Umsatzsteuer in der Buchhaltung (HaufeIndex: )

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1 Umsatzsteuer in der Buchhaltung (HaufeIndex: ) Einführung Sämtliche Geschäftsvorfälle sind auf ihre umsatzsteuerliche Relevanz zu überprüfen und im Rahmen der laufenden Buchhaltung entsprechend zu erfassen. Daher spielt die Einrichtung der Geschäftsprozesse in der Buchhaltung für die Umsatzsteuer eine entscheidende Rolle: Bei der Prüfung und Kontierung von Eingangsrechnungen in der Kreditorenbuchhaltung sind unterschiedlichste Sachverhalte, wie z. B. Rechnungen mit nationaler und ausländischer Umsatzsteuer, Besteuerung des innergemeinschaftlichen Erwerbs, Fälle der Steuerschuldübernahme durch den Leistungsempfänger und Einfuhren aus Drittländern zu berücksichtigen. In der Debitorenbuchhaltung ist die korrekte Rechnungserteilung zu beachten bzw. zu überprüfen. Die verschiedenen steuerfreien und steuerpflichtigen Leistungen mit unterschiedlichen Steuersätzen sind entsprechend differenziert zu buchen. Außerdem wird die Umsatzsteuer-Voranmeldung mit den Zahlen aus der Buchhaltung gespeist. Daher ist die korrekte Handhabung der Umsatzsteuer von so hoher Bedeutung. Im Beitrag finden Sie sämtliche Adressen ausländischer Erstattungsbehörden. 1. Herausforderung Umsatzsteuer (HaufeIndex: ) Bei allen Geschäftsvorfällen, die in der Buchhaltung zu verarbeiten sind, müssen Überlegungen über die zutreffende umsatzsteuerliche Behandlung angestellt werden. Bei Eingangsrechnungen in der Kreditorenbuchhaltung ist beispielsweise zu prüfen, ob ein Vorsteuerabzug aufgrund der Rechnung und der beanspruchten Leistungen möglich ist, ob die berechnete Lieferung zu einer Besteuerung des innergemeinschaftlichen Erwerbs oder die Leistung zu einer Steuerschuld des Leistungsempfängers führt. Daneben können Rechnungen mit ausländischer Mehrwertsteuer vorliegen, die ggf. im Original für eine Vergütung der Mehrwertsteuer bei den ausländischen Erstattungsbehörden bereitgehalten werden. In der Debitorenbuchhaltung ist bereits im Vorfeld der Rechnungserteilung die umsatzsteuerliche Behandlung zu prüfen. Die zutreffende Umsatzsteuer ist ggf. in der Rechnung auszuweisen und für die Umsatzsteuer-Voranmeldung aufzubereiten. Für die Rechnungserteilung sind die Besonderheiten zu beachten, die das zum aufgrund EG-Recht geänderte Umsatzsteuerrecht vorgibt. Die Finanzverwaltung hatte bezüglich der neuen Rechnungsangaben eine Übergangsfrist bis zum eingeräumt, bis zu der die fehlenden Angaben den Vorsteuerabzug nicht ausschließen. Im innergemeinschaftlichen Handel sind neben den zutreffenden Rechnungsangaben die Lieferungen nach USt-IdNr. der Empfänger und Entgelt zu erfassen. 2. Umsatzsteuer in der Kreditorenbuchhaltung (HaufeIndex: ) Im kreditorischen Bereich der Buchhaltung sind die unterschiedlichen Eingangsrechnungen und Unterlagen über den Geschäftsvorfall (Aufträge, Verträge, Lieferscheine, Frachtbriefe etc.) auf die umsatzsteuerliche Behandlung hin zu untersuchen, um eine zutreffende Buchung auszulösen. Die erforderlichen Zahlen für die Umsatzsteuer-Voranmeldung sind dabei durch das Ansprechen entsprechender Konten aufzubereiten. Dabei können im Wesentlichen folgende Fälle unterschieden werden: Seite 1 von 20

2 Sachverhalt Rechnungen mit deutscher Umsatzsteuer Rechnungen mit ausländischer Umsatzsteuer Rechnungen über innergemeinschaftliche Lieferungen ohne Umsatzsteuer (Angabe der USt-IdNr. des Lieferanten und des Abnehmers und Hinweis auf steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung) Rechnungen mit Hinweis auf das Vorliegen eines innergemeinschaftlichen Dreiecksgeschäfts und die Steuerschuld des letzten Abnehmers ( 25b UStG, Art. 28c Teil E Abs. 3 der EG-USt-Richtlinie) Rechnungen über Lieferungen aus dem Drittland ohne Umsatzsteuer Rechnungen über Leistungen, die die Steuerschuld