Qualitäts-Management-Handbuch HUMMEL GmbH, Hamburg Managementhandbuch-Nr.: 01

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1 Qualitäts-Management-Handbuch HUMMEL GmbH, Hamburg Managementhandbuch-Nr.: 01 Hummel-QMH.odt Seite 1 von 35

2 Inhaltsverzeichnis 1 Allgemeines 1.01 Wir über uns 1.02 Benutzerhinweise 1.03 Abkürzungen und Begriffe 1.04 Zuordnung QM-System zu ISO 9001: Organisations- und Dokumentationsprozesse 2.01 Aufbau und Struktur des QM-Systems 2.02 Beauftragte im Managementsystem 2.03 Planung und Weiterentwicklung des QM-Systems 2.04 Dokumentationssystem 2.05 Netzwerk- und Datensicherung 2.06 Identifikation und Rückverfolgbarkeit 3 Führungsprozesse 3.01 Qualitätspolitik 3.02 Qualitätsziele 3.03 Datenerfassung und -analyse 3.04 Bewertung des Managementsystems 3.05 Kommunikation 3.06 Personalentwicklung 3.07 Ressourcenmanagement 3.08 Interne Audits 3.09 Verbesserungsmanagement 4 Prozesse des Anlagen- und Gerätebaus 4.01 Anlagenprojekte planen und bauen 4.02 Geräte entwickeln und fertigen 4.03 Serviceleistungen erbringen 5 Unterstützende Prozesse 5.01 Sekretariatsleistungen erbringen 5.02 Betriebsmittel bereitstellen 5.03 Fehler- und Beschwerdemanagement Dieses Managementhandbuch ist Eigentum der Firma HUMMEL GmbH, Hamburg, und ist auf Verlangen zurückzugeben. Vervielfältigung und Veröffentlichungen jeglicher Art bedürfen der Genehmigung der Geschäftsführung der HUMMEL GmbH, Hamburg. Dieses Managementhandbuch unterliegt dem Änderungsdienst. Hummel-QMH.odt Seite 2 von 35

3 1 Allgemeines 1.01 Wir über uns Wir planen, bauen und warten Kälte-, Klima- und Lüftungsanlagen nach Maß. Die Hummel GmbH ist spezialisiert auf Lüftungs-, Kälte- und Klimatechnik für gewerbliche Kunden. Wir entwickeln und realisieren national und international komplexe Anlagen u.a. für chemische Fabriken, die Lebensmittelindustrie, Logistik- und Lagerfirmen, Werften, Kliniken und wissenschaftliche Institute. Unsere Spezialisten verfügen über langjährige Erfahrung: Hummel wurde vor über 20 Jahren in Hamburg gegründet und ist bis heute ein innovatives, inhabergeführtes Kompetenzzentrum für Klima-, Kälte- und Lüftungstechnik. Unsere Philosophie: Der Kunde steht an oberster Stelle. Ihre Forderungen sind für uns Herausforderung, auch und gerade beim Thema Umweltfreundlichkeit und Energieeffizienz Benutzerhinweise Das vorliegende Managementhandbuch beschreibt das Qualitätsmanagementsystem der Firma HUMMEL GmbH, Hamburg. Es beschreibt die Qualitätspolitik sowie die daraus abgeleiteten Qualitätsziele. Dieses Managementhandbuch wurde gemeinsam mit den Führungskräften unter Einbeziehung der Mitarbeiter erarbeitet und berücksichtigt in Verbindung mit den weiterführenden Regelungen die Anforderungen der ISO 9001:2008. Das Managementhandbuch sowie die fortführenden Regelungen dienen allen Mitarbeitern sowohl als Nachschlagewerk als auch als Referenzdokumentation für die Aufrechterhaltung und Weiterentwicklung des Managementsystems. Die hier enthaltenen Regelungen dienen insbesondere zur Sicherstellung eines reibungslosen und effizienten Ablaufs unseres Tagesgeschäfts unter Berücksichtigung der Anforderungen unserer Kunden. Die in diesem Managementhandbuch sowie in den folgenden Anweisungen enthaltenen Regelungen und Vorgaben sind für alle Mitarbeiter der HUMMEL GmbH verbindlich. Das Managementhandbuch wird mindestens einmal jährlich im Rahmen des internen Audits überprüft und ggf. geändert bzw. aktualisiert. In einer Änderungshistorie werden die vorgenommenen Änderungen dokumentiert und die aktuelle Ausgabe des Managementhandbuchs durch die Geschäftsführung in Kraft gesetzt. Hummel-QMH.odt Seite 3 von 35

