Access Grundkurs kompakt. Sabine Spieß 1. Ausgabe, Oktober inkl. zusätzlichem Übungsanhang K-ACC2010-G-UA

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1 Sabine Spieß 1. Ausgabe, Oktober 2011 Access 2010 Grundkurs kompakt inkl. zusätzlichem Übungsanhang K-ACC2010-G-UA

2 2.1 Eine Tabelle in der Datenblattansicht öffnen Beispieldatei: Staedtereisen Fischer.accdb Eine Tabelle öffnen Klicken Sie im Navigationsbereich in der Gruppe Tabelle doppelt auf den Tabellennamen. Die Tabelle wird als Registerkarte in der sogenannten Datenblattansicht geöffnet. Indikatorspalte: zeigt den aktuellen Datensatz farbig an Spalte zum Einfügen eines neuen Feldes Zeile zur Eingabe eines neuen Datensatzes Navigationsschaltflächen: zum Wechseln zwischen den Datensätzen und zum Erzeugen eines neuen Datensatzes Aktuelle Datensatznummer und Anzahl der Datensätze Nach dem Öffnen einer Tabelle ist standardmäßig der erste Datensatz ausgewählt und wird farbig dargestellt. Über die Navigationsschaltflächen können Sie zwischen den Datensätzen blättern. Die aktuelle Datensatznummer sowie die Gesamtzahl der enthaltenen Datensätze sind im mittleren Feld der Navigationsschaltflächen zu sehen. Innerhalb eines Datensatzes können einzelne Daten fehlen. Der Datenbankentwickler legt fest, welche Felder gefüllt werden müssen und welche leer bleiben dürfen. Nach dem letzten Datensatz können Sie einen neuen Datensatz eingeben. Die letzte Spalte Zum Hinzufügen klicken dient dazu, der Tabelle ein neues Feld hinzuzufügen. 26 HERDT-Verlag

3 2.2 Überblick über die Datentypen Was sind Datentypen? Jedes Feld einer Tabelle besitzt einen bestimmten Datentyp, auch Felddatentyp genannt. Der Datentyp legt für jedes Feld fest, welche Daten dort eingegeben werden können. In ein Feld mit dem Datentyp Zahl kann beispielsweise nur eine Zahl, in ein Feld mit dem Datentyp Datum/Uhrzeit nur ein Datum bzw. eine Uhrzeit eingegeben werden. Wichtige Datentypen AutoWert Text Zahl Währung Datum/Uhrzeit Ja/Nein Memo Anlage Hyperlink Berechnet Nachschlage- Assistent Spezielles Zählerfeld. Für jeden neuen Datensatz wird automatisch eine eindeutige, fortlaufende Zahl vergeben. Diese Zahl lässt sich nicht ändern oder löschen. Eingabe von Text sowie von Zahlen, mit denen nicht gerechnet wird (wie Postleitzahlen und Telefonnummern) Erlaubt nur die Eingabe von Zahlen. Es können sowohl Ganz- als auch Dezimalzahlen eingegeben werden. Erlaubt nur die Eingabe von Zahlen. Die Zahlen werden nach der Eingabe in das festgelegte Währungsformat (z. B ,00 ) umgewandelt. Eingabe von Datums- und/oder Zeitangaben. Nach der Eingabe werden die Werte in das festgelegte Format (z. B oder 13:15:00) umgewandelt. Darstellung durch ein Kontrollfeld. Haken bedeutet Ja, kein Haken bedeutet Nein. Beliebige Eingabe von Text und Zahlen (maximal Zeichen) Mit diesem Datentyp lassen sich mehrere Dateien (z. B. Grafiken oder beliebige Office-Dokumente) als Anlage einfügen. Erzeugt einen Hyperlink zum angegebenen Sprungziel (z. B. Internetadresse oder Datei) Kein eigentlicher Datentyp. Ein berechnetes Feld enthält eine Formel, die sich auf andere Felder derselben Tabelle bezieht und das Ergebnis der Berechnung anzeigt. Kein eigentlicher Datentyp; zeigt eine Liste mit bestimmten Auswahlwerten an, die aus einer Tabelle oder einer Liste mit Werten stammen HERDT-Verlag 27

