Bericht. des Gemeinderates an den Stadtrat. betreffend

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1 Bericht des Gemeinderates an den Stadtrat betreffend Neuordnung der Datenschutzaufsicht / Totalrevision des Datenschutzreglements / Wahl eines Delegierten für Datenschutz

2 2/8 Sehr geehrter Herr Stadtratspräsident Sehr geehrte Damen und Herren 1. Das Wichtigste in Kürze Die Stadt Biel muss die Organisation der Datenschutzaufsicht neu regeln. Heute wird die Datenschutzaufsicht durch eine vom Gemeinderat ernannte Kommission wahrgenommen, die bei der Abteilung Informatik und Logistik der Finanzdirektion angesiedelt ist. Der langjährige Abteilungsleiter, welcher vor zwei Jahren in Pension ging, hatte die Aufsichtsstelle intern aufgebaut und bis zu seiner Pensionierung als deren Sekretär betreut. Das übergeordnete Recht von Bund und Kanton verlangt zwingend eine völlige Unabhängigkeit der Datenschutzaufsichtsstelle von der Verwaltung, welche sie kontrollieren muss. Dies bedeutet unter anderem, dass sie, bzw. ihre Organe von der Legislative auf Amtsdauer gewählt werden müssen und dass sie dieser auch nur administrativ angegliedert ist. Ihre personelle und finanzielle Ausstattung muss so gestaltet sein, dass ihre Unabhängigkeit dadurch nicht in Frage gestellt wird. Vor diesem Hintergrund hat der Gemeinderat nach Konsultation des Ratsbüros und des Ratssekretariats eine Reorganisation der Datenschutzaufsicht vorbereitet, welche in der dem Stadtrat zum Beschluss vorgelegten Totalrevision des Datenschutzreglements Niederschlag findet. Die Datenschutzaufsichtsstelle soll neu vom Stadtrat ernannt werden und administrativ dem Ratssekretariat angegliedert sein. Weitere Punkte der Totalrevision werden unter dem entsprechenden Kapitel im vorliegenden Bericht erläutert. Gleichzeitig mit der Totalrevision des Datenschutzreglements, bzw. unmittelbar nach deren Verabschiedung, wird der neue Delegierte für Datenschutz der Stadt zu wählen sein. Der Gemeinderat schlägt dem Stadtrat Herrn Fürsprecher Kurt Stöckli vor, welcher bereits Datenschutzdelegierter der Städte bzw. Gemeinden Thun, Steffisburg und Köniz ist. Herr Stöckli wird für die Sicherstellung der Zweisprachigkeit mit einem französischsprachigen Kollegen in Biel eine entsprechende Zusammenarbeit eingehen. 2. Heutige Lösung der Datenschutzaufsicht und Anforderungen an die zukünftige Lösung 2.1. Das heutige Datenschutzreglement der Stadt Biel (SGR ) steht seit 24 Jahren in Kraft und wurde einmal, im Jahr 1996, teilrevidiert. In derselben Zeit haben die übergeordnete Gesetzgebung und der Datenschutz an und für sich auch aufgrund der rasanten Entwicklungen in der elektronischen Datenverarbeitung zahlreiche und tiefgreifende Änderungen erfahren. Der Datenschutz und dessen unabhängige Beaufsichtigung gewannen zunehmend an Bedeutung. In der Stadt Biel ist die Datenschutzbeaufsichtigung sozusagen historisch gewachsen. Erste Bedürfnisse entstanden mit der zunehmenden Bedeutung der Informatik, bzw. der elektronischen Datenverarbeitung in der täglichen Arbeit der Stadtverwaltung. Es erstaunt deshalb nicht, dass erste Strukturen der Datenschutzaufsicht in der Abteilung Informatik und Logistik (damals noch Informatik und Organisation) aufgebaut wurden. Seit diesen Anfängen war die Datenschutzaufsicht immer bei der Finanzdirektion als eine von deren Aufgaben angesiedelt. Die Datenschutzaufsicht wurde deshalb lange als Aufgabe der Verwaltung selbst verstanden, obwohl ihre Hauptfunktion die Kontrolle ebendieser Verwaltung auf die Einhaltung des Datenschutzes ist. So war und ist die heutige Datenschutzaufsichtsstelle, die Datenschutzkommission, der Abteilung Informatik und Logistik angegliedert und die Kommissionsmitglieder werden auf Vorschlag der Finanzdirektion vom Gemeinderat ernannt. Diese Organisationsform ist mit der übergeordneten Gesetzgebung nicht mehr vereinbar. Mit der Pensionierung des bisherigen Leiters der Abteilung Informatik und Logistik wurde deshalb die Organisation der Datenschutzaufsicht einer vertieften Prüfung unterzogen.

