Bilanz & Bericht beherrschen für WT mit BMD NTCS

Transkript

1 Bilanz & Bericht beherrschen für WT mit BMD NTCS

2 INHALT 1. VOM KUNDEN ZUM PROJEKT Überblick Kundenstammdaten Neuanlage Bestehende Kunden (ohne Firma bzw. Fibu) Parameter für automatische Anlage der Firmen- und FIBU-Stammdaten Firmen-Stammdaten Stammdatenupdate Firmenstammdaten bearbeiten Bearbeitung von Vorjahresdaten FIBU-Stammdaten Projektverwaltung Firmenbezogene Projekte Neuanlage von Projekten Bearbeiten der Projektstammdaten Öffnen des Projekts ARBEITEN MIT NTCS-CHECKLISTEN Stammdaten verwalten Firmen und FIBU-Stammdaten verwalten Gesellschafter-/Geschäftsführer Stammdaten verwalten Beteiligungen verwalten Saldenliste Sachkonten Datenexport als TXT- oder XLS-Datei: Datenimport aus BMD Spezialthema Import Saldenliste aus MS-EXCEL Spezialthema Saldenerfassung in der NTCS Auswertungsbezogene Umbuchungen Anwendung Erläuterungen Konten zuordnen Ersatzgliederung saldendrehende Konten Kontenzuordnung laden Spiegelwerte Anlagenspiegel Werte aufteilen - Spiegeldarstellungen Auswertungen Auswertung aufbereiten Auswertungs-Showprogramm Firmenbezogene Bilanzgliederung Auswertungsübersicht BERICHTWESEN Arbeiten mit Standardtextbausteinen Textbausteinmarkierung Standardtextbausteine auswählen Textbaustein löschen Textbaustein durch Standard ersetzen Gehe-zu-Funktion Verknüpfung zu Datenfeldern Einfügen von Feldern Vorgefertigte Tabellen Bilanzüberschrift mit Beträgen Überschriftenaufgliederung Anlagenentwicklung Kontenaufgliederung Spiegel /112

3 Auswertungen in Berichten Steuerberechnungsblätter Anlagevermögen aus BMD Tabellen erstellen Einfügen von Tabellen Diagramme DRUCK JAHRESABSCHLUSS Standard-Druck Firmenbezogene Ergänzungen Einstellungen Drucker und Inhaltsverzeichnis Ausdruck speichern als PDF Ausdruck per verschicken E-BILANZ Allgemein Bilanz Kontendetail Berichte Erzeugen ELEKTRONISCHER JAHRESABSCHLUSS OFFENLEGUNG FIRMENBUCH Offenlegung über Finanzonline Übermittlungsdaten Mandant Einstellungen Unterzeichnende Geschäftsführer Bilanz/GuV Bearbeitung des Firmenbuch-Anhangs Offenlegung über ERV (PDF-Einreichung) EBT ELEKTRONISCHER BILANZ-TRANSFER MIT BMD-NTCS Allgemeines Anmeldung und Zugangsdaten Erstellen der Bank-Bilanz Allgemein Bilanz und GuV Berichte Übermittlung Auslesen des Ratings XML-VERWALTUNG JAHRESÜBERNAHME /112

4 1. VOM KUNDEN ZUM PROJEKT 1.1. Überblick Bei Erstbearbeitung eines Mandanten sind folgende Schritte notwendig: 1) Anlegen des Kunden im CRM 2) Erfassung der Fibu-Stammdaten, z. B. Geschäftsjahr, Währung, Standardkontenplan, 3) Anlegen eines Projektes In den Folgejahren haben diese Ausführungen keine Bedeutung mehr. Hier erfolgt eine Jahresübernahme 4/112

5 1.2. Kundenstammdaten Paket CRM Stammdaten Personenverwaltung Kunden In der Kundenverwaltung können mit F6 (Bearbeiten) bestehende Kundenstammdaten bearbeitet bzw. mit F5 (Neu) neue Kundenstammdaten erfasst werden. 5/112

6 Hinweis Mit dem Symbol können Sie die Feldauswahl individuell gestalten. 6/112

7 Neuanlage Nach dem Speichern neu angelegter Kundenstammdaten erhalten Sie folgende Abfrage: Hinweis Diese Abfrage erhalten Sie jedoch nur dann, wenn die in dargestellte Parametereinstellung getroffen wurde. (Einstellung ab Programmversion möglich!) Bestehende Kunden (ohne Firma bzw. Fibu) Wurden Kunden erfasst, zu denen noch keine Firma bzw. FIBU angelegt wurden (relevant vor allem bei Datenübernahmen), muss der Menüpunkt Firma Erstellen gestartet werden. Danach kommen alle Abfragen wie unter Punkt Kunden auswählen: Firma erstellen (siehe Taskleiste) 7/112

8 Hinweis Durch das Erstellen der Firma aus dem Kunden wird automatisch zwischen Kunde und Firma eine Verknüpfung erzeugt. Diese ist am Kundenstamm im Feld Entspricht Firma ersichtlich und kann auch nachträglich durch eine manuelle Erfassung (für den Sonderfall dass die Firmenstammdaten bereits existieren) erzeugt werden Parameter für automatische Anlage der Firmen- und FIBU-Stammdaten 8/112

9 1.3. Firmen-Stammdaten Durch die Einstellung in den Allgemeinen CRM-Parametern können die Firmen-Stammdaten automatisch aus den Kundenstammdaten generiert werden. Die Firmen-Stammdaten verwalten im Gegensatz zu den Kundenstammdaten (= aktuelle Stammdaten) die Stammdaten jahresbezogen und werden daher pro Firmenjahr gespeichert. Bei Änderungen in den Kunden-Stammdaten wird ein Stammdatenupdate (bei entsprechender Parametereinstellung) von den Kunden- in die Firmenstammdaten ausgelöst, wodurch eine mehrfache Wartung der Stammdaten entfällt Stammdatenupdate Durch nachträgliche Änderungen in den Kundenstammdaten erfolgt ein automatisches Update der Kundenstammdaten in die Firmenstammdaten. (Voraussetzung entsprechende Allgemeine CRM Parametereinstellungen). Bei den Stammdaten wird unterschieden zwischen jahresbezogenen und jahresunabhängigen Daten. Die jahresbezogenen Daten werden nur in das aktuelle Firmenjahr upgedatet, die jahresunabhängigen Daten in sämtliche Firmenjahre. Jahresbezogen sind Stammdaten wie, Name (Titel, Vorname, Nachname), Name2, Name3, Firmenbuchgericht, Firmenbuchnummer, Finanzamt, Steuernummer, Gesellschaftsgröße, Rechtsform, UID-Nummer, Sitz und werden, da sich diese von Jahr zu Jahr ändern können, nur in das aktuelle Firmenjahr upgedatet. Aktuelles Firmenjahr Das aktuelle Firmenjahr wird angezeigt unter: Paket Bilanzierung und Steuern Stammdaten Firmen- und Fibustammdaten 9/112

10 In der Spalte Firmenjahr wird das aktuelle Firmenjahr angezeigt. Hinweis Änderung des aktuellen Firmenjahres möglich unter: (gelbes Menü): Extras / Firmenvorjahre Jahr auswählen: (rechte Maustaste) Aktuelles Jahr 10/112

11 Firmenstammdaten bearbeiten Paket Bilanzierung und Steuererklärungen Stammdaten Firmen- und FIBU-Stammdaten Firma auswählen (F6) Bearbeiten: 11/112

12 Im Reiter Firma Finanzamt bzw. Firma Gericht werden die Stammdaten Finanzamt, Steuernummer, Firmenbuchgericht und Firmenbuchnummer gesondert ausgewiesen. 12/112

13 Bearbeitung von Vorjahresdaten Möglichkeit 1 Mit (F6) Bearbeiten bzw. (F5) Neu können (falls noch nicht vorhanden) Vorjahre angelegt und entsprechend gewartet werden. Möglichkeit 2 Alternativ kann die Wartung der Firmen-Stammdaten auch über eine eigene Tätigkeit im Bilanz- Projekt erfolgen. Dies ist jedoch nur möglich, wenn ein Projekt für das entsprechende Jahr existiert. 13/112

14 1.4. FIBU-Stammdaten FIBU-Jahr: aktuelles Bilanzjahr FIBU-Unternummer: grundsätzlich: 1 Ausnahme: In einem Kalenderjahr enden zwei Geschäftsjahre. In diesem Fall können je Firma auch mehrere FIBUs angelegt werden. FIBU-Name: wird autom. vorgeschlagen (Firmenname+FIBU-Jahr+FIBU- Unternummer); z. B. Allinger Austria 1 GmbH 2013/01 14/112

