HS/3 HOTELSOFTWARE. Die professionelle Softwarelösung für Hotels & Pensionen. DEMO-Version unter

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1 HS/3 HOTELSOFTWARE Die professionelle Softwarelösung für Hotels & Pensionen DEMO-Version unter

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3 Willkommen bei HS/3. HS/3 Hotelsoftware - Die Software für Ihr modernes Hotelmanagement Perfekt passend! Jedem Hotel, egal, welcher Größe, Ausrichtung oder Klassifizierung geben wir mit der HS/3 Hotelsoftware die Möglichkeit, auf ein professionelles Hotelmanagementsystem zurück zu greifen. Speziell abgestimmt auf die individuellen Bedürfnisse in der Hotellerie ist HS/3 die perfekt passende Lösung, die alle Verwaltungsaufgaben eines modernen Hotelbetriebs für Sie übernimmt. Und noch mehr: Verbindungen zu allen in der Hotelbranche bekannten und eingesetzten Systemen wie z.b. Online-Reservierungssystemen, Telefonanlage, Restaurantkasse, Schließanlagen, etc. vervollständigen die Bereiche, in denen HS/3 zum Erfolg Ihres Hauses beiträgt. Mit diesem Produktprospekt möchten wir Ihnen HS/3 näher vorstellen. Informieren Sich über Funktionen und Perspektiven, die Ihnen die HS/3 Hotelsoftware bietet. Gerne stellen wir Ihnen HS/3 auch in einem persönlichen Gespräch vor. Sprechen Sie uns einfach an! Lassen Sie sich bei Ihrer täglichen Arbeit von einem erfahrenen und kompetenten Partner unterstützen. Unterstützt Sie bei der täglichen Arbeit, von der Reservierung über die Abrechnung bis hin zu Auswertungen und Statistiken Bereits seit über 15 Jahren erfolgreicher Partner der Hotellerie Über Hotels und Pensionen setzen HS/3 ein Eigene Vertretungen in Deutschland, Österreich und der Schweiz sorgen für persönliche Betreuung vor Ort Schnittstellen zu Telefonanlagen, Restaurantkassen, Schließsystemen, Fibu-Systemen, Pay- TV etc. Schnittstellen zu allen relevanten Online-Reservierungssystemen sind in allen HS/3 -Editionen bereits im Kaufpreis enthalten Einfachste Bedienung, schnell für Jedermann erlernbar Am Ende dieses Prospekts finden Sie eine voll funktionsfähige, 30 Tage gültige Testversion. 3

4 Zimmerfrühstück für Herrn Schuster Uhr 9 00 Uhr Uhr Uhr Uhr Uhr Uhr Uhr Uhr Uhr

5 Bitte die Tageszeitung nicht vergessen. Herr Meier besteht auf Vollkornbrot zum Frühstück? Frau Schmidt mag ihr Frühstücksei nur hart gekocht? Herr Schuster möchte sein Frühstück zusammen mit der Tageszeitung jeden Tag um 07:00 Uhr? Ihr Gast ist König lesen Sie ihm alle Wünsche von den Augen ab und erfüllen Sie sie! Mit HS/3 speichern Sie spezielle Wünsche und Eigenschaften Ihrer Gäste so ab, dass sie bei jedem erneuten Aufenthalt auf allen wichtigen Listen, wie z. B. der Hausdamenliste erscheinen. So können Sie den Aufenthalt Ihrer Gäste optimal planen und gestalten. Herr Franke z. B. legt großen Wert auf Allergikerbettwäsche. Speichern Sie diesen Wunsch in der Gästekartei ab und stellen Sie dadurch sicher, dass bei jedem Aufenthalt die richtige Bettwäsche zur Verfügung gestellt wird. Zusätzlich dazu können Sie Eigenschaften und Informationen hinterlegen, die Ihnen bei jeder Buchungseingabe, jedem Check-In-Vorgang, jeder Rechnungsstellung und jedem Check-Out- Vorgang auf dem Bildschirm angezeigt werden. Zum Beispiel: Auf Frau Müller wartet bei Anreise bereits ein Fax. Diese Info wird deutlich im Belegungsplan angezeigt und Ihr Front-Office-Mitarbeiter kann schnell reagieren und diese Information an den Gast weiterleiten. Kontroll- und Planungslisten für Housekeeping und F & B Berücksichtigung von individuellen Wünschen des Gastes Möglichkeit zur Hinterlegung von Gastnachrichten inkl. Anzeige im Belegungsplan Meldung von individuellen Gastmerkmalen beim Check-In, Check-Out, bei Buchung und / oder Rechnungsstellung möglich 5

