Professionelles Projektmanagement in der Praxis

Transkript

1 Professionelles Projektmanagement in der Praxis Veranstaltung 9 Teil 2 ( ): Teambildung und Teamarbeit SS

2 Der Faktor Mensch Die größten Probleme bei sind keine technischen sondern soziologische unserer Arbeit Probleme, Probleme. Tom DeMarco, Timothy Lister: Wien wartet auf Dich! Der Faktor Mensch im DV-Management (Dt. Ausgabe von Peopleware ), Hanser Verlag München,

3 Der Faktor Mensch Projektarbeit = Teamarbeit Faktor Mensch hat entscheidende Bedeutung für Erfolg bzw. Misserfolg eines Projektes Management der Human Resources ist Kernaufgabe des Projektmanagements Projektarbeit ist weitgehend planbar Aber: Projektteamprozesse sind nicht vorhersehbar (Verhalten einzelner Mitarbeiter oder des Teams) Chemie im Team muss stimmen! Fehler, die im Bereich der Menschenführung gemacht werden, wirken sich häufig extrem negativ auf das Projekt aus Soziale Kompetenz des Projektleiters (Verhaltenskompetenz) ist gefragt 3

4 PM-Verhaltenskompetenz-Themen (ICB 3.0) 4

5 Faktor Mensch : Themen Führungsstil Projektleiter Kommunikation Teambildung Teamführung Konflikt- Management Projektmitarbeiter Motivation Umfeld/ Stakeholder 5

6 Warum ein Projektteam? Teambegriff Team := Zusammenschluss von Menschen, die ein gemeinsames Ziel anstreben und zur Zielerreichung gemeinsam kooperieren Akronym: Toll ein anderer macht s. Beste Form der Zusammenarbeit zur erfolgreichen Bewältigung großer Herausforderungen Gruppendynamik (Teamgeist/Teamspirit) Nicht die Leistungen Einzelner, sondern die Fähigkeiten und Anstrengungen aller Beteiligter bringen den Erfolg Eigenes Ego weitgehend ausschalten Intensive Kommunikation mit allen Beteiligten Verständnis für andere haben und deren Fehler ohne viel Worte ausbügeln 6

7 Die Weichen für den Projekterfolg werden oft mit der Projektteamzusammensetzung gestellt Teamzusammenstellung erfolgt meist top down 1. Auftraggeber benennt Projektleiter 2. Projektleiter bildet Kernteam mit TPLs 3. TPLs besetzen in Abstimmung mit PL die Teilprojektteams Auswahlverfahren Persönliches Kennen (beste Voraussetzung) Empfehlung (Basis: Anforderungskriterien) Analyse von Skill-Profilen (Trend zu Skill-Management) Ausschreibung über interne Stellenbörse Interviews mit potentiellen Teammitgliedern führen Abstimmung mit deren Vorgesetzten! Nicht nur die fachliche Kompetenz sondern auch die soziale Kompetenz der Teammitglieder ist wichtig! Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortungen (AKV) der einzelnen Projektteammitglieder müssen klar definiert werden (Wer liefert welchen Beitrag zum Projekterfolg?) 7

8 Zusammensetzung des Teams Schlüsselqualifikationenfür die Auswahl der Projektteammitglieder Fachspezialisten Experten 1. Wahl mit möglichst sehr guten Kenntnissen der Prozesse im Unternehmen Teamarbeiter kreativ, konstruktiv-kritisch, produktiv und kommunikationsfähig Botschafter Vertreter anderer Unternehmenseinheiten mit Doppelfunktion Interessenvertreter der entsendenden Unternehmenseinheit Verkäufer der Projektergebnisse in dieser Unternehmenseinheit Sie müssen auch Projektarbeiten übernehmen! Anforderung an alle: Teamfähigkeit Gute Balance zwischen unterschiedlichen Mitarbeitercharakteren erforderlich 8

9 Die Projektteamentwicklung verläuft stets in mehreren Phasen (Modell von Tuckman) Forming Storming Norming Performing Adjourning Formierungsphase: Orientierung Konfliktphase mit Enttäuschungen Vertrauensphase: Durchbruch Produktivitätsphase: Leistung Auflösungsphase: Trennung 9

10 Projektteamentwicklung nach Tuckman Team-Performance Forming Storming Norming Performing Adjourning Ausprägung Team kommt zusammen, beschnuppern, kennen lernen Erste Konflikte, unterschiedliche Einschätzungen Team gibt sich Spielregeln, schafft Rollen, Wir-Gefühl bildet sich Team ist zusammengeschweißt, arbeitet effizient und ideenreich mit wenig Reibungsverlusten Team geht auseinander, formales und persönliches Beenden Rolle des Projektleiters Gastgeber Katalysator Partner Unterstützer Coach 10

