Die Hotelsoftware WINHOTELMX für jeden Stern. WINHOTELMX Gruppenverwaltung MODULAR IM AUFBAU

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1 Die Hotelsoftware WINHOTELMX für jeden Stern WINHOTELMX Gruppenverwaltung MODERN MARKTBEWÄHRT MODULAR IM AUFBAU Hotelsoftware Kassensysteme Netzwerke / Seite 1

2 Das WINHOTELMX Gruppen-Modul Wer viel mit Gruppen, Tagungen, Firmen und Sammelrechnungen arbeitet, schätzt die Vorteile und den Komfort des WINHOTELMX Gruppen-Moduls. Einfach und schnell arbeiten, Zeit sparen und Übersicht behalten, heißt die Devise. Komfort-Funktionen sind: In einem Vorgang mehrere Kategorien mit dem passenden Kategorien-Arrangement buchen Verschiedene Aufenthaltszeiträume der Gruppenmitglieder in diesem Vorgang möglich Zimmer manuell zuweisen oder von WINHOTELMX einfach automatisch zuweisen lassen Mehrere Zimmer mit dem gleichen Arrangement bspw. bei Seminaren buchen ( Namen in einem Vorgang den jeweiligen Zimmern zuweisen Namen mit oder ohne Aufnahme in die Gästekartei eintragen Kollektive Korrekturen, wie Preis, Aufenthaltszeitraum etc. vornehmen Gruppen-Check-In, Quick-Check-Out, Schnellrechnung für alle Zimmer Gruppenmeldeschein einfach ausstellen Elektronische Gästekarten-Daten kollektiv übermitteln.. sind nur einige Vorteile die dieses Modul dem Vermieter und Rezeptionsmitarbeitern bietet. Einzelrechnungen, Firmen-Logis-Debitoren, pro Zimmer Zusatzleistungen separat berechnen, Splitt- Rechnungen, Paymaster-Übergaben sind komfortable Funktionen in der Rechnungsverwaltung des WINHOTELMX Gruppen-Moduls Detailfunktionen werden ab Seite -3- erläutert. Nutzen Sie eine Vorführung und vereinbaren Sie Ihren Termin mit uns unter Hotelsoftware Kassensysteme Netzwerke / Seite 2

3 Gruppenreservierungen anlegen und verwalten Öffnen der Funktion über den Pfad Office/ Gruppenreservierungen anlegen und verwalten oder über Alt + F3 oder den Icon. Danach öffnet die Grundmaske. Grundlegende Hinweise: Die Gruppenverwaltung bietet den Vorteil, alle Zimmer einer Reservierung gemeinsam zu bearbeiten (Bsp. Buchungszeitraum, Preise, Arrangements, Personenanzahl etc.). Ebenso ist eine schnelle Bearbeitung der einzelnen Zimmer oder Kategorien (Bsp. Namenszuweisungen) möglich. Die Zuweisung, dass die Logis bzw. das Arrangement auf den Veranstalter gebucht werden soll, die Zusatzleistungen jedoch der Gast selbst bezahlt, kann direkt vorgenommen werden. Entsprechend sind auch die Rechnungen schon vorbereitet bzw. gesplittet. Alle auf diese Art angelegten Zimmer werden einer Adresse (Buchungsadresse, Firma, Reiseveranstalter ) zugewiesen werden durch eine gemeinsame Buchungsnummer verknüpft bekommen zusätzlich und Zimmerweise eine separate Buchungsnummer können über Einzelaufruf der Zimmer korrigiert / verändert werden können nach der Anlage eine andere Adresse / Gastnamen erhalten Grundmaske der Gruppenverwaltung Suche einer vorhandenen Reservierung Bei Neuanlage suchen sie zuerst einen Gast / Firma in der Adresskartei. Navigationsleiste der Gruppenverwaltung Übersichtsfeld: Übersicht aller bisher angelegten Gruppen Bearbeiten einer angelegten Gruppe: Doppelklick auf die Gruppe im Übersichtsfeld. Hotelsoftware Kassensysteme Netzwerke / Seite 3

