Handbuch Basis - Fremdwährung

Transkript

1 Handbuch Basis - Fremdwährung Vorbereitet für Kunden & Partner Projekt OPplus Basis Vorbereitet von gbedv GmbH & Co. KG

2 Inhalt Allgemein... 3 Struktur dieses Handbuchs... 3 Erläuterung der in diesem Handbuch verwendeten Symbole... 3 Navigationsbereich OPplus... 4 Modul OPplus Lizenzinformation... 5 Einrichtungskonfiguration... 6 Basis / Zahlungsverkehr / Sachkonto Offene Posten Fremdwährung Register Währung Anwendungsbeispiel Kurs FW mit MW ausgleichen Anwendungsbeispiel Kurs FW in FW ausgleichen Anwendungsbeispiel Kursdifferenzen auf Sachkonten berechnen manual_opp_basis_fw.docx Seite 2 von 23

3 Allgemein Struktur dieses Handbuchs Dieses Handbuch beinhaltet eine Beschreibung der Funktionalitäten der zertifizierten Branchenlösung OPplus, bezogen auf die folgenden Module: OPplus Basis Die Funktionalitäten dieses Moduls befinden sich in der Gruppe Basis des Navigationsbereiches OPplus. Das Handbuch beinhaltet die Beschreibung der einzelnen Felder sowie eine Prozessbeschreibung beim Einsatz von OPplus. Für weitergehende Informationen zu den Feldern drücken Sie F1, um die Onlinehilfe aufzurufen. Bei der Durchsicht des Handbuches ist zu beachten, dass bestimmte Module auch einzeln erworben werden können und somit Erläuterungen, Menüpunkte und Abbildungen modulübergreifender Funktionalitäten nicht zwingend jedem Anwender zur Verfügung stehen. Die folgenden Module der zertifizierten Branchenlösung OPplus sind in separaten Handbüchern beschrieben: das Modul Zahlungsverkehr, das Modul OP-geführte Sachkonten, das Modul Erw. Postenanzeige und Druck, das Modul Erw. Analyse (Bilanz und Organschaft). Erläuterung der in diesem Handbuch verwendeten Symbole Information Mit diesem Symbol werden Passagen gekennzeichnet, welche zusätzlichen wichtigen Informationen enthalten, die bei der Anwendung zu beachten sind. Erinnerung Erinnert an bereits genannte wichtige Informationen oder Prozesse, die beim Einsatz von OPplus zu optimierten Ergebnissen verhelfen. Tipp Mit diesem Symbol sind Passagen gekennzeichnet, welche dem Anwender helfen sollen, die Funktionalität in der Praxis korrekt einzusetzen. Warnung Mit diesem Symbol werden Informationen versehen, die unbedingt zu beachten sind, um Fehler bei der Anwendung zu vermeiden. manual_opp_basis_fw.docx Seite 3 von 23

4 Navigationsbereich OPplus Sobald die OPplus-Objekte auf der Datenbank eingespielt sind, steht Ihnen OPplus standardmäßig unterhalb des Bereichs Finanzmanagement als neuer Navigationsbereich zur Verfügung: Im Navigationsbereich OPplus werden bei Einsatz aller Module folgende Gruppen angezeigt wobei die Gruppe Historie modulunabhängig gelistet wird: manual_opp_basis_fw.docx Seite 4 von 23

5 Modul OPplus Lizenzinformation Dieses Kapitel beschreibt den Nutzen des Moduls OPplus Lizenzinformation, zu finden im Navigationsbereich der Gruppe Allgemein. Dieses Modul ist immer integriert und Voraussetzung; unabhängig zu den verwendeten OPplus Module. Über die Form OPplus Lizenzinformation können Sie ersehen, welche Module in der Kundenlizenz enthalten und eingerichtet sind. Sie können OPplus in einer Datenbank implementieren, ohne in jedem Mandant alle Module zu aktivieren. Für die Lizensierung ist es erforderlich, dass das entsprechende Modul lizensiert ist. Eingerichtet gilt das Modul, wenn die Einrichtung des Moduls gestartet wurde. Wenn das Modul Verbände lizensiert ist, so ist auch automatisch der Haken bei Eingerichtet gesetzt, da es keine Verbandseinrichtung gibt. Hier wird nicht geprüft, ob Verbände / Verbünde angelegt worden sind. Über diese Form können Sie nun auch die Benutzerrollen für alle lizensierten Module einrichten. Für die Nutzung des Basismoduls ist, falls Sie den Zlg. Import nutzen wollen außerdem die Lizensierung eines der Granules Voraussetzung: OPplus 1 5 Interfaces OPplus 6 20 Interfaces OPplus > 20 Interfaces manual_opp_basis_fw.docx Seite 5 von 23