4 Beispieldatei: Staedtereisen Fischer.accdb Beispiel: Datentypen der einzelnen Felder einer Tabelle AutoWert Text Text Zahl Datum/Uhrzeit Memo Hinweis Für alle Felder, die Zahlen enthalten, mit denen nicht gerechnet wird, empfiehlt es sich, den Datentyp Text zu wählen. Dies betrifft beispielsweise Felder für Postleitzahlen und Telefonnummern. Bei Postleitzahlen ist der Datentyp Text auch deswegen von Vorteil, weil ausländische Postleitzahlen auch Buchstaben enthalten können. 2.3 Daten in eine Tabelle eingeben Beispieldatei: Staedtereisen Fischer.accdb Einen neuen Datensatz einfügen und Daten eingeben Klicken Sie im Bereich der Navigationsschaltflächen auf, um einen neuen Datensatz am Ende der Tabelle einzufügen. Oder klicken Sie in die erste freie Zeile am Tabellenende. Diese ist mit dem Symbol in der Indikatorspalte gekennzeichnet. Das erste Feld der Tabelle ist meist ein Zählerfeld (Datentyp AutoWert), das von Access automatisch ausgefüllt wird, damit jeder Datensatz eine eindeutige Nummer erhält. Sie können daher keine Daten in dieses Feld eingeben. 1 Feld anklicken, Daten eingeben, Ü oder T drücken Geben Sie auf die gleiche Weise die Inhalte der restlichen Felder ein. 28 HERDT-Verlag

5 Während Sie Daten eingeben, erscheint in der Indikatorspalte das Symbol. Sobald Sie eine andere Zeile anklicken, werden die neuen Daten automatisch gespeichert. Wenn Sie Eingaben tätigen, die nicht mit dem Datentyp des jeweiligen Feldes übereinstimmen, blendet Access eine entsprechende Meldung ein. Falls ein Feld keinen Inhalt haben soll, können Sie es überspringen. Bei Feldern, bei denen eine Eingabe erforderlich ist, werden Sie durch eine Meldung auf die Eingabe hingewiesen. Bei einem Memofeld erzeugen Sie mit Ü einen Zeilenumbruch innerhalb des Feldes. Drücken Sie T, um zum nächsten Feld zu gelangen. Tipp Sie können in ein Feld schnell den Wert des direkt darüber liegenden Feldes einfügen, indem Sie S # drücken. Die Rechtschreibprüfung und die AutoKorrektur Auch in Access stehen die Office-Rechtschreibprüfung sowie die AutoKorrektur zur Verfügung. Für alle Text- und Memo-Felder der Tabelle lässt sich die Rechtschreibprüfung durchführen, die Sie mit / starten können. Alle Text- und Memo-Felder werden dabei auf Rechtschreibfehler überprüft. Die AutoKorrektur korrigiert bei Texten unter anderem automatisch zwei Großbuchstaben am Wortanfang sowie häufig vorkommende Tippfehler. Eingaben in ein Feld rückgängig machen Um die Eingabe in ein Feld rückgängig zu machen, muss sich der Cursor noch in dem Feld befinden. Drücken Sie È oder klicken Sie in der Symbolleiste für den Schnellzugriff auf. Hinweis Befindet sich der Cursor nicht mehr in dem zuletzt bearbeiteten Feld, werden durch Klicken auf alle Eingaben bzw. Änderungen des zuletzt bearbeiteten Datensatzes ohne Rückfrage gelöscht. HERDT-Verlag 29

