Leitfaden für Kleine und Mittelständische Unternehmen Ein Agiler Ansatz für BITM

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1 Leitfaden für Kleine und Mittelständische Unternehmen Ein Agiler Ansatz für BITM Die Mitarbeiter, Prozesse und Technologien für eine schnelle, flexible und kostengünstige Lösung Copyright 2013 Pentaho Corporation. Weitergabe erlaubt. Alle Marken sind Eigentum der jeweiligen Inhaber. Aktuelle Informationen finden Sie auf unserer Website unter pentaho.com.

2 Inhalt Einführung... 3 Der agile Ansatz für Business Intelligence... 3 Agile und Lean-Verfahren... 3 Lean-Bereitstellung... 3 Agile Teams... 4 Agile Hardware... 4 Agile Software Anwendungsszenarien für... 6 Die Grenzen von... 7 Zusammenfassung... 7 Download und Kontaktinformationen... 8 Referenzen... 8 PENTAHO 2

3 Der agile Ansatz für Business Intelligence Der Begriff agil wird in vielen Bereichen und unterschiedlichen Zusammenhängen als Schlagwort verwendet. Wir verwenden den Begriff in seiner herkömmlichen Bedeutung: Die Möglichkeit, sich rasch und einfach, geschickt und koordiniert zu bewegen. meint daher die Möglichkeit, BI-Lösungen rasch und einfach, geschickt und koordiniert zu erstellen. Ein agiler Ansatz steigert die Erfolgsaussichten von BI-Projekten und ermöglicht die Umsetzung von mehr Projekten. Dies wird durch Änderungen bei der Kostenstruktur, der technischen Lösung und der Ausführung von Projekten erreicht. > Die Kommunikation und Visualisierung verbessert sich deutlich, da die Endanwender mit jeder Iteration brauchbare Ergebnisse erhalten. > Die Wartezeit bei der Entwicklung wird deutlich gesenkt. Ein agiler Ansatz steigert die Erfolgsaussichten von BI-Projekten und ermöglicht die Umsetzung von mehr Projekten. AGILE UND LEAN-VERFAHREN In den letzten Jahren setzen Unternehmen zunehmend auf agile und Lean-Methoden und Tools für die Softwareentwicklung. Der steigende Bekanntheitsgrad fördert die Übernahme agiler Ansätze in anderen Bereichen. Die Übernahme der Prinzipien des Agilen Manifests im Bereich BI bietet folgende Vorteile: > Kundenzufriedenheit dank schneller und fortlaufender Bereitstellung wertvoller Daten und Funktionen. > Einarbeitung von Änderungswünschen auch zu einem späten Zeitpunkt im Entwicklungsprozess. > Regelmäßige Bereitstellung einer funktionierenden Lösung und somit Erfassung des Fortschritts. > Engere Zusammenarbeit zwischen Geschäftsleuten und Entwicklern während des Projekts. > Umsetzen von Projekten mit motivierten und fachkundigen Mitarbeitern. > Späte Entscheidung, schnelle Bereitstellung. Die regelmäßige Bereitstellung einer funktionierenden Lösung behebt offensichtlich einige Probleme, die bei BI-Projekten auftreten können: > Die Nachteile von Top-Down- und Bottom- Up-Ansätzen fallen weg, da die rasche Bereitstellung neuer Versionen einen alternativen Ansatz ermöglicht. LEAN-BEREITSTELLUNG Dank des Prinzips der späten Entscheidung lassen sich die Entwicklungsarbeit und die damit verbundenen Kosten senken. Da die erste Bereitstellung einer BI-Lösung bis zum Beweis des Gegenteils als vorläufig gilt, vermeiden Sie zusätzliche Arbeit und Kosten. Beispiele für Einsparungen: > Verwenden Sie Flatfile-Ausschnitte aus Quellsystemen anstelle von vollautomatisierter Datenverarbeitung. > Extrahieren Sie unvollständige (jedoch noch immer brauchbare) Datenbestände. Die Daten können auf eine bestimmte Zeitspanne oder eine bestimmte Untermenge (geografisch, nach Unternehmen usw.) eingeschränkt werden. Stellen Sie sicher, dass die extrahierten Daten für eine bestimmte Auswahl an Benutzern besonders nützlich sind, anstatt einfach nur nützlich für alle Benutzer. PENTAHO 3