beim Leistungsempfänger auslösen ( 13b UStG). In erster Linie handelt es sich um Werklieferungen und sonstige Leistungen ausländischer Unternehmer und seit gilt die Steuerschuldübernahme auch für folgende Vorgänge: Umsätze, die unter das Grunderwerbsteuergesetz fallen, bei denen zur Umsatzsteuerpflicht optiert wurde, Werklieferungen und sonstige Leistungen, die der Herstellung, Instandsetzung, Instandhaltung, Änderung oder Beseitigung von Bauwerken dienen, mit Ausnahme der Planungs- und Überwachungsleistungen. In diesem Fall schuldet allerdings nur ein Unternehmer als Leistungsempfänger die Steuer, wenn er selbst entsprechende Bauleistungen erbringt. Hierzu hat die Finanzverwaltung mit BMF, Schreiben v , IV D /04 nähere Einzelheiten veröffentlicht und auch eine Übergangsregelung für die Zeit vom erlassen. Behandlung Vorsteuerabzug der berechneten Umsatzsteuer prüfen und ggf. auf dem Vorsteuerkonto erfassen. Prüfen, ob Erstattungsmöglichkeit der Steuer (ggf. im Vergütungsverfahren) besteht. Ansonsten ist die Umsatzsteuer Betriebsausgabe bzw. zu aktivieren (Liste aktuelle EU-Steuersätze). Erwerbsbesteuerung durchführen und auf dem USt-Konto für innergemeinschaftliche Erwerbe buchen. Daneben Vorsteuerabzug der Erwerbsteuer prüfen und auf dem Vorsteuerkonto Erwerbsteuer buchen. Übernahme der Steuerschuld der deutschen Umsatzsteuer für Rechnungsempfänger erforderlich. Vorsteuerabzug dieser Steuer prüfen. Entsprechende Buchungen veranlassen. Vorsteuerabzug bezahlter Einfuhrumsatzsteuer prüfen und ggf. Einfuhrumsatzsteuer auf dem entsprechenden Vorsteuerkonto erfassen. Prüfung der Eingangsrechnung daraufhin, dass keine Umsatzsteuer offen ausgewiesen ist und möglichst der Hinweis in der Rechnung enthalten ist, dass der Empfänger der Leistung die Umsatzsteuer schuldet. Keine Bezahlung von Umsatzsteuer an den leistenden Unternehmer, sondern Einbehaltung und Abführung der Umsatzsteuer beim Leistungsempfänger und Buchung als Umsatzsteuer aus der Steuerschuldübernahme. Ggf. gleichzeitige Buchung als Vorsteuer aus der Steuerschuldübernahme. Seite 2 von 20

3 Rechnungen ohne Umsatzsteuer über nicht steuerbare und steuerfreie Geschäftsvorfälle Grundsätzlich keine Buchungen bezüglich der Umsatzsteuer zu veranlassen. Bei offensichtlich unrichtiger umsatzsteuerlicher Behandlung sollte der leistende Unternehmer informiert werden, um dort Probleme ggf. in einer späteren Betriebsprüfung zu vermeiden. Checkliste 1: Unterscheidung verschiedener Geschäftsvorfälle in Bezug auf die umsatzsteuerliche Behandlung Bei der Abrechnung mittels Gutschriften durch den Leistungsempfänger müssen Sie als Leistungsempfänger vor Erteilung der Gutschrift klären, ob die Lieferung oder sonstige Leistung steuerbar und steuerpflichtig ist. Daneben ist abzustimmen, ob der leistende Unternehmer ggf. Kleinunternehmer ist. In diesem Fall darf in der Gutschrift keine Umsatzsteuer auftauchen. 2.1 Behandlung verschiedener Vorgänge anhand der Eingangsrechnungen (HaufeIndex: ) Bei allen Geschäftsvorfällen, die in der Buchhaltung zu verarbeiten sind, müssen Überlegungen über die zutreffende umsatzsteuerliche Behandlung angestellt werden. Bei Eingangsrechnungen in der Kreditorenbuchhaltung ist beispielsweise zu prüfen, ob ein Vorsteuerabzug aufgrund der Rechnung und der beanspruchten Leistungen möglich ist, die berechnete Lieferung zu einer Besteuerung des innergemeinschaftlichen Erwerbs führt oder eine Steuerschuldübernahme durch den Leistungsempfänger erforderlich ist. Daneben können Rechnungen mit ausländischer Mehrwertsteuer vorliegen, die ggf. im Original für eine Vergütung der Mehrwertsteuer bei den ausländischen Erstattungsbehörden bereitgehalten werden müssen Deutsche Vorsteuer (HaufeIndex: ) Ist in der Eingangsrechnung deutsche Umsatzsteuer ausgewiesen, sind die Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug