ProfiCash SEPA. Inhaltsverzeichnis

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1 ProfiCash SEPA Inhaltsverzeichnis 1. Allgemeine Einstellungen 2. Änderung Zahlungsempfänger/Pflichtige 3. SEPA Überweisung 4. Massenänderung Überweisung/Daueraufträge 5. Gläubiger-Identifikationsnummer 6. SEPA Lastschrift-Mandate 7. SEPA Lastschrift 8. Massenänderung Lastschrift/Dauerlastschrift 9. SEPA Dateien (XML-Dateien) übertragen 1

2 1. Allgemeine Einstellungen Überprüfen Sie zunächst welche Programmversion von ProfiCash Sie einsetzen. Mindestvoraussetzung für vollständige SEPA-Nutzung ist die Version Führen Sie wenn nötig ein Update durch. Wichtig: Sollten Sie noch die Programmversion 9.xx oder geringer einsetzen, ist es notwendig mit einer Installations-CD der Version 10.0 das Update durchzuführen. Damit künftig die SEPA Überweisung oder die SEPA Lastschrift als Standardauftrag in Ihrem Programm hinterlegt sind, gehen Sie bitte über Stammdaten in die Firmenkonfiguration. 2

3 Nun können Sie unter Vorbelegung Auftragsart wählen welchen Auftrag Sie künftig hinterlegen möchten. Speichern Sie danach die Einstellung. Ändern Sie auch Ihre angelegten Auftragsgruppen auf das neue SEPA-Format. Steigen Sie hierzu über die Stammdaten in die Auftragsgruppen ein. Wählen Sie bei der jeweiligen Auftraggruppe die gewünschte Art aus, wie z.b. die SEPA-Basis-Lastschrift. 3

4 2. Änderung Zahlungsempfänger / -pflichtige Da bei SEPA-Überweisungen und Lastschriften keine Umlaute mehr möglich sind, ist es notwendig die bereits in der Software erfassten Zahlungsempfänger / -pflichtige, sowie bereits bestehende Vorlagen zu ändern. Gehen Sie dazu bitte über Stammdaten in Ihre Zahlungsempfänger / -pflichtige. Hier können Sie sich nun die Namen aussuchen welche angepasst werden müssen. Klicken Sie die entsprechenden Person an und gehen auf Name ändern. Wichtig: Ergänzen Sie bitte auch die Anschrift Ihrer Kunden. 4

5 Korrigieren Sie den Namen und bestätigen mit JA. Sie können zudem bei all Ihren Zahlungsempfängern / -pflichtigen automatisch den IBAN und BIC ergänzen lassen. Diese werden aus der derzeitig hinterlegten Bankverbindung errechnet. Gehen Sie hierzu bitte über Stammdaten, Massenänderung auf IBAN und BIC ergänzen. Bestätigen Sie nun mit OK. Hinweis: Wir können allerdings keine Garantie übernehmen das die errechneten IBAN und BIC zu 100% korrekt sind. Erfragen Sie wenn nötig die Daten bei Ihren Kunden. 5

6 3. SEPA Überweisung Sollten Sie wie in Abschnitt 1 beschrieben die Voreinstellung noch nicht geändert haben, klicken Sie oben im Auftrag bei Art auf SEPA Überweisung um in die SEPA-Vorlage zu gelangen. IBAN und BIC werden hier automatisch ergänzt wenn der Begünstigte bereits gespeichert war. Wenn Sie die Überweisung gespeichert haben, können Sie dann wie bei Standard-Überweisungen gewohnt einen Job erstellen und diesen dann an uns übertragen. Hinweis: Die Ende-zu-Ende Referenz ist von Ihnen nicht zu pflegen, belassen Sie das Feld leer. 6

7 4. Massenänderung Überweisung/Daueraufträge ProfiCash bietet Ihnen die Möglichkeit alle erfassten Überweisungsaufträge sowie die von Ihnen selbst verwalteten Daueraufträge mittels einer Massenänderung in das SEPA-Format zu konvertieren. Gehen Sie bitte über Stammdaten, Massenänderung auf ZV-Aufträge. Setzen Sie nun bei Auftragsart ändern einen Haken und machen aus Überweisungsgutschrift eine SEPA-Überweisung. Klicken Sie danach auf Ändern. Hinweis: Daueraufträge, die direkt über die VR Bank Südpfalz oder andere Kreditinstitute verwaltet werden können derzeit nicht über die Software umgestellt werden, ein Migration erfolgt direkt durch die entsprechende Bank. 7