3 3/ Gemäss übergeordnetem eidgenössischem und kantonalem Recht, aber auch gemäss internationalen Rechtsnormen muss die Datenschutzaufsicht öffentlicher Verwaltungen völlig unabhängig von letzteren sein. Der Europäische Gerichtshof hat diesen Unabhängigkeitsbegriff allgemeingültig und ausführlich definiert. Zusammengefasst muss die Organisation der Datenschutzaufsicht folgende Kriterien erfüllen: Die Aufsichtsstelle muss eine richterähnliche Unabhängigkeit haben und auch nur den unabhängigen Gerichten unterworfen sein. Sie muss eine von der Verwaltungshierarchie unabhängige Position haben. Staatliche Behörden können einzig eine verwaltungsmässige Kontrolle im Rahmen der Berichterstattung der Aufsichtsstelle über ihre Tätigkeit ausüben. Die personellen und finanziellen Angelegenheiten der Aufsichtsstelle müssen so ausgestaltet sein, dass ihre Unabhängigkeit dadurch nicht in Frage gestellt wird. Ihre Organe müssen durch das Parlament bestellt werden und die Bestellung muss auf Amtsdauer erfolgen. Entlassung darf nur im Ausnahmefall bei schwerer Amtspflichtverletzung möglich sein. Auch eine Wiederwahl darf nur in Ausnahmefällen abgelehnt werden können. Der Aufsichtsstelle muss, bspw. im Rahmen eines Globalbudgets, ein gewisser finanzieller Handlungsspielraum offenstehen, und es müssen ihr angemessene Mittel zur Erfüllung ihrer Aufgaben zur Verfügung gestellt werden Die meisten Kantone und viele grosse Gemeinden oder Städte haben die Datenschutzaufsicht an einen Beauftragten oder eine Beauftragte übertragen (so bspw. der Kanton Bern, die Städte Bern und Thun). Dort wo die Aufgabe nicht ein volles Pensum ausmacht, wird sie oft durch einen freiberuflich tätigen Anwalt oder eine freiberuflich tätige Anwältin in einem Teilpensum wahrgenommen. In den meisten Fällen ist die Aufsicht administrativ dem Parlament oder der Staats- / Stadtkanzlei angegliedert. Die Amtsdauer der heutigen Kommission ist Ende 2012 mit der letzten Legislatur abgelaufen. Keines der heutigen Mitglieder stellt sich für eine neue Periode zur Verfügung und zwar hauptsächlich deshalb, weil sie sich durch die stets komplexer werdenden Fragestellungen als Milizionäre zunehmend überfordert fühlen. Die Kommission nimmt jedoch ihre Aufgaben noch wahr, bis die neue Lösung beschlossen und installiert ist. 3. Künftige Organisation der Datenschutzaufsichtsstelle 3.1. Vor diesem Hintergrund ist der Gemeinderat zum Schluss gelangt, dass die künftige Lösung auch für die Stadt Biel in der Wahl eines Datenschutzbeauftragten oder einer Datenschutzbeauftragten bestehen muss. Dieser oder diese ist durch das Parlament zu wählen und diesem via das Ratssekretariat auch administrativ anzugliedern. Gespräche mit dem Ratsbüro und dem Ratssekretariat haben diesen Vorschlag gestützt. Aufgrund der Erfahrungswerte der heutigen Datenschutzkommission, welche von einem freiberuflich tätigen Anwalt präsidiert wird, ist mit einem Pensum von maximal 10% oder ca. 100 Jahresarbeitsstunden zu rechnen. Bei einem Stundenansatz eines freiberuflichen Anwalts von CHF ist mit Gesamtkosten für den Arbeitsaufwand von jährlich maximal CHF 25'000.