4 > Stellen Sie die Daten in einfachen Tabellen bereit und nicht in einem Stern-, Schneeflockenoder einem anderen komplexen Datenschema. > Installieren Sie die Lösung auf vorhandener oder Cloud-basierter Hardware. > Verwenden Sie Open-Source-Datenbanken, Middleware und Front-End-Software anstelle von unternehmenseigener Software. > Verzichten Sie bewusst auf Automatisierung, Auditing, Produktionskontrolle usw. Behalten Sie die Nutzung des Systems ein oder zwei Monate im Auge. Nur wenn das System nach diesem Zeitraum weiterhin regelmäßig verwendet wird, sollten Sie die Datentransformierungen automatisieren, den Datenbereich vergrößern, die Leistung optimieren, Hardware bereitstellen, die Software wechseln und/oder Produktionskontrollen sowie Automatisierungen umsetzen.einige Unternehmen investieren in diese Institutionalisierung in Zeitspannen von bis zu einem Jahr. Hierbei geht es nicht darum, die langfristigen Kosten erfolgreicher BI-Projekte zu ignorieren oder zu verschleiern. Es geht darum, nach und nach in BI-Projekte zu investieren, während sich diese bewähren. Die Vorteile eines agilen Ansatzes zeigen sich bei BI-Projekten in unterschiedlicher Hinsicht: > kann zur Entwicklung einer optimalen BI-Komplettlösung eingesetzt werden > kann eingesetzt werden, um die Anforderungen eines Großprojekts zu ermitteln > kann eingesetzt werden, um die Datenqualität oder Probleme bei der Datenintegration zu ermitteln AGILE TEAMS Ein agiles BI-Team besteht in der Regel aus vier bis fünf Mitarbeitern aus folgenden Positionen: IT-Entwickler, Projektmanager, BI-Berater, Endanwender, Business Analyst und/oder Datenbankadministrator. Jeder dieser Mitarbeiter kann selbstständig ein Projekt beginnen. Viele der heutigen Spreadmarts sind komplex und verzweigt. Die meisten davon werden von Endanwendern erstellt, da eine offiziell zugelassene BI-Lösung weder verfügbar noch geplant ist. Hieran zeigt sich, dass es zahlreiche technisch versierte Endanwender gibt, die in der Lage sind, BI-Lösungen zu entwickeln. BI-Projekte profitieren deutlich davon, wenn diese Anwender ins Team geholt werden und Tools erhalten, mit denen sie experimentieren können. Idealerweise sollte das Team an einem gemeinsamen Standort arbeiten, oder noch besser, die meiste Zeit im selben Raum. Unabhängig vom Standort sollte das Team mit Tools ausgestattet werden, die eine Zusammenarbeit ermöglichen, z. B. Foren, Mailing- Listen, Wikis oder ein Dokument- bzw. Content Management System. AGILE HARDWARE Die Notwendigkeit zum Erwerb von Hardware für ein bevorstehendes BI-Projekt kann sich leicht zum Problem entwickeln. In einigen Fällen kann dies den Projektbeginn verzögern. In anderen Fällen ist dies einer der Faktoren, die zur Absage eines Projekts führen. Um ein Projekt rasch zu beginnen oder die kostengünstige Entwicklung eines Prototyps zu ermöglichen, können Sie auf Folgendes zurückgreifen: > Anwenderhardware: Der Einsatz vorhandener Desktops, Workstations oder Laptops verhindert Verzögerungen durch Anschaffungen oder zusätzliche Ausgaben. Eine Desktopumgebung ist zu Projektbeginn optimal für einen Business Analyst oder technisch versierten Endanwender geeignet. > Cloud-computing: Cloud-Computing sorgt für die schnelle und kostengünstige Bereitstellung einer BI-Lösung für Anwender, die sich nicht am selben Standort befinden.mögliche Tools sind öffentliche Clouds wie Amazon EC2 und private Clouds wie Eucalyptus. PENTAHO 4