6 Herr Braun möchte abreisen Uhr 9 00 Uhr Uhr Uhr Uhr Uhr Uhr Uhr Uhr Uhr

7 Er benötigt schnell seine Rechnung. Wie viele Abreisen haben wir heute? Sind bereits Rechnungen vorab bezahlt worden? Welche Rechnungen werden direkt an die Firma geschickt? Viele Fragen, auf die Ihnen HS/3 gezielte Antworten gibt. Die HS/3 Abreiseliste gibt detailliert Auskunft über die Anzahl und Besonderheiten der täglichen Abreisen. Sie können bereits im Voraus abrufen, welcher Gast wann abreist und sind somit in der Lage, selbst den größten Abreise-Run bestens vorzubereiten. Möchte der abreisende Gast seine Rechnung erhalten, genügen wenige Mausklicks, um verschiedene Arten von Rechnungen (Teilrechnungen, Komplettrechnungen etc.) zu erstellen. Hierbei ist es egal, ob der Betrag der einzelnen Rechnungspositionen oder die Anzahl der Buchungen geteilt werden soll. Bereits eingenommene Anzahlungen werden natürlich automatisch mit der Rechnung verrechnet. Die Möglichkeit, bereits am Vorabend des Check-Outs Rechnungen vorbereiten zu können, rundet die Funktion der Rechnungserstellung ab. Erfassen Sie Storno-Rechnungen und Gutschriften, kontrollieren Sie Ihre Forderungen mit dem integrierten und komfortablen Mahnwesen und verwalten Sie Ihre offenen Posten mit der entsprechenden Liste. Schnelle Erstellung von Teil-, Sammelund Komplettrechnungen Bis zu 3 verschiedene Zahlarten pro Rechnung Automatische Verrechnung von Anzahlungen Neben Rechnungsausdruck direkter Versand per Fax oder möglich 7

8 Ihr Gast findet Sie. Jederzeit Uhr 9 00 Uhr Uhr Uhr Uhr Uhr Uhr Uhr Uhr Uhr

9 Pluspunkt Online-Reservierung. Können Sie auf Gäste verzichten? Können Sie es sich erlauben, sich einem der heutzutage wichtigsten Kommunikationswege zu versperren und für einen großen Teil potentieller Gäste gar nicht erst zur Auswahl zu stehen? Der potentielle Gast kann wo immer er auch auf der Welt ist und egal, wie viel Uhr es ist über verschiedene Reservierungsplattformen von Ihnen freigegebene Zimmer buchen. Wer sich heutzutage als fortschrittliches Unternehmen präsentieren will, kommt um moderne Kommunkationswege nicht herum. Dazu gehören wie selbstverständlich seit Jahren Telefon und Fax. Täglich erhöht sich jedoch der Stellenwert, den das Internet und der damit verbundene -verkehr auch bei der Buchung von Hotelzimmern einnimmt. HS/3 unterstützt Sie bei der Nutzung dieser Medien. Anbindungen an Online- Reservierungssysteme im Preis enthalten Diese Buchungen werden automatisch in Ihre Belegungsübersicht übernommen, so dass sich Ihr Haus ohne viel Arbeit von allein füllt. Eine aktuelle Liste aller angebundenen Reservierungssysteme finden Sie unter Damit verbunden: hotel.de, HRS, ebay Als Plattformen zum Austausch von Verfügbarkeitsdaten und zum Empfang von Reservierungen werden derzeit unterstützt: HS/3 smart WEB Engine (swe) tiscover cultuzz. (und damit verbunden hotel.de, HRS.de, web.res feratel DIRS21 Hotel-Spider Intobis wild-east 9

10 Guten Tag, Familie Zimmermann Uhr 9 00 Uhr Uhr Uhr Uhr Uhr Uhr Uhr Uhr Uhr

11 Schön, dass Sie uns wieder besuchen. Familie Zimmermann reist an. Auf der alphabetisch sortierten HS/3 Anreiseliste ist sie sofort zu finden. Schön, dass der Meldeschein bereits ausgefüllt und ausgedruckt auf sie wartet. Nur noch die Unterschrift muss gesetzt werden. Freunde erwarten Familie Zimmermann bereits im Restaurant. Da dies von Ihrem Kollegen als Gastnachricht in HS/3 hinterlegt wurde, können Sie es Familie Zimmermann direkt beim Check-In mitteilen. Beim Check-In wird automatisch die Information angezeigt, dass Herr Schöne grundsätzlich in sein Zimmer gebracht werden möchte. Schön, wenn solche Kleinigkeiten wie selbstverständlich erledigt werden können. Die erwartete Reisegruppe reist an und möchte am liebsten sofort die reservierten Zimmer beziehen? Mit HS/3 muss niemand lange warten. Selbst komplexe Gruppen- Check-Ins können schnell und effizient gelöst werden. Einfach die komplette Gruppe markieren, einchecken - fertig! Nach dem Check-In werden alle vom Gast geführten Telefonate sowie seine Restaurantbelege automatisch auf seine Zimmerrechnung gebucht. An- und Abreiselisten mit Such- und Sortierfunktion Bereits vollständig ausgefüllter Meldeschein Komfortable Gruppen-Check-Ins Schnittstellen zu elektronischen Gäste- und Kurkartensystemen 11

