Wertbeitrag der IT zu den Kernprozessen eines Unternehmens im Maschinen- und Anlagenbau

Transkript

1 Wertbeitrag der IT zu den Kernprozessen eines Unternehmens im Maschinen- und Anlagenbau Markus Neumann Doktoranden-Kolloquium am IWI

2 Agenda Zielsetzung der Arbeit Vorstellung des Themas und der Vorgehensweise IT-Effektivität und IT-Effizienz Untersuchung der IT-Effektivität Bestimmung der IT-Effizienz Nutzenbestimmung bei IT-Projekten Fazit und Ausblick Dipl. Wirt.-Inf. Markus Neumann # 2

3 Agenda Zielsetzung der Arbeit Vorstellung des Themas und der Vorgehensweise IT-Effektivität und IT-Effizienz Untersuchung der IT-Effektivität Bestimmung der IT-Effizienz Nutzenbestimmung bei IT-Projekten Fazit und Ausblick Dipl. Wirt.-Inf. Markus Neumann # 3

4 Zielsetzungen der Arbeit generell: Entwicklung einer Methode zur Bestimmung, Sicherung und Erweiterung des IT-Wertbeitrags dazu gilt es, drei Teilbereiche zu berücksichtigen: Erfassung des IST-Zustandes der IT-Unterstützung in den Geschäftsprozessen Sicherstellung der effizienten Leistungserstellung Erarbeitung einer Vorgehensweise zur Erweiterung bzw. Verbesserung der bestehenden IT-Unterstützung in den Geschäftsprozessen zusätzlich: Untersuchung inwieweit die Ergebnisse in die bestehenden Balanced Scorecard integrierbar sind Dipl. Wirt.-Inf. Markus Neumann # 4

5 Agenda Zielsetzung der Arbeit Vorstellung des Themas und der Vorgehensweise IT-Effektivität und IT-Effizienz Untersuchung der IT-Effektivität Bestimmung der IT-Effizienz Nutzenbestimmung bei IT-Projekten Fazit und Ausblick Dipl. Wirt.-Inf. Markus Neumann # 5

6 Vorstellung des Themas Welchen Wertbeitrag liefert die IT zum Unternehmens- erfolg? zu dieser populären Fragestellung gab es in den letzten beiden Jahrzehnten zahlreiche Publikationen und For- schungsarbeiten trotz zahlreicher entwickelter Modelle und Vorgehens- weisen existiert auch gegenwärtig noch kein umfassender und praktikabler Ansatz zur Beurteilung des Wertbeitrags der IT (vgl. [Holzhammer 2006]) die klassischen Kostenkennzahlen reichen allerdings nicht aus, den Wertbeitrag der IT aufzuzeigen oder die Entwicklung der IT bzw. den Einsatz der IT zu steuern Dipl. Wirt.-Inf. Markus Neumann # 6

7 Vorstellung des Themas Verschiedene Herangehensweisen Nachweis der Auswirkungen von IT-Ausgaben auf die Arbeitsproduktivität einer Volkswirtschaft Ergebnis: Feststellung eines negativen Zusammenhangs; IT-Produktivitätsparadox (siehe u. a. [Brynjolfsson 1993 und Devaraj/Kohli 2002]) Untersuchung der Auswirkung von IT-Ausgaben auf Unternehmenserfolg g( (z. B. Umsatz oder Institut Gewinn) für Wirtschaftsinformatik Kritik an diesen Vorgehensweisen: zu viele Störfaktoren technische Lösungen führen nicht automatisch zu besseren Ergebnissen (vgl. u. a. [Dedrick et al. 2003]) Dipl. Wirt.-Inf. Markus Neumann # 7

8 Vorstellung des Themas motiviert durch die These IT doesnt matter von Carr wurden neue, praxisrelevante Ansätze zur Messung des IT-Wertbeitrags entwickelt Quelle: Wiegand et al Schlagwort: Business Driven IT-Management Dipl. Wirt.-Inf. Markus Neumann # 8

9 Vorstellung des Themas Erkenntnisse der Literaturrecherche es hat sich die Erkenntnis durchgesetzt, t dass es keinen direkten Zusammenhang zwischen IT-Investitionen und Unternehmensperformance gibt (siehe u. a. [Aral et al. 2006] und [Grosse Wienker 2008]) die technischen Lösungen generieren alleine noch keinen Wertbeitrag vielmehr gilt es, ist die anforderungsgerechte g und um- fassende Unterstützung der Geschäftsprozesse durch IT- Leistungen zu messen ein eigener Ansatz muss entwickelt werden Dipl. Wirt.-Inf. Markus Neumann # 9