15 FIBU-Verzeichnis BMD 5.5: Angabe des Pfades zum BMD-5.5-Mandanten (Explorer- Suche). Dadurch wird ein Zugriff auf die 5.5er Daten der BMD-FIBU bzw. Anlagenbuchhaltung ermöglicht. Nach dem Speichern der NTCS-FIBU wird automatisch die Übernahme von Kontenstammdaten, Salden, Anlagendaten und Spiegelwerten durchgeführt. Wichtig: Es erfolgt eine automatische Aktualisierung der Salden, Anlagensummen,... nach Änderungen in BMD 5.5! WJ-Beginn/WJ- Ende: Angabe von Beginn und Ende des Wirtschaftsjahres (u. a. wichtig für die Kolonnenüberschriften in den Auswertungen) Grundwährung: Firmen-Nr Standardkontenrahmen: v. a. für Währungssymbole bei Beträgen in Auswertungen Beim Gliedern wird die Übernahme der Kontenzuordnung aus dem Standardkontenplan vorgeschlagen (es muss nicht extra danach gesucht werden). Firmen-/-Fibu-Nummer-Vorjahr: Wenn diese Felder hinterlegt werden, wird beim Vorjahresvergleich auf die bereits vorhandene NTCS- Vorjahres-Firma/FIBU zugegriffen (z. B / ). Hinweis Der FIBU-Name sollte keine Sonderzeichen wie zum Beispiel eine Klammer () beinhalten, da dies bei der elektronischen Firmenbucheinreichung Probleme bereitet. 15/112

16 1.5. Projektverwaltung Paket Bilanzierung und Steuererklärung Bilanz und Berichte Firmenbezogene Projekte Firmenbezogene Projekte Je Firma werden auf der rechten Seite die dazugehörigen Projekte angelegt. 16/112

17 Neuanlage von Projekten Kunden auswählen: (gelbes Menü) Projekt Neu (F5) Projektnummer: Eine bis zu 10-stellige Nummer kann vergeben werden (Vorschlag möglich mit F8 oder automatische Vergabe mittels Parametereinstellung); jede Projektnummer kann kanzleiweit nur einmal verwendet werden. Bezeichnung: z. B. Jahresabschluss FIBU: Vorlage: Projektleiter: Bei Auswertungen wird auf die Daten der hier angeführten NTCS-FIBU zugegriffen. Für die Bearbeitung von Projekten können Checklisten vorbereitet werden, die den Ablauf des Projektes beschreiben. Es muss zwingend eine Checklistvorlage gewählt werden. Kann gewählt werden. Dient der Projektübersicht - nach Projektleiter sortiert. 17/112

18 Kategorie: Soll-Beginn- bzw. Ist-Beginn-Datum; Soll-End- bzw. Ist-End-Datum; Soll-Dauer; Die Projekte können frei definierbaren Projektkategorien zugeordnet werden. Hinweis: Neuanlage von Kategorien (beim Suchvorgang) mit F5 möglich. Dient der zeitlichen Projektüberwachung. Hinweis Pflichtfelder: Feld 2 (Bezeichnung), Feld 32 (Buchhaltung), Feld 31 (Vorlage) 18/112

19 Bearbeiten der Projektstammdaten Bei der Anlage des Projekts wird eine Checklistvorlage ausgewählt. Diese können Sie nachträglich durch Bearbeitung des Projekts ändern: Je nachdem, welche Vorlage gewählt worden ist, werden bestimmte Gruppen von Tätigkeiten vorgeschlagen, die Sie bearbeiten können. 19/112

20 Öffnen des Projekts Paket Bilanzierung und Steuererklärung Bilanz und Berichte Firmenbezogene Projekte Projekt auswählen: Doppelklick oder Checkliste öffnen 20/112

21 2. ARBEITEN MIT NTCS-CHECKLISTEN z. B. Vorlage 40 Jahresabschluss Die einzelnen Tätigkeiten können per Mausklick (F2) gestartet werden. Status: Sachbearbeiter: Beschreibung: offen/in Arbeit/erledigt/nicht notwendig - Es erfolgt automatisch eine Änderung des Status nach Ausführung des Arbeitsschrittes auf in Arbeit. - Manuelle Änderungen möglich durch: rechte Maustaste, gelbes Menü: Tätigkeit oder Mausklick auf Statussymbol - Ansicht/Druck einer Änderungschronik möglich (rechte Maustaste) Kann gewählt werden (Mausklick in das Feld neben der Tätigkeit). In der Checklistvorlage kann der Superuser quasi Hilfetexte vorgeben. Hinweis: Die Beschreibung kann vom User nicht bearbeitet werden. Notiz: interne Anmerkungen des Sachbearbeiters, Besonderheiten,... Bearbeitung: Doppelklick auf Notiz oder Notizsymbol, Menü: Tätigkeit - Notiz (Strg + T) Zuständigkeit: Arbeitsblatt: Dokument: Freifeld1 Freifeld2: Angabe der Zuständigkeit für die Tätigkeit. vor allem in der Wirtschaftsprüfung geläufig Zugriff auf Dokumentenarchiv möglich Können beliebig verwendet werden Hinweis Die Ansicht dieser Felder kann beliebig aus- bzw. eingeblendet werden gelbes Menü: Ansicht Felder 21/112

22 2.1. Stammdaten verwalten Firmen und FIBU-Stammdaten verwalten Hinweis Details siehe Kapitel Firmen- und FIBU-Stammdaten Gesellschafter-/Geschäftsführer Stammdaten verwalten In der Gesellschafterverwaltung werden nicht nur Gesellschafter, sondern auch die Geschäftsführer, Aufsichtsräte und Prokuristen erfasst und verwaltet. Variante 1: Gesellschafter ist bereits als Kunde vorhanden Hier besteht die Möglichkeit in der Kundenverwaltung aus einem bestehenden Kunden mit rechter Maus einen Gesellschafter zu erstellen. Bei diesem Vorgang muss definiert werden, welcher Firma der Gesellschafter zuzuordnen ist. 22/112

23 Kundennummer des Kunden eintragen, bei dem die Person Gesellschafter ist (mit Return-Taste bestätigen) oder mit F4 aus der Kundenliste auswählen. Variante 2: Gesellschafter ist bereits als Gesellschafter einer anderen Firma vorhanden Die Zuordnung von bereits bestehendem Gesellschafter ist über den Button Gesellschafter zuordnen möglich. Hierbei wird auf die gesamte Gesellschafterliste zugegriffen. Gewünschten Gesellschafter auswählen, markieren und übernehmen. 23/112

24 Gesellschafter auswählen und Übernehmen Variante 3: Gesellschafter existiert weder als Kunde noch als Gesellschafter einer anderen Firma Neuanlage mit (F5) Neu Bearbeiten der Beteiligungsverhältnisse Die Gesellschafterstammdaten werden wie auch die Firmenstammdaten jahresbezogen mittels der Beteiligungsverhältnisse angelegt und gespeichert. Diese Felder können in den Gesellschafterstammdaten nicht direkt bearbeitet werden. Hierfür ist es notwendig in die Beteiligungsverhältnisse zu verzweigen. Folgende Gesellschafterstammdaten werden historisch verwaltet: Ist Geschäftsführer Ist Gesellschafter Anteil als Betrag Anteil am Unternehmen in % Ausstehende Einlage Anteil am Gewinn in % Ist Prokurist Ist Aufsichtsrat Die Beteiligungsverhältnisse können in der Gesellschafterverwaltung mittels Button - Beteiligungsverhältnisse erfasst werden oder direkt bei der Eingabe der Gesellschafterstammdaten, indem das entsprechend Feld mit F8 geöffnet wird. Bestehende Beteiligungsverhältnisse können Sie mit (F6) Bearbeiten oder mit (F5) Neu anlegen. 24/112

25 Bei Änderungen der Beteiligungsverhältnisse wird ein neuer Datensatz angelegt. Durch die Eingabe Gültig ab z. B wird beim vorangegangenen Datensatz automatisch Gültig bis eingetragen. 25/112

26 Beteiligungen verwalten In der Beteiligungsverwaltung werden die Beteiligungen an anderen Unternehmen erfasst. Folgende Informationen sind hier als Eingabe notwendig: Name des Unternehmens Sitz Höhe des Anteils am Kapital, Eigenkapital und Letztes Ergebnis Höhe des Anteils, Eigenkapital und Letztes Ergebnis als Text Letzter Bilanzstichtag Ist verbundenes Unternehmen Für Offenlegung relevant Dieses Feld wird durch die Auswahl (F4) über Firma oder Kunde/Lieferant, sofern diese Daten in den Kunden bzw. Firmenstammdaten vorhanden sind, automatisch befüttert. Dieses Feld wird durch die Auswahl (F4) über Firma oder Kunde/Lieferant sofern diese Daten in den Kunden bzw. Firmenstammdaten vorhanden sind automatisch befüttert. Bei der Höhe des Anteils am Kapital besteht die Möglichkeit einen %- satz oder einen Betrag zu erfassen. (Wert >100 Betrag). Hinweis: Beträge sind immer als Euro-Werte zu erfassen!! (Bei Fremdwährungsbeträgen siehe nächster Pkt.)! Diese Felder dienen der Erfassung von Fremdwährungsbeträgen. Bilanzstichtag zum letzten Ergebnis Mittels Häkchen können diese z. B. im Anhang mittels vorgefertigter Tabelle (Textbaustein) gesondert ausgewiesen werden. Mittels Häkchen werden diese Beteiligungen automatisch in die Elektronische Offenlegung Firmenbuch übernommen. 26/112