- zuzüglich Mehrwertsteuer zu rechnen, wobei diese unter Reduktion der Stundenzahl auch in den Plafond einbezogen werden kann. Hinzu kommt die Ausgabenbefugnis gemäss Art. 33a Abs. 5 des kantonalen Datenschutzgesetzes (DSG; BSG ), welche zwingend vorgeschrieben ist und nicht mit dem Honorar zusammengerechnet werden darf. In Verbindung mit Art. 14 lit. c der kantonalen Datenschutzverordnung (DSV; BSG ) beträgt diese CHF 10'000.- pro Jahr. Mit der Vergabe des Mandats für eine feste Amtsdauer werden diese Ausgaben zu gebundenen Ausgaben im Voranschlag. Für das Jahr 2013 ist eine Summe von CHF 10'500.- bei der Finanzdirektion budgetiert, die dem Datenschutzdelegierten als Ausgabenkompetenz zur Verfügung stehen. Die im

4 4/8 Voranschlag für 2013 fehlenden Mittel sollten soweit möglich über andere Konten des Stadtrates kompensiert werden. Sofern dies nicht möglich ist, müssen sie über einen Nachkredit finanziert werden. Ab Voranschlag 2014 sind die Mittel von CHF 35'000.- (CHF 10'000.- Ausgabenkompetenz + CHF 25'000.- für Arbeitsaufwand des Datenschutzdelegierten) als gebundene Ausgaben einzustellen. Die Arbeiten zur Revision der Datenschutzreglementierung und zur Neuordnung der Organisation der Datenschutzaufsicht haben deutlich gemacht, dass die Bieler Verwaltung in Bezug auf Datenschutz wenig informiert und sensibilisiert ist. Die einzelnen Abteilungen sind sich teilweise gar nicht bewusst, welche Daten unter den Schutz der Gesetzgebung fallen und insbesondere als Datensammlungen gelten. Das Register der Datensammlungen ist heute so gut wie nicht existent. Der Datenschutzdelegierte wird mit anderen Worten zu Beginn seines Mandates eine gewisse Informations- und Aufbauarbeit leisten müssen und einen eher höheren Aufwand haben, als dies auf lange Sicht der Fall sein dürfte. Sein Aufwand sollte deshalb nicht zu Beginn des Mandats beschränkt werden, sondern, wenn sich dies aus finanziellen Gründen aufdrängt, erst nachdem die Aufbauarbeit geleistet und erste Erfahrungen gesammelt werden konnten. Für eine Stadt der Grösse Biels sind die für den Datenschutz eingesetzten Kosten, wenn auch höher als bisher, so doch im Quervergleich nicht hoch Das Pflichtenheft des Datenschutzbeauftragten ergibt sich aus Art. 34 DSG: Art. 34 [Fassung vom ] Aufgaben 1 Die Aufsichtsstelle a führt im Sinn von Artikel 18 das Register der Datensammlungen; b überwacht die Anwendung der Vorschriften über den Datenschutz; c nimmt die Vorabkontrollen nach Artikel 17a vor; d behandelt Eingaben von Betroffenen betreffend die Missachtung von Vorschriften dieses Gesetzes als aufsichtsrechtliche Anzeigen; e berät die betroffenen Personen über ihre Rechte; f vermittelt zwischen betroffenen Personen und verantwortlichen Behörden; g berät die verantwortlichen Behörden in Fragen des Datenschutzes und macht Vorschläge zur Verbesserung; h überwacht die Datensicherung; i wahrt die Interessen von Personen, denen keine oder nur eine beschränkte Auskunft erteilt werden kann; k nimmt Stellung zu Vorlagen über Erlasse und andere Massnahmen, soweit sie für den Datenschutz erheblich sind; l reicht auf Ersuchen von Verfügungs- und Rechtsmittelbehörden Vernehmlassungen zu Datenschutzfragen ein; m informiert die Öffentlichkeit periodisch über ihre Tätigkeit; n arbeitet mit den anderen Aufsichtsstellen im Kanton Bern sowie mit denjenigen anderer Kantone, des Bundes und des Auslands zusammen und sorgt für den sachdienlichen Informationsaustausch.

