Dienstanweisung für die Vorbereitung und Durchführung von Baumaßnahmen des Kreises Rendsburg Eckernförde

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Damian Althaus
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1 Dienstanweisung für die Vorbereitung und Durchführung von Baumaßnahmen des Kreises Rendsburg Eckernförde Zur Ausführung der Bestimmungen des 9 GemHVO wird folgende Dienstanweisung für die Vorbereitung und Durchführung von Baumaßnahmen erlassen: 1 Begriffsbestimmung und Geltungsbereich 1. Baumaßnahmen im Sinne dieser Dienstanweisungen sind a) Neu-, Um- und Erweiterungsbauten sowie b) Sanierungs- und Instandsetzungsmaßnahmen an Bauten mit voraussichtlichen Kosten von mehr als Euro (incl. Mwst.). 2. Diese Dienstanweisung gilt für alle Abteilungen der Verwaltung des Kreises Rendsburg-Eckernförde und den Eigenbetrieb Kreishafen Rendsburg. 2 Bedarfsplanung 1. Die Fachabteilung hat im Benehmen mit dem Kreisbauamt unter Vorlage einer Kostenschätzung die Grundsatzentscheidung des Fachausschusses über die Durchführung einer Baumaßnahme herbeizuführen. Die Unterlagen zur geplanten Baumaßnahme (Beschreibung der Aufgabenstellung, Raum- bzw. Sanierungsprogramm usw.) werden dem Kreisbauamt von der Fachabteilung zur Verfügung gestellt. 2. Die Kämmerei ist von der Entscheidung zu unterrichten. Sie leitet die Finanzierung der Hochbaumaßnahmen in die Wege. Für die Finanzierung der Tiefbaumaßnahmen zeichnet das Kreisbauamt verantwortlich. 3. Voraussetzung für den Einsatz freischaffender Personen ( 10) ist, dass Haushaltsmittel bereitstehen bzw. eine Verpflichtungsermächtigung veranschlagt worden ist. Die Veranschlagung von Planungskosten hat die Fachabteilung in Zusammenarbeit mit dem Kreisbauamt sicherzustellen. 3 Bauunterlagen 1. Nach der Entscheidung des Fachausschusses ( 2) stellt das Kreisbauamt in Abstimmung mit der Fachabteilung die nach 9 GemHVO erforderlichen Bauunterlagen auf bzw. zusammen (Haushaltsunterlagen - Bau -).

2 2. Hierzu gehören: a) Vor- und Entwurfsplanungsunterlagen gemäß 15 HOAI, Phasen 2 und 3 (für Straßenbauten nach RE) sowie Auszüge aus Flurkarte und Lageplan, b) Erläuterungsbericht mit Beschreibung der Baumaßnahme und der Ausführungsart sowie der Beschaffenheit des Baugrundes, c) Kostenberechnung nach DIN 276, d) Raum-, Funktions- und Ausstattungsprogramm, e) Flächenberechnung und Berechnung des Rauminhaltes nach DIN Kommen mehrere Ausführungsmöglichkeiten in Betracht, sind auch die Herstellungskosten für die Alternativen zu ermitteln und gegenüberzustellen. 4 Wirtschaftlichkeits- und Folgekostenberechnungen 1. Bei der Planung von Baumaßnahmen, für deren spätere Benutzung Nutzungsentgelte erhoben werden können, sind von der Fachabteilung Wirtschaftlichkeitsberechnungen zu erstellen und den Bauunterlagen beizufügen. 2. Den Bauunterlagen ( 3 Abs. 2) sowie den Alternativberechnungen ( 3 Abs. 3) sind von der Fachabteilung Berechnungen der nach Fertigstellung der Baumaßnahmen voraussichtlich entstehenden jährlichen Haushaltsbelastungen (gegliedert nach Personalausgaben, sächlichen Verwaltungs- und Betriebsausgaben sowie Schuldendienstausgaben) beizufügen. 5 Vorbereitung des Haushaltsbeschlusses 1. Die Fachabteilung leitet die gem. 4 erstellten Unterlagen zusammen mit den Haushaltsvoranschlägen bis zum 31. August des laufenden Jahres der Kämmerei zur Vorbereitung der Haushaltsberatungen zu. 2. Werden Haushaltsmittel oder Verpflichtungsermächtigungen vor Erstellung der Bauunterlagen ( 3) im Haushalt veranschlagt, so sind die Haushaltsansätze mit einem Sperrvermerk zu versehen ( 9 Abs. 3 GemHVO). 6 Ausführungsunterlagen Das Kreisbauamt stellt die Ausführungsunterlagen - Bau - auf bzw. zusammen. Wesentliche Abweichungen von den Bauunterlagen (Haushaltsunterlagen) bedürfen der Zustimmung des Fachausschusses.

