Business Intelligence im Mittelstand 2011/2012. Status quo, Ausblick und Empfehlungen. 2. Auflage. Eine unabhängige Anwenderbefragung.

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1 Research Study Business Intelligence im Mittelstand 2011/2012 Status quo, Ausblick und Empfehlungen 2. Auflage Eine unabhängige Anwenderbefragung. BARC-Institut, Würzburg, März 2012

2 2 Business Intelligence im Mittelstand 2011/2012 Autoren Larissa Seidler Analyst Business Intelligence Melanie Mack Head of Market Research Dr. Carsten Bange Geschäftsführer Die Autoren danken Moritz Bauer und Silke Hopf für ihre Unterstützung. Diese unabhängige Studie wurde von BARC erstellt, einem objektiven Marktanalysten. Dank eines Sponsorings durch BOARD, Cubeware, IBM, JasperSoft kann diese Studie kostenfrei verteilt werden.

3 Business Intelligence im Mittelstand 2011/ Inhalt Business Intelligence setzt sich durch im Mittelstand... 4 Zentrale Ergebnisse der Umfrage... 5 Methodik und Demographie... 8 Ergebnisse der Umfrage Nutzung von BI-Werkzeugen Eingesetzte Werkzeuge BI-Einsatz in verschiedenen Abteilungen Nutzung von BI-Funktionen Kaufgründe für BI-Software Einsatzzweck von BI-Software Zufriedenheit Aktualität der Daten...23 Trends Lieferformen von BI-Software...27 Software-as-a-Service für BI...27 Mobile BI...30 Empfehlungen für Ihr erfolgreiches BI-Projekt... 34

4 4 Business Intelligence im Mittelstand 2011/2012 Business Intelligence setzt sich durch im Mittelstand Mittelständler haben die strategische Bedeutung von Informationen für die Führungsebene erkannt. Die Möglichkeiten für zeitnahe Berichterstattung und Datenanalyse bis hin zu dynamischer Planung und Forecasting sichern entscheidende Wettbewerbsvorteile und rechtfertigen den Aufwand für Business-Intelligence-Projekte. Bisher waren vor allem große Unternehmen dazu bereit, die teilweise erheblichen Investitionen zu tragen. Die Verbreitung von Business Intelligence im Mittelstand ist im Vergleich zu den Vorjahren deutlich gestiegen. In einer BARC-Erhebung (2007) hatte lediglich die Hälfte der befragten kleinen und mittelgroßen Unternehmen eine BI-Anwendung im Einsatz. 40 Prozent planten eine zukünftige Anschaffung. Vier Jahre später hat sich die Marktsituation grundlegend verändert. In dieser Studie hat die große Mehrheit der Befragten (83 Prozent) in eine BI-Lösung investiert, was einen guten Einblick in Status quo, Zufriedenheit und Trends des BI-Einsatzes in mittelständischen Unternehmen im deutschsprachigen Raum ermöglicht. Unter Business Intelligence verstehen wir die Sammlung, Aufbereitung und Bereitstellung von Daten zur Kontrolle, Steuerung und Planung der Unternehmensleistung. Zielgruppe dieser Untersuchung waren mittelständische Unternehmen mit weniger als 5000 Mitarbeitern. Die Analyse der Umfrageergebnisse erfolgt aus unterschiedlichen Blickwinkeln und Untersuchungsschwerpunkten. Handlungsempfehlungen der BARC-Analysten runden die Studie ab. Wir danken allen Teilnehmern an der Studie und den Sponsoren BOARD, Cubeware, IBM, JasperSoft, die eine kostenfreie Veröffentlichung ermöglicht haben. Besonders bedanken wir uns schon jetzt bei allen, die an zukünftigen Befragungen von BARC teilnehmen werden, denn nur so können wir auch weitere Beiträge zu Diskussionen mit empirischen Daten leisten. Würzburg, 05. März 2012 Dr. Carsten Bange Geschäftsführer

5 Business Intelligence im Mittelstand 2011/ Zentrale Ergebnisse der Umfrage BI-Nutzung Fast 83 Prozent der befragten mittelständischen Unternehmen verwenden zum momentanen Zeitpunkt dedizierte BI-Software. Die übrigen17 Prozent greifen auf operative Systeme und Excel zurück. Eingesetzte Werkzeuge Unter den am häufigsten eingesetzten Lösungen finden sich Produkte der großen Software- Generalisten Microsoft, SAP und IBM mit Ausnahme von Oracle. QlikView als großer BI- Spezialist wird ebenfalls genannt. Die kleineren, teilweise eher lokal ausgerichteten BI-Hersteller sind im Mittelstand umfassend vertreten. Genannt wurden Cubeware, Jedox, BOARD, Corporate Planner, Actuate, arcplan, Jaspersoft, MIK und Pentaho. BI-Einsatz in verschiedenen Abteilungen Bei der Frage nach den Einsatzbereichen von Business Intelligence wurde Controlling an erster Stelle genannt (89 Prozent), gefolgt von Management (70 Prozent) und Vertrieb (57 Prozent). Nutzung von BI-Funktionen Der größte Anteil der Mitarbeiter im Unternehmen (43 Prozent) sind Berichtsempfänger, 22 Prozent führen Analysen durch, 13 Prozent sind in die Erstellung von Berichten involviert und 13 Prozent sind für die Planung zuständig. Kaufgründe Die Gründe für die Software-Auswahl sind vielfältig: Für mehr als 90 Prozent der Befragten sind kurze Einführungszeiten, Integration von Analyse, Planung und Reporting sowie die Webfähigkeit entscheidend. Auffällig ist die Tatsache, dass mehr als drei Viertel der Befragten die Bekanntheit des Herstellers als unwichtig erachten. Einsatzzweck von BI-Software Beim Einsatzzweck der BI-Software führt mit 97 Prozent der Nennungen der Bereich Datenanalyse. 84 Prozent beschäftigen sich mit der Erstellung und Verteilung von Berichten, 58 Prozent mit Planung und Budgetierung und 49 Prozent mit Forecasting und rollierender Planung. Bei der Rangfolge des geplanten zukünftigen Einsatzes führt mit 50 Prozent das