4 Navigationsleiste der Gruppenverwaltung: Gr.-Bu. Suchen: Suchfenster öffnet sich. Es werden alle Gruppenreservierungen angezeigt (siehe grünes Feld). Durch Namenseingabe oder Eingabe einer vergebenen Referenznummer (Optionshaken setzen und in Suchfeld Nummer eingeben) können Sie suchen. Suchen: Kate.-Reserv.: Zi-Buchung: Zeitraum korrigieren: Zi-Nr. zuweisen Löschen Preis+Arrag. korr. Diese Funktion wird benötigt um eine neue Gruppenbuchung anzulegen. Die WINHOTELMX Adresskartei öffnet sich. Eine bestehende Adresse auswählen oder eine neue Adresse anlegen. Mit dieser Funktion füget man bestehenden und markierten Reservierungenweitere Kategorien zu. Schnellerfassen einer Gruppenreservierung mit direkter Zimmerzuweisung Zeitraum einer ganzen Gruppenreservierung oder nur einzelner Zimmer verändern. Auswahl bzw. markieren entsprechender Kategorie oder Zimmer notwendig (auch einzeln möglich). Manuelle Zimmerzuweisung der markierten Kategorien Markieren einer oder mehrerer oder aller markierten Kategorien oder Zimmer Fenster für Änderungen von Preis, Arrangement und kollektive Informationen öffnet. Änderungen beziehen sich auf vorher ausgewählte markierte Kate./Zimmer. Achtung: Kollektivinformationen werden für alle Kate./Zimmer geändert. Ändern von Preis, Betrag, Arrangement benötigt den entsprechenden Optionshaken: Arrangementzeile pro Buchung korrigieren = für alle in der Liste der markierten Kate./Zimmer Preis+Arrangement korrigieren Hotelsoftware Kassensysteme Netzwerke / Seite 4

5 Dies kann über das Fenster Datenänderung für Gruppenbuchung vorgenommen werden. In diesem Fenster sind Daten, welche sich auf alle markierten Zimmer beziehen, veränderbar. Für Änderungen von Personenanzahl, Preiscode, Arrangement oder Preis (Betrag) muss der Optionshaken gesetzt werden. Abschluss der Änderungen mit Daten speichern. Hotelsoftware Kassensysteme Netzwerke / Seite 5

6 Gruppenreservierung anlegen Nach der Adressauswahl füllt sich das Adressfeld in der Grundmaske und zugleich öffnet sich das Fenster Gruppen Kategorie / Kontingentbuchung, welches mit den entsprechenden Reservierungsdaten ausgefüllt wird. Reservierungsadresse Verfügbare Kategorien im gewünschten Zeitraum Eingabefelder mit den Reservierungsdaten Zwischenspeicher der jeweiligen Kategorie Grundmaske Kollektive Informationsfelder Reservierungsdaten An- und Abreisedatum eingeben, folglich wird die Verfügbarkeit der Kategorien für diesen Zeitraum aktualisiert. Zuerst werden die Kategorien ausgewählt, die Zuweisung der Zimmer erfolgt nach der Kategorie-Zuweisung: Die Kategorie auswählen (EZ, DZ, App., FeWo, Suite etc.), ebenso die Anzahl in dieser Kategorie, Personenanzahl Preisliste, Arrangement und Preis.Die Optionen setzen, ob Pauschalpreis, Zimmerpreis (ohne Haken berechnet das Programm den eingegebenen Preis pro Person), Kurtaxe separat sowie den Reservierungsstatus. Die Reservierungsdaten der Kategorieeingabe mit dem Befehl Buchung hinzufügen bestätigen. Für die weitere Eingabe einer anderen Kategorie den Mauszeiger auf Kategorieauswahl setzen und aus dem drop down Menü auswählen. Hotelsoftware Kassensysteme Netzwerke / Seite 6