5 Oftmals bestehen Einschränkungen hinsichtlich der Anwenderhardware, und es stehen nur bestimmte Programme wie Bürosoftware, , Browser und Unternehmensanwendungen zur Verfügung. Ist dies der Fall, bietet Cloud-Computing technisch versierten Endanwendern neue Möglichkeiten. Meist wird eine BI-Lösung auf spezifischer Hardware vor Ort eingesetzt. Jedoch kann das Erstellen von Prototypen sowie die Entwicklung auf Desktop- Computern und in Cloud-Umgebungen erfolgen. Die Möglichkeit zur einfachen Migration von Anwenderhardware in Cloud-Umgebungen und von Cloud-Umgebungen in statische Bereitstellungen wirkt sich positiv auf die Produktivität des Teams sowie die Flexibilität des Projekts aus. Cloud-Computing sorgt für die schnelle und kostengünstige Bereitstellung einer BI-Lösung für Anwender, die sich nicht am selben Standort befinden. Um diese Hardwareoptionen einsetzen zu können, muss die BI-Software (hinsichtlich Lizenzierung und Hardwareanforderungen) für all diese Umgebungen geeignet sein. Die Software muss sowohl für die Produktionsbereitstellung als auch für Laptops und gewöhnliche Hardware geeignet sein. AGILE SOFTWARE Ein agiler Ansatz funktioniert am besten, wenn die Entwicklungsschritte der BI-Lösung regelmäßig einer Gruppe von Endanwendern bereitgestellt werden, die anhand des aktuellen Fortschritts wertvolles Feedback und Änderungswünsche äußert. Daraus ergeben sich einige Anforderungen an die verwendete Software. Die BI-Software muss folgende Eigenschaften aufweisen: > Unterstützung rascher Entwicklungsschritte: Die Entwicklungsschritte werden verzögert, wenn die Tools umständlich oder kompliziert in der Verwendung sind bzw. nicht richtig zusammenarbeiten. > Bereitstellung umfassender BI-Funktionen: Selbst die schnellste Bereitstellung eines Prototyps oder die kürzeste Versionsfolge umfassen in der Regel Datentransformation, Prüfung der Datenqualität, Modellierung, Visualisierung und das Erstellen von Inhalten. > Benutzerfreundliche Grundfunktionen: Die Software sollte technisch versierten Endanwendern die Teilnahme an einem BI-Projekt bzw. den selbstständigen Beginn eines solchen Projekts ermöglichen. > Bereitstellung an eine große Zielgruppe: Wertvolles Feedback geht verloren, wenn die Lizenzbedingungen der Software die mögliche Anzahl der Endanwender einschränkt. Daher sollten Sie Software mit benutzergebundenen Lizenzen vermeiden. > Prototypenbereitstellung: Die Möglichkeit, ungehindert durch das jeweilige Lizenzierungsmodell, Prototypen zu erstellen oder Pilotprojekte durchzuführen, sorgt dafür, dass mehr BI-Projekte zur Entwicklung in Betracht gezogen werden können. AGILE BI eröffnet Ihren Anwendern neue Möglichkeiten: > Ein einzelner Endanwender, Business Analyst, IT-Entwickler, Datenbankadministrator oder Berater kann ein BI-Projekt beginnen. > Unterschiedliche Teilnehmer können nach und nach hinzukommen, statt gleichzeitig beginnen zu müssen. Ein Endanwender, Business Analyst oder Berater kann ein BI-Projekt erstellen. Anschließend kann dieses vom IT-Team institutionalisiert werden. PENTAHO 5

6 > Ein BI-Projekt kann auf einem Laptop, bei einem gehosteten Dienst, in der Cloud oder in einem Rechenzentrum entwickelt werden. Das Projekt kann einfach zwischen diesen Umgebungen übertragen werden. > Ein Prototyp lässt sich für wenige hundert Euro oder umsonst fertigstellen. > Spreadmart-Entwickler werden BI-Entwickler und profitieren von den jeweiligen Vorteilen: Kontrolle, Flexibilität, Selbstständigkeit, Skalierbarkeit, Sicherheit und Zuverlässigkeit. ANWENDUNGSSZENARIEN FÜR AGILE BI lässt sich in unterschiedlichen Szenarien einsetzen. Einige Beispiele für den Einsatz von Agile BI durch die IT: > Schnellster Weg: Setzen Sie Ihr wichtigstes BI- Projekt agil ein. Erstellen Sie einen Prototyp mit vorhandener bzw. Cloud-Hardware. Forcieren Sie rasche Entwicklungsschritte wöchentlich, täglich oder sogar stündlich. Stellen Sie Zugriff für eine große Anwender-Community bereit. Ermöglichen Sie den Anwendern, miteinander in Kontakt zu treten und zusammenzuarbeiten. Stellen Sie Iterationen bereit, bis die Anwender zufrieden mit den Daten und den Inhalten sind. Erst an diesem Punkt sollten Sie entscheiden, ob Sie das Projekt on-premise einsetzen oder nicht. Binden Sie das Projekt nicht in laufende Geschäftsprozesse ein, bis dieses nicht mindestens sechs Monate dauerhaft verwendet wurde. > Schnelles Aufholen von Arbeitsrückständen: PStellen Sie rasch Bottom-Up-Iterationen für alle im Rückstand befindlichen BI-Projekte bereit. Setzen Sie Cloud-Computing ein. Verwenden Sie stets echte Daten: Testdaten können Endanwender kaum begeistern. Außerdem lassen sich in Testdaten keine Probleme mit der Qualität der echten Daten ermitteln. Lassen Sie die Benutzer die Lösungen einige Wochen lang ausprobieren und anschließend entscheiden, welche Lösungen weiterentwickelt werden sollen. Arbeiten Sie die wichtigsten Benutzerwünsche innerhalb von höchstens vier Wochen in eine neue Version ein. Beobachten Sie, welche Projekte gut aufgenommen werden und welche nicht: Binden Sie die erfolgreichen Projekte in laufende Geschäftsprozesse ein. > Die Jagd nach der Datenqualität: Stellen Sie Bottom-Up-Lösungen Ihrer in Betrieb befindlichen Systeme bereit, und lassen Sie die Anwender ermitteln, wo interessante Datenbereiche nicht durchgängig vorhanden sind. Ändern Sie die Anwendungslogik bzw. die Geschäftsprozesse, sodass sich diese Bereiche für künftige Analysen eignen. Ein BI-Projekt kann auf einem Laptop, bei einem gehosteten Dienst, in der Cloud oder in einem Rechenzentrum entwickelt werden. Einige Beispiele für den Einsatz von durch Endanwender: > Spreadmart-Übernahme: FSuchen Sie Spreadmart-Entwickler, stellen Sie diesen Tools bereit, mit denen sie die Spreadmarts in skalierbare, sichere, zentrale Lösungen verwandeln können, und geben Sie den Entwicklern die Möglichkeit, diese Lösungen weiter zu verbessern. Das zentrale IT-Team kann Zugriff auf einen Dimension Store bereitstellen, der Standardhierarchien für die Hauptdimensionen des Unternehmens (Produkte, Geografie, Geschäftsbereiche usw.) enthält. Entwicklern die Möglichkeit zu bieten, die Konsistenz ihrer Daten mit diesen Standarddimensionen abzugleichen, steigert die Qualität und die Konsistenz und senkt die Kosten für die Integration. PENTAHO 6