6 6 Business Intelligence im Mittelstand 2011/2012 Thema Management Dashboards, 46 Prozent nennen Forecasting und 39 Prozent wollen in die Planung investieren. Zufriedenheit Teilnehmer sind am zufriedensten mit der Aktualität von Berichten (Schulnote 2,0). Auch die Verfügbarkeit und Qualität der Berichte, der Informationszugang sowie die Detailtiefe der Berichte und die Qualifikation der Mitarbeiter werden durchschnittlich mit gut bewertet. Ebenfalls scheint die Detailtiefe ausreichend zu sein. Am schlechtesten wird die Integration von Daten sowie der Aufwand für die Erstellung von Berichten bewertet (2,7). Aktualität der Daten Die Ergebnisse zeigen, dass 84 Prozent der Teilnehmer aus mittelständischen Unternehmen ihre Daten mindestens einmal täglich aktualisieren. Davon aktualisiert nur eine kleine Gruppe in Echtzeit (Real-time, sieben Prozent). Ebenso gibt es wenige mit einem monatlichen Aktualisierungszyklus (vier Prozent). Trends im Mittelstand Die Einbeziehung unstrukturierter Daten in Business-Intelligence-Umgebungen wird bereits von fast 20 Prozent der Unternehmen genutzt. Als weitere wichtige Entwicklung wurde der Zugriff auf entscheidungsrelevante Daten über mobile Endgeräte (Mobile BI) identifiziert. 18 Prozent der Befragten nutzen diese Möglichkeit bereits und weitere 38 Prozent planen einen Einsatz innerhalb von 12 Monaten. Dies repräsentiert den höchsten Wert innerhalb des Planungshorizontes von 12 Monaten und ist damit der stärkste Trend, der in dieser Umfrage festgestellt werden kann. 87 Prozent der Befragten setzen zum aktuellen Zeitpunkt das Apple ipad ein gefolgt vom Apple iphone mit 70 Prozent. Besonders im Management (86 Prozent) und im Vertrieb (68 Prozent) sehen die Befragten großen Nutzen für den Zugriff auf Informationen über ein mobiles Endgerät. Die Übersicht von Kennzahlen (86 Prozent) wird dabei mit deutlichem Abstand als wichtigster Einsatzbereich erachtet. Vorteile versprechen sich die Teilnehmer insbesondere in der besseren Verfügbarkeit von Informationen (82 Prozent), der schnelleren Reaktionsgeschwindigkeit (68 Prozent) sowie einer Erleichterung des Arbeitsalltages (50 Prozent). Vorhersageverfahren (Predictive Analytics) ist ein weiterer Bereich, in den über 30 Prozent der Befragten innerhalb der nächsten 12 Monate investieren wollen.

7 Business Intelligence im Mittelstand 2011/ Deutlich verhaltener sehen sowohl Einsatz als auch Planung für Business-Intelligence-as-a- Service (BIaaS) Lösungen aus. Datensicherheit (73 Prozent), Datenschutz (63 Prozent) und Abhängigkeit vom Provider (43 Prozent) werden als größte Bedenken beim Einsatz einer BI-as-a-Service-Lösung genannt. Als größte Vorteile einer BI-as-a-Service-Lösung benennen die Teilnehmer niedrige Verwaltungs- und Infrastrukturkosten (63 Prozent), anfallende Kosten in Form eines Mietmodells (43 Prozent) sowie Software mit den neuesten Funktionen (40 Prozent).

8 8 Business Intelligence im Mittelstand 2011/2012 Methodik und Demographie Die vorliegende Studie zum Thema Business Intelligence im Mittelstand wurde von BARC basierend auf einer empirischen Untersuchung erstellt. Die Anwenderumfrage wurde im Zeitraum April bis Oktober 2011 unter 170 Teilnehmern durchgeführt. Die Teilnehmer wurden über den BARC-Verteiler geworben, sowie auf der BARC-Tagung Planungswerkzeuge für Microsoft-Plattform. Dies ist die zweite Auflage einer von BARC durchgeführten empirischen Untersuchung zum Thema BI im Mittelstand (1. Auflage erschienen 2007). Die Branchenverteilung zeigt, dass 35 Prozent der Teilnehmer aus der Industrie stammen. Ebenfalls stark vertreten sind Unternehmen aus dem Dienstleistungssektor (27 Prozent). Mehr als fünf Prozent erzielten der öffentliche Sektor (zehn Prozent), Banken und Versicherungen (sieben Prozent) sowie Handel (sechs Prozent). Fertigungsindustrie Services Öffentlicher Sektor Banken und Versicherungen Handel Energieversorger und Carrier Media Transport Sonstiges 10% 7% 6% 5% 5% 2% 4% 27% 35% 0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40% Abbildung 1: Branchenverteilung (n=168) Fast drei Viertel der Befragten (74 Prozent) stammen aus kleinen und mittleren Unternehmen mit weniger als Mitarbeitern. Diese wurden als Basis für alle weiteren Auswertungen herangezogen.

9 Business Intelligence im Mittelstand 2011/ % % % % mehr als % 0% 20% 40% Abbildung 2: Unternehmensgröße in Mitarbeiterzahlen (n=164) Eine Analyse der Teilnehmerstruktur offenbart eine ungefähre Gleichverteilung zwischen Teilnehmern aus dem Fachbereich und Teilnehmern aus der IT. IT 49% Business 51% 0% 20% 40% 60% Abbildung 3: Anteil der Teilnehmer aus Fachbereichen versus IT (n=160) Bei Mehrfachantworten beziehen sich die Ergebnisse auf die Zahl der Teilnehmer und nicht auf die Zahl der Antworten. Daher addiert sich die Summe nicht auf 100 Prozent.

