Ressourcen und Kapazitätsmanagement

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1 Ressourcen und Kapazitätsmanagement

2 Der Teufelskreis Optimistische Projektplanung Umschichten von Ressourcen oder zusätzliche Kapazitäten Start Viele Projekte gleichzeitig Terminverzögerungen Zusätzliche Projekte mit hoher Priorität

3 Sehr wichtig aber ungelöst! Ressourcen- und Kapazitätsmanagement Quelle: Umfrage zu Ressource- und Kapazitätsmanagement, Der F&E Manager 04/2012

4 Projekt Performance Management Portfolio-Management Ressourcen- und Kapazitätsmanagement Projektstatus-Reporting Business Case- Management Langfristiges Projekt Controlling

5 Abgrenzung Kapazitätsmanagement Ressourcenmanagement Prozess "die richtigen Projekte machen" "die Projekte richtig machen" Zeithorizont mittel- bis langfristig kurz- bis mittelfristig Planungsansatz Top-Down Bottom-up Ziel legt fest welche Kapazität benötigt wird (Aufbau/Abbau) legt fest wer, wann, welche Aufgabe übernimmt Steuerung Steuerung des Portfolios Steuerung der Projekte

6 Herausforderungen Projektsituation ändert sich ständig Viele Beteiligte mit unterschiedlichen Interessen Projektarbeit steht im Vordergrund, Planung und Ist- Datenerfassung unerwünscht Kleine, mittlere und große Projekte in einem Projektportfolio Projekte laufen cross-funktional (Einkauf, Marketing, Produktion) Projektressourcen haben Projekt Aufgaben und operative Aufgaben

7 Zwei führende Dimensionen Organisation Gesamt Bereich A Bereich B Team 1 Team 2 Team 3 Team 4 Team 5 Team 6 Segment X Segment Y Projekt A Projekt B Projekt C Projekt D Projekt E Projekt F Projekt G Grundlast

8 Detailgrad und Planungsqualität Hohe Planungsqualität Niedrige Planungsqualität Hoher Detailgrad Niedriger Detailgrad

9 Zu bestimmender Detailgrad Zeitliche Ebene: Tage, Wochen, Monate, Jahre Organisation: Person, Team, Bereich Projekt: Arbeitspaket, Teilprojekt, Projekt, Programm, Segment... Aktivität (Zeitkonto): Arbeitszeit, Urlaub, Weiterbildung, geplanter Ausfall, ungeplanter Ausfall, Verwaltungstätigkeit, Projektarbeit Qualifikation, besondere Kenntnisse: < abhängig von der Projektorganisation >

10 Namentliche Planung ganz vorne Quelle: Umfrage zu Ressource- und Kapazitätsmanagement, Der F&E Manager 04/2012

11 Zeitliche Granularität unterschiedlich Quelle: Umfrage zu Ressource- und Kapazitätsmanagement, Der F&E Manager 04/2012

12 Situationen aus der Praxis Cost Allocation Portfolio Financial budget Project plan Portfolio Manager Management Project Manager Capacity plan Cost Control Project reporting Long-term plan Resource plan

13 Herausforderungen der Ressourcenplanung Tabellenkalkulation als gefährliche Fehlerquelle, mit Formelfehlern als Fehlerursache Entweder eine riesige Datei oder mehrere Dateien ohne zuverlässigen Datenaustausch Mehrere Versionen der eigentlich gleichen Daten Keine parallele Bearbeitung durch mehrere Ressourcen Manager Änderungen sind sehr mühsam und zeitaufwändig

14 Vor- und Nachteile von PM Systemen Sehr gut geeignet um ein einzelnes Projekt zu planen (oder eine kleine Menge von verbundenen Projekten): auf Arbeitspaketebene mit dedizierten Ressourcen und Ressource Profilen Schwierig um effizient in einer Multiprojektumgebung zu arbeiten weil nicht jedes Projekt den dabei entstehenden Aufwand rechtfertigt funktioniert nur, wenn sich alle daran beteiligen

15 Anforderungen an eine IT-Lösung Zentrale Datenhaltung, zentrale Stammdaten Einfach zu bedienen Durch Fachabteilung anpassbar und pflegbar Sicherheitskonzept Möglichkeit der Versionierung Automatisierte Datenanbindung an Vorsysteme (SAP PS, MS Projects, )

16 Best Practises Klären wer plant: Projektleiter (Nachfrager) oder Teamleiter (Anbieter) Wahl zwischen Personen-basierter und Skill-basierter Planung Auslastungsgrad ermitteln Ist-/Planabgleich sicherstellen Verdichtung auf Managementebenen (Bereiche, Programme, Segmente,..) Keine Doppelerfassung von Daten!!!

17 Chancen Ausgleich von Spitzen Bessere Basis um "Nein" sagen und Nein begründen zu können Basis für mittelfristige Kapazitätsplanung Einhaltung von Terminzusagen Abbildung: F&E Manager Ausgabe 04/20120

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