27 2.2. Saldenliste Sachkonten Ansicht der Konten (KontoNr, Bezeichnung, Kontenart, Salden,...) Vorjahressalden werden nur beim Arbeiten mit VJ-Speicherwerten (diese sind direkt am Konto hinterlegt) als eigene Spalte gezeigt (im 1. Jahr der Bilanzierung mit NTCS). In den Folgejahren holt sich das Programm diese Information aus den VJ-FIBUs. Arbeiten mit Speicherwerten: Arbeiten mit VJ-FIBU: 27/112

28 Hinweis Um mit VJ-FIBUs arbeiten zu können, müssen in den FIBU-Stammdaten die Felder Firmen-Nr Vorjahr und FIBU-Nr Vorjahr entsprechend hinterlegt sein. Verwaltung von Konten Neuanlage, Löschen, Bearbeiten Hinweis bei 5.5er Buchhaltungen Änderungen werden grundsätzlich nicht in BMD 5.5 rückverspeichert und werden dadurch bei einer neuerlichen Übernahme aus BMD 5.5 wieder überschrieben!!! Korrekturen daher immer in BMD 5.5 durchführen. Änderungen der Folgejahre dabei nicht vergessen!!! Eine neuerliche Übernahme der Sachkontenbezeichnung aus 5.5 können Sie mit Hilfe eines Parameters ausschalten: (gelbes Menü): Extras Allgemeine (FIBU-bezogene) Einstellungen für Konten: 28/112

29 Übernahme von Konten aus dem Standard-Kontenplan (F8) Ansicht der Kontrollsummen (Summen Aktiva/Passiva, Aufwand/Ertrag, Ergebnis) gelbes Menü: Funktionen Kontrollsummen Datenexport als TXT- oder XLS-Datei: (rechte Maustaste) Extras Exportieren 29/112

30 Datenimport aus BMD 5.5 Die Daten können aus BMD 5.5 in 3 Varianten übernommen werden: 30/112

31 Spezialthema Import Saldenliste aus MS-EXCEL MS-Excel In einer MS-Excel-Tabelle werden die Daten in Spalten getrennt vorbereitet. Die Reihenfolge der Spalten ist unerheblich. Mindestens erforderliche Daten: Kto-Nummer (numerisches Feld) Kto-Bezeichnung (Wichtig!! Im Feld Bezeichnung dürfen keine und ; enthalten sein!!) Kontenart (1 = Aktiv, 2 = Passiv, 3 = Aufwand, 4 = Ertrag) Soll-Saldo Haben-Saldo (Alternative: Statt Soll- und Haben-Salden getrennt, können die Haben-Salden auch in der Soll-Spalte mit - importiert werden.) Vorjahressaldo (bis zu 4 Vorjahre sind möglich) Nach der Fertigstellung wählen Sie Speichern unter ; Format CSV (Trennzeichen getrennt). NTCS Saldenliste Sachkonten Wählen Sie im gelben Menü Konten Import Sachkonten variabel. 31/112

32 Importdatei auswählen Erste Zeile ignorieren: Wenn Spaltenüberschriften enthalten sind, auf JA stellen Minus in Spalte Haben automatisch setzen, falls dieses in der CSV-Datei nicht bereits entsprechend hinterlegt worden ist. Definition der Reihenfolge der Spaltenüberschriften (rechte Maustaste) auf Spaltenüberschrift stellen: Feldauswahl Bearbeiten Die Feldauswahl kann als Standard oder unter einem eigenen Namen gespeichert und für künftige Importe wieder geladen werden. Die Feldauswahl kann als Standard oder unter einem eigenen Namen gespeichert und für künftige Importe wieder geladen werden. 32/112

33 Für di e Erzeugung von Saldenbuchungen i n einer bestimmten Peri ode si nd di e F elder " Soll" oder "H aben" (inkl usi ve Ang abe eines Buchungskreises oder M onats) erforderlich. Für di e Erzeugung von monatlichen Sal denbuchungen sind die entsprechenden "Monatssaldo"-Fel der ( der Buchungskreis oder der Monat wir d automatisch er mittelt) erfor derlich. Bei m Erzeugen von Buchung en dürfen di e F elder "Soll" oder "H aben" und "M onatssal do" nicht g emei nsam in der D atei vorhanden sei n. Zusätzlich zu den l aufenden Sal denbuchung en können auch noch EB- und Bilanzsaldenbuchungen erzeugt werden. Für di e EB- Sal dobuchung ist das F eld "EB-Soll" oder "EB-Haben" erforderlich. Für di e Bilanzbuchung ist das Fel d " Bilanz Sal do" notwendig. Werden kei ne Saldenbuchungen erzeugt, können i n der Datei M onatssal den und di e Spalten "Soll" und "H aben" enthalten sei n. Hier können bei ei nem erstmaligen Import von Sachkonten auch Salden ei ngespiel t werden. Hin weis BILANZ & BERICHT BEHERRSCHEN FÜR WT MIT BMD NTCS Import Salden-Buchungen Wenn Sie neue Sachkonten importieren, können Sie dazu auch automatisch in der NTCS-FIBU Saldenbuchunge erzeugen lassen. Beim Import wird pro Importzeile eine Buchung auf dem jeweiligen Konto erzeugt. Erzeuge Saldenbuchungen Bei der Standardeinstellung werden keine Saldenbuchungen erzeugt. Saldenbuchungen können nur erzeugt werden, wenn in der Buchhaltung noch keine Buchungen vorhanden sind. Ist in den Stammdaten eine BMD 5.5 Buchhaltung hinterlegt, können auch keine Saldenbuchungen erzeugt werden. Vor dem Erzeugen der Saldenbuchungen werden die Salden der FIBU automatisch gelöscht. Aufgrund des Vorzeichens (setzen Sie dieses in der Datei VOR den Betrag!) generiert das Programm eine Soll- oder eine Haben-Buchung. (Wird dem Betrag ein Minus vorangestellt, wird immer eine Habenbuchung erzeugt, egal ob in der Datei der Betrag in der Spalte "Soll" oder "Haben" steht.) Buchungssymbol Kreis Gegenkonto Belegnummer Buchungstext Die Felder "Buchungssymbol", "Buchungskreis" oder "Monat" und "Gegenkonto" müssen gesetzt sein, wenn Buchungen erzeugt werden sollen. Geben Sie hier ein in der Buchhaltung vorhandenes Buchungssymbol (z. B. UE) für die Saldenbuchung bekannt. Wählen Sie einen Buchungskreis oder einen Buchungsmonat (je nach Parametereinstellung) aus. Eingabe des Gegenkontos für die Saldenbuchung Bekanntgabe der Belegnummer für die Saldenbuchung Buchungstext für die Saldenbuchung Saldenbuchungen können nur erzeugt werden, wenn noch keine Buchungen in der NTCS- FIBU vorhanden sind. 33/112

34 Spezialthema Saldenerfassung in der NTCS Übernahme der Konten aus dem Standardkontenplan 34/112

35 Erfassen der Salden (gelbes Menü): Funktionen Bearbeiten Salden Mit der rechten Maustaste steht Ihnen die Funktion Spaltenweise bearbeiten zur Verfügung. Sie können hier die Salden relativ einfach erfassen. Nach dem Erfassen der Salden wird mittels Drücken der ESC-Taste der Bearbeitungsmodus geschlossen und der Eintrag wird automatisch gespeichert. 35/112

36 2.3. Auswertungsbezogene Umbuchungen Anwendung - Wenn keine BMD FIBU existiert, z. B. Wirtschaftsprüfer, der nur Saldenimporte macht - Wenn es sich um sogenannte Ausweisbuchungen oder Umgliederungen handelt. Also um Buchungen, die nicht in der Buchhaltung, sondern nur im Jahresabschluss und hier u. U. nur auswertungsbezogen benötigt werden - Zur Erstellung von Zwischenbilanzen, da man ganz einfach eine Buchung einer Periode zuordnen kann. Hinweis Hier erfasste Umbuchungen gelten ausschließlich für das Bilanzmodul. Eine Übernahme in die Buchhaltung ist nicht möglich und grundsätzlich auch unerwünscht Erläuterungen Saldo-Kennzeichen eingegebener Betrag: Es wird ein Buchungsbetrag angegeben oder Saldo des Soll-/Haben-Kontos: Es wird kein konkreter Buchungsbetrag angegeben, sondern der Saldo des Kontos oder Gegenkontos wird umgebucht. Das Konto bzw. Gegenkonto wird also immer leer geräumt. 36/112

37 Prozent von/bis Periode Wirkt nur in Verbindung mit dem Saldo-Kennzeichen; x Prozent des Kontosaldos werden auf das Gegenkonto umgebucht. Wichtig für Zwischenbilanz: Die UB kann Gliederungsschema inaktiv einer Periode zugewiesen werden (z. B. 1 1) ODER die von/bis Periode kann mehrfach berücksichtigt werden (z. B. 1 12); der angegebene Betrag wird dann je nach Auswertungsstichtag bis zu 12 mal mitgerechnet. Bei Angabe eines Gliederungsschemas gilt die Buchung nur für die angegebene Auswertung. Beispielsweise werden für auswertungsspezifische Umbuchungen in der Bilanz die Forderungen in Summe ausgewiesen, in der Geldflussrechnung soll zwischen Forderungen aus Lieferungen und Leistungen und Forderungen aus Anlagenabgängen unterschieden werden. Die Buchung wird nicht mehr mitgerechnet, kann aber jederzeit wieder aktiviert werden. Überleitungsbuchung Dient v. a. zur Überleitung auf IAS/US-GAAP. Hinweis Bei ergebniswirksamen Buchungen wird der Gewinn/Verlust oben rechts angezeigt. Ein Ausdruck der Buchungen ist unter Ausdruck Bildschirmliste Bildschirmliste Umbuchungen möglich. 37/112

