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1 Kategorie Logische Funktionen Wenn-Dann-Sonst-Bedingung Wenn wir die Berechnung von einer Bedingung abhängig machen möchten, nutzen wir die Funktion Wenn-Dann-Sonst. Einer Berechnung kann also an eine definierte Bedingung geknüpft werden, nur wenn diese WAHR ist, wird die Berechnung in der gewünschten Weise ausgeführt. Beispiel: Nur wenn die Spalte Zahlungseingang kein Datum enthält, soll Excel die Warnung Mahnung ausgeben. Oder nur bei Verkäufen ab EUR darf Skonto gewährt werden. Wenn die Bedingung, die ich mit diesem Befehl verbinde nicht eintrifft, ist diese FLASCH. Die Funktion finden wir im Register FORMELN in der Gruppe FUNKTIONSBIBLIOTHEK, einfacher geht es natürlich mit dem Funktionsassistenten, den wir über das Register START aufrufen. TIPP: Wenn ich den Funktionsnamen kenne, dann tippe ich einfach das = in die Ergebniszeile ein. Sobald ich den ersten Buchstaben der Funktion eingetippt habe, erscheint ein kleines Menü mit Funktionen, die mit diesem Buchstaben beginnen. Ich klicke einfach auf die gewünschte Funktion und starte dann den Funktionsassistenten. Aufgabe: Erste einfache Wenn-Dann-Funktion Wenn der Artikel zur Gruppe KLEIDUNG gehört, dann soll die Artikelnummer 1000 lauten, sonst 2000 Wenn Dann Sonst Rechnungs-Datum Artikel Rechnungs-Betrag Artikelnummer Kleidung Lebensmittel Kleidung Lebensmittel Kleidung 300 Schritt 1: Frage genau definieren Es wird danach gesucht, ob der bestellte Artikel zu Kleidung oder zu Lebensmittel gehört. Die Artikelbezeichnung ist in Spalte B aufgeführt. Schritt 2: Man klicke in die Zelle, in der das Ergebnis der Wenn-Funktion ausgegeben werden soll, also in die noch leere Ergebniszelle. Empfohlen wird, jetzt den Funktionsassistenten aufzurufen

2 Schritt 3: Funktion auswählen Schritt 4: Felder ausfüllen Erklärung zu Schritt 4 "Felder ausfüllen" Erklärung zu Feld Prüfung Im Feld Prüfung wird B5="Kleidung" eingetragen. Excel soll im Feld B5 prüfen, was dort steht. Excel soll prüfen, ob dort Kleidung steht, denn dann soll Excel ja die Artikelnummer 1000 ausgeben. Es muss also die erste Bedingung formuliert werden, die lautet ja: Wenn in der Zelle "Kleidung" steht, dann schreibe "1000" In der "Excel-Sprache" lautet die Formel also: B5 istgleich Kleidung Warum steht "Kleidung" in Anführungszeichen?

3 Weil Text in der Formel stets in Anführungszeichen gesetzt werden muss, ebenso Datumswerte. Erklärung zu Feld Dann-Wert Erklärung zu Feld Sonst-Wert In das Dann-Wert Feld gibt mein die 1000 ein, weil die Aufgabe lautet, dass wenn der Artikel Kleidung lautet, 1000 eingetragen werden soll. Tatsächlich lautet ja auch der Artikel Kleidung, daher ist übrigens neben dem Feld Prüfung WAHR vermerkt, wenn in der Zelle B5 etwas anderes eingetragen wäre, dann würde hier FALSCH stehen. Die Aufgabe lautet, wenn der Artikel Kleidung lautet, dann soll eine 1000 eingetragen werden, wenn der Artikel Lebensmittel lautet, dann soll eine 2000 eingetragen werden. Man kann auch sagen, wenn der Artikel Kleidung lautet, dann soll eine 1000 eingetragen werden, sonst eine 2000, da es ja keine anderen Artikel gibt. Schritt 5 Auf OK bestätigen Schritt 6 Nun die Formel auf die anderen Zeilen kopieren Dazu fährt man mit der Maus auf das kleine Kästchen rechts unten im Ergebnisfeld und macht einen Doppelklick darauf. Alternativ kann man es auch mit gedrückter Maustaste nach unten ziehen. Aber ACHTUNG: Der Mauszeiger muss sich in Form eines PLUSZEICHENS darstellen, sonst verschiebt man den Bereich. Also genau darauf achten, wie der Mauszeiger aussieht, wenn man auf dem Kästchen steht. Das war's. Einfach, oder?

