datumsfeld klicken, È Sich, dass der Cursor sich im zuletzt bearbeiteten Feld befindet, (Symbolleiste für den Schnellzugriff) oder S z In das Feld klicken, Änderung vornehmen In das Feld klicken, ", _ Zum Datensatz wechseln, Register Start, Gruppe Datensätze, auf den Pfeil der Schaltfläche Löschen klicken, Datensatz Register Erstellen, Gruppe Formulare, Mit in die Entwurfsansicht wechseln, Register Entwurf, Gruppe Kopfzeile/Fußzeile, die Kopf-/Fußzeile eines Formulars bearbeiten Mit in die Entwurfsansicht wechseln, im Register Entwurf, Gruppe Steuerelemente, auf klicken und in der Fußzeile ein Textfeld aufziehen 6 HERDT-Verlag

7 6 Outputs einen Bericht öffnen einen Bericht mit dem Assistenten einen gruppierten Bericht einen zusammenfassenden Bericht einen Bericht in der Layoutansicht öffnen numerische Felder eines Berichts auswerten in die Kopfzeile eines Berichts einen Titel einfügen Berichtsnamen im Navigationsbereich doppelt anklicken Register Erstellen, Gruppe Berichte, Im zweiten Schritt des Assistenten Gruppierungsebenen wählen, Gruppierungsoptionen Im zweiten Schritt des Assistenten Gruppierungsebenen wählen, im dritten Schritt Zusammenfassungsoptionen Bericht im Navigationsbereich markieren, rechte Maustaste, Layoutansicht Feld markieren, Register Entwurf, Gruppe Gruppierung und Summen, Summen Register Entwurf, Gruppe Kopfzeile/Fußzeile, Titel in die Fußzeile eines Berichts einen Text einfügen Register Entwurf, Gruppe Steuerelemente, und im Seitenfuß ein Textfeld aufziehen Access-Daten nach Excel exportieren Access-Daten im Textformat speichern Access-Daten nach XML exportieren die Seitenansicht eines Datenbankobjekts öffnen die Seiteneinstellungen ändern ein Datenbankobjekt drucken Objekt im Navigationsbereich markieren, Register Externe Daten, Gruppe Exportieren, Excel Objekt im Navigationsbereich markieren, Register Externe Daten, Gruppe Exportieren, Textdatei Objekt im Navigationsbereich markieren, Register Externe Daten, Gruppe Exportieren, XML-Datei Register Datei, Kategorie Drucken, Seitenansicht Register Seitenansicht, Gruppe Seitenlayout und Gruppe Seitengröße Register Datei, Kategorie Drucken, Drucken oder S p HERDT-Verlag 7

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