7 Beispiel Anlage einer Gruppenreservierung: Firma Daten Arr.+Preis Status Rechnung Vermittler CD-Soft / Besteller Thomas Raffler vom sind 5 DZ mit je 1 Person, 3 EZ mit je einer Person und 2 Suiten mit je2 Personen reserviert Pro Personpreis Übernachtung im DZ als EZ für 62,00, EZ 55,00 und Suite pro Person 78,00; Kurtaxe separat. Reservierung mit Termindatum (Optionsdatum) Die Arrangements werden direkt auf das Firmenkonto gebucht (Haken Gruppenbuchung ist gesetzt) Hier kann ein Vermittler aus der Adresskartei zugewiesen werden Nach vollständiger Eingabe aller Daten und Zimmeranzahl nach Kategorien mit Ende mit Speichern in der oberen Bearbeitungsleiste des Fensters bestätigen. Wenn eine automatische Zimmerzuweisung durch das System gewünscht wird muss nur der Befehl gewählt werden. Hotelsoftware Kassensysteme Netzwerke / Seite 7

8 Nach der Zuweisung von Adresse und Reservierungsdaten öffnet die Maske der Reservierungsverwaltung: Reservierungs- Adresse Alle Gruppen-Reservierungen dieser Adresse mit Terminen Alle bestehenden Gruppenreservierungen im System Mit einem Doppelklick auf den Gruppennamen (links unten im grün Feld) erscheinen im gelben Feld darüber, alle auf diesen Namen angelegten Gruppenreservierungen mit Terminen. Besonders vorteilhaft, wenn ein Reiseveranstalter oder eine Firma mehr Termine / Zimmer im Jahr vorreserviert. Mit einem Doppelklick den entsprechenden Termin. Nun erscheinen in den rechten Feldern der Maske die Aufteilung der Kategorien (Kategoriesammelfeld oben, gelb hinterlegt) und darunter die Kategorien im Einzelnen für die Zimmerzuweisung. Aufteilung nach Kategorien = Kategoriensammelfeld Aktueller Stand der einzelnen Kategorien. Feld zur direkten Bearbeitung (Bsp. Zimmer zuweisen) Im Kategoriesammelfeldfeld sehen sie die Buchungsnummer der gesamten Gruppe (im Beispiel die 29), im Feld darunter mit den einzelnen Reservierungen in der Spalte B die einzelnen Buchungsnummern, wobei die erste auch zugleich die Hauptbuchungsnummer dieser Gruppenreservierung ist. Bei Doppelklick auf eine Kategorie im Kategoriesammelfeldfeld werden im Feld mit den Einzelkategorien auch nur die DZ oder EZ oder Suiten usw. angezeigt. Vereinfacht die Zimmerzuweisung. Hotelsoftware Kassensysteme Netzwerke / Seite 8

9 Gruppenreservierung Kontextmenü Setzt man den Mauszeiger in das Feld mit den einzelnen Kategoriereservierungen und drückt die rechte Maustaste, öffnet sich das Kontextmenü. Grundsätzliche Hinweise: Die Bearbeitung einzelner Kategoriezeilen erzielt man, indem man die STRG-Taste gedrückt hält und mit der linken Maustaste die entsprechenden Zeilen markiert. Dann STRG-Taste loslässt. Die Zeilen sind nun farblich dunkelblau hinterlegt, die Zeilenschrift ist weiß. Wenn man alle Zimmer markieren möchte (Bsp. Um Preis für alle Zimmer einheitlich zu ändern oder jedem Zimmer die gleiche Personenanzahl oder das gleiche Arrangement zuzuweisen, oder den Zeitraum zu verändern), setzt man den Mauszeiger unterhalb der letzten Kategoriezeile, hält die linke Maustaste gedrückt und zieht nun bis zur obersten Zeile, Maustaste loslassen und alle Zeilen sind markiert. Dann Option aus der Schnellleiste wählen oder rechte Maustaste und Kontextmenü zum Bearbeiten öffnet sich. Hotelsoftware Kassensysteme Netzwerke / Seite 9