4 Übung: Wir erstellen die untenstehende Tabelle. Wir haben folgende Bedingung eingeben: Wenn eine Punktzahl von 1000 oder mehr erreicht wurde, dann soll Bestanden ausgewiesen werden, sonst nichts. Da in der Zelle B2 ein Punktwert von 1000 steht (8siehe Feld Prüfung), gibt Excel WAHR an, die Bedingung wird nebenstehend erfüllt. Damit eine Zelle leer bleibt (nichts) gibt man Anführungsstriche oben und unten ein. Übung: Wenn der Vertreter einen Umsatz, der größer ist als ,-- im Jahr erzielt, soll er eine Provision in Höhe von 5% erhalten, sonst nur 2%. Wir erstellen zunächst unsere Grundtabelle mit den Spalten A und B Wir klicken in die Zelle C3 und klicken auf Wir erhalten das Fenster Funktion einfügen

5 und klicken in den Bereich Funktion auswählen. Wir geben hier einfach das W ein, damit Excel zum Buchstaben W wechselt. Jetzt müssen wir noch etwas nach unten scrollen bis die gewünschte Funktion angezeigt wird. Wir bestätigen mit OK und erhalten das Fenster Funktionsargumente. Wir füllen die Felder wie folgt aus: Prüfung: Geprüft werden soll die Zelle, in der der Umsatz steht, nämlich darauf, ob der Umsatz größer als ,00 ist oder nicht. Klick in das Feld Prüfung und dann auf die erste Zelle unserer Tabelle, die einen Umsatz aufweist. Weil wir zur Bedingung machen, dass der Umsatz größer ist als ,--, geben wir auch das Zeichen für größer (>) ein. Jetzt müssen wir natürlich auch noch eintragen größer als was, also größer als ,00. Dann_Wert: Hier geben wir ein, was geschehen soll, wenn die Zelle der Bedingung, größer als entspricht. Es sollen 5 % gewährt werden wenn der Umsatz >=100000, also tippen wir die 5 % auch ein. Sonst_Wert: Hier geben wir ein, was geschehen soll, wenn die Bedingung nicht zutrifft. Dann sollen 2% gewährt werden. Also tragen wir diese hier ein. Bit OK bestätigen. In unserer Tabelle ist schon das richtige Ergebnis, bereits in der ersten Zelle eingetragen. Prozentformat zuweisen! Nun kopieren wir die Formel nach unten. Ergebnis: Ergebnis: Übung: Wenn eine Rechnung länger als 14 Tage überfällig ist, soll Mahnung ausgewiesen werden, sonst soll nichts eingetragen werden. Das Zahlungsziel beträgt 14 Tage. Erstellen Sie