12 Einfach persönlich! 7 00 Uhr 9 00 Uhr Uhr Uhr Uhr Uhr Uhr Uhr Uhr Uhr

13 Ihr Marketing mit HS/3 HS/3 unterstützt Sie dabei, Ihre Marketingaktivitäten umzusetzen und potenzielle Gäste zu werben. Falls Sie bisher ein separates Officeprogramm für Ihren Schriftverkehr und das Versenden Ihrer ings genutzt haben, können Sie dies nun ganz bequem mit HS/3 erledigen. Gestalten Sie Ihr individuelles ing frei mit Hilfe des integrierten Designtools. Geben Sie ihm mit Ihrem Logo und Ihrem eigenen Stil eine ganz persönliche Note. Das sorgt für den gewünschten Wiedererkennungseffekt bei Ihren Gästen und bei Ihnen somit für Erfolg in Form von Buchungen. Empfängeradressen können mit einem umfangreichen Filter aus der Gastkartei übernommen werden. Und wenn Sie gleich Informationen über Ihre Jahresarrangements mit versenden möchten, ist das problemlos möglich: Senden Sie diese einfach als PDF Dokument im Anhang Ihres Mailings mit. Die Durchführung des ings ist spielend einfach: Ein komfortabler Assistent leitet Sie Schritt für Schritt bis zum versandfertigen Mailing! Und falls Sie Ihre Botschaft lieber als Serienbrief versenden möchten, ist das auch problemlos möglich. Für ein persönliches Anschreiben aus Ihrem Hause müssen Sie dann nur noch eines tun: Ihre Unterschrift setzen.... und bevor Sie es vergessen: die HS/3 -Geburtstagsliste informiert Sie, dass Ihr Stammgast Herr Schröder heute Geburtstag hat! Meinen Sie nicht, dass er sich über einen persönlichen Gruß freut? Umfangreiche Filterfunktion der Gastadressen, z. B. nach PLZ, Arrangement, Umsatz, Anzahl der Übernachtungen uvm. Serienbrieferstellung und Newsletter Geburtstagsliste Wiedervorlage zur Nachbearbeitung fälliger Angebote 13

14 Tagung oder Bankett organisieren Uhr 9 00 Uhr Uhr Uhr Uhr Uhr Uhr Uhr Uhr Uhr

15 ... perfekt bis ins Detail. Guten Morgen, Herr Brinkmann. Wir wünschen gutes Gelingen und viel Erfolg bei Ihrer heutigen Tagung!. Organisieren Sie Ihre im Haus stattfi ndenden Tagungen, Seminare und Banketts mit HS/3 und ein wichtiger Grundstein für den guten Erfolg einer Veranstaltung ist gelegt! Der grafische Tagesplaner erlaubt Ihnen, Veranstaltungen bis auf 15 Minuten genau detailliert zu verwalten. Zeichnen Sie die Buchung ganz einfach ein! Nichts leichter als das! Und um Ihrem Gast die Vorbereitung seines Seminars so einfach wie möglich zu gestalten, drucken Sie ihm eine detaillierte Bestätigung seiner Veranstaltung aus. Hier ist genau ersichtlich, welche Tischform sich anbietet, welche Bestuhlung gewählt wurde und wie der Rest des Raumes genutzt werden kann. Ein druckbares Avis mit allen wichtigen Informationen für die einzelnen an der Tagung beteiligten Abteilungen Ihres Hauses rundet die HS/3 Seminarverwaltung ab. Selbstverständlich ist der Bankettbereich mit den Gästeund Reservierungsdaten in HS/3 verknüpft. Dies vereinfacht die Handhabung und Verwaltung Ihrer Bankettkontakte und lässt Sie auf die altbewährten, durch HS/3 bereits bekannten Abrechnungswege zurück greifen. Minutengenaue Verwaltung Ihrer Veranstaltungen Direkter Ausdruck von Avis und Veranstaltungsbestätigung Einfache Abrechnung von Tagungspauschalen Direkte Verknüpfung mit HS/3 Gästestamm und Reservierungen 15

16 Sie möchten ein Zimmer reservieren? 7 00 Uhr 9 00 Uhr Uhr Uhr Uhr Uhr Uhr Uhr Uhr Uhr

17 Gerne, schon fertig! Frau Schöne ruft an und möchte für sich und ihre Tochter zwei Einzelzimmer bestellen. Der Belegungsplan ist das Herzstück von HS/3 und Ihr Rundum-Werkzeug, um alle anfallenden Aufgaben am Empfang schnell und korrekt durchzuführen. Mit dem interaktiven HS/3 Belegungsplan legen Sie die Reservierungen noch direkt während des Telefonates an. Sie zeichnen die Reservierungen einfach mit der Maus in den Plan ein und geben noch während des Gesprächs konkrete Informationen über den Zimmerpreis weiter. Drucken Sie im Handumdrehen eine individuelle Reservierungsbestätigung mit allen wichtigen Details. Diese kann natürlich auch direkt gefaxt oder per verschickt werden. Schneller und einfacher geht s nicht! Haben Sie eine Reservierungsanfrage per Fax erhalten? Hinterlegen Sie dieses Fax, wie jedes andere gescannte Dokument, jede Datei und jede direkt in der Gastdatei und Sie können jederzeit schnell auf wichtige Dokumente zurückgreifen! Und wenn Ihr Gast am Tag seiner Anreise mit einem Taxi vom Flughafen abgeholt werden will, ist das kein Problem: Der HS/3 Kalender hält alle wichtigen Termine fest und erinnert Sie frühzeitig daran. Zusätzlich steht Ihnen die Zimmerauskunft zur Verfügung, mit der Sie alle freien Zimmer für einen bestimmten Zeitraum anzeigen lassen können in tabellarischer sowie grafischer Übersicht. Schnelle und einfache Reservierung durch Einzeichnen der Buchung im Belegungsplan mit der Maus Automatische Zuordnung von (Saison-)Preisen, Eingabe von Sonderpreisen jederzeit möglich Verändern von An- und Abreisedatum, Umzügen und zugeordneten Zimmern direkt im Belegungsplan Bestätigung auch als Fax oder per möglich 17