10 10 Business Intelligence im Mittelstand 2011/2012 Ergebnisse der Umfrage Die empirische Untersuchung beschäftigt sich mit dem Status quo der BI-Nutzung, den Kaufgründen und der Zufriedenheit. Darüber hinaus werden Trends und deren zukünftige Bedeutung speziell für das Mittelstandssegment näher beleuchtet. Nutzung von BI-Werkzeugen Zur allgemeinen Einordnung wurden die Umfrageteilnehmer zunächst befragt, welche Software-Kategorien sie neben einem Werkzeug zur Tabellenkalkulation (z.b. Microsoft Excel) verwenden, um entscheidungsrelevante Informationen aufzubereiten. Dedizierte BI-Software 82,6% Operative Systeme (ERP, CRM, SCM etc.) Ausschließlich Werkzeuge zur Tabellenkalkulation 8,7% 8,7% 0% 20% 40% 60% 80% 100% Abbildung 4: Häufigkeit der eingesetzten Software-Kategorien (n=92) Am Software-Markt werden vielfältige Lösungen angeboten, die Unternehmen bei der Analyse, dem Berichtswesen und der Planung durch entsprechende Funktionalität unterstützen. Business-Intelligence-Lösungen besitzen umfassende Funktionen, um entscheidungsrelevante Informationen aufzubereiten. Fast 83 Prozent der Befragten geben an, diese zu verwenden. Die übrigen 17 Prozent nutzen keine dedizierte BI-Software. Innerhalb dieser Gruppe greifen nahezu neun Prozent der Teilnehmer überwiegend auf Funktionen aus operativen Systemen (wie ERP, CRM oder SCM) zurück. Ebenfalls fast neun Prozent setzen ausschließlich Werkzeuge zur Tabellenkalkulation ein. Die Studie hatte nicht das Ziel, eine repräsentative Aussage zur Verbreitung von BI in allen mittelständischen Unternehmen zu machen. Vielmehr werden Aussagen zur Auswahl, Einsatz, erreichtem Nutzen etc. generiert, die dank des hohen Anteils an BI-Nutzern sehr gut getroffen werden können.

11 Business Intelligence im Mittelstand 2011/ Business Intelligence findet Verbreitung im Mittelstand Die Investition in dedizierte Business-Intelligence-Software wird nicht zuletzt von den Schwächen der Alternativen getrieben. Es fehlt neben ERP-Systemen und Tabellenkalkulationssoftware vor allem an entsprechender Funktionalität zur Berichtsaufbereitung, Verteilung von Berichten und Analyse, Planung und Koordination mehrerer Planer. Weiterhin fehlen typischerweise Datenmanagement-Funktionen hier allen voran Möglichkeiten zur Integration von Daten aus verschiedenen Quellen sowie die Nutzung zentraler Datenspeicher, auf die mehrere Nutzer zugreifen können. Dass 89 Prozent der Befragten den Datenimport aus Vorsystemen für einen wesentlichen Kaufgrund angeben, spiegelt diese Anforderung gut wider. Die gemeinsame Nutzung von Daten wird auch von Web-basierten Werkzeugen unterstützt, was die Präferenz von 91 Prozent der Befragten erklärt (vergleiche Abbildung 10).

12 12 Business Intelligence im Mittelstand 2011/2012 Eingesetzte Werkzeuge Auf dem deutschsprachigen Software-Markt werden über 150 Lösungen angeboten, die Unternehmen für Analyse, Reporting und Planung einsetzen können. Die Teilnehmer wurden nach der Lösung befragt, die sie im Einsatz haben. Die Ergebnisse hinsichtlich der Häufigkeit der eingesetzten Produkte können in dieser Umfrage etwas zu Gunsten von Microsoft-Produkten verschoben sein, da ein Teil der Teilnehmer Gast auf der BARC-Tagung Planungslösungen für die Microsoft Plattform war. Andere Befragungen und Markterhebungen bestätigen allerdings auch, dass Microsoft- Produkte im Mittelstand relativ häufig eingesetzt werden. Multidimensionale Datenbanken und BI-Anwenderwerkzeuge wurden getrennt voneinander untersucht. Produkte können hier in beiden Analysen auftreten, wenn diese sowohl Datenbank als auch Frontend beinhalten. Microsoft SQL Server Analysis Services 50% SAP BW 19% Jedox Palo 15% BOARD 12% IBM Cognos TM1 12% MIK 8% Oracle Essbase 4% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% Abbildung 5: Eingesetzte multidimensionale Datenbanken (n=52, Mehrfachantwort) Multidimensionale Datenbanken sind speziell für Analyseaufgaben optimierte Datenbanken. Hier sticht Microsoft Analysis Services mit einem Anteil von 50 Prozent hervor. Danach folgt SAP BW mit knapp einem Fünftel der Befragten.

13 Business Intelligence im Mittelstand 2011/ Microsoft SQL Server Reporting Services MS Excel mit Makro-Programmen SAP BusinessObjects IBM Cognos Microsoft PowerPivot Microsoft SharePoint Server Excel Services Microsoft PivotTables Services QlikTech QlikView Cubeware Jedox Palo MicroStrategy BOARD Corporate Planner SAS Actuate arcplan Jaspersoft MS Excel mit Drittanbieterlösungen MIK Oracle Hyperion Planning Pentaho Bissantz IBM Cognos Express Infor Oracle OBIEE 22% 19% 17% 17% 14% 14% 11% 11% 11% 8% 8% 8% 6% 6% 6% 6% 6% 6% 6% 3% 3% 3% 3% 31% 33% 0% 10% 20% 30% 40% Abbildung 6: Eingesetzte BI-Anwenderwerkzeuge (n=72, Mehrfachantwort) Unter den am häufigsten eingesetzten Lösungen finden sich Produkte der großen Software- Generalisten Microsoft, SAP und IBM mit Ausnahme von Oracle. QlikView als großer BI- Spezialist wird ebenfalls genannt. Die kleineren, teilweise eher lokal ausgerichteten BI-Hersteller sind im Mittelstand gut vertreten. Darunter sind Cubeware, Jedox, BOARD, Corporate Planner, Actuate, arcplan, Jaspersoft, MIK und Pentaho zu nennen.