5 5/ Die Stadtkanzlei hat zusammen mit dem Ratssekretariat mögliche Kandidaten für das Amt des Datenschutzbeauftragten kontaktiert. Als ideal hat sich schliesslich die Lösung erwiesen, mit Herrn Fürsprecher Kurt Stöckli jemanden zu wählen, der bereits langjährige und breite Erfahrung mit dem Datenschutz im Kanton Bern hat und diese Aufgabe zudem auch bereits für andere Gemeinweisen wahrnimmt. Damit muss entsprechendes Know-how nicht neu aufgebaut, sondern es kann im Gegenteil von einer bereits vorhandenen reichen Erfahrung profitiert werden. Herr Fürsprecher Kurt Stöckli arbeitete vor der Eröffnung seiner eigenen Anwaltspraxis an der Schwanengasse 5/7 in Bern im Rechtsdienst der Stadt Thun und war schon damals für den Datenschutz zuständig. Als er sich selbständig machte, übergab ihm die Stadt Thun den Datenschutz im Mandatsverhältnis. Später kamen Mandate der Gemeinden Steffisburg und Köniz sowie der evangelischen Kirchgemeinde Köniz hinzu. Kurt Stöckli Fürsprecher / Rechtsanwalt patentiert 1982 beratend und prozessierend Bevorzugte Tätigkeitsgebiete: Betreibungs- und Konkursrecht Nachlassverfahren SchKG Datenschutzrecht Herr Fürsprecher Stöckli hat von Beginn an darauf hingewiesen, dass er die Aufgabe in deutscher Sprache übernehmen, nicht aber den französischsprachigen Bereich abdecken kann. Eine zweisprachige Lösung ist indessen auch auf dem Platz Biel kaum in ein und derselben Person zu finden. Allenfalls käme eine Lösung mit einer zweisprachigen Anwaltspraxis in Betracht. Die Aufgabe des Delegierten muss jedoch einer Person allein zugewiesen werden, damit die Verantwortlichkeiten gegenüber Dritten klar sind. Herr Fürsprecher Stöckli wird deshalb für die Berücksichtigung der Zweisprachigkeit mit einem französischsprachigen Kollegen auf dem Platz Biel zusammenarbeiten. Die Verantwortung und die Kompetenzen des Datenschutzbeauftragten liegen indessen allein beim gewählten Delegierten, das heisst bei Fürsprecher Stöckli. Dieser verpflichtet sich, die Anforderungen an die Zweisprachigkeit durch eine geeignete Zusammenarbeit, welche er selbständig organisiert zu erfüllen. Das Ratssekretariat wird die administrativ mit der Datenschutzaufsichtsstelle verbundenen Aufgaben wahrnehmen.