6 2.9 Auf einen Blick Sie möchten eine Tabelle öffnen einen neuen Datensatz erzeugen Daten eingeben Eingaben in ein Feld rückgängig machen Feldinhalte bearbeiten einen Datensatz löschen die Breite einer Spalte ändern die Höhe aller Zeilen ändern eine Spalte verschieben im Navigationsbereich doppelt auf den Tabellennamen klicken im Bereich der Navigationsschaltflächen auf klicken Feld anklicken, Daten eingeben, Ü oder T È oder in das Feld klicken, Änderungen vornehmen, Ü in die Indikatorspalte des Datensatzes klicken, _ rechte Rahmenlinie der Spalte nach links oder rechts ziehen untere Rahmenlinie einer Zeile nach oben oder nach unten ziehen Spaltenkopf bei gedrückter Maustaste an die gewünschte Stelle ziehen ein geändertes Tabellenlayout speichern, Meldung mit Ja bestätigen eine neue Tabelle erstellen ein neues Feld einfügen ein Feld umbenennen ein Feld löschen den Datentyp eines Feldes ändern Register Erstellen, Gruppe Tabellen, Schaltfläche Tabelle Spaltenkopf der Spalte Zum Hinzufügen klicken anklicken, Datentyp auswählen, Feldnamen eingeben mit rechts auf den Spaltenkopf klicken, Befehl Feld umbenennen mit rechts auf den Spaltenkopf klicken, Befehl Feld löschen in das Feld klicken, Register Felder, Gruppe Formatierung, Listenfeld Datentyp HERDT-Verlag 39

7 2.10 Übung Mit Tabellen arbeiten ca. 15 min Übungsdatei: Staedtereisen Fischer.accdb Ergebnisdatei: Staedtereisen Fischer-E.accdb Übungsinhalte Daten in eine Tabelle eingeben Tabellenlayout ändern Eine neue Tabelle erstellen Übungsschritte 1. Öffnen Sie die Übungsdatenbank Staedtereisen Fischer und öffnen Sie anschließend die Tabelle Privatkunden. 2. Fügen Sie zwei neue Kunden mit beliebigen Daten ein. 3. Stellen Sie für alle Spalten die Spaltenbreite so ein, dass alle Einträge sichtbar sind, und vergrößern Sie die Zeilenhöhe leicht. 4. Verschieben Sie die Spalte Vorname vor die Spalte Nachname. 5. Schließen Sie die Tabelle Privatkunden und speichern Sie das geänderte Tabellenlayout. 6. Fügen Sie anschließend eine neue Tabelle ein. Die neue Tabelle soll die Daten aller Mitarbeiter des Unternehmens erfassen. 7. Fügen Sie die unten dargestellten Felder ein. Die Felder Nachname, Vorname und Abteilung besitzen den Datentyp Text, das Feld Gehalt ist vom Datentyp Währung. 8. Geben Sie einige Testdaten ein. 9. Schließen Sie die Tabelle und geben Sie der Tabelle den Namen Mitarbeiterdaten. 40 HERDT-Verlag

8 Kapitel 2: Mit Tabellen arbeiten 5. Felder bearbeiten ca. 10 min Übungsdatei: Aufgaben_2_2.accdb Ergebnisdatei: Aufgaben_2_2-E.accdb Übungsinhalte Felder einer Tabelle umbenennen Felder einer Tabelle löschen Den Datentyp von Feldern ändern Übungsschritte 1. Öffnen Sie die Datenbank Aufgaben_2_2 und öffnen Sie die Tabelle Kontakte. 2. Nennen Sie die folgenden Felder der Tabelle um: Bundesland/Kanton in Bundesland Land/Region in Land Adresse in Anschrift 3. Die Angaben zur Faxnummer werden nicht mehr benötigt. Löschen Sie daher in der Tabelle das Feld Faxnummer. 4. Ändern Sie den Datentyp des Feldes Anschrift von Memo in Text. Prüfen Sie im Anschluss, ob die Daten des Feldes noch vollständig vorhanden sind. 5. Schließen Sie die Tabelle und speichern Sie das geänderte Tabellenlayout. 8 HERDT-Verlag