14 14 Business Intelligence im Mittelstand 2011/2012 Große Vielfalt an BI-Lösungen im Einsatz Die von BARC jährlich durchgeführten Umsatzerhebungen der Software-Anbieter in Deutschland (vergleiche BARC Studie Business-Intelligence-Software-Markt Deutschland ) zeigen, dass Microsoft für das BI-Segment umsatzseitig noch hinter den anderen großen Software-Anbietern IBM, Oracle und SAP hinterherhinkt. Im Vergleich zum Gesamtmarkt ist Microsoft im Mittelstand allerdings häufiger vertreten und führt die Verbreitung hier an. Oracle, SAS und MicroStrategy weisen dagegen im Mittelstand einen geringeren Marktanteil auf als auf dem Gesamtmarkt, was durch die typische Kundenstruktur und Vertriebsstrategie dieser Anbieter auch bestätigt wird. SAP und IBM sind sowohl im Gesamtmarkt als auch im Mittelstand unter den Top-Anbietern. Die Strategie, spezielle Produktbündel für den Mittelstand anzubieten und mit Partnern für dieses Marktsegment zu arbeiten, scheint hier aufzugehen. Neben den drei großen Anbietern Microsoft, SAP und IBM kaufen Mittelständler gerne bei mittelständischen Software-Anbietern wie beispielswiese Cubeware, BOARD und Jaspersoft, weil sie hier auf Augenhöhe verhandeln, Vorteile hinsichtlich der lokalen Präsenz und Support haben oder Know-how für bestimmte Aufgabenstellungen oder Branchen vorfinden.

15 Business Intelligence im Mittelstand 2011/ BI-Einsatz in verschiedenen Abteilungen Neben dem technologischen Aspekt rund um die eingesetzte Software-Lösung wurden die Teilnehmer nach den Bereichen befragt, in denen BI eingesetzt wird. Controlling Management Vertrieb Buchhaltung Marketing Personalwesen Produktion IT Logistik Einkauf F & E Kundendienst 3% 3% 19% 19% 16% 14% 11% 38% 38% 57% 70% 89% 0% 20% 40% 60% 80% 100% Abbildung 7: Häufigkeit des BI-Einsatzes nach Unternehmensbereich (n= 44, Mehrfachantwort) Auf die Frage nach den Einsatzbereichen von Business Intelligence wurde Controlling an erster Stelle genannt (89 Prozent), gefolgt von Management (70 Prozent) und Vertrieb (57 Prozent). Dies deckt sich weitestgehend mit den Ergebnissen aus der vorherigen Mittelstandsstudie. Höchste Verbreitung im Bereich Finanzen und Controlling Die Frage nach den Einsatzbereichen von Business Intelligence im Unternehmen zeigt klar, dass diese nach wie vor tendenziell in den klassischen Abteilungen Anwendung findet. Das Controlling als eine zentrale Instanz für die Aufbereitung, Berichterstattung von Geschäftsdaten und Planung verwendet BI-Software zur Unterstützung dieser Aufgaben. Das Management verwendet BI-Daten, um entscheidungsrelevante Informationen zu extrahieren. Vertrieb nutzt BI vorrangig für kundenbezogene Analysen. Nutzung von BI-Funktionen Die Teilnehmer wurden gebeten, den ungefähren Anteil der Mitarbeiter zu schätzen, die in verschiedene BI-Prozesse involviert sind.

16 16 Business Intelligence im Mittelstand 2011/2012 Regelmäßiges Empfangen von Reports 43% Analyse 22% Erstellung von Reports 13% Planung 13% 0% 20% 40% 60% Abbildung 8: Durchschnittlicher Anteil aller Mitarbeiter im Unternehmen, die eine der aufgeführten BI- Funktionen nutzen (n= zwischen 84 und 86, Mehrfachantwort) Der größte Anteil der Mitarbeiter im Unternehmen (43 Prozent) sind Berichtsempfänger, 22 Prozent führen Analysen durch, 13 Prozent sind in die Erstellung von Berichten involviert und 13 Prozent planen. Vergleicht man diese Ergebnisse mit dem BI Survey 10, sieht man sehr deutlich, dass der Anteil an BI-nutzenden Mitarbeitern im Mittelstand prozentual höher liegt. Exkurs: Erweiterte Druckfunktion Durchschnittlich 43 Prozent der Mitarbeiter in mittelständischen Unternehmen empfangen regelmäßig Berichte und ebenfalls fast die Hälfte der Befragten hält erweiterte Druckfunktion für ein wichtiges Auswahlkriterium (vergleiche Abbildung 10). In einer gesonderten Frage haben wir die Teilnehmer noch nach dem Anteil papierbasierten Berichtswesens befragt.

17 Business Intelligence im Mittelstand 2011/ % 1-10 % % % % % % % % % % 3% 3% 5% 5% 5% 8% 8% 11% 14% 19% 19% 0% 20% Abbildung 9: Anteil des papierbasierten Reportings am Gesamtberichtswesen (n= 92) Insgesamt basiert durchschnittlich 35 Prozent des Berichtswesens auf Papier.

18 18 Business Intelligence im Mittelstand 2011/2012 Kaufgründe für BI-Software Eine entscheidende Phase im Rahmen der Software-Auswahl ist die Anforderungserhebung. Bevor eine Investition getätigt wird, sollte sich jeder Käufer darüber im Klaren sein, welche Aspekte berücksichtig werden müssen. Daher wurden die Teilnehmer gebeten, die Wichtigkeit von verschiedenen Kriterien bei der Auswahl einer Software einzuschätzen (Skala sehr wichtig bis unwichtig ). Kurze Einführungszeit Integration von Analyse, Planung und Reporting Zugriff auf das System über den Browser (Webfähigkeit) Datenimport aus Vorsystemen Vorkonfigurierte Funktionen Geringe Trainingskosten Niedriger Preis Datenexport in andere Programme zur Weiterverwendung Administration in der Fachabteilung Hochauflösende Graphiken Erweiterte Druckfunktionen Bekanntheit des Herstellers % 20% 40% 60% 80% 100% Sehr wichtig / wichtig Weniger wichtig / unwichtig Abbildung 10: Häufigkeit der Kaufgründe in absteigender Reihenfolge in Prozent (n= zwischen 68 und 74) Die Kriterien für die Software-Auswahl sind vielschichtig: Neun von zwölf Antwortmöglichkeiten werden von mehr als der Hälfte der Befragten als wichtig erachtet. Für mehr als 90 Prozent der Befragten sind kurze Einführungszeiten, Integration von Analyse, Planung und Reporting sowie die Webfähigkeit entscheidend. Auffällig ist die Tatsache, dass mehr als drei Viertel der Befragten die Bekanntheit des Herstellers als unwichtig erachten.