4 1 Allgemeines 1.03 Abkürzungen und Begriffe Abkürzungen Systembezogene Abkürzungen QMS Qualitätsmanagementsystem QMH Qualtätsmanagementhandbuch KVP kontinuierlicher Verbesserungsprozess MH Managementhandbuch VA Verfahrensanweisung AA Arbeitsanweisung FB Formblatt/Vorlagen/Aufzeichnungen PK Protokoll CL Checkliste Funktionsbezogene Abkürzungen BA Beauftragter für Arbeitssicherheit SB Sicherheitsbeauftragter DB EDV/Datenschutzbeauftragter FG Fertigung GF Geschäftsführung SV Servicekräfte PB Projektbüro PL Projektleiter QMB Qualitätsmanagementbeauftragter (QM-Beauftragter) SK Sekretariat MT Montage IS Infrastruktur VB Vertrieb Hummel-spezifische Abkürzungen SMA Service/Montage-Auftrag RLT Raumlufttechnik HKL Heizung/Klima/Lüftung HWK Handwerkskammer LV Leistungsverzeichnis BV Bauvorhaben Namenskurzzeichen Die Verwendung von Namenskurzzeichen ist in der Regel aus dem Kontext zu erkennen. Namenskurzzeichen sind im Sinne des QMS keine Abkürzungen beziehungsweise kein Begriff. Namenskurzzeichen sind in der Arbeitsanweisung A-1 Telefonliste dokumentiert und vom Benutzer des QMH dort nachzuschlagen. Hummel-QMH.odt Seite 4 von 35

5 Begriffe Vorgabedokumente (Regelungen) sollen dem Anwender Vorgaben in Form von (Durchführungs-) Bestimmungen vermitteln; werden in der Regel nur bei Bedarf während längerer Zeiträume geändert; sind immer mit einer Identifikationskennzeichnung und einem Änderungsindex versehen. Formblatt/Vorlagen sind Vordrucke oder Vorlagen, die noch nicht bearbeitet oder ausgefüllt sind; sind immer mit einer Identifikationskennzeichnung und einem Änderungsindex versehen; werden, nachdem sie ausgefüllt wurden, z.b. zu Aufzeichnungen. Nachweisdokumente sind Aufzeichnungen in Form von Beurteilungen und Berichten; dienen zur Nachweisführung und werden bei Bedarf ausgewertet; können bzw. müssen mit Hilfe von Formblättern oder Vorlagen erstellt werden. Prozess Satz von in Wechselbeziehung stehenden Tätigkeiten, der Eingaben in Ergebnisse umwandelt. Protokoll Festlegung von Details Gegenzeichnen von Mitarbeitern und/oder Kunden und/oder anderen Partnern Checkliste Festlegung von Details Richtlinien Festlegungen externer Stellen, die Einfluss auf die Arbeitsabläufe haben. Hummel-QMH.odt Seite 5 von 35

6 1 Allgemeines 1.04 Zuordnung QM-System zu ISO 9001:2008 Nr. ISO 9001:2008 Kapitel Managementhandbuch 4 Qualitätsmanagementsystem 4.1. Allgemeine Anforderungen 2.01, 2.03, 2.04, Dokumentationsanforderungen 2.01, 2.03, 2.04, Allgemeines 2.01, 2.03, Qualitätsmanagementhandbuch 2.01, 2.03, Lenkung von Dokumenten 2.04, 2.05, Lenkung von Aufzeichnungen 2.04, 2.05, der Leitung 5.1 Verpflichtung der Leitung Kundenorientierung Qualitätspolitik Planung Qualitätsziele Planung des Qualitätsmanagementsystems 2.03, , Befugnis und Kommunikation 2.01, und Befugnis 2.01, Beauftragter der obersten Leitung Interne Kommunikation Managementbewertung Allgemeines Eingaben für die Bewertung Ergebnisse der Bewertung Management von Ressourcen 6.1 Bereitstellung von Ressourcen Personelle Ressourcen Allgemeines Fähigkeit, Bewusstsein und Schulung Infrastruktur Arbeitsumgebung 3.07 Hummel-QMH.odt Seite 6 von 35

