Datenschutzbeauftragte in internationalen Konzernen am Beispiel der Deutschen Bahn

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1 Datenschutzbeauftragte in internationalen Konzernen am Beispiel der Deutschen Bahn Deutsche Bahn AG Chris Newiger Konzerndatenschutzbeauftragte Brüssel,

2 Internationale Aktivitäten des DB Konzerns Über 2000 weltweite Standorte 2

3 Internationale Aktivitäten des DB Konzerns Ca Mitarbeiter weltweit Mitarbeiter nach Geschäftsfeldern 100% ~ Mitarbeiter Sonstige Aktivitäten DB Dienstleistungen 9,1% 16,7% 8,7% 32,5% DB Bahn Fernverkehr: 5,5% DB Bahn Regio: 13,8% DB Arriva: 13,2% Mitarbeiter nach Regionen (inkl. DB Arriva) Nordamerika 3% Europa ohne D. 27% Deutschland 65% Asien 4% Übrige internationale Standorte 1% DB Netze Fahrweg: 14,4% DB Netze Personenbhf.: 1,7% DB Netze Energie: 0,6% 33,0% DB Schenker Rail: 11,8% DB Schenker Logistics: 21,2% Ausland ca Mitarbeiter 3

4 Internationalität und Datenschutz Unterschiedliche Rahmenbedingungen weltweit Deutschland Bundesdatenschutzgesetz Sektorspezifische Regelungen (z.b. TKG) Spezialgesetzliche Regelungen (z.b. SGB, UWG) Unternehmensinterne Regelungen: Richtlinien, Betriebsvereinbarungen, BCRs Vorgaben der Aufsichtsbehörden Nationale und EU-Rechtsprechung EU/EWR Nationale Umsetzung der EU-Datenschutzrichtlinie/ Anlehnung an die EU-Datenschutzrichtlinie (EWR) Sektorspezifische Regelungen Spezialgesetzliche Regelungen Selbstregulierung (z.b. sektorspezifische Codes of Conduct) Unternehmensinterne Regelungen: Richtlinien (Policies), Vereinbarungen mit Interessensvertretern, BCRs Vorgaben der Aufsichtsbehörden Nationale und EU-Rechtsprechung Rest of World Umfassende Datenschutzregelungen (z.b. Schweiz, Russland, Kanada, Mexiko, Argentinien, Hong Kong, Japan, Südkorea, Südafrika) und/oder Sektorspezifische Regelungen (z.b. Bank-, Gesundheits-, Telekommunikationssektor) Spezialgesetzliche Regelungen (z.b. Schutz der Privatsphäre von Kindern, Arbeitsrecht, Sozialrecht, Verbraucherschutzrecht) Selbstregulierung (z.b. sektorspezifische Codes of Conduct, Selbstzertifizierungen) Unternehmensinterne Regelungen Richtlinien (Policies), Vereinbarungen mit Interessensvertretungen Vorgaben von Aufsichtsbehörden Nationale Rechtsprechung 4

5 Unterschiedliche internationale Rahmenbedingungen Beispiele EU Frankreich Loi relative à l informatique, aux fichiers, et aux libertés Schweden Personuppgiftslagen Dänemark Persondataloven Niederlande Wet Bescherming Persoonsgegevens Italien Codice in materia di protezione dei dati personali 5

6 Unterschiedliche internationale Rahmenbedingungen Beispiele Non-EU/EWR Mexiko Ley Federal de protección de datos personales en posesion de los particulares Schweiz Bundesgesetz über den Datenschutz Hong Kong Personal Data (Privacy) Ordinance Argentinien Ley , Protección de Datos Personales 6