38 2.4. Konten zuordnen Die Verwendung von Kontengruppen stellt eine ganz wesentliche Erleichterung Ihrer täglichen Arbeit dar. Besonders dann, wenn Sie mehrere Auswertungen möchten, aber deshalb nicht mehrfach Konten gliedern wollen. In der linken Bildschirmhälfte sehen Sie die einzelnen Positionen der Bilanzgliederung und einige bereits zugeordnete Konten. Hinweis: Werden die Gruppen nicht angezeigt, klicken Sie auf das + neben Basisgliederung. In der rechten Bildschirmhälfte ist der Ordner Konten geöffnet. Sie können wählen: Alle es werden alle Konten gezeigt. Noch nicht gegliedert es werden nur mehr alle noch nicht zugeordneten Konten gezeigt. Sie können nun einzelne Konten mit der Maus von rechts nach links ziehen. Wenn Sie gleich mehrere Konten auf einmal zuordnen wollen, können Sie wie folgt vorgehen: eine ganze Reihe Konten (z. B. 200 bis 300) wird markiert (Mausklick + Shift-Taste) ODER eine Auswahl von Konten (z. B. 200 und 300) wird markiert (Mausklick + Strg-Taste) Alle markierten Konten können nun auf einmal der gewünschten Position zugeordnet werden. 38/112

39 Hinweis Bei der Kontenzuordnung haben wir für Sie einen gewissen Schutz eingebaut. Es können nur aktive Konten zu aktiven Gliederungspositionen gegliedert werden. Gleiches gilt für die Bereiche Passiva, Aufwand und Ertrag. Die Gliederung der Konten ist besonders wichtig, da dies die Grundlage für alle Auswertungen wie Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung, Vermögens- und Ertragslage, Geldflussrechnung, Kennzahlen für die Steuererklärungen, bildet. Falls Sie feststellen, dass die Kontoart hier in der NTCS falsch ist, müssen Sie wenn Sie die Daten aus einer BMD 5.5 Buchhaltung übernehmen die Kontoart im PR01 ändern. Ansonsten werden die Daten beim nächsten Datenabgleich wieder überschrieben Ersatzgliederung saldendrehende Konten Konten, die jährlich Soll- oder Habensalden führen (v. a. Bank- oder Verrechnungskonten), können wie folgt ersatzgegliedert werden: - entsprechendes Konto z. B Bankguthaben; Kontoart = Aktiva auswählen. - Aktives Konto im Passiv-Bereich zuordnen Programm erstellt automatisch ein Ersatzkonto mit Kontoart Passiva 39/112

40 Das Ersatzkonto wird mit einem roten Kontensymbol gezeigt. Das Programm ordnet das Konto automatisch je nach Saldoführung den Forderungen oder den Verbindlichkeiten zu. Es muss nicht mehr umgebucht oder umgegliedert werden. Hinweis Das Ersatzkonto kann später gesucht werden: Konto (rechte Maustaste): Ersatzkonto Suchen 40/112

41 Kontenzuordnung laden Wählen Sie aus, von welchem Mandanten (meist vom Standardkontenplan) Sie die Gliederung übernehmen wollen Hinweis Das Übernehmen der Gliederung von anderen Firmen funktioniert nur dann hundertprozentig, wenn beim Standard und dem Zielmandanten alle Kontennummern identisch sind. Es kann also vorkommen, dass einzelne Konten manuell nachgegliedert werden müssen. 41/112

42 2.5. Spiegelwerte Anlagenspiegel Bearbeiten von Anlagendaten Die Anlagendaten werden direkt aus der NTCS-Anlagenbuchhaltung übernommen bzw. beim BMD 5.5- Datenimport mit importiert. Die vorhandenen Daten können mit der Taste F6 bearbeitet werden. Hinweis Fehlerhafte Daten müssen direkt in der Anlagenbuchhaltung korrigiert werden Plausibilitätsprüfung (gelbes Menü) Anlagensummen: Anlagensummen kontrollieren 42/112

43 Die Plausibilitätsprüfung umfasst 5 Prüfungsarten, welche, wenn fehlerhaft, neben dem Konto angezeigt wird: Um die genaue Abweichung feststellen zu können Doppelklick auf das entsprechende Konto Bei nicht BMD-Buchhaltungen können die Anlagendaten auch mit F5 Konto für Konto erfasst oder importiert werden (vergleichen Sie variabler Import Saldenliste Sachkonten ). Es kann zwischen Handelsrecht, Steuerrecht und International (IFRS.US-GAAP,...) gewählt werden. 43/112

44 Bearbeiten von Vorjahresdaten Die Bearbeitung der Vorjahresdaten kann nötig werden, wenn Sie das erste Mal auf NTCS arbeiten und Vorjahresdaten benötigen (z. B. für die Darstellung der Investitionen in der Geldflussrechnung). Sie können in der grauen Menüleiste beim Lfd. Jahr auf die Vorjahre z. B. auf das 1. Vorjahr umschalten. In den Folgejahren fällt diese Schaltfläche weg und das Programm holt sich die Werte aus dem Vorjahresprojekt. 44/112

45 Werte aufteilen - Spiegeldarstellungen Spiegelarten Ausleihungs-, Bewertungsreserven-, Forderungs-, Gewinnrücklagen, Haftungsverhältnisse-, Kapitalrücklagen-, Unversteuerte Rücklagen-, Rückstellungs- oder Verbindlichkeitenspiegel Spiegelwerte bearbeiten Möglichkeit 1: Konto auswählen Bearbeiten (F6) Möglichkeit 2: Tabelle Spaltenweise bzw. Zeilenweise bearbeiten 45/112

46 Hinweis Sie können die Daten des lfd. Jahres aber auch Vorjahres-Daten bearbeiten (siehe Erläuterungen Anlagenspiegel). Die richtige Aufteilung - kurzfristig/langfristig - ist für die Auswertung Bestands- und Erfolgsvergleich bzw. Vermögens- und Ertragslage wichtig! 46/112

47 2.6. Auswertungen Auswertung aufbereiten Jahre Anzahl der Vorjahre: Bis zu 4 Vorjahre sind wählbar (Auswirkung nur auf Bildschirmansicht für den Druck kann extra gewählt werden.) Jahressalden: ja: Alle Buchungsperioden werden berücksichtigt (auch Periode 13) Bei NTCS UBs werden nur jene berücksichtigt, die keine Periodenangaben enthalten. Ganzes Vorjahr: nein: Es können Auswertungsperioden gewählt werden. Wenn eine echte NTCS-Vorjahres-FIBU hinterlegt ist, werden bei Periodenauswertungen, z. B. Stichtag 31.3., auch im VJ die Werte zum gezeigt. Wenn ganzes VJ ja, wird trotz Auswertungsstichtag im lfd. Jahr, beim Vorjahressaldo der Jahressaldo angezeigt 47/112

48 Perioden Von Buchungsperiode: Bis Buchungsperiode: Als 12-Perioden Auswertung: Echte Periodenumsätze: Erste Periode, die berücksichtigt werden soll. Hinweis: Kann auch in der Vorjahres-FIBU liegen (jahresübergreifende Auswertung). Letzte Periode, die berücksichtigt werden soll. Hinweis: Bei Angabe der von/bis Perioden wird normalerweise die 13. Periode nicht berücksichtigt (Parameter). Auswertung mit EB 12 Monatsspalten Umbuchungs-Spalte (Periode 13) Gesamtwert und Vorjahreswert ja: Es werden jeweils die Monatsumsätze dargestellt (z. B. in der Spalte März steht der Umsatz März). nein: Die Monate werden kumuliert (z. B. in der Spalte März steht die Summe der Umsätze Jänner - März, inkl. EB). Konzernauswertung (Hierbei handelt es sich um ein Zusatzmodul, welches falls nicht extra erworben wurde, nicht bearbeitet werden kann!) FIBUs: Auswahl der Mandanten-FIBUs, die in der konsolidierten Auswertung berücksichtigt werden sollen. 48/112