19 Business Intelligence im Mittelstand 2011/ Kurze Einführungszeiten sind wichtigster Kaufgrund im Mittelstand Vergleicht man die Ergebnisse der Mittelstandsstudie mit den Ergebnissen aus dem BI Survey 10, sieht man sehr deutlich, dass mittelständische Unternehmen häufig andere Kriterien ansetzen als Großunternehmen. Hohe Performanz, Skalierbarkeit und Integrationsfähigkeit in eine bestehende Tool-Landschaft sind oftmals nicht entscheidend. Hingegen werden kurze Einführungszeigen und integrierte Lösungen, die Analyse, Planung und Reporting in einer Plattform umfassen sowie webfähige Lösungen bevorzugt. Ein Grund hierfür können die oftmals begrenzten finanziellen als auch personellen Ressourcen sein. Demnach ist der Mittelstand auf der Suche nach einer geeigneten Lösung, die nicht nur funktional die eigenen Anforderungen abdeckt, sondern auch schnell produktiv Einsatz finden kann. Ebenfalls muss das System als zentraler Datenspeicher fungieren können: Als viertwichtigstes Auswahlkriterium wird Datenimport aus Vorsystemen ebenfalls von fast 90 Prozent der Befragten angegeben. Interessant sind ferner die augenscheinlich unwichtigeren Gründe für den Kauf einer BI- Software. Der Preis scheint eine eher zweitrangige Rolle bei der Entscheidung zu spielen. Zudem hat die Bekanntheit des Herstellers für die deutliche Mehrheit der Befragten offensichtlich keinen maßgeblichen Einfluss auf die Kaufentscheidung. Dies ist eine gute Nachricht für die zahlreichen mittelständischen und kleinen Softwareanbieter, die nicht über einen großen Namen, sondern über ihr Produkt und ihren Kundenzugang verkaufen.

20 20 Business Intelligence im Mittelstand 2011/2012 Einsatzzweck von BI-Software Beim Einsatzzweck der BI-Software führt mit 97 Prozent der Nennungen der Bereich Datenanalyse (Anteil an wird genutzt ). 84 Prozent beschäftigen sich mit der Erstellung und Verteilung von Berichten, 58 Prozent mit Planung und Budgetierung und 49 Prozent mit Forecasting und rollierender Planung. Bei der Rangfolge des geplanten Einsatzes führt mit 50 Prozent das Thema Management Dashboards, 46 Prozent nennen Forecasting und 39 Prozent wollen in die Planung investieren. Die Bereiche Balanced Scorecard, Konzernkonsolidierung, statistische Methoden (Data Mining) und Risikoanalyse weisen den höchsten Anteil der Nennungen an Nutzung nicht sinnvoll auf. Analyse von Daten 97 3 Berichterstellung und - verteilung Planung und Budgetierung Forecast und rollierende Planung Management Dashboard Risikonanalyse Statistische Methoden (Data Mining) Konzern-Konsolidierung Balanced Scorecard % 20% 40% 60% 80% 100% Wird genutzt Nutzung ist geplant bzw. langfristig sinnvoll Nutzung ist für uns nicht sinnvoll Abbildung 11: Häufigkeit des Einsatzzwecks von BI-Software in Prozent (n= wechselnde Datenbasis zwischen 44 und 76)

21 Business Intelligence im Mittelstand 2011/ Wichtigkeit der Planung steigt Wenig überraschend ist das Ergebnis, dass BI-Software laut der Umfrage mit Abstand am meisten für die Analyse von Daten sowie die Berichtserstellung und verteilung genutzt wird. Betrachtet man auch zukünftige Entwicklungen, was die geplante Nutzung anbelangt, können Planung und Budgetierung, Forecasting und rollierende Planung als wichtige Anwendungsfelder benannt werden. Besonders der Bereich Forecasting hat seit der Finanzkrise an Relevanz gewonnen. Die Unternehmen sehen großen Bedarf darin, jetzt schneller und häufiger Vorhersagen machen zu können. Die Ergebnisse zu den Einsatzbereichen decken sich mit der Aussage zu den Kaufgründen. Hier wurden bereits die Integration von Analyse, Planung und Reporting als wichtigster Kaufgrund genannt (vergleiche Abbildung 10). Grundsätzlich fällt auf, dass der Planung in der Studie große Bedeutung beigemessen wird. Die häufige Nennung von Analyse und Forecasting als Einsatzzweck zeigt, dass die Anwender inzwischen mehr Informationen aus den bestehenden Daten gewinnen und diese weiterverarbeiten möchten. Die Themen Konzern-Konsolidierung, statistische Methoden und Balanced Scorecard scheinen im Mittelstand noch keine weite Verbreitung als Bestandteil von BI-Software gefunden zu haben. Auch die Angaben zur geplanten oder als sinnvoll erachteten Nutzung lassen den Schluss zu, dass diese Themen auch in Zukunft keine allzu große Rolle spielen werden.

22 22 Business Intelligence im Mittelstand 2011/2012 Zufriedenheit Die Teilnehmer wurden aufgefordert, verschiedene Aspekte hinsichtlich entscheidungsrelevanter Informationen in ihrem Unternehmen zu bewerten. Diese Frage dient als Basis für weitere Analysen. Aktualität von Berichten 2,0 Verfügbarkeit von Berichten 2,2 Qualität der Berichte 2,2 Zugang zu Informationen 2,3 Detailtiefe der Auswertungen 2,4 Qualifikation der Mitarbeiter 2,4 Einheitliche Kennzahlen 2,5 Kosten für Software 2,5 Qualität der Daten 2,6 Bedienbarkeit der Software 2,6 Integration von Daten Aufwand zur Erstellung von Berichten und Analysen 2,7 2, Index Bewertung hinsichtlich entscheidungsrelevanter Informationen (1=sehr gut, 5=mangelhaft) Abbildung 12: Zufriedenheit mit einzelnen Aspekten (n= zwischen 80 und 90) Teilnehmer sind am zufriedensten mit der Aktualität von Berichten (2,0). Auch die Verfügbarkeit und Qualität der Berichte, der Informationszugang sowie die Detailtiefe der Auswertungen und die Qualifikation der Mitarbeiter werden durchschnittlich mit gut bewertet. Am