6 6/8 4. Totalrevision des Datenschutzreglementes Das heutige Datenschutzreglement entspricht nicht nur in Bezug auf die Organisation der Aufsicht nicht mehr dem in der Zwischenzeit mehrfach revidierten und ergänzten kantonalen Datenschutzgesetz. Es muss deshalb grundsätzlich angepasst werden. Mit der Neuordnung der Organisation der Datenschutzaufsicht drängt sich eine Totalrevision auf. Ein entsprechender Entwurf liegt diesem Bericht bei. Da im Verhältnis zum heute gültigen Reglement nichts mehr bleibt wie bisher, wird auf eine synoptische Darstellung verzichtet. Das heute gültige Reglement ist diesem Bericht ebenfalls beigelegt. Die neuen Bestimmungen werden nachfolgend kommentiert: Art. 1 und 2:- Zweck und Geltungsbereich Neu wird in das kommunale Reglement explizit der Hinweis aufgenommen, dass die Datenschutzbestimmungen auch im Verhältnis zwischen den Abteilungen und Dienststellen gelten (Art. 2, 2. Satz). Art. 3 Listenauskünfte; Grundsatz Listenauskünfte sollen grundsätzlich von einer einzigen Verwaltungsstelle erteilt werden, damit eine einheitliche und rechtsgleiche Praxis gewährleistet werden kann. Zum heutigen Zeitpunkt werden in der Stadt Biel nur Listenauskünfte aus der Einwohnerkontrolle bei der Dienststelle Bevölkerung der Abteilung öffentliche Sicherheit erteilt. Diese Verwaltungsstelle hat eine langjährige Erfahrung mit dieser Art von Auskunftserteilung und soll deshalb auch in Zukunft für Listenauskünfte zuständig sein. Auch sollen Listenauskünfte nicht auf andere Datensammlungen ausgedehnt werden. Der Gemeinderat will keinen "Adresshandel" betreiben und auch den Aufwand für die Verwaltung nicht vergrössern. Art. 4 Sperrung Die Sperrung der Daten war schon bis anhin möglich. Es handelt sich um zwingendes übergeordnetes Recht. Art. 5 Listenauskünfte aus der Einwohnerkontrolle Im Mitberichtsverfahren wurden vor allem seitens der hauptsächlich betroffenen Verwaltungsstelle, der Abteilung öffentliche Sicherheit, Befürchtungen geäussert, dass eine Ausweitung von Listenauskünften auf andere Datensammlungen eine starke Zunahme der Arbeitslast bewirken könnte. Der Gemeinderat schlägt aus den schon unter Art. 3 genannten Gründen vor, die bisher bestehende Praxis nicht auszuweiten. Art.6 und 7 Einzelauskünfte aus der Einwohnerkontrolle bzw. aus anderen Datensammlungen Einzelauskünfte aus der Einwohnerkontrolle (bspw. die neue Wohnadresse einer weggezogenen Person) sollen auch auf sogenannt formlose Anfrage (bspw. per Telefon) erteilt werden können, damit nicht für einfache Auskünfte schriftliche Gesuche beantwortet werden müssen. Einzelauskünfte aus anderen Datensammlungen dürfen nur nach den restriktiven, zwingenden Vorschriften des übergeordneten Rechts bekannt gegeben werden, namentlich wenn eine gesetzliche Pflicht zur Bekanntgabe besteht oder wenn die betroffene Person ausdrücklich in die Bekanntgabe eingewilligt hat. Art. 8 - Abrufverfahren Neu soll in der Verwaltung das sogenannte Abrufverfahren möglich sein. Es handelt sich um ein Instrument, mit welchem verschiedenen Stellen derselben Verwaltung ein direkter Zugriff ("Online-Zugriff") auf die Daten der Einwohnerkontrolle ermöglicht wird. Grundsätzlich stellt die Einwohnerkontrolle die "Basis-Datenbank" jeder Gemeinde dar, zu welcher gemäss kantonalem Datenschutzbeauftragten alle Verwaltungsstellen im Rahmen der Erfüllung ihrer gesetzlichen Aufgaben auch ohne spezielle Ermächtigung Zugang haben sollten. Bei einer Verwaltung der