7 2 Organisations- und Dokumentationsprozesse Nr. ISO 9001:2008 Kapitel Managementhandbuch 7 Produktrealisierung 7.1 Planung der Produktrealisierung Kundenbezogene Prozesse Ermittlung der Anforderungen in Bezug auf das Produkt 3.05, 4.01, 4.02, Bewertung der Anforderungen in Bezug auf das Produkt 3.05, 4.01, 4.02, Kommunikation mit dem Kunden 3.05, 4.08, 5.03, Entwicklung 4.01, Entwicklungsplanung 4.01, Entwicklungseingaben 4.01, Entwicklungsergebnisse 4.01, Entwicklungsbewertung 4.01, Entwicklungsverifizierung 4.01, Entwicklungsvalidierung 4.01, Lenkung von Entwicklungsänderungen 4.01, Beschaffung 4.01, Beschaffungsprozess 4.01, Beschaffungsangaben 4.01, Verifizierung von beschafften Produkten Produktions- und Dienstleistungserbringung 4.01, 4.02, Lenkung der Produktions- und Dienstleistungserbringung 4.01, 4.02, Validierung der Prozesse zur Produktion und zur 4.01, 4.02, 4.03 Dienstleistungserbringung Kennzeichnung und Rückverfolgbarkeit Eigentum des Kunden 4.01, Produkterhaltung Lenkung von Überwachungs- und Messmitteln Messung, Analyse und Verbesserung 8.1 Allgemeines 3.04, 3.08, 3.09, Überwachung und Messung Kundenzufriedenheit 3.03, Internes Audit Überwachung und Messung von Prozessen 3.03, 3.04, Überwachung und Messung des Produkts Lenkung fehlerhafter Produkte Datenanalyse 3.03, Verbesserung Ständige Verbesserung (KVP) 3.01, 3.02, 3.03, 3.04, 3.05, Korrekturmaßnahmen Vorbeugungsmaßnahmen 3.09 Hummel-QMH.odt Seite 7 von 35

8 2 Organisations- und Dokumentationsprozesse 2.01 Aufbau und Struktur des QM-Systems Durch eine transparente Darlegung des QM-Systems soll die Zuordnung der jeweiligen Prozesse sowie deren Wechselwirkungen innerhalb des QM-Systems aufgezeigt werden. Für den Aufbau und die Struktur der QM-Dokumentation und damit für die Darlegung des QM-Systems ist der QMB verantwortlich. Geltungsbereich Das Managementhandbuch gilt für das gesamte Unternehmen HUMMEL. Ausschlüsse Ausschlüsse gegenüber den Anforderungen der ISO 9001 wurden nicht vorgenommen. Dokumentation Allgemeingültige bzw. übergeordnete Regelungen sind in unserem Managementhandbuch festgelegt. Detailregelungen sind in den weiterführenden Verfahrens-, Arbeitsanweisungen und Richtlinien enthalten. en und Befugnisse Eine Übersicht der im Unternehmen bestehenden Aufbauorganisation mit Angabe der jeweils verantwortlichen Stelleninhaber ist in einem Organigramm festgelegt, das durch die GF erstellt und gepflegt wird. en und Befugnisse innerhalb des Unternehmens sind in diesem Management-Handbuch sowie innerhalb der weiterführenden Verfahrens-, Arbeitsanweisungen und Richtlinien geregelt. Darüber hinaus bestehen für alle Mitarbeiter Rollen- bzw. Stellen- bzw. Aufgabenbeschreibungen. Hummel-QMH.odt Seite 8 von 35

9 Hummel-QMH.odt Seite 9 von 35

10 2 Organisations- und Dokumentationsprozesse Übersicht Managementhandbuch/Verfahrensanweisungen Die nachfolgende Übersicht zeigt die Struktur unserer Prozesse, die sich in folgende Bereiche gliedert: Organisations- und Dokumentationsprozesse Führungsprozesse Prozesse des Anlagen- und Gerätebaus Unterstützende Prozesse Diese Struktur verdeutlicht die in unserem Unternehmen bestehende Abfolge der Prozesse sowie die verschiedenen Prozessbereiche, innerhalb derer vielfältige Wechselwirkungen bestehen. Die jeweiligen Prozessbeschreibungen im Managementhandbuch und die Verfahrensanweisungen enthalten die detaillierten Abläufe und Schnittstellen der einzelnen Prozesse. Nr. Kapitel Managementhandbuch Mitgeltende Verfahrensanweisungen 2 Organisations- und Dokumentationsprozesse 2.01 Aufbau und Struktur des QM-Systems Beauftragte im Managementsystem Planung und Weiterentwicklung des QM-Systems Dokumentationssystem VA D-2.04 Dokumentenlenkung 2.05 Netzwerk- und Datensicherung VA D-2.05 Datenschutz 2.06 Identifikation und Rückverfolgbarkeit VA D-2.06 Identifikation und Rückverfolgbarkeit 3 Führungsprozesse 3.01 Qualitätspolitik Qualitätsziele Datenerfassung und -analyse Bewertung des Managementsystems VA F-3.04 Managementbewertung 3.05 Kommunikation Personalentwicklung VA F-3.06 Personalentwicklung 3.07 Ressourcenmanagement Interne Audits VA F-3.08 Interne Audits 3.09 Verbesserungsmanagement VA U-5.03 Fehler- und Beschwerdemanagement 4 Prozesse des Anlagen- und Gerätebaus 4.01 Anlagenprojekte planen und bauen VA P-4.01 Anlagenprojekte planen und bauen 4.02 Geräte entwickeln und fertigen VA P-4.02 Geräte entwickeln und fertigen 4.03 Serviceleistungen erbringen VA P-4.03 Serviceleistungen erbringen 5 Unterstützende Prozesse 5.01 Sekretariatsleistungen erbringen VA U-5.01 Sekretariatsleistungen erbringen 5.02 Betriebsmittel bereitstellen VA U-5.02 Betriebsmittel bereitstellen 5.03 Fehler- und Beschwerdemanagement VA U-5.03 Fehler- und Beschwerdemanagement Die Lenkung der aufgeführten Verfahrensanweisungen sowie Formblätter und Vorlagen sind unter Dokumentenlenkung geregelt. Hummel-QMH.odt Seite 10 von 35