23 Business Intelligence im Mittelstand 2011/ schlechtesten wird die Integration von Daten sowie der Aufwand für die Erstellung von Berichten bewertet (2,7). Variable Allgemeine Zufriedenheit Zugrunde gelegt wird eine Skala von 1 bis 5, wobei 1 = Sehr gut und 5 = Mangelhaft bedeutet. Pro befragtem Teilnehmer wird ein Wert für die durchschnittliche Zufriedenheit mit den einzelnen Antwortkategorien berechnet. Die durchschnittliche allgemeine Zufriedenheit bei allen Befragten zeigt einen Wert von 2,4. Aktualität der Daten Die vorangegangene Auswertung hat eine gute Zufriedenheit mit der Aktualität der Daten gezeigt. Im Folgenden wurden die Teilnehmer nach der Aktualisierungshäufigkeit ihrer Daten im BI-System gefragt. Real-time < 5 Sekunden 7% Nahezu Echtzeit (Near-time) < 1 Minute 11% < 1 Stunde 13% Täglich 53% Wöchentlich 11% Monatlich 4% 0% 20% 40% 60% Abbildung 13: Aktualität der Daten (n= 92) Die Ergebnisse zeigen, dass 84 Prozent der Teilnehmer aus mittelständischen Unternehmen ihre Daten mindestens einmal täglich aktualisieren. Davon aktualisiert nur eine kleine Gruppe in Echtzeit (Real-time, sieben Prozent). Ebenso gibt es wenige mit einem monatlichen Aktualisierungszyklus (vier Prozent).

24 24 Business Intelligence im Mittelstand 2011/2012 Zufriedenheit mit der Aktualität der Daten Mittelständische Unternehmen sind mit der Aktualität ihrer Daten im BI-System zufrieden (vergleiche Abbildung 12). Eine Mehrzahl der Teilnehmer aktualisiert ihre Daten mindestens einmal täglich, was demnach der angemessene Aktualisierungszyklus für die meisten Unternehmen zu sein scheint. Immerhin 31 Prozent der Befragten aktualisieren ihre Daten häufiger als einmal stündlich (sieben Prozent sogar Real-Time), was eine anspruchsvolle technische Infrastruktur und entsprechende Geschäftsanforderungen für die Informationsversorgung bedeutet. Generell ist damit in allen Unternehmensgrößen ein Trend zu immer schnellerer Aktualisierung der Daten für Business Intelligence festzustellen. Die relativ häufige Aktualisierung des Datenbestandes deutet an, dass die Data Warehouses im Mittelstand zunehmend operativ eingesetzt werden. Hingegen sorgen die Bedienbarkeit der Software sowie der Aufwand zur Erstellung von Berichten und Analysen für eher mittlere Zufriedenheit bei den Befragten. Verglichen mit den Kaufgründen für die Software, die durchaus funktionsbezogene Kriterien in den Vordergrund stellen, kann abgeleitet werden, dass hinsichtlich der Bedienbarkeit der Werkzeuge noch Nachholbedarf besteht.

25 Business Intelligence im Mittelstand 2011/ Trends Neben der Anwendermeinung zur Verbreitung von BI, eingesetzten Produkten und Zufriedenheit wurden die Teilnehmer auch zu aktuellen Trends befragt, um feststellen zu können, welchen Einfluss diese zum jetzigen Zeitpunkt und zukünftig auf das Anwenderverhalten haben. Die Einbeziehung unstrukturierter Daten in Business-Intelligence-Umgebungen wird bereits von fast 20 Prozent der Unternehmen genutzt, allerdings geben auch 44 Prozent der Befragten an, dass sie hierfür keine Pläne haben. Als weitere wichtige Entwicklung wurde der Zugriff über mobile Endgeräte (Mobile BI) identifiziert. 18 Prozent der Befragten nutzen diese Möglichkeit bereits und weitere 38 Prozent planen einen Einsatz innerhalb von 12 Monaten. Dies repräsentiert den höchsten Wert innerhalb des Planungshorizontes von 12 Monaten und ist damit der stärkste Trend, der in dieser Umfrage festgestellt werden kann. Sofern alle Unternehmen ihre Pläne auch umsetzen, wird innerhalb von 12 Monaten eine Quote von 56 Prozent (innerhalb von Einsatz von Mobile BI ) erreicht. Dies ist für den kurzen Zeitraum, in dem ausgereifte mobile Lösungen und Endgeräte verfügbar sind, eine sehr schnelle Adaption dieser Option. Vorhersageverfahren (Predictive Analytics) ist ein weiterer Bereich, in den über 30 Prozent der Befragten innerhalb der nächsten 12 Monate investieren wollen. Deutlich verhaltener sehen sowohl Einsatz als auch Planung für Business-Intelligence-as-a- Service(BIaaS)-Lösungen aus. Keiner der Befragten nutzte eine entsprechende Lösung zum Befragungszeitpunkt, aber 15 Prozent der Unternehmen planen einen Einsatz innerhalb von 12 Monaten und weitere 24 Prozent langfristig.

26 26 Business Intelligence im Mittelstand 2011/2012 Einbeziehung unstrukturierter Daten Zugriff über mobile Endgeräte (Mobile BI) Predictive Analytics Analyse von Inhalten aus dem Internet Verwendung von Geodaten BI as a Service (Cloud computing) % 20% 40% 60% 80% 100% im Einsatz nicht im Einsatz aber binnen 12 Monaten geplant nicht im Einsatz aber langfristig geplant nicht im Einsatz und nicht geplant Abbildung 14: Wichtigkeit von Trends in Prozent (n= wechselnde Datenbasis zwischen 64 und 80, Rundungsdifferenzen)

27 Business Intelligence im Mittelstand 2011/ Lieferformen von BI-Software Die Trendanalyse hatte offenbart, dass zum momentanen Zeitpunkt BI noch nicht als Software-as-a-Service eingesetzt wird. Im nächsten Schritt wurden die Teilnehmer gefragt, wie sie mehrheitlich ihre BI-Software betreiben. Lokale oder Intranet Installation Extern betriebener Server Software as a Service (SaaS) % 20% 40% 60% 80% 100% ausschließlich mehrheitlich vereinzelt nicht vorhanden Abbildung 15: Häufigkeit der einzelnen Betriebsarten in Prozent (n= 92) Lokale oder Intranet-Installation sind in der befragten Zielgruppe dominierend: 85 Prozent nutzen dies ausschließlich, weitere 13 Prozent mehrheitlich. Mit deutlichem Abstand folgt der extern betriebene Server. Nur zehn Prozent der Befragten nutzen diesen mehrheitlich oder ausschließlich. SaaS findet momentan bei keinem der Befragten eine ausschließliche Verwendung. Software-as-a-Service für BI Software-as-a-Service umfasst das Konzept, Software und die darunterliegende IT über einen externen Dienstleister zu beziehen. Das Konzept wird bereits in vielen Software- Segmenten verwendet. Im Bereich Business Intelligence herrscht hier im Vergleich zu anderen Segmenten noch Nachholbedarf. Was spricht aus Sicht der Teilnehmer für und gegen einen solchen Einsatz?