10 Agenda Zielsetzung der Arbeit Vorstellung des Themas und der Vorgehensweise IT-Effektivität und IT-Effizienz Untersuchung der IT-Effektivität Bestimmung der IT-Effizienz Nutzenbestimmung bei IT-Projekten Fazit und Ausblick Dipl. Wirt.-Inf. Markus Neumann # 10

11 IT-Effektivität und IT-Effizienz Die Güte der Unterstützung der Geschäftsprozesse durch die IT wird somit zu einer wesentlichen Maßgröße für den IT-Wertbeitrag (Pfeifer (2003, S. 24)) IT-Effektivität neben der IT-Effektivität muss zusätzlich auch die effiziente Bereitstellung der IT-Leistungen gewährleistet werden (siehe u. a. Mieze 2004) IT-Effizienz zur Erweiterung des IT-Wertbeitrags bzw. des IT- Portfolios ist darüber hinaus die anforderungsgerechte Abwicklung der Entwicklungsprojekte notwendig (Nutzen- bzw. Benefit Management) Dipl. Wirt.-Inf. Markus Neumann # 11

12 Agenda Zielsetzung der Arbeit Vorstellung des Themas und der Vorgehensweise IT-Effektivität und IT-Effizienz Untersuchung der IT-Effektivität Bestimmung der IT-Effizienz Nutzenbestimmung von IT-Projekten Fazit und Ausblick Dipl. Wirt.-Inf. Markus Neumann # 12

13 Untersuchung der IT-Effektivität Notwendigkeit IT-Service Katalog zur Beurteilung der IT-Unterstützung tüt in den Lenze-Geschäftsprozessen wird eine vollständige und verständ- liche Leistungsübersicht benötigt lag bei der bhn bisher in der benötigten Form nicht vor Empfehlungen zur Erstellung einer solchen Übersicht finden sich in dem Modul Service Design der IT- Infrastructure Library y( (kurz: ITIL) IT-Service Management nach ITIL ermöglicht Ermittlung bzw. Sicherung und Erweiterung des IT-Wertbeitrages Dipl. Wirt.-Inf. Markus Neumann # 13

14 Untersuchung der IT-Effektivität Collaboration / Telefonie Services - -> zentrale Hardware, Software, Installation und Support - UMTS Karten -> zentrale Beschaffung der Karten und Tarife, Verleih der Karten - Telefon -> Gerät (Installation und Wartung), Anrufbeantworter, Gebühren und Support - Fax -> Gerät (Installation ti und wartung), Gebühren und Support - CTI - IVR (Call-Center) -> Einrichtung, Betrieb und Support - Personal-Digital-Assistent (PDA) -> zentrale Hardware, Einkauf und Installation der Geräte (Synchronisierung Outlook), Besorgung der Telefon- und Datentarife und Support - Internet-Zugang über DSL (Home-Office) -> Beantragung, Einrichtung, Installation - Fax-Server C3000 -> zentrale Hardware, Software, Bereitstellung, Institut Übernahme für Wirtschaftsinformatik Lizenzkosten und Support - Mobiltelefonie -> zentrale Hardware, Beschaffung und Installation der Geräte, Beschaffung der Tarife, Support - Videokonferenzsystem -> zentrale Hardware, Software, Beschaffung und Installation der Geräte, Einweisung und Support Dipl. Wirt.-Inf. Markus Neumann # 14

15 Untersuchung der IT-Effektivität zusätzlich wurde ein Template für die Erstellung von Service-Beschreibungen erarbeitet, die für eine umfassende Kundenschnittstelle notwendig sind Service-Katalog mit Service- Beschreibungen Geschäftsprozess/ Kunde Informationsbedarf Service- Informationen Service A Service B Service C Bestellwunsch Service- Bestellformular bhn Prozesse Standardisierter Bestellprozess Änderungswunsch Change-Formular Standardisierter Change-Prozess Dipl. Wirt.-Inf. Markus Neumann # 15

16 Untersuchung der IT-Effektivität Einsatz einer angepasste Version der Methode zur Ermittlung der Information Capital Readiness für eine Beispielumfrage wurden Prozessverantwortliche um ihre Einschätzung des IT-Service Portfolios gebeten Ergebnisse u. a. Verbesserung des Service-Katalogs, besseres Verständnis des Serviceeinsatzes sowie Abschätzung der IT-Effektivität Dipl. Wirt.-Inf. Markus Neumann # 16