18 Ihr schneller Überblick über die Verfügbarkeit. Der Kategoriespiegel. Einfache Navigation Mit der Navigationsleiste auf der linken Seite können Sie blitzschnell zwischen den wichtigsten Programmfunktionen umschalten. An der Rezeption sitzen Sie nicht immer direkt vor dem Bildschirm. Das erschwert ggf. die Bedienung der Maus. Deshalb sind die einzelnen Programmfunktionen zusätzlich über Funktionstasten aufrufbar. Anfrage Zusage Fertig! 1 2 Was eignet sich besser dazu, Ihnen eine Übersicht über die aktuelle Zimmerverfügbarkeit zu geben, als ein gut strukturierter und übersichtlicher Kategoriespiegel? Hier sehen Sie, gruppiert nach Zimmerkategorie, wie viele Zimmer zu welchem Zeitpunkt noch frei sind. Somit ist der Kategoriespiegel für Sie das ideale Instrument, um der anfragenden Firma Seiler GmbH schnell und präzise eine Zusage machen zu können. Und selbstverständlich können Sie die Reservierung direkt im Kategoriespiegel vermerken! Immer den Überblick behalten 3 Im unteren Bereich des HS/3 Kategoriespiegels wird Ihnen angezeigt, wie viele Reservierungen Sie je nach Reservierungsart eingebucht haben. Diese Aufteilung kann bei Anfragen sehr hilfreich sein und Ihnen die Möglichkeit geben, durch schnelle Veränderungen Ihre tatsächliche Auslastung zu maximieren: Ein als Gesperrt eingeplantes Zimmer kann vielleicht doch noch verfügbar gemacht werden, um dadurch eine Reservierung annehmen zu können. Der Filter für mehr Übersicht 4 Sie möchten nur einige Zimmerkategorien angezeigt bekommen? Kein Problem der Kategorienfilter gibt Ihnen die Möglichkeit dazu. Wählen Sie einfach mit einem Mausklick die Zimmerkategorien aus, die im Spiegel angezeigt werden sollen. Zur schnelleren Handhabung können durch Klick auf die entsprechende Anweisung alle Kategorien an- bzw. abgewählt werden

19 Der Belegungsplan. Ihr Rundum-Werkzeug für Reservierungen & Co Sonderzeiten 1 Im oberen Teil des Belegungsplans befindet sich neben dem Kalender ein Anzeigebereich für Sonderzeiten. Egal ob Messetermine, Feiertage oder Schulferien mit dem HS/3 - Belegungsplan haben Sie immer die optimale Übersicht, in welchem Saisonzeitraum Sie sich gerade befinden. Neue Sonderzeiträume können einfach mit der Maus eingezeichnet werden! Ebenso einfach lassen sich Sonderzeiträume wieder entfernen bzw. ändern. Der entscheidende Vorteil: Bei Änderungen muss nicht mehr radiert und durchgestrichen werden, sondern Sie führen die Änderungen bequem mit wenigen Mausklicks durch. Auch besondere Vorgänge wie z. B. das Vornehmen von Umzügen sind schnell und unkompliziert durchführbar. Selbstverständlich führt HS/3 bei Veränderungen im Belegungsplan die dazu notwendigen Berechnungen wie z. B. die Anpassung der Preise bei Verlängerungen automatisch durch. eingestellt werden. So können sowohl die Anzahl der gleichzeitig sichtbaren Objekte (z. B. Zimmer) als auch der Darstellungszeitraum eingestellt werden. Übersicht 4 Mit der Schnellzugriffsleiste für die einzelnen Monate können Sie mit nur einem Mausklick den gerade notwendigen Zeitraum aufrufen. Eine Legende verschafft schnell den Überblick, welche Farbe welche Bedeutung hat. Interaktiv buchen Wichtiges im Blick Sie arbeiten mit einem Reservierungsbuch? Dann werden Sie sich bei der Arbeit mit HS/3 kaum umgewöhnen müssen! Neue Buchungen zeichnen Sie direkt mit der Maus in den Plan ein. Wenn Sie mit der Maus auf einen Belegungsbalken zeigen, werden Ihnen die wichtigsten Buchungsinformationen sofort angezeigt. Der Belegungsplan kann individuell auf Ihre Bildschirmgröße

20 Meeting mit dem Steuerberater Uhr 9 00 Uhr Uhr Uhr Uhr Uhr Uhr Uhr Uhr Uhr

21 ...Vorbereitungszeit: 5 Minuten! Mit HS/3 haben Sie alle benötigten Unterlagen sofort griffbereit. Die Allgemeine Geschäftsentwicklung gibt Ihnen detaillierte Auskunft über Ihre aktuelle Geschäftslage: Ob fakturierter Umsatz, gebuchter Umsatz oder Übernachtungen. Hier sehen Sie alle Zahlen auf einen Blick! Selbstverständlich mit Vorjahresvergleich! Oder untermauern Sie Ihren Erfolg mit Statistiken wie z. B. dem Managerbericht oder der Preisgruppenstatistik exakte Zahlen lassen keinen Zweifel über die Entwicklung Ihres Hotels. Selbstverständlich liegen die meisten Statistiken in brutto oder netto vor je nachdem, wie Sie Ihre Auswertung wünschen. Grafische Darstellungen in Form von Torten- und Balkendiagrammen bieten Ihnen zusätzlich Informationen über den erwirtschafteten Umsatz. Alle Listen und Reports lassen sich mit wenigen Mausklicks aufrufen; Filterkriterien sind vielfältig vorhanden, so dass keine Frage offen bleiben wird. Neben Auswertungen und Statistiken bietet HS/3 ein umfangreiches Listenwesen, das Material für alle Abteilungen des Hotels liefert. So können Sie auf die Verpflegungsund Reinigungsliste, die Belegungsliste sowie diverse Rezeptionslisten zugreifen. Und auch die monatliche Beherbergungsstatistik sowie die Kurtaxenabrechnung mit Ihrer Gemeinde sind mit einem Mausklick erledigt. Alle wichtigen Informationen zu Umsatz, Auslastung, Zahlungen uvm. stehen per Knopfdruck für einen beliebigen Zeitraum zur Verfügung Beherbergungsstatistik und Kurtaxenabrechnung sind auf Knopfdruck verfügbar Alle Listen sind vielfältig filter- und sortierbar Datenexportfunktion nach MS-Excel 21