in der Kreditorenbuchhaltung vor der Buchung der Steuer auf dem Vorsteuerkonto zu überprüfen. Hier kann anhand folgender Checkliste vorgegangen werden, wobei die genannten Voraussetzungen insgesamt erfüllt sein müssen: Die Rechnung ist vollständig und richtig und enthält alle Angaben der 14 Abs. 4 und 5, 14a UStG. Die Lieferung oder sonstige Leistung wurde tatsächlich ausgeführt oder es handelt sich um eine Anzahlungsrechnung, bei der die Vorsteuer in dem Monat abziehbar ist, in dem die Rechnung vorliegt und die Bezahlung erfolgt ist. Die Lieferung oder sonstige Leistung wird von einem anderen Unternehmer erbracht. Die Lieferung oder sonstige Leistung wird für den Unternehmensbereich des Leistungsempfänger erbracht. Die Verwendung der Lieferungen oder sonstigen Leistungen führt nicht zu einem Vorsteuerausschluss gem. 15 Abs. 2 UStG (ggf. Vorsteueraufteilung beachten). Zum wurde in 15 Abs. 1 Nr. 1 UStG analog der bisherigen Rechtsprechung ausdrücklich klargestellt, dass nur die gesetzlich geschuldete Steuer für Lieferungen und sonstige Leistungen, die von einem anderen Unternehmer für das Unternehmen des Leistungsempfängers ausgeführt worden Seite 3 von 20

4 sind, als Vorsteuer abziehbar ist. Ein Vorsteuerabzug aus der Rechnung ist deshalb nicht zulässig, soweit der die Rechnung ausstellende Unternehmer diese unrichtig oder unberechtigt ausweist und die Umsatzsteuer lediglich gem. 14c UStG schuldet. Checkliste 2: Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug aus Eingangsrechnung Wird Umsatzsteuer für nicht steuerbare Vorgänge (z. B. echte Zuschüsse, Schadenersatz, durchlaufende Posten) oder steuerfreie Umsätze (z. B. Ausfuhrlieferungen, innergemeinschaftliche Lieferungen) berechnet, so ist diese beim Leistungsempfänger nicht als Vorsteuer abziehbar. In diesen Fällen sollte deshalb vom leistenden Unternehmer eine berichtigte Rechnung ohne Ausweis von Umsatzsteuer angefordert werden. Beim Vorsteuerabzug sollten Sie beachten, dass der Unternehmer grundsätzlich ein Wahlrecht hat, in welchem Umfang er ein einheitliches Wirtschaftsgut, das sowohl unternehmerisch als auch nichtunternehmerisch (privat) genutzt wird, dem Unternehmen zuordnet (BMF, Schreiben v , BStBl 1996 I S. 702). Soll nur der unternehmerisch genutzte Teil dem Unternehmen zugeordnet werden, darf nur die auf diesen Teil entfallende Vorsteuer (sowohl aus den Anschaffungskosten als auch aus den laufenden Unterhaltskosten) abgezogen werden. Allerdings entfällt insoweit auch eine Besteuerung der privaten Verwendung. Bei einer späteren Veräußerung des Wirtschaftsgutes ist die Lieferung des nicht dem Unternehmen zugeordneten Teils nicht steuerbar. Ein Gesamtkaufpreis wäre entsprechend aufzuteilen. Praxis-Tipp Bei geleisteten Anzahlungen ohne Vorliegen einer Rechnung mit gesondertem Ausweis der Umsatzsteuer kann der Vorsteuerabzug (noch) nicht geltend gemacht werden. Hier sollten Sie auch für die Anzahlung eine Rechnung mit Ausweis der USt anfordern, damit Sie bereits aus der geleisteten Anzahlung den Vorsteuerbetrag geltend machen können. Da die Berechtigung zum Vorsteuerabzug erst entsteht, wenn eine ordnungsgemäße Rechnung i. S. d. 14 UStG vorliegt, kann eine spätere Beanstandung der Rechnung im Rahmen einer Betriebsprüfung für den Leistungsempfänger unangenehme Folgen haben. Ist der leistende Unternehmer nicht mehr existent, so wird der Vorsteuerabzug beim Leistungsempfänger aufgrund einer fehlerhaften Rechnung definitiv versagt und die USt kann vom Rechnungsaussteller nicht mehr zurückgefordert werden. Doch selbst wenn der leistende Unternehmer die Rechnung noch nachträglich berichtigen kann ( 31 Abs. 5 UStDV), wird der Vorsteuerabzug grundsätzlich in dem Besteuerungszeitraum, in dem die fehlerhafte Rechnung erteilt wurde, rückgängig gemacht. Erst in dem Besteuerungszeitraum, in