6 Nach der Umstellung müssen die vorhandenen Schnittstellen registriert werden. Dazu gibt es im Menü OPplus Basis Einrichten die Stapelverarbeitung: Zlg. Importschnittstelle registrieren. Die registrierten Schnittstellen können über die Page Registrierte Zlg.-Schnittstellen angezeigt werden. Einrichtungskonfiguration Über die Einrichtungskonfiguration ist es möglich, OPplus Einrichtungstabellen aus einer Datenbank in eine andere oder von Mandant A in Mandant B zu transportieren. Der Aufruf dazu befindet sich in der OPplus Lizenzinformation. manual_opp_basis_fw.docx Seite 6 von 23

7 Der Bericht ist in 2 Teile unterteilt. Im oberen Bereich gibt es 3 Optionen: Option Richtung Dateiname Beschreibung Hier wählen Sie aus, ob die Daten importiert oder exportiert werden sollen. Dieses Feld muss den Dateinamen der Datei, die eingelesen bzw. erstellt werden soll, enthalten. In diesem Feld haben Sie die Möglichkeit zwischen 3 Optionen zu wählen: Mandant Alle o o Aktuell o o Export Ist diese Option gewählt, so werden alle Mandanten in der Datenbank durchlaufen und die Daten entsprechend in die Datei exportiert. Import Ist diese Option gewählt, so werden die in der Textdatei vorhandenen Daten in alle Mandanten der Datenbank importiert. Sind in die Datei mehrere Mandanten exportiert worden, so werden die Daten des ersten Mandanten der Datei importiert. Export Ist diese Option gewählt, so werden die Daten des aktuellen Mandanten in die Textdatei exportiert. Import Ist diese Option gewählt, so werden die Daten der Textdatei in den aktuell ausgewählten Mandanten importiert. Mandantenbezogen o Export Diese Option steht für den Export nicht zur Verfügung. o Import Diese Option ist sinnvoll, wenn vorher alle Mandantendaten exportiert worden sind, manual_opp_basis_fw.docx Seite 7 von 23

8 jedoch nicht alle Mandanten in der zu importierenden Datenbank vorhanden sind. Es wird dann geprüft, ob der entsprechende Mandant in der aktuellen Datenbank vorhanden ist. Wenn dies der Fall ist, so findet ein Import statt. Ist dies nicht der Fall, so wird dieser übersprungen. manual_opp_basis_fw.docx Seite 8 von 23

9 Im unteren Bereich befindet sich die Auswahl der Export-/Importdaten entsprechend der Module: Hierbei wird schon beim Öffnen des Berichtes geprüft, welche Module in der Lizenz bereits freigeschaltet sind. Der Lizenz entsprechend werden dann die einzelnen Haken bereits voreingestellt gesetzt. Dies kann durch den Anwender übersteuert werden. Bei der Option Import werden alle Module automatisch gesetzt, die in der Lizenz freigeschaltet worden sind. Bei der Option Export werden alle Module automatisch gesetzt, die in der Lizenz freigeschaltet worden sind und zusätzlich (mindestens) einen Datensatz in der entsprechenden Tabelle enthalten. Wichtige Hinweise: die aktuelle Kundenlizenz muss im Server aktiv sein durch den Import werden KEINE Nummernserien erzeugt / bearbeitet manual_opp_basis_fw.docx Seite 9 von 23

10 Basis / Zahlungsverkehr / Sachkonto Offene Posten Fremdwährung Mit dem Modul Basis erhalten Sie verschiedene Möglichkeiten mit Fremdwährungen umzugehen. Die betroffenen Felder sind im Auslieferungszustand nicht sichtbar und müssen in Absprache mit Ihrem Partner auf sichtbar gestellt werden. Hierdurch kann das Standard-Verhalten von Navision im Bereich Fremdwährung komplett übersteuert und geändert werden. Register Währung manual_opp_basis_fw.docx Seite 10 von 23