6 die nachfolgende Tabelle: Die Einträge in der Spalte D werden mit Hilfe der Wenn-Funktion ermittelt. Nach Erstellen der Formel in D3 diese mit dem Ausfüllkästchen nach unten kopieren. Geben Sie das Datum in B1 über die Funktion =HEUTE() ein Berechnen Sie die Überfälligkeit mit der entsprechenden Formel (aktuelles Datum- Rechnungs-Datum). Tragen Sie in D3 die entsprechende Formel ein. Vergessen Sie nicht, das Datum in B1 absolut zu setzen (mit F4). Schauen Sie sich die Lösung in der Bearbeitungszeile an. Übung: Wenn der Vertreter einen Umsatz, der größer ist als ,-- im Jahr erzielt, soll er eine Provision in Höhe von 5% erhalten, sonst nur 2% Wir erstellen zunächst unsere Grundtabelle mit den Spalten A und B Wir klicken in die Zelle C3 und klicken auf Wir erhalten das Fenster Funktion einfügen und klicken in den Bereich Funktion auswählen. Wir geben hier einfach das W ein, damit Excel zum Buchstaben W wechselt. Jetzt müssen wir noch etwas nach unten scrollen bis die gewünschte Funktion angezeigt wird. Wir bestätigen mit OK und erhalten das Fenster Funktionsargumente. Hier geben wir ein: Prüfung: Geprüft werden soll die Zelle, in der der Umsatz steht, nämlich darauf, ob der Umsatz größer als ,00 ist oder nicht. In unserem Beispiel steht der Umsatz in Zelle B3, wir müssen diesen Zellbezug aber nicht eingeben, sondern es genügt, wenn wir einfach auf die erste Zelle, die einen Umsatz ausweist, klicken. Weil wir zur Bedingung machen, dass

7 der Umsatz größer ist als ,--, geben wir auch das Zeichen für größer (>) ein. Jetzt müssen wir natürlich auch noch hinschreiben größer als was, also größer als ,00. Dann_Wert: Hier geben wir ein, was geschehen soll, wenn die Zelle der Bedingung, größer als entspricht. Dann nämlich, sollen 5 % gewährt rewden, also tippen wir die 5 % auch ein. Sonst_Wert: Hier geben wir ein, was geschehen soll, wenn die Bedingung nicht zutrifft, also wenn die Prüfung der Zelle ergibt, dass hier kein Umsatz steht, der größ0er als ,000 beträgt. Das sind in unserem fall 2%. Also tragen wir diese hier ein. So erscheint dann die Formel in der Bearbeitungszeile:. In unserer Tabelle ist schon der richtige Wert, nämlich im Beispiel 5 % eingetragen. Nun kopieren wir die Formel einfach nach unten, fertig! Wenn ein Kunde über 500 Fahrradschläuche kauft, dann erhält er einen Rabatt von 10 %, sonst nur 2 %. Ergebnis: Wenn die Note 1 lautet, dann soll Workshopteilnahme ausgegeben werden, sonst soll die Zelle leer bleiben. Name Note Roth 1 Workshopteilnahme Schwarz 2 Braun 3 Weiss 4 Braum 5 Sonne 1 Workshopteilnahme Himmel 2 Grün 3 Wiese 1 Workshopteilnahme Ochs 2 Übung: Wenn eine Rechnung länger als 14 Tage überfällig ist, soll Mahnung ausgewiesen werden, sonst soll nichts eingetragen werden. Erstellen Sie die nachfolgende Tabelle. Geben Sie das Datum in der Spalte D über die Funktion =HEUTE() ein. Berechnen Sie die Überfälligkeit mit der entsprechenden Formel. Die Spalte F soll mit der Funktion WENN die Rechnung mehr als 14 Tage überfällig ist, dann soll Mahnung ausgewiesen werden, sonst nichts (nichts wird mit zwei Anführungszeichen eingetragen: )

8 Lösung: Übung: Erstellen Sie zu folgender Aufgabe die entsprechende Tabelle und Formel: Wenn ein Kunde über 500 Fahrradschläuche kauft, dann erhält er einen Rabatt von 10 %, sonst nur 2 %. Lösung: WENN DANN SONST MEHR ALS ZWEI BEDINGUNGEN Beispiel: Excel soll je nach Punktestand automatisch Endnoten nach folgender Tabelle eintragen: So geht s: Klick auf die Ergebniszelle Klick auf den Funktionsassistenten (manuelle Eingabe ist selbstverständlich auch möglich) Wähle die Wenn-Funktion aus Ausfüllen des Feldes: H3 soll hinsichtlich des Punktestandes überprüft werden. Der Punktestand ergibt sich aus der Tabelle, hier ist angegeben, dass bei Punkten eine 1 gegeben wird, bei eine 2 und so weiter. Genauso müssen wir es in der Formel eingeben. Also: Zuerst soll die Zelle H3 geprüft werden, ob der Wert darin größer als 34 ist, dann soll eine 1 gegeben werden, das sieht dann so aus:

9 Schritt 1 Normalerweise würde man jetzt in das Sonst-Feld klicken und hier eingeben, was geschehen soll, wenn die Bedingung nicht zutrifft, doch wir sind ja noch nicht am Ende mit unseren Bedingungen, es sollen ja weitere Bedingungen folgen, daher dürfen wir hier den Sonst-Wert noch nicht eingeben. Stattdessen klicken iwr einfach in das Feld Sonst_Wert und dann in das Feld links neben der Bearbeitungszeile, dort steht bereits Wenn Wir müssen hier hineinklicken, dann erhalten wir ein leeres Fenster Funktionsargumente und geben jetzt nacheinander die Bedingungen ein, jedes mal für eine neue Bedingung auf das Wenn-Feld neben der Bearbeitungsleiste klicken, so lange, bis wir keine Bedingungen mehr haben und in das Sonst-Feld eintragen können, was geschehen soll, wenn die Bedingungen nicht zutreffen, siehe nachfolgendes Beispiel. Schritt 2 Schritt 3 Schritt 4 Schritt 5

10 Man hätte in die Punktetabelle auch Zahlen eintragen können um sich in der Formel auf den Zellbezug zu beziehen anstatt dort die Zahlen einzutippen. Übung 2: Aus einem Datum das Quartal ermitteln, siehe auch Funktion MONAT Verschachtelte Funktionen Funktionen lassen sich miteinander verschachteln. Bis zu 64 Funktionen können miteinander verschachtelt werden. Auch hierbei hilft der Assistent. WENN(UND)- BZW. WENN(ODER)-BEDINGUNGEN Wir haben mit der Wenn-Funktion gelernt, dass Excel Berechnungen durchführen kann, die sich an bestimmte Bedingungen anlehnen. Die Wenn-Funktion lässt sich aber auch mit UND bzw. ODER verknüpfen. Übung: Ich habe nachfolgend eine Patienten-Tabelle. Nun soll Excel mir bei allen Patienten, die männlich sind und älter sind als 50 Jahre, anzeigen, dass sie zur Risikogruppe gehören. Excel soll also in der Spalte Risiko ein Ja ausgeben, wenn beide Bedingungen männlich und >50 Jahre zutreffen.

11 Klick in das Ergebnisfeld (I2) Klick auf den Funktionsassistenten, Funktion WENN auswählen, Klick in das obere Feld des Dialogfeldes und dann wechseln zur Funktion UND: Der Cursor blinkt im Feld Wenn Prüfung. Ich gehe an dieser Stelle zur UND Funktion, denn es heißt: Wenn/UND indem ich auf das Namenfeld klicke und dann auf UND. ACHTUNG: Sollte diese Funktion im Feld nicht erscheinen, gehe ich auf Weiter Funktionen und wähle dann in gewohnter Weise die UND-Funktion aus. Nun erhalte ich das Dialogfenster Funktionsargumente für die Funktion ODER Da ich zwei Bedingungen formulieren möchte, also Bedingung 1, der Patient ist männlich und Bedingung 2, der Patient ist über 50 Jahre alt, fülle ich das Feld Wahrheitswert 1 für die erste Bedingung und das Feld Wahrheitsfeld 2 für die zweite Bedingung aus. Das heißt, ich klicke einfach auf die Zelle, die in meiner Tabelle auf den Wert hin geprüft werden soll: JETZT ACHTUNG: Ich darf n i c h t mit OK bestätigen, da wir die Und-Funktion ja nur in die Wenn-Funktion integriert haben, ich muss daher jetzt wieder zur Wenn-Funktion zurück, das geht am besten, wenn ich in der Bearbeitungsleiste einfach auf WENN klicke: Jetzt sind in der ersten Zeile der Wenn-Funktion Prüfung die beiden Bedingungen eingetragen.