22 Erledigen Sie Ihre Bankgeschäfte online: 7 00 Uhr 9 00 Uhr Uhr Uhr Uhr Uhr Uhr Uhr Uhr Uhr

23 Ganz bequem mit HS/3! Alle Bankgeschäfte bequem online aus HS/3 heraus erledigen! Diese Verbindung liegt auf der Hand: Rufen Sie online Ihre Kontoumsätze ab und verarbeiten Sie diese in HS/3. Das in HS/3 integrierte Online-Banking ersetzt vollständig umständliche Bankingprogramme und bietet einen enorm hohen zusätzlichen Nutzen. Kontobewegungen können mit wenigen schnellen Mausklicks mit Ihren offenen Rechnungen abgeglichen werden. Einfach die Zahlung auswählen offene Rechnung zuordnen fertig! Behalten Sie den Überblick über alle Ihre Konten bei allen Banken in einer konsolidierten Finanzübersicht. Die Bankenstandards HBCI und FinTS und eine 256 Bit AES Verschlüsselung garantieren für Sicherheit. Ebenso werden SEPA Überweisungen unterstützt. Zudem besteht die Möglichkeit, Überweisungen direkt in HS/3 einzutragen und von dort über Ihr Online-Konto durchzuführen. Die Daten werden in ein vordefiniertes Überweisungsformular eingetragen und mit einem Klick weggeschickt auch Terminüberweisungen sind problemlos machbar! Online-Abholung Ihrer Kontoumsätze mit HS/3 Zuordnung von Umsätzen zu Rechnungen Durchführung von Überweisungen und Lastschriften Bankenstandards HBCI / FinTS / SEPA 23

24 Ende des Spätdienstes Uhr 9 00 Uhr Uhr Uhr Uhr Uhr Uhr Uhr Uhr Uhr

25 ...stimmt die Kasse? Der Dienst ist beendet. Jetzt kann die Kasse inklusive aller Zahlungseingänge kontrolliert werden. Sind alle Rechnungen korrekt verbucht worden? Sind die richtigen Zahlarten gewählt worden? Stimmen die Kreditkartenbelege mit den verbuchten Zahlungen überein? Entspricht der tatsächliche Kassenbestand dem gebuchten Kassensaldo? Zahlungsbuchungen mehrere detaillierte und aussagekräftige Listen vor. Diese helfen Ihnen, sämtliche Abschlussarbeiten mit HS/3 schnell und leicht zu erledigen. Ein Blick ins Kassenbuch genügt, um festzustellen, ob die gebuchten Zahlungen auch mit dem tatsächlichen Geldeingang übereinstimmen. Und sollte sich ein Fehler eingeschlichen haben, ist der in Sekundenschnelle korrigiert. Natürlich liegen zur genauen Kontrolle der Detaillierte Listen zur Überprüfung der Zahlungsbuchungen Kassenbuch zur Ein- und Ausgabenverwaltung Stornoprotokoll je Mitarbeiter Möglichkeit zur Einschränkung von Zugriffsrechten je Benutzer 25

26 Module Durch das modulare Baukastensystem kann HS/3 um folgende Funktionen ergänzt werden: Erweiterter Vorlagen- Designer Erstellen Sie individuell auch komplexe Briefund / oder Rechnungsvorlagen! 26 Arrangements/ Packages Verwaltung von Pauschalen wie z. B. Wellnesswoche, Ski- Wochenende, Tagungspauschalen etc. Marketing Umfangreiche Filterfunktionen in der Gästeverwaltung, Erstellung von Serienbriefen, erweiterte Gasthistorie mit Wiedervorlagefunktion, Assistent zur Erstellung eines Mailings, Geburtstagsliste Online- Reservierungssysteme Schaffen Sie die Verbindung zwischen einem Reservierungsformular auf Ihrer hoteleigenen Homepage und HS/3 oder übermitteln Sie Ihre freien Zimmerkapazitäten online an Internet- Reservierungsportale wie z. B. cultuzz, webres, Tiscover etc. Erweitern Sie HS/3 um Finanzfunktionen wie z. B. die Protokollierung von Bareinnahmen und -ausgaben im Kassenbuch Anbindungen an Online- Reservierungssysteme im Preis enthalten Komfort- Gruppenreservierung Erleichert das Arbeiten mit Reisegruppen durch spezielle Funktionen (Sammelrechnung, Namensliste etc.) Banking Online-Banking komplett in Ihrer Hotelsoftware integriert! Abholung von Kontoauszügen, direkte Zuordnung von Umsätzen, Durchführung von Überweisungen & Lastschriften alles inkludiert! Tagungen / Bankett Buchen Sie Tagungspauschale über den grafi schen Tagungsplaner. HS/3 unterstützt Sie bei der Organisation Ihrer Veranstaltung Visitenkarten- Scanner Fremdsprachen Drucken Sie Ihre Korrespondenz in 8 verschiedenen Sprachen Visitenkarte einlegen, scannen, fertig! Die komplette Gastadresse wird in Sekundenschnelle in HS/3 übernommen! Kontingent- Verwaltung Verwalten Sie Reisebürokontingente und buchen Sie direkt aus den Kontingenten abgerufene Zimmer ein! Finanzen