28 28 Business Intelligence im Mittelstand 2011/2012 Datensicherheit Datenschutz Abhängigkeit vom Provider Keine Hoheit über Datenstandort Abfragegeschwindigkeit Lösungen noch nicht ausgereift Kosten für Mietmodell Lösungen wenig anpassbar Datenverfügbarkeit Keine Bedenken 18% 13% 10% 8% 3% 30% 38% 43% 63% 73% 0% 20% 40% 60% 80% Abbildung 16: Hindernisse für den Einsatz von BI-Software-as-a-Service (n= 80, Mehrfachantwort) Datensicherheit (73 Prozent) wird als wichtigster Hinderungsgrund, gefolgt von Datenschutz (63 Prozent) und Abhängigkeit vom Provider (43 Prozent) beim Einsatz einer BI-as-a- Service-Lösung genannt. Lediglich drei Prozent der Befragten haben keine Bedenken. Datensicherheit soll vor unberechtigtem Zugriff bei der Speicherung und Übertragung schützen. Datenschutz bezieht sich auf den Schutz der persönlichen Daten und Inhalte. 25 Prozent der Befragten nutzen Software-as-a-Service-Lösungen bereits vereinzelt und 39 Prozent planen einen Einsatz zumindest langfristig. Welche Vorteile erhoffen sich die Unternehmen?

29 Business Intelligence im Mittelstand 2011/ Niedrige Verwaltungs- und Infrastrukturkosten Keine Lizenzkosten, sondern Mietmodell Software mit neuesten Funktionen Skalierbarkeit Kein Aufwand für das Einspielen von Updates Hohe Verfügbarkeit der Software Automatisches Einspielen von Updates Kürzere Implementierungszeiten Hohe Verfügbarkeit des Supports 43% 40% 37% 34% 29% 26% 23% 23% 63% 0% 20% 40% 60% 80% Abbildung 17: Erwartete Vorteile durch den Einsatz von BI-Software-as-a-Service (n= 70, Mehrfachantwort) Die größten erwarteten Vorteile durch den Einsatz einer BI-as-a-Service-Lösung sind niedrige Verwaltungs- und Infrastrukturkosten (63 Prozent), die Nutzung eines Mietmodells (43 Prozent) sowie die Verfügbarkeit einer Software mit neuesten Funktionen (40 Prozent). Monetäre Aspekte scheinen bei den Vorteilen zu dominieren, da sich zwei der drei wichtigsten Vorteile auf die Kosten und das Preismodell beziehen. Preis als wesentlicher Vorteil von BIaaS Deutschland hinkt im internationalen Vergleich beim Einsatz von BIaaS hinterher. Sicherheitsaspekte scheinen besonders in Deutschland momentan eine breitere Akzeptanz zu verhindern. Der Speicherung entscheidungsrelevanter Daten außerhalb des Firmennetzwerkes wird vielerorts mit Misstrauen begegnet. Zusätzlich wird die Unsicherheit dadurch verstärkt, dass viele Anbieter von Cloud-Angeboten ihre Rechenzentren außerhalb der deutschen Grenzen betreiben, was mit den Interessen des Bundesdatenschutzgesetzes kollidiert.

30 30 Business Intelligence im Mittelstand 2011/2012 Mobile BI Der Zugriff auf entscheidungsrelevante Daten über mobile Endgeräte erreichte mit 38 Prozent die höchste Nennung beim geplanten Einsatz innerhalb von 12 Monaten (vergleiche Abbildung 14). In diesem Kapitel werden weitere Teilaspekte rund um mobile BI näher betrachtet. Laut BARC bezeichnet Mobile BI die Möglichkeit, über ein mobiles Endgerät auf BI- Anwendungen zuzugreifen und dem Nutzer dadurch aktuelle und relevante Informationen an die Hand geben zu können. Die Teilnehmer wurden gefragt, welche mobilen Smartphones und Tablets sie derzeit verwenden, um auf BI-Anwendungen zuzugreifen. Apple ipad 87% Apple iphone 70% Android Tablet RIM Smartphone (z.b. Bold) 30% 35% Google Android Phone Microsoft Windows Phone 7 RIM Blackberry Playbook 22% 22% 22% 0% 20% 40% 60% 80% 100% Abbildung 18: Verwendete Endgeräte (n= 64, Mehrfachantwort) Man kann zwei Kategorien mobiler Endgeräte unterscheiden: Smartphones und Tablet- Rechner. Die Befragten bevorzugten mit 87 Prozent eine Tablet-Lösung das Apple ipad. Es folgt das Apple iphone mit 70 Prozent. Der präferierte Einsatz von Tablets ist vor allem auf das größere Display im Vergleich zu Smartphones zurückzuführen, welches die Anzeige, Analyse und Dateneingabe erleichtert. Anschließend wurden die Befragten aufgefordert, die Bereiche anzugeben, welche für einen Zugriff über ein mobiles Endgerät sinnvoll sind.