11 Es stehen die folgenden drei Felder zum Thema Fremdwährung zur Verfügung, alle sind zunächst auf Standard eingerichtet. Diese Einrichtung bedeutet, dass das Buchungs- und Ausgleichverhalten von Navision nicht geändert ist. Alle Einrichtungen werden nachfolgend an Hand von Beispielen verdeutlicht Kurs FW mit MW ausgleichen Kurs FW in FW ausgleichen Kursdifferenzen auf Sachkonten berechnen Hier gibt es Einrichtungsmöglichkeiten: 1. Standard 2. Buch.-Blattzeile Wenn eine Fremdwährungsrechnung in Mandantenwährung bezahlt wird, verwendet das System unter der Option Standard während des Ausgleichs den Währungswechselkurs zum Buchungsdatum der Zahlung und setzt die Ausgleiche mit den umgerechneten Beträgen. Unter der Option Buch.-Blattzeile wird der Ausgleichsbetrag nicht neu berechnet, sondern aus der Buch.-Blattzeile in den Ausgleich durchgereicht. Hier gibt es 2 Einrichtungsmöglichkeiten: 1. Standard 2. Urspr. Faktor Wenn eine Fremdwährungsrechnung in Fremdwährung bezahlt wird, verwendet das System unter der Option Standard den Währungswechselkurs zum Buchungsdatum der Zahlung. Hat sich der Wechselkurs in der Zeit zwischen Buchungsdatum Rechnung und Buchungsdatum Zahlung geändert, kommt es zu Kursdifferenzen. Unter der Option Urspr. Faktor übernimmt das System beim Ausgleich mit der Rechnung den Währungswechselkurs der Rechnung. Hierbei kommt es zu keinen Kursdifferenzen. Dieses Feld ist im Sachpostenausgleich relevant. Hier gibt es 3 Einrichtungsmöglichkeiten: 1. Standard 2. Ja 3. Nein Ist das System auf Standard gestellt, wird der Ausgleich in MW durchgeführt, ein evtl. vorhandener Saldo wird in eine neu erstellte Ausgleichszeile übernommen. Bei der Einstellung Ja wird der Ausgleich in FW durchgeführt, ein evtl. vorhandener Ausgleichssaldo in MW wird als Kursgewinn/verlust interpretiert und in eine neu erstellte Ausgleichszeile übernommen. In der Ausgleichszeile ist nur der Betrag (MW) gefüllt. Bei der Einstellung Nein wird der Ausgleich in FW durchgeführt, zusätzlich wird der urspr. Währungsfaktor herangezogen. Beim Ausgleich kann es so zu keinem Saldo in MW kommen. manual_opp_basis_fw.docx Seite 11 von 23

12 Anwendungsbeispiel Kurs FW mit MW ausgleichen Einrichtung Standard Buchung einer Rechnung über 1000,00 USD, Wechselkurs zum Buchungsdatum der Rechnung liegt bei 1,5, das entspricht 666,67 in Mandantenwährung. Bei Buchung der Zahlung hat sich der Wechselkurs auf 2,0 geändert. manual_opp_basis_fw.docx Seite 12 von 23

13 Erfassung der Zahlung über den in Mandatenwährung ausgewiesenen Betrag im Kontoauszug von z. B. 800,00 und Aufruf Posten ausgleichen. Im Erw. Ausgleich ist der Ausgleichsbetrag der Rechnung mit dem Wechselkurs zum Buchungsdatum der Zahlung berechnet. Der errechnete Saldo von 300,00 wird als neue Zeile in das Buchungsblatt übernommen. manual_opp_basis_fw.docx Seite 13 von 23

14 Einrichtung Buch.-Blattzeile Buchung einer Rechnung über 1000,00 USD, Wechselkurs zum Buchungsdatum der Rechnung liegt bei 1,5, das entspricht 666,67 in Mandantenwährung. Bei Buchung der Zahlung hat sich der Wechselkurs auf 2,0 geändert. manual_opp_basis_fw.docx Seite 14 von 23

15 Erfassung der Zahlung über den in Mandatenwährung ausgewiesenen Betrag im Kontoauszug von z. B. 800,00 und Aufruf Posten ausgleichen. Im Erw. Ausgleich entspricht der Ausgleichsbetrag dem ursprünglichem Restbetrag (MW) der Rechnung. Der errechnete Saldo von 133,33 wird als neue Zeile in das Buchungsblatt übernommen. manual_opp_basis_fw.docx Seite 15 von 23

16 Anwendungsbeispiel Kurs FW in FW ausgleichen Einrichtung Standard Buchung einer Rechnung über 1000,00 USD, Wechselkurs zum Buchungsdatum der Rechnung liegt bei 1,5. Buchung der Zahlung über 1000,00 USD, Wechselkurs zum Buchungsdatum der Zahlung liegt bei 2,0. Beim Buchen des Ausgleiches kommt der Kurs der Zahlung zur Anwendung, die errechnete Kursdifferenz wird auf das an der Währung hinterlegte Kursgewinn- bzw. Kursverlustkonto gebucht. manual_opp_basis_fw.docx Seite 16 von 23