27 Schnittstellen HS/3 kann sowohl mit bereits vorhandener Hoteltechnik als auch mit neuen Systemen problemlos verbunden werden. Es existieren Anbindungen und Schnittstellen zu folgenden Systemen: Telefonanlage Automatisches Verbuchen der vom Gast geführten Telefongespräch auf die Rechnung. Anlagen folgender Hersteller sind u. a. möglich: Agfeo, Alcatel, ascom, DeTeWe, Elmeg, Ericsson, Kapsch, matra, NEC, Panasonic, Philips, Siemens, Telekom, Tenovis Restaurantkasse Automatisches Verbuchen von Restaurantbelegen auf die Gastrechnung. Kassen folgender Hersteller sind u. a. möglich: Anker, Eucasoft, Gastware, Indatec, PCBistro, PC Cash, Sharp, Schultes, Vectron Yield- Management Nutzen Sie Yield- Management-Systeme, um Ihren Gästen immer das optimale Angebot zu machen. Check-In- Terminal Das Check-In-Terminal ermöglicht es Ihnen, das Gäste rund um die Uhr einchecken können auch, wenn Ihre Rezeption nicht besetzt ist. Schließanlagen Türkarten werden automatisch beim Check-In programmiert, so dass die Tür geöffnet werden kann. Beim Check-Out werden die Karten automatisch gesperrt. PAY-TV Anbindungen an diverse Pay-TV- Systeme gewährleisten das direkte Aufbuchen kostenpflichtiger Filme. SPA-/Wellnessprogramme Schnittstellen zu SPA-, Beauty- und Wellnessprogrammen verbinden HS/3 mit modernen Softwarelösungen, die die Verwaltung Ihres Wellness-Bereiches enorm vereinfachen. Finanz- buchhaltungs- Programme Mit der Schnittstelle Finanzbuchhaltung werden Rechnungen, die mit HS/3 erstellt wurden, direkt an ein Finanzbuchhaltungs- System in Form von Buchungssätzen übergeben. Übergabemöglichkeit unter anderem an Lexware, Sage Classic Line, DATEV und Diamant / R2 Elektronische Gastmeldung/ Kurkartensysteme Diese Schnittstelle ermöglicht den elektronischen Austausch von Gästedaten zwischen Ihnen und Ihrer Gemeinde. Einzelne im Prospekt erklärte Funktionen sind nur verfügbar in Verbindung mit den jeweiligen Zusatzmodulen und Schnittstellen. Eine komplette Liste der aktuell verfügbaren Schnittstellen finden Sie unter 27

28 Vielfalt für individuelle Anwendungen: HS /3 BASIC nur zzgl. MwSt. Die ideale Variante für kleine Hotels und Pensionen. Einfach in der Handhabung, günstig im Preis - aber groß im Nutzen! HS/3 HOTELSOFTWARE HS /3 PROFESSIONAL Die bewährte Hotelmanagement-Software für Hotels jeder Größe. Individuell auf Ihre Anforderungen zugeschnitten und jederzeit erweiterbar, unterstützt Sie die HS/3 Professional Edition bei Ihrer täglichen Arbeit. HS /3 PREMIUM individuell erweiterbar Inklusive Vor Ort- Installation/ Schulung 28 Premium im Funktionsumfang Premium beim Service: die HS/3 Premium Edition ist die perfekt passende Lösung für Ihr Hotelmanagement.

29 Die HS/3 Editionen HS/3 BASIC HS/3 PROFESSIONAL HS/3 PREMIUM u Allgemeines Netzwerkfähig Highend SQL-Datenbank Terminalserver-Fähigkeit Max. Zimmerzahl 20 max. 3 Arbeitsplätze unbegrenzt unbegrenzt unbegrenzt u Zusatzmodule Arrangement-Verwaltung Komfort-Gruppenreservierung Finanzen Marketing Erweiterter Vorlagen-Designer Fremdsprachen Kontingentverwaltung Tagungen/Bankett Online-Banking Visitenkarten-Scanner u Schnittstellen-Anbindungen Online-Reservierungssysteme Telefonanlagen Restaurantkassen Finanzbuchhaltung Elektronische Gastmeldung / Kurkartensysteme Yield-Management SPA-/Wellnessprogramme Check-In-Terminal Schließsysteme Pay-TV u Service Komplett-Installation in Ihrem Hause* Stammdaten-Einrichtung in Ihrem Hause* Schulung im direkten Anschluss an Installation / Einrichtung zu vergünstigten Konditionen 1 Online-Schulung mit Ihren Schwerpunkten (max. 3 Stunden) Telefonische Hotline Serviceverträge Schulungsangebote u Der Clou: Schnittstellen zu allen Online-Reservierungssystemen inklusive! 29 nicht verfügbar optional enthalten * Installation u. Stammdateneinrichtung max. 1 Tag, zzgl. Fahrtkosten/Fahrzeit i.h.v. 0,50 /km, Kost u. Logis werden kostenlos gestellt.