10 Gastkonto aufrufen Das Gastkonto des markierten Zimmers öffnet sich zur Bearbeitung. Gastkonto öffnet auch mit einem Doppelklick auf die entsprechende Kategoriezeile. Löschen (SHIFT+F4) Einzelne oder mehrere Kategoriezeilen markieren und Befehl ausführen. Es folgt eine Sicherheitsabfrage und, je nach Systemeinstellung, eine Stornogrundabfrage. Nach Bestätigung sind die Kategoriezeilen bzw. Zimmer unwiderruflich gelöscht. Check in Zeile(n) markieren und Check in drücken. In der Spalte S wird der Status angezeigt. * steht für CI, - für nicht eingecheckt. Zeitraum korrigieren Einzelne oder mehrere Kategoriezeilen markieren (werden nun in schwarzer Schrift angezeigt), Option wählen, Fenster für Zeitraum- Korrektur öffnet. Abschließen mit Speichern. Wenn vorher Zimmer und/oder Name zugewiesen wurde, werden diese in diesem Fenster angezeigt. Die Option Zeitraum korrigieren ist auch über die Schnellleiste aufrufbar: Hotelsoftware Kassensysteme Netzwerke / Seite 10

11 Zimmer zuweisen Einzelne oder mehrere Kategoriezeilen markieren, Kontextmenü öffnen, Option Zimmer zuweisen händisch wählen. Es öffnet das Fenster Anzeige der freien Zimmer. Die für diesen Zeitraum verfügbaren werden angezeigt, Befehl F11 oder Selektion in der Bearbeitungsleiste wählen. Markieren sie die entsprechenden Zimmer und bestätigen mit Auswahl ok oder F12. Die Zimmer werden in der Gruppenverwaltung zugewiesen: Zimmerzuw. automatisch Zimmerzuw. aufheben Diese Option ist im Kontextmenü, wie im Anlagefenster auswählbar. Es werden den Kategorien automatisch die entsprechend freien Zimmer zugewiesen. Wenn weniger Zimmer in einer Kategorie frei sind als gewünscht, wird kein Zimmer zugewiesen und die Reservierung ist manuell zu behandeln. Zimmer markieren, diese Option wählen und bestätigen. Die Zimmerzuweisung wird aufgehoben und die Reservierung entspricht nun einer Kategoriebuchung. Eine neue Zuweisung ist selbstverständlich möglich. Hotelsoftware Kassensysteme Netzwerke / Seite 11

12 Detaildaten pro Zimmer In diesem Fenster können den Zimmern rasch individuelle Informationen (Personenanzahl und -art, Tisch im Restaurant, Namen) zugewiesen werden. Einfach Mauszeiger in Zellen setzen und Zelle bearbeiten. Mit den Cursorpfeilen der Tastatur kann man sich schnell in dieser Maske bewegen. Ergebnis: Schnellleistungserfassung Lässt direkte Zuweisung von Leistungen auf Zimmer zu, jedoch muss die Freigabe in den Stammdaten definiert sein. Bearbeiten Markierungshilfe für alle Zimmer dieser Gruppenreservierung Hotelsoftware Kassensysteme Netzwerke / Seite 12