12 Bei Dann_Wert trage ich ein, was geschehen soll, wenn diese beiden Bedingungen erfüllt sind in unserem Beispiel soll dann ein JA ausgegeben werden in der Spalte Risikopatient. Und wo Excel dieses JA ausgibt, haben wir ja bereits definiert, indem wir vor Beginn der Formel auf die noch leere Ergebniszelle geklickt haben. Den Rest kennen wir, bei Sonst_Wert erfolgen zwei Anführungszeichen für den Befehl leer. Die Wenn-Oder-Bedingung funktioniert natürlich identisch, nur dass wir anstelle der UND- Funktion die ODER-Funktion auswählen müssen. Übung: Alle Professoren sollen eine Einladung erhalten, wenn sie in Bonn wohnen und jünger sind als 60 Jahre. Definiere zuvor Spaltennamen. LÖSUNG:

13 WENN(ISTZAHL) Aufgabe: Mit Wenn(ISTZAHL): Zahlungsüberfälligkeit ermitteln Wir richten eine Spalte ein, in der wir alle Geldeingänge eintragen, In einer Spalte daneben, möchten wir nun sehen, wie lange bereits eine unbezahlte Rechnung überfällig ist. Wir klicken in die Zelle F3 und öffnen den Funktionsassistenten mit der Tastenkombination SHIFT+F3 oder indem wir auf fx klicken oder im Register FORMLEN auf Funktionsbibliothek. Wir wählen die Funktion WENN aus (sie ist in der Kategorie Logik zu finden) Wir möchten, dass wenn der Kunde noch n i c h t bezahlt hat, also wenn die Spalte GELDEINGANG noch leer ist, dann soll dort ausgewiesen werden, seit wie vielen Tagen das Zahlungsziel bereits überschritten ist. Ist allerdings bereits ein Geldeingang verzeichnet, dann soll hier nichts stehen. Wie die Felder ausgefüllt werden, siehe nachfolgende Abbildung. Die Einträge bedeuten also folgendes: Wenn eine Zahl ist in der Zelle E3, dann soll in Zelle eine Null (0) eingetragen werden, sonst soll hier die Berechnung B1-D3 vorgenommen werden. Nach Klick auf das Feld OK ist in der Zelle F3 der Eintrag 15 angegeben, das bedeutet, die Zahlung ist seit 15 Tagen überfällig. ACHTUNG: Eine wichtige Kleinigkeit müssen wir jetzt noch vornehmen, sonst wird

14 unsere Formel und die anderen Formeln, die mit dieser zusammenhängen, nicht funktionieren. Um die Tage der Überziehung zu ermitteln, muss immer von dem aktuellen Datum, das in unserem Beispiel in der Zelle B1 steht, das Rechnungsdatum abgezogen werden. Wenn die Formel eingegeben ist, kann man sie nach unten kopieren. Aber hier genau liegt das Problem: Beim Kopieren einer Formel auf andere Zellen, passen sich die Zellbezüge automatisch an, also würde hier auch der Zellbezug B1 angepasst werden, was natürlich nicht geschehen darf. Wir müssen diesen Zellbezug absolut setzen!! Zellbezug absolut setzen Wir klicken einfach auf die Zelle, in der die Formel steht jetzt wird uns die Formel in der Bearbeitungsleiste angezeigt Wir markieren den Zellbezug B1 (also einfach mit gedrückter Maus darüber fahren, so dass B1 markiert ist) Jetzt tippen wir auf die Taste F4, aber Achtung, gemeint ist die Funktionstaste F4 in der Funktionstastenleiste!!!!! Sofort wird der Zellbezug in Dollarzeichen gesetzt, das bedeutet, dieser Zelle wird nicht mehr beim Kopieren der Formel angepasst. Wir ziehen anschließend die Formeln bei gedrückter Maustaste über das Ausfüllkästchen nach unten.

die gewünschte Funktion und starte dann den Funktionsassistenten.

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