DIGITALISIERUNG IM MITTELSTAND

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1 DIGITALISIERUNG IM MITTELSTAND HERZLICH WILLKOMMEN Werner Fiedler Bereichsleiter Materialwirtschaft Ulm, 22. Juni 2015

2 DIGITALISIERUNG IM MITTELSTAND AGENDA 1. Definition 2. Ausgangsrechnung 3. Eingangsrechnungsmanagement 4. Warum Finanz- und Rechnungswesen als Treiber 2

3 DEFINITION Digitalisierung bezeichnet die Überführung analoger Größen in diskrete (abgestufte) Werte, zu dem Zweck, sie elektronisch zu speichern oder zu verarbeiten. Mit der Digitalisierung kann durch die Verbesserung der Geschäftsprozesse die Veränderung von Geschäftsmodellen herbeigeführt werden. Das Electronic Business nutzt digitale Informations-, Transaktions- und Kommunikationstechniken, um Geschäftsprozessen einen elektronischen Mehrwert zu geben. 3

4 DEFINITION Internet Business E-Logistic Electronic Business E-Commerce Intermediation Mobile Business 4

5 DEFINITION Die Digitalisierung ist in vielen Unternehmen bereits etabliert und findet in unterschiedlichen Geschäftsprozessen statt. E-Procurement E-Shop E-Marketplace E-Community E-Company Weitere betriebswirtschaftliche Prozesse werden über EDI (Electronic Data Interchange) abgebildet. Hohe Automatisation Direkte Verfügbarkeit der Vorgänge im Partnersystem Branchenspezifisch Technologie von Drittanbietern notwendig 5

6 WARUM DIGITALE RECHNUNG? Hohe Automatisierungspotentiale (Prozessoptimierung) Deutliche Aufwandsreduzierung durch weniger manuelle Tätigkeiten Höhere Qualität aufgrund durchgehender Prozesse Mehr Sicherheit durch Automatisierung und Archivierung Schnellerer Zugriff auf (komplette/komplexe) Geschäftsvorfälle 6

7 DIGITALISIERUNG DER AUS- UND EINGANGSRECHNUNG Ausgangsrechnung Versand per als PDF Versand per als PDF 3 im ZUGFeRD-Format Eingangsrechnung Eingangsrechnungsmanagement mit Archivsystem Eingangsrechnungsmanagement mit Archivsystem und ZUGFeRD Eingangsrechnung im ZUGFeRD-Format 7

8 AUSGANGSRECHNUNG PROZESSOPTIMIERUNG Ausgangsrechnung erstellen Ausgangsrechnung drucken Ausgangsrechnung erstellen Ablage / Archivierung Postausgang Kuvertieren Frankieren Versendung DIGITAL Versand Ausgangsrechnung per , Archivierung Posteingang Kunde Ausgangsrechnung Postlaufzeit Posteingang Kunde 8

9 ZUGFeRD Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland Nationales Forum für elektronische Rechnungen nach EU-Empfehlung. Aktive Förderung der Akzeptanz der elektronischen Rechnung. Nationale Konsensbildung insbesondere B2B und B2G. Bündelung und Austausch nationaler Erfahrung und Initiativen. Querschnitt aller Initiativen und Aktivitäten Unterstützung europäischer und internationaler Initiativen. 10

10 AUSGANGRECHNUNG VERSCHIEDENE RECHNUNGSFORMATE Papier Bild- Datei (PDF) ZUGFeRD EDI systemisch unstrukturiert systemisch unstrukturiert systemisch strukturiert bilateral strukturiert Seite 11 11

11 AUSGANGSRECHNUNG Papierrechnungen Bilder ohne strukturierte Rechnungsinformationen EDI-Rechnungen Strukturierte Rechnungsinformationen ohne Bilder Große Vielfalt an EDI-Formaten, kaum Standards Abstimmung von Datenformaten zwischen Rechnungssteller u. -empfänger ZUGFeRD Hybrides Rechnungsformat PDF/A-3-Dokument als Container Rechnungsimage + Strukturierter XML-Datensatz Vereinigung der Vorteile von Papier- und EDI-Rechnungen Standardisiertes elektronisches Austauschformat 12

12 AUSGANGSRECHNUNG PDF UND PDF-A-3 IM ZUGFERD-FORMAT 13

13 AUSGANGSRECHNUNG PROFILE DES ZUGFERD-DATENMODELLS ZUGFeRD EXTENDED ZUGFeRD COMFORT ZUGFeRD BASIC Kopf- und Fußinformationen Rechnungsempfänger Rechnungssteller Beträge und Mehrwertsteuersätze Reduzierte Positionsdaten Keine Positionsnummern oder Einzelpreise Vollständige Rechnungsinformationen in strukturierter Form oder als qualifizierter Text Abdeckung branchenübergreifender Anforderungen zur Rechnungsstellung 14

14 EINGANGSRECHNUNG DIGITALISIERTE EINGANGSRECHNUNG Rechnungsscan Rechnungsverifizierung Rechnungsbearbeitung, -prüfung in Wilken Genehmigungsprozess Rechnungsfreigabe und Verarbeitung in der Fibu 15

15 EINGANGSRECHNUNG PROZESSOPTIMIERUNG Rechnungseingang Kontierungsfahne drucken Zuständigkeit prüfen Sachliche Richtigkeit prüfen Kontierungsfahne zeichnen Rechnung prüfen ERM Scannen und verifizieren Vorgang archivieren Sachliche Freigabe Buchhalterische Freigabe Rechnungseingangsbuch Vorgang ablegen 16