7 Internationalität und Datenschutz Aktuelle Entwicklungen auf internationaler Ebene EU Entwurf einer Datenschutzgrundverordnung Entwurf einer Datenschutzrichtlinie für den Bereich der Strafverfolgung und der Gefahrenabwehr APEC Datenschutzprojekt Data Privacy Pathfinder Cross-Border Privacy Enforcement Arrangement (CPEA), 2009 Cross-Border Privacy Rules (CBPR), 2011 Schaffung eines Systems zum grenzüberschreitenden Austausch von Daten auf Grundlage der Cross-Border Privacy Rules innerhalb der APEC Region. OECD OECD Guidelines on the Protection of Privacy and Transborder Flows of Personal Data, 1980 Überprüfung durch die Arbeitsgruppe Informationssicherheit und Datenschutz (WPISP) Koordinierung und Auswertung von Expertenvorschlägen durch das GPEN (Global Privacy Enforcement Network) 7

8 Herausforderungen im internationalen Datenschutz Spezifische Themen vor Ort Aufsichtsbehörden Meldungen/Registrierungen/ Prüfungen Anforderungen an die Einbindung von Dienstleistern Dokumentation von Verfahren Wahrung Rechte Betroffener Rechtsgrundlagen für eine Datenverarbeitung Haftungsregelungen Zugriffsberechtigungen staatlicher Stellen Anforderungen für den Umgang mit Datenschutzpannen 8

9 Herausforderungen im internationalen Datenschutz Risiken und mögliche Folgen Risiken und mögliche Folgen für die DB Unbekannte nationale Datenschutzanforderungen drohendes Bußgeld oder Strafverfolgung Koordinationsaufwand bei internationalen Projekten und konzernübergreifenden Themen hohe zeitliche und ressourcentechnische Einzelaufwände Fehlendes internes Know-how lange Bearbeitungszeiten und Risiko doppelter / paralleler Prüfungen Einschaltung von externem Know-how erforderlich hohe (möglicherweise wiederkehrende) Einzelkosten Datenschutzverletzungen werden öffentlich Imageschaden für die DB Fehlender Nachweis eines konzernweiten Datenschutzniveaus Verlust von Kundenbeziehungen Nicht-Einhaltung von Anforderungen beim Beschäftigtendatenschutz oder Begrenzung auf deutsche Anforderungen Beeinträchtigung der Mitarbeiterzufriedenheit Mitarbeiter zweiter Klasse im Ausland ( ) 9

10 Die EU Grundverordnung Datenschutz Einheitlicher Rechtsrahmen als Chance Basis für ein homogenes Datenschutzniveau EU-weit Erleichterung und Motivation für international agierende Unternehmen zur Einführung einheitlicher Datenschutzstandards einer adäquaten europäischen Datenschutzorganisation einheitlicher datenschutzgerechter Prozesse Nutzung von Synergien One Stop Shop Einführung eines europaweiten (Konzern-) Datenschutzbeauftragten Öffnungsklauseln erlauben weiterhin den Mitgliedstaaten etwa beim Beschäftigtendatenschutz national angepasste Regelungen 10

11 EU Datenschutz GVO-E und deutsches Datenschutzrecht Unterschiedliches Verständnis des Datenschutzbeauftragten BDSG EU DS GVO-E Aufgaben: - Beratung der verantwortlichen Stelle (vst) - Hinwirkung auf die Einhaltung des BDSG - Durchführung von Mitarbeiterschulungen/ aktive Sensibilisierung - Verarbeitungsübersicht wird dem DSB zur Verfügung gestellt - Durchführung der Vorabkontrolle - vst ist Ansprechpartner der Aufsichtsbehörde Aufgaben: - Beratung der verantwortlichen Stelle (vst) - Überwachung der Umsetzung/Anwendung der EU DS GVO - Überwachung der Umsetzung/Anwendung von Datenschutzstrategien der vst - Überwachung der Schulung der Mitarbeiter durch vst - Sicherstellung, dass Dokumentation der Verarbeitungsvorgänge erfolgt - Überwachung der Durchführung der Datenschutz-Folgenabschätzung - DSB als Ansprechpartner der Aufsichtsbehörde 11