7 7/8 Grösse Biels ist es aber aus Gründen der Transparenz und der Rechtssicherheit angebracht, die Zugriffsrechte im Einzelnen zu regeln. Deshalb soll der Gemeinderat in einer Verordnung im Einzelfall festlegen, welche Verwaltungseinheit ihrem Auftrag entsprechend auf welche Einwohnerdaten direkten Zugriff haben sollen. Zu denken ist dabei etwa an die Berechtigung der Abteilung Schule und Sport, auf die Jahrgangsdaten und die Daten von Neuzuzügern Zugriff zu haben, um die Klassenorganisation und die Schulraumplanung zuverlässig vorbereiten zu können. Nicht ermöglicht werden soll hingegen der Onlinezugriff auf andere Datensammlungen oder für Amtsstellen und Behörden ausserhalb der städtischen Verwaltung Art. 9 Internet Das übergeordnete Recht schreibt vor, dass die Verantwortlichkeit und die Zuständigkeiten für die Publikation von Daten im Internet geregelt werden. Art. 10 Aufsichtsstelle Die Gründe für die im Rahmen der Revision vorgeschlagene Regelung wurden bereits oben unter Ziff. 3 erläutert. Art. 11 Register der Datensammlungen Die Gemeinden können vom Grundsatz abweichen, dass jede Verwaltungsstelle den sie betreffenden teil des Registers der Datensammlungen selbst erstellt. In der Stadt Biel soll das Register zentral beim Ratssekretariat erstellt und geführt werden. Die Abteilungen müssen diesem hingegen selbstverständlich ihre Sammlungen angeben. Art. 12 Gebühren Der Adressatenkreis für Gebühren ergibt sich aus der übergeordneten Gesetzgebung. Die Grundsätze für die Bemessung der Gebühr im Einzelfall sind in der Stadt Biel im Reglement über die Erhebung von Gebühren (Gebührenreglement; SGR 670.1) geregelt. Für die Festsetzung des Tarifrahmens ist mangels expliziter Regelung in der Stadtordnung der Gemeinderat zuständig. Der Gemeinderat schlägt deshalb vor, im Reglement nur die Maximalansätze festzulegen und den Tarifrahmen durch den Gemeinderat im Gebührentarif II festlegen zu lassen. Auch der Entscheid über allfällige Ausnahmen soll entsprechend durch den Gemeinderat erfolgen. Im Weiteren folgt der Entwurf dem Grundsatz, übergeordnetes Recht nicht zu wiederholen, bzw. nur dort, wo es für den Anwender im Sinne der Transparenz und Benutzerfreundlichkeit erforderlich ist. Der Entwurf für die Totalrevision des Datenschutzreglements ohne Erläuterungen liegt bei und bildet die Grundlage zur Beschlussfassung. Beschlussesentwurf I. Der Stadtrat von Biel beschliesst nach Kenntnisnahme vom Bericht des Gemeinderates vom betreffend Neuordnung der Datenschutzaufsicht / Totalrevision des Datenschutzreglements / Wahl eines Datenschutzdelegierten, gestützt auf Art. 40 Abs. 1 Ziff. 1 lit. d der Stadtordnung vom 9. Juni 1996 (SGR 101.1): 1. Die Totalrevision des Datenschutzreglements gemäss dem Entwurf des Gemeinderates vom 27. Februar 2013 in Anhang I zum vorliegenden Bericht wird genehmigt und sofort in Kraft gesetzt. 2. Der Gemeinderat wird mit dem Vollzug dieses Beschlusses beauftragt.

8 8/8 II. Der Stadtrat von Biel beschliesst, nach Kenntnisnahme vom Bericht des Gemeinderates vom betreffend Neuordnung der Datenschutzaufsicht / Totalrevision des Datenschutzreglements / Wahl eines Datenschutzdelegierten, gestützt auf Art. 10 des Datenschutzreglements der Stadt Biel vom 25. April 2013 (SGR ): Herr Fürsprecher Kurt Stöckli, Schwanengasse 5/7, 3001 Bern, wird für die Legislatur im Rahmen eines Mandates von maximal CHF 25'000.- pro Jahr inkl. Mehrwertsteuer zum Delegierten für Datenschutz der Stadt Biel gewählt. Die Ausgabenbefugnis beträgt CHF 10'000.- pro Jahr. Der Delegierte für Datenschutz ist verpflichtet, für die Wahrnehmung seiner Aufgaben in beiden Amtssprachen der zweisprachigen Stadt Biel besorgt zu sein. Biel, 27. Februar 2013 Namens des Gemeinderates Der Stadtpräsident: Erich Fehr Die Stadtschreiberin: Barbara Labbé Beilagen: Entwurf total revidiertes Datenschutzreglement Datenschutzreglement vom 22. September 1988

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