13 Übergabe ALWA Diese Funktion ist für das Erstellen und Initialisieren von elektronischen Gästekarten eingerichtet. Aus der Gruppenverwaltung können die erforderlichen Daten über das WINHOTELMX Interface (Schnittstelle) an die elektronische Karten-/ Meldesoftware übergeben werden. Einfaches und schnelles Ausgeben von elektronischen Gästekarten ist somit gewährt. Buchungsverknüpf. Markierte Buchungen Dieser Befehl löst alle markierten Zimmer von der gemeinsamen Buchungsnummer (Verknüpfung) und wandelt diese in Einzelreservierungen um. Achtung: Wenn sie der Gruppe eine eigene Buchungsfarbe für den Belegungsplan zugewiesen haben, müssen sie dem gelösten Zimmer manuell die Standardfarbe oder eine neue Farbe zuweisen. Diese Option öffnet die Adressdatenbank. Den markierten Zimmern kann eine andere Adresse zugewiesen werden. Die neue Adresse wird auch als neue Gruppenbuchung mit neuer Buchungsnummer in der Gruppenverwaltung geführt (Gruppenmodul muss zur Aktualisierung der Daten einmal geschlossen werden). Buchungsverknüpfung zur alten Gruppe wird automatisch gelöst. Den Belegungsplan für die neue Namensanzeige aktualisieren (F5). Farbzuweisungen für die neue Adresse sind händisch zu korrigieren. Hotelsoftware Kassensysteme Netzwerke / Seite 13

14 Sharer für die Reservierung anlegen (Nur für Version Professionell) Buchungsfarbe Mit dieser Option kann einer Gruppenreservierung/ -Buchung eine eigene Farbe für den Belegungsplan zugewiesen werden. Dies ist für einzelne Zimmer wie für die ganze Gruppe möglich. Ebenso kann unter diesem Menüpunkt die Farbzuweisung aufgehoben werden, das Programm weist der Gruppe / dem Zimmer die Standardfarbe laut Farblegende der Stammdaten zu. Namensliste Mit dieser Option kann markierten Zimmern entsprechender Name zugewiesen werden. Die Namen werden als Gastadresse 2 im Gastkonto gespeichert. Einfache Namensliste: Zuweisung erfolgt nur für diesen Aufenthalt. Es wird in der Adresskartei keine eigene Adresse angelegt. Die Namen werden auf Listen und Rechnungen angedruckt (so entsprechendes Formular eingerichtet) und werden im Reservierungsbalken des Belegungsplans sichtbar. Mauszeiger in das gelbe Feld neben dem Zimmernummernfeld setzen und Namen eintragen, nächste Zeile usw. Beenden mit OK Namenszuweisung mit Adressanlage: Diese Option öffnet das Fenster zur Übernahme in die Adresskartei. Man kann über Suchen einen bestehenden Gastnamen aus der Adresskartei auswählen (siehe Müller mit bestehender Gastnummer) oder über die Zellen Anrede, Titel usw. die Adressdaten händisch eingeben (siehe Huber: keine bestehende Gastnummer). Name wird im Gastkonto als Adresse 2 geführt, wird auf Listen und Rechnungen angedruckt, sowie im Plan angezeigt. Hotelsoftware Kassensysteme Netzwerke / Seite 14

15 Drucken Druckt einfache Buchungsliste: Zimmernummer, Kategorie, Name, Gesamtpersonenzahl Druckt erweiterte Buchungsliste mit Zimmernummer, Kategorie, Namen, An-, Abreisedaten, Personen pro Zimmer und Gesamtpersonenanzahl. Die Listen sind auf Wunsch um Gastbemerkungen erweiterbar. Hotelsoftware Kassensysteme Netzwerke / Seite 15

16 Korrespondenz drucken Diese Option verbindet die aktuelle Gruppenreservierung mit der WINHOTELMX Textverarbeitung. Die entsprechende Vorlage auswählen, bearbeiten, ducken oder versenden. Beispiel: Rechnung Diese Option öffnet die Gesamtrechnung zur Rechnungserstellung. Beispiel: Meldescheine drucken Druckt für jedes Zimmer und Namen einen Meldeschein bzw. einen Gruppenmeldeschein. Vorlagen hierfür sind bei Systemeinstellung und nach Absprache zu hinterlegen. Dient der optimalen Vorbereitung von anreisen. Hotelsoftware Kassensysteme Netzwerke / Seite 16