12 Der Datenschutzbeauftragte im Unternehmen Schwächere Position nach EU-Grundschutz VO BDSG EU DS GVO-E bezüglich Aufgaben: Aktive und gestaltende Rolle bezüglich Funktion: Unmittelbare Unterstellung unter die Unternehmensleitung Besonderer Kündigungsschutz Besondere Vertrauensstellung durch Verschwiegenheitsverpflichtung und Zeugnisverweigerungsrecht bezüglich Aufgaben: Primär überwachende Rolle bezüglich Funktion: Berichtsrecht an Unternehmensleitung Kein Kündigungsschutz vorgesehen Keine Verschwiegenheitsverpflichtung und kein Zeugnisverweigerungsrecht 12

13 Hoher Schwellenwert für Bestellung eines Datenschutzbeauftragten widerspricht einem wirksamen Datenschutzniveau BDSG Bestellpflicht 4f Abs.1: mehr als 9 mit der automatisierten Verarbeitung beschäftigte Mitarbeiter oder mehr als 20 mit der manuellen Verarbeitung beschäftigte Mitarbeiter EU DS GVO-E Bestellpflicht Art. 35 Abs.1: ab 250 Mitarbeitern oder Kerntätigkeit besteht in der regelmäßigen und systematischen Beobachtung Betroffener Positiv: Übernahme des bewährten deutschen Modells Optimierungsbedarf, denn: Höhere Hemmschwelle für die Betroffenen, wenn statt des Datenschutzbeauftragten die Aufsichtsbehörde eingeschaltet werden muss datenschutzrechtliche Selbstregulierung im Unternehmen durch Bestellung eines Datenschutzbeauftragten möglich Änderungsvorschlag: geringerer Schwellenwert, damit die Mehrzahl der Unternehmen zur Bestellung eines Datenschutzbeauftragten verpflichtet ist 13

14 Risiko für Unabhängigkeit des Datenschutzbeauftragten durch Möglichkeit der befristeten Bestellung BDSG Nicht explizit erwähnt, aber nach Ansicht der Aufsichtsbehörden ist eine Befristung von mind. 3-5 Jahre zumindest bei externen Datenschutzbeauftragten möglich EU DS GVO-E Befristung Art. 35 Abs.7: Bestellung kann auf 2 Jahre befristet werden Wiederernennung möglich Positiv: Möglichkeit einer unbefristeten Bestellung Optimierungsbedarf, denn: Risiko einer eingeschränkten Neutralität der Datenschutzbeauftragten zum Nachteil der Betroffenen eine effektive und nachhaltige Aufgabenwahrnehmung braucht längere Zeiträume Änderungsvorschlag: Befristungsklausel streichen 14

15 Datenschutz bei der Deutschen Bahn Konsequente Fortführung des eingeschlagenen Kurses Die DB fühlt sich dem Datenschutz in besonderer Weise verpflichtet und wird ihre Datenschutzziele mit der neu etablierten Datenschutzorganisation und dem ausgebauten Datenschutz Know-How weiter verfolgen: Betreuung auch von Kleinstunternehmen im Konzern Hinwirken auf die Nutzung von Synergien durch Schaffung EU-weiter Standards Starke, unabhängige Stellung der Datenschutzbeauftragten Enge Abstimmung mit den Interessenvertretungen Weiterentwicklung der bestehenden Datenschutzstruktur Schaffung einer homogenen Datenschutzexpertise national und international Einführung internationaler Datenschutzaudits 15

16 Datenflüsse im DB-Konzern Die Matrixorganisation im DB-Konzerndatenschutz DB-Konzerngesellschaften Fachliche Führung Disziplin. Führung Zentrale Datenschutzorganisation Chris Newiger Konzernleitung, Ressorts Kundendatenschutz Konzerndatenschutzbeauftragte Mitarbeiterdatenschutz Globales Datenschutzmanagement Globales Datenschutzmanagement Transport & Logistik Dezentrale Datenschutzorganisation Audit Fachkräfte und Vertrauenspersonen für Datenschutz in den DB-Konzerngesellschaften vor Ort 16

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