30 30 Wir lassen Sie nicht im Regen stehen.

31 HS/3 Serviceangebot Unser Support Uns ist es wichtig, dass Sie sich jederzeit durch uns gut betreut fühlen. Das bedeutet konkret, dass wir bei allen Fragen rund um HS/3 für Sie da sind! Angefangen bei der telefonischen Basisbetreuung bis hin zum kompletten Full-Service inklusive garantierter Reaktionszeit und Updateservice bei unserem umfassenden Serviceangebot ist für jeden das passende Paket dabei! Unser kompetentes Support- Team steht Ihnen gern via , telefonisch oder per Fernwartung zur Seite. Hierbei wird Ihr Einverständnis vorausgesetzt eine Internetverbindung zu Ihrem PC aufgebaut. Unsere Mitarbeiter können schnell und direkt bei Problemen zugreifen und diese auf schnellstem Wege klären. Servicepakete Wir haben individuelle Servicepakete für Sie zusammengestellt, aus denen Sie frei nach Ihren ganz speziellen Anforderungen wählen können. Schulungen Um Ihnen die Arbeit mit der HS/3 Hotelsoftware möglichst komfortabel zu gestalten, haben wir ein weites Angebot an Schulungsmöglichkeiten für Sie entwickelt. Egal, ob eine individuelle Einweisung oder Nachschulung beim Kunden vor Ort, ein informativer Gruppen-Workshop in einem der HS/3 Trainingscentren oder aber eine flexible Schulung per Online- Fernwartung: Für jede Anforderung und jeden Geldbeutel ist eine Option dabei. Schulungen im HS/3 Trainingscenter Über das Jahr verteilt bieten wir in vielen Regionen quer durch Deutschland Schulungen für interessierte Anwender an. Unser aktueller Schulungsflyer informiert Sie über Veranstaltungen in Ihrer Nähe. Schulungen via Internetverbindung (Online-Schulung) In einem Zeitrahmen von etwa 2 Stunden zeigt Ihnen unser kompetentes Trainingsteam Möglichkeiten und Arbeitsschritte online über das Internet auf. Schulungen vor Ort in Ihrem Haus Unser Software-Trainer besucht Sie für einen Tag in Ihrem Haus und kann so detailliert und individuell auf Ihre Fragen und Probleme eingehen. 31

32 Warum HS/3? Auf den vorangegangenen Seiten haben wir Ihnen HS/3 mit all seinen Vorteilen und Anwendungsmöglichkeiten für Ihr Hotel vorgestellt. Wir sind davon überzeugt, viele schlagkräftige Argumente für den Einsatz von HS/3 für Sie gefunden zu haben. Gerne fassen wir die Vorteile noch einmal für Sie zusammen: Warum ist HS/3 genau die richtige Software für mich? u Weil HS/3 optimal auf den Hotelalltag ausgerichtet ist und an jede Kleinigkeit denkt, die man selbst vergessen würde. Machen Sie sich die professionelle Hilfe, die HS/3 Ihnen jederzeit bietet, zunutze, um an der Rezeption und im Back office perfekt organisiert zu sein. Verändert HS/3 etwas an meiner Auslastung? u Ein klares Ja durch alle wichtigen, bei HS/3 bereits im Kaufpreis enthaltenene Anbindungen an Online-Reservierungssysteme können Ihre Gäste von überall auf der Welt ein Zimmer buchen. Dies schafft Ihnen den Zugang zu einer völlig neuen Gästegruppe! Gibt es auch etwas, von dem mein Gast profitiert? u Die Kundenbindung steht bei HS/3 ganz vorn: Ob individuelle Frühstücksvorlieben oder besondere Zimmerwünsche das HS/3 Listenmanagement sorgt für perfekten Service. Gerne beraten wir Sie auch persönlich. Sprechen Sie uns einfach an. Wir freuen uns auf Sie! Was macht HS/3 so besonders? u Die übersichtliche und benutzerfreundliche Oberfläche, hinter der eine intelligente Programmierung steckt und die einfache, gut strukturierte Handhabung der Software für Jedermann schnell und einfach erlernbar! 32