17 Diverses Mit diesen Funktionen können Informationen für die gesamte Gruppenreservierung festgelegt werden. Termindatum für Rückbestätigung: In jedem Gastkonto dieser Reservierung wird die Zelle mit dem eingegebenen Termindatum gefüllt: Bemerkung: In jedes Gastkonto dieser Gruppenreservierung wird die Bemerkung in Zeile Reserv.-Bem. eingefügt. Anzeige Gastkonto und für Listendruck: Leistungserf./ Nachlass Diese Optionen lassen Leistungen und Nachlässe auf einzelne oder mehrere Zimmer einer Gruppe buchen. Einfache Leistungserfassung: Leistungserfassung öffnet sich. Es sind eine oder mehrere Leistungen auf ein Zimmer buchbar. Leistungserfassung auf markierte Zimmer: Leistungserfassung öffnet. Die selbe(n) Leistung(en) wird auf alle vorher markierten Zimmer aufgebucht. Die Nachlasszuweisung ist Zimmerweise und direkt möglich Hotelsoftware Kassensysteme Netzwerke / Seite 17

18 Gruppenreservierung Kontextmenü Gesamte Gruppe bearbeiten Im Feld mit den Termindaten (links, mittig, gelb hinterlegt) zur Gruppenadresse nutzen sie ebenfalls ein Kontextmenü. Kate.-Reserv. (F11) Sie können einer bestehenden Gruppenreservierung weitere Kategorien / Zimmer zuweisen. Diese Option gewählt öffnet eine Sicherheitsabfrage Wenn mit JA bestätigt wird öffnet sich die Reservierungsmaske mit dem der Gruppe zugewiesenen Aufenthaltszeitraum. Gesamte Buchung Adr. Mit dieser Option kannder ausgewählten Gruppen-reservierung eine neue Adresse aus der Adresskartei zuweisen. Neue Leistung Aufbuchen von einer Leistung auf alle Zimmer Zahlung aufbuchen Übergabe ALWA Der markierten Gruppenreservierung eine Zahlung aufbuchen. Wird meist für Anzahlungen genutzt. Die Zahlung wird dem Gastkonto / Zimmer mit der Hauptbuchungsnummer der Gruppe zugewiesen. Siehe Gruppenreserv. anlegen / Kontextmenü/ Überg. ALWA (S.70) Drucken Siehe Gruppenreservierung anlegen / Kontextmenü / Drucken (S. 72) Hotelsoftware Kassensysteme Netzwerke / Seite 18

19 Detailinformationen zu Buchungsdaten der Gruppe In der Gruppenverwaltung finden sie unter dem Reiter Info die Buchungsnummer der links markierten Gruppenreservierung Die Adress-Nummer aus der Gästekartei Die Anzahl der mit dieser Reservierung verknüpften Zimmer (=Detailkategorien) Hotelsoftware Kassensysteme Netzwerke / Seite 19

20 Schnellerfassung einer Gruppenreservierung mit direkter Zimmerzuweisung Bei der Auswahl Zimmer-Buchung aus der Gruppen-Menüleiste Öffnet das Fenster Buchungserfassung für Gruppen. Geben Sie Daten von-bis, Anzahl der Zimmer, Personen pro Zimmer, Preisliste, Arrangement etc. Ein. WINHOTELMX schlägt automatisch Zimmer für die Vergabe vor. Diese Vorschläge können Sie in der Zimmerleiste links manuell bearbeiten. Abschluss mit Speichern. Hotelsoftware Kassensysteme Netzwerke / Seite 20