49 Mit Konzerndetails: ja: Die gewählten FIBUs werden in eigenen Spalten dargestellt, in der Hauptspalte steht die Gesamtsumme über alle FIBUs. Hinweis: Eine detaillierte Darstellung ist für max. 28 FIBUs möglich. Werden mehr als 28 FIBUs konsolidiert, werden die 27 ersten FIBUs (Auswahlreihenfolge) detailliert dargestellt, alle anderen werden in der 28. Spalte zusammengefasst. nein: Die gewählten FIBUs werden addiert und in der Hauptspalte dargestellt. Sonstige Konten mit Saldo 0: Mit EB Saldo: Mit Überleitungsbuchungen: Fremdsprachen: Auch die nicht saldoführenden Konten werden gedruckt. Eröffnungsbuchungen können ausgeblendet werden. (nein: nur für bestimmte Auswertungszwecke) v. a. bei IFRS/US-GAAP für fremdsprachige Auswertungen. Es muss in der verwendeten Gliederung bzw. den Konten der verwendeten Fibu bereits der Übersetzungstext hinterlegt sein. 49/112

50 Auswertungs-Showprogramm Nach der Aufbereitung von Auswertungen wird das Auswertungs-Showprogramm geöffnet. Per Doppelklick gelangen Sie von der kumulierten Ansicht ins Detail, je nach Wunsch bis zu den Konten und den einzelnen Buchungen: Ausgehend vom Showprogramm kann man auch die Funktionen Aufbereiten, Gliedern, Umbuchungen und Report erstellen wählen (siehe Funktionsleiste ganz unten). Neu Aufbereiten Nach Umbuchungen, Änderungen von Kontenbezeichnungen oder -gliederungen, wird automatisch neu aufbereitet. Ein manueller Start dieser Funktion ist daher nur selten nötig. Gliedern a) Basisgliederung: zur Änderung der Kontenzuordnung Umbuchungen Drucken b) Auswertung: z. B. zum Einfügen von mandantenspezifischen Auswertungsüberschriften (siehe f. Spezialthema) Erfassung von NTCS-Umbuchungen Wenn Sie Umbuchungen wählen, kommt automatisch folgende Zusatzfrage: Sollen die Umbuchungen in allen Auswertungen berücksichtigt werden? a) JA Umbuchung wird in allen Auswertungen berücksichtigt, es werden nach dem Speichern alle Auswertungen neu aufbereitet. b) NEIN Umbuchung wird nur in der aktuellen Auswertung berücksichtigt. Start von Ausdrucken (Bildschirmvorschau oder Druck) 50/112

51 Firmenbezogene Bilanzgliederung Hinweis Folgende Funktionen können sowohl im Auswertungs-Showprogramm als auch in der Auswertungsübersicht gewählt werden. Änderung einer bestehenden Überschrift Wählen Sie die zu ändernde Überschrift (rechte Maustaste) Überschrift ändern (F6). Danach klicken Sie auf Firma übernehmen. Die Überschrift wird automatisch mandantenspezifisch abgespeichert. Sie können nun die gewünschte Änderung durchführen. Hinweis Die Änderung kann im Normalfall nur firmenbezogen durchgeführt werden, da im Regelfall für User der Zugriff auf die Standard-Auswertungstexte verweigert wird. Nach der erfolgten Änderung können Sie speichern (bzw. auch verwerfen). Die Auswertung wird nun automatisch neu aufbereitet. 51/112

52 Einfügen einer neuen Überschrift Wählen Sie in der Checkliste unter Kontenzuordnung Konten zuordnen. Duplizieren Sie eine bereits bestehende Überschrift (z. B. Erlöse Inland) (rechte Maustaste) Eintrag kopieren. (Duplizieren Sie immer Überschriften, damit alle Einstellungen korrekt übernommen werden.) Die neue Überschrift wird oberhalb des Originals mandantenbezogen eingefügt und kann sofort bearbeitet werden). Hinweis Das Anlegen (Kopieren) einer Überschrift in der Kontenzuordnung ist noch nicht ausreichend. Damit die neue Überschrift im Bilanzausdruck aktiv wird, muss zusätzlich eine neue Überschrift in der Auswertungsgliederung angelegt werden. 52/112

53 In der Auswertungsansicht wählen Sie Gliedern Auswertungsgliederung Kopieren Sie hier ebenso eine bereits bestehende Überschrift (z. B. Erlöse Inland) (rechte Maustaste) Eintrag kopieren. Nun müssen Sie die bereits unter zuordnen Konten duplizierte Kontogruppe (grün), der entsprechenden neuen Überschrift, in der Auswertung zuordnen. 53/112

54 Hinweis Wird eine Kontengruppe dupliziert, wird diese in der Auswertung automatisch dort platziert, wo das kopierte Original zugeordnet war. Wenn Sie noch andere Auswertungen erstellen wollen, müssen Sie auch dort beachten, dass Sie unter Umständen neue Überschriften benötigen. 54/112

55 Auswertungsübersicht In der Auswertungsübersicht können Sie zwischen Firmen und FIBUs wechseln. Von der Auswertungsübersicht ausgehend, können Auswertungen gegliedert oder Überschriftentexte geändert werden (F6). Weiters können Umbuchungen erfasst werden. Dabei wird abgefragt, ob die Umbuchungen für alle Auswertungen oder nur für die gewählte Auswertung gelten sollen. Nach der Gliederung oder nach der Erfassung von Umbuchungen wird immer automatisch neu aufbereitet wahlweise nur die geänderte Auswertung oder alle bestehenden Auswertungen. Es kann aber auch manuell der Befehl zum Aufbereiten gegeben werden (sf8). 55/112

56 Zusätzliche Auswertungen In der Auswertungsübersicht können zusätzliche Auswertungen aufbereitet werden. (gelbes Menü) Auswertung Neue Auswertung Über Drucken kann die gewählte Auswertung gedruckt werden. 56/112

57 3. BERICHTWESEN Die Berichte finden Sie in der Checkliste unter dem Punkt Auftragsbestätigung und Bearbeiten Bericht. Die einzelnen Berichte können mit einem Doppelklick geöffnet werden. 57/112

58 3.1. Arbeiten mit Standardtextbausteinen Textbausteinmarkierung Um ideal mit Standardtextbausteinen arbeiten zu können, empfehlen wir, die Textbausteinmarkierung anzeigen zu lassen. Diese Einstellung ist pro Arbeitsplatz vorzunehmen! Öffnen Sie den Bericht (dabei ist egal welches Projekt bzw. welche Berichtsart geöffnet wird) und aktivieren Sie die Textbausteinmarkierung. (gelbes Menü) Ansicht Textbausteinmarkierung Im linken Rand erscheinen färbige Textmarkierungen (diese werden nicht gedruckt). 58/112

59 Vorteile - Die bereits vorhandenen Textbausteine werden erkannt und Sie können schnell fehlende Textbausteine hinzufügen (wichtig bei Berichtsarten Anhang und Erläuterungen zu Bilanz und GuV). - Der gesamte Textbaustein kann mit der rechten Maus markiert und gelöscht werden Standardtextbausteine auswählen (gelbes Menü): Textbaustein Standardtextbausteine auswählen oder F6 Möglichkeiten beim Auswählen der Textbausteine Einzelne Textbausteine auswählen (bei Bedarf auch mehrere) Übernehmen Sie können die Textbausteine statt der Maus auch mit der Leertaste markieren. Berichtsart markieren: (rechte Maustaste) Textbausteine vorschlagen (v. a. bei Anhang, Erläuterungen) 59/112

60 Vorteile beim Vorschlagen 1. Jahr: Durch den Vorschlag werden alle für die Firma relevanten und benötigten Textbausteine erkannt und im Bericht eingefügt. Folgejahr: In Berichten werden durch die Jahresübernahme alle Textbausteine vom Vorjahr übernommen. Sie haben jetzt die Möglichkeit alle fehlenden Textbausteine durch das Vorschlagen hinzuzufügen. Die neuen Vorschläge werden auch bei Bedarf sortiert und an der richtigen Stelle im Bericht eingefügt Textbaustein löschen Textbausteine können aus dem Bericht mit gelöscht werden: (rechte Maustaste) Textbaustein markieren + Entf-Taste Textbaustein durch Standard ersetzen (rechte Maustaste) Textbaustein an Cursorposition aktualisieren 60/112

61 Gehe-zu-Funktion Es besteht die Möglichkeit, eine rasche Verlinkung zu den einzelnen Textbausteinpassagen herzustellen. (gelbes Menü): Bearbeiten Gehe zu Verknüpfung zu Datenfeldern Stammdatenfeld auswählen (rechte Maustaste) Firmen-/Fibu-/Gesellschafterstammdaten bearbeiten Es erfolgt eine direkte Verknüpfung zur entsprechenden Stammdatenverwaltung. Beispiel: Feld Firmenname 61/112

62 3.2. Einfügen von Feldern (gelbes Menü): Einfügen Feld (F5) Bei Feldern wird zwischen Datenfeldern und Systemfeldern unterschieden. Typische Datenfelder: Name Adresse Bilanzjahr Beginn Wirtschafsjahr Bilanzstichtag Gesellschafter Geschäftsführer Werte aus Auswertungen Werte aus Spiegeln Typische Systemfelder: Datum/Uhrzeit Seitennummer Zwischensumme / Hauptsumme (in eigenen Tabellen) Manuelle Eingabe etc. 62/112

63 Beispiel: Firmenname 63/112

64 3.3. Vorgefertigte Tabellen (gelbes Menü): Tabelle vorgefertigte Tabellen einfügen Bilanzüberschrift mit Beträgen Beispiel Anlagevermögen (gelbes Menü): Tabelle vorgefertigte Tabellen einfügen Unter Einstellungen können verschiedene Darstellungsformen definiert werden. Über das Feld Gliederungstext definieren Sie, welche Überschrift Sie darstellen möchten. 64/112