11 Welche Erfahrungen haben Sie in der Teamarbeit gemacht? Workshopteil Was ist wichtig für gute Teamarbeit? 11

12 Führungsstil und -prinzipien Mitarbeiterführung :=Einwirkung auf die Mitarbeiter, so dass sie ein bestimmtes Ziel erreichen Erfolgreiche Führungsprinzipien eines Projektleiters Mensch steht im Mittelpunkt Probleme der Mitarbeiter haben Priorität Feedback geben Voraussetzungen für gute Arbeitsergebnisse schaffen und pflegen Führung durch Überzeugung und Argumentation Prinzip der offenen Tür für alle Teammitglieder Offene und direkte Kommunikation (keine langen Dienstwege ) Ergebniskontrolle statt Verfahrenskontrolle Förderung von Initiative und Eigenverantwortung Klare Festlegung von Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung (AKV) Keine Rückdelegation Quelle: Litke, Projektmanagement 12

13 Was ist für Sie MOTIVation? Workshopteil 13

14 Was motiviert und treibt an? Bedürfnispyramide nach A. Maslow Selbstverwirklichung höhere Ziele Respekt und Bewunderung Kontakt, Akzeptanz, soziale Bedürfnisse Psychologische Bedürfnisse Ordnung, Sicherheit, Schutz vor Risiken und Bedrohungen Grundbedürfnisse (Nahrung, Wärme, Kleidung usw.) Physiologische Bedürfnisse 14

15 Wünsche der Mitarbeiter vs. Einschätzung der Vorgesetzten Wunsch Mitarbeiter Arbeitgeber Anerkennung für gute Arbeit 1 8 Genaue Kenntnis der Firmenziele 2 10 Eingehen auf private Sorgen 3 9 Gesicherter Arbeitsplatz 4 2 Gutes Einkommen 5 1 Interessante Arbeit 6 5 Wohlergehen der Firma 7 3 Loyalität zw. AG und Mitarbeiter 8 6 Gute Arbeitsbedingungen 9 4 Höflichkeit der Führungskräfte 10 7 Quelle: Gesellschaft für betriebliche Weiterbildung, Berlin,

16 Tipps zur Motivationsförderung Kommunizieren Sie ein gemeinsames Ziel, das alle anstreben und führen Sie dazu ein Commitment herbei Studieren Sie sorgfältig die Bedürfnisse Ihrer Projektmitarbeiter Organisieren Sie gemeinsame (Freizeit-)Aktivitäten, um den Teamgeist zu stärken Erwarten Sie von Ihren Mitarbeitern nur das Beste. Überzeugen Sie sie, dass sie auch schwierige Aufgaben bewältigen können Geben Sie zeitnah realistische Feedbacks: - Beachten und belohnen Sie Erfolge immer sofort - Sprechen Sie auch Kritisches stets sofort aus Legen Sie großen Wert auf Zusammenarbeit und Kommunikation Stellen Sie die Projektergebnisse als Ergebnisse des Projektteams heraus: Das Team ist der Star Geben Sie die Anerkennung über Projektergebnisse (z.b. im LA oder vom Auftraggeber) zeitnah an ihr Team weiter. Richten Sie Ihr Team in schwierigen Phasen an kleinen Fortschritten auf Sorgen Sie dafür, dass Ihre eigene Motivation hoch bleibt 16

17 Spielregeln für die Kommunikation im Team Spielregeln Probleme werden offen (und direkt) angesprochen Konstruktives Feedback ist erwünscht Jeder trägt zur Erreichung der Teamziele bei Abweichende Meinungen werden ernstgenommen Absprachen und Zeiten werden eingehalten Interkulturelle Unterschiede werden akzeptiert Stärken und Schwächen (der Teammitglieder) werden akzeptiert Für die Teammeetings sollte zudem beachtet werden: Besprechungen werden vorbereitet Die Beiträge sind kurz und prägnant Es redet immer nur einer zu gleichen Zeit Die Ergebnisse werden während des Meetings festgehalten, abgestimmt und protokolliert 17

18 Aufgabe 9: Projektorganisation 1. Begründen Sie die von Ihnen gewählte Organisationsform für Ihr Projekt 2. Stellen Sie Ihre Projektorganisation grafisch dar 3. Erstellen Sie eine Funktionsbeschreibung der Beteiligten: Rollenbeschreibung mit Aufgaben, Kompetenzen (Befugnissen) und Verantwortung Erstellen Sie eine Präsentation, welche die o.g. Ergebnisse zur Projektorganisation, Ihre Erfahrungen in der Projektteamarbeit und den aktuellen Status des Projektes beinhaltet 18

19 Termine zur Aufgabe Uploads Präsentation: A9_Team_x.ppt 7. JF Protokoll P7_Team_x.doc (Vorlesung) Präsentation: Projektleiter der Teams 1, 2 und Projektbericht, Kapitel 4.1 Projektorganisation Projektbericht_4_1_Team_x.doc 19