21 Paymaster Verwaltung Hinweis zum Öffnen: Unter Frontoffice / Paymaster anlegen und verwalten auswählen oder Windowsbefehl STRG+P auf Tastatur wählen Grundmaske öffnet sich Neuen PM Name Anreise / Abreise Bemerkung Speichern Aufrufen eines PM Anlegen eines neuen Paymasters Eingabe des Rechnungsempfängers. Der Rechnungsempfänger wird in der Adressdatenbank gesucht (Anlage der Adresse muss vorher in Adressdatenbank vorgenommen werden). Den Zeitraum festlegen, in dem Umbuchungen von Gastkonten (Rechnungen, Leistungen) auf den Paymaster gültig sein sollen Feld für individuelle Bemerkungen zum Paymaster Paymasterdaten speichern. Der PM erscheint nun im linken Feld Das PM-Konto öffnet sich durch das Markieren im Auswahlfeld rechts Bestätigung der Option Gastkonto Navigationsleiste in der oberen Hinweise: Paymaster dienen zum Sammeln von mehreren Leistungen / Rechnungen von verschiedenen Reservierungen auf einen Rechnungsempfänger. Beispielsweise zur Quartals- oder Intervallabrechnung mit Firmen. Paymaster werden im Programm wie eine Reservierung ohne Zimmervergabe behandelt Hotelsoftware Kassensysteme Netzwerke / Seite 21

22 Hotelsoftware WINHOTELMX Gruppen reservieren und verwalten Gruppenreservierung anlegen Verfügbare Kategorien im gewünschten Zeitraum Eingabefelder für die Reservierungsdaten Optionen Kollektive Informationsfelder Hotelsoftware Kassensysteme Netzwerke / Seite 22

23 Gruppenreservierung Kontextmenü Hotelsoftware Kassensysteme Netzwerke / Seite 23

24 Namensliste Mit dieser Option kann man die markierten Zimmern entsprechende Namen zugewiesen werden. Die Namen werden als Gastadresse 2 im Gastkonto gespeichert. Einfache Namensliste: Zuweisung erfolgt nur für diesen Aufenthalt. Es wird in der Adresskartei keine eigene Adresse angelegt. Die Namen werden auf Listen und Rechnungen angedruckt (so entsprechendes Formular eingerichtet) und werden im Reservierungsbalken des Belegungsplans sichtbar. Mauszeiger in das gelbe Feld neben dem Zimmernummernfeld setzen und Namen eintragen, nächste Zeile usw. Beenden mit OK. Namenszuweisung mit Adressanlage: Diese Option öffnet das Fenster zur Übernahme in die Adresskartei. Man kann über Suchen einen bestehenden Gastnamen aus der Adresskartei auswählen (Siehe Müller mit bestehender Gastnummer) oder über die Zellen Anrede, Titel usw. die Adressdaten händisch eingeben (Siehe Huber: keine bestehende Gastnummer). Hotelsoftware Kassensysteme Netzwerke / Seite 24

25 Name wird im Gastkonto als Adresse 2 geführt, wird auf Listen und Rechnungen angedruckt, sowie im Plan angezeigt. Druckt erweiterte Buchungsliste mit Zimmernummer, Kategorie, Namen, An- und Abreisedaten, Personen pro Zimmer und Gesamtpersonenanzahl. Die Listen sind auf Wunsch um Gastbemerkungen erweiterbar. Hotelsoftware Kassensysteme Netzwerke / Seite 25

26 Korrespondenz drucken Diese Option verbindet die aktuelle Gruppenreservierung mit der WINHOTELMX Textverarbeitung. Die entsprechende Vorlage auswählen, bearbeiten, ducken oder versenden. z.b.: Rechnung Diese Option öffnet die Gesamtrechnung zur Rechnungserstellung. z.b.: Meldeschein Hotelsoftware Kassensysteme Netzwerke / Seite 26

27 Gruppenreservierung Kontextmenü Gesamte Gruppe bearbeiten Im Feld mit den Termindaten (links, mittig, gelb hinterlegt) zur Gruppenadresse nutzen Sie ebenfalls ein Kontextmenü. Kate.-Reserv. (F11) Sie können einer bestehenden Gruppenreservierung weitere Kategorien / Zimmer zuweisen. Diese Option gewählt öffnet eine Sicherheitsabfrage Wenn mit JA bestätigt wird öffnet sich die Reservierungsmaske mit dem der Gruppe zugewiesenen Aufenthaltszeitraum Gesamte Buchung Adr. Mit dieser Option kann der ausgewählten Gruppenreservierung eine neue Adresse aus der Adresskartei zuweisen Neue Leistung Aufbuchen von einer Leistung auf alle Zimmer Zahlung aufbuchen Der markierten Gruppenreservierung eine Zahlung aufbuchen. Wird meist für Anzahlungen genutzt. Die Zahlung wird dem Gastkonto / Zimmer mit der Hauptbuchungsnummer der Gruppe zugewiesen Hotelsoftware Kassensysteme Netzwerke / Seite 27

