Ein Dienst für Hochschulen und Forschungsinstitutionen zum einfachen Synchronisieren und Teilen von Dokumenten

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1 1. Allgemeines Seite 1 Ein Dienst für Hochschulen und Forschungsinstitutionen zum einfachen Synchronisieren und Teilen von Dokumenten Mobil-Client Steinbuch Centre for Computing, KIT Fassung vom Inhalt 1 Allgemeines Funktionalität Installation Login Shibboleth-Nutzer Externe Nutzer Abmelden Daten herunterladen Ordner erstellen Dateien hochladen Weitere Nutzer einladen Weitere Nutzer einladen Download-Link erzeugen Daten löschen... 13

2 Seite 2 1. Allgemeines 1 Allgemeines Um den bwsync&share-dienst verwenden zu können, müssen sich die Nutzer zunächst für den Dienst registrieren. Informationen zur Registrierung entnehmen Sie bitte der bwsync&share-kurzanleitung. Sie können die App für mobile Geräte unabhängig von der Weboberfläche bwsyncandshare.kit.edu betreiben. Einstellungen z.b. für Ihr Benutzerkonto sind jedoch nur über die Weboberfläche möglich. Wir empfehlen deshalb, sich mit der Weboberfläche vertraut zu machen. Zurzeit stehen Apps für Android und iphone/ipad zur Verfügung.

3 2. Funktionalität Seite 3 2 Funktionalität Die bwsync&share App listet in einem ersten Schritt nur die auf dem Server vorhandenen Ordner und Dateien auf. Sollen diese lokal auf dem Mobilgerät gespeichert werden, müssen sie heruntergeladen werden. Abb. 1 Funktionalität App Da bei Start der App kein umfassender Download stattfindet, wird der Speicherplatz auf dem Mobilgerät nicht automatisch belegt. Bereits heruntergeladene Dateien werden dagegen durch die Synchronisation mit der neuesten Version überschrieben bzw. die lokalen Änderungen auf den Server übertragen.

4 Seite 4 3. Installation 3 Installation Auf der bwsync&share Dienste Seite ist der Link zur Download Seite bei Clients herunterladen zu finden. Abb. 2 Download-Seite für Clients Ein Klick auf die gewünschte App führt zum entsprechenden Store. Die App für Android wird über den App-Store Google Play angeboten: Abb. 3 App bei Google Store

5 3. Installation Seite 5 Für iphone/ipad findet sich das Angebot bei itunes. Abb. 4 App bei itunes

6 Seite 6 4. Login 4 Login 4.1 Shibboleth-Nutzer Wählen Sie Ihre Organisation aus und geben Sie Ihre Anmeldedaten ein. Die Aktivierung von Passwort merken speichert das Passwort. Sie werden bei erneutem Start der App nicht mehr gefragt. Achten Sie darauf, dass in diesem Fall Ihr Smartphone vor unberechtigtem Zugriff geschützt ist. 4.2 Externe Nutzer Wählen Sie als Organisation Externer Benutzer aus, geben Sie Ihre -Adresse und das während der Registrierung von Ihnen gewählte Passwort ein.

7 4. Login Seite Abmelden Im Auswahlmenü (rechts oben) können Sie sich bei Einstellungen unter Gerät trennen abmelden. Benutzerdaten und Synchronisationspfade werden vom Gerät gelöscht.

8 Seite 8 5. Daten herunterladen 5 Daten herunterladen Um einen Ordner zu öffnen, tippen Sie auf den Ordnernamen. Ordnerübersicht Dateiübersicht Abb. 5 Übersicht über Ordner/Dateien Das Symbol Pfeil nach unten zeigt die jeweiligen Optionen an. Um den gesamten Inhalt eines Ordners herunterzuladen, wählen Sie Download. Eine einzelne Datei laden Sie herunter, indem Sie diese direkt antippen. Wählen Sie die entsprechende App, um die Datei zu öffnen. Abb. 6 Download Ordner Ein vollständiges Herunterladen der Serverdaten erfolgt über das Auswahl-Menü rechts oben Alles herunterladen. Abb. 7 Alles herunterladen

9 6. Ordner erstellen Seite 9 6 Ordner erstellen Öffnen Sie ggf. einen Ordner der obersten Ebene, um einen Unterordner zu erstellen. Ein neuer Ordner wird im Auswahl-Menü rechts oben mit Verzeichnis erstellen erzeugt. Abb. 8 Optionen Ordner/Dateien Vergeben Sie einen Namen und bestätigen Sie mit ok. Abb. 9 Optionen Ordner/Dateien Der Ordner wird auf dem bwsync&share Server angelegt.

10 Seite Dateien hochladen 7 Dateien hochladen Um Dateien auf den bwsync&share Server zu übertragen, öffnen Sie den Ordner, in dem die Datei gespeichert werden soll. Wählen Sie im Auswahl-Menü rechts oben Hier heraufladen aus. Abb. 10 Upload im Ordner Steuern Sie die Datei über die App-Auswahl an und tippen Sie auf Upload. Der Dateiname wird nach erfolgreichem Upload im Ordner angezeigt. Abb. 11 Datei nach dem Upload

11 8. Weitere Nutzer einladen Seite 11 8 Weitere Nutzer einladen Mit der bwsync&share App können die eigenen Dateien weitern Nutzern verfügbar gemacht werden. 8.1 Weitere Nutzer einladen Wählen Sie aus den Ordner-Optionen Einladen aus. Abb. 12 Einladen Sie können neue Nutzer mit deren Mail-Adresse zu Ordner der obersten Ebene einladen und dabei Rechte vergeben. 1. Lesen: nur Download aller Dateien im Ordner erlaubt 2. Lesen/Schreiben: Upload von veränderten und zusätzlichen Dateien erlaubt 3. Admin: Das Recht Admin gibt dem Eingeladenen über reine Lese- bzw. Lese- /Schreibrechte hinaus das Recht, selbständig Mitglieder zu verwalten, Unterordner anzulegen und zu löschen sowie den Ordner selbst zu löschen. Vorteil ist, dass z.b. der Kreis der Leseberechtigten von einer zweiten Person gepflegt werden kann. Die Rechte können über die Weboberfläche jederzeit geändert werden. Der Eingeladene erhält eine Information über die Einladung per Mail und kann dann auf die Inhalte des Ordners zugreifen. Mail-Adressen von Shibboleth-Domänen ohne Entitlement (Berechtigung) für bwsync&share können nicht verwendet werden. Fragen Sie nach Alternativen (z.b. private Mail-Adressen). 8.2 Download-Link erzeugen Ein Link, der zum Download der Daten berechtigt, kann sowohl für ganze Ordner (Download als zip-ordner) als auch für einzelne Dateien erzeugt werden. In den Optionen wählen Sie entsprechend Link.

12 Seite Weitere Nutzer einladen Abb. 13 Download-Link erzeugen Versenden Sie den damit erzeugten QR-Code oder den Link mit einer Anwendung auf Ihrem Mobil-Gerät. Achtung: Jeder, der den Download-Link zur Verfügung hat, kann ihn ausführen! Abb. 14 Link verteilen

13 9. Daten löschen Seite 13 9 Daten löschen Wird ein Ordner nicht mehr gebraucht, kann er gelöscht werden. Wählen Sie aus den Ordner-Optionen Löschen aus. Abb. 15 Löschen von Ordnern Achtung: Der Ordner sowie der Inhalt werden auf dem bwsync&share Server gelöscht und stehen damit nicht mehr zur Synchronisation bereit! Einzelne Dateien werden auf die gleiche Weise aus den Optionen heraus gelöscht. Abb. 16 Löschen von Dateien