17 Untersuchung der IT-Effektivität Ergebnisse der ICR-Umfrage: Ermittlung des Unterstützungsgrades tüt der IT in den Lenze-Geschäftsprozessen Service-Kategorie Service-Bezeichnung E D P V VL PE GP Bemerkungen Telefonie-Services Telefonie Fax Call-Center Personal-Digital-Assistent (PDA) GP: Unterstützung im Problemfall verbesserungsfähig Internet-Zugang über DSL (Home-Office) Fax-Server C Mobiltelefonie GP: Unterstützung im Problemfall verbesserungsfähig weitere gewünschte Services: Videokonferenzen Videokonferenzsystem V: Datentransferrate weitere gewünschte Services: E=Einkauf; D=Disposition; P=Produktion; V=Vertrieb; VL=Versand/Logistik; PE=Produktentwicklung; GP=Geschäftsführung Produktion Dipl. Wirt.-Inf. Markus Neumann # 17

18 Agenda Zielsetzung der Arbeit Vorstellung des Themas und der Vorgehensweise IT-Effektivität und IT-Effizienz Untersuchung der IT-Effektivität Bestimmung der IT-Effizienz Nutzenbestimmung bei IT-Projekten Fazit und Ausblick Dipl. Wirt.-Inf. Markus Neumann # 18

19 Bestimmung der IT-Effizienz IT-intern müssen die für die nach außen angebotenen Services notwendigen Ressourcen identifiziert werden, um eine effiziente Leistungserstellung zu gewährleisten Kunde Geschäftsprozesse IT-Service A IT-Service C IT-Service D IT-Service B IT-Service E IT-Service F Schnittstelle IT-Service-Katalog IT-Infrastruktur IT-interne Sicht Personen und Prozesse Dipl. Wirt.-Inf. Markus Neumann # 19

20 Bestimmung der IT-Effizienz Zuordnung Ressourcen zu den IT-Services ist bis jetzt bei der bhn noch nicht systematisch umgesetzt Realisierung durch IT-interne Erweiterung des Service- Katalogs interne Service-Beschreibungen mit Details zu Verantwortlichkeiten und benötigten Ressourcen Ziel: Feststellung wie hoch Ressourcenverbrauch für die laufende Erstellung der IT-Services ist (Ressourcen- effizienz) Interne Überwachung und externes Benchmarking Output: lfd. Abschätzung der Ressourceneffizienz, Darstellung der Abhängigkeiten, Hilfe für Festlegung von SLAs, Ausfallszenarien s a e und Preiskalkulationen es uato e Dipl. Wirt.-Inf. Markus Neumann # 20

21 Bestimmung der IT-Effizienz Kosten Beschreibung 7.299,33 Euro Tandberg 880 MXP Videokonferenzsystem 1.259,00 Euro Peta X-Tra Standfuß, optional 1.938,00 Euro 42 Zoll Plasma Display 1.473,29 Euro MultiSite Lizenz 120,00 Euro Transportkosten 832,00 Euro T-Systems Installation und Einweisung 116,00 Euro TMS Lizenzen, Kosten anteilig 85,00 Euro bhn Einkauf und Abwicklung (0,5h Bestellung + 0,25h WE + 0,25h Leasingabwicklung) ,62 Euro Zwischensumme (einmalige Kosten), :36 = 364,52 Euro 49,25 Euro T-Systems Service (monatlich) = Euro / 36 Monate 29,40 Euro TMS Serverbetrieb inkl. Administration (monatlich), Kosten anteilig = 500 Euro / 17 VK 21,25 Euro bhn Serviceline (ca. 0,25h / Monat) 85,00 Euro bhn 2nd Level Support (ca. 1,0h / Monat) 184,90 Euro Zwischensumme (monatliche Kosten) 566,00 Euro Gesamt Mietkosten pro Monat (inkl. bhn Leasing über 3 Jahre bei 2,9% pro Jahr) zzgl. ca. 75,00 Euro / Monat (3 x ISDN Basisanschlüsse 384 kbps vor Ort) Dipl. Wirt.-Inf. Markus Neumann # 21

22 Agenda Zielsetzung der Arbeit Vorstellung des Themas und der Vorgehensweise IT-Effektivität und IT-Effizienz Untersuchung der IT-Effektivität Bestimmung der IT-Effizienz Nutzenbestimmung bei IT-Projekten Fazit und Ausblick Dipl. Wirt.-Inf. Markus Neumann # 22

