PROJEKTPORTFOLIO-MANAGEMENT

Transkript

1 PROJEKTPORTFOLIO-MANAGEMENT Projektportfolio-Management PPM / Hintergrund, Nutzen, Lösungsansätze Projektportfolio-Management 1

2 Inhalt. Trends und Herausforderungen Projektportfolio Management im Kontext des Geschäftserfolgs Hintergrund zu Projektportfolio Management Was genau ist PPM? Warum ist das Thema wichtig? Projektportfolio-Management Benefits Kernbestandteile des Projektportfolio-Managements Relevante Standards und Rahmenwerke Anhang Projektportfolio-Management 2

3 Trends und Herausforderungen Projektportfolio-Management 3

4 Trends & Herausforderungen. Dynamische und komplexe Herausforderungen mit PPM meistern. Dynamisches Umfeld Märkte Knappe Ressourcen Komplexe Projektlandschaften Kürzere Lebenszyklen Hochdynamische Umfelder Fusion, Übernahme, etc. Kürzere Reaktionszeiten Bedarfe Markt & Kunden Richtige Leistungen zum richtigen Zeitpunkt Kundenerwartung bzgl. attraktiver Preise Sinkende Budgets Knappe Mitarbeiterkapazitäten Inhaltliche Interdependenzen Gemeinsame personelle & finanzielle Ressourcen Risiken Unzureichende Transparenz Erfordernis für hocheffiziente Organisation/Abläufe und Kostensenkung Optimale Planung und Steuerung des gesamten Projektportfolios Unternehmensstrategie rasch und flexibel umsetzen Optimierte Abstimmung der Projekte mit der Strategie Investition in die richtigen Themen Projekt Portfolio Management Terminierung schwacher Projekte An den richtigen Projekten arbeiten Vermeidung von Projekt-Redundanzen Optimale Ressourcenallokation Steigerung der Einspareffekte Projektportfolio-Management 4

5 Projektportfolio-Management im Kontext des Geschäftserfolgs. Ergebnisse der Multiprojekt-Management Studie 27 der TU Berlin. Nur 12% führen die richtige Anzahl von Projekten durch Nur 19% brechen unnötige Projekte konsequent ab Nur 23% verteilen die Ressourcen strategiekonform 32 % beklagen Doppelarbeiten Aber 4% der befragen Entscheider sehen einen starken Einfluss des Portfolio- Managements auf den Geschäftserfolg Quelle: MPM-Studie 27; Technische Universität Berlin Befragt wurden 132 Unternehmen. Die Größe des Projektportfolios lag bei über der Hälfte der Befragten zwischen 2 und 2 Projekten Projektportfolio-Management

6 Hintergrund zum Projektportfolio Management - PPM Projektportfolio-Management 6

7 Hintergrund zu Projektportfolio-Management Was genau ist PPM? Projektportfolio-Management als strategisches Instrument. A Portfolio is a collection of projects or programs and other work that are grouped together to facilitate effective management of work to meet strategic business objectives. The projects or programs of the Portfolio may not necessarily be interdependent or directly related. These components of a portfolio are quantifiable; that is, they can be measured, ranked, and prioritized. Quelle: The Standard for Portfolio Management, 2nd Edition, PMI Projektportfolio Management ist die balancierte Ausrichtung, Planung und Steuerung von Programmen/Projekten in einem Portfolio auf die Unternehmens-, Bereichsstrategie und den operativen Erfordernissen eines Unternehmens. Projektportfolio-Management 7

8 Projektportfolio-Management im Kontext. Portfolios selektieren die Richtigen Programme und Projekte. Projektportfolio-Management 8

9 Warum ist das Thema wichtig? Jede Organisation hat ein Portfolio. Jede Organisation hat ein Portfolio, vielen ist dies jedoch nicht bewusst und viele managen ihr Portfolio äußerst schlecht. Projektportfolio-Management 9

10 Benefits Projektportfolio-Management

11 Projektportfolio-Management Benefits (1/2). Erzielbare Nutzeneffekte durch Projektportfolio-Management. Erhöhung der Anzahl gemanagter Projekte um 2% Kostenreduktion je Projekt um 37% Verringerung redundanter Projekte um 78% Erhöhung der IT Personalproduktivität um 14% Verringerung der Anzahl gescheiterter Projekte um 9% Nach einer Untersuchung der IDC in 28 wurden 13 große Unternehmen unter anderem der Branchen Telekommunikation, Finanzen, Versichrung, Forschung und Entwicklung, Gesundheitswesen zu ihren Erfahrungen bzgl. der Einführung von PPM-Lösungen befragt. Projektportfolio-Management 11

12 Projektportfolio-Management Benefits (2/2). Nutzen von Projektportfolio-Management. Optimierte Abstimmung der Projekte mit der Bereichs-, Geschäfts-, Konzernstrategie Investition in die richtigen Themen Terminierung schwacher Projekte An den richtigen Projekten arbeiten Vermeidung von Projekt-Redundanzen Optimale Ressourcenallokation Steigerung der Einspareffekte Projektportfolio-Management 12