7 > Bereitstellen von Arbeitsplatz: Stellen Sie technisch versierten Endanwendern vor Ort oder Cloud-basierte Hardware zur Verfügung, mit denen diese eigene Prototypen und Lösungen erstellen können. Behalten Sie die Lösungen im Auge, um zu ermitteln, welche häufig verwendet werden. Entwickeln Sie diese in unterstützte Lösungen weiter. Die Grenzen von Wo liegen also die Grenzen von? Was zählt nicht zu? ist kein Produkt. Es handelt sich um eine Kombination von Technologie, Wirtschaftlichkeit und Anwendungen, die neue Möglichkeiten eröffnet. darf nicht dazu dienen, die langfristigen Kosten von BI-Projekten zu schönen. Es handelt sich um die Möglichkeit, nach und nach zu investieren, während sich der Nutzen erweist, und ggf. nach Nutzwert zu bezahlen. verändert unsere Sichtweise auf BI-Projekte, da sie deren Kostenstruktur und deren Ausführung deutlich verändert. ist keine Alternative zur Kimball Data Warehouse-Methode. bietet neue Möglichkeiten, BI-Projekte anzugehen. Sie können einsetzen, um Data-Marts nacheinander oder parallel zu erstellen und die Kimball DW-Methode verwenden, um die Entwicklung eines Data Warehouse anzugehen. ist aufgrund ihrer iterativen Natur nicht optimal für Festpreis-Projekte nach dem Wasserfallmodell. Es handelt sich um einen alternativen Ansatz. Einige Beratungsunternehmen bieten ihre technischen Kenntnisse speziell für agile Projekte zu einem Preis pro Version an. unterscheidet sich von der BI-Bereitstellung im Rahmen eines Software as a Service (SaaS)-Modells. SaaS BI-Angebote werden gehostet, beziehen sich in der Regel auf eine bestimmte Domäne, lassen sich mitunter nur schwer anpassen und nur schwer aus der gehosteten Umgebung in eine andere übertragen. ZUSAMMENFASSUNG verändert unsere Sichtweise auf BI-Projekte, da sie deren Kostenstruktur und deren Ausführung deutlich verändert. Statt diese Projekte als etwas zu betrachten, dass das Unternehmen möglicherweise im nächsten Quartal beginnt, wenn die Ressourcen verfügbar sind, lassen sich diese Projekte als etwas betrachten, mit dem ich heute Nachmittag einfach anfangen kann. Cloud-Computing sorgt für die schnelle und kostengünstige Bereitstellung einer BI-Lösung für Anwender, die sich nicht am selben Standort befinden. Ein agiler Ansatz steigert die Erfolgsaussichten von BI-Projekten und ermöglicht die Umsetzung von mehr Projekten. Ein BI-Projekt kann auf einem Laptop, bei einem gehosteten Dienst, in der Cloud oder in einem Rechenzentrum entwickelt werden. PENTAHO 7

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