11 2 Organisations- und Dokumentationsprozesse 2.02 Beauftragte im Managementsystem Die in unserem Unternehmen benannten Beauftragten handeln im Auftrag der Geschäftsführung und sind bzgl. ihrer Handlungen unabhängig und weisungsbefugt gegenüber allen Mitarbeitern. Hierzu ist es besonders wichtig, dass die die Beauftragten Fachleute im betreffenden Aufgabengebiet sind. Für die Koordinierung der Aktivitäten der Beauftragten in unserem Qualitätsmanagementsystem ist die Geschäftsführung verantwortlich. QM-Beauftragter Der QMB ist in Angelegenheiten des Qualitätsmanagementsystems weisungsbefugt und stimmt sich hierzu bei der Einleitung von erforderlichen Korrektur- und Vorbeugungsmaßnahmen mit den betroffenen Projektleitern und Prozesseigentümern ab. Er berichtet der Geschäftsführung mindestens jährlich über die Leistung des Qualitätsmanagementsystems. Hierzu werden Auswertungen zu Kundenreklamationen, Ergebnisse der internen Audits sowie Produkt- und Prozessleistungen in Form eines Jahresberichts der Geschäftsführung vorgelegt. Zur Förderung der Kundenorientierung werden aktuell ermittelte Reaktionen und Anforderungen unserer Kunden in regelmäßigen Schulungen durch den QMB allen Mitarbeitern vermittelt. Entsprechende Schulungen werden angeboten und sind im Schulungsplan aufgeführt. Weitere Beauftragte Entsprechende Rechtsgrundlagen geben Aufschluss, ob ein Beauftragter zu bestellen ist und welche Anforderungen bzgl. Qualifikation und Weiterbildung erforderlich sind. Dieser muss die Fach- und Sachkunde für das jeweilige Aufgabengebiet nachweisen. Hierbei kann es erforderlich sein, dass der in Frage kommende Mitarbeiter über eine entsprechende Ausbildung und/oder Berufserfahrung verfügen muss. Um die Fach- und Sachkunde für bestimmte Beauftragte zu erlangen, sind neben der Ausbildung und Berufserfahrung ggf. behördlich anerkannte Lehrgänge zu besuchen. Hummel-QMH.odt Seite 11 von 35

12 2 Organisations- und Dokumentationsprozesse Bestellung von Beauftragten Bei der Benennung der jeweiligen Beauftragten ist darauf zu achten, dass neben der fachlichen Qualifikation auch die Zuverlässigkeit sichergestellt wird. Beauftragte werden von der Geschäftsführung benannt und schriftlich bestellt, wobei dies auch die Beauftragung externer Stellen einschließen kann, welche die jeweiligen Anforderungen nachweislich erfüllen. Bei behördlich geforderten Beauftragten wird die Bestellung gegenüber der Behörde schriftlich angezeigt. Folgende Beauftragte sind in unserem Unternehmen benannt: QM-Beauftragter (ISO 9001, 5.5.2) wie bereits oben genannt Sicherheitsbeauftragter ( 719 RVO, 22 SGB VII und 9 BGV A 1) Fachkraft für Arbeitssicherheit (gemäß 5, 6 ASiG) Mehrere Ersthelfer ( 8,9,10 Abs. 2, 8 BGV A 5) EDV-/Datenschutzbeauftragter (BDSG 4f.) Daneben steht uns ein externer Betriebsarzt (gemäß 2 ASiG und BGV A 7) zur Verfügung. Nachweise und Hilfsmittel QMS-Jahresbericht VA D-2.02 Ernennung und Aufgaben von Beauftragten AA A-01-Telefonverzeichnis Hummel-QMH.odt Seite 12 von 35