9 Kapitel 2: Mit Tabellen arbeiten 6. Eine Tabelle bearbeiten ca. 10 min Übungsinhalte Daten in eine Tabelle eingeben Das Tabellenlayout ändern Felder umbenennen und verschieben Das Format von Feldern ändern Übungsdateien: Aufgaben_2_3.accdb Budget_2_3.pdf Ergebnisdatei: Aufgaben_2_3-E.accdb Übungsschritte 1. Öffnen Sie die Datenbank Aufgaben_2_3 und öffnen Sie anschließend die Tabelle Aufgaben. 2. Geben Sie zwei beliebige neue Datensätze in die Tabelle ein: Verwenden Sie zur Dateneingabe in die Felder Priorität, Status und Zugewiesen an die vorhandenen Listenfelder. Fügen Sie jeweils in das Feld Anlage die Datei Budget_2_3.pdf ein. 3. Ändern Sie von den Feldern Startdatum und Fälligkeitsdatum das Format von Datum, kurz in das Format Datum, mittel. 4. Nennen Sie die folgenden Felder um: Zugewiesen an in Verantwortlich Startdatum in Start Fälligkeitsdatum in Fällig am 5. Stellen Sie für alle Spalten die optimale Spaltenbreite ein. 6. Verschieben Sie die Spalte Verantwortlich hinter die Spalte Titel. 7. Schließen Sie die Tabelle und speichern Sie das geänderte Tabellenlayout. HERDT-Verlag 9

10 Impressum Matchcode: K-ACC2010-G-UA Autorin: Sabine Spieß Redaktion: Peter Wies Produziert im HERDT-Digitaldruck 1. Ausgabe, Oktober 2011 HERDT-Verlag für Bildungsmedien GmbH Am Kümmerling Bodenheim Internet: HERDT-Verlag für Bildungsmedien GmbH, Bodenheim Alle Rechte vorbehalten. Kein Teil des Werkes darf in irgendeiner Form (Druck, Fotokopie, Mikrofilm oder einem anderen Verfahren) ohne schriftliche Genehmigung des Verlags reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. Dieses Buch wurde mit großer Sorgfalt erstellt und geprüft. Trotzdem können Fehler nicht vollkommen ausgeschlossen werden. Verlag, Herausgeber und Autoren können für fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder eine juristische Verantwortung noch irgendeine Haftung übernehmen. Wenn nicht explizit an anderer Stelle des Werkes aufgeführt, liegen die Copyrights an allen Screenshots beim HERDT-Verlag. Sollte es trotz intensiver Recherche nicht gelungen sein, alle weiteren Rechteinhaber der verwendeten Quellen und Abbildungen zu finden, bitten wir um kurze Nachricht an die Redaktion. Die in diesem Buch und in den abgebildeten bzw. zum Download angebotenen Dateien genannten Personen und Organisationen, Adress- und Telekommunikationsangaben, Bankverbindungen etc. sind frei erfunden. Eventuelle Übereinstimmungen oder Ähnlichkeiten sind unbeabsichtigt und rein zufällig. Die Bildungsmedien des HERDT-Verlags enthalten Verweise auf Webseiten Dritter. Diese Webseiten unterliegen der Haftung der jeweiligen Betreiber, wir haben keinerlei Einfluss auf die Gestaltung und die Inhalte dieser Webseiten. Bei der Bucherstellung haben wir die fremden Inhalte daraufhin überprüft, ob etwaige Rechtsverstöße bestehen. Zu diesem Zeitpunkt waren keine Rechtsverstöße ersichtlich. Wir werden bei Kenntnis von Rechtsverstößen jedoch umgehend die entsprechenden Internetadressen aus dem Buch entfernen. Die in den Bildungsmedien des HERDT-Verlags vorhandenen Internetadressen waren zum Zeitpunkt der Erstellung der jeweiligen Produkte gültig. Sollten Sie die Inhalte nicht mehr unter den angegebenen Adressen finden, sind diese eventuell inzwischen komplett aus dem Internet genommen worden oder unter einer neuen Adresse zu finden.