16 EINGANGSRECHNUNG PROZESSÜBERSICHT 17

17 EINGANGSRECHNUNG MEHRWERT Papierloser, schnellerer Rechnungsdurchlauf Elektronischer Durchlauf des Dokuments Variabler Genehmigungsworkflow für Rechnungen Minimaler manueller Erfassungsaufwand Intelligente Scanerkennung und Verifizierung der Rechnungsinformationen Einfache Nachbearbeitung der Rechnung in einer Maske Kontenfindung Wareneingangszuordnung Hoher Automatisierungsgrad Automatisierte Ablage der Rechnung im DMS Höhere Transparenz Zugriff auf die im DMS abgelegte Rechnung Monitoring der im Durchlauf befindlichen Rechnung 25

18 EINGANGSRECHNUNG ZUGFERD-VERARBEITUNG Import der ZUGFeRD-Rechnung im PDF/A-3-Format über Eingangskanal Prüfung auf konsistente ZUGFeRD-Rechnung Übernahme der XML-Informationen aus PDF/A-3-Dokument Zuordnung der XML-Informationen zu smart INVOICE-Feldern Zuordnung der XML-Informationen zu Stamm- und Bewegungsdaten Compliance-Prüfung der eingehenden Rechnungen Übergabe der Rechnungsinformationen über bestehende Schnittstellen Seite 27 27

19 EINGANGSRECHNUNG VORTEILE DER ZUGFERD-VERARBEITUNG DURCH SMART INVOICE Keine Lesefehler durch fehlerhafte Einzelzeichenerkennung Idealerweise Dunkelverarbeitung der eingehenden Rechnungen Bündelung aller Eingangskanäle und -formate in einem System Seite 28 28

20 EINGANGSRECHNUNG EINGANGSRECHNUNGSMANAGEMENT Einstellungsbeispiele Prüfung auf vorhandene Bestellung bei Freigabe in der Rechnungsprüfung Automatisierte benutzergesteuerte Anzeige der Rechnungsdokumente Erweiterte Prozessautomatisierung mittels automatischer Rechnungsfreigabe nach Genehmigung Scanning / Verifizieren Scannen der Rechnung Verifizieren der Rechnung Übergeben der verifizierten Rechnung an das Eingangsrechnungsmanagement Importschnittstelle für Rechnungen als xml-datei und PDF Volltextscannung mit Volltextweitergabe an DMS 29

21 EINGANGSRECHNUNG EINGANGSRECHNUNGSMANAGEMENT Rechnungserfassung Nachbearbeitung der Rechnung in Wilken Rechnung verwalten Möglichkeit der Sachbearbeiter bezogenen Rechnungsbearbeitung Verwendung der Kontenfindung Mehrfachmarkierungen in Rechnungspositionen möglich Kontierungsinformationen auf andere Rechnungspositionen übertragen Kontierungsaufteilung Wert- und mengenmäßige Wareneingangszuordnung Handhabung von Rechnungen und Gutschriften möglich Hinweis auf vorhandene Kommentare aus dem Genehmigungs-Workflow Dokumentenansicht aus Erfassungsmaske Abwicklung Sicherheitseinbehaltung 30

22 EINGANGSRECHNUNG EINGANGSRECHNUNGSMANAGEMENT Rechnungsgenehmigung Anstoß des Genehmigungsworkflows über Prüfabteilungen aus dem Eingangsrechnungsmanagement Mehrstufiger Genehmigungsworkflow im Wilken E-Invoicing Kontierungsinformationen hinterlegen und anschließende Übergabe an das Eingangsrechnungsmanagement über die Notizfunktion Genehmigung direkt im E-Invoicing, oder über mit Link zu E-Invoicing Automatische an Genehmiger, wenn Wiedervorlagetermin verstrichen Automatische Ermittlung / Zuweisung des Genehmiger, z.b. über Betragsgrenzen Positionsweise Genehmigung Rechnungsgenehmigung über durch Genehmigungsbutton 31

23 EINGANGSRECHNUNG EINGANGSRECHNUNGSMANAGEMENT DMS-Anbindung Anbindung über Wilken Content Service (WKCS). Übergabe der Rechnungen an die Finanzbuchhaltung Prozessautomatisierung Optimierung der Prozessabläufe für einen höheren Automatisierungsgrad (Kontierung, WE-Zuordnung, Genehmigung, Freigabe, etc.) 32

24 EINGANGSRECHNUNG RECHNUNGSGENEHMIGUNG ÜBER 34

25 EINGANGSRECHNUNG MÖGLICHE AUSWERTUNG - STATUSÜBERSICHT 36

26 HERZLICHEN DANK FÜR IHRE AUFMERKSAMKEIT!

27 ADRESSEN WILKEN Wilken GmbH Hörvelsinger Weg Ulm Telefon Telefax Wilken Neutrasoft GmbH Hansaring Greven Telefon Telefax Wilken Entire GmbH Hörvelsinger Weg Ulm Telefon Telefax Wilken Prozessmanagement GmbH Hörvelsinger Weg Ulm Telefon Telefax Weitere Niederlassungen in Greven und Sierksdorf Wilken Rechenzentrum GmbH Hörvelsinger Weg Ulm Telefon Telefax Wilken Informationsmanagement GmbH Balanstraße München Telefon Telefax w@wilken-im.de Wilken Ciwi GmbH Hörvelsinger Weg Ulm Telefon Telefax info@ciwi.eu Wilken AG Blumenaustrasse 8 CH-9320 Arbon Telefon Telefax w@wilken.ch