3 7 Auftragsvergaben 1. Die nach den Bestimmungen der Ausschreibungs- und Vergabeordnung des Kreises Rendsburg-Eckernförde zu vergebenden Aufträge dürfen erteilt werden, wenn a) nach den auf der Grundlage der Ausführungsunterlagen - Bau - durchgeführten Ausschreibungen der wesentlichen Leistungen (bei größeren Hochbaumaßnahmen zumindest der Rohbauarbeiten) festgestellt ist, dass die Kosten für die ausgeschriebenen Arbeiten und für die noch zusätzlich zu verdingenden Bauleistungen sich im Rahmen der Kostenberechnung nach DIN 276 ( 3) bewegen und b) die formalen haushaltsmäßigen Voraussetzungen vorliegen. 2. Überschreitet das Ausschreibungsergebnis die Kostenberechnung nach DIN 276, so ist die Deckung für die zu erteilenden Aufträge incl. Vorlage des Kostenanschlages nach DIN 276 unverzüglich zu gewährleisten. 26 VOB/A bleibt unberührt. 3. Im Rahmen der Auftragserteilungen sind die Auftragnehmer/innen darauf hinzuweisen, dass Auftragsveränderungen nur in schriftlicher Form durch den Auftraggeber rechtsverbindlich sind. Entsprechende Regelungen sind in den Architektenverträgen zu vereinbaren. 4. Sind aufgrund des Ausschreibungsergebnisses gegenüber der Kostenberechnung gem. DIN 276 Einsparungen zu erwarten, ist die Kämmerei zu informieren. 8 Haushaltsüberwachung und Zahlungsanweisungen 1. Die Kämmerei ist zuständig für die Haushaltsüberwachung der Hochbauvorhaben und weist die Zahlungen an. Das Kreisbauamt führt die Kostenkontrolle durch incl. der Aufgliederung nach den Kostengruppen der Kostenberechnungen (Bauausgabebuch lt. Anlage 1). Die Haushaltsüberwachung und die Zahlungsanweisungen für die Tiefbauvorhaben erfolgen durch das Kreisbauamt. 2. Ist während der Bauausführung zu erkennen, dass die bereitgestellten Mittel nicht ausreichen, hat das Kreisbauamt unverzüglich einen Nachtragskostenanschlag aufzustellen. In Abstimmung mit der Kämmerei ist die Entscheidung über die Deckung der Mehrkosten herbeizuführen. 3. Mehrausgaben und Planungsveränderungen gegenüber der geltenden Beschlusslage darf grundsätzlich nur nach vorheriger Beteiligung des zuständigen Fachausschusses zugestimmt werden. 82 der Gemeindeordnung bleibt unberührt.

4 9 Abrechnungen 1. Nach Durchführung von Baumaßnahmen bzw. nach Abrechnung von Gewerken sind vom Kreisbauamt Aufstellungen der Gesamtkosten nach dem Muster der Anlage 2 anzufertigen und den Schlussrechnungen beizufügen. 2. Verwendungsnachweise für die Hochbaumaßnahmen sind von der Kämmerei aufzustellen. Das Kreisbauamt liefert dazu die nach den Verwaltungsvorschriften zu 44 LHO erforderlichen Unterlagen. Die Verwendungsnachweise für die Tiefbaumaßnahmen führt das Kreisbauamt. 10 Einsatz freischaffender Personen 1. Das Kreisbauamt kann für die Vorbereitung von Baumaßnahmen mit Zustimmung des Landrates nach Maßgabe der Vergabevorschriften freischaffende Personen (Architekten, Fachingenieure, Gutachter usw.) nach Erfordernis einschalten und die Verträge darauf abstellen. Die Bestimmungen der VOF sind zu beachten. 2. Die hierfür erforderlichen Planungskosten werden vom Kreisbauamt ermittelt und der Fachabteilung mitgeteilt zwecks Bereitstellung der erforderlichen Haushaltsmittel. 3. Werden Architekten oder Fachingenieure bei der Vorbereitung von Baumaßnahmen in Anspruch genommen, so ist vom Auftragnehmer und den verantwortlichen Mitarbeitern/-innen der jeweiligen Architekten- bzw. Ingenieurbüros die Abgabe einer Verpflichtungserklärung gemäß Verpflichtungsgesetz zu fordern. Ziffer 3. des Runderlasses des Innenministeriums vom (Amtsbl. 967) ist hierbei zu beachten. 11 Inkrafttreten Diese Dienstanweisung tritt am 1. März 2001 in Kraft. Zugleich tritt die Dienstanweisung vom außer Kraft. Rendsburg, den gez. von Ancken L a n d r a t Anlage 1

5 Mittelkontrolle gemäß 8 der DA für die Vorbereitung und Durchführung von Baumaßnahmen - gleichzeitig Bauausgabebuch gemäß der Zbau 1. Haushaltsstelle: 2. Baumaßnahme: 3. Gewerk: 4. Auftragnehmer: 5. Datum des Vertrages: 6. Auftragssumme 7. Abrechnungssumme 8. Differenz zwischen 6 + 7: lfd. Nr. Datum der Anweisung Empfänger/ Gegenstand der Zahlung Anweisungsbetrag einzeln DM insgesamt DM Anlage 2 Schlussblatt gemäß 9 der DA für die Vorbereitung und Durchführung von Baumaßnahmen 1. Baumaßnahme: 2. Gewerk: 3. Auftragsvergabe am: 4. Entscheidung durch: 5. Auftragssumme: 6. Nachtragsaufträge: 7. Abrechnungsergebnis: 8. Differenz zwischen 5+6 und 7: 9. Begründung für die Differenz zu 8:

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