33 Das Unternehmen Als Kunde muss man nicht nur von dem Produkt überzeugt sein, sondern auch von den Menschen, die es betreuen. Bereits seit mehr als 15 Jahren ist die HS/3 Hotelsoftware bekannt dafür, praxisnahe Funktionen, eine intuitive Bedienung sowie ein erstklassiges Preis- / Leistungsverhältnis miteinander zu vereinen. Das wir es geschafft haben, dieses Ziel über die Jahre hinweg kontinuierlich zu halten und die damit verknüpften Erwartungen zu erreichen, zeigen unsere mittlerweile mehr als Kunden. Unserer Meinung nach kann ein Produkt nur dann wirklich gut sein, wenn schon bei der Herstellung alle Beteiligten Hand in Hand arbeiten. Aus diesem Grund finden Sie in unserem Hauptsitz in Detmold alle Abteilungen unter einem Dach: angefangen von der Entwicklung und dem Vertrieb, über die Technik, die Buchhaltung und die Kundenbetreuung bis hin zur Marketingabteilung und Geschäftsführung. Allen unseren Mitarbeitern und Partnern ist es eine Selbstverständlichkeit, unsere Kunden bei der Arbeit mit HS/3 mit allen Kräften zu unterstützen. Hierfür machen wir uns moderne Techniken zunutze: z.b. ein innovatives Fernwartungssystem, mit dem wir, ohne zusätzliche Kosten für den Nutzer, Probleme am Kundencomputer schnell und effizient aufspüren und lösen könnnen. Einzige Voraussetzung ist eine Internetverbindung und ein Telefongespräch, denn der Zugiff auf Ihren Rechner kann nur durch Ihre Freigabe erfolgen. Um Ihnen ein sicheres Gefühl bei der Arbeit mit HS/3 zu geben, bieten wir ein breites Spektrum an Serviceleistungen an, aus denen Sie, unser Kunde, das für Sie richtige Paket wählen können. Sprechen Sie uns einfach auf unser Serviceangebot an gerne finden wir mit Ihnen gemeinsam die passende Lösung. Das Team der HS/3 HOTELSOFTWARE Und nun wünschen wir Ihnen viel Spaß beim Ausprobieren der HS/3 Demoversion. 33

34 Pressestimmen Wichtig war aber vor HS/3 läuft auf einem zen- Die Software erschien Bei der Software fiel die Egal, ob eine individuelle allem, dass das Verhältnis tralen Server, auf den zwei uns sehr übersichtlich Wahl auf HS/3 wegen Einweisung oder Nach- von Preis und Leistung den stationäre Rechner und ein und leicht verständlich, des guten Preis-/Leis- schulung beim Kunden vor 34 Vorstellungen der Betreiber entsprach. So betont Direktorin Marina Weber, dass die Arbeit mit HS/3 überaus einfach und übersichtlich vonstatten geht: Selbst für einen Mitarbeiter, der sich mit solchen Programmen nicht auskennt, ist es nicht schwer, die Software zu verstehen und zu bedienen. u Quelle: TopHotel, Ausgabe 11/2008 Laptop zugreifen. Zudem kommuniziert das System mit den mobilen Vectron- Kassen der Kellner, die über ein WLAN angeschlossen sind. Mit der Entscheidung für HS/3 ist man heute noch zufrieden. u Quelle: Gastronomie, Ausgabe 09/2008 erinnert sich Bernd Pfeiffer vom Hotel Detmolder Hof in Detmold. Darüber hinaus war Pfeiffers ein guter Service sehr wichtig. Die Software vereinfacht die Reservierungen ungemein, resümiert Angela Pfeiffer. Die Zeitersparnis ist sehr groß. Ich kann jedem diese Anschaffung empfehlen. u Quelle: First Class, Ausgabe 09/2008 tungsverhältnisses und der Benutzermaske. Sie ist freundlich und einfach zu bedienen. Wenn man mit etwas jeden Tag arbeitet, muss wie bei einem Auto die Funktionalität passen, sagt der Hotelchef. Und die passte: Klare, aussagekräftige Icons am linken Bildschirmrand führen die Mitarbeiter intuitiv durch die Menüpunkte Office, Rezeption oder das umfangreiche Listenweisen, z.b. für das Housekeeping. u Quelle: First Class, Ausgabe 04/2008 Ort, ein informativer Gruppen-Workshop in einem der HS/3 Trainingscentren oder eine flexible Schulung per Online-Fernwartung: Für jede Anforderung und jeden Geldbeutel ist eine Option dabei. u Quelle: HGV Praxis, Ausgabe 08/2008 Weitere Pressestimmen zur HS/3 Hotelsoftware finden Sie unter

35 HS/3 DEMO Inhalte der DEMO-CD Auf der beliegenden HS/3 -DEMO-CD finden Sie folgende Inhalte: u u u HS/3 Software DEMO-Version Funktionsübersicht Handbuch Installationshinweise Legen Sie die CD einfach in das CD-ROM-Laufwerk Ihres Computers ein. Die CD startet automatisch. Folgen Sie dann den Anweisungen bzw. Auswahlmöglichkeiten am Bildschirm. Empfohlene Systemvoraussetzungen für HS/3 u PC mit mind. 2 GHz u 1024 MB Hauptspeicher u Windows NT Windows 2000 Windows XP Windows Vista (ein Einsatz unter Windows 95/98/ME ist nicht möglich) u Bildschirmauflösung SXGA (1280 x 1024 Pixel) DEMOVERSION HOTELMANAGEMENT u HS/3 HotelSoftware t HOTELMANAGEMENT Kein Teil des Programms darf in irgendeiner Form (Druck, Fotokopie, Mikrofi lm oder in einem anderen Verfahren) ohne unsere vorherige schriftliche Genehmigung reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme vervielfältigt sowie verarbeitet werden. Hier fehlt die HS/3 -DEMO-CD? Kein Problem! Besuchen Sie uns einfach im Internet unter und laden Sie dort die aktuelle DEMO- Version herunter! Oder rufen Sie uns an unter (0)

36 HS/3 HOTELSOFTWARE Bad Meinberger Str Detmold Deutschland / Germany Fon (0) Fax (0) info@hs3.de