13 2 Organisations- und Dokumentationsprozesse Prozesseigentümer ist derjenige, der die meisten personellen Anteile am Prozess hat oder derjenige, der das meiste Interesse daran hat, dass der Prozess funktioniert. Der Prozesseigentümer hat folgende en und Kompetenzen: Gestaltung und Änderung von Regelungen Weiterentwicklung der Regelungen und Verfahren Ansprechpartner bei internen und externen Audits Einleiten von Korrekturmaßnahmen, die z. B. aus internen und externen Audits resultieren Schulung von Mitarbeitern zur jeweiligen Regelung bzw. zum jeweiligen Verfahren Nachfolgend sind die in unserem Unternehmen relevanten Prozesseigentümer aufgelistet: Nr. Kapitel Managementhandbuch Prozesseigentümer Stellvertreter 2 Organisations- und Dokumentationsprozesse 2.01 Aufbau und Struktur des QM-Systems Beauftragte im Managementsystem Planung und Weiterentwicklung des QM-Systems QMB GF 2.04 Dokumentationssystem QMB GF 2.05 Netzwerk- und Datensicherung DB QMB 2.06 Identifikation und Rückverfolgbarkeit Leitung PB Leitung FG 3 Führungsprozesse 3.01 Qualitätspolitik Qualitätsziele Datenerfassung und -analyse QMB GF 3.04 Bewertung des Managementsystems GF QMB 3.05 Kommunikation GF QMB, Leitung VB 3.06 Personalentwicklung GF GF 3.07 Ressourcenmanagement GF Leitung VB 3.08 Interne Audits QMB GF 3.09 Verbesserungsmanagement QMB GF 4 Prozesse des Anlagen- und Gerätebaus 4.01 Anlagenprojekte planen und bauen Leitung PB QMB 4.02 Geräte entwickeln und fertigen Leitung PB Leitung FG 4.03 Serviceleistungen erbringen Leitung SK GF 5 Unterstützende Prozesse 5.01 Sekretariatsleistungen erbringen Leitung SK QMB 5.02 Betriebsmittel bereitstellen Leitung PB QMB 5.03 Fehler- und Beschwerdemanagement GF QMB Der QMB ist verantwortlich für die Erstellung und Aktualisierung der Liste der Prozesseigentümer. Hummel-QMH.odt Seite 13 von 35

14 2 Organisations- und Dokumentationsprozesse 2.03 Planung und Weiterentwicklung des QM-Systems Unser Managementsystem soll ein Steuerungsinstrument für unser Unternehmen sein. Hierzu ist es wichtig, dass für unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eindeutige und nachvollziehbare Handlungsanweisungen vorhanden sind. Des Weiteren soll das Managementsystem anhand der gewonnenen Daten und Erfahrungswerte gezielt weiterentwickelt und kontinuierlich verbessert werden. Die Aktivitäten zur Planung und Weiterentwicklung unseres Managementsystems werden durch unseren QMB koordiniert. Planung Die Planung des QM-Systems erfolgt innerhalb der QM-Dokumentation, welche aus dem Managementhandbuch und weiterführenden Verfahrensanweisungen besteht. Unterstützt wird dies durch bedarfsorientiert erstellte Arbeitsanweisungen sowie entsprechende Vorlagen und Nachweise. Weiterentwicklung Die Weiterentwicklung des Managementsystems erfolgt anhand dessen Beurteilung im Rahmen der Managementbewertung unter Berücksichtigung der Erfordernisse und Erwartungen der interessierten Parteien. Maßnahmen zu dessen Weiterentwicklung sind in der Maßnahmenliste aufgeführt. Einen wesentlichen Bestandteil zur Weiterentwicklung des Managementsystems nimmt hierbei auch die Durchführung der Internen Audits ein. Der kontinuierliche Verbesserungsprozess Um den sich ändernden Anforderungen der interessierten Parteien innerhalb des Managementsystems gerecht zu werden, wird das Managementsystem einem kontinuierlichen Verbesserungsprozess unterzogen. Weiterführende Regelungen VA F-3.09 Fehler- und Beschwerdemanagement Hummel-QMH.odt Seite 14 von 35