8 5. Gläubiger- Identifikationsnummer Um Ihre Gläubiger-Identifikationsnummer in der Software zu erfassen klicken Sie bitte auf Stammdaten und Gläubiger-Identifikationsnummern. Hier können Sie nun die Gläubiger ID eintragen. Als Bezeichnung wird in der Regel die ID nochmals wiederholt. Ergänzen Sie auch bitte Ihren Namen/Firma/Verein mit Anschrift. Speichern Sie danach die Eingaben. Hinweis: Sollten Sie noch keine Gläubiger ID besitzen, klicken Sie einfach auf den Hinweistext und Sie werden direkt auf die Homepage der Deutschen Bundesbank weitergeleitet. 8

9 6. SEPA Lastschrift-Mandate Um für einen Zahlungspflichtigen ein SEPA Lastschrift-Mandat (mit Mandatsreferenz und Ihrer Gläubiger ID) zu hinterlegen, gehen Sie dazu bitte über Stammdaten in Ihre Zahlungsempfänger / -pflichtige. Wählen Sie sich Ihren entsprechenden Kunden aus und klicken auf Ändern. 9

10 Klicken Sie nun bitte auf Neu. Hier haben Sie die Möglichkeit die Mandatsreferenz für Ihren Kunden einzugeben. Das Mandatsdatum ist der Tag an dem Sie entweder Ihren Zahlungspflichtigen über die Umstellung auf die SEPA Lastschrift informiert haben oder der Tag an dem Sie das neue Mandat schriftlich bei Ihrem Zahlungspflichtigen eingeholt haben. Wählen Sie dann noch die Lastschriftsequenz und die Lastschriftart aus und Speichern die Eingaben. 10

11 Wenn Sie auf Drucken klicken, haben Sie die Möglichkeit das Mandat auszudrucken und dies Ihren Kunden unterschreiben zu lassen, d.h. Sie müssen keine seperates Formular bereithalten. Beispiel für ein neues SEPA-Mandat zur Kundenunterschrift. Ihre Daten und die des Kunden werden automatisch übernommen. 11

12 Um Ihre bereits angelegten Mandate zu verwalten und einzusehen gehen Sie bitte über Stammdaten in die Mandate. Hier erhalten Sie dann eine Übersicht Ihrer bereits angelegten Mandate. Sie können nun für alle Zahlungspflichtigen, welche Sie in einer Massenänderung (wird in Abschnitt 8 beschrieben) von bisheriger Lastschrift auf SEPA Basislastschrift umgestellt haben, ein UmdeutungsUmwidmungschreiben ausdrucken und Ihren Zahlungspflichtigen zukommen lassen. Markieren Sie hierzu bitte die entsprechenden Mandate und gehen auf Mandat(e) drucken. 12

13 Klicken Sie dann bitte auf Umstellung. Beispiel für ein Umstellungsschreiben aus ProfiCash. Dieses können Sie direkt an Ihren Kunden verschicken. 13

14 In der Mandatsübersicht können Sie aber auch einzelne Mandate nochmals bearbeiten. Wählen sie das entsprechende Mandat aus und gehen auf mehr. Hinweis: Wenn Sie eine Massenänderung Ihrer bisherigen Lastschriften durchgeführt haben (wie unter Punkt 8 beschrieben), können Sie hier die Mandatsreferenzen anpassen. 14

15 7. SEPA Lastschrift Für eine SEPA Lastschrift wechseln Sie bitte die Art auf z.b. hier die SEPA Basis-Lastschrift. Wenn Sie für den Zahlungspflichtigen bereits die Mandatsdaten erfasst haben werden alle Felder, die für eine SEPA-Lastschrift notwendig sind (Mandatsreferenz und Mandatsdatum) bereits gefüllt. Ergänzen Sie bitte noch das Fälligkeitsdatum und die Lastschriftsequenz. Speichern Sie dann die Lastschrift, erstellen einen ZV-Job und übertragen diesen dann wie bereits von den bisherigen Lastschriften gewohnt an uns. Wichtig: Beachten Sie bitte die verschiedenen Einreichungsfristen für die SEPA Lastschriften. ProfiCash gibt Ihnen einen Hinweis auf das jeweils späteste Versanddatum Ihrer Lastschrift. Hinweis: Bei der ersten Lastschrift die Sie bei einem Kunden einreichen, wählen Sie erste, bei der nächsten Lastschrift für diesen Kunden entsprechend wiederkehrend. Eimalig wählen Sie nur wenn Sie für den Kunden nur diese eine Lastschrift ziehen möchten. 15

