Digitale Immobilienakte

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1 Digitale Immobilienakte Markus D. Hartbauer Chief Solutions Architect, SER Europas größter Hersteller von Enterprise Content Management Lösungen > 30 Jahre Marktpräsenz

2 Globaler Top-15 ECM Anbieter Kunden, > 1 Million Anwender 500 Mitarbeiter in Europa, 35 in Österreich Natural Universal Helpful ECM Excellence for the Digital Workplace

3 Elektronische Archivierung Rechts- und revisionssichere Speicherung, Virtualisierung, ILM Digitale Akten Universallösung, dynamisches Fallmanagement, Info-Cockpit Geschäftsprozesse/BPM Ad-hoc und normative Prozesse, Vorgangsbearbeitung Dokumenten-Management Vorlagen, Versionierung, Collaboration, Annotationen Eingangsverarbeitung Automatisierte Lösungen für Posteingang, Rechnungen, Integration ECM für Office, SharePoint, SAP, Dynamics, Oracle und APIs 5 Digitale Akte = Informationszentrale Projekt, Immobilie,... 6

4 Digitale Akte = Informationszentrale 7 PRAXISBEISPIEL: DB PROJEKTBAU 8

5 Dokumente und Akten Protokolle Bautagebücher Planzeichnungen Papierpost s Welche Daten werden erfasst? Suche Nach Akten Nach Dokumenten Postkörbe Persönliche Gruppenpostkörbe Verwendung Projektakte, Gruppenakte, Themenakte Erfassung Papier, Dateien, E- Mails Berechtigungen Pflege direkt an Akten, kein Aufwand für IT. Zugelassen / nicht zugelassen. Digitale Projekträume

6 Indexierung (Metadaten) Scannen bzw. Importieren Multiformat- Viewer Schnellzugriff Projekträume Unterstützte Indexierung Stammdaten- Integration Workflow & Renditioning

7 Vorgang auf Basis Prozessmodell Prozesslogik im System = Qualität! Dokumentensteuerung nach VOB/B Automatische Abhängige Historie Vorgänge (Audit Trail) (zb Nachmeldung) Einheitliche Ablage in allen Projekten nach der EIU-Ablagestruktur Effiziente Produktions- und Realisierungsprozesse in allen Bereichen Verbesserung der Dokumentation Verbesserung der Zusammenarbeit zwischen allen Projektbeteiligten Standardisierte Prozessabläufe der Bereiche werden mittels Workflow unterstützt Reduzierung und Abwehr von Rückforderungen und Nachträgen Steigerung der Mitarbeiter- und Kundenzufriedenheit Schaffung der Voraussetzungen für die Revisionssicherheit Erreichte Ziele

8 ZUSAMMENARBEIT MIT EXTERNEN 15 Herausforderungen Einfache Zusammenarbeit mit Externen Kein administrativer Aufwand Gemeinsame Sicht auf Dokumente, Akten, Vorgänge Lückenlose Dokumentation à Browserbasierter Zugriff mit Benutzername + Passwort à Anlegen externer User on-the-fly à Nicht: Entnahme der Informationen aus dem System (Sync, Sicherheit!), sondern Zugriff darauf 16

9 Interne Bearbeitung Externer Zugriff Freigabe direkt aus interner digitaler Akte à iroom Projektakte & Projektraum: Dokumente freigeben Einladung erstellen Vordefinierte Berechtigungsgruppen Audit Trail iroom für Interne

10 iroom für Externe Doxis4 mobilecube App Dokumente, Akten, Vorgänge Online und Offline-Modus Touch optimiert Beliebige Geschäftsprozesse Scannen mit Kamera

11 Take-Aways 1. ECM-Lösungen = das digitale Rückgrat Ihres Unternehmens für geschäftsrelevanten Content. 2. Integration aller anderen Systeme à vollständiger Informations-Überblick. 3. Digitale Akte = Cockpit für Wissensarbeiter. 4. Zusammenarbeit von Internen und Externen auf eigenen Systemen beendet Plattform-Chaos. 21

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