15 2 Organisations- und Dokumentationsprozesse 2.04 Dokumentationssystem Durch eine geeignete Systematik zur Lenkung von Dokumenten und Aufzeichnungen soll sichergestellt werden, dass in unserem Unternehmen ein durchgängig funktionierendes Dokumentationssystem vorhanden ist. Damit verbunden sollen alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter über die für die Ausübung ihrer Tätigkeiten erforderlichen Dokumente, Vorlagen und Aufzeichnungen jeweils aktuell verfügen. Ein sicherer und schneller Zugriff soll die tägliche Arbeit unterstützen und wo erforderlich für eine lückenlose Nachweisführung sorgen. Für die Pflege und Aufrechterhaltung des Dokumentationssystems ist der QMB verantwortlich. Detaillierte Zuordnungen von Verantwortlichkeiten bzgl. der Erstellung, Änderung und Freigabe sind den Dokumentenlisten zu entnehmen. Bei der Ermittlung der relevanten externen Dokumente wird der QMB durch die Projektleiter fachlich unterstützt. Vorgabedokumente Vorgabedokumente sollen dem Anwender Vorgaben in Form von Informationen oder (Durchführungs-) Bestimmungen vermitteln. Die Dokumentation des Managementsystems wird durch unser Management-Handbuch sowie durch weiterführende Vorgabedokumente in Form von Verfahrensanweisungen, Arbeitsanweisungen und Richtlinien dargelegt. Beispiele für Vorgabedokumente Intern: Managementhandbuch, Verfahrensanweisungen, Arbeitsanweisung Extern: Gesetze, Verordnungen, Genehmigungen, Bedienungsanleitungen, Kundenspezifikationen Nachweisdokumente Nachweisdokumente sind Aufzeichnungen in Form von Beurteilungen und Berichten und können bzw. müssen unter zu Hilfenahme von Formblättern oder Vorlagen erstellt werden. Die Nachweisführung zum QM-System sowie zu unseren Dienstleistungen wird in Form von Aufzeichnungen sichergestellt. Beispiele für Nachweisdokumente Intern: interner Auditbericht, Schulungsnachweis, Prüfberichte, Maßnahmenplan, Protokolle Extern: Auditbericht des Zertifizierers, Gutachten der Berufsgenossenschaft, Beurteilungen durch Kunden Lenkung der Dokumente Eine Übersicht der verwendeten internen und externen Dokumente und Aufzeichnungen befindet sich in der EDVgeführten Dokumentenliste JJMMTT-Dokumente.lst. Der Name von Dokumenten setzt sich aus der Abkürzung des Dokumententyps, einer Eingruppierung per Buchstabe, einer Nummer einer optionalen Untergruppierung per Buchstabe, der Versionsnummer und einem beschreibenden Text zusammen. Weiterführende Regelungen VA D-2.04 Dokumentenlenkung Hummel-QMH.odt Seite 15 von 35

16 Organisations- und Dokumentationsprozesse 2.05 Netzwerk- und Datensicherung Durch geeignete Maßnahmen sollen die Sicherung und der Schutz sowie die Geheimhaltung von persönlichen und vertraulichen der sich auf dem internen EDV-System befindlichen Daten sichergestellt werden. Die regelmäßige Datensicherung erfolgt automatisch zeitgesteuert. Die für den sicheren Prozess hat der EDV-Beauftragte. Beschreibung Hierzu werden alle auf dem Server befindliche Daten täglich auf dem Datensicherungsmedium gesichert. Des Weiteren werden alle Daten nochmals durch eine Festplattenspiegelung gesichert. Daten auf den jeweiligen PCs werden keiner Datensicherung unterzogen. Weiterführende Regelungen - Hummel-QMH.odt Seite 16 von 35

17 2 Organisations- und Dokumentationsprozesse 2.06 Identifikation und Rückverfolgbarkeit Durch geeignete Maßnahmen der Kennzeichnung und Zuordnung sollen die Identifikation und Rückverfolgbarkeit sowie der Prüf- und Überwachungsstatus der Produkte und Dienstleistungen während deren Erstellung bzw. Erbringung sichergestellt werden. Für die Festlegung der jeweils erforderlichen Maßnahmen zur Identifikation und Rückverfolgbarkeit von Produkten ist das Projektbüro und für die von Serviceleistungen der Serviceleiter verantwortlich. Unterstützt wird dieses ggf. durch einzelne Projektleiter und den QMB. Beschreibung Im Rahmen einer reibungslosen Auftragsabwicklung ist es erforderlich, dass die von uns hergestellten Produkte bzw. erbrachten Dienstleistungen jederzeit und eindeutig den jeweiligen Fertigungs- und Auftragspapieren zuordbar sind. Bei der Planung und Entwicklung neuer Produkte werden das Ausmaß und die Art der jeweiligen Rückverfolgbarkeit des Produkts und dessen Komponenten festgelegt. Kriterien hierfür sind die Ergebnisse der Risikobetrachtungen sowie die Einschätzung der Produktrisiken im Rahmen der Produkthaftung. Weiterführende Regelungen VA D-2.06 Identifikation und Rückverfolgbarkeit Hummel-QMH.odt Seite 17 von 35