65 Hinweis Um diese Einstellung (= Tabelleneigenschaften) nachträglich bearbeiten zu können klicken Sie in die Tabelle (rechte Maustaste) Tabelleneigenschaften: Überschriftenaufgliederung Beispiel Anlagevermögen (gelbes Menü): Tabelle vorgefertigte Tabellen einfügen 65/112

66 Unter Einstellungen können verschiedene Darstellungsformen definiert werden. Über das Feld Gliederungstext definieren Sie, welche Überschrift Sie darstellen möchten. 66/112

67 Anlagenentwicklung Beispiel Sachanlagevermögen (gelbes Menü): Tabelle vorgefertigte Tabellen einfügen Unter Einstellungen können verschiedene Darstellungsformen definiert werden. Über das Feld Gliederungstext definieren Sie, welche Überschrift Sie darstellen möchten. 67/112

68 Kontenaufgliederung (gelbes Menü): Tabelle vorgefertigte Tabellen einfügen Unter Einstellungen können verschiedene Darstellungsformen definiert werden. Über das Feld Gliederungstext definieren Sie, welche Überschrift Sie darstellen möchten. 68/112

69 Bearbeiten von Kontenaufgliederungen Beim Einfügen von Kontenaufgliederungen (über vorgefertigte Tabellen) finden Sie links unten einen Button Aufgliederung bearbeiten. 69/112

70 Hier können Sie: Konten aufgliedern Konten zusammenfassen die Reihenfolge der Konten ändern Vorkolonnen einbauen (mit/ohne Summen) Weiters können Sie über (gelbes Menü): Bearbeiten Überschriften einfügen Vorkolonnen einbauen Vorkolonnensummen darstellen Hinweis: Bei bereits bestehenden Kontenaufgliederungen drücken Sie (rechte Maustaste) Aufgliederung bearbeiten 70/112

71 Beispiel: Zusammenfassen von PKW und LKW als Fuhrpark Mit den gelben Pfeilen (in der Mitte) können Sie Konten auswählen, nach oben bzw. nach unten verschieben. 71/112

72 Möglichkeiten a) Zusammenfassen von Konten: 1. Wählen Sie zunächst rechts das gewünschte Konto, welches dargestellt werden soll. 2. Links wählen Sie alle Konten, die zusammengefasst werden sollen. Dann drücken Sie auf das letzte Symbol (siehe oberes Bild). b) Aufgliedern von Konten: 1. Wählen Sie zunächst links das gewünschte Konto. 2. Nun selektieren Sie das vorletzte Symbol und geben an, wie viele Konten entstehen sollen. c) Aufgliederung auf Buchungsebene: Sie können die neu entstandenen Konten mit der rechten Maustaste anklicken und eine Kontobezeichnung festlegen bzw. bei Aufgliederungen (b) Beträge angeben (Restbeträge übernehmen). Aktivieren Sie links den Reiter Buchungen. Dort können Sie - einzelne/alle Buchungen wählen sowie - offene Posten vorschlagen lassen. (bei Sachkonten-OP; Einstellung in BMD 5.5, PR01, Feld126) d) Vorkolonne einfügen: 1. Rechte Maus Tabelleneigenschaften Vorkolonne aktivieren 2. In der Kontenaufgliederung: Konto markieren Bearbeiten Vorkolonne wechseln e) Überschrift einfügen: Auf der rechten Seite markieren Sie jenen Eintrag, über welchem die Überschrift eingefügt werden soll Bearbeiten Überschrift einfügen. Doppelklick auf die Überschrift Text ändern 72/112

73 Spiegel Folgende Spiegeldarstellungen sind möglich: Beispiel Anlagenspiegel: 73/112

74 (gelbes Menü): Tabelle vorgefertigte Tabellen einfügen Unter Einstellungen können verschiedene Darstellungsformen definiert werden. Über das Feld Gliederungstext definieren Sie, welche Überschrift Sie darstellen möchten. 74/112

75 Auswertungen in Berichten Diese Variante stellt eine Alternative zum Druck der Auswertungen als eigene Druckteile dar. Hinweis Jede Auswertung kann zur Gänze (z. B. gesamte Bilanz) oder abschnittsweise (z. B. nur Eigenkapital) eingefügt werden (= Abfrage Gliederungstext). Beispiel: Abschnitt Anlagevermögen aus der Bilanzauswertung 301 (gelbes Menü): Tabelle vorgefertigte Tabellen einfügen 75/112

76 Steuerberechnungsblätter Berechnungsblätter, von in NTCS erstellten Steuererklärungen, können mit dem Tabellenbaustein Steuerberechnung eingefügt werden. 76/112

77 Anlagevermögen aus BMD 5.5 Es besteht eine Übernahmemöglichkeit des Anlagenspiegels, der Anlagenentwicklung sowie der Anlagenzu- und Abgangslisten aus der BMD 5.5 Anlagenverwaltung. Seitens BMD 5.5 ist keine weitere Vorbereitung nötig. 77/112

78 3.4. Tabellen erstellen Einfügen von Tabellen (gelbes Menü): Tabelle / Tabelle Das Menü Tabelle enthält ebenso die wesentlichsten Funktionen zum Bearbeiten von Tabellen. In den Tabellen kann mit Feldern (F5) gearbeitet werden, um Datenverknüpfungen herzustellen. Summen können gebildet werden (F5 - Systemfelder: Haupt-, Zwischen- oder Gruppensummen; horizontale Summen). Den Summen kann ein gewünschtes Format zugewiesen werden. 78/112

79 Beispiel: Berechnung der durchschnittlichen Mitarbeiteranzahl Hinweis Beispiele für erstellte Tabellen finden Sie auch als Standardtextbaustein unter der Berichtsart Vorlagen : Diagramme Möglichkeit I Diagramme können manuell erstellt werden (wählen Sie das Diagrammsymbol). 79/112

80 Die benötigten Daten können mittels Feldverknüpfung (F5) eingefügt werden. Hinweis Detailliertere Informationen zu den Diagrammen finden Sie in unserem Hilfesystem. 80/112

81 Möglichkeit II Es besteht auch die Möglichkeit, eine bestehende Tabelle (ganz oder teilweise) zu markieren und ein Diagramm aus Tabelle erzeugen zu lassen: 81/112

82 4. DRUCK JAHRESABSCHLUSS 4.1. Standard-Druck Es wird eine Standarddruckliste wie folgt vorgeschlagen: Hinweis Nicht bearbeitete Druckteile werden grau ohne Häkchen vorgeschlagen und können nicht gewählt werden Firmenbezogene Ergänzungen (gelbes Menü) Jahresabschluss Hinzufügen (F5) Verschiedene Druckteile (Deckblatt, Inhaltsverzeichnis, Berichtsarten, Auswertungen) können gewählt und Einstellungen getroffen werden (Doppelklick auf gewählten Druckteil). 82/112

83 Platzhalter Dient für Beilagen, die nicht aus NTCS gedruckt werden, aber im Inhaltsverzeichnis eingetragen werden sollen. Dabei besonders wichtig: Druck Als Beilage Ausdruck aus 5.5 In BMD 5.5 wird ein eigener Druckertreiber dafür verwendet (Druckertreibername: NTCS), um NTCS-Druckdateien herstellen zu können. In NTCS wählen Sie bei der Zusammenstellung des Druckvorschlages Ausdruck aus 5.5. Nach einem Doppelklick kann der Dateiname (der in BMD 5.5 angezeigt wird) hinterlegt werden. Hinweis: Verwenden Sie in BMD 5.5 variable Kopfzeilen. Damit erhalten Sie eine fortlaufende Seitennummerierung! Drucker Je Druckteil kann ein anderer Drucker bzw. Schacht angesteuert werden; z. B. Deckblatt auf Farbdrucker bzw. bedrucktes Papier, Rest auf Laserdrucker. 83/112

84 4.3. Einstellungen Mit (F6) Einstellungen können pro hinzugefügtem Dokument unterschiedliche Druckeinstellungen wie z. B. Anzahl der Vorjahre, mit/ohne Konten, Hochformat/Querformat, vorgenommen werden. 84/112

85 4.4. Drucker und Inhaltsverzeichnis Mit (Umschalt + F6) Drucker und Inhaltsverzeichnis können Sie für einzelne Druckteile beispielsweise einen anderen Drucker sowie eine vom Standard abweichende Bezeichnung für das Inhaltsverzeichnis vergeben. 85/112

86 4.5. Ausdruck speichern als PDF Drucken (F8) Menüleiste Speichern Beim PDF besteht die Möglichkeit ein Wasserzeichen zu hinterlegen. Hierfür setzen Sie ein Häkchen unter Optionen Wasserzeichen und unter Einstellungen tragen Sie einen Text oder einen Dateinamen zur Hinterlegung eines Bildes ein. 86/112