31 Business Intelligence im Mittelstand 2011/ Management Vertrieb Kundendienst Controlling IT Logistik Einkauf Marketing Buchhaltung F & E Personalwesen Produktion Sonstige 14% 9% 5% 5% 5% 5% 5% 27% 27% 36% 59% 68% 86% 0% 20% 40% 60% 80% 100% Abbildung 19: Einsatzbereiche von Mobile BI (n= 44, Mehrfachantwort) Besonders im Management (86 Prozent) und im Vertrieb (68 Prozent) sehen die Befragten großen Nutzen für den Zugriff auf Daten über ein mobiles Endgerät. Das Management möchte zu jeder Zeit und unabhängig vom Ort auf wichtige entscheidungsrelevante Informationen zugreifen können. Auf Grund der hohen Reisetätigkeit bietet sich Mobile BI ebenso für den Vertrieb und den Kundendienst (59 Prozent) an. Doch wofür wird Mobile BI eingesetzt? Übersicht von Kennzahlen als Management- Dashboard 86% Anzeige von statischen Berichten 64% Aktive Analyse in dynamischen Berichten 55% Anstoßen von operativen Aktionen 45% Eingabe von Planungsdaten 18% 0% 20% 40% 60% 80% 100% Abbildung 20: Einsatzszenarien von Mobile BI (n= 66, Mehrfachantwort)

32 32 Business Intelligence im Mittelstand 2011/2012 Die Übersicht von Kennzahlen (86 Prozent) wird mit deutlichem Abstand als wichtigster Einsatzbereich gesehen. Dieses Ergebnis bestätigt die Einschätzung, dass das Management der Hauptnutzer von Mobile BI ist und zukünftig sein wird (vergleiche Abbildung 18). Die Anzeige von statischen Berichten sowie die aktive Analyse in dynamischen Berichten und das Anstoßen operativer Aktionen werden ebenfalls als wichtig erachtet. Die Eingabe von Planungsdaten scheint eine nachgelagerte Priorität zu haben. Zuletzt wurden die Teilnehmer zu den Vorteilen des Mobile-BI-Einsatzes befragt. Bessere Verfügbarkeit von Informationen 82% Schnellere Reaktionsgeschwindigkeit 68% Erleichterung des Arbeitsalltages Verkürzung von Workflows Bessere Kommunikation 41% 45% 50% 0% 20% 40% 60% 80% 100% Abbildung 21: Vorteile von Mobile BI (n= 66, Mehrfachantwort) Vorteile werden insbesondere in der besseren Verfügbarkeit von Informationen (82 Prozent), der schnelleren Reaktionsgeschwindigkeit (68 Prozent), sowie einer Erleichterung des Arbeitsalltages (50 Prozent) gesehen.

33 Business Intelligence im Mittelstand 2011/ Mobile BI auf dem ipad für das Management Mobile BI findet im Mittelstand zumeist klassisch im Bereich Management Dashboard Anwendung. In über der Hälfte der Fälle werden auch statische Berichte über mobile Endgeräte konsumiert. Das größere Display von ipads, die als populärste Geräte genannt wurden, passt zu der Aussage der 55 Prozent der Teilnehmer, aktiv in dynamischen Berichten zu analysieren. In knapp der Hälfte der Fälle wurde das Anstoßen von operativen Aktionen als Einsatzzweck angegeben. Dies bestätigt den bereits geäußerten Trend, dass BI-Systeme immer operativer eingesetzt werden. Ein Indiz hierfür ist die immer schnellere Aktualisierung der verfügbaren Daten. Als größten Vorteil von Mobile BI wird die bessere Verfügbarkeit von Informationen durch mobilen Zugriff genannt. Dies ermöglicht eine schnellere Reaktionsgeschwindigkeit, die ebenfalls immer häufiger aktualisierte Informationen und Kennzahlen bedingt. Interessant ist ferner, dass lediglich 42 Prozent der Befragten durch den Einsatz mobiler Geräte eine verbesserte Kommunikation erleben. Die relativ geringe Zahl zeigt, dass der vor allem bei größeren Unternehmen wahrnehmbare Trend nach mehr Kollaboration im Mittelstand momentan keine allzu große Rolle spielt. Das mobile Gerät alleine sorgt auch nicht automatisch für bessere Zusammenarbeit. Entsprechende Funktionen, die in oder mit den BI-Lösungen verfügbar sind, gehören auch dazu. Hier haben viele mittelstandsorientierte BI- Lösungen noch wenig zu bieten.

34 34 Business Intelligence im Mittelstand 2011/2012 Empfehlungen für Ihr erfolgreiches BI-Projekt Die Empfehlungen beruhen auf den vorliegenden Umfrageergebnissen, den Auswertungen des BI Survey 10 sowie der Erfahrung von BARC-Analysten im Rahmen von Business- Intelligence-Projekten im Mittelstand. Allgemeine Empfehlungen: Werden Sie sich über Ihre Anforderungen an die Software klar. Erstellen Sie eine Anforderungsanalyse und beziehen Sie momentan und zukünftige Beteiligte mit ein. Achten Sie besonders auf produktbezogene Kriterien, da diese entscheidend für die Akzeptanz des Produktes sind. Kosten und herstellerbezogene Kriterien spielen eine untergeordnete Rolle. Berücksichtigen Sie auch neue Technologien und Trends (BIaaS, Mobile BI etc.). Entscheiden Sie, welche Kriterien essentiell notwendig (must-have) und welche nicht zwingend, eher nice-to-have, sind. Analysieren Sie basierend auf Ihren Anforderungen den Markt und erstellen Sie eine Short List von in Frage kommenden Lösungen. Führen Sie eine vergleichende Softwareauswahl basierend auf der Short List durch. Beziehen Sie hierbei die Endanwender ein, um die spätere Akzeptanz zu fördern. Testen Sie die in Frage kommenden Lösungen in einem für Sie typischen Szenario. Wählen Sie das für Ihr Anwendungsszenario am besten passende Produkt auf Basis fachlicher und technischer Kriterien aus. Große Business-Intelligence-Hersteller bieten für den Mittelstand spezielle Pakete ihrer Produkte an mit Basisfunktionen zu einem reduzierten Preis. Derartige Pakete können grundsätzlich interessant sein, allerdings sollten gerade mittelständische Unternehmen die funktionalen Restriktionen sowie die technische Komplexität der Produkte im Auge behalten. Schaffen Sie klare Verantwortlichkeiten für Business Intelligence insbesondere für Änderungsprozesse und sorgen Sie für eine Zusammenarbeit zwischen Fachbereich und IT. Planen Sie einen Einführungszeitraum einer ersten Projektumsetzung von maximal sechs Monaten, um in einem überschaubaren Zeitraum Quick Wins aufzeigen zu können und Erfahrungen zu sammeln. Je kürzer die Implementierungszeit, desto höher ist der Nutzen ihres BI-Projektes.

35 Copyright BARC GmbH Alle Rechte vorbehalten. Business Application Research Center - BARC GmbH Steinbachtal 2b Würzburg Germany

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