28 Übergabe ALWA Siehe Gruppenreserv. anlegen / Kontextmenü/ Überg. ALWA (S.70) Drucken Siehe Gruppenreservierung anlegen / Kontextmenü / Drucken (S. 72) Hotelsoftware Kassensysteme Netzwerke / Seite 28

29 Schnellerfassung einer Gruppenreservierung mit direkter Zimmerzuweisung Bei der Auswahl Zimmer-Buchung aus der Gruppen-Menüleiste. Öffnet das Fenster Buchungserfassung für Gruppen. Geben Sie Daten von-bis, Anzahl der Zimmer, Personen pro Zimmer, Preisliste, Arrangement etc. Ein. WINHOTELMX schlägt automatisch Zimmer für die Vergabe vor. Diese Vorschläge können Sie in der Zimmerleiste links manuell bearbeiten. Abschluss mit speichern. Hotelsoftware Kassensysteme Netzwerke / Seite 29

30 Paymaster Verwaltung Zum Öffnen: Unter Front Office / Paymaster anlegen und verwalten auswählen oder Windowsbefehl STRG+P auf Tastatur wählen. Hotelsoftware Kassensysteme Netzwerke / Seite 30

31 Neuen PM Anlegen eines neuen Paymasters Name Eingabe des Rechnungsempfängers. Der Rechnungsempfänger wird in der Adressdatenbank gesucht (Anlage der Adresse muss vorher in Adressdatenbank vorgenommen werden) Anreise / Abreise Den Zeitraum festlegen, in dem Umbuchungen von Gastkonten (Rechnungen, Leistungen) auf den Paymaster gültig sein sollen Bemerkung Feld für individuelle Bemerkungen zum Paymaster Speichern Paymasterdaten speichern. Der PM erscheint nun im linken Feld Hotelsoftware Kassensysteme Netzwerke / Seite 31

32 Aufrufen eines PM Das PM-Konto öffnet sich durch das Markieren im Auswahlfeld rechts Bestätigung der Option Gastkonto Navigationsleiste in der oberen Hinweise: Paymaster dienen zum Sammeln von mehreren Leistungen / Rechnungen von verschiedenen Reservierungen auf einen Rechnungsempfänger. z.b.: zur Quartals- oder Intervallabrechnung mit Firmen Paymaster werden im Programm wie eine Reservierung ohne Zimmervergabe behandelt Hotelsoftware Kassensysteme Netzwerke / Seite 32

33 CDSoft Vertriebs GmbH Hotelsoftware Kassensysteme Netzwerke Systemhaus für Software und Computer-Dienstleistungen für Hotellerie & Gastronomie Geschäftsführer: Thomas Hörmann HRB Kempten Nr Halde 10 D Durach im Allgäu Tel (0) Fax ++49 (0) info@winhotel-cdsoft.de Hotelsoftware WINHOTELMX für jeden Stern Front- und Back-Office Gruppenverwaltung Wellness- und Tagungsraumplaner Gutscheinverwaltung und Eigentümerabrechnung Debitorenverwaltung und Mahnwesen Telefon- und Fernwartungssupport Update-Service Schnittstellen Online-Reservierungen Kommunale Freimeldeplattformen Elektronischen Meldewesen Kassensysteme Türschließsysteme Telefonanlagen Finanzbuchhaltung Visitenkarten-Lesegerät Pay TV Produktschulungen Online & Inhouse sowie bei uns im EDV-Center Durach Hotelsoftware Kassensysteme Netzwerke / Seite 33