16 Wenn Sie bei einem Kunden noch keine Mandatsdaten erfasst haben und eine Lastschrift einziehen möchten, gehen Sie nach dem Sie die restlichen Daten erfasst haben auf Mandatsreferenz/Mandatsdatum Klicken Sie bitte auf OK. 16

17 Erfassen Sie bitte die geforderten Daten (siehe auch Abschnitt 6) und klicken auf Speichern. Ergänzen Sie bitte noch das Fälligkeitsdatum und die Lastschriftsequenz. Speichern Sie dann die Lastschrift, erstellen einen ZV-Job und übertragen diesen dann wie bereits von den bisherigen Lastschriften gewohnt an uns. Hinweis: Wenn Sie das Mandat nun neu erfasst haben können Sie dieses natürlich auch ausdrucken und Ihren Kunden unterschreiben lassen (siehe ebenfalls Abschnitt 6) 17

18 8. Massenänderung Lastschrift/Dauerlastschrift ProfiCash bietet Ihnen die Möglichkeit alle erfassten Lastschriftaufträge sowie alle erfassten Dauerlastschriften mittels einer Massenänderung in das SEPA-Format zu konvertieren. Gehen Sie bitte über Stammdaten, Massenänderung auf ZV-Aufträge. Setzen Sie nun bei Auftragsart ändern einen Haken und machen aus Lastschrift mit Einzugsermächtigung eine SEPA-Basis-Lastschrift. Klicken Sie danach auf Ändern. 18

19 Sie erhalten hier noch einen Hinweis auf die Verwendungszwecke, ändern Sie wenn nötig vorher den Verwendungszweck oder fahren Sie mit Ja fort. Legen Sie fest wie Ihre Mandatsreferenz aufgebaut sein soll, im Beispiel wäre dies fortlaufend MANDATSREFERENZ1, MANDATSREFERENZ2, MANDATSREFERENZ3 usw. Das Mandatsdatum ist der Tag an dem Sie entweder Ihren Zahlungspflichtigen über die Umstellung auf die SEPA Lastschrift informiert haben oder der Tag an dem Sie das neue Mandat schriftlich bei Ihrem Zahlungspflichtigen eingeholt haben. Bei der ersten Lastschriftsequenz wählen Sie am besten erste, da Sie vermutlich für diesen Kunden noch keine SEPA-Lastschrift generiert haben. Abschließend klicken Sie bitte auf Mandate erzeugen. 19

20 Sie erhalten nun eine Liste mit allen neu erstellten Mandaten. Hinweis: Sie können sich nun für alle neu erstellten Mandate ein Umstellungsschreiben erstellen lassen und dieses Ihren Kunden zukommen zu lassen (siehe Abschnitt 6) 20

21 9. SEPA Dateien (XML-Dateien) übertragen Um Dateien im SEPA-Format (XML-Dateien) zu übertragen die Sie z.b. in anderen Programmen generiert haben (Buchhaltungssoftware, Vereinsverwaltung etc.) oder die Sie von Ihrem Steuerberater erhalten, gehen Sie bitte auf Datei, Datenübernahme und DTA-Datei/SEPA-XML-Datei einlesen. Bestätigen Sie bitte den nächsten Hinweis mit Ja. Lassen Sie sich die Daten der Datei zur Kontrolle anzeigen, klicken Sie hierzu bitte auf Ja. 21

22 Hier können sie nochmals die Daten überprüfen. Wählen Sie dann das Konto von welchem die Aufträge ausgeführt werden sollen und bestätigen Sie dann mit Ok. Erstellen Sie dann bitte wie von der bisherigen DTA-Datei gewohnt, einen ZV-Job und übertragen diesen an die Bank. 22

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