17 Einrichtung Urspr. Faktor Buchung einer Rechnung über 1000,00 USD, Wechselkurs zum Buchungsdatum der Rechnung liegt bei 1,5. Erfassen der Zahlung über 1000,00 USD, Wechselkurs zum Buchungsdatum der Zahlung liegt bei 2,0. Über Funktionsaufruf Posten ausgleichen die Rechnung ausgleichen und Rückkehr in das Buchungsblatt. Der Betrag (MW) wird von der Rechnung in die Zahlung übernommen. Der Währungsfaktor wird neuberechnet. Der Faktor der Rechnung und der Zahlung können minimal voneinander abweichen, es handelt sich um Rundungsdifferenzen. manual_opp_basis_fw.docx Seite 17 von 23

18 Da Rechnung und Zahlung mit den gleichen Wechselkursen gebucht sind, wird kein Kursgewinn- bzw. Verlust gebucht. Diese Einrichtung wird berücksichtigt im Erw. Zahlungseingangsbuchblatt, wenn am Gegenkonto der gleiche Währungscode hinterlegt ist und generell im Zahlungsvorschlag. manual_opp_basis_fw.docx Seite 18 von 23

19 Anwendungsbeispiel Kursdifferenzen auf Sachkonten berechnen Es wird ein Zahlungsvorschlag über 2.000,00 USD gebucht: Auf dem Sachkonto 1360 Geldtransit ist damit ein Offener Posten in Höhe von 2000,00 USD (entspricht bei einen Wechselkurs von 2, 1000,00 in MW) entstanden, an dem das Verhalten des Feldes erläutert werden soll. Der Ausgleich des offenen Postens wird am gebucht, der Wechselkurs hat sich auf 1,8 geändert. Einrichtung Standard Als Ausgleichsbetrag wird 2000,00 USD eingetragen, dies entspricht bei einem Wechselkurs von 1,8 1111,11 in Mandantenwährung. manual_opp_basis_fw.docx Seite 19 von 23

20 Es wird geprüft, ob der Ausgleich in MW ausgeglichen ist, ein im MW vorhandener Ausgleichssaldo wird als neue Zeile in das Buchungsblatt übernommen. In diesem Beispiel wird eine Zeile über 111,11 angelegt, der Betrag in FW ergibt sich. manual_opp_basis_fw.docx Seite 20 von 23

21 Einrichtung Ja Als Ausgleichsbetrag wird 2000,00 USD eingetragen, dies entspricht bei einem Wechselkurs von 1,8 1111,11 in Mandantenwährung. Hier wird geprüft, ob der Ausgleich in FW ausgeglichen ist, ein im MW vorhandener Ausgleichssaldo wird als neue Zeile in das Buchungsblatt übernommen. In diesem Beispiel wird eine Zeile über 111,11 in MW angelegt, der Betrag in FW ist Null. manual_opp_basis_fw.docx Seite 21 von 23

22 Einrichtung Nein Als Ausgleichsbetrag wird 2000,00 USD eingetragen, dies entspricht bei einem Wechselkurs von 1,8 1111,11 in Mandantenwährung. Auch hier wird geprüft, ob der Ausgleich in FW ausgeglichen ist, zusätzlich kommt der urspr. Währungsfaktor des Ausgleichspostens zur Anwendung. Die Übernahme des Ausgleichs mit OK bewirkt, dass der Betrag (MW) vom Ausgleichsposten in die Buch.- Blattzeile übernommen wird, der Währungsfaktor wird neu aus Betrag und Betrag (MW) berechnet. manual_opp_basis_fw.docx Seite 22 von 23

23 Weitere Informationen zu OPplus finden Sie unter und gbedv GmbH & Co. KG Loger Straße 22b Osterholz-Scharmbeck Telefon: / Telefax: / info@opplus.de Internet: Dieses Dokument dient nur zu Informationszwecken. Die in diesem Dokument enthaltenen Informationen können jederzeit ohne vorherige Ankündigung nach den technischen und inhaltlichen Anforderungen geändert werden. Diese Unterlagen dürfen weder in Teilen noch als Ganzes ohne vorherige schriftliche Zustimmung der gbedv GmbH & Co. KG in irgendeiner Form oder über irgendwelche Mittel reproduziert oder übertragen werden. Die gbedv GmbH & Co. KG lehnt jede Haftung für Fehler und Unterlassungen in diesem Dokument ab. gbedv Alle Rechte vorbehalten. Stand: Die hier genannte Software darf nur gemäß den Lizenzbedingungen angewendet oder kopiert werden; hier eventuell genannte Warenzeichen sind Eigentum ihrer Inhaber. manual_opp_basis_fw.docx Seite 23 von 23