87 Weiters kann das gespeicherte PDF mit Hilfe der Option Lesepasswort mit einem Passwort geschützt werden. 87/112

88 4.6. Ausdruck per verschicken Es besteht die Möglichkeit den Report direkt ins Outlook als Anhang zu exportieren. Drucken (F8) Menüleiste Mit der Option Dokument komprimieren wird das Dokument im ZIP-Format beigefügt. 88/112

89 5. E-BILANZ 5.1. Allgemein Das Programm steht beim Öffnen auf dem Zweig Allgemeine Daten und schlägt diese aus den Personen- und FIBU-Stammdaten vor Bilanz Auf der linken Seite sehen Sie sämtliche Bilanzposten, die Beträge enthalten. Nicht benötigte Posten werden ausgeblendet. Die Detaildaten rechts dienen der Kontrolle und können nicht verändert werden. Fehler sind in den Originaldaten bzw. mit der Zuordnung zu korrigieren. Der Fehlerstatus jedes einzelnen Postens wird nach einem Ampelsystem grafisch dargestellt. Grüner Punkt Alles OK Gelber Punkt Fehler in den Detailsummen (z. B. Anlagensummenprüfung fehlgeschlagen) Einreichung möglich Roter Punkt Gravierende Fehler, Einreichung nicht möglich (z. B. Summe der Unterposten entspricht nicht der Summe der Hauptüberschrift) 89/112

90 Fehler werden in einem eigenen Feld bei den Detaildaten erläutert Kontendetail Das Kontendetail kann je Konto, je Überschrift oder für die ganze Bilanz und G+V aktiviert bzw. deaktiviert werden. Die Differenzbeträge zur Hauptüberschrift fasst das Programm automatisch zu einem Detailposten Übrige zusammen. Alle Konten: 90/112

91 Einzelne Konten: 5.3. Berichte Sie wählen die gewünschte Berichtsart und wählen Bericht zuordnen (rechte Maustaste). Danach wird abgefragt, ob ein BMD-Bericht oder ein in BMD-DMS (Archiv) abgespeichertes Dokument oder ein sonstiges PDF-Dokument (Explorer-Suche) eingefügt werden soll: Nach der Auswahl der gewünschten Berichte wird bei BMD-Dokumenten der Text angezeigt. Bei PDFs (aus BMD DMS oder sonstigen) wird lediglich der Pfad zum Dokument angezeigt Erzeugen Wenn die E-Bilanz fertig vorbereitet ist, kann durch Klick auf Erzeugen die Erstellung der XML-Datei gestartet werden. 91/112

92 6. ELEKTRONISCHER JAHRESABSCHLUSS OFFENLEGUNG FIRMENBUCH Bei der Firmenbuchoffenlegung wird zwischen der elektronischen Firmenbuch-Offenlegung über FinanzOnline (strukturierte Übermittlung) und dem elektronischen Rechtsverkehr des BMJ (Einreichung im PDF-Format) unterschieden Offenlegung über Finanzonline Übermittlungsdaten Bei Offenlegung via FinanzOnline sind folgende allgemeine Angaben zu machen: Übermittlungsart Verkürzter Jahresabschluss: Es werden alle notwendigen Bilanzposten dargestellt. Ganzer Jahresabschluss: Es werden alle Bilanz- und GuV-Posten übermittelt. Jahresabschluss im PDF-Format für ERV: Es wird ein (unter Umständen in BMD-DOCS) gespeicherter PDF-Jahresabschluss übermittelt. 92/112

93 Selbsteinreicher Diese Einstellung bedeutet, dass nicht der Steuerberater, sondern der Klient selbst die Einreichung vornimmt. Zulässig ist dies nur bei kleinen Kapitalgesellschaften. Bestätigung des Einreichers Die Bestätigung des Einreichers ist bei der Übermittlung als Selbsteinreicher bekanntzugeben. Folgende Möglichkeiten stehen hier zur Verfügung: Einbringer-Code Bei Offenlegung durch WT: WT-Code Bei Selbsteinreichung: Firmenbuchnummer des Selbsteinreichers ERV-SWIFT/BIC und ERV-IBAN Seit dem müssen bei der Offenlegung der Jahresabschlüsse anstatt der ERV-BLZ und Kontonummer, BIC und IBAN übermittelt werden. Diese müssen beim Steuerberater im Firmenstamm in den Feldern 430 und 431 erfasst werden Mandant Die Stammdaten dazu sind in der Firmenstammdatenverwaltung zu bearbeiten. Den Firmenstamm können Sie entweder mit F8 oder über das (gelbe Menü) Bearbeiten Firmenstammdaten öffnen. 93/112

94 Bestehenden Jab überschreiben Dies muss bei Korrekturübermittlung auf Ja gesetzt sein. Bilanzart Hier kann zwischen Jahresabschluss und Konzernabschluss gewählt werden Einstellungen Im Pkt. Einstellungen können einerseits die Spiegel, die übermittelt werden sollen, ausgewählt werden und andererseits kann festgelegt werden, ob auch das Kontendetail mitgeschickt werden soll Unterzeichnende Geschäftsführer Das Fenster zur Hinterlegung der unterzeichnenden Geschäftsführer kann mittels F8 geöffnet werden. Diese Funktion ist nur dann aktiv, wenn Sie mit dem Cursor im Feld daneben stehen: Die unterzeichnenden Geschäftsführer können wenn bereits Stammdaten angelegt sind übernommen oder ansonsten Neu (F5) angelegt werden. 94/112

95 Übernahme eines bestehenden Geschäftsführers Alle Geschäftsführer übernehmen (gelbes Menü) Gesellschafter Alle Geschäftsführer übernehmen Es können alle angelegten Geschäftsführer automatisch übernommen werden. Nach der Übernahme wird das Datum der Unterschrift abgefragt: Neu (F5) Mit F4 kann Alternativ zu Alle Geschäftsführer übernehmen der Geschäftsführer in den Gesellschafterstammdaten einzeln ausgesucht und übernommen werden. Hinweis Im Feld 15 muss ein Datum der Unterschrift erfasst werden. In den Feldern 3, 4, 5 und 6 müssen die Stammdaten bei Komplementär-GmbHs erfasst werden. 95/112

96 Bilanz/GuV Sie sehen abhängig von der Größenklasse alle nach UGB zu übermittelnden Posten von Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung (hier am Beispiel einer mittelgroßen Kapitalgesellschaft): Analog zur E-Bilanz werden auch hier im rechten Fenster Detaildaten dargestellt. Diese dienen der Kontrolle und sind nicht bearbeitbar. Warnungen und Fehler werden ebenfalls angezeigt. Der bereits von der E-Bilanz bekannte Fehlerstatus wird auch hier nach dem Ampelsystem grafisch dargestellt: Grüner Punkt Alles OK Gelber Punkt Roter Punkt Fehler in den Detailsummen (z. B. Anlagensummenprüfung fehlgeschlagen) Einreichung möglich Gravierende Fehler, Einreichung nicht möglich (z. B. Summe der Unterposten entspricht nicht der Summe der Hauptüberschrift) Hinweis Fehler müssen in den Originaldaten (ANBU, FIBU, Bilanz) korrigiert werden!! 96/112

97 Bearbeitung des Firmenbuch-Anhangs Bei kleinen Kapitalgesellschaften sind derzeit folgende Punkte zu bearbeiten: Folgende Daten werden automatisch übernommen bzw. können hier verwaltet werden (F8): - 9. Verbindlichkeiten Haftungsverhältnisse Beteiligungen Durchschnittliche Arbeitnehmeranzahl Geschäftsführung und Aufsichtsrat Übernahme Textpassagen aus bereits erstellten BMD-Berichten Texte aus dem bereits erstellten Anhang können wie folgt kopiert werden. Markieren Sie zuerst den entsprechenden Pkt. Und wählen Sie anschließend im rechten Teil des Fensters F4. 97/112

98 Bericht auswählen, in dem sich der zu übernehmende Textteil befindet. Textteil markieren (rechte Maustaste) In Firmenbuchanhang übernehmen 98/112

99 Bei mittelgroßen und großen Kapitalgesellschaften ist der Anhang wie folgt zu übermitteln: Sie wählen die gewünschte Berichtsart und wählen Bericht zuordnen (rechte Maustaste). Danach wird abgefragt, ob ein BMD-Bericht oder ein in BMD-DMS (Archiv) abgespeichertes Dokument oder ein sonstiges PDFDokument (Explorer-Suche) eingefügt werden soll: Nach der Auswahl der gewünschten Berichte wird bei BMD-Dokumenten der Text angezeigt. Bei PDFs (aus BMD DMS oder sonstigen) wird lediglich der Pfad zum Dokument angezeigt. Nach der Fertigstellung aller Eingaben wählen Sie Erzeugen. Der XML-File wird automatisch gespeichert und kann über FinanzOnline oder ERV eingereicht werden. 99/112