23 Nutzenbestimmung bei IT-Projekten Notwendigkeit eines Nutzenmanagements eine Beurteilung des derzeitigen Service-Portfolios im Hinblick auf die IT-Effektivität und die IT-Effizienz reicht nicht aus, auch zukünftig einen optimalen Wertbeitrag der IT sicherzustellen strukturelle Vorgehensweise, um die Kundenanforderungen d bei IT-Projekten bestmöglich erfüllen zu können Nutzenbzw. Benefit e Management age e (vgl. Ward/Daniel a et al. 2006) Methode Nutzungsgrad in 2006 IT-Strategie 93 Projektmanagement 88 Projektmanagement-Abteilung 68 Systementwicklung 64 Formale Projektbewertung 59 Nutzenmanagement 25 Quelle: Ward et al Dipl. Wirt.-Inf. Markus Neumann # 23

24 Nutzenbestimmung bei IT-Projekten Nutzenmanagement legt die Nutzenziele eines IT-Projekts fest, stellt einen Nutzen-realisierungsplan auf und überwacht dessen Umsetzung; dabei zu beachten: einbinden aller Stakeholder und Nutzenziele quantitativ erfassen Projektbeginn Projektende Nutzenplanung Laufende Überwachung der Nutzenrealisierung Nachträgliche Evaluation des realisierten Nutzens für das bhn-projekt Travelmanagement wurden mögliche Nutzenziele anhand einer Prozessanalyse identifiziert und dokumentiert Dipl. Wirt.-Inf. Markus Neumann # 24

25 Nutzenbestimmung bei IT-Projekten Ergebnisse des Prozessvergleichs zeigen eindeutig und unmissverständlich das quantitative Nutzenpotenzial des Projekts auf wodurch sich ein Nutzenrealisierungsplan i l erstellen lässt ermöglichen zudem eine laufende sowie eine nachträgliche Beurteilung des Projekterfolgs außerdem werden die Projekte durch Institut die für Wirtschaftsinformatik Dokumentation der quantitativen Nutzenziele untereinander vergleichbar; damit ist ein systematisches Projektportfolio Ma- nagement realisierbar i Dipl. Wirt.-Inf. Markus Neumann # 25

26 Nutzenbestimmung bei IT-Projekten Projektportfoliomanagement im Rahmen dieses Ansatzes werden die Einzelprojekte gemäß den Unternehmenszielen, der Informations- strategie und der IT-Architektur identifiziert, klassifiziert und hinsichtlich ihres Wertbeitrages bewertet ([Schwarze 2006], S ) dieser Ansatz wird in der Praxis bisher allerdings noch nicht umfassend bzw. nicht optimal Institut eingesetzt für Wirtschaftsinformatik (vgl. u. a. [Thomas et al. 2008]) Erarbeitung von Nutzenkategorien auf Grundlage der Nutzenabschätzung Dipl. Wirt.-Inf. Markus Neumann # 26

27 Nutzenbestimmung bei IT-Projekten wirtschaftlicher Nutzen A B C D P1 P2 o ++ P3 P4 Legende sehr wichtig + wichtig ++ _ - unwichtig + o neutral strategische Bedeutung (+ gesetzliche/sicherheitsrelevante Vorgaben) Dipl. Wirt.-Inf. Markus Neumann # 27

28 Agenda Zielsetzung der Arbeit Vorstellung des Themas und der Vorgehensweise IT-Effektivität und IT-Effizienz Untersuchung der IT-Effektivität Bestimmung der IT-Effizienz Nutzenbestimmung bei IT-Projekten Fazit und Ausblick Dipl. Wirt.-Inf. Markus Neumann # 28

29 Fazit und Ausblick Fazit der Diplomarbeit insgesamt ließ sich ein Konzept zur Bestimmung, Siche- rung und Erweiterung des IT-Wertbeitrages entwickeln und erste Schritte bereits praktisch umsetzen Ausblick nächste Schritte bis Ende des Jahres: Themengebiet(e) und Forschungsfragen der Promotion festlegen evtl. Forschungsdesign festlegen Aufgaben am IWI bei der bhn wahrnehmen h Dipl. Wirt.-Inf. Markus Neumann # 29

30 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Kontakt: Markus Neumann Königsworther Platz Hannover Tel: 0511/ neumann@iwi.uni-hannover.de Doktoranden-Kolloquium am IWI