18 3 Führungsprozesse 3.01 Qualitätspolitik Durch die Festlegung der Qualitätspolitik soll die strategische mittel- und langfristige Ausrichtung des Managementsystems vorgegeben werden. Für die Erstellung sowie die regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung der Qualitätspolitik ist die Geschäftsführung verantwortlich. Qualitätspolitik Die Hummel GmbH ist spezialisiert auf Lüftungs-, Kälte- und Klimatechnik, primär für gewerbliche Kunden. Wir entwickeln und realisieren national und international komplexe raumlufttechnische Anlagen höchster Qualität. Regional bieten wir den zugehörigen Service für die Systeme an. Die Qualität unserer Produkte und Dienstleistungen muss den sich ändernden Bedürfnissen unserer Kunden und des Marktes jederzeit gerecht werden. Dies ist die Basis für den Erfolg unseres Unternehmens und die Voraussetzung zur Sicherung unserer Arbeitsplätze. Die Qualitätspolitik des Unternehmens betrachtet folgende Aspekte: - Kunden - Mitarbeiter - Leistungen - Kooperationen - Wirtschaftlichkeit - gesellschaftliche Kunde Der Kunde steht an oberster Stelle unserer Unternehmenspolitik. Der Kunde hat Bedarf an Produkten und Dienstleistungen der Hummel GmbH und Anforderungen an die Zusammenarbeit mit einem Partner. Der Kunde signalisiert das Interesse zur Zusammenarbeit durch seine Anfrage. Er stellt nur dann eine Anfrage, wenn er der Hummel GmbH zutraut, seine Anforderungen zu erfüllen. Die Hummel GmbH verfolgt nur Anfragen, aus denen sich ein wirtschaftlich wert-schöpfender Auftrag generieren lässt. Anfragen, die die Hummel GmbH nicht weiter verfolgt, werden abgesagt. Anfragen, bei denen kein ernsthaftes Interesse an einem Vertragsabschluss zu erkennen ist, müssen nicht beantwortet werden. Wir arbeiten als Partner stets im Dialog mit unseren Kunden. Es ist unser Bestreben, die Kundenanforderungen bestmöglich zu kennen, die Kundenzufriedenheit zu steigern und den Kundenstamm kontinuierlich zu erweitern. Die Hummel GmbH lebt von Kundenaufträgen, daher ist die Sicht des Kunden auf das Unternehmen wichtig. In der Wahrnehmung des Kunden sollen folgende Aspekte im Vordergrund stehen: - fachliche Kompetenz - kundenorientiertes Handeln - Leistungen hoher Qualität - korrektes Auftreten - Verlässlichkeit - Fairness Mitarbeiter Hummel-QMH.odt Seite 18 von 35

19 Die Mitarbeiter tragen durch Ihre Leistungen den Erfolg des Unternehmens. Die Mitarbeiter identifizieren sich mit dem Unternehmen und repräsentieren das Unternehmen nach außen. Das Unternehmen stellt sicher, dass die Mitarbeiter auch bei sich ändernden Anforderungen qualitativ hochwertige Leistungen erbringen können. Durch Ausbildung und Weiterbildung wollen wir sichere Arbeitsplätze schaffen. Toleranz und gegenseitige Achtung unter unseren Mitarbeitern und Kollegen sowie Vertrauen und partnerschaftliche Zusammenarbeit stellen eine besondere Herausforderung unseres täglichen Arbeitens und Handelns dar. Über die wirtschaftliche Grundlage hinaus bietet das Unternehmen seinen Mitarbeitern: - Werkzeuge hoher Qualität - Weiterbildungsangebote - Kommunikationsinfrastruktur - soziale Verantwortlichkeit Hochwertige Leistungen Die Qualität unserer Arbeit ist die Grundlage einer erfolgreichen Geschäftstätigkeit. Die Qualität der erbrachten Leistungen entsteht durch strukturiertes Arbeiten und qualifizierte Mitarbeiter. Das strukturierte Arbeiten ist in einem Qualitätsmanagementsystem festgelegt. Die kontinuierliche Weiterentwicklung unseres Qualitätsmanagementsystems und der damit verbundenen Prozesse ermöglicht uns ein effektives und effizientes Arbeiten, um einen stabilen Ertrag und die Zukunft des Unternehmens zu sichern. Kooperation Das Unternehmen baut auf den Fähigkeiten, Leistungen und Produkten von Partnern und Zulieferern auf. Da unsere Lieferanten und Partner einen wesentlichen Beitrag zum Erreichen unserer Qualitätsziele leisten, pflegen wir einen seriösen und vertrauensvollen Umgang. Wir achten die Leistungen unserer Geschäftspartner. Wirtschaftlichkeit Effizientes Arbeiten und kostenbewusstes Handeln ist die Voraussetzung für den Fortbestand des Unternehmens. Aufgaben werden pragmatisch im Sinne des Kunden gelöst. Jeder Mitarbeiter hat die Verpflichtung, erkennbare und relevante Veränderungen des Marktes im Unternehmen bekannt zu machen und Lösungen zur verbesserten Positionierung des Unternehmens zu erarbeiten. Mitarbeiter gehen mit Ressourcen verantwortungsvoll um. Arbeitsabläufe werden effektiv und effizient durchgeführt. Wir haben das Ziel, den wirtschaftlichen Erfolg des Unternehmens nachhaltig zu steigern. Gesellschaftliche Die Hummel GmbH ist in der rechtsstaatlichen Gesellschaft fest verwurzelt. Alle Handlungen basieren auf der sozialen Marktwirtschaft und entsprechen den rechtlichen Grundlagen. Die Ermittlung und Einhaltung der für uns relevanten gesetzlichen und behördlichen Anforderungen bedeutet verantwortungsvolles Handeln gegenüber der Gesellschaft und ist Voraussetzung für ein langfristiges Bestehen am Markt. Wir wollen durch Ausbildung und Weiterbildung sicher zu beherrschende Technik liefern. Die Hummel GmbH hat das Ziel, das Gemeinwohl in der Gesellschaft zu steigern. Durch einen umsichtigen Umgang mit Energie und umweltrelevanten Stoffen können wir dazu beitragen folgenden Generationen eine lebenswerte Umwelt zu erhalten. Die Hummel GmbH verpflichtet sich zu umweltbewusstem Handeln. Hummel-QMH.odt Seite 19 von 35