13 Kernbestandteile des Projektportfolio-Managements Projektportfolio-Management 13

14 Projektportfolio-Management Kernbestandteile Prozesse, Methoden und Tools bilden die Basis für ein effektives PPM. Prozesse Org. Strategy & Objectives (IT) Demand Prioritization & Selection (IT) Governance Project Portfolio Management (IT) Programm & Project Management (IT) Demand Assessment Resource Management Methoden SCORING MODEL Ideen, Projektvorschläge (Strategiekonform) Auswahl & Verdichtung G A T E Meilensteine Abstimmung & Koordinierung Anreize für erfolgr. Projektabschluss List of Criteria % Weight Business Case - Return on Invest Degree of strategic alignment Time needed External Support needed Probabality of Success Budget needed Time needed Availability of skilled staff Risks Legal/Regulatory obligation / Compliance TOTAL WEIGHT = % Low Evaluation Mediu High m 2 2 Score Total 2 2,, 1,2,2, TOTAL SCORE, 7, Tools z.b. Clarity, CA Projektportfolio-Management 14

15 Kernbestandteil Prozesse (1/2). Überprüfung der Prozesse und Strategien in folgenden Bereichen. Governance Demand Assessment Org. Strategy & Objectives Project Portfolio Management Resource Management Demand Prioritization & Selection Programm & Project Management Projektportfolio-Management 1

16 Kernbestandteil Prozesse(2/2). Veränderungsmanagement Vorbereitung Planung Umsetzung Nutzenschöpfung Selektion Monitoring & Steuerung Strategie / Zielsetzungen Identifikation Kategorisierung Autorisierung Priorisierung Ausbalancierung Evaluierung Performance Review Strategic Change Werthaltige Programme & Projekte Aktivitäten Identifikation von Projekten & Ideen Kriterien für das Ausbalancieren festlegen Business (Strat. Ausricht.) Risiken Finanzen (ROI, NPV, ) Markt weitere Rollen, Aufgaben, Skills & Verantwortlichkeiten Sponsor Portfolio Mgmnt. Team Zusammenstellung der Nutzenversprechen und Wertbeiträge je Projekt (Value Propositions) Bewertung jedes einzelnen Projekts Validierung und Auswahl der Projekte Einordnung der Projekte zu Kategorien Obligatorisch Businesskritisch Hohe, mittlere, niedrige Priorität Priorisierung auf Basis eines multikriteriellen Ranking-Modells Ressourcenkapazitätsanalyse Planung und Allokation von Budgets Budgetinduzierte Streichung von Projekten Ausbalancieren des Portfolios Autorisierung und Freigabe von Projekten Ressourcenzuweisung und Freigabe Festlegung der Portfolio-Meilensteine und des Aktivitätenablaufs Kommunikation Entscheidungen Management und Steuerung der Ressourcen und Portfolioaktivitäten Monatliches Review der Portfolio-Performance durch Portfoliomanager Reporting der Portfolio- Performance anhand definierter Metriken an das Management Berücksichtigung von operativen und strategischen Änderungen Ergebnisse Strategie & Zielsetzungen Projekte/Ideen-Inventar Balancierungs-Kriterien Rollen, Skills, Team Wertbeiträge, Business Cases Geklärte Ressourcenkapazitäten Projekt-Scores, Projekt-Rankings, Prior. Projekte Allokierte Budgets (Strategic Buckets) Genehm. Projekte Ressourcen sind verfügbar Meilensteine Performance Metriken Entwicklung der Nutzenschöpfung Portfolioveränderungen Portfolio-Status Projektportfolio-Management 16

17 Kernbestandteil Methoden Beispiel: Auswahl der Projekte. Anspruch und Praxiswirklichkeit. Der Idealfall Die Praxis Ideen, Projektvorschläge (Strategiekonform)? Projektideen werden nicht identifiziert Auswahl & Verdichtung Auswahlentscheidungen nicht transparent GATE Meilensteine Abstimmung & Koordinierung Anreize für erfolgr. Projektabschluss U-Boot Projekte GATE Offizielle Entscheidungswege werden verlassen Abhängigkeiten & Synergien werden nicht erkannt Projekte werden gestoppt, Ressourcen freigesetzt Quelle: MPM-Studie 2; Technische Universität Berlin Projektportfolio-Management 17

18 Bedeutende Standards und Rahmenwerke im Kontext von PPM. CoBIT - IT-Governance: u.a. IT-Riskmanagement, Demand-Management, etc. Project Portfolio Management - The Standard for Portfolio Management, Global Standard, 2nd Edition, PMI PMBoK (PMI), PRINCE2 (OCG) - Standards für das Programm-/Projektmanagement OPM3 (PMI) - Assessment und Improvement der Reifegrade einer Organisation bzgl. Programm-/ Projekt- und Projektportfolio-Management Projektportfolio-Management 18

19 Gotscharek & Company Kontakt. Wolfgang Gotscharek Gotscharek & Company GmbH Begonienweg 1 D-6346 Hanau Tel Fax info@gotscharek-company.com Projektportfolio-Management 19