dem die neue korrekte Rechnung vorliegt, entsteht der Anspruch auf Vorsteuerabzug. Hierdurch können sich für den Leistungsempfänger erhebliche Zinsbelastungen durch die vom Finanzamt festzusetzenden Nachzahlungszinsen ergeben ( 233a AO). Als Leistungsempfänger sollten Sie deshalb möglichst vor Bezahlung der Rechnung stets überprüfen, ob die Rechnungen alle erforderlichen Angaben enthalten. Ist dies nicht der Fall, sollten Sie zumindest die USt vorerst nicht bezahlen, die Rechnung dem leistenden Unternehmer zurückgeben und eine vom ihm ergänzte bzw. neue Rechnung anfordern. Die Überprüfung der Richtigkeit der auf der Rechnung anzugebenden Steuernummer oder der inländischen USt-IdNr. ist regelmäßig nicht möglich, sodass der Vorsteuerabzug erhalten bleibt, wenn lediglich die Steuernummer/USt-IdNr. fehlerhaft ist und der Unternehmer dies nicht erkennen konnte. Falls lediglich kleine, nicht sinnentstellende Schreibfehler im Namen oder der Anschrift des leistenden Unternehmers oder des Leistungsempfängers oder in der Leistungsbeschreibung auftauchen, bleibt der Vorsteuerabzug ebenfalls erhalten. Seite 4 von 20

5 2.1.2 Einschränkungen beim Vorsteuerabzug (HaufeIndex: ) Seit sind folgende neue Einschränkungen beim Vorsteuerabzug zu beachten: Sachverhalt Nicht abziehbare Betriebsausgaben im Sinne von 4 Abs. 5 Nr. 1 bis 4, Nr. 7 und Abs. 7 EStG Vorsteuer aus Reisekosten bei Dienst- oder Geschäftsreisen des Unternehmers oder seines Personals Übernachtungskosten Verpflegungskosten des Unternehmers Behandlung Diese unterliegen nicht mehr dem Eigenverbrauch, sondern der Vorsteuerabzug wird direkt ausgeschlossen. Ausnahme: Bewirtungskosten. Ab 2005 ist generell ein 100 %iger Vorsteuerabzug zulässig. Rückwirkend sollte man versuchen, sich die nicht abzugsfähige Vorsteuer erstatten zu lassen.[1] Der BFH hat mit Urteil v , V R 49/00, BFH/NV 2001, S. 404, entschieden, dass der Unternehmer sich für den Vorsteuerabzug aus Kosten für Reisen seines Personals, soweit es sich um Übernachtungskosten handelt, unmittelbar auf Art. 17 Abs. 2 der 6. EG-USt-Richtlinie berufen kann. Der zum eingeführte gesetzliche Ausschluss des Vorsteuerabzugs dieser Ausgaben ( 15 Abs. 1a Nr. 2 UStG) ist insoweit unanwendbar. Zum wurde die gesetzliche Einschränkung des Vorsteuerabzugs für Übernachtungs- und Verpflegungskosten anlässlich von Dienstreisen des Unternehmers oder seines Personals im UStG wieder ausdrücklich aufgehoben. Bezüglich der Rechnung ist es für den Vorsteuerabzug allerdings erforderlich, dass diese auf den Unternehmer (Arbeitgeber) als Leistungsempfänger und nicht auf den Arbeitnehmer ausgestellt ist. Die Finanzverwaltung vertritt zu den Rechnungserfordernissen beim Vorsteuerabzug aus Reisekosten im BMF, Schreiben v , IV B 7 - S 7303a - 20/01, BStBl I 2001 S. 251, folgende Auffassung: Bei Übernachtungskosten im Rahmen von Dienstreisen, Einsatzwechseltätigkeiten, Fahrtätigkeiten, doppelter Haushaltsführung der Arbeitnehmer und Geschäftsreisen des Unternehmers kann der Unternehmer grundsätzlich den Vorsteuerabzug in Anspruch nehmen. Voraussetzung ist, dass der Unternehmer als zivilrechtlicher Leistungsempfänger anzusehen ist und die Rechnung mit Steuerausweis auf den Namen und die Anschrift des Unternehmers - nicht jedoch auf den Arbeitnehmer - ausgestellt ist. Dies gilt nach Auffassung der Finanzverwaltung auch für Kleinbetragsrechnungen bis zu einem Gesamtbetrag von 100 Euro. Bei Kleinbetragsrechnungen kann der Vorsteuerabzug jedoch auch dann gewährt werden, wenn darin gar kein Leistungsempfänger bezeichnet ist. Ist dennoch ein Leistungsempfänger in der Kleinbetragsrechnung genannt, muss dies der Unternehmer sein. Der Unternehmer kann aus Verpflegungskosten anlässlich einer Geschäftsreise unter den weiteren Voraussetzungen des 15 UStG die Vorsteuer abziehen, wenn die Seite 5 von 20