20 3 Führungsprozesse 3.02 Qualitätsziele Durch die Festlegung geeigneter Qualitätsziele soll allen Mitarbeitern eine konkrete Orientierungsvorgabe bei der Umsetzung und Weiterentwicklung unseres QM-Systems gegeben werden. Für die Festlegung der Qualitätsziele ist die Geschäftsführung verantwortlich, wobei die Ziele unter Einbeziehung der Projektleiter beschrieben werden. Beschreibung Die nachfolgenden Qualitätsziele sind aus unserer Qualitätspolitik abgeleitet und orientieren sich an den interessierten Parteien unseres Unternehmens sowie an deren Anforderungen und Erwartungen. Im Rahmen der jährlichen Managementbewertung werden die dargestellten Ziele bzgl. Aktualität, Zielerreichung und Änderungsbedarf bewertet. Ziele Maßnahmen zur Zielerreichung Indikatoren/Messgrößen Wir wollen zufriedene Kunden Wir wollen zufriedene und engagierte Mitarbeiter Wir wollen qualitativ hochwertige Leistungen liefern Wir wollen ein gutes Unternehmensergebnis Wir wollen gegenüber der Gesellschaft verantwortungsvoll handeln Einbeziehung der Kunden bei der Produktentwicklung Sicherstellen regelmäßiger Kundenkontakte durch persönliche Ansprechpartner Einsatz von qualifiziertem Personal Einsatz modernster Maschinen- und Anlagentechnik Durchführung regelmäßiger Mitarbeitergespräche Ermitteln und Durchführen geeigneter Qualifizierungsmaßnahmen Eindeutige Festlegung von und Befugnissen Zur Verfügung stellen der besten verfügbaren Arbeitsmittel sowie einer geeigneten Arbeitsumgebung Marketingaktivitäten Schulungen Verbesserungswesen Sicherstellen des Innovationsvorsprungs Erweiterung unseres Stammkundengeschäfts Optimierung unserer Prozesse hinsichtlich Effektivität und Effizienz Aufrechterhalten und Weiterentwickeln des bereichsübergreifenden Controllingsystems Durchführung von jährlichen Infotagen für Presse und Kunden Schaffen neuer Ausbildungs- und Arbeitsplätze Reduzierung und Optimierung der eingesetzten Ressourcen Vermeidung des Einsatzes von umweltgefährdenden Stoffen Ergebnisse Kundenbefragungen Auftragsentwicklung Anzahl Neukunden größere Aufträge Fluktuation Ergebnisse Mitarbeitergespräche Anzahl Verbesserungsvorschläge pro Jahr Anzahl der Notdienste bei von Hummel gelieferten Anlagen Umsatzentwicklung Umsatzrendite Entwicklung Auftragsvolumen Ergebnisse Prozessleistungen Zugriffe auf die Hummel-Internetseiten Entwicklung des Energieverbrauchs Entwicklung des Kältemittelverbrauches Anzahl Ausbildungsplätze Entwicklung Mitarbeiterzahlen Hummel-QMH.odt Seite 20 von 35

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