100 6.2. Offenlegung über ERV (PDF-Einreichung) Bei Offenlegung über den elektronischen Rechtsverkehr sind nur folgende Angaben zu machen: Übermittlungsart: Jahresabschluss im PDF-Format für ERV ERV-SWIFT/BIC und ERV-IBAN Mandant Firmenbuchnummer Bilanzart: Jahresabschluss oder Konzernabschluss Die Auswahl des vorhandenen PDF-Jahresabschlusses erfolgt mittels (rechte Maustaste) auf Jahresabschluss oder durch Setzen des Häkchens. Der Antrag auf Gebührenbefreiung kann als eigenes Dokument unter dem Punkt Antrag eingefügt werden. BMDDMS: Dokument aus dem NTCS Archiv PDF-Datei: Lokal oder am Server abgespeicherte PDF-Datei 100/112

101 Archivreferenz: Betrifft Anwälte, Notare, hier wird keine Datei mitgeschickt, sondern nur ein Verweis auf das Dokument im Archivum oder Cyberdoc. Hinweis Um die Übermittlung über ERV nutzen zu können, ist eine Lizenz für den NTCS-Organizer (Databox, Quote, Post, Frist) erforderlich, da ansonsten der elektronische Rückverkehr nicht ausgelesen werden kann. Außerdem müssen die IMD-Zugangsdaten hinterlegt werden, damit bei der Übermittlungsart der Eintrag Jahresabschluss im PDF-Format für ERV sichtbar wird. 101/112

102 7. EBT ELEKTRONISCHER BILANZ-TRANSFER MIT BMD-NTCS 7.1. Allgemeines Auf der Homepage der Kontrollbank unter: sehen Sie die am ebt teilnehmenden Banken aufgelistet. Die Einreichung der elektronischen Bankbilanz ist derzeit nur für Wirtschaftstreuhänder möglich Anmeldung und Zugangsdaten Vor der Übermittlung ist eine Anmeldung bei der Österreichischen Kontrollbank (OeKB) erforderlich: Homepage der Kontrollbank: Details zum Bilanz-Transfer: Die Zugangsdaten von der Kontrollbank sind in der NTCS zu hinterlegen: Paket CRM: Stammdaten Einstellungen Allgemeine CRM-Parameter Zugangsdaten Technischer User-ID ebt Passwort zum technischen User-ID ebt Hinweis Selbstständige Buchhalter müssen für die ebt-einreichung sofern sie Mitglieder der Wirtschaftskammer sind anstatt des WT-Codes (Mitglieder der Wirtschaftstreuhänder) die 7- stellige WK-Nummer hinterlegen. 102/112

103 7.3. Erstellen der Bank-Bilanz Das XML Schema des Bilanz Transfer Systems basiert auf dem Schema für die Übermittlung von Jahresabschlussdaten über FinanzOnline (ERV-Jab Struktur) Allgemein Absender Bei den allgemeinen Absender-Einstellungen ist das Feld Berechtigung Rating-Zustellung mit JA zu hinterlegen, damit das Rating direkt in die Databox des Wirtschaftstreuhänders geschickt wird. 103/112

104 Empfänger Im Feld BLZ-Empfänger kann mittels F8-Taste (oder Verzweigungs-Symbol) nach Bankleitzahlen gesucht werden. Die Liste enthält jene Bankleitzahlen, die im Kunden- bzw. Firmenstamm über die Bankkontenverwaltung hinterlegt wurden und die am ebt teilnehmen (derzeit die Erste Bank und die UniCredit/Bank Austria). Wenn die Liste leer ist, wurden entweder am Kunden bzw. auf der Firma keine Bankkonten hinterlegt oder die betreffenden Bankleitzahlen nehmen derzeit noch nicht am ebt Teil. Im Auswahl-Fenster der Empfänger-Banken können die betreffenden Bankleitzahlen über die Checkbox vor der Bankleitzahl oder über den Button Alle Selektieren markiert werden. Anschließend mit dem Button Übernehmen zurück zum Hauptmenü. Mandant Die Mandantenstammdaten sind abhängig von der Rechtsform zu hinterlegen: Pflichtfelder für protokollierte Unternehmen: Firmenbuchnummer, Steuernummer, Firmenwortlaut, Rechtsform, Adresse, PLZ, Ort, Staat Pflichtfelder für nichtprotokollierte Unternehmen: Steuernummer, Firmenwortlaut, Name, Geburtsdatum, Rechtsform, Adresse, PLZ, Ort, Staat Pflichtfelder für sonstige Unternehmen: Firmenwortlaut, Rechtsform, Adresse, PLZ, Ort, Staat 104/112

105 Die in der nachfolgenden Tabelle dunkelgrau dargestellten Felder sind Pflichtfelder: Die ÖNACE-Branche, Branchenkennzahl, OeNB-Nummer und SV-Nummer sind für alle Unternehmen KEINE Pflichtfelder. Informationen zum Jahresabschluss Bei den Informationen zum Jahresabschluss sind die entsprechende Bilanzart, der Bilanz-Status, die Rechnungslegungsnorm, die Bilanzperiode, Hinweise zum Testat sowie das Bilanzverfahren zu hinterlegen. 105/112

106 Bilanz und GuV Die Werte für Bilanz und GuV werden automatisch aus der bereits aufbereiteten UGB-Bilanz übernommen. Der bereits von der E-Bilanz und vom ERV-JAB bekannte Fehlerstatus wird auch hier nach dem Ampelsystem grafisch dargestellt Berichte Im Ordner BERICHTE können bereits bestehende Berichte (BMD-Berichte oder PDF-Dateien) hinzugefügt werden. 106/112

107 7.4. Übermittlung Die XML-Datei für die Übermittlung der Bankbilanz wird mit dem Button Erzeugen erstellt. Wenn die Erstellung der XML-Datei erfolgreich war, erscheint ein Fenster, in dem (für interne Zwecke) das Planabgabedatum eingetragen werden kann. Gewünschtes Datum eintragen, weiter mit OK. Anschließend kommt die Rückmeldung, dass die XML-Datei und das PDF-Dokument erstellt wurde. Falls Hinweise vorhanden sind, können diese hier angezeigt werden HINWEISE ANZEIGEN. Über den Button Weiter zur XML-Liste kommt man zur XML-Erklärungsliste. Dort muss die Datei noch freigegeben und paketiert werden (rechte Maustaste). Nachdem das Paket paketiert worden ist, werden Sie gefragt, ob Sie das Paket sofort versenden oder in die Paketliste wechseln möchten. Über den Button Pakete senden wird das Paket sofort über die OeKB an die Bank weitergeleitet. Über den Button Paketliste öffnen gelangen Sie in die Paketliste. Hier können Sie das Paket nochmals ansehen (rechte Maustaste XML-Datei ansehen) und anschließend über den Button PAKET SENDEN elektronisch übermitteln. 107/112

108 7.5. Auslesen des Ratings Hinweis: Rückmeldungen von der OeKB können nur mit einer aktiven Lizenz für das NTCS-Modul Klienteninformationssystem empfangen werden. Wenn bei der Erstellung der E-Bilanz in den allgemeinen Absender-Daten das Feld Berechtigung Rating-Zustellung auf JA gesetzt wird, wird das Rating von der Bank elektronisch an den Wirtschaftstreuhänder übermittelt. Der Abruf des Ratings erfolgt mit der Funktion DATABOX AUSLESEN in den XML- Steuererklärungspaketen oder in der NTCS-Databox. Nach dem Auslesen der Databox wird das Rating in der Databox angezeigt und kann per Doppelklick (oder Funktion Protokoll ansehen ) geöffnet werden. 108/112

109 Beispiel für eine Ratingrückmeldung: 109/112

110 8. XML-VERWALTUNG Wenn die Erstellung der XML-Datei erfolgreich war, erscheint ein Fenster, in dem (für interne Zwecke) das Planabgabedatum eingetragen werden kann. Gewünschtes Datum eintragen, weiter mit OK. Anschließend kommt die Rückmeldung, dass die XML-Datei und das PDF-Dokument erstellt wurde. Falls Hinweise vorhanden sind, können diese hier angezeigt werden HINWEISE ANZEIGEN. Über den Button Weiter zur XML-Liste kommt man zur XML-Erklärungsliste. Dort muss die Datei noch freigegeben und paketiert werden (rechte Maustaste). Nachdem das Paket paketiert worden ist, werden Sie gefragt, ob Sie das Paket sofort versenden oder in die Paketliste wechseln möchten. Über den Button Pakete senden wird das Paket sofort entsprechend weitergeleitet. Über den Button Paketliste öffnen gelangen Sie in die Paketliste. Hier können Sie das Paket nochmals ansehen (rechte Maustaste XML-Datei ansehen) und anschließend über den Button PAKET SENDEN elektronisch übermitteln. 110/112

111 9. JAHRESÜBERNAHME Paket Bilanzierung und Steuererklärungen: Bilanz und Berichte Firmenbezogene Projekte (rechte Maustaste) Jahresübernahme Zwischen folgenden Einstellungen wird unterschieden: Allgemein Finanzbuchhaltung Jahresabschluss 111/112

112 Die einzelnen Felder werden bereits von NTCS vorgeschlagen. Diese sind von Ihnen zu überprüfen und gegebenenfalls anzupassen. Hinweis Die Jahresübernahme kann mehrfach durchgeführt werden, die Berichte werden jedoch nicht mehr mit den VJ-Daten überschrieben. Sollte dies gewünscht sein müssten diese zuvor im lfd. Jahr gelöscht werden. 112/112